PROSEDUR DAN PERSYARATAN KELENGKAPAN DOKUMEN PENAGIHAN

UNTUK VENDOR PROYEK

1. Dokumen Penagihan
a. Invoice/ Tagihan bermaterai sesuai Purchase Order (PO)/Surat Perjanjian Kerja (SPK)/Letter of
Acceptance (LOA)
• Penulisan nama, alamat, NPWP harus mengikuti data yang tertera di PO/ Surat Perjanjian
Kerja (SPK)/Letter of Acceptance (LOA)
• Terdapat nomor invoice.
• Nomor invoice yang sama tidak boleh digunakan lebih dari 1 (satu) kali (bila sistem
membaca adanya duplikasi penggunaan nomor invoice maka dokumen akan ditolak).
• Terdapat nomor rekening tujuan transfer pada invoice.
Jika tidak ada, agar melampirkan surat pernyataan bermaterai berisikan informasi nomor
rekening tujuan transfer yang ditanda tangani oleh pejabat berwenang disertai stempel
vendor.
• Penggunaan materai:
 Rp. 0 – Rp. 5.000.000 (tidak diwajibkan menggunakan materai)
Diatas Rp. 5.000.000 (materai Rp. 10.000)
Merujuk pada peraturan pemerintah terkait:
https://pajak.go.id/id/undang-undang-republik-indonesia-nomor-10-tahun-2020
 Penggunaan bea materai lunas dengan sistem komputerisasi harus memberikan surat
ijin pembubuhan materai.
• Terdapat tanda tangan elektronik atau tanda tangan basah dan stempel Vendor.
Pengecualian apabila menggunakan elektronik invoice maka tidak memerlukan tanda
tangan basah dan stempel.
• Terdapat nomor PO/Surat Perjanjian Kerja (SPK)/Letter of Acceptance (LOA) di invoice,
dimana 1 (satu) invoice hanya terdiri dari 1 nomor PO/SPK/LOA
• Tanggal invoice harus sesuai dengan tanggal pengiriman barang atau penyelesaian jasa.
Untuk invoice atas beberapa pengiriman barang yang digabung, tanggal invoice yang
digunakan adalah tanggal pengiriman terakhir dalam bulan yang sama.
• Nilai Invoice harus sesuai dengan PO dan dipisahkan antara nilai DPP (Dasar Pengenaan
Pajak) dan PPN (Pajak Pertambahan Nilai) nya.
• Untuk invoice yang berkaitan dengan barang dan jasa, Vendor wajib untuk memisahkan
masing-masing nilai DPP untuk barang dan jasanya.
• Jika terdapat pembayaran uang muka maka dalam invoice tersebut wajib mencantumkan
nilai total transaksi dan uang muka yang telah dibayarkan (Lampiran-1 Invoice Uang
Muka).
• Jika terdapat retensi, maka invoice retensi harus dibuat terpisah sesuai dengan invoice
progress-nya, dengan cara perhitungan sesuai contoh terlampir (Lampiran-2
Perhitungan Retensi).
• Invoice harus dicetak dengan jelas dan nyata serta tidak boleh ditulis atau dikoreksi tulisan
tangan.
• Penulisan detail nama barang/jasa, parts number dan kuantiti Unit of Measure (UoM) pada
invoice harus sama seperti detail pada PO.
Jika tidak sama, agar dilengkapi surat penjelasan informasi barang/jasa dengan diketahui
Procurement terkait.

