LAPORAN

Proses Pendisposisian Surat Masuk
PROFIL SEKOLAH
1 NAMA SEKOLAH SMK N 1 TAMBUSAI UTARA
2. NSS 504140501001
3 NPSS 10495733
TPHP
4 STATUS AKREDITAS TKJ
AKUNTANSI
Bangun Jaya Kec.Tambusai Utara

5 ALAMAT SEKOLAH
Kab.Rokan Hulu
3695/421.5.DP-LPM/2007 Izin
operasional dari dinas pendidikan
6 SK PENDIRIAN
sebagai sekolah swasta tanggal 27
JULI 2007
A. Teknik Pengelolah Hasil
BIDANG Pertanian
7
PROGRAM/KEAHLIAN B. Teknik Komputer dan Jaringan
C. Akuntansi
8. KEPALA SEKOLAH JOKO SUTANTO,S SI
NIP 19770611 200101 1 012
SK yang Mengangkat LPM Desa Bangun Jaya
Nomor SK 030/LPM-BJ/SMK.Tekn.T.U/I/2008
Tanggal 01-Jan-08
9. KOMITE SEKOLAH :
NAMA Barju Kiswoto
Nomor SK 01/LPM-
BJ/SMK.Tekn.T.U/VII/2007
Tanggal 25-Jul-07
1 Lisa Sri Ayu Lestari

NISN: 9992761887
IDENTITAS PESERTA PRAKERIN
1. Nama : Lisa Sri Ayu Lestari

2. Nomor Induk Siswa : 9992761887
3. Tempat Tanggal Lahir : Langga Payung , 22 Juli 1999
4. Jenis Kelamin : Perempuan
5. Agama : Islam
6. Program Keahlian : Akuntansi
7. Alamat : Bangun Jaya
8. Nama Orang Tua / Wali
a. Bapak : Mardiono
b. Ibu : Rosmawati
c. Wali : -
9. Pekerjaan Orang Tua/Wali
a. Bapak : Wirausaha
b. Ibu : Ibu Rumah Tangga
c. Wali : -
10. Alamat Orang Tua : Bangun Jaya
11. Alamat Wali : -

NISN: 9992761887
VISI DAN MISI SEKOLAH
A. Visi Sekolah
1. Terwujudnya Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) yang berbasis
Teknologi di Tambusai Utara khususnya, dan Kabupaten Rokan Hulu
umumnya. Untuk menjadi Lembaga Pendidikan yang berperan dalam
ketrampilan dan keahlian dalam bidang teknologi.
B. Misi Sekolah
1. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan yang berbasis pasar dan
kompetensi (market and competensi base ciriculum)
2. Menanamkan rasa tanggung jawab pelaksanaan ajaran agama yang dianut
sebagai sumber kejujuran, keadilan, dan keikhlasan dalam berbuat dan
bertingkahlaku.
3. Melaksanakan kegiatan belanja mengajar yang berorientasi pada
pencapaian kompetensi berstandar nasional dan internasional dengan
mengoptimalkan:
a. Pemanfaatan ruang belajar dan peralatan secara efektif dan efisien
b. Profesionalisme guru dan karyawan
c. Memaksimalkan potensi bangsa
4. Pengembangan dan mengintensifkan hubungan sekolah dengan Dunia
Usaha dan Dunia Industri.
5. Menerapkan pengelolaan sekolah dengan pola management peningkatan
mutu berbasis sekolah (School Basic Management).

NISN: 9992761887
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN KEGIATAN PRAKTEK KERJA INDUSTRI
(PRAKERIN)
DI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
PEKANBARU - RIAU
Judul Laporan :
Nama Siswa : Lisa Sri Ayu Lestari
NISN : 9992761887
Alamat DUDI : Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Ketua Jurusan Pembimbing Sekolah
Alminatun, S.Pd Sri Asnani, S.Sos.I
Pembimbing Perusahaan 1 Pembimbing Perusahaan 2
Andriani Datau S,Sos Tengku Ismaliza A.Md

NIP:19691122 200212 2 007 NIP:19851010 201001 2 021
Menyetujui
Kepala Sekolah
SMK N 1 Tambusai Utara
Joko Sutanto, S,Si

NIP . 19770611 201001 1 01

NISN: 9992761887
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
A. MOTTO :
1. Jangan pernah menyerah untuk mencapai apa yang kamu inginkan, karena
hidup itu tak semudah
apa yang kamu bayangkan.
2. Hargai orang lain jika kamu ingin dihargai oleh orang lain.
3. Belajarlah dari pengalaman karena pengalaman adalah guru terbaik.
4. Jika kamu ingin berbuat negatif berfikirlah lebih dari satu kali,
tetapi jika kamu ingin berbuat positif
berfikirlah cukup 1 kali saja.
5. Jangan hanya mengharap keberuntungan, cobalah untuk berusaha karena
keberuntungan tidak datang berkali-kali.
B. PERSEMBAHAN :
1. Kepala sekolah SMK N 1 TAMBUSAI UTARA dan bapak/ibu Guru yang
telah membimbing saya.
2. Ayah dan Ibu tercinta, segala hal terbaik yang kulakukan hanya untuk kalian
berdua.
3. Pembimbing dan semua karyawan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
khususnya di bagian kasubag kepegawaian dan umum.
4. Bapak dan Ibu guru, yang selalu mengajariku dengan baik dan
membimbingku dengan penuh kesabaran.
5. Teman-teman, yang selalu membuatku ceria dan mewarnai hariku.

