PROSEDUR DAN PERSYARATAN KELENGKAPAN DOKUMEN PENAGIHAN

1. Dokumen Penagihan
a. Invoice/Tagihan bermaterai sesuai Purchase Order (PO)/Kontrak/Surat Perjanjian Kerja (SPK):
• Penulisan nama, alamat, NPWP harus mengikuti data yang tertera di PO/Kontrak/SPK.
• Terdapat nomor invoice.
• Nomor invoice yang sama tidak boleh digunakan lebih dari 1 (satu) kali (bila sistem
membaca adanya duplikasi penggunaan nomor invoice, maka dokumen akan ditolak).
• Terdapat nomor rekening tujuan transfer pada invoice. Jika tidak ada, maka untuk
dilampirkan surat pernyataan bermaterai berisikan informasi nomor rekening tujuan
transfer yang ditanda tangani oleh pejabat berwenang disertai stempel vendor.
• Penggunaan materai:
 Rp. 0 – Rp. 250.000 (tidak diwajibkan menggunakan materai)
 Rp. 250.001 – Rp. 1.000.000 (min. materai Rp. 3.000)
 Diatas Rp. 1.000.000 (materai Rp. 6.000)
 Penggunaan bea materai lunas dengan sistem komputerisasi harus memberikan surat
ijin pembubuhan materai
• Tanda tangan elektronik atau tanda tangan basah dan stempel Vendor diperlukan pada
invoice. Pengecualian apabila menggunakan invoice elektronik maka tidak memerlukan
tanda tangan basah dan stempel.
• Terdapat nomor Purchase Order (PO)/Kontrak/SPK di invoice, dimana 1 (satu) invoice
hanya terdiri dari 1 (satu) Purchase Order (PO)/Kontrak/SPK.
• Tanggal invoice harus sesuai dengan tanggal pengiriman barang atau penyelesaian jasa.
Untuk invoice atas beberapa pengiriman barang yang digabung, tanggal invoice yang
digunakan adalah tanggal pengiriman terakhir dalam bulan yang sama.
• Nilai Invoice harus dipisahkan antara nilai DPP (Dasar Pengenaan Pajak) dan PPN (Pajak
Pertambahan Nilai)-nya.
• Untuk invoice yang berkaitan dengan barang dan jasa, vendor wajib untuk memisahkan
masing-masing nilai DPP untuk barang dan jasanya.
• Jika terdapat pembayaran uang muka maka dalam invoice tersebut wajib mencantumkan
nilai total transaksi dan uang muka yang telah dibayarkan (Lampiran-1 Invoice Uang
Muka).
• Invoice harus dicetak dengan jelas dan nyata serta tidak boleh ditulis atau dikoreksi tulisan
tangan.
• Penulisan detail nama barang/jasa dan besaran unit measure (UoM) pada invoice harus
sama seperti detail pada PO. Jika tidak sama, agar dilengkapi surat penjelasan informasi
barang/jasa dengan diketahui Procurement terkait.

b. Faktur Pajak Elektronik/Faktur Pajak (khusus Vendor dari Republik Indonesia dan merupakan
Vendor Pengusaha Kena Pajak (PKP)):
• Mengirimkan 2 (dua) rangkap print-out faktur pajak (faktur pajak elektronik) yang memiliki
QR code/barcode dan nomor seri e-Faktur Pajak (e-Nofa) sebagai bukti telah tervalidasi.
• Bila ada faktur pajak pengganti maka saat penagihan wajib memberikan faktur pajak awal
dan faktur pajak pengganti terakhir (rangkap 2).
• Tanggal faktur pajak harus sama dengan tanggal invoice.
• 1 (satu) faktur pajak untuk 1 (satu) invoice.
• Untuk transaksi uang muka maka tanggal faktur pajak adalah saat barang diserahkan
sesuai Surat Jalan atau dana diterima, tergantung mana yang lebih dahulu.
• Penulisan nama, alamat, NPWP vendor harus sesuai dengan SPPKP.
• Nama pejabat/pegawai yang tercantum di faktur pajak harus sesuai dengan spesimen &
BPS atas tanda tangan faktur pajak yang diberikan.
 • Tanggal penerbitan faktur pajak tidak boleh melebihi masa tenggang yang ditetapkan oleh
peraturan perpajakan yang berlaku sejak tanggal barang/jasa diberikan. Jika tanggal
penerbitan faktur pajak melebihi masa tenggang yang ditetapkan oleh peraturan
perpajakan yang berlaku faktur pajak dianggap cacat dan tidak bisa dikreditkan sehingga
PPN tidak dapat dibayarkan. Vendor wajib memberikan surat pernyataan bermaterai
bahwa vendor bersedia dibayar DPP-nya saja tanpa PPN.
• Tanggal penyerahan faktur pajak tidak boleh melebihi masa tenggang yang ditetapkan
oleh peraturan perpajakan yang berlaku. Jika tanggal penyerahan faktur pajak melebihi
masa tenggang yang ditetapkan oleh peraturan perpajakan yang berlaku sehingga PPN
tidak dapat dibayarkan. Vendor wajib memberikan surat pernyataan bermaterai bahwa
Vendor bersedia dibayar DPP-nya saja tanpa PPN.

