PENGAWASAN
Disusun oleh:
Dosen Pengampu :
UNIVERSITAS BENGKULU
Assalamu’alaikum Wr.Wb
Puji syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena saya dapat menyelesaikan
tugas makalah ini. Penyusunan makalah ini disusun untuk memenuhi tugas Pengantar
Manajemen tentang Pengawasan. Selain itu tujuan dari penyusunan makalah ini juga untuk
membuka wawasan tentang organisasi dan Pengawasan secara meluas.
Saya juga mengucapkan terima kasih kepada ibu dosen saya yang telah membimbing agar
dapat menyelesaikan makalah ini.
Akhirnya saya menyadari bahwa makalah ini sangat jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu,
dengan segala kerendahan hati, saya menerima kritik dan saran agar penyusunan Makalah
selanjutnya menjadi lebih baik. Untuk itu saya mengucapkan banyak terima kasih dan semoga
karya tulis ini bermanfaat bagi para pembaca.
Wassalamu’alaikum Wr.Wb
Penulis,
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN.......................................................................................................................4
1.1Latar Belakang...................................................................................................................... 4
1.2Rumusan Masalah................................................................................................................4
BAB II PEMBAHASAN.........................................................................................................................5
A. Pengertian Pengawasan.........................................................................................................5
B.Tipe-tipe Pengawasan............................................................................................................ 5
D.Pentingnya Pengawasan........................................................................................................7
F.Bidang-Bidang Pengawasan...................................................................................................9
KESIMPULAN.....................................................................................................................................13
SARAN................................................................................................................................................13
DAFTAR PUSTAKA............................................................................................................................14
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LatarBelakang
Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja standar pada
perencanaan untuk merancang system umpan balik informasi, untuk membandingkan kinerja aktual
dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkan apakah terjadi sesuatu penyimpangan
serta untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua
sumber daya perusahaan atau pemerintah telah digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna
mencapai tujuan perusahaan atau pemerintah.
Pengawasan merupakan hal yang penting dalam menjalankan suatu perencanaan.Dengan adanya
pengawasan maka perencanaan yang diharapkan oleh manajemen dapat terpenuhi dan berjalan
dengan baik.Pengawasan pada dasarnya diarahkan sepenuhnya untuk menghindari adanya
kemungkinan penyelewengan atau penyimpangan atas tujuan yang telah direncanakan secara
efektif dan efisien. Bahkan, melalui pengawasan tercipta suatu aktivitas yang berkaitan erat
dengan penentuan atau evaluasi mengenai sejauh mana pelaksanaan kerja sudah
dilaksanakan. Pengawasan juga dapat mendeteksi sejauh mana penyimpangan yang terjadi
dalam pelaksanaan kerja tersebut.Konsep pengawasan demikian sebenarnya menunjukkan
pengawasan merupakan bagian dari fungsi manajemen, dimana pengawasan dianggap sebagai
bentuk pemeriksaan dan pengontrolan dari pihak lebih atas kepada pihak dibawahnya.
1.2RumusanMasalah
Berdasarkan latarbelakang di atas maka rumusan masalah yang akan dibahas dalam makalah ini
adalah :
1. Pengertian Pengawasan
PEMBAHASAN
A.Pengertian Pengawasan
Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang
dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah
ditetapkan tersebut.pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar
pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan,merancang system informasi umpan
balik,membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan
sebelumnya,menentukan dan mengukur penyimpangan- penyimpangan serta mengambil tindakan
koreksi yang diperlukan.
B.Tipe-tipe Pengawasan
Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum
kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi
yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.
Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, Screening Control "Berhenti-Terus" atau pengawasan yang terjadi
ketika pelaksanaan berlangsung, dimana suatu aspek harus memenuhi syarat yang ditentukan
sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan atau menjadi
semacam peralatan "double-check" yang lebih menjamin ketetapan pelaksanaan suatu kegiatan.
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan
yang mungkin terjadi, dan penemuan-penemuan diterapkan untuk kegiatan kegiatan serupa di masa
yang akan datang. Pengawasan ini bersifat historis, pengukuran dilakukan setelah kegiatan
terjadi.
