Prosedur Pengadaan Barang Non-Prinsipal Pada Department Procurement I Di PT United Tractors TBK

PROSEDUR PENGADAAN BARANG NON-PRINSIPAL PADA
DEPARTMENT PROCUREMENT I DI PT UNITED TRACTORS TBK
TRATAMA HELMI SUPANJI

NIM : 1515010062
LAPORAN TUGAS AKHIR

HASIL PRAKTIK KERJA LAPANGAN
Diajukan untuk memenuhi persyaratan
Diploma III Politeknik
PROGRAM STUDI D3 ADMINISTRASI BISNIS

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI JAKARTA
2018
POLITEKNIK NEGERI JAKARTA
JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS
LEMBAR PERSETUJUAN
Nama : Tratama Helmi Supanji

NIM : 1515010062
Program Studi : Administrasi Bisnis
Judul Laporan Tugas Akhir : Prosedur Pengadaan Barang Non-Prinsipal pada
Department Procurement I di PT United Tractors
Depok, 24 Juni 2018
Pembimbing II Pembimbing I
Dra. Mawarta O Sinaga., M.Si Endah Wartiningsih, S.E., MM

NIP 196203061990032001 NIP 196410191989032001
Mengetahui,
Ketua Jurusan Administrasi Niaga
Titik Purwinarti, S.Sos., M.Pd

NIP 196209121988032003
ii
LEMBAR PENGESAHAN
Nama : Tratama Helmi Supanji

NIM : 1515010062
Program Studi : Administrasi Bisnis
Judul Laporan Tugas Akhir : Prosedur Pengadaan Barang Non-Prinsipal pada
Department Procuremnet I di PT United Tractors
Telah berhasil dipertahankan di hadapan Tim penguji dan diterima sebagai bagian
persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) pada
program Studi Administrasi Bisnis, Jurusan Administrasi Niaga, Politeknik Negeri
Jakarta, pada :
Hari : Selasa
Tanggal : 24 Juni 2018
Waktu : 10.30 – 11.30 WIB
TIM PENGUJI
Ketua Sidang : Endah Wartiningsih, S.E., MM ................................

NIP 1964101919890320001
Penguji I : Riza Hadikusuma, M.Ag ................................

NIP 197404032001121002
Penguji II : Wahyudi Utomo, S. Sos., M.Si .............................

NIP 198007112015041001
iii
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur kepada Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat
serta petunjuk-Nya yang diberikan bagi penulis sehingga dapat menyelesaikan
laporan tugas akhir dengan judul “Prosedur Pengadaan Barang Non-Prinsipal
pada Department Procurement I di PT United Tractors Tbk.”
Adapun penulisan tugas akhir ini dilakasanakan sebagai salah satu syarat dalam
menyelesaikan pendidikan Diploma III Jurusan Administrasi Niaga, Program Studi
Administrasi Bisnis, Politeknik Negeri Jakarta.
Selama tahap penyelesaian tugas akhir ini, penulis mendapat dukungan dari
banyak pihak, baik dukungan dalam bentuk moril maupun materil. Oleh karena itu
pada kesempatan kali ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak
yang telah memberikan bimbingan, masukan, kritik, dan motivasi selama
penyusunan tugas akhir ini.
Penulis mengucapkan terimakasih dengan tulus dan sedalam-dalamnya
kepada:
1. Abdillah, S.E., M.Si selaku Direktur Politeknik Negeri Jakarta.
2. Titik Purwinarti, S.Sos., M.Pd selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga.
3. Narulita Syarweny, S.E., M.E selaku Ketua Program Studi Administrasi
Bisnis.
4. Endah Wartiningsih, S.E., MM yang telah banyak mengarahkan dan
membimbing dalam penulisan tugas akhir.
5. Dra. Mawarta O Sinaga., M.Si selaku dosen pembimbing teknis yang telah
mengoreksi penulisan tugas akhir ini sehingga menjadi lebih baik lagi.
6. Seluruh Dosen Jurusan Adiministrasi Niaga khususnya Program Studi
Administrasi Bisnis yang selama tiga tahun telah mengajarkan banyak hal
kepada penulis.
iv
7. Bapak Dani M. Nur dan Bapak Aji Ismoyo yang telah membantu dan
memberikan kesempatan bagi penulis untuk dapat melaksanakan Praktik
Kerja Lapangan di PT United Tractors.
8. Seluruh staff Department Procurement I yang telah membimbing dan
memberikan bantuan kepada penulis pada saat melaksanakan Praktik Kerja
Lapangan.
9. Ayah dan Ibu, serta adikku yang senantiasa memberikan doa dan kasih sayang
tanpa henti kepada penulis sampai pada saat ini, semoga apa yang kalian
berikan dibalas oleh Allah SWT.
10. Seluruh teman-teman AB 6B yang telah menghiasi hari-hari penulis selama
dibangku perkuliahan, semoga apa yang telah kita perjuangkan selama ini
akan indah di masa yang akan datang.
11. Seluruh pihak yang baik secara langsung maupun tidak langsung terlibat dan
ikut serta membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
Penulis menyadari bahwa penulisan laporan ini masih banyak memiliki

kekurangan. Untuk itu penulis mengharapkan adanya saran dan kritik yang
membangun demi perbaikan di masa mendatang. Semoga laporan ini dapat
memberikan manfaat bagi penulis maupun pembaca.
Depok, 24 Juni 2018
Penulis
v
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ........................................................................................i

HALAMAN PERSETUJUAN .........................................................................ii
HALAMAN PENGESAHAN ...........................................................................iii
KATA PENGANTAR .......................................................................................iv
DAFTAR ISI ......................................................................................................vi
DAFTAR GAMBAR .........................................................................................viii
DAFTAR TABEL .............................................................................................ix
DAFTAR LAMPIRAN .....................................................................................x
BAB I PENDAHULUAN ..................................................................................1
1.1 Latar Belakang Penulisan........................................................................1
1.2 Rumusan Masalah ...................................................................................3
1.3 Tujuan Penulisan .....................................................................................3
1.4 Manfaat Penulisan ...................................................................................4
1.5 Metode Pengumpulan Data .....................................................................5
1.6 Metode Analisis Data ..............................................................................6
1.7 Sistematika Penulisan .............................................................................6
BAB II LANDASAN TEORI ...........................................................................8
2.1 Pengertian Prosedur ................................................................................8
2.2 Pengertian Pengadaan Barang .................................................................9
2.3 Prinsip Pengadaan Barang.......................................................................9
2.4 Metode Pengadaan Barang ......................................................................10
2.5 Tugas dan Tanggung Jawab Procurement ..............................................12
2.6 Pengertian Tender ...................................................................................12
2.7 Metode Tender ........................................................................................13
2.8 Pengertian Manajemen Vendor ...............................................................15
2.9 Pengertian Pembelian Non-Prinsipal ......................................................15
vi
BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ...........................................17
3.1 Sejarah Singkat Perusahaan ....................................................................17
3.2 Logo, Visi, dan Misi Perusahaan ............................................................19
3.2.1 Logo ...............................................................................................19
3.2.2 Visi .................................................................................................21
3.2.3 Misi ................................................................................................21
3.3 Struktur Bisnis dan Anak Perusahaan .....................................................22
3.4 Lokasi Perusahaan ...................................................................................23
3.5 Struktur Organisasi..................................................................................23
3.5.1 Struktur Organisasi Divisi ..............................................................25
3.6 Aktivitas Perusahaan ...............................................................................33
BAB IV PEMBAHASAN..................................................................................37
4.1 Prosedur Pengadaan Barang pada Department Procurement I
di PT United Tractors Tbk ......................................................................37
4.1.1 Perencanaan Pengadaan Barang Non-Prinsipal pada Department
Procurement I di PT United Tractors Tbk .....................................38
4.1.2 Proses Penentuan Vendor ...............................................................38
4.1.3 Pembelian Barang Non-Prinsipal ...................................................48
4.2 Kendala dalam Pengadaan Barang dan Jasa Non-Prinsipal pada
Department Procurement I di PT United Tractors..................................58
BAB V PENUTUP .............................................................................................59
5.1 Kesimpulan .............................................................................................59
5.2 Saran ........................................................................................................60
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................62
LAMPIRAN .......................................................................................................63
vii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Sejarah PT United Tractors ............................................................... 18
Gambar 3.2 Logo Perusahaan ............................................................................... 19
Gambar 3.3 Struktur Bisnis PT United Tractors ................................................... 22
Gambar 3.4 Struktur Organisasi PT United Tractors ............................................ 24
Gambar 3.5 Struktur Organisasi Divisi Procurement and Investment .................. 25
Gambar 3.6 Barang Non-Prinsipal ........................................................................ 48
viii
DAFTAR FLOWCHART
Tabel 4.1 Flowchart Penunjukan Langsung ......................................................... 43
Tabel 4.2 Flowchart Sistem Tender ...................................................................... 45
Tabel 4.3 Flowchart Evaluasi Vendor .................................................................. 47
Tabel 4.4 Flowchart Pembelian Non-Prinsipal ..................................................... 52
Tabel 4.5 Flowchart Setelah Pemesanan Pembelian Non-Prinsipal ..................... 54
Tabel 4.6 Flowchart Pengajuan Klaim ................................................................. 56
Tabel 4.7 Flowchart Pengajuan Pembayaran........................................................ 57
ix
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 : Daftar Pertanyaan Wawancara
Lampiran 2 : Form Evaluasi Vendor
Lampiran 3 : Surat Pernyataan Bank
Lampiran 4 : Surat Pernyataan Bukan Broker
Lampiran 5 : Surat Pernyataan Pajak
Lampiran 6 : Surat Pernyataan Etika Bertransaksi
Lampiran 7 : Surat Pernyataan Tidak Ada Hubungan Keluarga
Lampiran 8 : Kartu Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
Lampiran 9 : Purchase Order (PO)
Lampiran 10 : Berita Acara Serah Terima (BAST)
Lampiran 11 : Tanda Daftar Perusahaan (TDP)
Lampiran 12 : Surat Keterangan Domisili Perusahaan
Lampiran 13 : Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)
Lampiran 14 : Standar Operasional Prosedur Manajemen Vendor
Lampiran 15 : Standar Operasional Prosedur Pembelian Non-Prinsipal
x
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan administrasi

yang didalamnya terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi,
dan prosedur untuk menangani data serta informasi mulai dari menerima,
mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan informasi
kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Adapun peran administrasi
meliputi kegiatan mengidentifikasi kebutuhan, menginterpretasikan tujuan
organisasi sebagai tuntunan program dan pelayanan, mengembangkan
struktur dan prosedur perusahaan, menggunakan kepemimpinan dalam
proses pembuatan kebijakan, pengembangan prosedur, dan prinsip-prinsip
operasi serta mengevaluasi program dan kepegawaian secara
berkesinambungan.
Pada saat ini, salah satu upaya yang dapat dilakukan agar perusahaan
tetap bertahan dan mampu melayani kebutuhan konsumen adalah
menjalankan kegiatan operasional perusahaan dengan baik sehingga dapat
mencapai sasaran yang telah ditetapkan dan dapat mengefisienkan sumber
daya pada setiap bidang. Hal ini merupakan suatu langkah yang harus
dilakukan oleh setiap manajer agar operasional perusahaan dapat berjalan
dengan baik serta memperoleh hasil pelayanan yang maksimal terhadap
konsumen. Operasional perusahaan dapat berjalan dengan baik dan
memperoleh hasil maksimal ketika perusahaan dapat menentukan sistem
dan prosedur yang tepat dalam menjalankan operasional perusahaan.
1
2
Perusahaan swasta maupun pemerintah sangat membutuhkan sarana

dan prasarana. Kebutuhan terhadap ketersediaan sarana dan prasarana
sebagai unsur penunjang bagi berjalannya suatu proses kegiatan atau
program-program yang telah diatur dalam perusahaan dimasukan pada
beban anggaran pengeluaran belanja perusahaan. Merealisasikan rencana
belanja barang tersebut harus dilaksanakan melalui proses atau beberapa
tahapan kegiatan yang keseluruhannya disebut sebagai kegiatan pengadaan
barang.
Kegiatan pengadaan barang lebih dikenal dengan istilah

procurement. Seacara umum, pengadaan barang adalah segala proses, cara,
atau penyediaan benda yang berwujud dengan memperoleh informasi
mengenai harga, menentukan pemasok serta melakukan pembelian tersebut.
Pengadaan barang pada PT United Tractors Tbk dibagi menjadi 2