c. Dokumen terkait Ketentuan Faktur Pajak (PER 24) (khusus vendor dari dalam negeri Republik
Indonesia). Melampirkan dokumen berikut ini jika ada perubahan dokumen yang telah
diberikan sebelumnya:
• Spesimen tanda tangan
• Bukti penerimaan surat dari KPP (Kantor Pelayanan Pajak) atas spesimen tanda tangan.
• SPPKP (Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak)
• NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)
• SKT (Surat Keterangan Terdaftar)

d. Surat Keterangan Domisili untuk Wajib Pajak Luar Negeri (Form DGT halaman 1 dan 2) harus
dilampirkan untuk invoice penyelesaian jasa:
• Form DGT halaman 1 dan 2 berlaku selama 1 tahun. Form DGT halaman 1 dan 2 yang
dilampirkan pertama kali harus asli dan untuk selanjutnya dapat berupa copy. Form DGT
harus diisi dengan lengkap dan benar.
• Form DGT pada bagian II halaman 1 harus ditanda tangani dan distempel oleh pihak
otoritas perpajakan di negara asal yang kompeten (kecuali jika ada certificate of resident
yang resmi dari otoritas perpajakan di negara asal dan harus valid selama maksimal 1
tahun)
• Form DGT pada part VII halaman 2 harus ditanda tangani oleh pihak otoritas Vendor yang
kompeten.
• Jika vendor memiliki e-SKD (surat keterangan domisili elektronik) yang masih berlaku maka
tidak perlu melampirkan form DGT.

e. Purchase Order (PO)/Kontrak/SPK:

• Melampirkan copy Purchase Order (PO)/kontrak/SPK yang telah di tanda tangani oleh PT
Sinar Mas Agro Resources and Technology (PT SMART Tbk). (Tidak berlaku untuk PO yang
menggunakan elektronik PO).
• Melampirkan copy kontrak yang telah di tanda tangani oleh kedua belah pihak.
• Untuk PO manual tagihan Koperasi harus melampirkan PO asli yang telah di tanda tangani
oleh PT SMART Tbk.

f. Dokumen pendukung lainnya sesuai jenis transaksi berikut:

• Untuk Transaksi Pembelian Barang
Pengiriman via Darat
 Melampirkan surat jalan asli yang telah ditanda tangani oleh pengirim dan penerima
yang dilengkapi dengan nama jelas dan stempel pengirim
 Melampirkan rekap surat jalan (jika surat jalan lebih dari 1 (satu)) sesuai dengan
format terlampir (Lampiran-2 Rekap Surat Jalan)
 Khusus pembelian material yang menggunakan weight bridge, wajib melampirkan
tiket weight bridge yang telah ditanda tangani oleh pengirim dan penerima dilengkapi
dengan nama jelas dan stempel perusahaan
  Tambahan dokumen khusus untuk pengiriman pupuk: weight bridge asli dan rekap
penerimaan pupuk yang di tanda tangani oleh unit

Pengiriman via Laut atau Udara

 Melampirkan copy bill of lading/BL (laut) atau airway bill/AWB (udara) berdasarkan
incoterms yang disepakati
 Melampirkan packing list
 Untuk vendor luar negeri harus melampirkan certificate of domicile (CoD)
 SPK

• Untuk Transaksi Penyelesaian Jasa

Melampirkan BAPP (Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan)/ BAST (Berita Acara Serah
Terima) yang sudah di tanda tangani oleh pihak penyerah jasa (Vendor) dan pihak
penerima jasa (PT SMART Tbk) dilengkapi dengan nama jelas dan stempel penyerah dan
penerima jasa.