Ketika bentuk pengawasan tersebut sangat berguna bagi manajemen. Pengawasan pendahuluan
dan "berhenti-terus", cukup memadai untuk memungkinkan manajemen membuat tindakan
koreksi dan tetap dapat mencapai tujuan. tetapi ada beberapa faktor yang perlu
dipertimbangkan disamping kegunaan dua bentuk pengawasan itu. Faktor pertama yaitu biaya
keduanya mahal,faktor kedua yaitu
banyak kegiatan tidak memungkinkan dirinya dimonitor secara terus menerus, faktor ketiga
yaitu pengawasan yang berlebihan akan menjadikan produktivitas berkurang. Oleh karena
itu,manajemen harus menggunakan sistem pengawasan yang paling sesuai bagi situasi tertentu.
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan
sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk-bentuk standar yang lebih khusus antara
lain target penjualan, anggaran, bagian pasar atau market share, margin keuntungan,
keselamatan kerja, dan sasaran produksi. Bentuk standar yang umum yaitu :
a. standar fisik, meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau kualitas produk
b. standar moneter (biaya), ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya
penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya.
c. standar waktu,meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus
diselesaikan.
setiap tipe standar tersebut dapat dinyatakan dalam bentuk bentuk hasil yang dihitung kan yang
memungkinkan manajer untuk mengkomunikasikan pelaksanaan kerja yang diharapkan kepada para
bawahan secara lebih jelas dan tahapan-tahapan lain dalam proses perencanaan dapat
ditangani dengan lebih efektif, selain itu standar harus ditetapkan secara akurat dan diterima
mereka yang bersangkutan.standar-standar yang tidak dapat juga memainkan peran penting
dalam proses pengawasan misalnya standar kesehatan personalia, promosi karyawan yang terbaik,
sikap kerjasama, pakaian yang pantas dalam bekerja.
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan, laporan,
metode, pengujian, dan sampel.sebagai pelaksanaan pengukuran banyak perusahaan
menggunakan pemeriksa internal atau internal auditor.
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam
pelaksanaan. Tindakan koreksi berupa apa :
D.Pentingnya Pengawasan
Suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang
yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah
yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Ada beberapa alas an
mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari,
seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb.
Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan
jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang
diciptakan perubahan yang terjadi.
Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai
jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya
memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.
Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan
fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem
pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri
tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan
tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem penga-wasan.
5. Komunikasi
1. Merumuskan hasil yang diinginkan, dengan tujuan an-nur pengurangan biaya overhead atau
meningkatkan pelayanan langganan an dengan merumuskan lebih jelas seperti
pengurangan biaya overhead dengan 12% atau menyelesaikan setiap keluhan konsumen
dalam waktu paling lama 3 hari kemudian hasil yang diinginkan harus dihubungkan
dengan individu yang bertanggung jawab atas pencapaian nya.
2. Menetapkan petunjuk atau predictors hasil, dengan tujuan agar manajer dapat mengatasi
dan memperbaiki adanya penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan. Pada pendekatan
ini ada beberapa tindakan yang dapat membantu manajer memperkirakan hasil yang
diinginkan tercapai atau tidak :
a. Pengukuran masukan
c. Gejala-gejala,yaitu kondisi yang tampaknya berhubungan dengan hasil akhir tetapi tidak
secara langsung mempengaruhinya.
3. Menetapkan standar petunjuk dan hasil, manajer memberikan perhatian yang lebih
penting terhadap penyimpangan kecil atau tidak bereaksi terhadap penyimpangan
besar.pernah standar harus sesuai dengan keadaan tertentu dan bagian penting
perancangan proses pengawasan.
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik,jaringan kerja komunikasi dianggap baik bila
aliran tidak hanya ke atas tetapi juga ke bawah kepada siapa yang harus mengambil
tindakan koreksi. Disamping itu jaringan harus cukup efisien untuk menyediakan
informasi balik yang relevan kepada personalia kunci yang memerlukannya.
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi, ini merupakan langkah terakhir yang
membandingkan penunjuk dengan standar,penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil
dan kemudian pengambilan tindakan,informasi tentang penyimpangan dari standar
harus dievaluasiterlebih dahulu sebelum tindakan tindakan koreksi alternatif
dikembangkan.
F.Bidang-Bidang Pengawasan
2. Pengawasan Kualitas adalah istilah relatif berarti hal yang berbeda bagi orang yang berbeda
pula.Untuk mengapus pendapat umum salah, kualitas haruslah diartikan bahwa dalam
pengawasakualitas tujuannya adalah mempertahankan kualitas yang memuaskan untuk tujuan
yangdimaksudkan, bukan kualitas yang setinggi mungkin. Khusustujuan yang dicari adalah apayang
terbaik dalam istilah-istilah berikut: konsisten dengan harga yang diminta untuk hasil produksi atau
jasa itu dan diberikan hasil-hasil yang memuaskan dan dapat dipercaya proses pengawasan
kualitas didasarkan atas teori-teori dan kemungkinan statistik, yangdigunakan pada contoh-
contoh yang di produksi dengan suatu proses. Selagi proses itu masihdalam operasi maka diambil
ukuran-ukuran dari hasil produksi atau jasa itu dan dibandingkandengan standar-standar yang
sudah ditetapkan.