(dua) bagian yaitu barang untuk di jual kembali dan barang yang digunakan
untuk kegiatan operasional perusahaan. Barang yang di jual kembali oleh
PT United Tractors Tbk adalah unit bus, truk, dan alat berat. Selain itu,
bagian-bagian penting yang dibutuhkan oleh unit tersebut juga disediakan
oleh PT United Tractors Tbk seperti attachment unit dibutuhkan untuk
pengerjaan proyek, dan optional unit sebagai alat penunjang. Sedangkan,
barang yang digunakan untuk kegiatan operasional perusahaan yaitu, asset
perusahaan, alat mekanik, kendaraan operasional, dan seluruh fasilitas
workshop.
Department Procurement I di PT United Tractors Tbk adalah bagian

yang melakukan segala proses pengadaan barang untuk dijual kembali serta
proses pemeliharaannya. Mulai dari penentuan vendor sampai dengan
melakukan pembelian barang tersebut. Proses pengadaan barang tersebut
melalui beberapa tahapan yang harus di jalankan secara teratur karena
sangat penting untuk kelancaran pengadaan barang tersebut. Peran
3
administrasi dalam pengadaan barang sangat penting untuk proses

pencatatan setiap transaksi, melakukan pemilihan dan menjalin hubungan
yang baik dengan vendor. Karena bagian pengadaan barang mempunyai
kontribusi yang strategis bagi perusahaan dan menentukan perusahaan
dalam memenangkan persaingan di kegiatan bisnis bis, truk, dan alat berat.
Berdasarkan latar belakang, penulis tertarik untuk mengetahui lebih

lanjut mengenai kegiatan yang dilaksanakan oleh Department Procurement,
Divisi Procurement and Investment PT United Tractors Tbk terkait
pengadaaan barang bis, truk, dan alat berat. Serta membahasnya dalam tugas
akhir yang berjudul “Prosedur Pengadaan Barang Non-Prinsipal pada
Department Procurement I di PT United Tractors Tbk”.
1.2 Rumusan masalah
Penulis memberikan batasan-batasan yang akan dibahas dalam

penulisan tugas akhir ini, yaitu :
a. Bagaimana prosedur pengadaan barang non-prinsipal pada Department

Procurement I di PT United Tractors Tbk?
b. Apa saja kendala yang dihadapi dalam pengadaaan barang non-prinsipal

pada Department Procurement I di PT United Tractors Tbk?
4
1.3 Tujuan Penulisan
Tujuan yang ingin dicapai penulis dalam penulisan Laporan Tugas

Akhir ini adalah :
a. Menjelaskan prosedur pengadaan barang non-prinsipal pada
Department Procurement I di PT United Trators Tbk.
b. Mengetahui kendala yang dihadapi dalam pengadaan barang non-
prinsipal pada Department Procurement I di PT United Tractors Tbk.
1.4 Manfaat Penulisan
Laporan tugas akhir ini diharapkan dapat memberikan beberapa manfaat

sebagai berikut :
a. Manfaat Teoritis
Diharapkan penulisan ini dapat menambah pengetahuan yang
dapat digunakan sebagai acuan pada penulisan yang sejenis, serta
memberikan informasi dan masukan pengembangan ilmu pengetahuan
terutama yang berkaitan dalam bidang pengadaan barang.
b. Manfaat Praktis
1) Bagi penulis dapat menambah dan mengembangkan ilmu
pengetahuan yang dapat digunakan sebagai acuan pada penulisan
yang sejenis, serta untuk mengetahui lebih jelas dan secara langsung
mengenai kegiatan perkantoran yang sebenarnya.
2) Bagi instansi dapat digunakan sebagai bahan masukan yang dapat
menjadi bahan pertimbangan untuk menambah kemajuan
perusahaan terutama dalam melakukan proses pengadaan barang.
5
3) Bagi ilmu pengetahuan dapat menambah informasi dan relasi bagi

Politeknik Negeri Jakarta khususnya Jurusan Administrasi Niaga,
Program Studi Administrasi Bisnis dalam pengetahuan di bidang
pengadaan barang.
1.5 Metode Pengumpulan Data
Metode yang digunakan oleh penulis untuk mendapatkan data dalam
penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
a. Observasi
Pencarian data melalui pengamatan langsung untuk

mendapatkan data tentang proses pengadaan barang di PT United
Tractors Tbk dengan cara melakukan praktik kerja lapangan di
PT United Tractors Tbk.
b. Wawancara
Metode ini menggunakan teknik pengumpulan data dan
informasi dengan cara melakukan tanya jawab dengan staf
Department Procurement I, Divisi Procurement and Investment
di PT United Tractors Tbk. Daftar pertanyaan dapat dilihat pada
Lampiran I.
c. Dokumentasi
Metode pengumpulan data berupa dokumen-dokumen
dan file-file yang berbentuk tulisan maupun gambar mengenai
administrasi pengadaan barang di PT United Tractors Tbk.
6
1.6 Metode Analisis Data
Penulisan tugas akhir ini menggunakan metode deskriptif, yaitu

suatu metode penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata
tertulis atau tulisan dari orang-orang dan berbagai bahan informasi yang
berkaitan dengan penyelesaian klaim. Data diperoleh, dipilih dan disusun
secara sistematis kemudian dianalisa berdasarkan kajian teori untuk
mendapatkan deskripsi tentang prosedur pengadaaan barang Department
Procurement I, PT United Tractors Tbk.
1.7 Sitematika Penulisan
Agar pembaca dapat dengan mudah memahami tugas akhir ini,

penulis menyajikan sistematika penulisan dengan memberikan penjelasan
di setiap bab dengan penyusunan sebagai berikut :
Bab I : Pendahuluan
Pada bab ini dijelaskan tentang latar belakang, perumusan
masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan, metode pengumpulan
data, metode analisis data dan sistematika penulisan.
Bab II : Landasan Teori
Bab ini berisi dan memuat pengertian prosedur, pengertian
pengadaan barang,prinsip pengadaan barang, metode pengadaan
barang, tugas pengadaan barang, pengertian tender, pengertian
manajemen vendor, dan pengertian pembelian non-prinsipal.
7
Bab III : Gambaran Umum Perusahaan

Bab ini menjelaskan tentang gambaran umum perusahaan
antara lain sejarah singkat perusahaan, visi dan misi perusahaan,
struktur bisnis perusahaan, lokasi perusahaan, struktur organisasi
perusahaan, dan aktivitas perusahaan.
Bab IV : Pembahasan
Bab ini merupakan pembahasan secara detail mengenai
proses pengadaan barang, apa saja syarat yang diperlukan dalam
proses pengadaan barang, bagaimana prosedur yang dilakukan mulai
dari penentuan vendor, evaluasi vendor, sampai dengan pembelian
barang non prinsipal.
Bab V : Penutup
Bab terakhir ini berisi tentang kesimpulan dari pembahasan
Bab IV, serta saran untuk proses pengadaan barang pada
Department Procurement I di PT United Tractors Tbk sebagai
bahan pertimbangan untuk kemajuan perusahaan.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian prosedur
Pengertian prosedur menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah

tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas.
Prosedur didefinisikan oleh Puspitawati (2011:23) sebagai
“Serangkaian langkah/kegiatan klerikal yang tersusun secara sistematis
berdasarkan urutan-urutan yang terperinci dan harus diikuti untuk dapat
menyelesaikan suatu permasalahan”.
Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan
beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat
untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi
perusahaan yang terjadi berulang-ulang. (Mulyadi, 2013:5)
“Prosedur adalah aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara
berulang-ulang dengan cara yang sama” (Susanto, 2015:2).
Jadi, dapat disimpulkan bahwa prosedur adalah rangkaian kegiatan
pekerjaan klerikal yang dilakukan secara berurutan, melibatkan beberapa
orang dalam satu bagian atau lebih, untuk menjamin perlakuan yang
seragam terhadap transaksi dalam perusahaan serta dapat memenuhi tujuan
akhir perusahaan.
8
9
2.2 Pengertian Pengadaan barang
Menurut kamus besar bahasa indonesia, pengadaan adalah proses,

cara, perbuatan mengadakan, atau menyediakan. Sedangkan barang adalah
benda umum yang segala sesuatunya memiliki wujud dan dapat dilihat.
Pengadaan barang adalah fungsi pembelian yang merupakan
salah satu fungsi dalam Sistem Akuntansi Pembelian pada
perusahaan, bertanggung jawab untuk memperoleh
informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok
yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan
order pembelian kepada pemasok yang dipilih. (Mulyadi,
2013:5).
Menurut Bastian (2012:263) “pengadaan barang yakni perolehan
barang dan pekerjaan perusahaan dengan cara dan waktu tertentu, yang
menghasilkan nilai terbaik bagi perusahaan”.
Secara umum, pengadaan barang adalah proses untuk melakukan
penyediaan barang/jasa yang dilakukan oleh perusahaan negara maupun
swasta, mulai dari informasi harga, menentukan pemasok yang dipilih,
sampai melakukan pembelian barang/jasa yang dibutuhkan.
2.3 Prinsip Pengadaan Barang
Menurut Hardjowijono (2008:11) pengadaan barang dan jasa

harus dilaksanakan berdasarkan prinsip-prinsip pengadaan yang
dipraktekkan secara internasional efisiensi, efektifitas, persaingan
sehat, keterbukaan, transpraransi, tidak diskriminasi dan
akuntabilitas.
a. Efisiensi
Prinsip efisiensi dalam pengadaan barang dan jasa adalah
dengan menggunakan sumber daya yang tersedia
diperoleh barang dan jasa dalam jumlah, kualitas yang
diharapkan, dan diperoleh dalam waktu yang optimal.
10
b. Efektif
Prinsip efektif dalam pengadaan barang dan jasa adalah
dengan sumber daya yang tersedia diperoleh barang dan
jasa yang mempunyai nilai manfaat setinggi-tingginya.
c. Persaingan Sehat
Prinsip persaingan yang sehat dalam pengadaan barang
dan jasa adalah adanya persaingan antar calon penyedia
barang dan jasa berdasarkan etika dan norma pengadaan
yang berlaku, tidak terjadi kecurangan dan praktek KKN
(Korupsi, Kolusi dan Nepotisme).
d. Terbuka
Prinsip terbuka dalam pengadaan barang dan jasa adalah
memberikan kesempatan kepada semua penyedia barang
dan jasa yang kompeten untuk mengikuti pengadaan.
e. Transparansi
Prinsip transparansi dalam pengadaan barang dan jasa
adalah pemberian informasi yang lengkap tentang aturan
pelaksanaan pengadaan barang dan jasa kepada semua
calon penyedia barang dan jasa yang berminat dan
masyarakat.
f. Tidak Diskriminatif
Prinsip tidak diskriminatif dalam pengadaan barang dan
jasa adalah pemberian perlakuan yang sama kepada semua
calon penyedia barang dan jasa yang berminat mengikuti
pengadaan barang dan jasa.
g. Akuntabilitas
Prinsip akuntabilitas dalam pengadaan barang dan jasa
adalah pertanggung jawaban pelaksanaan pengadaan
barang dan jasa kepada para pihak yang terkait dan
masyarakat berdasarkan etika, norma, dan ketentuan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2.4 Metode Pengadaan Barang
Menurut Turban (2010:251) mengatakan bahwa setiap

perusahaan menggunakan metode yang berbeda dalam memperoleh
produk dan jasa yang tergantung apa dan dimana mereka membeli,
kuantitas yang diperlukan, berapa jumlah uang yang terpakai dan
sebagainya. Metode pengadaan barang antara lain yaitu:
a. Membeli dari manufaktur, penjual grosir atau pengecer dari
katalog-katalog mereka dan adanya negosiasi.
b. Membeli melalui katalog yang terhubung dengan memeriksa
katalog penjual atau membeli melalui mal-mal industri.
11
c. Membeli melalui katalog pembeli internal dimana

perusahaan menyetujui katalog-katalog vendor termasuk
kesepakatan harga.
d. Mengadakan penawaran tender dari sistem dimana pemasok
bersaing dengan yang lainnya. Metode ini digunakan untuk
pmbelian dalam jumlah besar.
e. Membeli dari situs pelelangan dimana organisasi
berpartisipasi sebagai salah satu pembeli.
f. Bergabung dengan suatu kelompok sistem pembeli dimana
memeriksa permintaan partisipasi, menciptakan jumlah
besar, kemudian kelompok ini dapat menegosiasikan harga.
g. Berkolaborasi dengan pemasok untuk berbagi informasi
tentang penjualan dan persediaan, sehingga dapat
mengurangi persediaan, stock out dan mempertinggi
ketepatan pengiriman.
2.5 Tugas dan Tanggung Jawab Procurement (Pengadaan Barang)
Menurut Achlaq (2013:20), tugas dari bagian pengadaan barang

adalah menyediakan barang maupun jasa dengan harga yang murah,
berkualitas dan terkirim tepat waktu. Tugas-tugas bagian pengadaan
barang tidak terbatas hanya pada kegiatan rutin pembelian.
Tugas-tugas bagian pengadaan barang dan jasa adalah sebagai berikut:
a. Merancang hubungan yang tepat dengan supplier.Hubungan
dengan supplier bisa bersifat kemitraan jangka panjang
maupun hubungan transaksional jangka pendek.
b. Memilih supplier.
1) Kegiatan memilih supplier bisa memakan waktu dan
sumber daya yang tidak sedikit.
2) Kesulitan akan lebih tinggi kalau supplier yang akan
dipilih berada di mancanegara.
3) Supplier yang berpotensi untuk menjalin hubungan
jangka panjang, proses pemilihan ini bisa melibatkan
evaluasi awal, mengundang mereka untuk presentasi,
kunjungan lapangan dan sebagainya.
4) Pemilihan supplier harus sejalan dengan strategi supply
chain.
12
c. Memilih dan mengimplentasikan teknologi yang cocok.