• Untuk Transaksi Transportir Darat

 Melampirkan surat jalan asli dari vendor transporter yang telah di tanda tangani oleh
pengirim dan penerima, dilengkapi dengan nama jelas dan stempel pengirim.
 Melampirkan copy surat jalan dari vendor transporter yang telah ditanda tangani oleh
pengirim dan penerima dilengkapi dengan nama jelas dan stempel perusahaan dari
pihak pengirim, berikut copy packing list, copy SPPB (Surat Perintah Pengeluaran
Barang), copy PIB (Pemberitahuan Import Barang) jika ada.
 Melampirkan rekap surat jalan asli (jika surat jalan Vendor barang lebih dari 1 (satu)),
sesuai dengan format terlampir (Lampiran-2 Rekap Surat Jalan) khusus untuk
pengiriman via darat.
 Pemungutan tarif PPN dan PPh atas jasa transportasi harus sesuai dengan peraturan
perpajakan yang belaku dan Vendor wajib melampirkan dokumen perijinan terkait
sebagai bukti dan dasar pemungutan tarif pajak.

• Untuk Transaksi Transportasi Laut

 Melampirkan Fixture Notes
 Melampirkan Bill of lading dan Manifest
 Melampirkan Order Kapal/Time Charter

g. Surat Pernyataan Perubahan Rekening

• Jika terdapat perubahan rekening pembayaran yang telah terdaftar sebelumnya, maka
wajib melampirkan surat pernyataan perubahan rekening bermeterai yang ditanda tangani
oleh pejabat berwenang disertai dengan stempel vendor (Lampiran-3 Surat
Pernyataan Rekening).
• Nama yang tercantum di rekening harus sesuai dengan nama yang tertera di PO.

h. Form Persetujuan Penalti

Jika pada PO terdapat klausal penalti mengenai keterlambatan pengiriman barang, dan barang
diterima oleh pihak PT SMART Tbk. melewati tanggal pengiriman yang tertera pada PO, harus
melampirkan form persetujuan penalti yang ditanda tangani oleh kedua belah pihak.

i. Dokumen pendukung lainnya yang dianggap perlu oleh Vendor (jika ada).

2. Bila terdapat ketidaksesuaian data Vendor yang tercantum di PO dengan data pada dokumen legal/
perijinan, atau bila terdapat perubahan data terkait perpajakan, maka Vendor diwajibkan untuk
menginformasikan data terbaru (berikut dokumen pendukungnya) melalui bagian Procurement
terkait.
3. Notifikasi Status Invoice/Tagihan
Sistem akan mengirimkan notifikasi otomatis mengenai status invoice/tagihan (Accepted/
In-progress/Rejected) kepada Vendor melalui email yang terdaftar di sistem kami. Jika Vendor tidak
memiliki alamat email atau email yang terdaftar tidak dapat dihubungi, maka notifikasi otomatis
melalui email tidak akan terkirim. Oleh karena itu, Vendor diwajibkan memiliki dan
menginformasikan alamat email tersebut ke bagian pengadaan/procurement terkait, termasuk juga
perubahannya.

Untuk status invoice Vendor yang ditolak, maka Vendor wajib untuk mengambil kembali dokumen
yang telah diserahkan dalam waktu selambat-lambatnya 5 hari kerja setelah status ditolak
diinformasikan kepada Vendor. Kami tidak bertanggung jawab atas kehilangan dokumen jika tidak
diambil dalam batas waktu yang telah ditentukan. Pengambilan dokumen yang ditolak dapat
dilakukan di alamat yang tertera di point No. 5 dibawah. Dan dokumen revisi agar dapat dikirimkan
kembali dalam waktu maksimal 10 hari kerja dengan tetap memperhatikan ketentuan tanggal
penyerahan faktur pajak sebagaimana telah dijelaskan pada point No. 1.b. diatas.