b. Faktur Pajak Elektronik / Faktur Pajak (khusus Vendor dari dalam negeri Republik Indonesia
dan merupakan Vendor Pengusaha Kena Pajak (PKP))
• Mengirimkan 2 (dua) rangkap print-out Faktur Pajak (faktur pajak elektronik) yang
memiliki QR code/barcode.
 • Bila ada Faktur Pajak pengganti maka saat penagihan wajib memberikan Faktur pajak
awal dan Faktur Pajak pengganti terakhir (rangkap 2).
• Tanggal Faktur Pajak harus sama dengan tanggal invoice.
• Setiap 1 (satu) Faktur Pajak yang diterbitkan hanya untuk 1 (satu) invoice.
• Untuk transaksi uang muka maka tanggal Faktur pajak adalah saat barang diserahkan
sesuai surat jalan atau dana diterima, tergantung mana yang lebih dahulu
• Penulisan nama, alamat, NPWP Vendor sesuai SPPKP.
• Nama pejabat/pegawai yang tercantum di Faktur Pajak harus sesuai dengan spesimen
penandatangan faktur pajak yang telah dilaporkan ke kantor pajak.
• Tanggal penerbitan Faktur Pajak tidak boleh melebihi masa tenggang yang ditetapkan
oleh peraturan perpajakan yang berlaku sejak tanggal barang/jasa diberikan.
Jika tanggal penerbitan Faktur Pajak melebihi masa tenggang yang ditetapkan oleh
peraturan perpajakan yang berlaku, Faktur Pajak tidak bisa dikreditkan sehingga PPN tidak
dapat dibayarkan. Vendor wajib memberikan surat pernyataan bermaterai bahwa Vendor
bersedia dibayar DPP-nya saja tanpa PPN.
• Tanggal penyerahan Faktur Pajak tidak boleh melebihi masa tenggang yang ditetapkan
oleh peraturan perpajakan yang berlaku.
Jika tanggal penyerahan Faktur Pajak melebihi masa tenggang yang ditetapkan oleh
peraturan perpajakan yang berlaku, Faktur Pajak tidak bisa dikreditkan sehingga PPN tidak
dapat dibayarkan, Vendor wajib memberikan surat pernyataan bermaterai bahwa Vendor
bersedia dibayar DPP-nya saja tanpa PPN.

c. Dokumen terkait Ketentuan Faktur Pajak (PER 24) (khusus Vendor dari dalam negeri Republik
Indonesia)
Melampirkan dokumen berikut ini jika ada perubahan dokumen yang telah diberikan
sebelumnya:
• Spesimen tanda tangan
• Bukti penerimaan surat dari KPP (Kantor Pelayanan Pajak) atas spesimen tanda tangan
• SPPKP (Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak)
• NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)
• SKT (Surat Keterangan Terdaftar)

d. Surat Keterangan Domisili untuk Wajib Pajak Luar Negeri (Form DGT halaman 1 dan halaman
2) harus dilampirkan untuk invoice penyelesaian jasa
• Form DGT halaman 1 dan 2 berlaku selama 1 tahun. Form DGT halaman 1 dan 2 yang
dilampirkan pertama kali harus asli dan untuk selanjutnya dapat berupa copy. Form DGT
harus diisi dengan lengkap dan benar.
• Form DGT pada part II halaman 1 harus ditanda tangani dan distempel oleh pihak otoritas
perpajakan di negara asal yang kompeten (kecuali jika ada certificate of resident yang
resmi dari otoritas perpajakan di negara asal dan harus valid selama maksimal 1 tahun).
• Form DGT pada part VII halaman 2 harus ditanda tangani oleh pihak otoritas Vendor yang
kompeten.
• Jika vendor memiliki e-SKD (surat keterangan domisili elektronik) yang masih berlaku maka
tidak perlu melampirkan form DGT.
• Merujuk pada peraturan direktorat jenderal pajak berikut:
https://www.pajak.go.id/sites/default/files/2019-03/PER25PJ2018.pdf.

e. Purchase Order (PO)/ Surat Perjanjian Kerja (SPK)/Letter of Acceptance (LOA)

• Melampirkan copy Purchase Order (PO)/ Surat Perjanjian Kerja (SPK)/Letter of Acceptance
(LOA) yang telah ditandatangani oleh SMART Group Sinarmas Agribusiness and Food –
(tidak berlaku untuk PO yang menggunakan elektronik PO).
 f. Dokumen Pengiriman Barang
• Melampirkan surat jalan asli yang telah ditandatangani oleh pengirim dan penerima (yang
diwakili oleh Project Site Manager), dilengkapi dengan nama jelas dan stempel perusahaan
pengirim dan penerima.
• Melampirkan rekap surat jalan asli (jika surat jalan lebih dari 1 (satu)) sesuai dengan
format terlampir (Lampiran-3 Rekap Surat Jalan), khususnya untuk pengiriman via
darat.