1) Kegiatan pengadaan selalu membutuhkan bantuan
teknologi.
2) Teknologi yang lebih tradisional dan lumrah digunakan
adalah telepon dan fax.
3) Saat ini banyak perusahaan yang menggunakan
electronik procurement (e-procurement) yaitu aplikasi
internet untuk kegiatan pengadaan.
d. Memelihara data item yang dibutuhkan dan data supplier.
1) Bagian pengadaan harus memiliki data yang lengkap
tentang item-item yang dibutuhkan maupun data tentang
supplier mereka.
2) Beberapa data supplier yang penting untuk dimiliki
adalah nama dan alamat masing-masing dari supplier,
item apa yang mereka pasok, harga per unit, pengiriman,
kinerja masa lalu, serta kualifikasi supplier termasuk
juga kualifikasi seperti ISO.
e. Melakukan proses pembelian.
1) Proses pembelian bisa dilakukan dengan beberapa cara,
misalnya pembelian rutin dan pembelian dengan melalui
tender atau lelang.
2) Pembelian rutin dan pembelian dengan tender melewati
proses-proses yang berbeda.
f. Mengevaluasi kinerja supplier
1) Hasil penilaian ini digunakan sebagai masukan bagi
supplier untuk meningkatkan kinerja mereka.
2) Kinerja yang digunakan untuk menilai supplier
seharusnya mencerminkan strategi supply chain dan
jenis barang yang dibeli.
2.6 Pengertian Tender
Pengertian tender menurut menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia

tender berarti tawaran untuk mengajukan harga, memborong pekerjaan, atau
penyedia barang/jasa.
Tender dapat didefinisikan sebagai serangkaian kegiatan untuk
menyediakan barang / jasa dengan cara menciptakan persaingan
yang sehat diantara penyedian barang / jasa yang setara dan
memenuhi syarat, berdasarkan metode dan tata cara tertentu
yang telah ditetapkan dan diikuti oleh pihak – pihak yang terkait
secara taat sehingga terpilih penyedia terbaik (Ervianto,
2015:49 )
13
Menurut Kamus Hukum, tender berarti memborong

pekerjaan/menyuruh pihak lain untuk mengerjakan atau memborong
pekerjaan seluruhnya atau sebagian pekerjaan sesuai dengan perjanjianm
atau kontrak yang dibuat oleh kedua belah pihak sebelum pekerjaan
pemborongan itu dilakukan.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan tender adalah
upaya pemenuhan kebutuhan barang/jasa melalui metode dan proses
tertentu untuk mencapai kesepakatan harga, waktu, dan lainnya.
2.7 Metode Tender
Menurut Seng Hansen (2015:63) menyatakan bahwa tender

mempunyai berbagai macam metode (tendering methods) dalam
bidang industri, sebagai berikut.
a. Tender Terbuka (open tendering)
Tipe metode tender ini diawali dengan pengumuman
kepada publik, biasanya melalui mendia cetak tentang rencana
dilaksanakannya sebuah proyek dan mengundang perusahaan
untuk berpartisipasi dalam tender ini. Mengingat sifat tender
ini yang terbuka untuk umum, maka dibutuhkan waktu dan
proses yang cukup lama bagi pemilik proyek untuk
mengevaluasi tender.
b. Tender Selektif (selective tendering)
Metode ini biasanya digunakan oleh pemilik proyek yang
sudah berpengalaman di sektor industri. Dalam metode ini,
sebuah daftar singkat yang berisi nama perusahaan
berpotensial dibuat dan diserahkan kepada pemilik proyek.
Perusahaan-perusahaan tersebut biasanya merupakan
perusahaan yang sudah mapan, berpengalaman, dan dianggap
mampu menjalankan pekerjaan yang dimaksud. Sering kali
pemilik proyek memilki rekam jejak prestasi dari perusahaan
yang pernah bekerjasama sehingga dapat digunakan dalam
membuat daftar tersebut. Selanjutnya perusahaan terpilih akan
dihubungi dan diundang untuk mengikuti tender dan
memberikan harga penawaran.
14
c. Tender Negosiasi (negotiated tendering)

Metode tender negosiasi ini pemilik proyek memperoleh
beberapa kandidat perusahan untuk melaksanakan
pekerjaannya. Setelah itu, pemilik proyek melakukan diskusi
mendetail terkait pengalaman dan pengetahuan mereka.
Diksusi tersebut dilakukan bersama pemilik proyek dan
perusahaan, sehingga perusahaan dapat memberikan masukan
terhadap pekerjaan yang akan dilaksanakan. Dengan demikian
metode ini biasanya digunakan untuk mendapatkan
perusahaan dengan spesialisasi khusus.
d. Tender Bertahap (serial tendering)
Metode ini digunakan pada proyek yang berskala besar.
Ketika sebuah proyek besar dilaksanakan dalam beberapa
tahapan, biasanya terdapat sejumlah kontrak yang berbeda.
Perusahaan yang terpilih pada tahapan pertama dilakukan
dengan tender selektif. Tender yang diterima pada tahap
pertama kemudian akan dilakukan pada tahap kedua dan
selanjutnya, di mana ketentuan dibuat sedemikian rupa pada
kontrak pertama sehingga terdapat sebuah formula untuk
meng-update harga-harga.
e. Tender Dua Tahap (two stage tendering)
Sebagaimana dapat terlihat pada penamaan metode tender
ini, terdapat dua tahapan dalam pelaksanaan tender ini. Tahap
pertama bertujuan untuk memilih perusahaan yang sesuai
dengan cara kompetisi terbatas. Tahap kedua adalah proses
negosiasi dengan perusahaan terpilih dan mengikutsertakan
perusahaan lebih dini pada tahap desain.
1) Tahap 1
Peserta tender dinilai berdasarkan kapabilitas, sumber daya,
rekam jejak, estimasi harga penawaran, overhead, dan
keuntungan. Selanjutnya perusahaan terpilih akan
membuat kesepakatan untuk memberikan jasa
prakontruksi selama tahap desain proyek.
2) Tahap 2
Pemilik proyek dan perusahaan akan bersama-sama
mengembangkan desain proyek, melakukan tender
kompetitif untuk memilih perusahaan dan menyepakati
harga pekerjaan. Tahap kedua berakhir dengan adanya
kesepakatan kontrak pekerjaan berdasarkan negosiasi
harga.
15
2.8 Pengertian Manajemen Vendor
Arti manajemen secara bahasa atau etimologi berasal dari bahasa

Perancis kuno yaitu ménagement. Kata ini mempunyai arti seni
melaksanakan dan mengatur. Manajemen berfungsi untuk mengatur dan
membuat tatanan terstruktur rapi. Manajemen mengatur yang belum teratur
sehingga membentuk ketidakteraturan menjadi pola yang baru.
“Manajemen adalah fungsi untuk mencapai suatu tujuan melalui
perantara kegiatan orang lain serta mengawasi usaha-usaha setiap individu
guna mencapai tujuan yang sama” (Hilman, 2013:50).
Sedangkan Wijayanto (2012:30) menjelaskan bahwa :
Manajemen adalah ilmu dan seni, yang terdiri atas
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan
pengawasan terhadap kinerja organisasi dengan
menggunakan sumber daya yang dimiliki untuk mencapai
tujuan dan sasaran organisasi.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia vendor adalah orang yang

menjual rumah, tanah, dan sebagainya yang disebut penjual. Secara umum
vendor atau supplier adalah lembaga, perorangan atau pihak ketiga yang
menyediakan bahan, jasa, produk untuk diolah atau dijual kembali atau
dibutuhkan oleh perusahaan untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
Kesimpulannya, manajemen vendor adalah proses pengelolaan
supplier yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dengan ketentuan yang
sudah berlaku.
2.9 Pengertian Pembelian Non Prinsipal
Mulyadi (2008:110) mengatakan bahwa, “pembelian adalah suatu usaha

yang dilakukan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.”
“Akun yang digunakan untuk mencatat semua pembelian barang dagang
dalam satu periode.” (Soemarso, 2009:08).
16
Menurut Soemarso (2009:194) kegiatan pembelian dalam sebuah

perusahaan dagang meliputi hal-hal sebagai berikut :
a. Membeli barang dagang secara tunai atau kredit.
b. Membeli aktiva produktif untuk digunakan dalam kegiatan
perusahaan, contohnya kegiatan ini adalah pembelian
kendaraan, peralatan kantor dan lain-lain.
c. Membeli barang dan jasa-jasa lain sehubungan dengan
kegiatan perusahaan, contohnya adalah biaya pengiriman,
biaya listrik, air dan telepon.
Secara umum, pembelian adalah suatu proses perolehan barang dan jasa
untuk kebutuhan yang diperlukan oleh perusahaan.
Prinsipal atau disebut juga dengan produsen adalah pemilik dari produk
yang didistribusikan barangnya kepada distributor.
Secara umum pembelian non-prinsipal adalah suatu proses perolehan
barang dan jasa tetapi tidak membeli langsung kepada produsen (pembuat
barang) melainkan melalui distributor yang sudah berkerjasama dengan
produsen.
BAB III
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
3.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT United Tractors Tbk didirikan pada 13 Oktober 1972. Saat ini

jaringan distribusi kami mencakup 19 kantor cabang, 22 kantor pendukung, dan
11 kantor perwakilan di seluruh penjuru negeri. Kantor Utama PT United
Tractors Tbk berada di jalan Raya Bekasi Km. 22, Cakung, Jakarta Timur.
PT United Tractors Tbk adalah distributor peralatan berat terbesar dan

terkemuka di Indonesia yang menyediakan produk-produk dari merek ternama
dunia seperti Komatsu, UD Trucks, Scania, Bomag, Tadano, dan Komatsu
Forest. PT United Tractors Tbk melaksanakan penawaran umum saham perdana
di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya pada 19 September 1989
menggunakan nama PT United Tractors Tbk (UNTR), dengan PT Astra
International Tbk sebagai pemegang saham mayoritas.
Penawaran umum saham perdana ini menandai komitmen PT United

Tractors Tbk untuk menjadi perusahaan kelas dunia berbasis solusi di bidang
alat berat, pertambangan dan energi guna memberi manfaat bagi para pemangku
kepentingan. Perusahaan juga memainkan peran aktif di bidang kontraktor
penambangan dan baru-baru ini telah memulai usaha pertambangan batu bara.
PT United Tractors Tbk menjalankan berbagai bisnisnya melalui tiga unit usaha
yaitu Mesin Konstruksi, Kontraktor Penambangan dan Pertambangan
17
18
Sejarah perusahaan juga dapat dilihat pada gambar 3.1 yang ada
dibawah ini.
Gambar 3.1 Sejarah PT United Tractors Tbk
Sumber : www.unitedtractors.com
19
3.2 Logo, Visi, dan Misi Perusahaan
3.2.1 Logo
Logo (logotype) PT United Tractors Tbk terdiri dari Brand Name

atau Namastyle United Tractors dan ikon berupa lingkaran yang
mengandung simbol inisial u dan t. Lingkaran mempunyai arti “Keabadian”,
“tanpa awal dan akhir”. Kombinasi antara keduanya, lingkaran dengan
simbol u dan t, mengaplikasikan peran, partisipasi perusahaan yang secara
terus menerus, tiada henti ikut serta membangun bangsa dan negara selaras
dengan kemajuan dan perkembangan yang dicapai PT United Tractors Tbk.
Selain itu, dalam ilmu astrologi lingkaran mempresentasikan human

spirit inner individual atau jiwa yang menjadi sumber kehidupan bagi
semua mahluk yang bernyawa. Pemakaian lingkaran dengan kandungan
simbol u dan t pada logo PT United Tractors Tbk menginspirasikan
kehidupan, semangat, motivasi, atau sumber kekuatan untuk melakukan,
memanfaatkan, dan memberikan yang terbaik dalam segala aspek yang
dimiliki PT United Tractors Tbk.
Brand Name UNITED TRACTORS diletakan pada posisi sebelah

kanan ikon sebagai kepanjangan simbol u dan t dalam lingkaran,
memberikan pemahamam jelas tentang siapa pemilik logo ini. Di desain
dengan memilih font Heletica yang di-bold, memiliki karakter tingkat
keterbacaan tinggi (highly legible), mencerminkan citra kokoh, solid,
modern, percaya diri dan dapat percaya. Representasi warna kuning pada
20
logo mengisyaratkan pesan bahwa perusahaan memberikan kesejahteraan

bagi setiap karyawan, terasa akrab, ramah bagi masyarakat sekitar, serta
berorientasi ke masa depan.
Pada tahun 2017 logo PT United Tractors Tbk diberikan tambahan

