A.

KOMUNIKASI BISNIS
Komunikasi Bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai
macam jenis dan bentuk komunikasi untuk mencapai tujuan bisnis. Bisnis dan komunikasi sama-sama
memulai kegiatannya dengan melakukan proses produksi. Lebih jelasnya bisa dijelaskan sebagai
berikut:
a. Dalam komunikasi, yang diproduksi dinamakan informasi, sedangkan dalam bisnis, yang diproduksi
adalah barang dan jasa.
b. Bisnis dan komunikasi menyampaikan produk tersebut kepada pihak lain. Dalam komunikasi, pihak
lain disebut communicator, audience, destination, dst. Sementara dalam kegiatan bisnis pihak lain
sering disebut konsumen, klien, buyer, dst.
c. Komunikasi dan bisnis sama-sama menimbulkan reaksi tertentu dan mempunyai hambatan-
hambatan yang spesifik.
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua
orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang
diharapkan. Dalam ilmu ekonomi, bisnis adalah suatu organisasi yang menjual barang atau jasa kepada
konsumen atau bisnis lainnya, untuk mendapatkan laba. Secara historis kata bisnis dari bahasa Inggris
business, dari kata dasar busy yang berarti "sibuk" dalam konteks individu, komunitas, ataupun
masyarakat. Dalam artian, sibuk mengerjakan aktivitas dan pekerjaan yang mendatangkan keuntungan.
Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan, pendapat, informasi, instruksi yang memiliki tujuan
tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol - simbol atau sinyal.
Ada lima komponen penting untuk diperhatikan dalam proses komunikasi, yaitu :
1. Pengirim pesan (sender atau komunikator).
2. Pesan yang dikirimkan (message).
3. Bagaimana pesan tersebut disampaikan (delivery channel atau media).
4. Penerima pesan (receiver atau komunikan).
5. Umpan balik (feedback) atau effect. 
Dalam komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok, yaitu:
a. Memiliki tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya
sejalan dengan tujuan organisasi.
b. Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan
komunikan.
c. Gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung
tujuan, situasi, dan kondisinya.
d. Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan
media tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.
e. Meggunakan simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau
dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.
f. Pencapaian tujuan organisasi, salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga
formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.

B. KOMUNIKASI NON-VERBAL
1. Pengertian Komunikasi Non-Verbal
Komunikasi nonverbal adalah proses komunikasi dimana pesan disampaikan tidak
menggunakan kata-kata. Contoh komunikasi nonverbal ialah menggunakan gerak isyarat, bahasa
tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata, penggunaan objek seperti pakaian, potongan rambut, dan
sebagainya, simbol-simbol, serta cara berbicara seperti intonasi, penekanan, kualitas suara,
gaya emosi, dan gaya berbicara.
Para ahli di bidang komunikasi nonverbal biasanya menggunakan definisi "tidak menggunakan
kata" dengan ketat, dan tidak menyamakan komunikasi non-verbal dengan komunikasi nonlisan.
Contohnya, bahasa isyarat dan tulisan tidak dianggap sebagai komunikasi nonverbal karena
menggunakan kata, sedangkan intonasi dan gaya berbicara tergolong sebagai komunikasi nonverbal.
Komunikasi nonverbal juga berbeda dengan komunikasi bawah sadar, yang dapat berupa
komunikasi verbal ataupun nonverbal.
Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan atau
rnenegaskan kejujuran orang lain. Maka, tidaklah mengherankan bila seseorang lebih percaya pada
pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat nonverbal ketimbang pesan-pesan yang disampaikan
 melalui isyarat verbal. Seseorang dapat saja menutup-nutupi kecurangan dengan isyarat verbal
(seperti tulisan). Namun, ia tidak dapat sepenuhnya menutupi apa yang sedang terjadi pada dirinya
karena hal itu tercermin dalam ekspresi Wajahnya. Manakala wajah seseorang murung atau
cemberut, maka dapat diduga bahwa seseorang sedang menghadapi suatu masalah, mungkin masalah
pribadi, keluarga, atau masalah bisnis di kantornya.
Komunikasi nonverbal penting artinya bagi pengirim dan penerima pesan, karena sifatnya yang
efisien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa harus berpikir panjang, dan pihak audien
juga dapat menangkap artinya dengan cepat.
Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi
nonverbal. Menurut teori antropology sebelum manusia menggunakan kata-kata, mereka telah
menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa isyarat (body language) sebagai alat untuk
berkomunikasi dengan orang lain.

2. Karakteristik Komunikasi Nonverbal

Salah satu cara mendefinisikan komunikasi nonverbal adalah berdasarkan kategori sebagai
berikut teori pemilihan umum dalam karakteristik komunikasi kelompok apapun fungsi yang
disandangnya, baik primer maupun sekunder nonverbal, isyarat badan (gestural), bergambar
(pictorial) karakteristik komunikasi perasaan-perasaan (emosi kita) melalui pesan-pesan nonverbal.
Komunikasi nonverbal merupakan salah satu bentuk media komunikasi yang berupa mengemas
pesan nonverbal dengan cara yang tepat sesuai dengan karakteristik.
Beberapa karakteristik dari komunikasi nonverbal adalah:
a. Kita selalu berkomunikasi
b. Arti tergantung kepada konteks
c. Komunikasi nonverbal lebih dapat dipercaya
d. Cara utama dalam menyatakan perasaan dan sikap

