Kepada : Rekanan PT Solusi Bangun Indonesia Tbk

Dari : Procurement Group Head

Nomor : 92-N/PROC/PR/V/20
Hal : Perubahan proses pengajuan Invoice dan penerimaan berkas di
Document Management / Finance SBI

Dengan hormat,

Sehubungan dengan kondisi wabah / pandemi virus Corona (COVID-19) yang

belum juga berakhir dan memperhatikan arahan dari pemerintah untuk
meminimalisir risiko makin menyebarnya virus Corona saat ini, serta masih
diberlakukannya kebijakan Work From Home (WFH) secara ketat kepada seluruh
area pendukung aktifitas perusahaan, dan juga sebagai upaya untuk tetap
menjaga kerjasama yang baik antara perusahaan dengan rekanan demi
keberlangsungan usaha bersama, dengan ini kami sampaikan bahwa PT Solusi
Bangun Indonesia Tbk akan melakukan perubahan pada proses penerimaan
Invoice, sebagai berikut :

1. Bertepatan dengan libur Hari Raya Idul Fitri 1441 H, loket penerimaan Invoice
Document akan tutup dari tanggal 21 Mei sampai dengan 26 Mei 2020
2. Loket penerimaan Invoice Document akan tetap tutup setelah tanggal 26 Mei
2020 dan hanya menerima dokumen via kurir sampai dengan pemberitahuan
lebih lanjut.
3. Terhitung mulai tanggal 27 Mei 2020, pengajuan invoice dapat dikirimkan
terlebih dahulu melalui email dengan alamat : apsbi.docmentmgmt@sig.id
sebelum berkas asli dikirimkan kemudian ke loket penerimaan Invoice
Document Management via kurir.
4. Email notifikasi penerimaan dengan informasi nomor barcode akan terkirim ke
vendor setelah email pengajuannya diterima.
5. Persyaratan pengajuan Invoice melalui email adalah sebagai berikut :
a. Scanned Invoice yang dikirimkan harus disertai dengan dokumen
pendukung yang jelas dan lengkap sesuai dengan persyaratan
penagihan yang berlaku di PT Solusi Bangun Indonesia Tbk
b. Scanned Invoice beserta document pendukungnya dikirimkan dalam
bentuk PDF dengan resolusi 300dpi
c. Satu (1) email hanya untuk pengajuan 1 nomor invoice
d. Size per email maksimum adalah 1 MB
e. Subject email menggunakan format :
Submit(spasi)NamaVendor(spasi)NomorInvoice(spasi)Nominal
Contoh :
Submit Aneka Cahaya 001x2020 Rp 150.000.000
f. Lampiran yang harus disertakan dengan format nama file sbb :
 1 file hasil scan Invoice Document dan Faktur Pajak, dengan format
nama file :
Inv(spasi)NamaVendor(spasi)Nomor Invoice
contoh : Inv Aneka Cahaya 001X2020
  1 file atau lebih hasil scan dokumen pendukung lainnya, dengan
format nama file :
Attach(spasi)Jenis dokumen
contoh : Attach SES
g. Untuk vendor yang mengirimkan lebih dari 1 pengajuan Invoice dalam
1 hari, harus membuat dan melampirkan list invoice dalam bentuk
excel dan dilampirkan pada email pengajuan pertamanya di hari tsb
6. Berkas asli (hardcopy) harus tetap dikirimkan via kurir ke alamat Document
Management – Finance SBI dengan kelengkapan :
a. Invoice document asli
b. Dokumen pendukung
c. Email pengajuan atau email notifikasi dengan informasi nomor barcode
7. Ketentuan mengenai penerimaan berkas asli Invoice di loket penerimaan
Invoce Document Management :
a. Khusus rekanan yang mengikuti Supplier Financing Program
(SFP), berkas asli Invoice beserta dokumen pendukungnya harus
dikirimkan dalam minggu yang sama dengan pengajuan yang sudah
dikirimkan melalui email
b. TOP akan dihitung dengan memperhatikan tanggal diterimanya email
dan memperhatikan kelengkapan dokumen.
c. Untuk rekanan non SFP, berkas asli Invoice dan dokumen
pendukungnya harus dikirimkan dalam bulan yang sama dengan
pengajuan yang sudah dikirimkan melalui email.
d. Pengajuan downpayment (jika ada) akan diproses setelah berkas asli
Invoice beserta dokumen pendukungnya diterima oleh Incoice
Document Management
e. Invoice yang berkas aslinya belum diterima oleh Invoice Document
Mangement setelah pembayaran dilakukan, maka akan dilakukan
payment block pada Invoice berikutnya

Penerapan perubahan kebijakan penerimaan Invoice ini berlaku efektif mulai

tanggal 27 Mei 2020 hingga ada pemberitahuan lebih lanjut

Demikian, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Jakarta, 20 Mei 2020

Salam,
Procurement Group Head,

Proid Kontura Marta

2/2