NISN: 9992761887
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr.Wb
Alhamdulillah puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan
rahmat hidayah-Nya kepada kita semua sehingga Laporan Praktek Kerja Industri
(PRAKERIN) ini dapat diselesaikan seperti yang telah direncanakan sebelumnya.
Laporan Praktek Kerja Industri ini ditulis dalam upaya melengkapi syarat
ujian kelulusan sekolah. Dalam Laporan Praktek Kerja Industri ini masih banyak
terdapat kekurangan dan kesalahan. Walau demikian semoga dapat memberi manfaat
bagi pihak-pihak yang berkepentingan dan para pembaca.
Dalam penulisan Laporan ini tidak lepas dari berbagai hambatan dan
rintangan, akan tetapi berkat bantuan dari berbagai pihak, maka segala macam
hambatan dapat teratasi, untuk itu penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih
yang tulus kepada :
1. Bapak Joko sutanto,S.Si selaku Kepala Sekolah SMK Negeri 1 Tambusai
Utara.
2. Ibu Alminatun,S.Pd, selaku Kepala Jurusan Akuntansi dan Pembimbing
pembuatan laporan ini.
3. Ibu Sri Asnani S.Sos,i selaku pembimbing dalam praktek kerja industri.
4. Seluruh dewan guru SMK Negeri 1 Tambusai Utara yang tidak dapat penulis
sebutkan satu-persatu.
5. Bapak Raja Yoserizal ,S.Sos. M.sn selaku Kepala DINAS PERPUSTAKAAN
DAN KEARSIPAN PEKANBARU Provinsi Riau.
6. Ibu Hj SRI MULYANI selaku pimpinan bidang Kasubag umum dan
kepegawaian
7. Ibu Andriani Datau S,Sos, selaku pembimbing instansi.
8. Kedua orang tua, terima kasih atas kasih sayang, cinta, perhatian, dan
dukungannya, doa-doa ayah dan ibu yang memberikan kekuatan untuk meraih
cita-cita di hari esok.

NISN: 9992761887
Akhir kata penulis mengucapkan banyak terima kasih dan mohon maaf bila
ada kesalahan dalam pembuatan laporan ini.
PEKANBARU , April 2017

Penulis,
Lisa Sri Ayu Lestari

NISN : 9992761887

NISN: 9992761887
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN......................................................... i
MOTTO DAN PERSEMBAHAN.............................................. ii
KATA PENGANTAR................................................................... iii
DAFTAR ISI.................................................................................. iv
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Prakerin............................................ 1
1.2 Tujuan & Manfaat Prakerin....................................... 2
1.3 Waktu dan Tempat Pelaksanaan Prakerin.................. 3
1.4 Faktor Pendukung Prakerin........................................ 4
1.5 Perumusan Masalah................................................... 5
1.6 Metode penulisan....................................................... 6
BAB II PROFIL DAN STRUKTUR ORGANISASI DIPERSIP

2.1 Profil DIPERSIP........................................................ 7
2.2 Sejarah singkat DIPERSIP......................................... 8
2.3 Struktur Organisasi DIPERSIP.................................. 9
2.4 Tugas pokok dan Fungsi DIPERSIP ........................ 10
2.5 Janji dan maklumat pelayanan DIPERSIP ................ 11
2.6 Jenis-jenis layanan DIPERSIP................................... 12
2.7 Visi, Misi dan Moto DIPERSIP ................................ 13
BAB III PEMBAHASAN

3.1 Pengertian Disposisi Surat Masuk ............................ 11
3.2 Pengurusan Disposisi Surat Masuk........................... 13
3.3 Contoh lembar disposisi dan surat masuk................. 14
3.4 Tujuan Disposisi Surat Masuk .................................. 15
3.5 Penyimpanan Disposisi Surat Masuk........................ 16
3.6 Sistem disposisi surat masuk..................................... 17
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan................................................................ 18
4.2 Saran.......................................................................... 19
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
A. Absensi Siswa
B. Jurnal Kegiatan Siswa
C. Sertifikat

NISN: 9992761887
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Prakerin
Setiap siswa lulusan SMK dituntut untuk mempunyai suatu keahlian dan siap
kerja. Karena lulusan SMK biasanya belum diakui oleh pihak dunia usaha/
industri.oleh karena itu diadakan suatu program Pendidikan Sistem Ganda (PSG)
yaitu dengan Melaksanakan Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) agar setiap siswa
lulusan SMK mempunyai suatu pengalaman dalam dunia usaha sebelum memasuki
duania usaha tersebut secara nyata setelah lulus sekolah.
Sesuai dengan hasil pengamatan dan penelitian Direktorat Pendidikan Menengah
Kejuruan, pola penyelenggaraan di SMK belum secara tegas dapat menghasilkan
tamatan sebagaimana yang diharapkan. Hal tersebut dapat dilihat dari kondisi
pembelajaran yang belum kondusif untuk menghasilkan tenaga kerja yang
professional, karena keahlian professional seseorang tidak semata-mata diukur oleh
penguasaan unsur pengetahuan dan teknik bekerja, tetapi harus dilengkapi dengan
penguasaan kiat (arts) bekerja yang baik.
Ada dua pihak yaitu lembaga pendidikan dan lapangan kerja (industri/
perusahaan atau instansi tertentu) yang secara bersama-sama menyelenggarakan
suatu program keahlian kejuruan. Dengan demikian kedua belah pihak seharusnya
terlibat dan bertangguang jawab mulai dari tahap perencanaan program, tahap
penyelenggaraan, sampai penilaian dan penentuan kelulusan siswa.
Setelah siswa melaksanakan program Praktek Kerja Industri secara khusus siswa
diharapkan memperoleh pengalaman yang mencakup tinjauan tentang perusahaan,
dan kegiatan-kegiatan praktek yang berhubungan langsung dengan teknologi. Dan
mempersiapkan para siswa/siswi untuk belajar bekerja secara mandiri, bekerja
dalam suatu tim dan mengembangkan potensi dan keahlian sesuai dengan minat dan
bakat masing-masing.
1.2. Tujuan dan Manfaat Prakerin

