Jakarta, 10 April 2023

No. : 015/PHR86420/2023-S4

Lampiran :-
Perihal : Penerimaan Invoice PT Pertamina Hulu Rokan – Periode April 2023

Dengan hormat,
Rekanan Penyedia Barang dan/atau Jasa PT Pertamina Hulu Rokan

Bersama ini kami sampaikan batas waktu akhir penyampaian invoice dari Rekanan Penyedia
Barang dan/atau Jasa (RPBJ), hal hal terkait Faktur Pajak, kelengkapan dokumen dan hal-hal lain
terkait penerimaan invoice PT Pertamina Hulu Rokan (PHR) dengan rincian sebagai berikut:
A. Batas waktu akhir penerimaan invoice soft copy di PHR Finance Logger dengan alamat email
phrfinance.logger@pertamina.com dari RPBJ untuk bulan April 2023 adalah pada tanggal 17
April, pukul 15.00 WIB. Setelah batas waktu di atas, penerimaan invoice dari RPBJ akan
dibuka kembali pada hari kerja pertama bulan berikutnya.
B. Subyek e-mail penerimaan invoice menggunakan format “nomor invoice_nama RPBJ”, contoh:
012ABC_PT Angin Sejati
C. RPBJ wajib memberikan tambahan referensi (keterangan) di bagian kiri bawah Faktur Pajak
(sebagaimana pada memo sebelumnya) dengan Format: Nomor Kontrak atau Nomor Purchase
Order/Nomor Invoice atau Nomor Tagihan/Mata Uang/Jumlah Tagihan/Surat Keterangan
Bebas (SKB) - Surat Keterangan (SUKET)/Nomor SKB-SUKET/Tanggal Berakhirnya SKB-
SUKET. Apabila RPBJ tidak mencantumkan tambahan referensi SKB/SUKET pada Faktur
Pajak maka terhadap invoice akan dipotong PPh dengan tarif normal (lebih besar daripada jika
memiliki SKB/SUKET).

Contoh:

Contoh tersebut di atas merupakan contoh referensi Faktur Pajak apabila RPBJ tidak memiliki
SKB/SUKET.

Berikut adalah detail terkait referensi Faktur Pajak:

1. Terkait format nomor kontrak/nomor Purchase Order (PO) yang tertera untuk referensi
dalam Faktur Pajak, menggunakan nomor kontrak yang tertera pada judul kontrak antara
PHR dengan rekanan yang diawali dengan nomor 39PHRxx-xxxx atau SPHRxxxx.
Contoh:39PHR12-3456 atau SPHR00011 tidak lagi menggunakan format angka saja.
2. Nomor invoice/ nomor tagihan. Nomor invoice yang digunakan ialah nomor invoice tanpa
menggunakan tanda baca seperti tanda titik (.) tanda koma (,) ataupun anda baca lainnya.

PT Pertamina Hulu Rokan

RDTX Place, Lantai 16
Jl. Prof..Dr. Satrio No.17 Kuningan
Jakarta Selatan, 12930, Indonesia
Telpon : (+62 21) 25098500
Fax : (+62 21) 25098501
No. 015/PHR86420/2023-S4

Contoh: 123456PKS
3. Mata Uang (currency dari tagihan). Mata uang yang digunakan untuk melakukan penagihan
pada invoice. Contoh: IDR, USD, GBP, dsb
4. Jumlah Tagihan sebelum ditambah PPN. Jumlah yang ditagihkan pada invoice sebelum
ditambahkan PPN atau pajak lainnya menggunakan tanda baca “,”. Contoh: 1,234,567
5. Tanda menggunakan Surat Keterangan Bebas (SKB) atau Surat Keterangan (PP 23/2018
- Suket) yang didapatkan RPBJ dalam hal mendapatkan fasilitas dari Kantor Pajak terdaftar,
jika tidak memilikinya mohon abaikan poin 5 - 7. Contoh: Y
6. Nomor SKB atau Suket yang didapatkan oleh RPBJ dari Kantor Pajak terdaftar. Contoh:
KET-00032/POTPUT/WPJ.19/KP.04/2020
7. Tanggal berakhirnya SKB atau Suket yang didapatkan oleh RPBJ. Contoh: 31/12/2020
(menggunakan format tanggal, bulan, dan tahun).
8. Pemisah antara setiap item di atas menggunakan tanda pemisah titik koma ( ; )