3. Bentuk Komunikasi Nonverbal

Bentuk-bentuk komunikasi nonverbal terdiri dari tujuh macam yaitu:
a. Komunikasi visual
Komunikasi visual merupakan salah satu bentuk komunikasi yang digunakan untuk
menyampaikan pesan berupa gambar-gambar, grafik-grafik, lambang-lambang, atau simbol-
simbol. Dengan menggunakan gambar-gambar yang relevan, dan penggunaan warna yang tepat,
serta bentuk yang unik akan membantu mendapat perhatian pendengar.
b. Komunikasi sentuhan
Ilmu yang mempelajari tentang sentuhan dalam komunikasi nonverbal sering disebut Haptik.
Sebagai contoh: bersalaman, pukulan, mengelus-ngelus, sentuhan di punggung dan lain
sebagainya merupakan salah satu bentuk komunikasi yang menyampaikan suatu maksud/tujuan
tertentu dari orang yang menyentuhnya.
c. Komunikasi gerakan tubuh
Kinesik atau gerakan tubuh merupakan bentuk komunikasi nonverbal, seperti, melakukan kontak
mata, ekspresi wajah, isyarat dan sikap tubuh. Dengan gerakan tubuh, seseorang dapat
mengetahui informasi yang disampaikan tanpa harus mengucapkan suatu kata. Seperti
menganggukan kepala berarti setuju.
d. Komunikasi lingkungan
Lingkungan dapat memiliki pesan tertentu bagi orang yang melihat atau merasakannya. Contoh:
jarak, ruang, temperatur dan warna. Ketika seseorang menyebutkan bahwa”jaraknya sangat jauh”,
”ruangan ini kotor”, ”lingkungannya panas” dan lain-lain, berarti seseorang tersebut menyatakan
demikian karena atas dasar penglihatan dan perasaan kepada lingkungan tersebut.
e. Komunikasi penciuman
Komunikasi penciuman merupakan salah satu bentuk komunikasi dimana penyampaian suatu
pesan/informasi melalui aroma yang dapat dihirup oleh indera penciuman. Misalnya aroma
parfum bulgari, seseorang tidak akan memahami bahwa parfum tersebut termasuk parfum bulgari
apabila ia hanya menciumnya sekali.
f. Komunikasi penampilan
Seseorang yang memakai pakaian yang rapi atau dapat dikatakan penampilan yang menarik,
sehingga mencerminkan kepribadiannya. Hal ini merupakan bentuk komunikasi yang
menyampaikan pesan kepada orang yang melihatnya.
g. Komunikasi cita rasa
 Komunikasi cita rasa merupakan salah satu bentuk komunikasi, dimana penyampaian suatu
pesan/informasi melalui citrasa dari suatu makanan atau minuman.

4. Fungsi Komunikasi Nonverbal

Komunikasi nonverbal dapat menjalankan fungsi penting. Periset nonverbal mengindentifikasi
enam fungsi utama (ekman, 1965; Knapp, 1978).
a. Kita menggunakan komunikasi nonverbal untuk menonjolkan atau menekankan bagian dari pesan
verbal. Misalnya saja, mungkin tersenyum untuk menekankan kata atau ungkapan tertentu, atau
dapat memukulkan tangan ke meja untuk menekankan suatu hal tertentu.
b. Untuk memperkuat warna atau sikap umum yang dikomunikasikan oleh pesan verbal. Jadi, anda
mungkin tersenyum ketika menceritakan kisah lucu atau menggeleng-gelengkan kepala ketika
menceritakan ketidak jujuran seseorang.
c. Kita secara sengaja mempertentangkan pesan verbal kita dengan gerakan nonverbal. Contohnya
anda dapat menyilangkan jari anda atau mengedipkan mata untuk menunjukkan bahwa apa yang
anda katakan tidak benar.
d. Gerak-gerik nonverbal dapat mengendalikan atau mengisyaratkan keinginan anda untuk mengatur
arus pesan verbal. Mengerutkan bibir, mencondongkan badan kedepan atau membuat gerakan
tangan untuk menunjukkan bahwa anda ingin mengatakan sesuatu merupakan contoh-contoh dari
fungsio mengatur ini.
e. Kita dapat mengulangi atau merumuskan ulang makna dari pesan verbal. Misalnya, anda dapat
menyertai pernyataan verbal “apa benar?” dengan mengangkat alis mata.
f. Komunkasi nonverbal juga dapat menggantikan pesan verbal. Misalnya, menganggukan kepala
untuk mengatakan “iya” atau menggelengkan kepala untuk mengatakan “tidak”.