NISN: 9992761887
a. Tujuan Prakerin
 Menghasilkan tenaga kerja yang memiliki keahlian profesional
(Dengan tingkat pengetahuan, keterampilan dan etos kerja yang sesuai
dengan lapangan kerja).
 Meningkatkan efisiensi proses pendidikan dan etos kerja yang sesuai
dengan lapangan kerja yang berkualitasprofesional.
 Meningkatkan, memperluas dan memantapkan proses penyerapan
teknologi baru darilapangan ke sekolah dan sebaliknya.
 Memperkokoh keterkaitan dan keterpaduan antara sekolah dengan
dunia usaha/dunia Industri.
b. Tujuan Penulisan Laporan :

 Untuk memperluas pengetahuan peserta didik tentang dunia industri.
 Untuk mengaplikasikan ilmu yang didapat selama sekolah di lapangan
kerja yang sesungguhnya.
 Melatih peserta didik agar terampil dalam menyusun, menguraikan dan
menyipulkan pengalaman kerja yang di dapat di industri ke dalam
bentuk laporan.
 Agar peserta didik dapat mengenal dan mengetahui keadaan dunia
industri yang sesngguhnya.
 Memberikan bukti tertulis kepada pihak sekolah dan industri tentang
semua kegiatan yang di lakukan selama di industri.
 Sebagai bahan pertanggung jawaban bahwa telah melaksanakan
praktek kerja industri.
 Sebagai salah satu syarat menempuh Uji Kompetensi Keahlian (UKK)
di SMK NEGERI 1TAMBUSAI UTARA Tahun Pelajaran 2016/2017
.
c. Manfaat Prakerin

NISN: 9992761887
Manfaat yang dapat diperoleh melalui kegiatan Praktik Kerja

Industri (Prakerin) adalah sebagai berikut :
1. Untuk meningkatkan, memperluas dan memantapkan
keterampilan yang membentuk para siswa sebagai bekal untuk
memasuki lapangan perkerjaan yang sesuai dengan program
studi yang di pilihnya.
2. Agar dapat menjalin suatu kerja sama antara perusahaan
dan sekolah.
3. Untuk meningkatkan pengenalan siswa pada aspek-aspek usaha
yang profesional yang handal dan menciptakan suatu
tenagakerjayang berkualitas, baik, terampil,
dan siap dipakai dalam lapangan kerja yang sesuai program studi
yang dipilihnya.
4. Sebagai wadah untuk mempraktekan dan menerapkan
sesuatu hal yang siswa lakukan atau pelajari disekolah.
a. Melatih siswa atau siswi mampu beradaptasi dan
bersosialisasi dengan dunia Industri atau usaha
b. Dapat membiasakan siswa/siswi untuk mampu
menanamkan kedisiplinan ketika di dunia usaha atau
industri.
5. Meningkatkan efesiensi proses pendidikan dan pelatihan tenaga
kerja yang berkualitas.
6. Memberi pengakuan dan penghargaan terhadap pengalaman
kerja sebagai bagian dari proses pendidikan.
7. Meningkatkan, memperluas dan memantapkan proses penetapan
teknologi baru dari lapangan kerja ke sekolah dan sebaliknya.
1.3. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Prakerin

NISN: 9992761887
a) Waktu Pelaksanaan Prakerin
Waktu pelaksanaan praktik kerja industri ini adalah selama empat

Bulan yakni dimulai pada tanggal 10 Januari sampai dengan selesai
yakni tanggal 05 Mei 2015.
b) Tempat Pelaksanaan Prakerin
Tempat pelaksanaan praktek kerja industry (Prakerin) yaitu di

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau. Di Jl. Jend, Sudirman
No,462 Telp./Fax (0761) 34068 Pekanbaru.
1.4. Faktor Pendukung Prakerin
Terdapat beberapa faktor pendukung dalam pelaksanaan prakerin, antara

lain :
a. Komputer
b. Printer Rak dokumen;
c. Fax/telphone;
d. Kalender;
e. Ac
f. Mesin Fotocopy
g. Pelubang kertas
h. Mesin Penghancur Kertas ( Paper Shredder ).
i. Alat Tulis Kantor
j. Pembimbing kepala peserta Prakerin, baik dari pihak sekolah maupun
pihak instansi.
1.5. Perumusan Masalah

NISN: 9992761887
Masalah yang akan penulis angkat dalam pembuatan laporan praktik

kerja industri ini adalah sebagai berikut :
“Bagaimanakah Teknik Penyusunan Proses Pendisposisian Surat Masuk di
Dinas Perpustakaan dan kearsipan Provinsi Riau?”
1.6. Metode Penulisan
Metode yang penulis gunakan dalam pembuatan laporan praktik kerja

industri adalah sebagai berikut :
a. secara langsung dengan karyawan-karyawan yang ada di kasubag umum
dan kepegawaian untuk mendapatkan informasi secara detail dan
Wawancara terperinci.
b. Observasi secara langsung cara kerja karyawan.
c. Data yang benar dan nyata yang dapat di jadikan sebagai dasar kajian
(analisis & keterampilan).
d. Mencari data secara tidak langsung, seperti data dari panduan praktik kerja
industri, dari media internet, dan dari buku-buku yang berhubungan dengan
judul laporan.
BAB II