g. Dokumen Penyelesaian Jasa

• BAPP (Berita Acara Progress Pekerjaan) / BAST (Berita Acara Serah Terima), yang berisi:
 Keterangan pekerjaan
 Pencapaian progress pekerjaan dan nilai nominal harus sesuai dengan yang tercantum
dalam invoice dan Faktur Pajak pada periode penagihan tersebut.
 Tanda tangan dan stempel pihak penyerah jasa (Vendor) dan pihak penerima jasa
(SMART Group Sinarmas Agribusiness and Food, diwakili oleh Project Site Manager
atau Project Integrated Manager, khusus project head office), dilengkapi dengan
nama jelas masing-masing.
 Harus dilampirkan dengan perincian progress pekerjaan untuk masing-masing jenis
pekerjaan.
 Lampiran IKDL yang telah disetujui (jika ada).

h. Surat Pernyataan Perubahan Rekening

• Jika terdapat perubahan rekening pembayaran yang telah terdaftar sebelumnya, maka
wajib melampirkan Surat Pernyataan Perubahan Rekening bermeterai yang
ditandatangani oleh pejabat berwenang disertai dengan stempel vendor (Lampiran-4
Surat Pernyataan Rekening).
• Nama yang tercantum di rekening harus sesuai dengan nama yang tertera di PO

i. Form Persetujuan Penalti

Jika pada PO terdapat klausal penalti mengenai keterlambatan pengiriman barang, dan barang
diterima oleh pihak SMART Group Sinarmas Agribusiness and Food melewati tanggal
pengiriman yang tertera pada PO, harus melampirkan form persetujuan penalti yang ditanda
tangani oleh kedua belah pihak.

j. Dokumen pendukung lainnya yang dianggap perlu oleh Vendor (jika ada) atau sesuai dengan
perjanjian seperti:
• Bank garansi asli
• Adendum perpanjangan waktu

2. Bila terdapat ketidaksesuaian data Vendor yang tercantum di PO dengan data pada dokumen legal/
perijinan, atau bila terdapat perubahan data terkait perpajakan, maka Vendor diwajibkan untuk
menginformasikan data terbaru (berikut dokumen pendukungnya) melalui bagian Procurement
terkait.

Dokumen legal / perijinan dan perpajakan yang harus dilampirkan jika ada perubahan mencakup
dokumen berikut ini:
• Untuk Vendor kontraktor yang tidak memiliki Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK) / Izin
Lembaga Pengembangan Jasa Konstruksi (LPJK) wajib membuat surat keterangan bermaterai
yang ditandatangani oleh pejabat berwenang disertai dengan stempel vendor bahwa vendor
tersebut bukan kontraktor.
• Apabila SIUJK / LPJK kadaluarsa atau sedang dalam proses perpanjangan atau proses
penggantian jenis klasifikasi pada saat invoice diterima, maka akan dikenakan pemotongan
pajak penghasilan sesuai peraturan perpajakan yang berlaku.
3. Notifikasi Status Invoice / Tagihan

Sistem akan mengirimkan notifikasi otomatis mengenai status invoice/ tagihan (Accepted/ In-
progress/ Rejected) kepada Vendor melalui email yang terdaftar di sistem kami. Jika Vendor tidak
memiliki alamat e-mail atau e-mail yang terdaftar tidak dapat dihubungi, maka notifikasi otomatis
melalui e-mail tidak akan terkirim. Oleh karena itu, Vendor diwajibkan memiliki dan
menginformasikan alamat e-mail tersebut ke bagian Procurement terkait, termasuk juga
perubahannya.

Untuk status invoice vendor yang ditolak, maka Vendor wajib untuk mengambil kembali dokumen
yang telah diserahkan dalam waktu selambat-lambatnya 5 hari kerja setelah status ditolak
diinformasikan kepada vendor. Kami tidak bertanggung jawab atas kehilangan dokumen jika tidak
diambil dalam batas waktu yang telah ditentukan. Pengambilan dokumen yang ditolak dapat
dilakukan di alamat yang tertera di point No. 5 dibawah. Dan dokumen revisi agar dapat dikirimkan
kembali dalam waktu maksimal 10 hari kerja dengan tetap memperhatikan ketentuan tanggal
penyerahan faktur pajak sebagaimana telah dijelaskan pada point No. 1.b. diatas.