“Member Of Astra” pada bagian bawah logo yang memberikan penekanan
bahwa PT United Tractors Tbk merupakan bagian dari perusahaan Astra.
Warna yang digunakan adalah biru menggambarkan langit yang tidak
terbatas seperti juga kemampuan dan kesempatan Astra yang tidak terbatas.
Penambahan “Member Of Astra” tersebut berutujuan untuk

memperkuat komunikasi mengenai kontribusi Astra di Indonesia serta
sekaligus memperkuat presepsi publik bahwa PT United Tractors Tbk
sebagai bagian dari lini bisnis Asrea dalam mencapai Visi Astra 2020 “Pride
Of The Nation”.
Tampilan visual logo PT United Tractors Tbk yang konsisten adalah

mutlak, karenanya tidak dijinkan untuk merubah, mendesain atau
menggambarkan ulang logo PT United Tractors Tbk dengan cara yang tidak
mengikuti aturan pada buku manual yang berlaku.
21
3.2.2 Visi
Visi PT United Tractors Tbk adalah menjadi perusahaan kelas dunia

berbasis solusi di bidang alat berat, pertambangan dan energi, untuk
menciptakan manfaat bagi para pemangku kepentingan.
3.2.3 Misi
Misi yang harus dicapai oleh PT United Tractors Tbk sebagai

berikut.
a. Bertekad membantu pelanggan meraih keberhasilan melalui

pemahaman usaha yang komprehensif dan interaksi berkelanjutan.
b. Menciptakan peluang bagi insan perusahaan untuk dapat

meningkatkan status sosial dan aktualisasi diri melalui kinerjanya.
c. Menghasilkan nilai tambah yang berkelanjutan bagi para pemangku

kepentingan melalui tiga aspek berimbang dalam hal ekonomi, sosial
dan lingkungan.
d. Memberi sumbangan yang bermakna bagi kesejahteraan bangsa.

22
3.3 Struktur Bisnis dan Anak Perusahaan PT United Tractors, Tbk
Perusahaan PT United Tractors Tbk juga memiliki banyak anak

perusahaan yang tersebar di seluruh Indonesia maupun yang ada di luar
negeri. Gambar 3.3 di bawah ini dapat menjelaskan struktur bisnis dari PT
United Tractors Tbk.
Gambar 3.3 Struktur Bisnis PT United Tractors Tbk
23
3.4 Lokasi Perusahaan
PT United Tractors Tbk mempunyai kantor pusat yang berlokasi di Jalan

Raya Bekasi Km 22, Cakung, Jakarta Timur 13910.
Telepon : +62-21 2457 9999
Fax : +62-21 2457 9999
Website : www.unitedtractors.com
3.5 Struktur Organisasi PT United Tractors, Tbk
Struktur Organisasi merupakan merupakan hal yang sangat penting

bagi perusahaan untuk memberikan tugas yang tepat kepada seluruh
karyawan perusahaan tersebut. Jenis struktur organisasi di PT United
Tractors Tbk adalah fungsional, di mana para karyawan dikelompokkan
dalam departemen menurut kesamaan keterampilan dan aktivitas kerja.
Pimpinan tertinggi mempunyai wewenang untuk memberikan tugas
kepada para karyawan yang mempunyai keahlian khusus, berikut adalah
struktur dari PT United Tractors Tbk. Struktur organisasi PT United Tractors
Tbk dapat dilihat pada gambar 3.4 di bawah ini.
24
Gambar 3.4 Struktur Organisasi PT United Tractors Tbk
25
3.5.1 Struktur Organisasi Divisi Procurement and Investment
Gambar 3.5 Strukrur Organisasi Divisi Procurement and

Investment
GROUP
PROCUREMENT &
INVESTMENT
FUNCTION
OPERATION
EXCELLENCE
PROCUREMENT II, A/P

PROCUREMENT I
MANAGEMENT &
DEPARTMENT
CONTROL
Sumber : Procurement and Investment, PT United Tractors.
Berikut ini merupakan uraian tugas dan tanggung jawab dari struktur
organisasi PT United Tractors Tbk, khususnya divisi procurement.
a. Operation Excellence Department

Operation Excellence Department bertugas mengontrol,
melaksanakan, memastikan dan mengevaluasi aktivitas yang
terkait dengan semua aspek administrasi dan control function
yaitu budgeting, purchasing planning, validation, vendor
performance evaluation, due diligence & report, vendor
partnership, serta electronic document sesuai dengan prosedur
yang ditentukan oleh perusahaan agar seluruh aspek
administration and control function berjalan dengan baik untuk
mendukung kelancaran proses kerja dalam rangka pencapaian
26
tujuan perusahaan. Secara lebih jelas tugas Operation

Excellence Department dapat diuraikan sebagai berikut.
1) Memonitor proses uji kelayakan (due diligence).
a) Memonitor pengecekan keabsahan & kelengkapan legal
dokumen.
b) Melakukan aktivitas pengecekan data vendor dengan
kondisi sebenarnya.
c) Memonitor pembuatan progress report sebagai bahan
untuk review.
2) Memastikan Purchasing Plan tersusun sesuai periode
rencana pembelian.
a) Memonitor pengumpulan dan menyusun data rencana
kebutuhan dari masing-masing user.
b) Mengontrol pembuatan purchasing plan berdasarkan
data dari semua user.
3) Memastikan dokumen tagihan dari vendor dengan lengkap
dan sah.
a) Mengontrol proses validasi dokumen tagihan dari vendor
dan pencatuman akun posting.
b) Memonitor pembuatan permohonan pembayaran.
c) Memastikan proses validasi telah dilakukan jika ada
kebutuhan pembayaran uang muka (Down Payment) ke
vendor.
4) Memastikan evaluasi kinerja vendor secara berkala.
a) Memonitor penyusunan data kinerja vendor secara rutin
tiap bulan.
b) Mengontrol pelaksanaan evaluasi berdasarkan data
kinerja tiap vendor.
27
5) Bertanggung jawab atas pelaksanaan internal kontrol di

Divisi PIN.
a) Mengontrol proses penyiapan dokumen yang dibutuhkan
untuk proses audit.
b) Mengontrol alur proses pekerjaan di Divisi PIN.
6) Merancang dan memastikan program kerjasama vendor
berjalan dengan baik.
a) Memonitor pengumpulan data/informasi permintaan,
kebutuhan, dan atau masukan dari seluruh vendor.
b) Mengontrol aktivitas follow up dan feedback ke vendor
sesuai kebutuhan vendor.
c) Mengarahkan pelaksanaan vendor gathering.
7) Bertanggung atas proses dokumen elektronik.
a) Memastikan seluruh legal dokumen vendor telah
diproses ke dalam elektronik dokumen sistem.
8) Bertanggung jawab atas program efisiensi, project, serta
pengembangan sistem di Operation Excellence Department.
a) Memberikan laporan ke divsi CIS untuk pengembangan
system yang dibutuhkan di Operation Excellence
Department.
b) Menganalisa dan memberikan rekomendasi terhadap
semua peluang penghematan biaya yang dapat
dilakukan.
c) Mengontrol dan mengarahkan semua project yang terkait
dengan Divisi Procurement and Investment.
9) Bertanggung jawab atas pengembangan karyawan
Operation Excellence Department.
a) Memberikan evaluasi berkala, pengarahan dan umpan
balik atas kinerja yang dihasilkan
b) Mengarahkan kegiatan pelatihan serta kemungkinan
pengembangan yang lain.
28
b. Procurement I Department
Tugas utamanya adalah merencanakan, mengkoordinasikan,
mengontrol serta memastikan semua kegiatan di Tim
Procurement I Department yang terkait dengan requirement
analysis, analisis vendor dan pelaksanaan proses tender, serta
memastikan Purchase Order (PO) berjalan sesuai dengan
prosedur. Supaya dapat berjalan secara efisien dan efektif, untuk
memastikan spesifikasi produk yang akan diserahkan dapat
dikirim tepat waktu sesuai dengan Purchasing Requisition (PR)
dan Purchase Order (PO) yang telah disetujui. Secara lebih jelas
tugas Procurement I Department dapat diuraikan sebagai
berikut.
1) Melakukan requirement analysis.
a) Mengontrol, menganalisis dan memastikan transaksi
pengadaan untuk kebutuhan user sesuai sesuai dengan
PR, dan dilakukan berdasarkan panduan pembelian dan
informasi dari vendor serta menganalisis dan
memastikan adanya kebutuhan-kebutuhan user.
2) Melakukan analisis vendor serta mengontrol pelaksanaan
proses tender.
a) Mengontrol dan memastikan adanya vendor quotation
yang ditujukan untuk pemilihan atau rujukan pemilihan
vendor, serta Menganalisis penawaran dari beberapa
vendor beserta proses negosiasi untuk menentukan
syarat, ketentuan dan kondisi yang diinginkan bagi
vendor dan perusahaan.
b) Mengontrol dan memastikan adanya penentuan
spesifikasi dan pemilihan vendor yang akan diundang.
c) Menghubungi atau mengundang dan memastikan vendor
terpilih untuk mengikuti tender.
29
d) Mengontrol, melaksanakan dan memastikan pelaksanaan

tender untuk menentukan vendor pemenang, mulai dari
pengumpulan persyaratan dan penawaran dari peserta
vendor hingga proses seleksi untuk menentukan yang
terbaik.
e) Menentukan dan memastikan adanya vendor pemenang
berdasarkan hasil analisis, negosiasi dan seleksi
beberapa vendor.
3) Merencanakan, mengontrol, dan memastikan Purchase
Order (PO) berjalan sesuai prosedur.
a) Merencanakan, mengontrol dan memastikan adanya
purchase order kepada vendor untuk pemesanan barang
atau jasa.
b) Memastikan approval atas purchase order yang sudah
dibuat, sesuai dengan mekanisme approval yang sudah
disepakati.
c) Mengontrol dan memastikan adanya proses pencetakan
dan pengiriman approved PO ke vendor.
d) Merencanakan, memonitor dan memastikan pengajuan
pembayaran down payment untuk PO Vendor,
berdasarkan terms of payment yang sudah disepakati.
4) Mengontrol dan memonitor pelaksanaan Post Purchasing
agar berjalan sesuai prosedur.
a) Memonitor dan memastikan kesiapan pengiriman barang
dari vendor, sesuai dengan jadwal yang sudah disepakati
bersama.
b) Memonitor dan memastikan status pengiriman
berdasarkan informasi dari vendor atau forwarder.
c) Mengontrol dan mengirimkan SPK kepada vendor untuk
pekerjaan instalasi atau assembly yang PO nya sudah
diterbitkan.
30
d) Mengontrol, memonitor dan memastikan pekerjaan

instalasi yang sedang dikerjakan untuk memastikan
hasilnya sesuai dengan kesepakatan (baik spesifikasi
maupun waktu).
5) Mengontrol dan memastikan proses warranty and claim
berjalan dengan baik
a) Mengontrol dan memastikan syarat dan ketentuan
garansi untuk menentukan kelayakan klaim atas barang
atau jasa.
b) Mengontrol dan memastikan kelengkapan data-data
yang diperlukan untuk pengajuan klaim kepada vendor
sesuai kesepakatan.
c) Merencanakan, memonitor dan memastikan pengajuan
klaim kepada vendor penyedia barang atas kegagalan
performa, keterlambatan pengiriman maupun
ketidaksesuaian spesifikasi.
c. Procurement II, A/P Management & Control Department

Tugas dari Procurement II, A/P Management & Control
Department adalah merencanakan, mengkoordinasikan,
mengontrol serta memastikan semua kegiatan di Tim
Procurement II, Management & Control Departmentyang terkait
dengan mennyediakan, mengawasi, dan mengontrol segala
kebutuhan di PT United Tractors Tbk dengan melakukan kerja
sama dengan berbagai vendor serta melakukan analisis vendor
dan pelaksanaan proses tender, memastikan Purchase Order
(PO) berjalan sesuai dengan prosedur. Secara lebih jelas tugas
Procurement II, A/P Management &Control Department dapat
diuraikan sebagai berikut.
31
1) Melakukan Requirement analysis.