4. Jatuh tempo pembayaran dihitung sejak tanggal dokumen diterima dengan lengkap dan benar
berdasarkan notifikasi dari sistem.

5. Waktu dan lokasi pengiriman dokumen tagihan dan pengambilan dokumen yang ditolak:
Hari: Senin s.d. Jum’at (libur Nasional tutup)
Waktu: 08.30 s/d 11.30 WIB
Alamat:
Sinar Mas Agribusiness and Food (PT Sinarmas Sentra Cipta)
UP. ODS loket A – Upstream atau loket B – Downstream
Sinarmas MSIG Tower Lantai 26
Jl. Jend. Sudirman Kav 21, Setiabudi, RT.10/RW.1, Karet, Jakarta Selatan,
DKI Jakarta, 12930
Telp : +62 (021) 50156000

Vendor lokal Upstream dapat mengirimkan tagihan ke Kantor Perwakilan di masing-

masing area (Lampiran-4 Kantor Perwakilan Upstream).

6. Jalur komunikasi antara PT SMART Tbk. dan Vendor

• Vendor dapat mengkonfirmasikan status pembayaran yang belum diterima namun telah jatuh
tempo melalui email berikut ini: finance.helpdesk@sinarmas-agri.com
• Kami akan memberikan tanggapan atas email Anda selambat-lambatnya dalam waktu 3 hari
kerja

Untuk membantu memudahkan proses pengecekan internal, maka kami lampirkan checklist sebagai
panduan kelengkapan dokumen sebelum dokumen tersebut dikirim ke kami (Lampiran-5 Checklist).

Jika Anda memiliki pertanyaan terkait dengan surat ini, mohon menghubungi bagian Procurement
terkait.

Kami berterimakasih atas kerjasamanya. Dan kami akan terus meningkatkan kualitas pelayanan kami.
Lampiran-1 Invoice Uang Muka

Contoh Tagihan Non Project – Invoice Uang Muka

PT Bengkel Abadi Jaya FAKTUR

Komplek ABC, Jl. Bunga no 18 Cirebon (BILLING)
Kel Abadi Kec Cirebon Barat - 99999 Billing No 001/1606000108
NPWP : 01.000.111.1-011.000 Tanggal Faktur 1-May-20
Reference No. 910000001
Vendor PT Smart Tbk
Kepada Yth : Terms Of Payment 30 hari setelah invoice diterima
PT. Sinar Mas Agro Resources And Technology Tbk Jatuh Tempo 31-May-20
Sinar Mas Land Plaza Menara 2 Lt. 28-30
Jl. MH. Thamrin No.51 , Gondangdia
Menteng Jakarta Pusat , DKI Jakarta 10350
NPWP : 01.000.183.2-092.000

Currency IDR

Product Quantity UoM Price Value Net Sales

GENSET 52 KVA (Uang Muka 20%) 1 UN Rp 10,000,000 Rp 2,000,000

DPP Rp 2,000,000
PPN 10 % Rp 200,000
Grand Total Rp 2,200,000

Terbilang : Dua juta dua ratus ribu rupiah

Keterangan : tagihan untuk uang muka

Jakarta, 01-May-20

Alamat Rekening :
BRI KCP Cirebon Barat
JL. Sudirman, Cirebon
Edy Saputra
NO A/C : 555-1113890 ( IDR ) Edy Saputra
PT Bengkel Abadi Jaya
Contoh Tagihan Non Project - Invoice Pelunasan atas Uang Muka

PT Bengkel Abadi Jaya FAKTUR

Komplek ABC, Jl. Bunga no 18 Cirebon (BILLING)
Kel Abadi Kec Cirebon Barat - 99999 Billing No 001/1606000108
NPWP : 01.000.111.1-011.000 Document Date 15-Jun-20
Reference No. 910000001
Vendor PT Smart Tbk
Kepada Yth : Terms Of Payment 30 hari setelah invoice diterima
PT. Sinar Mas Agro Resources And Technology Tbk Due Date 15-Jul-20
Sinar Mas Land Plaza Menara 2 Lt. 28-30
Jl. MH. Thamrin No.51 , Gondangdia
Menteng Jakarta Pusat , DKI Jakarta 10350
NPWP : 01.000.183.2-092.000

