IN.QMS.CC.03.06.Rev.07/07-07-2021
Tanggal Berlaku : Tgl. bulan tahun
Instruksi Kerja
Verifikasi Pengeluaran Kas dan Bank Kode Dokumen : XXX.YYY
Revisi : ZZ
1. Rujukan
1.1. SOP Proses Pembayaran Pihak Ketiga
2. Tujuan
2.1. Sebagai panduan bagi Agent dalam melakukan proses verifikasi dokumen penagihan
sampai dengan melakukan checklist hasil kesesuaian verifikasi dokumen.
2.2. Setiap proses berjalan dengan baik dan ter-monitoring.
3. Ruang Lingkup
Ruang lingkup proses ini meliputi dari Agent menerima dokumen, melakukan verifikasi
dokumen sampai dengan keluar nomor dokumen untuk proses memo jurnal pembayaran.
5. Rincian Prosedur
5.1. PIC Checker Kelengkapan Dokumen Penagihan Mitra
Agent Dokumentasi yang memiliki peran untuk melakukan check dokumen saat
pertama kali Ubis Treg/Witel area melakukan permintaan verifikasi dokumen
penagihan, dengan langkah-langkah sebagai berikut :
5.1.1 Unit Bisnis Treg atau Witel submit dokumen penagihan kedalam Aplikasi My D
dan mengirimkan hardcopy ke SSO Finance untuk dilakukan verifikasi
kesesuaian dokumen penagihan mitra.
5.1.2 Agent Dokumentasi menerima hardcopy penagihan dan pengecekan
permintaan sudah tersubmit kedalam Aplikasi My D.
5.1.3 Apabila sudah masuk permintaan kedalam Aplikasi, maka Agent Dokumentasi
merubah status permintaan pada Aplikasi My D.
5.1.4 Agent Dokumentasi melakukan proses scan dokumen hardcopy dan diinput
kedalam Aplikasi My D.
atau Wakil Para Pihak) atau bisa juga pakai surat Penunjukkan
Pejabat Penandatangan.
5.2.2.2. Imprest Fund (IF) berisikan Kuitansi atau setara dengannya:
• Kuitansi / bon harus asli, bercap basah dari toko dan bertanda
tangan (bukan copy-an);
• Kuitansi harus asli (bukan copy-an) bersih tidak sobek atau cacat
dan tidak ada tindasan, coretan, atau Tip-ex atau perubahan lain
yang sejenis;
• Invoice harus asli (bukan copy-an), bersih tidak sobek atau cacat
dan tidak ada tindasan, coretan, atau Tip-ex atau perubahan lain
yang sejenis;
• Jenis barang atau jasa jumlah harga jual atau penggantian, dan
potongan harga;
• Detail yang ada di Faktur pajak sesuai dengan PKS atau surat
pesanan;
• Detail Perhitungan;
waktu;
5.3.3. Pilih menu Cash Management, kemudian pilih Update & Verification
5.3.4. Input nomor dokumen hardcopy yang ada dilembar daftar pertanggung jawaban
uang kas kedalam filter text kemudian pilih view.
5.3.5. Setelah muncul nomor dokumen yang sesuai, kemudian klik receive document
(s) seperti tampilan dibawah ini.
5.3.6. Akan muncul layar detail pertanggungan nomor dokumen yang dipilih, klik Edit
untuk melakukan proses verifikasi dan checklist.
5.3.7. Berikut tampilan menu yang harus check dan validasi kesesuaiannya, serta
bandingkan dengan kesesuaian yang ada didokumen hardcopy.
No Uraian Keterangan
• Jika sudah sesuai tulis Nomor Vendor tanpa angka Nol (0) di Dokumen
Hardcopy kemudian klik Selanjutnya.
5.3.8. Lakukan pengecekan juga untuk PPN, dengan cara klik selanjutnya maka akan
muncul tampilan sebagai berikut:
5.3.9. Setelah klik PPN, lakukan pengecekan transaksi dikolom Finance terkait Pajak
dan Nilai Tagihan sbb:
barang terlampir;
o Nilai tax base untuk kolom PPh 23 adalah total dari semua
harga biaya sewa jasa/ Management Fee.
• Jika nilai pembelian barang dibawah 10 juta, tidak dikenakan PPh 22.
• Untuk jenis pekerjaan pengiriman ekspedisi dikenakan perhitungan PPN
1%.
• PPh 22 Material, cth: Pembelian material untuk pemasangan AC, material
& pengecetan dsb.
• PPh 23 Jasa, cth: Jasa pemasangan AC, service & pasang dsb.
• Setelah semua sudah dilakukan pengecekan klik Return.
5.3.10. Selanjutnya verifikasi bagian review & calculation dan diteliti kembali dengan
nominal kuitansi, invoice dan faktur pajak. Jika sudah sesuai klik record.
No Uraian Keterangan
1 Kuitansi Sesuaikan dengan nominal kuitansi,
invoice dan faktur pajak
2 PPN Sesuaikan dengan nominal kuitansi,
invoice dan faktur pajak
3 PPH Sesuaikan dengan nominal kuitansi,
No Uraian Keterangan
invoice dan faktur pajak
5.3.11. Setelah selesai melakukan record, dilanjutkan dengan melakukan proses posting
memo jurnal ke SAP, dengan cara Klik Cash Management lalu pilih update & Verfication
5.3.12. Kemudian tampil layar Update and Verification, pilih kolom Fr klik Preview, dan
pilih memo jurnal.
5.3.13. Akan tampil layar Memo Jurnal, pastikan kode BA yang digunakan sama setiap
akun, apabila terdapat kode BA yang tidak sesuai pada salah satu baris, maka
disesuaikan dengan kode BA yang terbanyak muncul, kemudian klik
Record.
5.3.14. Setelah klik Record pada layar memo jurnal, maka muncul tampilan layar SAP
Authorization pada Aplikasi Finest, dan input user serta password SAP
Authorization kemudian klik Post.
5.3.15. Setelah berhasil melakukan Post, akan muncul nomor posting memo jurnal
Aplikasi Finest, kemudian dicatat dan dinput kedalam daftar lembar dokumen
pertanggungjawaban uang kas.
5.3.16. Setelah selesai melakukan posting memo jurnal, dilanjutkan dengan melakukan
proses checklist verifikasi dokumen di Aplikasi Finest, dengan cara pilih Cash
Management, kemudian pilih Posted Document.
5.3.17. Pada tampilan layar Update and Verification, pilih kolom Fr klik Preview Pilih
Form yang harus dilakukan checklist dengan tampilan sbb :
*) dokumen bisa berupa dokumen-dokumen yang telah ditetapkan pada SMM ataupun di luar SMM yang mendukung
prosedur operasional standar terkait.