4. Jatuh tempo pembayaran dihitung sejak tanggal dokumen diterima dengan lengkap dan benar
berdasarkan notifikasi dari sistem.

5. Waktu dan lokasi pengiriman dokumen tagihan dan pengambilan dokumen yang ditolak:
Hari: Senin s/d Jum’at (Libur Nasional tutup)
Waktu: 08.30 s/d 11.30 WIB
Alamat:
Sinarmas Agribusiness and Food (PT Sinarmas Sentra Cipta)
UP. ODS loket A – Upstream atau loket B – Downstream
Sinarmas MSIG Tower Lantai 26
Jl. Jend. Sudirman Kav 21, Setiabudi, RT.10/RW.1, Karet, Jakarta Selatan,
DKI Jakarta, 12930
Telp : +62 (021) 50156000

Atau Vendor Upstream juga dapat mengirimkan tagihan ke:

Smart Group Sinarmas Agribusiness and Food

PROJECT MANAGEMENT OFFICE (PMO)
Sinarmas Land Plaza Menara 2 Lt.34
Jl. MH. Thamrin No. 51 Kav 22
Jakarta Pusat, 10350
Telp : +62 (021) 50338899

Smart Group Sinarmas Agribusiness and Food

INFRASTRUCTURE/IFDV
Gedung ITC Mangga Dua lantai 9
Jl. Mangga Dua Raya
Jakarta Utara, 14430
Telp : +62 (021)6008870

Vendor lokal Upstream dapat mengirimkan tagihan ke Kantor Perwakilan di masing-

masing area (Lampiran-5 Kantor Perwakilan Upstream).
6. Jalur komunikasi antara SMART Group Sinarmas Agribusiness and Food dan Vendor
• Vendor dapat mengkonfirmasikan status pembayaran yang belum diterima namun telah jatuh
tempo melalui e-mail berikut ini:
finance.helpdesk@sinarm as-agri.com
• Kami akan memberikan tanggapan atas e-mail Anda selambat-lambatnya dalam waktu 3 hari
kerja.

Untuk membantu memudahkan proses pengecekan internal, maka kami lampirkan checklist sebagai
panduan kelengkapan dokumen sebelum dokumen tersebut dikirim ke kami (Lampiran-6 Checklist).

Jika Anda memiliki pertanyaan terkait dengan surat ini, mohon menghubungi bagian Procurement
terkait.

Kami berterimakasih atas kerjasamanya. Dan kami akan terus meningkatkan kualitas pelayanan
terhadap Vendor.
Lampiran-1 Invoice Uang Muka

Contoh Tagihan Project – Invoice Uang Muka

ABC Kontraktor FAKTUR

Jl Sudirman no 01
Jakarta Barat No Faktur 024/INV/VI/2020
Tanggal Faktur 1-Jun-20
Kepada Yth : Tanggal Jatuh Tempo 1-Jul-20
PT. Sinar Mas Agro Resources And Technology Tbk Referensi PO 7200006700
Sinar Mas Land Plaza Menara 2 Lt. 28-30
Jl. MH. Thamrin No.51 , Gondangdia
Menteng Jakarta Pusat , DKI Jakarta 10350

Deskripsi Harga (Rp) Nilai (Rp)

Pekerjaan mechanical installation (uang muka 20%) 200,000 200,000

Total 200,000
PPN 10% 20,000
PPh 2% 4,000
Grand Total 216,000

Terbilang : Dua ratus enam belas ribu rupiah

Keterangan : Penagihan uang muka 20%

Jakarta, 01-Jun-20

Pembayaran harap melalui Bank

Bank BNI 46 JPU Jakarta Pusat
PT ABC Kontraktor
No Rekening : 0020208802
Andi D.
ABC Kontraktor
Lampiran-2 Perhitungan Retensi