5. Pentingnya Komunikasi Non-Verbal dalam Berbisnis.

Komunikasi nonverbal sering tidak terencana atau kurang terstruktur. Namun, komunikasi
nonverbal memiliki pengaruh yang lebih besar daripada komunikasi verbal. Isyarat-isyarat
komunikasi nonverbal adalah sangat penting terutama untuk menyampaikan perasaan dan emosi
seseorang. Kebaikan atau keunggulan dari komunikasi non-verbal dalam bisnis adalah sebagai
berikut :
a. Kesahihannya (Reabilitas)
Salah satu kebaikan komunikasi nonverbal adalah kesahihannya (reabilitas). Hal ini berkaitan
dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan-pesan yang disampaikan
dengan menggunakan bahasa isyarat.
b. Sulit Dimanipulasi
Secara umum, orang akan mudah menipu orang lain dengan menggunakan kata-kata dari pada
menggunakan gerakan tubuh (bahasa isyarat). Komunikasi dengan menggunakan kata-kata akan
lebih mudah dikendalikan daripada dengan menggunakan bahasa isyarat (gerakan badan/tubuh)
atau ekspresi Wajah. Hal ini disebabkan oleh sifat komunikasi nonverbal yang spontan.
Ketika seseorang mendengar berita yang menyenangkan, ekspresi wajahnya nampak cerah ceria,
seolah-olah tanpa beban. Namun, bila seseorang mendengar berita yang kurang menyenangkan
yang menyangkut diri sendiri, keluarga atau teman karib, maka dengan cepat ekspresi wajahnya
akan mudah berubah menjadi murung, lesu, lemah, tak bergairah dan seolah-olah dunia telah
runtuh.
c. Mudah Mendeteksi Kecurangan atau Kejujuran Orang Lain
Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan atau
menegaskan kejujuran orang lain. Maka, tidaklah mengherankan bila seseorang lebih percaya
pada pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat nonverbal ketimbang pesan-pesan yang
disampaikan melalui isyarat verbal.
Seseorang dapat saja menutup-nutupi kecurangan dengan isyarat verbal (seperti tulisan). Namun,
ia tidak dapat sepenuhnya menutupi apa yang sedang terjadi pada dirinya karena hal itu tercermin
dalam ekspresi wajahnya. Manakala wajah seseorang murung atau cemberut, maka dapat diduga
bahwa seseorang sedang menghadapi suatu masalah, mungkin masalah pribadi, keluarga, atau
masalah bisnis di kantornya.
d. Efisien
Komunikasi nonverbal sangatlah penting, artinya bagi pengirim dan penerima pesan, karena
sifatnya yang efisien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa harus berpikir panjang dan
pihak audien juga dapat menangkap artinya dengan cepat. Coba perhatikan para petugas penyaji
 makanan dan minuman (dalam bahasa Jawa disebut sinoman) di suatu acara resepsi yang sedang
melakukan tugasnya.
Pada umumnya mereka memiliki bahasa-bahasa isyarat tertentu yang dapat dipahami oleh teman-
teman mereka untuk menunjukkan tempat-tempat mana yang sudah maupun yang belum
mendapat jamuan makanan atau minuman. Contoh lain, ketika seorang karyawan berusaha
memanggil temannya yang sedang asyik mengobrol di suatu tempat yang agak jauh. Ia dapat
menggunakan isyarat nonverbal seperti bertepuk tangan sambil melambaikan tangan untuk
memanggil temannya tersebut.
e. Dapat Membantu Menentukan Kredibilitas dan Potensi Kepemimpian Seseorang
Jika seseorang dapat belajar mengelola kesan yang telah dibuat dengan bahasa isyarat,
karakteristik atau ekspresi wajah, suara dan penampilan, maka seseorang akan dapat melakukan
komunikasi dengan baik. Dengan kata lain, seorang manajer (pemimpin) sekaligus harus dapat
menjadi komunikator yang baik.
Ia harus tahu bagaimana menyampaikan pesan-pesan bisnisnya kepada para bawahannya. Pada
saat kapan suatu pesan-pesan bisnis itu harus disampaikan dan kepada siapa pesan-pesan bisnis
itu harus disampaikan.
f. Dapat Menafsirkan Maksud Maupun Sikap Mereka Secara Lebih Akurat dan Lebih Tepat
Jika seseorang dapat belajar membaca pesan-pesan nonverbal yang disampaikan orang lain, maka
ia akan dapat menafsirkan maksud maupun sikap mereka secara lebih akurat dan lebih tepat.
Apabila Anda berurusan dengan para karyawan, klien, ataupun para konsumen, coba
perhatikanlah secara seksama pesan-pesan yang mereka sampaikan.
Apabila sikap karyawan Anda menunjukkan gejala-gejala kurang atau menurun semangat
kerjanya, sering melakukan mogok kerja, mogok makan, maka apa dan bagaimana langkah-
langkah yang perlu Anda lakukan? Contoh-contoh tersebut menggambarkan betapa pentingnya
seorang pemimpin harus peka terhadap sikap atau perilaku yang ditunjukkan oleh bawahannya.
Kita telah menyesuaikan diri dengan komunikasi nonverbal sejak kita pertama kali mempunyai
kontak dengan orang lain, tetapi perhatian khusus pada sinyal-sinyal tersebut di tempat kerja akan
mendorong kemampuan kita untuk berkomunikasi dengan lebih suskes lagi. Berbagai variasi sinyal
nonverbal hampir tidak ada batasnya, tetapi kita dapat dengan segera memahami dasar-dasarnya
dengan mempelajari enam kategori umum, yaitu :
a. Ekspresi Wajah.
Wajah anda merupakan tempat utama yang mengekspresikan emosi anda; wajah anda
mengungkapkan tipe dan intensitas perasaan anda. Mata anda terutma sangat efektif dalam
menunjukkan perhatian dan minat, memengaruhi orang lain, mengatur interaksi, dan membangun
sifat dominan.
b. Gerak isyarat dan sikap tubuh.
Dengan menggerakkan atau tidak menggerakkan badan, anda mengekspresikan pesan-pesan
spesifik dan umum, beberapa dengan sengaja dan beberapa dengan tidak sengaja. Banyak gerak
isyarat –misalnya lambaian tangan – mempunyai maksud khusus dan disengaja. Tipe lain gerakan
tubuh biasanya tidak sengaja mengekspresikan pesan yang lebih umum. Membungkukkan badan,
miring ke depan, perasaan gelisah, dan berjalan dengan cepat semuanya adalah sinyal yang tidak
disadari yang menunjukkan apakah anda merasa percaya diri atau gugup, bersahabat atau
bermusuhan, tegas atau pasif, epnuh kekuatan atau tanpa kekuatan.
c. Karakteristik vokal.
Suara anda juga membawa pesan-pesan yang disampaikan dengan sengaja atau tidak dengan
sengaja.
d. Penampilan pribadi.
Orang merespons orang lainatas dasar penampilan fisik mereka, kadang-kadang dengan adil dan
ahli di waktu lain dengan tidak adil. Walaupin tipe badan dan fitur wajah seorang individu
mempunyai keterbatasan, kebanyakan orang mampu mengendalikan penampilan mereka sampai
tingkat tertentu. Kerapian rambut, berpakaian, aksesoris, gaya—anda dapat mengendalikan semua
ini. Bila tujuan anda adalah membuat kesan yang baik, pakailah gaya orang yang ingin anda buat
terkesan.
e. Sentuhan.
Sentuhan merupakan cara penting untuk menyatakan kehangatan, kenyaman, dan penenteraman
hati. Sentuhan sebenarnya mempunyai arti yang begitu kuat sehingga sentuhan di atur oleh
kebiasaan budaya yang menentukan siapa dapat menyentuh siapa dan dengan cara bagaimana
dalam berbagai keadaan. Di amerika Serikat dan Inggris, misalnya, orang biasanya jarang saling
menyentuhbila deibandingkan dengan orang di Prancis atau Kosta Rica. Namun, bahkan dalam
 setiap norma budaya sikap individual tentang sentuhan dapat sangat berbeda. Seorang manajer
mungkin merasa nyaman menggunakan pelukan untuk mengeekspresikan dukungan atau ucapan
selamat, tetapi bawahannya mungkin mengartikan pelukan tersebut sebagai cara untuk
menunjukkan dominasi atau ketertarikan seksual. Sentuhan merupakan subjek bahasan yang
kompleks. Saran terbaik ketika Anda bingung mengenai hal ini, jangan menyentuh.
f. Waktu dan tempat.
Seperti sentuhan, waktu dan tempat dapat digunakan untuk menegaskan kuekuasaan,
menunjukkan keintiman, dan mengirim pesan nonverbal lainnya. Misalnya, beberapa orang
mencoba untuk menunjukkan kepentingan mereka sendiri atu mengabaikan orang lain denagna
membuat orang lain menunngu; beberapa orang lain menunjukkan rasa hormat dengan datang
tepat waktu.