NISN: 9992761887
PROFIL DAN STRUKTUR ORGANISASI

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
PROVINSI RIAU
2.1 Profil DIPERSIP
Nama Instansi : Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Provinsi Riau (DIPERSIP)
Tahun Berdiri : Pada Tahun 2002
Jenis Usaha : Sekertariat
Nama Kepala Badan : Raja Yoserizal S,sos,M.sn
Luas Instansi : -
Jumlah Pegawai :-
Nomor Telepon : (0761) 26613
Nomor Fax (0761) 34068
Alamat Instansi : Jl. Jend. Sudirman No 462 Pekanbaru – Riau

: Jl. Cut Nyak Dien No 3
2.2 Sejarah Singkat DIPERSIP

NISN: 9992761887
Dinas Perpustakaan dan Propinsi Riau berdasarkan Perdiri No.8 Tahun 2008
merupakan pengembangan dari organisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Riau. Perkembangan Perpustakaan dimulai pada tahun 1959 berdiri
Perpustakaan Negara di Tanjung Pinang, pada tahun 1967 Perpustakaan Negara
berpindah ke Pekanbaru seiring dengan berpindahnya Pusat Pemerintahan Provinsi
Riau, pada tahun 1978 Perpustakan Negara berubah menjadi Perpustakaan Wilayah
yang merupakan UPT Kanwil Dep. P. & K. Perkembangan Perpustakaan di Provinsi
Riau mulai menampakkan jati dirinya sejak tahun 1989 setelah secara organisasi
menjadi Perpustakaan Daerah yang merupakan Instansi Vertikal dari Lembaga
Pemerintah Non Departemen yaitu Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.
Sementara itu pada tahun 1992 karena kebutuhan organisasi dibentuk Sub Bagian
Arsip dan Ekspedisi yang merupakan bagian dari Biro Umum Pemerintah Daerah
Provinsi Riau. Karena beban tugas yang semakin meningkat pada Tahun 1996 Sub
Bagian Arsip dan Ekspedisi dikembangkan menjadi Kantor Arsip Daerah Provinsi
Riau. Pada tahun 1997 Perpustakaan Daerah Provinsi Riau berubah nama lagi
menjadi Perpustakaan Nasional Provinsi Riau.
Berdasarkan Perda Provinsi Riau Nomor: 28 Tahun 2001 Tentang Pembentukan,

Susunan Organisasi dan Tata Kerja Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Riau;
kedua Lembaga ini disatukan menjadi Badan Perpustakaan dan Arsip, sebagai amanat
dari Undang-undang Nomor: 22 Tahun 1999 Tentang Pemerintahan Daerah.
Dengan diundangkannya UU No.43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, dan

Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tahun
2007 tentang Perpustakaan, diharapkan setiap orang mengetahuinya, demikian juga
Pemangku Kepentingan / Stakeholders Perpustakaan. Kita tahu bahwa terbitnya UU
No. 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan bertujuan untuk meningkatkan kecerdasan

NISN: 9992761887
kehidupan bangsa melalui pengembangan dan pendayagunaan perpustakaan sebagai

sumber informasi berupa karya tulis, karya cetak, dan karya rekam.
Namun demikian untuk memahaminya, pemangku kepentingan tentu perlu

membaca,dengan membaca itu merupakan kunci untuk membuka jendela ilmu
pengetahuan (perpustakaan) sebagai sumber ilmu pengetahuan ataupun jendela ilmu
pengetahuan, sebagai peserta sosialisasi maupun Pelatihan atau diklat teknis tentang
Perpustakaan. Langkah yg perlu ditindaklanjuti yakni dengan melaksanakan seperti:
sosialisasi UU No. 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan dan PP No, 24 Tahun 20014,
seminar perpustakaan, pameran perpustakaan, melaksanakan berbagai jenis lomba
perpustakaan.Berdasarkan UU No. 23 Tahun 2017 Badan Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi Provinsi Riau berganti nama menjadi Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Riau.
 Gedung Perpustakaan Soeman Hs diresmikan pemakaiannya oleh Gubernur

Riau H.M. Rusli Zainal pada tanggal 24 Juni 2008.
 Saat ini Perpustakaan Soeman Hs telah beberapa kali mendapatkan

penghargaan Nasional di bidang fasilitas dan layanan berbasis teknologi
informasi, antara lain peningkatan penilaian grade/tingkat, pada tahun 2010
grade C, 2011 grade B, dan terakhir pada tahun 2012 mendapat penilaian
grade A sampai dengan sekarang
2.3 Struktur Organisasi DIPERSIP

KEPALA DINAS
RAJA YOSERIZAL ,S.sos, M.Sn SEKRETARIS

NIP. 19681107 1999503 1 003
Drs. SUBANI FIRDAUS
NIP. 19610503 198501 1 002
NISN: 9992761887
KELOMPOK
JABATAN KASUBAG KASUBAG KEUANGAN, KASUBAG
FUNGSIONAL PERENCANAAN PERLENGKAPAN, KEPEGAWAI
PROGRAM PENGELOLAAN AN DAN
2. 1. Pustakawan BARANG MIUK DAERAH UMUM
2. Arsiparis T. HEVI
IKHWANSYAH,SH,MH ASKHURI, S.IP HJ. SRI
NIP.19671130 198903 1 004 NIP.19610618 198603 1 005 MULYANI. SE
NIP.19691018
KABID
PERPUSTAKAAN
KABID PEMBINAAN KEPALA UPT KABID AKUISISI DAN