Perhitungan Retensi

Lampiran 2 - Perhitungan Retensi

Nilai Project 1,000,000

Uang Muka (DP) 20% 200,000
Retensi 10% 100,000
As Is
DP Retensi Gross Amount PPN PPh Total Amount
20% 10% (Invoice) 10% 2% (Invoice)
Invoice Progress 1 30% 300,000 60,000 240,000 30,000 210,000 24,000 4,800 229,200
Invoice Progress 2 40% 400,000 80,000 320,000 40,000 280,000 32,000 6,400 305,600
Invoice Progress 3 30% 300,000 60,000 240,000 30,000 210,000 24,000 4,800 229,200
200,000 800,000 100,000 700,000 80,000 16,000 764,000

To Be
DP Retensi Gross Amount PPN PPh Total Amount
20% 10% (Invoice) 10% 2% (Invoice)
Invoice Progress 1 30% 272,222 60,000 212,222 - 212,222 21,222 4,244 229,199
Invoice Retensi 27,778 - - 27,778 2,778 556 30,000
300,000 60,000 240,000 - 240,000 24,000 4,800 259,200

Invoice Progress 2 40% 362,962 80,000 282,962 - 282,962 28,296 5,659 305,599
Invoice Retensi 37,038 - - 37,038 3,704 741 40,000
400,000 80,000 320,000 - 320,000 32,000 6,400 345,600

Invoice Progress 3 30% 272,222 60,000 212,222 - 212,222 21,222 4,244 229,199
Invoice Retensi 27,778 - - 27,778 2,778 556 30,000
300,000 60,000 240,000 - 240,000 24,000 4,800 259,200

1,000,000 200,000 800,000 - 800,000 80,000 16,001 863,999

Perhitungan Invoice Retensi :

NILAI RETENSI x 100.00
1.1 98.18

Perhitungan Invoice Progress:

NILAI PROGRESS - DP (%) - NILAI RETENSI

Contoh :
Progress 30% Rp. 300,000
DP 20% Rp. 60,000
Total Rp. 240,000
Retensi 10% Rp. 30,000

Invoice Retensi :
30,000.00 x 100.00 = 27,778
1.10 98.18

Invoice Progress :
300.000 - 60.000 - 27.778 = 212,222
Contoh Tagihan Project – Invoice Progress

ABC Kontraktor FAKTUR

Jl Sudirman no 01
Jakarta Barat No Faktur 007/INV/VII/2020
Tanggal Faktur 1-Jul-20
Kepada Yth : Tanggal Jatuh Tempo 31-Jul-20
PT. Sinar Mas Agro Resources And Technology Tbk Referensi PO 7200006700
Sinar Mas Land Plaza Menara 2 Lt. 28-30
Jl. MH. Thamrin No.51 , Gondangdia
Menteng Jakarta Pusat , DKI Jakarta 10350

Deskripsi Harga (Rp) Nilai (Rp)

Pekerjaan mechanical installation (30%) 272,222 272,222

Total 272,222
Uang Muka 60,000
212,222
PPN 10% 21,222
PPh 2% 4,244
Grand Total 229,199

Terbilang : Dua ratus dua puluh sembilan ribu seratus sembilan puluh sembilan rupiah

Keterangan : tagihan atas progres pertama (30%)

Jakarta, 01-Jul-20

Pembayaran harap melalui Bank

Bank BNI 46 JPU Jakarta Pusat
PT ABC Kontraktor
No Rekening : 0020208802
Andi D.
ABC Kontraktor
Contoh Tagihan Project – Invoice Retensi

ABC Kontraktor FAKTUR

Jl Sudirman no 01
Jakarta Barat No Faktur 008/INV/VII/2020
Tanggal Faktur 1-Jul-20
Kepada Yth : Tanggal Jatuh Tempo 31-Jul-20
PT. Sinar Mas Agro Resources And Technology Tbk Referensi PO 7200006700
Sinar Mas Land Plaza Menara 2 Lt. 28-30
Jl. MH. Thamrin No.51 , Gondangdia
Menteng Jakarta Pusat , DKI Jakarta 10350

