DISPUTE – TAGIHAN PIHAK KETIGA

Proses Verifikasi Tagihan Pihak Ketiga (Vendor)

Verifikasi Verifikasi
Kelengkapan Kesesuaian Payment
Dokumen Dokumen

Fungsi DMS Fungsi SSC IP

 Contoh email jika dispute melakukan Return To Vendor (RTV)
Contoh email jika dispute melakukan konfirmasi

3
 Kelengkapan dan Urutan Dokumen Invoice

Invoice
 Invoice
Tanggal Invoice = Tanggal Faktur Pajak
Tanggal Invoice

Nilai dipastikan sesuai dg dokumen yg lainnya

Nilai Invoice

Tidak Wajib dicantumkan

Informasi no Faktur Pajak

No Rekening yg dicantumkan harus sesuai dg kontrak dan sudah dipastikan terdaftar pada
Master Vendor
Informasi no Rekening

Jika Pada Kontrak disebutkan mengunakan materai cukup, maka wajib ditempel materai 10.000
jika diatas 5 juta
Materai

5
 Kelengkapan dan Urutan Dokumen Invoice

Invoice Payment Approval

 Payment Approval
Approved • Pejabat sesuai dg SK Otorisasi, jika Pjs maka wajib melampirkan SP3S

• Tanggal dan No Invoice pada Payment Approval harus sesuai dg

Tanggal & No Invoice Invoice serta company code dan plant menyesuaikan dg PT
Pertamina Patra Niaga

• Nilai Payment Approval adalah nilai sebelum PPN, dan sebelum

Nilai dipotong PPh/denda/retensi

Payment Approval • 1 Tagihan 1 Payment Approval (atas 1 invoice/invoice list)

Tanggal Payment • Tanggal Pembuatan/Approved Payment Approval tidak boleh

Approval lebih dahulu dr tanggal invoice

7
 Kelengkapan dan Urutan Dokumen Invoice

Berita Acara Serah

Invoice Payment Approval
Terima
Berita Acara Serah Terima (BAST)
Format • Pembuatan BAST mengunakan ivendor 2.1

• Nilai BAST sesuai dg Payment Approval (tanpa

PPN)
Nilai • Jika ada Denda/Nilai Offset yg harus
diperhitungkan agar dicantumkan nilainya

• Penandatangan hrs pejabat sesuai dg SK

Approved/Tanda Tangan Otorisasi
• Jika Pjs harus melampirkan SP3S

• Nomor Kontrak yg dicantumkan pada BAST hrs

Nomor Kontrak sesuai dg No Kontrak yg dilampirkan dan masih
berlaku

9
 Kelengkapan dan Urutan Dokumen Invoice

Berita Acara Serah

Invoice Payment Approval Faktur Pajak
Terima
 Kode Faktur Pajak 1
Faktur Pajak
• Mengunakan Kode 010 (Non WAPU)

2 Faktur Pajak Pengganti

• Faktur Pajak Pengganti tanggalnya tidak melebihi 3 bulan dr

Faktur Pajak Normal
• Jika yg dilampirkan adalah Faktur Pajak Pengganti maka
Nama Pembeli 3 Faktur Pajak Normal wajib dilampirkan

• NPWP : 01.061.157.2.051.000
• Nama : PT. Pertamina Patra Niaga
• Alamat : GD Wisma Tugu II Lt 2 Jl HR Rasuna Said Kav C7-9
Setiabudi Jakarta Raya 12920
4 Masa Faktur Pajak

• Utk Kode Faktur 01x masanya adalah 3 bulan

Tanda Tangan 5

• E-Faktur tidak perlu ditanda tangan dan di stempel

perusahaan

11
 Kelengkapan dan Urutan Dokumen Invoice

Berita Acara Serah

Invoice Payment Approval Faktur Pajak Kontrak
Terima
 KONTRAK
Kontrak yang dilampirkan
o Kontrak Dasar/Utama (sesuai ketentuan B-004 Management Kontrak) dan
Lampiran C dan D
o Bagian/Pasal yg menyebutkan Jangka Waktu Perjanjian dan Sistem
Pembayaran

Penandatangan o Pejabat yg sesuai dg SK Otorisasi dan tidak bisa diwakilkan/Pjs

o Jangka Waktu Kontrak yang dilampirkan harus sesuai dg

Jangka Waktu Kontrak masa pekerjaan

o No Rekening yang dicantumkan pada Kontrak

Informasi No Rekening harus terdaftar di Master Data Vendor Pertamina
dan masih aktif

13
 Informasi Lainnya
-Hanya bisa digunakan 1 kali dalam setahun utk Badan Usaha yang sama
OTV
- Wajib melampirkan Surat Referensi Bank, NPWP dan KTP

Tagihan
Kontruksi -Melampirkan SIUJK dan SBU yang menunjukkan klasifikasi perusahaan (B/M/K)

Transaksi
-Melampirkan PIB (Pemberitahuan Import Barang)
Import

SKB/SKet -Melampirkan SKB/Surat Keterangan dr KPP atas PPh final

Dokumen -Melampirkan Dokumen Lain yg dipersyaratkan dalam Kontrak (Dokumen Payment

Lain Authority)

14
 • BAST
Dispute di Stream Sumatera - BAST belum ditanda tangan kedua belah pihak
- Penandatangan BAST tidak sesuai pejabat yg
memiliki otorisasi
- BAST tidak dilampirkan

• Faktur Pajak
- Tanggal Faktur Pajak tidak sama dengan tanggal
invoice
- Faktur Pajak expired (beda bulan dg waktu
pengiriman dokumen (WAPU PPN)) (lebih dr 3
bulan (Non WAPU))

• Kontrak
- Tidak dilampirkan kontrak
- Masa berlaku kontrak tidak sesuai dg masa
pekerjaan
- Kontrak tidak lengkap (tidak ada TOP)

15
 ? Pertanyaan Seputar Tagihan
Vendor

myssc.pertamina.com
Pertamina Call Center 135 (menu Finance Helpdesk Query)
(pilih menu 4)

Email cp@pertamina.com

16
Terima Kasih