a) Mengontrol, menganalisis dan memastikan transaksi
pengadaan untuk kebutuhan user sesuai sesuai dengan
Purchase Requistition (PR) dari berbagai divisi yang ada
di PT United Tractors Tbk, dan dilakukan berdasarkan
panduan pembelian dan informasi dari vendor serta
menganalisis dan memastikan adanya kebutuhan-
kebutuhan user.
2) Melakukan analisis vendor serta mengontrol pelaksanaan
proses tender.
a) Mengontrol dan memastikan adanya vendor quotation
yang ditujukan untuk pemilihan atau rujukan pemilihan
vendor, serta menganalisis penawaran dari beberapa
vendor beserta proses negosiasi untuk menentukan
syarat, ketentuan dan kondisi yang diinginkan bagi
vendor dan perusahaan.
b) Mengontrol dan memastikan adanya penentuan
spesifikasi dan pemilihan vendor yang akan diundang.
c) Mengundang dan memastikan vendor terpilih untuk
mengikuti tender.
d) Mengontrol, melaksanakan dan memastikan pelaksanaan
terbaik.
e) Mengontrol, melaksanakan dan memastikan pelaksanaan
terbaik.
32
f) Menentukan dan memastikan adanya vendor pemenang

berdasarkan hasil analisis, negosiasi dan seleksi
beberapa vendor.
3) Merencanakan, mengontrol dan memastikan Purchase
Order (PO) berjalan sesuai prosedur.
a) Merencanakan, mengontrol dan memastikan adanya
purchase order kepada vendor untuk pemesanan barang
atau jasa.
b) Memastikan approval atas purchase order yang sudah
dibuat, sesuai dengan mekanisme approval yang sudah
disepakati.
c) Mengontrol dan memastikan adanya proses pencetakan
dan pengiriman approved PO ke vendor.
d) Merencanakan, memonitor dan memastikan pengajuan
pembayaran down payment untuk PO Vendor,
berdasarkan terms of payment yang sudah disepakati.
4) Mengontrol dan memonitor pelaksanaan Post Purchasing
agar berjalan sesuai prosedur.
a) Memonitor dan memastikan kesiapan pengiriman barang
dari vendor, sesuai dengan jadwal yang sudah disepakati
bersama.
b) Memonitor dan memastikan status pengiriman
berdasarkan informasi dari vendor atau forwarder.
c) Mengontrol, memonitor dan memastikan barang yang
dibutuhkan oleh semua divisi telah diterima.
33
5) Merancang dan memastikan program vendor partnership.

a) Memonitor pengumpulan data atau informasi
permintaan, kebutuhan, dan masukan dari seluruh divisi
di PT United Tractors Tbk.
b) Membantu memenuhi semua kebutuhan divisi yang ada
di PT United Tractors Tbk.
c) Mengontrol lebih lanjut aktivitas dan timbal balik ke
semua divisi sesuai permintaan atau kebutuhannya.
3.6 Aktivitas Perusahaan
Kegiatan yang di lakukan oleh PT United Tractors Tbk yaitu

menjalankan peran sebagai distributor alat berat terkemuka dan terbesar di
Indonesia. Sebagai distributor tunggal produk Komatsu, UD Trucks, Scania,
Bomag, Tadano dan Komatsu Forest, unit usaha Mesin Konstruksi
menyediakan produk alat berat untuk digunakan di sektor pertambangan,
perkebunan, konstruksi dan kehutanan serta untuk material handling dan
transportasi.
1) Mesin Kontruksi
Unit usaha Mesin Konstruksi yang mengusung nama United
Tractors menjalankan peran sebagai distributor alat berat terkemuka
dan terbesar di Indonesia. Sebagai distributor tunggal produk
Komatsu, UD Trucks, Scania, Bomag, Tadano dan Komatsu Forest,
unit usaha Mesin Konstruksi menyediakan produk alat berat untuk
digunakan di sektor pertambangan, perkebunan, konstruksi dan
kehutanan serta untuk material handling dan transportasi.
Pada tahun 1983, melalui anak perusahaan PT United
Tractors Pandu Engineering (“UTPE”), PT United Tractors Tbk
masuk ke bisnis rekayasa dan pembuatan komponen alat berat.
Kemudian, melalui Komatsu Remanufacturing Asia (“KRA”) yang
didirikan pada tahun 1997, dan PT Tekno Universal Reksajaya
34
(“UTR”) yang berdiri pada tahun 2011, United Tractors juga masuk
ke bidang jasa rekondisi mesin.
Perseroan kemudian mendirikan PT Andalan Multi Kencana
(“AMK”) pada tahun 2010 yang menjalankan usaha distribusi
commodity parts. PT United Tractors Tbk juga membentuk beberapa
anak perusahaan lain untuk menyediakan berbagai jenis produk dan
jasa, termasuk PT Bina Pertiwi (“BP”), yang menyalurkan dan
menyediakan jasa sewa traktor pertanian Kubota, Komatsu dan
Kubota generator, mini excavator Komatsu, serta Komatsu forklift.
Sebagai perusahaan yang berbasis solusi, selain
menyediakan produk alat berat dan suku cadang, PT United Tractors
Tbk secara komprehensif juga menyediakan layanan berikut:
a) Konsultasi Lapangan
b) Rekomendasi Alat Berat yang Optimal
c) Program Pemeriksaan Mesin
d) Program Pemantauan Alat Berat
e) Remanufaktur dan Rekondisi
f) Pelatihan untuk Operator dan Mekanik
g) UT Call di nomor 500 072 (24/7 pusat layanan pelanggan)
h) Guaranteed Product Support
2) Kontraktor Penambangan
PT United Tractors Tbk mendukung perusahaan-perusahaan
tambang di Indonesia dengan menyediakan jasa penambangan
melalui PT Pamapersada Nusantara (“PAMA”), yang didirikan
pada tahun 1989. Memiliki kompetensi tinggi di bidang rancang
tambang, eksplorasi, penggalian, pengangkutan melalui jalan
darat, pengangkutan melalui sungai dan pengapalan, PAMA
membantu pemilik tambang untuk memanfaatkan potensi
sumber daya alam sejak dari proses awal studi kelayakan,
pembangunan infrastruktur, eksploitasi hingga perluasan
tambang.
35
Layanan yang ditawarkan PAMA termasuk antara lain:

a) Desain pertambangan dan implementasi
b) Penilaian dan studi kelayakan awal
c) Pembangunan infrastruktur dan fasilitas tambang
d) Pengupasan tanah dan penanganan limbah
e) Produksi komersial bahan tambang
f) Perluasan tambang/ fasilitas
g) Reklamasi dan revegetasi
h) Pengapalan dan pemasaran
Beroperasi di proyek-proyek pertambangan batu bara
utama di seluruh wilayah negeri, PAMA dikenal luas sebagai
kontraktor penambangan batu bara terbesar dan terkemuka
di Indonesia, termasuk anak-anak perusahaan di bawahnya:
PT Kalimantan Prima Persada (“KPP”), PT Pama Indo
Mining (“PIM”) dan PT Multi Prima Universal (“MPU”).
Dalam memperkuat keberadaan Perseroan dan secara
strategis bagi kelangsungan bisnis masa depan, PAMA
menyediakan layanan yang komprehensif dan
mempertahankan produktivitas dan efisiensi yang tinggi
dengan menetapkan target zero accident di semua wilayah
operasi tambang.
3) Pertambangan
PT United Tractors Tbk menjalankan usaha pertambangan
batu bara melalui anak usahanya, PT Tuah Turangga Agung
(“TTA”). Sebagai induk dari unit usaha pertambangan, TTA
memegang kepemilikan atas sejumlah konsesi tambang batu
bara dengan perkiraan total cadangan sebesar 400 juta ton
(combined reserve) yang terdiri dari batu bara kualitas menengah
dan kualitas tinggi.
Konsesi tambang tersebut diantaranya adalah PT Prima
Multi Mineral ("PMM"), PT Agung Bara Prima ("ABP"), PT
36
Asmin Bara Bronang ("ABB"), PT Asmin Bara Jaan ("ABJ"),

PT Duta Sejahtera ("DS"), PT Duta Nurcahya ("DN") dan PT
Piranti Jaya Utama ("PJU").
Selain itu, PT United Tractors Tbk juga mempunyai
kegiatan Control Social Responsibility (CSR) yang di lakukan
dalam berbagai bidang seperti.
a) UTREES (United Tractors for Nature and Environment
Sustainability): bidang lingkungan.
b) UTFUTURE (United Tractors for Education and Bright
Future) : bidang Pendidikan.
c) UTGROWTH (United tractors for Generating Opportunities
and Wealth) : bidang Pemberdayaan Ekonomi Masyarakat.
d) UTCARE (United Tractors for Community Health
Responsibility) : bidang Kesehatan Masyarakat.
e) UTACTION (United Tractors for Emergency Response and
Action) : bidang Tanggap Darurat.
Secara umum, total biaya yang dikeluarkan oleh PT United
Tractors Tbk untuk kegiatan Tanggung Jawab Sosial Perusahaan
adalah sejumlah Rp120,5 miliar
BAB IV
PEMBAHASAN
4.1 Prosedur Pengadaan Barang Non-Prinsipal pada Department Procurement

I di PT United Tractors Tbk
Pengadaan barang dan jasa merupakan proses pembelian barang dan jasa
yang berupa fixed asset dilakukan oleh PT United Tractors Tbk kepada vendor
untuk memenuhi kebutuhan perusahaan tersebut maupun dalam rangka untuk
di jual kembali. Adapun beberapa vendor yang sering bekerjasama dengan PT
United Tractors Tbk yaitu CV Laksana, CV Adi Putro, dan PT Andalan Multi
Kencana. Pengadaan barang dan jasa yang dilakukan oleh PT United Tractors
Tbk masih secara manual.
Pengadaan barang dan jasa non-prinsipal pada PT United Tractors Tbk
diatur dalam Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah dibuat tahun 2015
dan ditandatangani oleh Corporate Finance & Accounting Head dan Group
Procurement & Investment Function Head yaitu SOP tentang Manajemen
Vendor, lalu dilanjutkan dengan SOP Pembelian Non-Prinsipal.
Pihak-pihak yang terlibat dengan pengadaan barang dan jasa non-prinsipal
ini untuk keperluan perusahaan, Corporate Procurement & Investment (PIN)
Group Department Head bekerja sama dengan General Affair Division (GAD).
Sedangkan untuk barang dan jasa yang dijual kembali, PIN Group Department
Head bekerja sama dengan Marketing Division.
Proses pengadaan barang non-prinsipal dimulai dari perencanaan
pengadaan barang non-prinsipal, menentukan vendor, melakukan pembelian
barang non-prinsipal, proses pengajuan pembayaran barang non-prinsipal, dan
evaluasi kinerja vendor yang melakukan kerjasama dengan PT United Tractors
Tb
37
38
4.1.1 Perencanaan Pengadaan Barang Non-Prinsipal pada Department

Procurement I di PT United Tractors Tbk
Penyusunan perencanaan pengadaan barang non-prinsipal
dilakukan oleh Marketing Division dan dibantu oleh Department
Procurement I untuk pengadaan barang non-prinsipal berupa attachment
unit dan optional unit. Perencanaan pengadaan barang non-prinsipal
berkaitan dengan harga serta leadtime pembelian dalam jangka waktu 1
tahun kedepan, yang dimasukan kedalam master budget plan.
4.1.2 Proses Penentuan Vendor

Vendor yang dimaksud adalah badan hukum atau badan usaha yang
menyediakan barang dan atau jasa yang dibutuhkan oleh PT United Tractors
Tbk, baik untuk diolah, dipakai sendiri, maupun untuk dijual kembali dalam
rangka meningkatkan kinerja PT United Tractors Tbk. Penentuan vendor
juga melalui beberapa tahapan yang dijelaskan sebagai berikut.
a. Persyaratan yang Ditetapkan oleh PT United Tractors Tbk dalam

Menentukan Vendor
Sebelum melakukan pengadaan barang, pihak Corporate

Procurement & Investment (PIN) Group Department Head harus memilih
vendor atau supplier yang sesuai dengan prinsip QCDSMP (Quality, Cost,
Delivery, Safety, Moral, dan Productivity). Adapun persyaratan yang
dibutuhkan dalam proses pengadaan barang sebagai berikut.
1) Technical Due Diligence
Proses ini dilakukan dengan cara mengunjungi langsung

lokasi vendor yang bertujuan untuk memastikan hal-hal sebagai
berikut:
a) Aspek Quality, Cost, Delivery, Safety, Moral, Productivity
(QCDSMP) dapat terpenuhi.
39
b) Merupakan vendor langsung dan bukan sebagai vendor

broker (intermediasi).
c) Tidak ada hubungan kekeluargaan dengan karyawan PT
United Tractors Tbk. Hubungan dengan karyawan yang
dimaksud adalah hubungan keluarga sedarah dan semenda
(hubungan keluarga karena pernikahan).
d) Memastikan vendor sesuai dengan Contractor Safety
Management System (CSMS). Untuk vendor yang
digunakan, wajib memenuhi kriteria CSMS minimal
dengan kategori baik.
2) Legal Due Diligence
Proses ini bertujuan untuk meneliti keabsahan dokumen

legal sebagai badan hukum atau badan usaha yang meliputi:
a) Fotokopi Akte Pendirian yang masih berlaku.