C. KETERAMPILAN KOMUNIKASI LISAN

1. Pengertian Keterampilan Komunikasi
Keterampilan merupakan kemampuan yang seseorang miliki dan didapat melalui pelatihan dan
pengalaman untuk melakukan suatu tugas (John M Ivancevich, dkk, 2006, 87). Menurut Cholin
Cherry, (Tedjasustina, 1994: 12) komunikasi adalah suatu proses dimana tujuan mencapai pengertian
bersama yang lebih baik mengenai masalah yang penting bagi semua pihak yang bersangkutan.
Sedangkan jenis komunikasi ada dua macam, yaitu komunikasi non-verbal dan verbal.
Menurut Cangara (1998: 23), keterampilan komunikasi merupakan kemampuan seseorang
untuk menyampaikan pesan kepada khalayak (penerima pesan). Selanjutnya menurut Nevizond
Chatab (2007: 29), keterampilan komunikasi merupakan kemampuan mengadakan hubungan lewat
saluran komunikasi manusia atau media, sehingga pesan atau informasinya dapat dipahami dengan
baik. Keterampilan komunikasi bukan merupakan kemampuan yang dibawa sejak lahir dan tidak
muncul secara tiba-tiba, keterampilan perlu dipelajari dan dilatih (Supratiknya, 2003: 12).
Keterampilan komunikasi ada tiga macam, keterampilan komunikasi lisan, keterampilan
komunikasi tulisan, dan keterampilan komunikasi visual. Berikut adalah uraian mengenai jenis
keterampilan komunikasi lisan.

2. Keterampilan Komunikasi Lisan

Keterampilan komunikasi lisan (oral communication skill) merupakan kemampuan seseorang
dalam berkomunikasi melalui berbicara dan umpan balik (feedback) dapat diberikan secara
langsung. Keterampilan komunikasi lisan meliputi kemampuan dalam wawancara kerja, seminar,
lokakarya, public speaking, pidato formal dan presentasi (Djoko Purwanto, 2006: 77).
Keterampilan komunikasi lisan sudah digunakan sejak zaman dahulu, sebab keterampilan
komunikasi lisan menjadi hakikat komunikasi yang digunakan sejak manusia diciptakan.
Komunikasi lisan menjadi sebuah budaya bagi masyarakat dalam menyampaikan pesan secara lisan
atau kata-kata. Seperti halnya, kita berbicara kepada orang lain dalam masyarakat.
Keterampilan komunikasi lisan dan tulisan memiliki perbedaan, baik dalam media maupun cara
penyampaian.
Berikut tabel perbedaan komunikasi lisan dan tulisan.
KOMUNIKASI LISAN KOMUNIKASI TULISAN
Umpan balik (feedback) dapat Tidak memerlukan umpan balik
disampaikan secara langsung dari (feedback) segera.
audien.
Pesan relatif sederhana dan mudah Pesan sangat rinci, kompleks, dan
diterima. memerlukan perencanaan yang hati-hati.
Tidak memerlukan catatan permanen Memerlukan catatan permanen.
Dapat mengumpulkan audien lebih Dapat mencapai audien yang luas.
mudah dan ekonomis
Interaksi dapat dilakukan secara Memperkecil kesalahan dalam
langsung penyampaian pesan.

MEDIA KOMUNIKASI LISAN MEDIA KOMUNIKASI TULISAN

Percakapan secara langsung, pidato, Surat-surat, memo, laporan, proposal,
 pertemuan-pertemuan.
Telepon dan surat suara (voice mail) Surat reguler dan khusus
Telekonferensi dan konferensi video. Faksimile

3. Cara Meningkatkan Keterampilan Lisan

Setiap orang mempunyai keterampilan berkomunikasi yang berbeda-beda. Adakalanya seseorang
terampil berbicara namun kurang terampil menulis, lalu ada pula orang pintar menulis tapi kurang terampil
berbicara dengan baik. Berikut adalah beberapa cara yang efektif untuk meningkatkan keterampilan
berkomunikasi, yaitu :
a. Mendengarkan
Belajarlah untuk mendengarkan orang lain dengan baik. Dengan mendengarkan orang lain, tidak menutup
kemungkinan kita untuk mendapatkan inspirasi baru dalam cara berkomunikasi dengan orang lain. Dengan
mendengarkan kita juga mudah untuk mengingat hal – hal baru.
b. Berlatih
Seseorang yang bisa melakukan sesuatu bahkan ahli dalam bidang tertentu itu karena seseorang tersebut
sering berlatih terus menerus. Maka, untuk bisa meningkatkan keterampilan komunikasi lisan, cobalah
untuk terus berlatih berbicara dengan efektif. Cobalah dari berbicara di depan kaca atau dengan keluarga
sendiri.
c. Membaca
Dengan membaca maka kita akan lebih banyak mengumpulkan kosa kata yang baru. Jika kita menguasai
kosa kata yang banyak, kita akan lebih terampil dalam berkomunikasi yang baik.
d. Observasi
Dengan melakukan observasi kita dapat mengumpulkan informasi tentang beragam cara orang
berkomunikasi mulai dari cara mengatur intonasi, gerakan tubuh seseorang, kontrol emosi, dan
artikulasinya. Dengan begitu kita bisa mencontohnya dan menerapkannya.
e. Berkomunitas
Dengan berkomunitas kita akan lebih mudah mendapatkan teman baru dan itu bisa menjadi ajang bagi kita
untuk mencoba berbincang dengan orang yang baru kita kenal, selain mendapatkan teman baru kita juga
bisa melakukan observasi.
f. Training
Dengan mengikuti training atau pelatihan, kita bisa belajar langsung dari para ahli dan mengamati mereka
kemudian kita bisa mempraktekkannya.
g. Evaluasi
Dan yang terakhir adalah evaluasi dengan melakukan evaluasi pada diri kita maka kita akan mengetahui
kekurangan kita dalam berkomunikasi dengan orang lain. 

