UJIAN AKHIR SEMESTER GANJIL 2016/2017

Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Teknologi

PT. Tossa Agro

Agung Sugiarto, MM, Ak, CSP, CPA

Disusun Oleh : (Kelompok 12)

1. Ruth Olivia 13.60.0164

2. Sony Hendrawan 15.G1.0024
3. Tan, Kresna Bayukencana A. 15.G1.0025
4. Evelina Fransisca G 15.G1.0073
5. Fanny Suryani 15.G1.0246

SIA BT Kelas 3.4

PROGRAM STUDI AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS KATOLIK SOEGIJAPRANATA
SEMARANG – 2016

1
 LATAR BELAKANG PT TOSSA AGRO
Gambaran Umum dan Lingkup Usaha
PT Tossa Agro merupakan salah satu Perusahaan anak dari Perusahaan induk PT
Tossa Shakti. Selain PT Tossa Agro, peerusahaan –perusahaan anak lainnya adalah PT
Tossa motor, PT Tossa Multi Tambang , PT Transindo Surya Sarana ,dan Divisi Kaca.
PT Tossa Agro terbentuk awalnya karena hobi pemilik yang suka memelihara hewan
ternak , lalu untuk makan ternak akhirnnya pemilik juga membuat ladang jagung , dan
akhirnya juga membuat pakan ternak sendiri dan setelah berkembang akhirnya
terbentuklah PT Tossa Agro. Perusahaan ini memiliki ruang lingkup usaha berupa
Perternakan ,Pertanian ,dan Pakan Ternak
Deskripsi Struktur
PT Tossa Agro dipimpin oleh Kepala Divisi terbentuk dari 3 Departemen yaitu
Departemen Peternakan yang menghasilkan komoditas Sapi Hidup, Departemen
Pertanian yang menghasilkan komoditas Jagung, dan Pakan Ternak yang komoditasnya
ada 2 yaitu pakan komersial yang akan dijual dan pakan reguler yang untuk pakan sapi
sendiri.
Dari setiap departemen di pimpin oleh Kepala bagian(tidak ada kepala departemen)
dan ada 1 lagi bagian dari PT Tossa Agro yaitu unit pembantu yang terdiri dari Logistik
dan teknik
Berikut adalah gambaran Strukturnya:

2
 SIKLUS PENDAPATAN PT. TOSSA AGRO
A. Observasi Awal
Dimulai dari Purchase Order (PO) (berupa form berdasarkan aktivitas kostumer bulan
lalu) yang dibuat oleh bagian administrasi marketing, dikimkan ke kostumer. Purchase Order
ini akan diisi permintaan kostumer selama 1 bulan kedepan. Pengiriman PO ini dilakukan di
akhir minggu ke 2 sebelum bulan itu berjalan. Misalnya untuk Purchase Order bulan Desember,
dikirimkan ke kostumer di akhir minggu ke-2 bulan November. Kemudian bagian administrasi
marketing akan menerima Purchase Order (3 rangkap) oleh kostumer, dan mengirimkan 1
rangkap Purchase Order ke bagian PPIC (Production Planning and Inventory Control) (dalam
hal ini tugas PPIC dirangkap dengan tugas sebagai kepala produksi). PPIC akan membuat
Tembusan Purchase Order yang berguna untuk menghitung kebutuhan bahan baku dari tiap-
tiap pesanan yang dijadikan rencana produksi. Kemudian, Tembusan Purchase Order
dikirimkan ke bagian Logistik Pusat untuk dibuatkan Purchase Order ke supplier.
Terdapat 2 tipe pembayaran. Tipe pertama adalah pembayaran secara tunai. Tipe
pembayaran tunai dibagi menjadi 2 tipe lagi (Tipe a dan Tipe b).