Deskripsi Harga (Rp) Nilai (Rp)

Pekerjaan mechanical installation (retensi) 27,778 27,778

Total 27,778
PPN 10% 2,778
PPh 2% 556
Grand Total 30,000

Terbilang : Tiga puluh ribu satu rupiah

Keterangan : Penagihan retensi 10% atas progres pertama (30%)

Jakarta, 01-Jul-20

Pembayaran harap melalui Bank

Bank BNI 46 JPU Jakarta Pusat
PT ABC Kontraktor
No Rekening : 0020208802
Andi D.
ABC Kontraktor
 Lampiran-3 Rekap Surat Jalan
No Invoice : 00001/05/2020
Tanggal Invoice : 28-May-20
No PO : 12345678
Tagihan atas PT : PT SMART Tbk

No. No. Surat Jalan No. Polisi *) Tgl No. WB Tgl Jenis Barang Harga Satuan Qty UoQ DPP PPN Total Keterangan
Pengiriman Ticket *) Penerimaan (/Kg) Diterima

1 2020/05/A0001 B 1234 KL 1-May-20 WB012345 2-May-20 Material A Rp1,000 20,000 Kg Rp20,000,000 Rp2,000,000 Rp22,000,000 -

2 2020/05/A1012 B 5678 HJ 26-May-20 WB123456 27-May-20 Material B Rp2,000 10,000 Kg Rp20,000,000 Rp2,000,000 Rp22,000,000 Ada Reject 1 PC

3 2020/05/A1013 B 9102 NK 27-May-20 WB234567 28-May-20 Material C Rp3,000 15,000 Kg Rp45,000,000 Rp4,500,000 Rp49,500,000 -

4 2020/05/A1014 B 5243 LB 28-May-20 WB345678 28-May-20 Material D Rp4,000 10,000 Kg Rp40,000,000 Rp4,000,000 Rp44,000,000 -

Total 55,000 Kg Rp125,000,000 Rp12,500,000 Rp137,500,000

*) Jika ada
Lampiran-4 Surat Pernyataan Rekening

SURAT PERNYATAAN REKENING

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama :
Jabatan 1) :
Alamat :
Telepon :
Faksimili :
E-mail :
Memiliki hak dan kuasa secara hukum yang diperlukan dan telah memperoleh semua hak, persetujuan, surat
izin, kualifikasi, surat perintah dan persetujuan lain yang diperlukan untuk mewakili:

Nama Perusahaan :
Alamat Perusahaan :

Dengan ini menyatakan bahwa semua pembayaran tagihan atas:

Nama ______________________________________, mohon agar dapat ditransfer kepada
rekening bank ________________________________ dengan rincian sebagai berikut:

Nama Pemilik Rekening Bank :

Nama Bank :
Mata Uang 2) :
No. Rekening :

Demikian Surat Pernyataan Rekening ini dibuat dengan sebenarnya dan mengikat untuk nama
___________________________________ untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

……Tempat….,….Tanggal

Meterai
10,000 ribu

Nama

Jabatan

1) Direktur Perusahaan
2) Satu mata uang untuk satu rekening bank, maksimal dua rekening bank (dua mata uang).
Lampiran-5 Kantor Perwakilan Upstream