D. BEKERJA DALAM TIM

1. Konsep Dasar Tim
Tim merupakan unit yang terdiri dari dua orang atau lebih yang berbagi misi yang sama dan
bertanggung jawab untuk bekerja mencapai tujuan umum mereka. Perusahaan dapat membentuk
tim formal yang menjadi bagian dari struktur organisasi maupun tim informal yang bukan
merupakan bagian organisasi formal yang dibentuk untuk memecahkan masalah, mengatasi
aktivitas khusus, atau mendorong partisipasi karyawan.
Terdapat tim yang disebut tim pemecah masalah (problem-solving team) atau gugus tugas yang
merupakan tim informal. Tim ini dibentuk untuk memecahkan isu-isu spesifik dan dibubarkan jika
tujuan mereka telah tercapai. Tim seperti itu biasanya bersifat lintas fungsi, dimana orang-orang
dari berbagai divisi dapat dipertemukan untuk suatu tugas. Terdapat pula yang disebut dengan
komite yang merupakan tim formal dan berada secara permanen dalam struktur organisasi. Komite
memiliki tugas reguler yang berulang-ulang.

2. Kelebihan dan Kelemahan Tim

Tim sering menjadi inti dari manajemen partisipasi, usaha untuk mengikutsertakan para
karyawan dalam pembuatan keputusan. Beberapa tim memainkan peran yang sangat penting dalam
membantu suatu organisasi mencapai tujuannya, tetapi tim tersebut tidak selalu sesuai untuk setiap
situasi. Untuk itu, penting bagi organisasi untuk mengukur kelebihan dan kelemahan dari suatu tim
seperti berikut.
Kelebihan dalam tim :
1. Meningkatkan kreativitas dan produktifitas
Dengan menyatukan sumber daya dari beberapa individu tim membawa lebih baik informasi
dalam proses pengambilan keputusan.
 2. Meningkatkan keanekaragaman pandangan
Anggota tim membawa berbagai perspektif dalam proses pengambilan keputusan.
3. Meningkatkan penerimaan atas sebuah solusi
Mereka yang berpartisipasi dalam pembuatan keputusan akan lebih mendukung keputusan
dengan antuitas dan akan mendorong orang lain untuk menerima solusi tersebut.
4. Tingkat kinerja lebih tinggi
Bekerja dalam tim dapat melepaskan kreativitas dan energi baru dari dalam diri para pekerja
yang turut berbagi ras untuk mencapai tujuan dan akuntabilitas lebih lanjut lagi tim mengisi
kebutuhan pekerja untuk menjadi anggota suatu kelompok, mengurangi kebosanan karyawan,
meningkatkan martabat dan rasa harga diri dan mengurangi stres dan tekanan diantara para
pekerja.

Sedangkan kelemahan dalam tim yang patut diawasi dan diatasi adalah sebagai berikut:
1. Tekanan sejawat, untuk menyesuaikan diri, mereka mungkin mengabaikan rasa tanggung jawab
pribadi dan setuju dengan rencana yang mempunyai dasar yang lemah, konsekuansinya,
beberapa tim sebenarnya tidak roduktif dengan menghasilkan keputusan – keputusan yang
buruk.
2. Groupthink, ini menggambarkan jika anggota-anggota individual menghargai harmoni tim
lebih tinggi dari pada mereka menghargai pembuatan keputusan efektif, mereka bersedia
mengesampingkan opini pribadi mereka dan setuju dengan orang lain.
3. Agenda-agenda tersembunyi, motif pribadi yang mempengaruhi interaksi kelompok dan
mungkin ingin membuktikan bahwa dia lebih kuat dari pada individu lain. Agenda tersembunyi
dari setiap anggota dapat mengurangi efektifitas kerja tim.
4. Free riders, ini bisa di kaitkan dengan para penumpang gelap yaitu anggota tim yang tidak
memberikan kontribusi pada kinerja tim. Hal ini menyebabkan tim menjadi tidak efektif.
5. Biaya, tingginya biaya koordinasi kelompok dapat menghambat waktu dan kerja dalam tim.

3. Karakteristik Tim yang Efektif

Untuk menjadi kolaborator yang baik maka anggota tim harus memahami koleganya dan dapat
saling bertukar informasi dan pemahaman. Tim yang paling efektif memiliki tujuan yang jelas dan
saling berbagi tujuan bersama, berkomunikasi secara terbuka dan jujur, mencapai keputusan dengan
konsensus, berpikir secara kreatif, dan mengetahui bagaimana cara menyelesaikan konflik. Hal
tersebutlah yang menyebabkan di negara maju seperti AS, kerja dalam tim lebih banyak diajarkan
dibandingkan dengan aspek bisnis lainnya.
Kolaborasi yang sukses harus memenuhi beberapa langkah yaitu
a. Memilih kolabolator secara hati-hati
b. Menyetujui tujuan-tujuan proyek sebelum anda memulai
c. Memberi tim anda waktu untuk mengikat sebelum memulai
d. Mengklarifikasi tanggung jawab individu
e. Menetapkan proses yang jelas
f. Memastikan alat-alat dan teknik sudah siap dan kompatibel antar tim
g. Menghindari penulisan oleh kelompok
h. Memeriksa untuk mengetahui seberapa baik segala sesuatu berjalan selama seksama

4. Dinamika kelompok
Dinamika kelompok adalah interaksi dan proses yang terjadi dalam sebuah tim. Dinamika
kelompok ini mempengaruhi oleh beberapa faktor; peran yang dipikul oleh anggota tim, fase
perkembangan tim saat ini, keberhasilan tim dalam menyelesaikan konflik dan keberhasilan tim
dalam mengatasi penolakan.

