Primatech

CV. GLOBAL TECHNOLOGY SOLUTIOn

Tutorial Penggunaan
Attendence
Management
Software Aplikasi Untuk Mengolah Data
Presensi Sidik Jari
Finger Print PRIMATECH
Tutorial dalam buku ini sudah diurutkan langkah-langkahnya
dalam mengolah data presensi dari cara mendaftarkan sidik
jari sampai mencetak laporan.
[CV. Global Technology Solution Purwokerto]
Jl. Overste Isdiman III Gg. Wibisono No.68 B Jatiwinangun
Purwokerto 53114 Tlp/fax. 0281622221 / 633402
Http://www.gtsshop.com
 Tutorial Jari Finger Print (Attendence Management)

A. Registrasi Sidik Jari

1. Seri Hybrid
a. Tekan tombol Enroll FP
b. Masukkan ID pegawai
c. Tekan OK(Save)
d. Letakkan jari pada sensor sebanyak tiga kali
e. Tekan tombol ESC, kemudian masih dengan no. ID pegawai yang sama tekan
OK lagi untuk mendaftarkan sidik jari yang lain sebagai back up.
f. Letakkan sidk jari (yang lain) pada sensor sebanyak tiga kali
g. Tekan OK(Save) kemudian tekan ESC dua kali untuk keluar dari registrasi sidik
jari

Menghapus User dan Sidik Jari

a. Tekan tombol Del User
b. Masukkan ID Pegawai yang akan dihapus
c. Tekan OK
d. Tekan ESC untuk keluar

Proses Absen
Tekan tombol IN untuk status Masuk dan tombol OUT untuk status Pulang.

2. Seri Alfa 300

a. Tekan tombol M/OK ± 3 detik
b. Pilih menu User kemudian tekan M/OK
c. Pilih User baru >> tekan M/OK
d. Masukkan no. ID pegawai
e. Pilih Dft Fp dengan menekan tombol ke bawah pada mesin kemudian tekan
M/OK
f. Letakkan jari pada sensor sebanyak tiga kali sampai ada tanda centang pada
layar finger print
g. Tekan M/OK
h. Lakukan seperti langkah “ f ” (untuk mendaftarkan sidik jari yang lain sebagai
back up)
i. Pilih M/OK dengan tombol ke bawah kemudian tekan M/OK
j. Tekan OK untuk melanjutkan registrasi pegawai berikutnya

CV. Global Technology Solution @^!v 2013

B. Menjalankan Program Attendence Management
1. Klik 2 kali icon pada desktop “Attendence Management” atau klik Start >> All
Programs >> Attendence Management >> klik Attendence Management

atau

2. Jika muncul pop up seperti dibawah buang tanda centang pada “Tampilkan pesan
ini lagi” kemudian klik OK

CV. Global Technology Solution @^!v 2013

 Kemudian akan muncul tampilan awal program Attendence Management seperti
dibawah ini

C. Setting Departement
1. Klik menu Pengaturan Departement

CV. Global Technology Solution @^!v 2013

 2. Akan tampil gambar seperti dibawah. Ubahlah nama departemen sesuai dengan
nama instansi. Kemudian tambahkan sub departemen (bagian-bagian) apabila
dibutuhkan.
Keterangan:

 Tambah : untuk menambahkan

sub departemen atau bagian.
 Hapus : Untuk menghapus
departemen atau bagian
 Ubah nama : Untuk menggati
nama departemen atau nama
bagian.

3. Selesai >> Close

D. Memasukkan Data Karyawan

1. Klik menu Karyawan

CV. Global Technology Solution @^!v 2013

 2. Akan tampil gambar berikut

3. Klik nama instansinya >> klik tambah >> isikan ID karyawan pada kolom No. ID >>
isikan nama karyawan pada kolom Nama >> klik Tambah untuk memasukkan data
karyawan selanjutnya.

4. Kalau semua karyawan sudah selesai dimasukkan kemudian klik Simpan >> Close

 Memindahkan Karyawan Ke Sub Departemen Lain (Bagian lain)

1. Pilih nama karyawan yang akan dipindahkan ke sub departemen
2. Klik Transfer >> pilih sub departemen atau bagian >> klik OK

CV. Global Technology Solution @^!v 2013

 3. Selesai >> close

 Menghapus Nama Karyawan

1. Pilih nama karyawan >> klik Hapus >> klik Yes

2. Selesai >> Close

E. Setting Jam Kerja

1. Klik menu Pengaturan Jam Kerja

CV. Global Technology Solution @^!v 2013

 2. Jika muncul pop up seperti dibawah klik Batal

Kemudian akan tampil pengaturan jam kerja seperti gambar dibawah

CV. Global Technology Solution @^!v 2013

 Keterangan:

 Tambah : Untuk menambahkan aturan jam kerja

 Simpan : Untuk menyimpan aturan jadwal kerja yang telah
dibuat
 Hapus : Untuk menghapus aturan jadwal kerja yang sudah
ada
 Nama Jam Kerja : Diisi dengan nama jam kerja (penamaan bebas)
 Jam Masuk : Diisi dengan peraturan jam masuk instansi
 Jam Pulang : Diisi dengan peraturan jam pulang instansi
 Toleransi Terlambat : Diisi toleransi keterlambatan, kosongkan jika tidak
ada toleransi keterlambatan (dalam satuan menit)
 Toleransi Pulang Cepat : Diisi toleransi pulang lebih cepat dari jam pulang,
kosongkan jika tidak ada toleransi pulang cepat
(dalam satuan menit)
 Jam Mulai Scan Masuk : Diisi dengan jam mulai bisa untuk absen masuk
(absen sebelum jam tersebut, maka dianggap
tidak absen masuk)
 Jam Akhir Scan Masuk : Diisi dengan jam terakhir untuk absen masuk
(absen setelah jam tersebut, maka dianggap tidak
absen masuk)
 Jam Mulai Scan Pulang : Diisi dengan jam mulai bisa untuk absen pulang
(absen sebelum jam tersebut, maka dianggap tidak
absen pulang)
 Jam Akhir Scan Pulang : Diisi dengan jam terakhir untuk absen pulang
(absen setelah jam tersebut, maka dianggap tidak
absen pulang)
 Hitungan Hari : Biarkan setingan yang sudah ada
 Hitungan Menit : Biarkan setingan yang sudah ada

CV. Global Technology Solution @^!v 2013

 Contoh pengaturan jam kerja seperti gambar berikut:

Catatan:

 Masukkan semua jadwal kerja yang ada di instansi

 Sesuaikan jadwal kerja yang ada di instansi
 Format jam pada komputer sebaiknya menggunakan format 24 jam
 Jam kerja sebaiknya di seting dalam format 24 jam
 Pemberian nama pada kolom “Nama Jam Kerja” itu bebas

3. Setelah selesai memasukkan aturan jam kerja klik Simpan >> Close

F. Pengaturan Shift Kerja

1. Klik menu Pengaturan Shift

2. Maka akan tampil seperti gambar berikut

CV. Global Technology Solution @^!v 2013

 3. Klik Tambah >> Ubah >> Ubahlah Shift Baru dengan nama shift yang di kehendaki
>> Tambah Waktu

4. Tentukan kemudian centang jadwal kerja pada kolom bagian kiri (No. 1) >>
centang hari kerja pada kolom bagian kanan (No. 2) >> klik OK

CV. Global Technology Solution @^!v 2013

 Akan tampil hasil seperti gambar berikut:

5. Klik Tambah Waktu lagi untuk menambahkan jam kerja pada hari yang lain
(menyesuaikan kebutuhan instansi)

6. Klik Simpan >> Close

CV. Global Technology Solution @^!v 2013

G. Setting Penjadwalan Karyawan
1. Klik menu Jadwal Karyawan

Akan tampil seperti gambar berikut

2. Klik nama instansi (No. 1) >> klik tanda centang untuk memilih semua karyawan
(No. 2) >> klik Pengaturan Jadwal (No. 3)

CV. Global Technology Solution @^!v 2013

 Akan tampil seperti gambar berikut

3. Klik tombol + >> klik pada bagian daftar shift (No. 1) >> tentukan Rentang Waktu
berlakunya jadwal kerja (No. 2) >> klik OK

CV. Global Technology Solution @^!v 2013

 4. Klik OK lagi

5. Selesai >> Close

CV. Global Technology Solution @^!v 2013

H. Cara Koneksi Dengan Mesin Finger Print
1. Pilih Nama Mesin (pilih sesuai dengan tipe koneksi yang digunakan finger print:
koneksi dengan USB atau dengan jaringan) >> klik koneksikan

2. Tunggu sampai status finger print menjadi tersambung

3. Selesai

I. Upload Data Karyawan Dari Komputer Ke Finger Print

Ini digunakan untuk menampilkan nama karyawan pada layar finger print
1. Koneksikan finger print
2. Klik menu Upload Data dan Sidik Jari Karyawan

CV. Global Technology Solution @^!v 2013

 3. Klik pada nama instansinya >> beri tanda centang pada nama karyawan yang akan
diupload >> klik Upload

4. Close

CV. Global Technology Solution @^!v 2013

J. Download Data Karyawan dan Sidik Jari Karyawan Dari Finger Print Ke Komputer
Ini digunakan untuk menampilkan nama karyawan pada layar finger print
1. Koneksikan finger print
2. Klik menu Download Data dan Sidik Jari Karyawan