IRWAN, SH, M.SI
DAN PELAYANAN PELAYANAN PENYIMPANAN ARSIP
NIP.
ARSIP PERPUSTAKAAN
1966051M198903 1 005
Drs.H.EDI
KASI HJ. SALMAH, SE YUSRA,M.KOM
DEPOSIT,AKUISISI, Drs. Hj. ASMIATI NIP. NIP.
PENGOLAHAN NIP. 19650712 199303 2 004 196406020 199303 1 005
KOLEKSI 19630625 99203 2 002 KASUBBAG TU KASI AKUISISI ARSIP
PERPUSTAKAAN SAID MUHAMMAD
KASI HERLINA
Drs.SYEFRIADI PEMBINAAN KUSRINI,S.Sos AGIL.HZ,SE
NIP. KEARSIPAN NIP. NIP.
19640924 199303 1 004 19600424 198010 1 001
KASI PELAYANAN
PERPUSTAKAAN KASI PENGELOLAAN
ELDJA NOVARINA,SE ARSIP
KASI OTOMASI NIP. HERAWATY, S.Sos
PRESERVASI,KERJAS 19661106 199803 2 001 NIP. ZAINAL.Hs,SmHK
AMA 19790528 201001 2 011 NIP.
,JARINGAN 19600117 198301 1 001
PERPUSTAKAAN
JOKO NUGROHO,S.IP KASI LAYANAN

NIP. INFORMASI DAN KASI PENYIMPANAN
19660803 199203 1 010 JASA KEARSIPAN DAN PERAWATAN
KASI PEMBINAAN ARSIP
DAN SUTRISNO
PENGEMBANGAN NIP. H. SUWARNO,S.Sos
SDM, 19630113 199803 1 002 NIP.
KELEMBAGAAN, KASI 19641028 198609 1 001
MINAT BACA PENDAYAGUNAAN KABID DOKUMENTASI
DAN
PERLINDUNGAN ODOR JULIANA SIDABUTAR,S.PI
Drs. WAN AKSES ABSEN NIP.
SYAFRINA,M.Si
19730712 199803 2 001
NIP.
19670118 199303 2 001
HARSUPEMI, SE
KASI DOKUMENASI KASI DOKUMENTASI
NIP.
PERPUSTAKAAN KEARSIPAN
19641028 198609 1 001
MUHAMMAD DAIRUS,S.S.T, HENDRA
M.T HADISUARNO,S.Sos
NIP. NIP.
19690201 199603 1 004 19631231 199101 1 002
2.4 Tugas Pokok dan Fungsi Dipersip

NISN: 9992761887
1. Tugas Pokok
Tugas Pokok Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau sebagai

berikut :
 Merumuskan Kebijakan Pemerintah Daerah di bidang
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Riau.
 Mengkoordinasikan, memadukan, menyelenggarakan dan
menyerasikan
kebijaksanaan dan kegiatan Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi di daerah.
 Penetapan Pedoman Pengelolaan Perpustakaan Arsip dan
Dokumentasi.
 Menyusun Rencana Kerja dan Program Pembangunan bidang
Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi.
 Penetapan Kebijakan dalam Pengelolaan Perpustakaan Arsip
dan
Dokumentasi.
 Melaksanakan Rencana Kerja dan Program Pembangunan
yang
menyangkut bidang tugas sesuai dengan mekanisme yang
ditetapkan.
 Melaksanakan kerja sama dengan semua jenis Lembaga
Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi dalam rangka
Pelestarian bahan Pustaka Arsip dan Dokumentasi sebagai
hasil budaya, sumber informasi, ilmu pengetahuan, tekhnologi
dan kebudayaan.
 Melakukan Pemantauan dan Evaluasi terhadap pelaksanaan
semua jenis Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi.

NISN: 9992761887
 Memberikan Pelayanan Umum dan Pelayanan Teknis

dibidang Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi.
 Menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan lingkup
tugasnya.
 Mendokumentasikan peristiwa bersejarah / penting yang ada
pada proses Pembangunan Provinsi Riau.
 Menata dan Mengembangkan sistem dokumen daerah.
m.Membina Pengelolaan / Penataan dokumen daerah.
 Membuat laporan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. O
 Melaksanakan tugas lain sesuai petunjuk Gubernur.
2. Fungsi Dipersip
 Merumuskan Kebijaksanaan
 Pengambilan Keputusan
 Perencanaan
 Pengorganisasian
 Pelayanan umum dan Tekhnis
 Pengendalian / Pengarahan / Pembinaan dan Bimbingan.
 Pengawasan
 Pemantauan dan Evaluasi
 Pelaksanaan
 Pembiayaan
 Penelitian dan Pengkajian
 Pelaporan
2.5 Janji dan Maklumat Pelayanan DIPERSIP

NISN: 9992761887
1) Janji
 Akan melayani dengan cepat,cermat,ikhlas, dan tanpa pamrih.
 Akan melayani dengan riang (ramah,adil,amanah,sopan,gesit).
 Akan melayani dengan penuh tanggung jawab,jujr dan professional.
2) Maklumat pelayanan
“Dengan ini kami menyatakan sanggup menyelenggarakan
pelayanan sesuai Standar Pelayanan yang telah ditetapkan oleh Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau dan apabila tidak menepati
janji ini kami siap menerima sanksi sesuai peraturan perundang –
undangan yang berlaku”.
2.6 Jenis-jenis Layanan DIPERSIP
 Anak - Anak
 Informasi
 Registrasi Anggota
 Sirkulasi Umum (Peminjaman & Pengembalian)
 Terbitan Berkala/ Layanan serial
 Referensi
 Bilik melayu Tenas Effendy.
 Bilik Sastra,Bilik Tunas Integritas,Bilik Ismail Suko,& Koleksi
Pribadi
 e-book/buku digital dengan 50 e-kiosk
 Serial/Terbitan Berkala
 Kids Smart
 Fotocopy
2.7 Visi, Misi dan Moto DIPERSIP