5. Memikul peran-peran tim

Anggota – anggota yang memikul peran yang berionrientasi pada diri sendiri (self-oriented
roles) mempunyai motivasi terutama hanya untuk memenuhi kebutuhan pribadinya sendiri, jadi
mereka cenderung menjadi kurang produktif dari pada anggota lainnya.
Anggota-anggota yang kemungkinan bersedia menyumbang pada tujuan tim adalah anggota-
anggota yang memikul peran perawatan tim (team-maintenance roles) untuk membantu setiap orang
agar bekerja sama dengan baik dan mereka yang memikul peran mempermudah – tugas (task-
facilitating roles) untuk membantu memecahkan masalah atau membuat keputusan.
6. Memperhitungkan evolusi Tim
Tim biasanya berkembang melalui lima fase sebagai berikut:
1. Orientasi, Anggota-anggota tim bersosialisasi, membentuk peran mereka dan mulai
mendefinisikan tugas atau maksud mereka.
2. Konflik, bila anda dan anggota-anggota lain telah dipilih secara hati-hati untuk mewakili
berbagai pandanagn dan kehlihan, saling tidak setuju adalah bagian alami dari fase ini.
3. Brainstorming, tahap ini anggota akan mendiskusikan untuk solusi tunggal dalam
menyelesaikan problem ini.
4. Timbul, anggota tim mencapai suatu keputusan yang sudah didiskusikan bersama
5. Pengukuhna, perasaan tim di bangun kembali dan solusi dirangkum.

7. Menyelesaikan konflik
Konflik dapat timbul karena berbagai alasan. Anggota-anggota tim mungkin percaya bahwa
mereka perlu bersaing untuk memperoleh uang, informasi atau sumber daya lain. Nah, saingan
inilah yang dapat menimbulkan konflik.
Konfik dalam tim dapat bersifat konstruktif dan deduktif. Konflik dikatakan bersifat konstruktif
bila konflik ini memaksa membuka isu–isu penting,meningkatkan keikutsertaan anggota–anggota
dalam tim dan menghasilkan ide-ide kreatif bagi solusi suatu problem. Sedangkan konflik dikatakan
destruktif bila konfik tersebut mengalihkan energi dari isu yang lebih penting, menghancurkan
semangat kerja tim atau individu anggota tim atau mempolarisasikan atau memecah-mecah tim
tersebut.
Terdapat 7 ukuran yang dapat membantu anggota-anggota tim dalam menyelesaikan konflik
dengan sukses;
1. Proaksi, hadapi konflik kecil sebelum menjadi konflik besar.
2. Komunikasi, ajak yang terlibat konflik untuk berpartisipasi dalam menyelesikanya.
3. Keterbukaan, buuanglah perasaan sebelum menghadapi isu-isu utama.
4. Riset, cari fakta-fakta yang menyebabkan problem sebelum mencari solusinya.
5. Fleksibilitas, jangan biarkan seseorang terkunci dalam suatu posisi sebelum mempertimbangkan
solusi –solusi lain.
6. Adil, jangan biarkan seseorang menghindar suatu solusi yang adil dengan cara berlindung di
belakang aturan-aturan.
7. Kerjasama, ajak lawan untuk berantas bersama “kekuatan luar” bukan saling berkelahi satu sama
lain.

8. Mengatasi Penolakan
Mengatasi penolakan aalah tipe konflik tertentu yang sering memengaruhi kerja anda dalam
tim,bisanya penolakan ini bersifat irasional,seperti saat orang menolak setiap jenis
perubahan,apakah itu masuk akal atau tidak.
Cara mengatasi penolakan dengan memberi dan menerima dengan tenang dan masuk akal ialah
sebagai berikut:
· Mengekspresikan pengertian
· Mengungkapkan penolakan secara terbuka
· Mengevaluasi keberatan orang lain dengan adil
· Mempertahankan argumen anda sampai orang lain siap untuk itu

9. Etiket dalam Lingkungan Tim

Etikat sangat penting dalam lingkungan tim karena kemampuan untuk dapat bekerja sama
sengan rekan-rekan dalam satu tim sangat vital bagi kesuksesan setiap orang. Misal ditempat kerja
harus dapat menegtahui cara berperilaku dan cara berinteraksi dengan orang lain di lingkungan
bisnis akan membantu anda tampil dengan halus,profesional dan percaya diri.
Kerja sama terkadang menjadi sebuah kegiatan yang masih banyak dihindari oleh beberapa
orang di lingkungan pekerjaan. Namun, mengapa orang-orang tersebut masih mempertahankan sikap
seperti itu? Padahal, banyak sekali keuntungan yang dapat diterima dari bekerja sama dalam satu
tim, baik untuk diri seseorang dan juga organisasi. Tidak hanya menawarkan kesempatan yang luar
biasa untuk perkembangan profesionalitas, tetapi kerjasama tim juga berarti anda bisa membuat
pekerjaan terasa lebih ringan dan mudah. Berikut beberapa penjelasan mengapa bekerja sama sangat
penting dilakukan di lingkungan kerja.
1. Meningkatkan Efisiensi
 Dari sudut pandang manajemen, meningkatkan kerja sama tim dalam lingkungan kerja juga akan
membantu perusahaan atau departemen anda untuk mengambil pekerjaan tambahan dan akhirnya
mendapatkan keuntungan atau bonus tanpa harus menambah pegawai lagi.
2. Mendapatkan Ide-ide Baru
Salah satu keuntungan terbesar dari tim adalah perusahaan akan mendapatkan inspirasi serta ide-
ide baru dari diskusi bersama tim. Ketika saling bertukar ide dengan anggota lainnya, ada sebuah
ruang lingkup kreativitas yang jauh lebih banyak dan luas dibandingkan ketika jika memikirkan
ide tersebut sendirian.
3. Mendapatkan Pengalaman Belajar
Masing-masing anggota tim mememiliki peran sebagai sumber pendidikan bagi karyawan lain di
dalam lingkungan tim. Penting pula dicatat bahwa ketika seorang karyawan memiliki banyak
pengetahuan, kepercayaan diri mereka akan berkembang.
4. Kemudahan Berkomunikasi
Komunikasi adalah kunci keberhasilan dari berbagai jenis proyek. Kegiatan yang berkaitan
dengan kerja sama tim memerlukan sebuah keterampilan komunikasi lisan dan juga tertulis.
5. Membagikan Beban Kerja
Dalam segi manajemen, ketika berkaitan dengan delegasi tugas, hal yang harus dilakukan adalah
dengan mempertimbangkan kekuatan dan kemampuan dari karyawan tersebut. Menugaskan
sebuah pekerjaan ke orang yang tepat akan sangat membantu dan menghasilkan efisiensi
maksimum dan hasil kerja yang berkualitas tinggi.
6. Dukungan Jaringan
Sebuah dukungan dan rasa saling memiliki dalam sebuah lingkungan kerja dapat berkontribusi
untuk meningkatkan kepuasan dalam bekerja. Setiap anggota tim akan saling membantu,
mengandalkan satu sama lain, dan membangun kepercayaan di dalam kelompok tersebut.