Kantor Perwakilan Alamat

Medan Jl. Monginsidi No.14

Medan, Tlp. (061) 4556566

Pekanbaru Jl. Soekarno Hatta No.19 RT01 / RW08

Kel. Sidomulyo Barat, Kec. Tampan,
Pekanbaru, Riau 28294

Jambi Jl. Soekarno Hatta No.183

Jambi, Tlp. (0741) 572729

Lubuk Linggau Jl. Garuda Dempo No.42

Lubuk Linggau, Tlp. (0733) 320992

Lahat Jl. Kolonel H. Burlian Blok A-3 Kav. Bandar Jaya Kabupaten Lahat

Palembang Jl. Cendrawasih No.26

Palembang, Tlp. (0711) 352819

Lampung Jl. Pangeran Tirtayasa No. 18A

Kel. Sukabumi Indah, Kec. Sukabumi
Bandar Lampung, Tlp. (0721) 701828

Bangka Jl. Depati Amir No.8

Pangkal Pinang, Bangka
Tlp. (0714) 434404

Belitung Jl. Air Serkuk No. 2 RT02/RW01

Tanjung Pandan, Belitung,
Babel 33415, Tlp. (0719) 23767

Sampit JL. HM. Arsyad No.88 Kec. MB. Ketapang

Sampit, Tlp. (0531) 22329

Banjarmasin Jl. A. Yani KM 23.700 Landasan Ulin,

Banjarmasin, Tlp. (0511) 4705508

Samarinda Jl. Ring Road III No.88

Samarinda, Tlp. (0541) 251281

Ketapang Jl. Brigjen Katamso No.88 RT026/RW006

Sukaharja Delta Pawan,
Ketapang

Pontianak Jl. Ks. Tubun No. 56. RT03/ RW04

Kel. Akcaya Kec. Pontianak Selatan.
Kota Pontianak, Kalbar 78121

Jayapura Perum Sky Line Indah Blok D No. 28

BTN Abepura Jayapura, Tlp. 0967-581234
 Lampiran-6 Checklist

PO NPO
Kelengkapan Service /
No. Material Akurasi Check Items / Details
Dokumen Project Invoice
Invoices
Invoice
1. Invoice Asli Faktur / Ya Ya Ya 1. Vendor stempel & tanda tangan
Nota 2. Materai : ≥ IDR 250K

2. Kwitansi (berlaku N/A N/A Ya 1. Vendor stempel & tanda tangan

untuk notaris) 2. Materai : ≥ IDR 250K

3. Faktur Pajak Ya Ya Ya 1. Total nilai sama dengan nilai di invoice

2. Tanggal faktur pajak sama dengan
tanggal invoice
3. Tanggal faktur pajak harus dalam masa
3 bulan dari tanggal surat jalan
4. Tanggal faktur pajak berlaku : <3 bulan
5. Jika ada faktur pajak pengganti (#011),
faktur pajak awal (#010) harus
disertakan juga.

4. PAM (Payment N/A N/A Ya 1. Tanda tangan lengkap sesuai matrix

Approval Memo) persetujuan
Termasuk dokumen 2. Detail yang lengkap :
pendukung lainnya a) Total nilai sama dengan total nilai di
jika ada invoice
b) GL, Cost Center
c) Nama & nomor rekening tujuan
transfer
5. Surat Jalan Ya N/A Ya 1. Vendor stempel & tanda tangan
2. Tanda tangan penerima
3. Kuantiti di surat jalan / rekapan surat
jalan harus sama dengan kuantiti di
invoice.

6. Packing List & Bill of Ya N/A N/A Informasi berikut harus sama dengan di
Lading invoice:
*hanya untuk impor a) Nama Perusahaan
material b) Daftar Material
c) Kuantiti
7. Berita Acara N/A Ya Ya 1. Vendor stempel & tanda tangan
Penyelesaian 2. Stempel & tanda tangan penerima
Pekerjaan / Berita 3. % progress pekerjaan harus sama
Acara Serah Terima dengan yang di invoice
(BAPP/BAST)
 PO NPO
Kelengkapan Service /
No. Material Akurasi Check Items / Details
Dokumen Project Invoice
Invoices
Invoice
8. Kontrak Ya Ya Ya 1. Total nilai harus sama dengan total nilai
(Surat Perjanjian PO (hanya untuk Downstream)
Kerja (SPK)) 2. Tanda tangan dan stempel lengkap
kedua belah pihak
3. Untuk PO, kontrak / SPK dilampirkan
pada invoice pertama kali saja (scan
dokumen tidak diperlukan)
9. Form DGT N/A Ya Ya 1. Masa berlaku : 1 tahun
(Certificate of 2. Tanda tangan dan stempel lengkap dari
Domicile) vendor & pejabat pajak yang
* hanya untuk berwenang sesuai aturan yang berlaku
vendor luar negeri –
kegiatan jasa akan
dikenakan PPh

10. Purchase Order Ya Ya N/A 1. Tanda tangan lengkap

(kecuali e-PO)