3. Klik Tampilkan karyawan di Mesin >> klik Download

4. Close

CV. Global Technology Solution @^!v 2013

K. Setting Hari Libur Nasional dan Cuti Bersama
1. Klik Pengaturan >> pilih Hari Libur Umum

2. Klik tanda + (untuk menambah) >> Isikan nama hari libur pada kolom Nama Hari
Libur >> isikan Tanggal Mulai hari libur >> isikan jumlah hari libur pada kolom
Jum. Hari >> klik tanda centang (untuk menyimpan)
Catatan:

 Hari libur bisa diseting

untuk satu tahun
kedepan atau lebih
 Format tanggal mulai
menyesuaikan dengan
format tanggal di
komputer

3. Selesai >> Close

CV. Global Technology Solution @^!v 2013

L. Setting Cuti/ Dinas Luar/ Ijin
1. Klik Pengaturan >> pilih Ijin/ Cuti

2. Klik tanda + untuk menambahkan kriteria ijin atau yang lainnya

Keterangan:

1. + untuk menambah kriteria

ijin
2. Memberi nama kriteria ijin
3. Pengaturan perhitungan
(satuan perhitungan)
4. Untuk menyimpan

3. Selesai >> Close

M. Menambahkan Cuti/ Dinas Luar/ Ijin Ke Karyawan

1. Klik menu Laporan

CV. Global Technology Solution @^!v 2013

 2. Pilih nama karyawan yang akan ijin/ cuti/ dinas luar dengan cara mencentangnya
(No.1) >> tentukan lamanya ijin/ cuti/ dinas luar (No.2) >> klik Ijin/ Dinas Luar
(No.3)

3. Pilih nama karyawan yang akan ijin/ cuti/ dinas luar dengan cara mencentangnya
(No.1) >> tentukan lamanya ijin/ cuti/ dinas luar (No.2) >> klik Tambah (No.3)

4. Pilih Tipe Ijin sesuai kebutuhan >> masukkan Alasan untuk memberika keterangan
lebih jelas >> klik OK

CV. Global Technology Solution @^!v 2013

 5. Klik Query untuk menampilkan hasil >> Close (klik tanda silang “X”)
6. Klik Kalkulasi untuk menampilkan perubahan data

7. Selesai

N. Membuat dan Mencetak Laporan Data Presensi

1. Koneksikan finger print
2. Klik Download Data Presensi
3. Klik Laporan
CV. Global Technology Solution @^!v 2013
 4. Tentukan Rentang Tanggal yang akan dibuat laporan >> klik Kalkukasi

5. Klik Laporan >> Pilih model laporan yang dikehendaki

CV. Global Technology Solution @^!v 2013

 6. Klik pada icon gambar printer untuk mencetak. Icon disket untuk menyimpan.

Keterangan:

1. Jumlah hari kerja

2. Jumlah hari berangkat
3. Jumlah hari tidak berangkat (Absen)
4. Jumlah keterlambatan (satuan dalam menit. Satuan bisa diatur sesuai
kebutuhan)
5. Jumlah pulang lebih cepat dari jam pulang kerja (satuan dalam menit. Satuan
bisa diatur sesuai kebutuhan)
6. Jumlah jam lembur (satuan dalam jam. Satuan bisa diatur sesuai kebutuhan)
7. Jumlah jam ijin (satuan dalam jam. Satuan bisa diatur sesuai kebutuhan)
8. Jumlah dinas luar (satuan dalam jama. Satuan bisa diatur sesuai kebutuhan)

Catatan Tambahan:

 Model laporan bisa disesuaikan dengan informasi yang ingin di tampilkan

 Laporan yang sudah siap di cetak bisa di simpan dalam bentuk file (soft copy)
 Laporan bisa di export ke dalam Microsoft Excel

CV. Global Technology Solution @^!v 2013

O. Mencetak Laporan Cuti/ Dinas luar/ Ijin karyawan
1. Klik menu Presensi >> pilih Karyawan Dinas Luar/ Ijin

2. Tentukan Rentang Tanggal yang akan di buat laporan >> klik Laporan

3. Klik gambar icon printer untuk mencetak

CV. Global Technology Solution @^!v 2013

 Mencetak Laporan Sesuai Dengan Tampilan Yang Ada
1. Klik kanan pada area yang kosong >> pilih Buat Laporan Dari Tampilan Aktif

2. Berikan judul laporan pada kolom Judul >> pilih Landscape >> klik OK

CV. Global Technology Solution @^!v 2013

 Contoh model-model laporan

CV. Global Technology Solution @^!v 2013