D. Faktur Pajak pengganti yang dikirimkan oleh pihak RPBJ hanya dapat diterima jika diterbitkan
di bulan dan tahun yang sama dengan Faktur Pajak normal.
E. RPBJ diharapkan tidak membatalkan Faktur Pajak yang PPN-nya telah disetor oleh PHR.
Untuk Faktur Pajak yang belum disetor PPN-nya oleh PHR dan ingin dibatalkan maka RPBJ
harus menginformasikan pembatalan Faktur Pajak dimaksud ke PHR Finance Logger. Contoh
: Faktur Pajak Masa Mei 2022, maka batas akhir pembatalan adalah tanggal 8 Juni 2022.
F. Lampiran dokumen yang dilampirkan pada setiap email pengiriman invoice dibuat per masing
– masing file dengan nama file sebagai berikut:
1. Invoice
2. E-Faktur Pajak
3. Surat Keterangan Bebas (SKB) / Surat Keterangan (SUKET) dari KPP terdaftar
dilampirkan jika ada dan cukup dilampirkan sekali pada saat tagihan pertama sepanjang
SKB masih berlaku.
4. Purchase Order (PO) atau Service Order (SO) atau Work Order (WO)
5. Salinan kontrak lengkap yang melalui melalui Fungsi Pengadaan Procurement Salinan
kontrak/PO yang tidak diproses melalui Fungsi Pengadaan Procurement
6. BA Penyelesaian Pekerjaan / BASTB yang telah ditandatangani oleh pejabat
berwenang
7. “Surat Permintaan Proses Pembayaran (SP3) dan Good Receipt (GR)” atau “Service
Acceptance (SA)” yang telah disiapkan dan disetujui oleh User/Fungsi Pengguna PHR.
8. Kuitansi bermaterai sesuai dengan peraturan yang berlaku.
9. Surat Pernyataan Validitas Dokumen bermaterai (yang menyatakan bahwa dokumen
soft copy yang dikirim melalui email sesuai dengan dokumen asli hard copy yang dikirim
melalui Pos atau kurir) yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
10. Resi pengiriman dokumen terkait pengiriman dokumen 1 s.d. 9 tersebut di atas.
11. Lampiran Report Penyelesaian Pekerjaan dengan contoh sebagai berikut:
a. Verification of Work/VOW,
b. Timesheet,
c. Daily Rig Invoice Report,
d. Rekapitulasi biaya termasuk kwitansi untuk invoice Event Organizer
e. Risalah rapat dari pelaksanaan CHESM Performance Review (PR)/Penilaian
Berjalan (PB) terakhir.
12. Invoice yang berisi service dan material agar dapat dipisahkan/dikelompokan
berdasarkan jenisnya (service atau material)
13. RPBJ wajib mengirimkan dokumen tagihan dan kelengkapannya berupa hardcopy dan
No. 015/PHR86420/2023-S4

softcopy pada waktu yang bersamaan dan disesuaikan dengan urutan dokumen pada
point F 1 s/d 11. Dokumen invoice akan diproses apabila dokumen hardcopy dan
softcopy telah diterima secara lengkap.
Apabila lampiran dokumen memiliki ukuran/size file yang kecil dapat digabungkan dalam satu
file dengan urutan halaman sebagaimana tersebut di atas.
G. Satu invoice harus disertai dengan hanya 1 Berita Acara Serah Terima (BAST) Barang/Jasa,
dan 1 Service Acceptance (SA) atau Good Receipt (GR). Jika karena alasan tertentu dimana
1 invoice meliputi beberapa SA, maka SA hard copy harus ditandatangani (disetujui) oleh
Pejabat yang berwenang untuk jumlah nilai keselurahan SA sesuai Otoritas Pengeluaran
(DOA) yang berlaku di PHR WK Rokan.
H. BAST dan/atau SA/GR yang sama hanya bisa digunakan untuk 1 invoice dan tidak bisa
digunakan berulang untuk beberapa invoice.
I. Jika ada denda atau penalty maka harus ditulis secara jelas di SP3 (jika disertakan) dan di awal
SA atau GR besarnya nilai denda dan dasar pengenaan denda.
J. PHR Finance Logger atau Financial Services PHR akan mengembalikan Invoice ke RPBJ
Penyedia Barang dan Jasa (RPBJ/Vendors) jika invoice atau dokumen pendukung tidak
lengkap, atau tidak valid, atau sulit dibaca.
K. Alamat yang tercantum dalam invoice dan Faktur Pajak menggunakan informasi sebagai
berikut:
NPWP : 86.953.565.8-025.000
PT Pertamina Hulu Rokan
Gedung RDTX Place lt.16
Jl. Prof. Dr. Satrio Kav. E-IV Kuningan Jakarta Selatan – 12930

Sedangkan hardcopy dokumen dikirimkan ke alamat berikut:

Loket Keuangan - PT Pertamina Hulu Rokan
Gedung RDTX Place lt.17
Jl. Prof. Dr. Satrio Kav. E-IV Kuningan Jakarta Selatan – 12930

Demikian pemberitahuan ini disampaikan untuk menjadi acuan, atas perhatian dan kerjasamanya
diucapkan terima kasih.

Pjs. Manager Financial Services,

Parlin Sihombing