E. RAPAT YANG PRODUKTIF

1. Pengertian  Rapat
Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna
melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini membahas rapat formal yang melibatkan empat
orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan
kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada armada penjualan. Agar
berlangsung efektif, penyelenggaraan rapat perlu direncanakan.
Rapat adalah hal yang tak asing lagi di kalangan manajemen dan profesional. Bahkan sebagian
besar orang penting menghabiskan waktunya untuk rapat dan rapat. Pada dasarnya rapat itu diadakan
untuk mencapai persamaan persepsi, strategi, tujuan serta merencanakan langkah-langkah yang akan
diambil oleh manajemen. Tapi sayangnya, jarang sekali rapat yang berlangsung efektif. Berdasarkan
survei yang dilakukan oleh Wall Street Journal, rapat justru membuat waktu tidak produktif di
kantor.
Dr. Peter Drucker, dalam bukunya The Effective Executive, mengatakan: Kita
menyelenggarakan rapat karena orang-orang yang melaksanakan pekerjaan yang berbeda-beda harus
bekerja sama untuk melaksanakan tugas khusus. Kita rapat karena pengetahuan dan pengalaman
yang diperlukan dalam suatu situasi tertentu tidak terdapat di dalam pikiran satu orang, melainkan
terbagi dalam pikiran beberapa orang.

2. Jenis-Jenis Rapat dan Syaratnya

Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika situasi formal
maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat
yang berbeda.Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi peninjauannya.
a. Jenis - Jenis Rapat
Jenis rapat berdasarkan tujuannya dapat dibagi menjadi seperti berikut:
1) Rapat Penjelasan
Rapat penjelasan biasanya diselenggarakan oleh pimpinan untuk memberitahukan atau
menyampaikan  penjelasan kepada seluruh peserta rapat.
2) Rapat Pemecahan Masalah
Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan atau memecahkan suatu
permasalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan atau suatu lembaga.
3) Rapat Perundingan
Rapat Perundingan adalah rapat yang diselenggarakan untuk menghindari suatu permasalahan
serta mencari jalan tengah agar kedua belah pihak yang berselisih tidak merasa dirugikan.
 Jenis rapat berdasarkan sifatnya dapat dibagi menjadi seperti berikut:
1) Rapat Formal (Formal Meeting)
Rapat formal adalah rapat yang telah dipersiapkan terlebih dahulu dengan seluruh mekanisme
dalam rapat tersebut telah diatur, dan biasanya seluruh peserta rapat mendapatkan undangan.
2) Rapat Informal (Informal meeting)
Rapat informal adalah rapat yang diselenggarakan secara tidak resmi, atau tidak berdasarkan
aturan resmi yang berlaku dalam penyelenggarakan sebuah rapat.
3) Rapat Terbuka
Rapat terbuka adalah rapat yang diselenggarakan secara terbukan atau umum, dimana semua
anggota organisasi dapat menghadiri rapat tersebut. Biasanya materi yang dibahas tidak
bersifat rahasia.
4) Rapat Tertutup
Rapat tertututp adalah rapat yang dihadiri oleh orang-orang tertentu dalam sebuah organisasi,
dan biasanya materi yang dibahas berupa masalah-masalah yang bersifat rahasia dimana tidak
semua orang mengetahuinya.

Jenis rapat berdasarkan waktunya dapat dibagi menjadi seperti berikut:

1) Rapat Mingguan
Rapat mingguan adalah rapat yang diselenggarakan secara intens yaitu satu minggu sekali, dan
biasanya membahas soal masalah-masalah yang dihadapi setiap seksi atau subseksi.
2) Rapat Bulanan
Rapat bulanan biasanya diselenggarakan setiap sebulan sekali dengan rutin, dengan materi
pembahasan yang bersifat biasa yang dihadapi oleh seksi-seksi atau subseksi.
3) Rapat Semesteran
Rapat semester adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan sekali guna mengevaluasi
kinerja selama enam bulan kebelakang, dan menentukan rencana-rencana apa saja yang akan
dicapai pada empat bulan kedepan.
4) Rapat Tahunan
Rapat tahunan adalah rapat yang diselenggarakan setiap satu tahun sekali guna mengevaluas
pelaksanaan dan rencana kerja jangka panjang maupun jangka pendek.

Jenis rapat berdasarkan frekuensinya dapat dibagi menjadi seperti berikut:

1) Rapat Rutin
Rapat rutin merupakan rapat yang waktunya telah ditentukan serta dilaksanakan secara intens.
Seperti rapat mingguan dan rapat bulanan,dll.
2) Rapat Incidental
Rapat incidental adalah rapat yang diadakan karena terjadi suatu masalah yang memerlukan
penanganan dengan segera (rapat yang tidak direncanakan).

