No : 00005/SG-AP/III/17-R2

Tanggal : Jakarta, 22 Maret 2017

Kepada : ALL Supplier
Perihal : Prosedur Invoice - Hutang

Metode Pembayaran

Kredit : Hari

Uang Muka : %

Cara Pembayaran : Transfer Giro

Ketentuan dan tata cara pengiriman tagihan kepada Soechi Group, sebagai berikut:
1. Semua tagihan harus disertai oleh Purchase Order (PO) yang valid dan sah sesuai dengan skema approval
Soechi Group. Purchase Order (PO) akan diverifikasi oleh tim Account Payable untuk keabsahan dan validasi
approval. Tim AP kami akan secara langsung mengirimkan e-mail ke supplier dengan lampiran PO yang
secara otomatis dibuat oleh system kami. Lampiran PO tersebut akan juga menyebutkan nomor unik AP
Approval yang secara otomatis diberikan oleh system kami. Lampiran PO ini adalah salah satu syarat untuk
penagihan. Bentuk dari PO lainnya tidak dianggap sebagai PO yang valid dan sah. Contohnya ada di
Lampiran 1.
2. Invoice/Faktur Penjualan asli (dilengkapi stempel, tanda tangan dan keterangan rekening). Semua invoice
harus menyertakan nomor referensi Purchase Order yang sudah diotorisasi oleh pihak AP.
3. Faktur Pajak 2 (dua) rangkap asli dan copy (untuk supplier yang sudah dikukuhkan sebagai PKP – Pengusaha
Kena Pajak).
4. Bukti Pengiriman/Jasa sebagai berikut:
 Pengiriman Ke Kantor:
1. Surat Jalan asli dengan detail Pemesanan yang sudah diotorisasi oleh bagian penerima barang kantor
(tanda tangan dan stempel).
2. Bukti Penerimaan Barang (BPB) asli dari pihak gudang Soechi (tanda tangan dan stempel).
 Self Pick-up
Apabila pembelian dengan metode Self Pick-up (melalui orang gudang / ekspedisi) maka Surat Jalan
wajib ditanda-tangani oleh penerima barang yang ditunjuk untuk pengambilan barang oleh Soechi.
Dalam maksimal 2 hari kerja supplier wajib menunjukkan surat jalan asli ke pihak gudang Soechi yang
beralamat di Jalan Mangga Dua Dalam, Komplek Duta Pertiwi Blok J nomor 5-7, Jakarta dalam untuk
pencetakan Bukti Penerimaan Barang (BPB).
 Pengiriman langsung ke Kapal
1. Delivery Order (DO) by system, apabila pengiriman langsung ke kapal, Tim AP akan secara otomatis
membuat Delivery Order dari system dan akan dilampirkan di e-mail bersama dengan Purchase
Order (PO) yang sudah diotorisasi.
2. Delivery Order ini harus di-print oleh supplier dan akan dimintakan tanda tangan dan stempel dari
master kapal sebagai bukti yang sah untuk serah terima barang.
3. Delivery Order ini harus dilampirkan bersama-sama dengan kelengkapan invoice lainnya.

Page 1 of 3
Prosedur Invoice – Hutang (Nama perusahaan, tanda
Soechi Group tangan & stempel)

(Account Manager)
  Pengiriman langsung ke kapal Via Agent
1. Delivery Order (DO) by system, apabila pengiriman ke kapal melalui Agent yang ditunjuk oleh
Soechi, Tim AP akan secara otomatis membuat Delivery Order dari system dan akan dilampirkan di
e-mail bersama dengan Purchase Order (PO) yang sudah di-otorisasi.
2. Delivery Order ini harus di print oleh supplier dan akan dimintakan tanda tangan dan stempel dari
agent yang menerima barang sebagai bukti yang sah untuk serah terima barang.
3. Delivery Order ini harus dilampirkan bersama-sama dengan kelengkapan invoice lainnya.

Transaksi Jasa: Service Report asli yang menjelaskan detail pekerjaan jasa dan telah mendapatkan
pengakuan dari pihak kapal hasil test menunjukkan hasil yang baik.

5. Good Receipt Report

Jika terdapat perubahan harga dari quotation yang disetujui ataupun perubahan qty( < PO) maka supplier
berkewajiban menginformasikan kepada tim purchasing kami dan PIC dari purchasing yang terkait akan
menerbitkan Good Receipt Report(GRR) yang dapat digunakan vendor untuk kelengkapan dokumen.

Segala perubahan yang tidak diinformasikan beresiko memperlambat proses verifikasi tim account payable

6. Dasar perhitungan Term of Payment adalah sejak tim AP Soechi Group menerima semua dokumen
persyaratan diatas tanpa kurang sesuatu apapun.

Apabila tagihan yang diserahkan tidak memenuhi syarat-syarat diatas maka invoice yang bersangkutan tidak
akan diproses karena dianggap bukan tagihan yang sah.

Alamat untuk pengiriman invoice sebagai berikut:

Sahid Sudirman Center Lantai 51, Jalan Jendral Sudirman Kav 86 Jakarta pusat – DKI Jakarta – 10220

Email : Documents.ap@soechi.com dan user representative

CC : account.payables@soechi.com
PIC : Account Payable Department

Dengan ditandatanganinya surat ini, kami (supplier) menyatakan bahwa kami sudah memahami, setuju, dan
akan menaati secara sepenuhnya tata cara pengiriman tagihan kepada Soechi Group.

Kami (supplier) memahami apabila kami (supplier) mengirim tagihan tanpa melampirkan dokumen lain yang
diperlukan seperti yang sudah tertulis di atas, maka tagihan kami (supplier) akan dianggap tidak valid.

Disetujui oleh,

Nama Perusahaan : …………………………..

Nama Representatif : …………………………..
Jabatan : …………………………..

(Tanda tangan disertai dengan stempel perusahaan)

Tata cara pengiriman invoice dan supporting document lainnya kepada Soechi Group.
Page 2 of 3
Prosedur Invoice – Hutang (Nama perusahaan, tanda
Soechi Group tangan & stempel)
(Account Manager)
Lampiran 1.

Page 3 of 3
Prosedur Invoice – Hutang
Soechi Group