NISN: 9992761887
A. VISI
“Terwujudnya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau yang
Profesional dalam Pengelolaan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
sebagai sumber pengetahuan dan Informasi untuk mencapai Sumber Daya
Manusia Riau yang berkualitas menunjang visi Riau 2020”.
B. MISI
 Peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia Dinas Perpustakaan dan

Kearsipan Provinsi Riau
 Peningkatan pelayanan Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi
kepada masyarakat
 Peningkatan minat dan budaya baca masyarakat serta pentingnya nilai
guna arsip
 Peningkatan kualitas prasarana dan sarana Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Riau
 Peningkatan upaya-upaya pembinaan dalam rangka pemantapan
pengelolaan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi
 Peningkatan upaya dokumentasi pada usaha pembangunan Provinsi
Riau.
C. MOTTO
“ Terdepan Dalam Pelayanan Prima untuk Mewujudkan Masyarakat

Cinta Membaca”.
BAB III

NISN: 9992761887
PEMBAHASAN
3.1 Pengertian Disposisi Surat Masuk
A. Disposisi
Disposisi merupakan petunjuk singkat tentang tindak lanjut

(penyelesaian) terhadap suatu urusan atau surat masuk.Disposisi dibuat
oleh pimpinan untuk staf atau bawahan sesuai dengan bidang keahlian atau
kewenangannya.
Sebelum diserahkan kepada pimpinan, surat masuk terlebih dahulu

dikendalikan oleh bagian administrasi dan diberi lembar disposisi.
Pengisian lembar disposisi yang menyangkut masalah pengagendaan
seperti indeks, kode, nomor urut, dan data-data tentang surat dilakukan
oleh bagian administrasi. Indeks, kode, dan nomor urut berisi kata/sandi
yang bisa digunakan untuk merunut kembali dimana letak surat tersebut
dalam agenda atau pengarsipan. Selanjutnya pimpinan mendisposisikan
siapa yang diberi tugas atau tanggung jawab untuk menindaklanjuti, serta
bagaimana intruksi-intruksinya.
B. Surat Masuk
Surat Masuk adalah surat yang ditujukan ke bagian umum dan

kepegawaian dan instansi lain / surat-surat yang diterima oleh suatu
organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu
organisasi.
. Surat masuk dicatat oleh TU dan surat masuk tersebut diterima TU

dari kepala Badan Perpustakaan Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Riau

NISN: 9992761887
atau dari bagian-bagian instansi terkait untuk diserahkan maka langkah

pertama yang harus dilakukan adalah menyerahkan surat masuk itu pada
bagian tata usaha atau sekretariat.
Sebelum surat masuk di serahkan pada bagian tata usaha atau

sekretariat. Perpustakaan,terlebih dahulu surat masuk tersebut dicatat
kedalam buku agenda, untuk mencatat tanggal/nomor surat, perihal dan
asal surat kemudian disusul kartu disposisi dan surat masuk tersebut
diteruskan pada pihak yang dituju.
3.2 Pengurusan Disposisi Surat Masuk

1. Sistem Buku Agenda (sistem tradisional)
Prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai
berikut:
1) Penerimaan surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya
bekerja di bagian depan kantor atau front office,seperti satpam dan
resepsionis (receptionist). Kegiatannya mulai dari menerima sampai
menyimpan arsip. Karena tempat mereka memang ada di pintu
masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, baik yang
diantar oleh petugas maupun seorang kurir, merekalah yang
seringkali menerima surat. Tugas penerima surat adalah
mengumpulkan setiap surat yang masuk, meneliti ketepatan alamat
dan menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima.
2) Penyortiran surat

Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat
dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. Jika surat itu untuk
perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat

NISN: 9992761887
diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu
merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan
perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih
lanjut.
3) Pencatatan surat

Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas
dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat
tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk
surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali
sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting
dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari,
minggu, bulan dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan
sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat
selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda
bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat
tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi
untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau
proses selanjutnya dari surat tersebut.
4) Pengarahan surat

Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya
akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat.
Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang
akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut.
Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan
menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.

NISN: 9992761887
Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi

dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang
diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk
menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat
berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.
5) Penyampaian surat

Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar oposisi,
maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada
orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar
disposisi. Jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu,
sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap orang yang
ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut
diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang menerima
harus menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi intern.
Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu :
 Buku ekspedisi intern
Buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/distribusi
surat yang disampaikan didalam lingkungan organisasi/
perusahaann Sendiri..
 Buku ekspedisi ekstern
Buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman
/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi perusahaan.
6) Penyimpanan surat

Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus
diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan
menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad,
sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor

NISN: 9992761887
3.3 Contoh Lembar Disposisi Dan Surat Masuk

1) Disposisi
PEMERINTAH PROVINSI RIAU

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
Jl. Jend, Sudirman No,462 Telp./Fax (0761) 34068
Jl. Cut Nyak Dien No. 3 Telp. (0761) 26613
PEKANBARRU Kode Pos : 28126
SURAT DISPOSISI

PERIHAL :…………………………………………………………………………………………………………………………
TANGGAL :………………………………………………..NO :…………………………………………………………………
ASAL :…………………………………………………………………………………………………………………………


NISN: 9992761887
2) Surat Masuk
PT. KARAYA CIPTA
Jl. Hyam Wuruk
Bekasi
Nomor : 002/CM/III/2017 12 Maret 2017
Lamp : 2 Lembaran
Hal : Penerimaan Pesanan
PT Mulia W AM
Jl. Kemuning Raya No.54
Jakarta
Dengan Hormat,
Terima kasih ataspesanan Saudara No : 06/MW/III/2017 tanggal 09 Maret 2017 .