3. Pengawasan Wakt dengan efektif adalah suatu tantangan bagi setiap manajer. Psrsmsnsjer bersd
dibawah penekanan untuk mengurangi waktu yang dipakai untuk membacamaterial, menghindari
rapat dan mencapai keputusan-keputusan. Waktu adalah suatu sumberyang terbatas. Seorang
manajer sering mengeluh, bahwa waktu yang terbuang dengan panggilan-panggilan telepon dan
rapat-rapat dapat dihindari, kalau ada tersedia sebelumnyasekedar cara yang dapat dipercaya
untuk menilainya. Ada beberapa hal yang dapat dilakukanoleh para manajer untuk
menggunakan waktu mereka lebih baik. Beberapa diantarnya adalahmenggunakan seorang
pembantu atau seorang sekretaris untuk melindungi manajer itu dari pemborosan waktu,
mengadoptasi suatu kriteria hasil-hasil dari waktu manajer untuk usaha-usaha pembuatan
keputusan, dan mengumpulkan data-data waktu untuk kegiatan-kegiatanyang berlangsungdan
evaluasi serta perbaikan penggunaan waktu. banyak pemajak-pembajak waktu yang dapat
menghabiskan waktu seorang manajer.Diantaranya adalah : rapat-rapat dan konferensi-
konferensi, telepon-telepon, tamu-tamu, dan pekerjaan surat menyurat yang berlebihan.
4. Pengawasan Biaya adalah suatu pertimbangan dalam semua kegiatan. Kebanyakan biaya
dapatdikategorikan dalam lima kategori yaitu : biaya langsung, biaya yang material langsung,
biayaoverhead tata usaha pabrik, ongkos penjualan, dan ongkos administrasi.
G.Alat Bantu Pengawasan Manajerial
Alat-alat pengawasan yang paling dikenal dan paling umum digunakan adalah :
2. Management Information System (MIS) yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan
bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu
proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan
operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.
e. Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system
3. Analisa Rasio
Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka dengan angka
lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas posisi financial
dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan pada berbagai ukuran finansial yang
muncul pada neraca dan neraca rugi-laba organisasi.
4. PenganggaranAnggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana
pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan
diperoleh. Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber keuangan yang telah
disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan.
Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran juga merupakan alat pengawasan.
Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Pengawasan
anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran yang telah
ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan
membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan.
H. Karakteristik-Karakteristik Pengawasan Yang Efektif
1. Akurat
2. Tepat waktu
3. Obyektif
8. Fleksibel
2. Metode kuantitatif
Cenderung untuk menggunakan data khusus dan metode-metode kuantitatif untuk mengukur
dan memeriksa kuantitas dan kualitas keluaran (output). Metode ini terdiri dari :
· Anggaran (budget)
· Audit
· Analisa break-even
· Analisa rasio
PENUTUP
Kesimpulan
Pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan
dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan
kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur
penyimpangan- penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.
Tipe-tipe pengawasan yaitu : pengawasan pendahuluan, pengawasan pada saat kerja berlangsung,
pengawasan feed back. Tahap proses pengawasan : menetapkan standar pelaksanaan, penentuan
pengukuran pelaksanaan kegiatan, pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan
penganalisa penyimpangan-penyimpangan, pengambilan tindakan koreksi.
Saran
Pengawasan dirasa sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi. Karena jika tidak ada pengawasan
dalam suatu organisasi akan menimbulkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang terjadi baik yang
berasal dari bawahan maupun lingkungan.
Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan karena dapat membangun suatu komunikasi yang baik
antara pemimpin organisasi dengan anggota organisasi. Serta pengawasan dapat memicu terjadinya
tindak pengoreksian yang tepat dalam merumuskan suatu masalah.
Pengawasan lebih baik dilakukan secara langsung oleh pemimpin organisasi. Disebabkan perlu
adanya hak dan wewenang ketegasan seorang pemimpin dalam suatu organisasi. Pengawasan
disarankan dilakukan secara rutin karena dapat merubah suatu lingkungan organisasi dari yang baik
menjadi baik lagi.
Daftar Pustaka