b) Fotokopi Surat Keterangan Domisili yang masih berlaku,
c) Fotokopi Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) yang masih
berlaku.
d) Fotokopi Surat lzin Usaha yang masih berlaku / Izin Usaha
terkait lainnya atau ijin operasional lain sesuai dengan
kegiatan usahanya.
e) Fotokopi Nornor Pokok wajib Pajak (NPWP) Perorangan
atau NPWP Badan Hukum.
f) Fotokopi NPPKP Badan Hukum, jika vendor tersebut adalah
Pengusaha Kena Pajak (PKP).
g) Fotokopi Tanda Daftar Perusahaan (TDP) yang masih
berlaku.
h) Fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP) yang masih berlaku
atau KTP Penandatangan Surat Pernyataan.
i) Surat pernyataan asli dan bermeterai, menggunakan form
standar PT United Tractors Tbk dan ditandatangani oleh
40
Direksi yang berwenang untuk mewakili badan hukum

sebagaimana tercantum dalam akta perubahan susunan
Direksi dan Dewan Komisaris terakhir yang berlaku, yang
meliputi:
a) Surat Pernyataan Etika Bertransaksi.
b) Rekening Bank, harus atas nama badan hukum atau

badan usaha (bukan nama perorangan atau pribadi).
c) Surat Pernyataan Bukan Broker.
d) Surat Pernyataan Tidak ada hubungan kekeluargaan

dengan karyawan PT United Tractors Tbk.
j) Surat penunjukan sebagai distributor di Indonesia.

k) Fotokopi struktur organisasi yang berlaku dan bernama.
l) Profil Perusahaan yang berlaku.
m) Fotokopi Angka Pengenal Impor, khusus untuk importir.
n) Melampirkan sertifikasi keahlian dari lembaga sertifikasi
nasional atau Kementerian Tenaga Kerja dan
Transmigrasi (Kemenakertrans) terkait tenaga ahli yang
digunakan selama pekerjaan.
3) Financial and Tax Due Dilligence
Proses ini dilakukan dengan cara meneliti dokumen
yang bertujuan untuk memastikan vendor tertib administrasi
keuangan dan perpajakan, antara lain Laporan SPT Masa
PPN 3 (tiga) bulan terakhir, Nomor Pokok Wajib Pajak
(NPWP) dan Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak
(SPPKP). Divisi Procurement and Investment akan
melakukan validasi terhadap data dan dokumen-dokumen
terkait due diligence untuk memastikan keabsahan dari data
dan dokumen-dokumen tersebut secara berkala setiap 2
(dua) tahun sekali di bulan Januari.
41
b. Cara Menentukan Vendor
Corporate Procurement & Investment (PIN) Group

Department Head memastikan vendor yang bertransaksi dengan PT
United Tractors Tbk merupakan vendor yang berkompeten,
merupakan vendor langsung dan bukan sebagai vendor broker
(intermediasi), serta tidak memiliki hubungan kekeluargaan dengan
karyawan PT United Tractors Tbk.
Department Procurement I melaksanakan traksaksi dengan

vendor serta memonitor dan me-review kredibilitas vendor dalam
menyediakan barang dan atau jasa dengan tujuan agar setiap
transaksi dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Proses
menentukan vendor dalam procurement dibagi menjadi dua yaitu
penunjukan langsung dan sistem tender.
1) Penunjukan Langsung
Penunjukan langsung dilakukan apabila pembelian
yang dilakukan secara berulang, barang bersifat khusus, dan
pembelian barang ke perusahaan afiliasi PT United Tractors
Tbk. Proses tersebut juga di dasarkan pada kebutuhan
pelanggan. Menentukan vendor dalam melakukan
pengadaan barang dengan cara penunjukan langsung harus
melalui beberapa proses sebagai berikut.
a) Department Procurement I menentukan spesifikasi
apa saja yang dibutuhkan untuk dapat menjadi
vendor.
b) Department Procurement I mencari beberapa
alternatif vendor yang sesuai dengan spesifikasi yang
telah ditentukan.
42
c) Department Procurement I mengumpulan dokumen-

dokumen legal yang masih berlaku dari calon vendor
sebagai data pendukung untuk melakukan proses due
diligence.
d) Department Procurement I melakukan due dilligence
(uji kelayakan) terhadap vendor untuk beberapa
aspek, diantaranya: Technical, Legal, Financial and
Tax Compliance.
e) Department Procurement I melakukan negosiasi
dengan vendor atas kebutuhan barang dan atau jasa
PT United Tractors Tbk hingga mencapai
kesepakatan.
f) Department Procurement I melakukan
penandatanganan kontrak atau ikatan kerjasama
dengan vendor, dengan tujuan agar vendor yang
terpilih dapat menjalankan tugasnya dengan baik
serta bertanggung-jawab penuh terhadap pekerjaan
yang diberikan PT United Tractors Tbk. Kontrak atau
ikatan kerjasama ini harus diketahui dan mendapat
persetujuan dari Divisi terkait.
43
Tabel 4.1 menjelaskan dari proses penunjukan langsung

yang dapat dilihat dibawah ini.
Tabel 4.1 Flowchart Penunjukan langsung
Sumber : Corporate Procurement & Investment (PIN)

Group, PT United Tractors Tbk
44
2) Sistem Tender
Sistem tender ini dibuat untuk barang yang bersifat umum di
pasaran dan adanya proyek khusus yang diminta dari
General Affair Department. Melakukan sistem tender
tersebut mempunyai beberapa proses yang harus dilakukan
sebagai berikut
a) Department Procurement I membuat dan
mempublikasikan undangan tender.
b) Department Procurement I menerima surat penawaran
dari beberapa alternatif vendor.
c) Department Procurement I melakukan analisa pada
penawaran dari beberapa alternatif vendor dilanjutkan
dengan negosiasi untuk menentukan syarat ketentuan dan
kondisi yang menguntungkan kedua belah pihak.
d) Department Procurement I melakukan persiapan sebelum
pelaksanaan tender, diantaranya penyeleksian vendor
yang akan diundang. Department Procurement I
menghubungi dan mengundang vendor-vendor terpilih
untuk mengikuti tender.
e) Department Procurement I melaksanaan tender mulai dari
terbaik.
f) Department Procurement I menentukan vendor pemenang
berdasarkan hasil analisa, negosiasi dan seleksi beberapa
vendor. Vendor yang tidak terpilih harus diberitahukan
dengan surat dan diinformasikan pula faktor yang menjadi
kekurangannya.
45
Supaya lebih jelasnya, flowchart sistem tender dapat dilihat

pada tabel 4.2 yang ada di bawah ini.
Tabel 4.2 Flowchart Sistem Tender
Sumber : Corporate Procurement & Investment (PIN) Group, PT

United Tractors Tbk
46
c. Evaluasi Vendor
Evaluasi vendor adalah kegiatan penilaian terhadap kinerja
vendor yang telah melakukan pekerjaan tertentu sesuai dengan
instruksi dari pihak Department Procurement I. Kinerja vendor
yang dinilai oleh PT United Tractors Tbk seperti kesesuaian
barang atau jasa yang dipesan, ketepatan waktu pengerjaan
barang atau jasa yang sudah di tentukan, dan kualitas barang atau
jasa yang dipesan. Melakukan evaluasi vendor tersebut
mempunyai beberapa proses yang harus dilakukan sebagai
berikut.
1) Department Procurement I menentukan jadwal evaluasi
vendor-vendor yang bekerja sama dengan PT United Tractors
Tbk. Waktu penilaian vendor dapat dilakukan minimal
setahun sekali. Untuk vendor project, penilaian dilakukan
sesuai dengan kontrak yang telah disepakati.
2) Department Procurement I mengumpulkan data-data
performa vendor setahun terakhir yang diperoleh dari quality
inspection, catatan mengenai penerimaan barang dan atau jasa
serta data klaim atas vendor tersebut.
3) Department Procurement I melakukan evaluasi vendor atas
aspek Quality, Cost, Delivery, Safety, Moral, Productivity
(QCDSMP). Jika terdeteksi terdapat barang dan atau jasa yang
tidak sesuai dengan aspek QCDSMP, maka PT United
Tractors Tbk akan memberitahukan ke vendor terkait atau
dapat juga langsung menghentikan kerja sama.
4) Department Procurement I mengirimkan feedback ke vendor
secara tertulis (Form Evaluasi Vendor) atas hasil evaluasi
performa vendor. Form evaluasi vendor dapat dilihat pada
lampiran 2.
5) Department Procurement I memastikan bahwa evaluasi
vendor dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
47
Hasil dari evaluasi vendor ini berisi keputusan dari pihak

PT United Tractors Tbk untuk melanjutkan kerjasama dengan
vendor terkait atau memutuskan kerjasama dengan vendor
tersebut.
Supaya lebih jelasnya, flowchart evaluasi vendor dapat
dilihat pada tabel 4.3 yang ada di bawah ini.
Bagan 4.3 Flowchart Evaluasi Vendor

United Tractors Tbk
48
4.1.3 Pembelian Barang Non-Prinsipal
Barang non-prinsipal adalah barang pelengkap atau tambahan yang
dibutuhkan oleh unit. Barang non-prinsipal terdiri dari optional unit yaitu
suatu komponen yang digunakan untuk melengkapi alat kerja seperti Cabin
dan AC Local, sedangkan attachment unit yaitu suatu komponen yang
digunakan sebagai alat kerja seperti Vessel dan Bucket.
Gambar 3.6 Barang Non-Prinsipal
CABIN AC LOCAL BUCKET VESSEL
Sumber : PT United Tractors Tbk
Pembelian non-prinsipal yaitu pembelian barang selain unit yang

dilakukan oleh PT United Tractors Tbk untuk keperluan tambahan dari
unit tersebut. Pembelian non-prinsipal ini tidak melalui produsen
langsung, melainkan melalui pihak supplier atas barang tambahan
tersebut .
Corporate Procurement & Investment (PIN) Group Department
Head memastikan proses pembelian barang dan atau jasa berjalan sesuai
dengan ketentuan yang telah ditetapkan perusahaan.
Department Procurement I melaksanakan, memonitor dan me-
review transaksi pembelian barang dan atau jasa dengan tujuan agar
setiap transaksi dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
49
a. Ketentuan Pembelian Non-Prinsipal
Melakukan proses pembelian barang non-prinsipal memiliki

beberapa ketentuan yang telah di buat oleh PT United Tractors Tbk
yaitu sebagai berikut.
1) Untuk pengadaan barang berupa fixed asset, sebelum membuat
PR, user harus mendapatkan persetujuan Permohonan Investasi
(PI) terlebih dahulu.
2) Proses pembuatan Purchase Requisition (PR) diatur sebagai
berikut:
a) Dibuat melalui program SAP oleh user.
b) Dibuat sebelum terjadinya transaksi dengan vendor.
c) Telah disetujui oleh Department Head terkait.
d) Jika terdapat PR dengan nilai lebih dari Rp. 25.000.000
(dua puluh lima juta rupiah), maka user harus mengisi
Form Permohonan yang diajukan ke Direksi terlebih
dahulu sebelum melakukan input PR ke SAP. Form
Permohonan tersebut ditandatangani oleh Division Head
terkait, PIN Group Department Head, Direktur terkait, dan
Corporate Finance & Accounting Director.
3) Aturan penandatanganan Purchase Order (PO) adalah sebagai
berikut:
a) Sampai dengan Rp. 5.000.000 (lima juta rupiah),
ditandatangani oleh Procurement I Department Head.
b) Diatas Rp. 5.000.000 (lima juta rupiah) sampai dengan Rp.
5.000.000 (dua puluh lima juta rupiah), ditandatangani oleh
PIN Group Department Head.
c) Diatas Rp. 25.000.000 (dua puluh lima juta rupiah),
ditandatangani oleh PIN Group Department Head dan
Corporate Finance & Accounting Director.
4) Pengadaan barang dan atau jasa harus mengikuti ketentuan
pajak yang berlaku.
50
5) Pengadaan barang dan atau jasa harus diposting di SAP pada