Dengan ini kami beritahukan bahwa pesanan Saudara daalam persediaan kami dan
mengenai pesanan Saudara 20 Mesin Printer dengan Merk Canon.
Telah kami lampirkan catalog dan syarat-syarat pembayaran dalam surat ini .
Pesanan saudara akan segera dikirim dalam waktu 2 hari kedepan. Untuk itu segera
Lakukan transfer pembayaran melalui Bank BNI.
Deikian surat ini kami buat. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih
Hormat Kami,
Pimpinan
Dika

NISN: 9992761887
3.4 Tujuan Disposisi Surat Masuk
1. Tujuan Disposisi Surat Masuk
Tujuan pembuatan disposisi ialah agar staf dapat menindak lanjuti atau
menyelesaikan suatu urusan atau surat masuk sesuai dengan yang dikehendaki
oleh pimpinan. Tindak lanjut dapat berupa surat balasan, tindakan-tindakan
lain dalam rangka menyelesaikan urusan tersebut.
3.5 Penyimpanan Disposisi Surat Masuk
Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan tembusan atau
lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan
menggunakan sistem penyimpanan. Misalnya: sistem abjad, sistem subjek, sistem
tanggal, sistem nomor, dan sistem wilayah.
Catatan:
 Setiap satu surat harus dibuat minimal dua lembar, satu untuk alamat
yang dituju, dan lembar kedua untuk arsip.
 Apabila alamat/orang dituju jumlahnya banyak. Misalnya: surat
edaran, maka surat cukup dibuat satu lembar saja, setelah
ditandatangani kemudian diperbanyak dengan mesin pengganda,
misalnya mesin fotokopi atau risograph, yang asli untuk arsip,
salinannya untuk alamat yang dituju.
3.6 Sistem Disposisi Surat Masuk

a. Pengertian
Lembar Disposisi adalah alat komunikasi tertulis yang ditujukan kepada
bawahan yang berisi informasi atau perintah.
b. .Kegunaaan Aplikasi Disposisi Elektronik:

 Memudahkan sekretaris pimpinan dalam pengadministrasian surat surat
masuk.

NISN: 9992761887
 Memudahkan pencarian kembali surat masuk

 Mendisposisikan surat secara elektronik melalui Jaringan Lokal.
 Paperless, karena tidak perlu memperbanyak surat (foto copy)
 Sekretaris dapat memonitor disposisi surat hingga ke tingkat Eselon I
c. .Sususan Lembar Disposisi terdiri atas :

a. Kepala Lembar Disposisi:
 Tulisan “Lembar Disposisi”
 Surat dari
 Nomor surat
 Tanggal surat
 Diterima tanggal;
 Nomor agenda
 Sifat
 Hal
 Diteruskan kepada
 Catatan
b. Isi Lembaran Disposisi
 Tulisan “Lembar Disposisi” ditempatkan ditengah lebar lembar
Naskah
 Isi disposisi dirumuskan dalam bentuk uraian
c. Bagian Akhir Lembar Disposisi.
Lembar Disposisi dibubuhi paraf atasan yang memberi disposisi
beserta tanggalnya.
1. Pemberian Paraf
Lembar disposisi diparaf oleh :
a. Walikota;
b. Sekretaris Daerah;
c. Kepala Perangkat Daerah.

NISN: 9992761887
Lembar Disposisi yang diparaf oleh pejabat dimaksud huruf a, b

dan c diatas, dibuat diatas kertas ukuran ½ folio dengan menggunakan
Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan.

NISN: 9992761887
BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Dari hasIl pembahasan tentang proses pendisposisian surat masuk maka dapat
kita ambil kesimpulan :
 Secara umum dapat disimpulkan bahwa pada setiap perkantoran maupun
diluar perkantoran tidak lepas dari adanya surat, surat sangat diperlukan sekali
dalam kegiatan perkantoran sebagai sarana penyalur informasi antara
perusahaan yang bersangkutan dengan perusahaan yang mengirimkan
surat.Selain itu perlu diperhatikan juga saat surat masuk dan di arsipkan .dan
kita harus tau surat itu diproses atau ditindak lanjuti sampai manamaka dari itu
lembar disposisi juga sangat penting.
 Dengan adanya lembar disposisi ini dapat mempermudah suatu pekerjaan
dengan seiringnyakarna lembar disposisi sangat penting untuk menindak
lanjuti atau menyelesaikan suatu urusan atau surat masuk sesuai dengan
yang dikehendaki oleh pimpinan. Tindak lanjut dapat berupa surat balasan,
tindakan-tindakan lain dalam rangka menyelesaikan urusan tersebut.
4.2 Saran
a. Saran Untuk Perusahaan
 Pelayanan perpustakaan lebih ditingktkan lagi dari segi koleksi buku ,wifi,
dan peralatannya.
 Apabila ada buku yang baru masuk, cobalah buat sebuah pemasaran
(iklan)bahwa buku itu sudah ada.
 Jumlah kursi dan meja pustaka harus diperbanyak.
 Lebih ditingkatkan lagi dlam keseluruhan perpustakaan soeman Hs agar
lebih maju dan digemari masyarakat.

