Sosialisasi e-Invoice

PT Vale Indonesia Tbk

Konteks dan Latar Belakang
Problem Statement
Bagi rekanan/vendor
a. Pengiriman invoice dan dokumen pendukung via kurir
a. Ada biaya kirim invoice
b. Pengiriman perlu waktu antara 3-6 hari dan ada kemungkinan
salah pengiriman.
b. Tidak ada Notifikasi tentang
a. Apakah invoice-nya sudah diterima.
b. Apakah invoice-nya sudah dinyatakan lengkap dan benar.
c. Kapan akan dilakukan pembayaran.

Bagi PT Vale
a. Validasi Data (Three Way Matching)
a. Saat dokumen diterima, tidak bisa dilakukan proses three way
matching.
b. Pengelolaan dokumen kertas (Hardcopy).
a. Usaha untuk melakukan penyimpanan dan pencarian
c. Cross Check data e-Faktur
a. Validitas data e-Faktur
Tujuan dan Manfaat Proyek
Tujuan Umum
a. Membangun proses yang efisien untuk mengelola proses invoicing
b. Tetap mengacu kepada peraturan yang berlaku, baik peraturan
pemerintah maupun peraturan internal perusahaan.

Manfaat Proyek
a. Bagi rekanan PT Vale
1. Memberikan notifikasi kepada rekanan/vendor ketika proses
penerimaan barang atau jasa sudah dilakukan.
2. Mempercepat proses pengiriman invoice dari rekanan/vendor
3. Menghilangkan/mengurangi biaya pengiriman dokumen invoice
4. Memberikan transparansi terhadap status invoice dengan cepat
dan akurat.
b. Bagi PT Vale
1. Meningkatkan kualitas pengelolaan invoice termasuk
penyimpanan, pencarian dan audit.
2. Menyediakan proses cross-check secara real-time dengan data
pajak.
3. Mengurangi dan atau menghilangkan penyimpanan kertas
4. Sesuai dengan nilai Vale “Prize Our Planet”
Cara Kerja e-Invoice
Cara Kerja Sistem e-Invoice
1 2 3
Pengiriman Email
Proses Penerimaan
Otomatis (Barang) dan Pengiriman Invoice oleh
Barang (GR) atau Jasa
Email Manual untuk Jasa Rekanan
(SES) di SAP
(SES)

6 5 4

Konfirmasi Email yang

Konfirmasi Email tentang
Menyatakan bahwa Pengolahan Invoice dan
Penerimaan Dokumen
“Invoice di-Nyatakan Pemeriksaan Faktur Pajak
Invoice
Lengkap dan Benar”

Payment / Pembayaran
Berdasarkan Term of
Payment (TOP) di PO.
Proses Penerimaan Jasa
SES (Service Entry Sheet)

Pembuatan Pembuatan Approval Info nomer

Pekerjaan Selesai
Proforma SES dan SRF SES SES

Proses Penerimaan Jasa

a. Pekerjaan Selesai, dinyatakan dengan bukti-bukti seperti drawing, foto
dokumentasi, timesheet dll.
b. Pembuatan proforma invoice oleh rekanan kontraktor
c. Jika PM sudah sepakat dengan nilainya, dilanjutkan dengan
pembuatan SES dan SRF (Service Receipt Form)
d. Approval SES oleh pihak berwenang
e. Informasi nomer SES oleh PM ke rekanan kontraktor untuk mulai
proses penagihan (Invoicing).
Email Notification
GR Notification 2

Pengiriman Email
Otomatis (Barang) dan
Email Manual untuk Jasa
(SES)

Email yang akan diterima ketika GR telah diinput ke oleh tim receiving PTVI begitu serah terima
barang telah dilakukan. Ditunjukan pada tahap ke 2 pada alur
Email Notification
Email Acknowledgement
4

Konfirmasi Email tentang

Penerimaan Dokumen
Invoice

Email yang akan diterima ketika telah mengirimkan email yang menunjukan bahwa invoice
anda sedang akan diproses oleh sistem
Email Notification
Invoice Accepted Completely 6

Konfirmasi Email yang

Menyatakan bahwa
“Invoice di-Nyatakan
Lengkap dan Benar”

Email yang akan diterima ketika invoice telah dinyatakan lengkap dan benar oleh sistem dan
siap dilakukan pembayaran berdasarkan term of payment yang berlaku
Email Notification
Invoice Rejected

Email yang akan diterima ketika terdapat ketidaksesuaian pada invoice yang dikirimkan seperti
dokumen tidak lengkap atau alamat email pengirim belum terdaftar di sistem.
Tata Cara Pengiriman
Invoice
Tata Cara Pengiriman Invoice
Proses Penagihan (Invoicing)
1. Barang diterima / Pekerjaan selesai
• Pastikan bahwa Goods Receipt Number atau SES Number sudah
diterima

2. Persiapan Dokumen
a. Invoice
b. e-Faktur
c. Delivery Note or other shipping documents.
d. Summary PO GR/SES: http://e-
invoice.valeindonesia.co.id/SummaryPOGRSES.html
e. Supporting Document: Progress Claim/Timesheet/Proforma or Any
Supporting Document (SKB, DGT, etc.)

Untuk detail per tipe transaksi dapat dilihat pada tabel link berikut:
http://e-invoice.valeindonesia.co.id/Kelengkapan%20dan%20Persyaratan.html
Tata Cara Pengiriman Invoice
Proses Penagihan (Invoicing)

3. Compile Document
a. Jadikan semua dokumen diatas dalam 1 file PDF
b. Kualitas 300 dpi dengan format pdf dan Hitam Putih (Mandatory).

4. Proses Pengiriman
a. Attach / Sematkan file pdf tersebut dalam email
b. Pastikan subyek terisi baik dengan format Nama Perusahaan,
Nomor Invoice dan Nomor PO
c. Kirimkan ke alamat email ptvi.invoice@vale.com
d. Pastikan email pengirim dokumen invoice sudah terdaftar di e-Proc
Materi Tambahan
Materi Selengkapnya bisa dibuka di tautan berikut

• e-invoice.valeindonesia.co.id

• eproc.valeindonesia.co.id
Hal-hal yang tidak dapat dilakukan

1. Mengirimkan invoice menggunakan email yang tidak terdaftar sebagai

email company
2. Menyematkan lebih dari 1 invoice pada 1 email.
3. Menggabungkan 2 tagihan dari PO yang berbeda kedalam 1 Invoice.
4. Mengirimkan invoice tanpa melampirkan dokumen Summary
POGR/SES yang telah diisi.
Materi Tambahan
Email kontak

Kontak e-Procurement Data Update (Email/Bank Acc)

• Yenny.Adriani@vale.com (Yenny)

Kontak terkait e-Invoice

• C0604648@vale.com (Kamal)
Terima Kasih