Jenis rapat berdasarkan namanya dapat dibagi menjadi seperti berikut:

1) Rapat Kerja
Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan antara pimpinan dengan karyawannya guna
membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.
2) Rapat Dinas
Rapat dinas adalah rapat untuk membahas masalah kedinasan atau pekerjaan yang biasanya
rapat ini dilaksanakan oleh suatu instansi kepemerintahan.
3) Musyawarah Kerja
Musyawarah kerja adalah kata lain dari “rapat kerja”.

b. Syarat-Syarat dalam Rapat

Rapat merupakan media komunikasi kelompok, dimana salah satu tujuannya ialah sebagai cara
menyelesaikan masalah-masalah serta menengahi permasalahan-permasalahan yang terjadi pada
suatu perusahaan.
Bagi pemimpin perusahaan rapat ialah sebagai ajang mendengarkan masukan-masukan atau
saran yang disampaikan karyawan untuk perusahaan itu sendiri. Sedangkan bagi karyawan atau
bawahan, rapat merupakan ajang tatap muka antara bawahaan dengan pimpinannya.
Suatu rapat dapat dikatakan sukses apabila sebelumnya telah direncanakan, dan syarat sukses
suatu rapat adalah;
1) Acara rapat
Acara rapat harus disusun secara sitematis atau berurutan secara logis.
 2) Media rapat
Tempat dan sarana untuk rapat harus memadai. Artinya, tempat dan sarana rapat harus cukup
mampu (memadai) menampung peserta rapat sesuai dengan jumlah undangan rapat.
3) Disiplin waktu
Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan akan membuat
para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.
4) Adanya notulen
Pada saat rapat berlangsung, harus ada seseorang yang bertugas untuk mencatatnya dalam
sebuah notulen. Pencatat jalannya rapat biasanya dilakukan oleh seorng sekretaris atau
notulis. Isi notulen secara garis besar menguraikan jalannya rapat secara singkat.
5) Terdapat keputusan dana kesimpulan rapat
Rapat dikatakan berhasil bila terjadi keputusan dan kesimpulan rapat. Setiap keputusan rapat
dapat disetujui seluruh peserta rapat. Berdasarkan keputusan-keputusan yang telah disetujui,
seorang ketua rapat menyimpulkan hasil rapat. Kesimpulan rapat harus diutarakan kepada
peserta rapat agar menjadi pedoman dalam pelaksanaan kegiatan dan rapat selanjutnya
6) Dipimpin oleh seorang pimpinan yang baik
Pimpinan yang baik adalah seseorang yang aktif, berwawasan luas, cakap, dapat memberikan
bimbingan dan pengarahan pada saat rapat berlangsung. Dapat berbicara dengan jelas,
bersikap tegas, tidak mendominasi pembicaraan, tidak otoriter, memberikan kesempatan
yang sama pada setiap anggota untuk memberikan suaranya.
7) Suasana rapat yang terbuka
Setiap anggota rapat harus berbicara secara terbuka, agar tidak terjadi prasangka yang buruk
kepada anggota lainnya.
8) Berpartisipasi dan aktif
Seluruh anggota rapat dapat berpartisipasi dan aktif pada rapat berlangsung serta tidak terjadi
monopoli pembicaraan.
9) Selalu mendapatkan bimbingan dan pengawasan
Pemimpin harus dapat membimbing dan mengawasi jalannya rapat, pengawasan terhadap
peserta rapat baik secara individu maupun kelompok. Agar pembicaraan tidak menyimpang
dari tujuan rapat.
10) Tidak terjadi perdebatan
Suatu rapat tidak akan efektif apabila dalam rapat terjadi perdebatan, sehingga akan
memakan waktu dan kemungkinan tujuan rapat tidak tercapai.

3. Langkah-Langkah Agar Rapat Berjalan Secara Produktif dan Efektif

Sebagai pemilik bisnis, tentunya akan sering mengadakan rapat untuk mengevaluasi kelangsungan
usaha. Rapat kerja yang berlangsung lama biasanya akan membuat orang mudah bosan dan tidak fokus.
Rapat seharusnya dilakukan secara efektif dan produktif agar pendapat/saran/gagasan/ide dapat
tersampaikan secara penuh serta dapat memperoleh solusi dari permasalahan atau kendala-kendala yang
di alami. Adapun beberapa langkah-langkah yang bisa lakukan saat memimpin rapat agar bisa berjalan
efektif dan produktif.
a. Lakukan perencanaan dengan menentukan siapa saja yang akan diundang untuk mengikuti rapat
serta apa tujuan dilakukannya rapat itu. Dengan begitu, dapat mengetahui topik dan informasi apa
yang akan dibahas di dalam rapat.
b. Tentukan tujuan dari diadakannya rapat, sehingga saat memulai rapa bisa langsung mengajak peserta
untuk fokus kepada tujuan itu. Tujuan ini juga akan menjaga agar pembicaraan dalam rapat tidak
jauh melenceng.
c. Susun daftar pembicaraan yang akan dilakukan dalam rapat kemudian bagikan kepada setiap peserta
rapat. Hal ini untuk memudahkan peserta agar langsung berdiskusi dan membuka jalan untuk setiap
opini atau ide yang hendak diutarakan.
d. Langsung mulai rapat sesegera mungkin setelah para peserta hadir dan bila pembicaraan mulai
menjauh dari topik rapat, maka sebagai pemimpin harus bisa membawanya kembali ke topik semula.
e. Catat isi rapat, setiap opini, dan pertanyaan yang diajukan dalam rapat. Seandainya ada beberapa hal
yang belum bisa dipastikan saat itu, buat catatan khusus agar nantinya bisa diselesaikan atau
dibicarakan dalam rapat selanjutnya.
f. Buat rangkuman saat rapat telah selesai untuk memastikan bahwa pemaham setiap orang yang hadir
sudah sama. Hal ini juga untuk menghindari terjadinya salah persepsi setelah mereka keluar dari
ruang rapat.