NISN: 9992761887
b. Saran Untuk Sekolah

 Diharapkan sekolah dapat lebih meningkatkan materi dan bimbingan
kepada siswa, agar siswa lebih siap dan tidak canggung dalam
melaksanakan Prakerin terutama dalam menggunakan mesin tik, printer,
computer, mesin foto copy, dan sebagainya.
 Tiap jurusan harus diaktifkan saat jam praktek.
 Diharapkan agar kedisiplinan sekolah lebih ditegaskan.
c. Saran Untuk Siswa Prakerin

 Tingkatkan Kedisiplinan.
 Berkomunikasilah dengan bahasa yang baik.
 Tanamkan sopan santun.
 Tingkatkan rasa ingin tahu.
 Berperilakulah sebagaimana seorang siswa.
 Hargai waktu.

NISN: 9992761887
DAFTAR PUSTAKA
Ariningsih, Widya. 2012. ”Pengertian dan Contoh Disposisi”.
http://wikygeon.blogspot.co.id/pengertian-dan-contoh-disposisi/. Diakses pada
Jum’at,10 Maret 2017 jam 13:30 Wib
Syafitri,Tia. 2015. ”Prosedur Penanganan Surat Masuk”.

http://tugaskelompok2kkpikelasXIIap2.blogspot.co.id/prosedur-penangan-surat-
masuk/. Diakses pada Selasa,04 April 2017 jam 12:45 Wib
Puhindra,Anindita. 2014. ”Sistem Pengurusan Surat Masuk”.

http://ditapuh.blogspot.co.id/sistem-pengurusan-surat-masuk/. Diakses pada
Kamis,13 April 2017 jam 19:25 Wib
Surakarta, 2017.Pentingnya lembar diposisi. Pekanbaru: Dinas Perpustakaan dan

Kearsipan. Diakses pada Rabu,26 April 2017 jam 13:10 Wib
Hasna, Abu. 2014.”Tujuan Pendisposisian Surat Masuk”.

http://www.infoting.info/tujuan-pendisposisian-surat-masuk/. Diakses pada Kamis,27
April 2017 jam 09:10 Wib

NISN: 9992761887

LAPORAN

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

LAPORAN

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Proses Pendisposisian Surat Masuk

1 NAMA SEKOLAH SMK N 1 TAMBUSAI UTARA

Bangun Jaya Kec.Tambusai Utara

1 Lisa Sri Ayu Lestari

IDENTITAS PESERTA PRAKERIN

1. Nama : Lisa Sri Ayu Lestari

2 Lisa Sri Ayu Lestari

VISI DAN MISI SEKOLAH

3 Lisa Sri Ayu Lestari

Ketua Jurusan Pembimbing Sekolah

Alminatun, S.Pd Sri Asnani, S.Sos.I

Pembimbing Perusahaan 1 Pembimbing Perusahaan 2

Andriani Datau S,Sos Tengku Ismaliza A.Md

Joko Sutanto, S,Si

4 Lisa Sri Ayu Lestari

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

5 Lisa Sri Ayu Lestari

6 Lisa Sri Ayu Lestari

PEKANBARU , April 2017

Lisa Sri Ayu Lestari

7 Lisa Sri Ayu Lestari

BAB II PROFIL DAN STRUKTUR ORGANISASI DIPERSIP

BAB III PEMBAHASAN

8 Lisa Sri Ayu Lestari

1.2. Tujuan dan Manfaat Prakerin

9 Lisa Sri Ayu Lestari

b. Tujuan Penulisan Laporan :

10 Lisa Sri Ayu Lestari

Manfaat yang dapat diperoleh melalui kegiatan Praktik Kerja

1.3. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Prakerin

11 Lisa Sri Ayu Lestari

a) Waktu Pelaksanaan Prakerin

Waktu pelaksanaan praktik kerja industri ini adalah selama empat

Tempat pelaksanaan praktek kerja industry (Prakerin) yaitu di

1.4. Faktor Pendukung Prakerin

Terdapat beberapa faktor pendukung dalam pelaksanaan prakerin, antara

1.5. Perumusan Masalah

12 Lisa Sri Ayu Lestari

Masalah yang akan penulis angkat dalam pembuatan laporan praktik

1.6. Metode Penulisan

Metode yang penulis gunakan dalam pembuatan laporan praktik kerja

13 Lisa Sri Ayu Lestari

PROFIL DAN STRUKTUR ORGANISASI

2.1 Profil DIPERSIP

Nama Instansi : Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Jenis Usaha : Sekertariat

Nama Kepala Badan : Raja Yoserizal S,sos,M.sn

Nomor Telepon : (0761) 26613

Nomor Fax (0761) 34068

Alamat Instansi : Jl. Jend. Sudirman No 462 Pekanbaru – Riau

2.2 Sejarah Singkat DIPERSIP

14 Lisa Sri Ayu Lestari

Berdasarkan Perda Provinsi Riau Nomor: 28 Tahun 2001 Tentang Pembentukan,

Dengan diundangkannya UU No.43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, dan

15 Lisa Sri Ayu Lestari

kehidupan bangsa melalui pengembangan dan pendayagunaan perpustakaan sebagai

Namun demikian untuk memahaminya, pemangku kepentingan tentu perlu

 Gedung Perpustakaan Soeman Hs diresmikan pemakaiannya oleh Gubernur

 Saat ini Perpustakaan Soeman Hs telah beberapa kali mendapatkan

2.3 Struktur Organisasi DIPERSIP

RAJA YOSERIZAL ,S.sos, M.Sn SEKRETARIS

KABID PEMBINAAN KEPALA UPT KABID AKUISISI DAN

JOKO NUGROHO,S.IP KASI LAYANAN

2.4 Tugas Pokok dan Fungsi Dipersip