Currency IDR

Product Quantity UoM Price Value Net Sales

GENSET 52 KVA 1 UN Rp 10,000,000 Rp 10,000,000

Rp 10,000,000
Uang Muka 20% Rp 2,000,000
DPP Rp 8,000,000
PPN 10 % Rp 800,000
Grand Total Rp 8,800,000

Terbilang : Delapan juta delapan ratus ribu rupiah

Keterangan : telah dibayarkan uang muka 20% pada tanggal 31 May 2020

Jakarta, 15-Juni-20

Alamat Rekening :
BRI KCP Cirebon Barat
JL. Sudirman, Cirebon
Edy Saputra
NO A/C : 555-1113890 ( IDR ) Edy Saputra
PT Bengkel Abadi Jaya
 Lampiran-2 Rekap Surat Jalan
No Invoice : 00001/05/2020
Tanggal Invoice : 28-May-20
No PO : 12345678
Tagihan atas PT : PT SMART Tbk

No. No. Surat Jalan No. Polisi *) Tgl No. WB Tgl Jenis Barang Harga Satuan Qty UoQ DPP PPN Total Keterangan
Pengiriman Ticket *) Penerimaan (/Kg) Diterima

1 2020/05/A0001 B 1234 KL 1-May-20 WB012345 2-May-20 Material A Rp1,000 20,000 Kg Rp20,000,000 Rp2,000,000 Rp22,000,000 -

2 2020/05/A1012 B 5678 HJ 26-May-20 WB123456 27-May-20 Material B Rp2,000 10,000 Kg Rp20,000,000 Rp2,000,000 Rp22,000,000 Ada Reject 1 PC

3 2020/05/A1013 B 9102 NK 27-May-20 WB234567 28-May-20 Material C Rp3,000 15,000 Kg Rp45,000,000 Rp4,500,000 Rp49,500,000 -

4 2020/05/A1014 B 5243 LB 28-May-20 WB345678 28-May-20 Material D Rp4,000 10,000 Kg Rp40,000,000 Rp4,000,000 Rp44,000,000 -

Total 55,000 Kg Rp125,000,000 Rp12,500,000 Rp137,500,000

*) Jika ada
Lampiran-3 Surat Pernyataan Rekening

SURAT PERNYATAAN REKENING

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama :
Jabatan 1) :
Alamat :
Telepon :
Faksimili :
Email :
Memiliki hak dan kuasa secara hukum yang diperlukan dan telah memperoleh semua hak, persetujuan,
surat izin, kualifikasi, surat perintah dan persetujuan lain yang diperlukan untuk mewakili:

Nama Perusahaan :
Alamat Perusahaan :

Dengan ini menyatakan bahwa semua pembayaran tagihan atas:

Nama ______________________________________, mohon agar dapat ditransfer kepada
rekening bank ________________________________ dengan rincian sebagai berikut:

Nama Pemilik Rekening Bank :

Nama Bank :
Mata Uang 2) :
No. Rekening :

Demikian Surat Pernyataan Rekening ini dibuat dengan sebenarnya dan mengikat untuk nama
___________________________________ untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

……Tempat….,….Tanggal

Meterai
6000 ribu

Nama

Jabatan

1) Direktur Perusahaan
2) Satu mata uang untuk satu rekening bank, maksimal dua rekening bank (dua mata uang).
Lampiran-4 Kantor Perwakilan Upstream