akun yang benar sesuai dengan chart of account PT United
Tractors.
6) Penerimaan barang harus dilengkapi dengan dokumen
pengiriman barang dari vendor, yang terdiri dari:
a) Surat Pengiriman Barang / Surat Jalan
b) Berita Acara Serah Terima (BAST) asli untuk barang /
Berita Acara Penyerahan Pekerjaan (BAPP) asli untuk jasa.
c) Copy Purchase Order (PO).
7) Department Procurement I bersama-sama user harus
melakukan pengecekan untuk memastikan bahwa barang yang
diterima dalam kondisi baik dan sesuai dengan Purchase Order
(PO) dari user.
8) Sebelum dilakukan pembayaran harus dilakukan validasi atas
dokumen-dokumen penagihan terlebih dahulu guna
memastikan bahwa seluruh dokumen telah lengkap dan sah,
yang terdiri dari:
1) Surat Pengiriman Barang / Surat Jalan.
2) Berita Acara Serah Terima (BAST) asli untuk barang /
Berita Acara Penyerahan Pekerjaan (BAPP) asli untuk jasa.
3) Copy Purchase Order (PO).
4) Invoice asli.
5) Faktur Pajak asli.
9) Department Procurement I dapat mengajukan klaim kepada
vendor jika barang dan atau jasa yang diterima tidak sesuai
dengan Purchase Order.
10) Secara berkala Department Procurement I melakukan maintain
purchasing database sebagai referensi user dalam menyusun
master budget plan, yang berisi informasi harga dan leadtime
pembelian.
51
b. Proses Pembelian Non-Prinsipal
Berikut ini merupakan proses pembelian non-prinsipal yang

dilakukan oleh Procurement I Department Head yaitu.
1) Department Procurement I melakukan analisa atas approved
Purchase Requistion (PR) dari user, yang meliputi kelengkapan
spesifikasi dalam penentuan vendor.
2) Department Procurement I mencari atau mengusulkan beberapa
alternatif vendor (dapat dibantu oleh user), menerima
penawaran dari vendor, serta melakukan analisa untuk
menentukan satu vendor yang akan dipilih untuk mengerjakan
pekerjaan yang diberikan oleh PT United Tractors Tbk, dengan
mengacu pada SOP Manajemen Vendor.
3) Department Procurement I membuat Purchase Order kepada
vendor untuk pemesanan barang dan atau jasa.
4) Setelah pejabat yang berwenang memberikan approval atas
Purchase Order sesuai dengan mekanisme approval yang sudah
disepakati, kemudian Department Procurement I mencetak dan
mengirim approved Purchase Order kepada vendor terkait.
52
Supaya lebih jelasnya, flowchart pembelian non-prinsipal

dapat dilihat pada tabel 4.4 yang ada di bawah ini.
Tabel 4.4 Flowchart Pembelian Non-Prinsipal

Group, PT United Tractors Tbk
53
c. Proses Setelah Melakukan Pemesanan Pembelian Non-Prinsipal
Barang yang sudah di pesan oleh Department Procurement I,

lalu dikirimkan oleh pihak vendor dengan melampirkan dokumen-
dokumen yang terkait pembelian tersebut. Berikut ini merupakan
proses setelah melakukan pemesanan pembelian non-prinsipal yang
dilakukan oleh Department Procurement I yaitu.
1) Department Procurement I memonitor kesiapan pengiriman
barang dan atau jasa dari vendor sesuai dengan jadwal yang
sudah disepakati bersama, dan bila diperlukan dilakukan
pengecekan langsung ke lokasi vendor.
2) Department Procurement I memonitor status pengiriman
barang dan atau jasa berdasarkan informasi dari vendor atau
forwarder.
3) User dan Department Procurement I bersama-sama menerima
barang dan atau jasa dari vendor, yang disertai dengan dokumen
pengiriman barang.
4) Corporate Procurement Policy, AP Management, dan Control
Department (CAC) menerima & memvalidasi dokumen
penagihan guna memastikan seluruh dokumen telah lengkap
dan sah serta melakukan posting invoice yang sudah divalidasi
ke dalam SAP.
54
Supaya lebih jelasnya, flowchart setelah pemesanan

pembelian non-prinsipal dapat dilihat pada tabel 4.5 yang ada di
bawah ini.
Tabel 4.5 Flowchart Setelah Pemesanan Pembelian Non-Prinsipal

United Tractors Tbk
d. Proses Pengajuan Klaim

55
Setelah barang diterima oleh Department Procurement I,

dilakukan pengecekan fisik dari barang tersebut. Apabila
ditemukan kerusakan pada barang maka pihak Department
Procurement I melakukan pengajuan klaim terhadap barang
tersebut supaya dapat dilakukan pergantian barang. Berikut ini
merupakan proses pengajuan klaim atas barang yang sudah di beli
oleh Department Procurement I yaitu.
1) Department Procurement I memeriksa syarat dan ketentuan
garansi untuk menentukan kelayakan klaim atas barang dan atau
jasa.
2) User mengisi berita acara ketidak sesuaian barang / jasa dan
menyiapkan data yang diperlukan seperti foto-foto kerusakan,
kemudian memberikannya ke Department Procurement I untuk
dilakukan pengajuan klaim kepada vendor sesuai kesepakatan.
3) Department Procurement I mengajukan klaim kepada vendor
atas kegagalan performa, keterlambatan pengiriman, maupun
ketidaksesuaian spesifikasi.
4) Department Procurement I memonitor proses klaim di vendor
untuk mengetahui status klaim dan memberikan informasi
kepada user mengenai status klaim tersebut, termasuk
dokumentasi atas hasil klaim.
5) Department Procurement I memastikan adanya penggantian
yang pantas dan sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati
sebelumnya.
56
Supaya lebih jelasnya, flowchart pengajuan klaim dapat

dilihat pada tabel 4.6 yang ada di bawah ini.
Tabel 4.6 Flowchart Pengajuan Klaim

United Tractors Tbk
57
e. Proses Pengajuan Pembayaran
Barang yang sudah sesuai dengan pesanan dan tidak ada

kerusakan. Pihak vendor mengirimkan dokumen pembayaran
kepada Department Procurement I, lalu memberikan kepada
Control Department (CAC) untuk dilakukan pengajuan
permohonan pembayaran kepada Treasury and Budget Department.
Berikut ini merupakan proses pengajuan pembayaran atas barang
yang sudah di beli oleh Department Procurement I yaitu.
a. Control Department (CAC) melakukan rekonsiliasi Account
Payable (AP), termasuk diantaranya: nilai penagihan atas
pembelian, pembayaran uang muka, dan debit AP akibat
diterimanya klaim.
b. Control Department (CAC) membuat dan mengajukan
permohonan pembayaran beserta informasi tanggal jatuh
temponya ke Treasury and Budget Department.
Supaya lebih jelasnya, flowchart pengajuan pembayaran
dapat dilihat pada tabel 4.7 yang ada di bawah ini.
Tabel 4.7 Flowchart Pengajuan Pembayaran

Group, PT United Tractors Tbk.
58
4.2 Kendala dalam Pengadaan Barang dan Jasa Non-Prinsipal pada

Department Procurement I di PT United Tractors Tbk
Kendala yang dihadapi dalam prosedur pengadaan barang dan jasa

non-prinsipal dibagi menjadi 2 (dua) yaitu sebagai berikut.
a. Kendala Legalitas
Pengumpulan dokumen persyaratan untuk penentuan vendor
mengalami keterlambatan karena banyaknya dokumen yang harus
dilengkapi oleh perusahaan yang ingin bekerja sama dengan PT United
Tractors Tbk seperti Akta Perusahaan, Tanda Daftar Perusahaan (TDP),
Surat Izin Tempat Usaha (SITU), dan lain-lain yang dapat dilihat dalam
lampiran, sehingga dibutuhkan waktu yang lama untuk pengiriman
dokumen tersebut kepada kantor pusat PT United Tractors yang ada di
Jakarta.
b. Kendala Teknis
Prosedur pengadaan barang dan jasa non-prinsipal memiliki tahapan

yang sangat banyak. Kurangnya staf administrasi department
procurement I membuat proses pengadaan barang tersebut menjadi
terhambat, khususnya pada saat melakukan pengecekan dan
pengumpulan persyaratan dokumen legalitas vendor. Staf tersebut juga
melakukan tugas procurement yang lain seperti melakukan survei ke
lokasi vendor yang jaraknya lumayan jauh dan membuat pesanan
pembelian barang, jika staf tersebut berhalangan hadir maka dokumen
legalitas vendor akan menumpuk yang berakibat pada penentuan
vendor membutuhkan waktu yang lama.
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan pada pembahasan mengenai prosedur pengadaan

barang non-prinsipal pada Department Procurement I di PT United Tractors
Tbk dan hasil on the job training selama 2 bulan, maka kesimpulan yang
dapat penulis sampaikan adalah :
a. Pengadaan barang non-prinsipal di PT United Tractros Tbk yang
dilakukan oleh Department Procurement I sudah berjalan sesuai
dengan prosedur. Sebelum melakukan kegiatan pengadaan barang non-
prinsipal di awali dengan membuat perencanaan yang disusun oleh
Marketing Division dan Department Procurement I setiap 1 tahun
sekali. Pengadaan barang non-prinsipal melalui dua tahap yakni
menentukan vendor dan pembelian barang non-prinsipal. Department
Procurement I menentukan vendor yang sesuai dengan cara penunjukan
langsung dan melalui sistem tender serta memastikan vendor yang
bertransaksi dengan PT United Tractors Tbk merupakan vendor yang
berkompeten, bukan sebagai vendor broker (perantara), dan tidak
memiliki hubungan kekeluargaan dengan karyawan PT United
Tractors. Proses pembelian barang dilakukan dengan melakukan
pemesanan kepada vendor yang sudah terpilih, lalu vendor
menyediakan barang yang dibutuhkan oleh Department Procurement I,
kemudian dilakukan pengecekan kesesuaian barang dengan pesanan,
setelah itu dilakukan proses pembayaran oleh Treasury & Budget
Department.
59
60
b. Kelemahan pada saat implementasi prosedur pengadaan barang non-

prinsipal pada Department Procurement I di PT United Tractors Tbk
yakni pada saat proses penentuan vendor, dimana persyaratan legal due
diligence vendor harus dilengkapi sesuai dengan batas waktu yang telah
ditentukan tetapi sering adanya keterlambatan dalam pengumpulan
dokumen persyaratan legalitas vendor. Hal ini disebabkan karena
dokumen vendor yang dibutuhkan baru dibuat serta lamanya
pengiriman dokumen tersebut untuk diberikan kepada Department
Procurement I sehingga menghambat proses penentuan vendor
tersebut.
5.2 Saran
Berdasarkan hasil praktik kerja lapangan dan pembahasan mengenai

prosedur pengadaan barang non-prinsipal pada Department Procurement I
di PT United Tractors Tbk, maka penulis memberikan saran guna
memperbaiki pelayanan terhadap pengadaan barang, yakni sebagai berikut:
a. Agar proses pengadaan barang tidak tertunda dikarenakan terlambatnya
pengumpulan dokumen persyaratan legalitas vendor, sebaiknya staf
Department Procurement I PT United Tractors Tbk terus mem-follow
up perusahaan atau dstributor agar segera mengirimkan dokumen yang
kurang lengkap agar proses penentuan vendor dapat berlangsung dan
pemesanan barang dapat terlakasana dengan cepat.
b. Dalam hal melakukan pengecekan dan pengumpulan persyaratan
dokumen legalitas vendor, PT United Tractors Tbk hanya
memperkerjakan 1 (satu) orang staf untuk mengurus administrasi
procurement. Padahal staf tersebut juga mengerjakan tugas
procurement yang lain seperti melakukan survei ke lokasi vendor yang
jaraknya lumayan jauh dan membuat pesanan pembelian barang. Belum
61
lagi jika staf tersebut berhalangan hadir, maka dokumen legalitas

vendor akan menumpuk dan berimbas pada penentuan vendor yang
terhambat. Sebaiknya, staf yang lain juga diberikan wewenang dalam
menangani masalah pengumpulan dan pengecekan dokumen legalitas
supaya proses pengadaan barang dapat dilakukan secara tepat waktu.
c. Proses pengadaan barang dan jasa pada PT United Tractors Tbk
sebaiknya dilakukan secara elektronik melalui e-procument. Hal ini
bertujuan untuk melakukan proses pengadaaan barang dan jasa secara
efektif dan efisien di PT United Tractors Tbk.
62
DAFTAR PUSTAKA
Dintati, Hamdan. 2014. Manajemen Proyek. Jakarta : Pustaka Setia
Dwiantara, Lukas., Rumsari Hadi Sumarto. 2004. Manajemen Logistik. Jakarta :

Grasindo
Handoko, T. Hani. 2009. Manajemen. Yogyakarta : BPFE-YOGYAKARTA
Hansen, Seng. 2015. Manajemen Kontrak Kontruksi. Jakarta : PT Gramedia

Pustaka Utama
Mulyadi. 2013. Sistem Akuntansi. Yogyakarta : Salemba Empat
Puspitawati, Lilis., Sri Dewi Anggadini. 2011. Sistem Informasi Akuntansi.