Kantor Perwakilan Alamat

Medan Jl. Monginsidi No.14
Medan, Tlp. (061) 4556566
Pekanbaru Jl. Soekarno Hatta No.19 RT01/RW08
Kel. Sidomulyo Barat, Kec. Tampan,
Pekanbaru, Riau 28294
Jambi Jl. Soekarno Hatta No.183
Jambi, Tlp. (0741) 572729
Lubuk Linggau Jl. Garuda Dempo No.42
Lubuk Linggau, Tlp. (0733) 320992
Lahat Jl. Kolonel H. Burlian Blok A-3 Kav. Bandar Jaya
Kabupaten Lahat
Palembang Jl. Cendrawasih No.26
Palembang, Tlp. (0711) 352819
Lampung Jl. Pangeran Tirtayasa No. 18A
Kel. Sukabumi Indah, Kec. Sukabumi
Bandar Lampung, Tlp. (0721) 701828
Bangka Jl. Depati Amir No.8
Pangkal Pinang, Bangka
Tlp. (0714) 434404
Belitung Jl. Air Serkuk No. 2 RT02/RW01
Tanjung Pandan, Belitung,
Babel 33415, Tlp. (0719) 23767
Sampit JL. HM. Arsyad No.88 Kec. MB. Ketapang
Sampit, Tlp. (0531) 22329
Banjarmasin Jl. A. Yani KM 23.700 Landasan Ulin,
Banjarmasin, Tlp. (0511) 4705508
Samarinda Jl. Ring Road III No.88
Samarinda, Tlp. (0541) 251281
Ketapang Jl. Brigjen Katamso No.88 RT026/RW006
Sukaharja Delta Pawan,
Ketapang
Pontianak Jl. Ks. Tubun No. 56. RT03/RW04
Kel. Akcaya Kec. Pontianak Selatan.
Kota Pontianak, Kalbar 78121
Jayapura Perum Sky Line Indah Blok D No. 28
BTN Abepura Jayapura, Tlp. 0967-581234
 Lampiran-5 Checklist

PO NPO
Kelengkapan Service/
No. Material Akurasi Check Items/Details
Dokumen Project Invoice
Invoices
Invoice
1. Invoice Asli Ya Ya Ya 1. Vendor stempel dan tanda tangan
Faktur/Nota 2. Materai : ≥ IDR 250K

2. Kwitansi (berlaku N/A N/A Ya 1. Vendor stempel & tanda tangan

untuk notaris) 2. Materai : ≥ IDR 250K

3. Faktur Pajak Ya Ya Ya 1. Total nilai sama dengan nilai di invoice

2. Tanggal faktur pajak sama dengan
tanggal invoice
3. Tanggal faktur pajak harus dalam
masa 3 bulan dari tanggal surat jalan
4. Tanggal faktur pajak berlaku : <3
bulan
5. Jika ada faktur pajak pengganti
(#011), faktur pajak awal (#010)
harus disertakan juga.

4. PAM (Payment N/A N/A Ya 1. Tanda tangan lengkap sesuai matrix

Approval Memo) persetujuan
Termasuk dokumen 2. Detail yang lengkap :
pendukung lainnya a) Total nilai sama dengan total nilai di
jika ada invoice
b) GL, Cost Center
c) Nama & nomor rekening tujuan
transfer
5. Surat Jalan Ya N/A Ya 1. Vendor stempel dan tanda tangan
2. Tanda tangan penerima
3. Kuantiti di surat jalan/rekapan surat
jalan harus sama dengan kuantiti di
invoice.

6. Packing List & Bill of Ya N/A N/A Informasi berikut harus sama dengan di
Lading invoice:
*hanya untuk impor a) Nama Perusahaan
material b) Daftar Material
c) Kuantiti
7. Berita Acara N/A Ya Ya 1. Vendor stempel dan tanda tangan
Penyelesaian 2. Stempel dan tanda tangan penerima
Pekerjaan/Berita 3. % progress pekerjaan harus sama
Acara Serah Terima dengan yang di invoice
(BAPP/BAST)
 PO NPO
Kelengkapan Service/
No. Material Akurasi Check Items/Details
Dokumen Project Invoice
Invoices
Invoice
8. Kontrak Ya Ya Ya 1. Total nilai harus sama dengan total
(Surat Perjanjian nilai PO (hanya untuk Downstream)
Kerja (SPK)) 2. Tanda tangan dan stempel lengkap
kedua belah pihak
3. Untuk PO, kontrak/SPK dilampirkan
pada invoice pertama kali saja (scan
dokumen tidak diperlukan)
9. Form DGT N/A Ya Ya 1. Masa berlaku : 1 tahun
(Certificate of 2. Tanda tangan dan stempel lengkap
Domicile) dari vendor & pejabat pajak yang
* hanya untuk berwenang sesuai aturan yang berlaku
vendor luar negeri –
kegiatan jasa akan
dikenakan PPh
10. Purchase Order Ya Ya N/A 1. Tanda tangan lengkap
(kecuali e-PO)