Yogyakarta: Graha Ilmu
Soemarso. 2009. Akuntansi Suatu Pengantar. Jakarta : Salemba Empat
Wijayanto, Dian. 2012. Pengantar Manajemen. Jakarta : PT Gramedia Pustaka

Utama
Yahya, Marzuki., Endah Fitri Susanti. 2012. Buku Pintar Pengadaan Barang dan
Jasa Pemerintah. Jakarta : Laskar Aksara
Standar Operasional Prosedur Manajemen Vendor
Standar Operasional Prosedur Pembelian Non-Prinsipal
Jurnal :
Dewi, Shinta Dwi Prana dkk. 2015. “Analisis Sistem dan Prosedut Akuntansi
Penjualan dan Penerimaan Kas dalam Upaya Meningkatkan Pengendalian
Intern (Studi Kasus pada PT. Enseval Putera Megatrading Tbk Malang)”.
Jurnal Administrasi Bisnis (JAB). Volume 21, No. 1.
(http://administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id diakses 22 April 2018).
Website :
www.unitedtractors.com. Profil PT United Tractors Tbk. Diakses 30 Maret 2018

www.kbbi.web.id. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Diakses 11 April 2018
63
LAMPIRAN
LAMPIRAN 1
Daftar Pertanyaan Wawancara
1. Apa saja persyaratan yang diperlukan untuk menentukan vendor pengadaan

barang dan jasa non-prinsipal di PT United Tractors?
2. Bagaimana prosedur penentuan vendor dalam pengadaan barang dan jasa
non-prinsipal di PT United Tractors?
3. Apa saja ketentuan pembelian non-prinsipal di PT United Tractors?
4. Bagaimana prosedur pembelian barang dan jasa non-prinsipal di PT United
Tractors?
5. Siapa yang membuat peraturan untuk pembelian barang dan jasa non-
prinsipal ?
6. Kendala apa saja yang terjadi dalam melakukan proses pengadaan barang
dan jasa non-prinsipal di PT United Tractors?
64
LAMPIRAN 2
Form Evaluasi Vendor

LAMPIRAN 3 65
Surat Pernyataan Bank
SURAT PERNYATAAN
Yang bertandatangan di bawah ini:
Nama : [*]
Alamat : [*]
No. KTP : [*]
Masa Berlaku : [*]
Adalah [jabatan] [badan hukum, entah itu PT, CV, Firma atau Koperasi], oleh
karenanya sah bertindak untuk dan atas [nama badan hukum], dengan ini
menyatakan hal-hal sebagai berikut:
1. bahwa Rekening yang dimaksud berdasarkan [surat no[*]/perjanjian no[*]

Invoice No [*]] tertanggal [*] atas nama [*] No Rek [*] bank [*] Cabang [*]
adalah rekening yang ditunjuk oleh PT [*];
2. bahwa rekening tersebut adalah sah dan dengan ini membebaskan PT

United Tractors, Tbk dari segala tuntutan hukum dari pihak manapun
sehubungan dengan penunjukkan rekening ini serta akan mengganti segala
kerugian yang timbul bila dikemudian hari ada tuntutan hukum dari pihak
manapun tanpa terkecuali;
3. bahwa berdasarkan [Akte pendirian untuk badan hukum atau AD untuk PT

[*]], saya adalah pejabat yang berwenang dan tidak ada satu pihak manapun
yang berhak untuk dan atas nama [badan hukum [*]] tersebut, dan setiap
perubahan kepemilikan, jabatan atas [badan hukum [*]] hanya berlaku
mengikat setelah ditandatanganinya Surat Pernyataan yang baru
berdasarkan perubahan Akte [badan hukum] /Anggaran Dasar PT [*] sebagai
pengganti dari Surat Pernyataan ini;
Demikian Surat Pernyataan ini dibuat dengan sebenarnya dan menjadi bukti
hukum utama dan tidak dapat disimpangi oleh bukti hukum lainnya, berlaku
sejak Surat Pernyataan ini dibuat dan atau pada saat transfer ke rekening yang
ditunjuk oleh [badan hukum [*] telah diterima/dilakukan.
Jakarta
[nama badan hukum]
[Nama Lengkap]
Setingkat Direksi
LAMPIRAN 4 66
Surat Pernyataan Bukan Broker
SURAT PERNYATAAN
Nama : [*]
Alamat : [*]
No. KTP : [*]
Masa Berlaku : [*]
adalah [jabatan] [badan hukum, entah itu PT, CV, Firma atau Koperasi],
oleh karenanya sah bertindak untuk dan atas [nama badan hukum],
dengan ini menyatakan bahwa [nama badan hukum] adalah perusahaan
yang bergerak dalam bidang [..........] dan bukan merupakan broker atau
sejenisnya.
Demikian Surat Pernyataan ini dibuat dengan sebenarnya dan menjadi

bukti hukum utama dan tidak dapat disimpangi oleh bukti hukum lainnya,
berlaku sejak Surat Pernyataan ini dibuat dan ditanda-tangani.
Jakarta
[nama badan hukum]
[Nama Lengkap]
Setingkat Direksi
LAMPIRAN 5 67
Surat Pernyataan Pajak
SURAT PERNYATAAN
Yang bertandatangan di bawah ini :
Nama : [*]
Alamat : [*]
No. KTP : [*]
Masa Berlaku : [*]
karenanya sah bertindak untuk dan atas nama [nama badan hukum], dengan
ini menyatakan hal-hal sebagai berikut :
1. Kami akan menyetorkan dan melaporkan PPN atas faktur pajak yang kami
terbitkan kepada PT United Tractors Tbk sesuai masanya, dan kemudian
memberikan salinan bukti lapor tersebut kepada PT United Tractors Tbk.
2. Apabila di kemudian hari ternyata kami tidak menyetorkan dan melaporkan

PPN atas faktur pajak yang kami terbitkan, dan mengakibatkan PT United
Tractors Tbk dikenakan sanksi oleh kantor pajak PT United Tractors Tbk,
maka kami bersedia membayar sanksi sebesar kerugian yang ditanggung
oleh PT United Tractors Tbk.
3. Apabila kami tidak melakukan pembayaran sanksi sebagaimana yg

disebutkan pada ayat 2 diatas, kami bersedia meyerahkan asset kepada PT
United Tractors Tbk sampai kami menyetorkan dan melaporkan PPN atas
faktur pajak yang kami terbitkan.
4. Dalam hal kami tidak mematuhi surat pernyataan ini, Kami menyatakan
bersedia untuk tidak lagi menjadi mitra PT United Tractors. Hal ini tidak
menghilangkan kewajiban kami untuk melakukan pembayaran PPN dan
sanksi kepada PT United Tractors Tbk.
sejak Surat Pernyataan ini dibuat dan ditandatangani.
Jakarta,
[nama badan hukum]
[Nama Lengkap]
LAMPIRAN 6 68
Surat Pernyataan Etika Bertransaksi
SURAT PERNYATAAN
Nama : [*]
Alamat : [*]
No. KTP : [*]
Masa Berlaku : [*]
karenanya sah bertindak untuk dan atas [nama badan hukum], dengan ini
menyatakan hal-hal sebagai berikut:
1. Bahwa guna meningkatkan kerjasama yang lebih baik lagi serta

penegakan etika bisnis dan tata-kelola perusahaan ( Good Corporate
Governance ) di lingkungan PT United Tractors Tbk (”UT”), saya baik
sebagai pribadi maupun [nama badan hukum], dengan ini tidak akan
melakukan pemberian hadiah dan sejenisnya kepada karyawan UT yang
bersifat pribadi;
2. Bahwa sekiranya ada karyawan UT yang melakukan pungutan /permintaan

di luar ketentuan perusahaan, kami bersedia untuk segera
menginformasikan atau melaporkan kepada UT;
sejak Surat Pernyataan ini dibuat dan ditanda-tangani.
Jakarta
[nama badan hukum]
[Nama Lengkap]
Setingkat Direksi
LAMPIRAN 7 69
Surat Pernyataan Tidak Ada Hubungan Keluaarga
SURAT PERNYATAAN
Nama : [*]
Alamat : [*]
No. KTP : [*]
Masa Berlaku : [*]
adalah [jabatan] [badan hukum, entah itu PT, CV, Firma atau Koperasi],
oleh karenanya sah bertindak untuk dan atas [nama badan hukum],
dengan ini menyatakan bahwa saya baik sebagai pribadi maupun atas
nama [nama badan hukum] tidak mempunyai hubungan kekeluargaan
atau bukan keluarga karyawan PT United Tractors Tbk.
Demikian Surat Pernyataan ini dibuat dengan sebenarnya dan menjadi

bukti hukum utama dan tidak dapat disimpangi oleh bukti hukum lainnya,
berlaku sejak Surat Pernyataan ini dibuat dan ditanda-tangani.
Jakarta,
[nama badan hukum]
[Nama Lengkap]
Setingkat Direksi
LAMPIRAN 8 70
Kartu NPWP
71
72
73
74
75
76

Prosedur Pengadaan Barang Non-Prinsipal Pada Department Procurement I Di PT United Tractors TBK

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Prosedur Pengadaan Barang Non-Prinsipal Pada Department Procurement I Di PT United Tractors TBK

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PROSEDUR PENGADAAN BARANG NON-PRINSIPAL PADA

DEPARTMENT PROCUREMENT I DI PT UNITED TRACTORS TBK

TRATAMA HELMI SUPANJI

LAPORAN TUGAS AKHIR

PROGRAM STUDI D3 ADMINISTRASI BISNIS

Nama : Tratama Helmi Supanji

Depok, 24 Juni 2018

Dra. Mawarta O Sinaga., M.Si Endah Wartiningsih, S.E., MM

Titik Purwinarti, S.Sos., M.Pd

Nama : Tratama Helmi Supanji

Ketua Sidang : Endah Wartiningsih, S.E., MM ................................

Penguji I : Riza Hadikusuma, M.Ag ................................

Penguji II : Wahyudi Utomo, S. Sos., M.Si .............................

Penulis menyadari bahwa penulisan laporan ini masih banyak memiliki

Depok, 24 Juni 2018

HALAMAN JUDUL ........................................................................................i

Gambar 3.1 Sejarah PT United Tractors ............................................................... 18

Gambar 3.2 Logo Perusahaan ............................................................................... 19

Gambar 3.3 Struktur Bisnis PT United Tractors ................................................... 22

Gambar 3.4 Struktur Organisasi PT United Tractors ............................................ 24

Gambar 3.5 Struktur Organisasi Divisi Procurement and Investment .................. 25

Gambar 3.6 Barang Non-Prinsipal ........................................................................ 48

Tabel 4.1 Flowchart Penunjukan Langsung ......................................................... 43

Tabel 4.2 Flowchart Sistem Tender ...................................................................... 45

Tabel 4.3 Flowchart Evaluasi Vendor .................................................................. 47

Tabel 4.4 Flowchart Pembelian Non-Prinsipal ..................................................... 52

Tabel 4.5 Flowchart Setelah Pemesanan Pembelian Non-Prinsipal ..................... 54

Tabel 4.6 Flowchart Pengajuan Klaim ................................................................. 56

Tabel 4.7 Flowchart Pengajuan Pembayaran........................................................ 57

Lampiran 1 : Daftar Pertanyaan Wawancara

Lampiran 2 : Form Evaluasi Vendor

Lampiran 3 : Surat Pernyataan Bank

Lampiran 4 : Surat Pernyataan Bukan Broker

Lampiran 5 : Surat Pernyataan Pajak

Lampiran 6 : Surat Pernyataan Etika Bertransaksi

Lampiran 7 : Surat Pernyataan Tidak Ada Hubungan Keluarga

Lampiran 8 : Kartu Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)

Lampiran 9 : Purchase Order (PO)

Lampiran 10 : Berita Acara Serah Terima (BAST)

Lampiran 11 : Tanda Daftar Perusahaan (TDP)

Lampiran 12 : Surat Keterangan Domisili Perusahaan

Lampiran 13 : Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)

Lampiran 14 : Standar Operasional Prosedur Manajemen Vendor

Lampiran 15 : Standar Operasional Prosedur Pembelian Non-Prinsipal

1.1 Latar Belakang

Kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan administrasi

Perusahaan swasta maupun pemerintah sangat membutuhkan sarana

Kegiatan pengadaan barang lebih dikenal dengan istilah

Pengadaan barang pada PT United Tractors Tbk dibagi menjadi 2

Department Procurement I di PT United Tractors Tbk adalah bagian

administrasi dalam pengadaan barang sangat penting untuk proses

Berdasarkan latar belakang, penulis tertarik untuk mengetahui lebih

1.2 Rumusan masalah

Penulis memberikan batasan-batasan yang akan dibahas dalam

a. Bagaimana prosedur pengadaan barang non-prinsipal pada Department

b. Apa saja kendala yang dihadapi dalam pengadaaan barang non-prinsipal

1.3 Tujuan Penulisan

Tujuan yang ingin dicapai penulis dalam penulisan Laporan Tugas

1.4 Manfaat Penulisan

Laporan tugas akhir ini diharapkan dapat memberikan beberapa manfaat

3) Bagi ilmu pengetahuan dapat menambah informasi dan relasi bagi

1.5 Metode Pengumpulan Data

Metode yang digunakan oleh penulis untuk mendapatkan data dalam