 (Tipe a) Kostumer harus melakukan pembayaran (transfer) terlebih dahulu sebelum

dilakukan pengiriman barang; atau
 (Tipe b) dengan membawa uang tunai sekaligus mengambil barang di PT. Tossa Agro.
Transaksi dinyatakan sah jika uang tersebut telah masuk ke bagian akunting di pusat.
Setelah itu, bagian administrasi marketing PT. Tossa Agro akan menyertakan Surat
jalan, Delivery Order (DO), Invoice, dan Faktur (bahwa pembayaran telah lunas). Tembusan
DO dan Surat Jalan dikirim ke bagian akuntansi sebagai pencatatan transaksi tersebut.
Tipe pembayaran yang kedua adalah pembayaran secara kredit, dimana tipe
pembayaran ini dilakukan oleh perusahaan yang telah bekerja sama dengan PT. Tossa Agro.
Saat mengirimkan barang ke konsumen yang melakukan pembayaran secara kredit, maka
bagian administrasi marketing akan menyertakan Surat Jalan dan Delivery Order (DO) (Surat
perintah pengiriman) saja. Tembusan dari DO dan Surat Jalan dikirimkan ke bagian akuntansi
(penagihan) sebagai pencatatan atas transaksi tersebut.
Selanjutnya, bagian akuntansi (penagihan) akan mengirimkan invoice melalui fax, 1
hari setelah barang itu dikirim. Kostumer (perusahaan) maksimal membayar tagihan tersebut
pada awal bulan berikutnya menggunakan transfer bank. Setelah uang masuk, maka konsumen
akan mendapat faktur dan invoice yang asli. Faktur dan Invoice yang asli sampai ke tangan
kostumer dengan 2 cara. Cara yang pertama adalah dikirim melalui pos, atau cara yang kedua
yaitu mengirimkan faktur dan invoice saat pengantaran barang bulan depan.
C. Pembahasan
Menurut kami, jika pekerjaan Production Planning and Inventory Control (PPIC)
digabung dengan tugas bagian kepala produksi, maka akan membuat pekerjaan semakin sibuk
dan memungkinkan terjadi kesalahan atau keterlambatan dalam penghitungan kebutuhan
bahan baku per pesanan yang akan berdampak kedepannya, sehingga kami mengusulkan
perbaikan dengan cara pemisahan tugas antara kepala produksi dengan tugas sebagai PPIC.

3
B. Dokumen Flowchart Hasil Observasi Awal

D. Dokumen flowchart hasil Pembahasan

4
 SIKLUS PENGELUARAN PT TOSSA AGRO

A. Observasi Awal
Pada siklus pengeluaran, terdapat 5 tahapan proses yaitu permintaan barang, pemesanan
barang, penerimaan barang, pencatatan utang, serta pengeluaran kas. Di PT. Tossa Agro sendiri
memiliki 3 bagian yaitu bagian peternakan, pertanian dan pakan ternak. Ketika masing-masing
dari bagian tersebut merasa membuthan bahan baku, setiap kepala bagian akan mendata barang
baku apa saja yang diperlukan untuk produksi lalu mengisi formulir Permintaan Pembelian per
Bagian atau yang sering disebut P3B. Umumnya, permintaan terjadi per bulan, dan jumlahnya
disesuaikan dengan volume pengirimannya agar biayanya pas. Setelah itu, formulir P3B akan
diberikan ke bagian logistik. Bagian logistik akan membuat rekapitulasi P3B. Bagian tersebut
lalu diberikan ke kepala divisi. Setelah P3B disetujui oleh kepala divisi, bagian logistik akan
membuat Permintaan Pembelian (PP) lalu diserahkan kembali ke kepala divisi untuk
diotorisasi. Setelah diotorisasi, rangkap dokumen tersebut akan dikirimkan ke bagian logistik,
akuntansi dan pembelian di perusahaan induk. Nantinya bagian pembelian milik perusahaan
induk yang akan membuat Purchase Order (PO) dan memilihkan supplier dengan pertimbangan
kualitas dan harga yang terjangkau lalu memesankan barang baku yang telah tertera pada PO.

Ketika barang sampai, nota masuk ke bagian penerimaan barang milik perusahaan induk.
Lalu bagian penerimaan barang membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) rangkap 5 untuk
bagian akuntansi perussahaan induk, pembelian perusahaan induk, logistik, penerimaan, dan
supplier. Dari sini, proses akan dibagi dua: pertama, barang akan ditimbang lalu akan dicek
oleh bagian Quality Control / QC misalnya saja mengecek kelembapan barang, apakah barang
ada kutunya atau tidak dan lain sebagainya. Jika tidak sesuai dengan kualifikasi yang
seharusnya tapi masih bisa digunakan, maka harganya akan ditawar kembali sehingga bisa
mendapatkan harga yang lebih murah. Namun bila barang tersebut tidak jauh dari kualifikasi
yang seharusnya maka barang tersebut akan di retur. Jika barang telah sesuai dengan LPB,
barang beserta LPB akan diseraahkan ke bagian logistik. Masing-masing bagian yang akan
mengambi barang yang telah ia pesan harus menyerahkan Bukti Pemakaian Barang (BPB) pada
bagian logistik. Kedua, bagian akuntansi akan mengupdate utang, setelah itu menyerahkan ke
bagian keuangan untuk mengurus pembayaran ke supplier. Kedua kegiaan ini dilakukan oleh
perusahaan induk karena PT Agro sendiri tidak memiliki bagian ini. Pembarayaran yang
dilakukan biasanya berbeda-beda disesuaikan dengan suppliernya. Ada yang pembayarannya
dilakukan dimuka (seminggu sebelum barang dikirim, dibayar 2 minggu setelah barang sampai,
dibayar tunai ketika barang sampai ataupun dibayar lunas sebelum pengiriman berikutnya.

C. Pembahasan
Menurut kelompok kami siklus pengeluaran PT. Tossa Agro telah memiliki sistem dan
prosedur yang runtun dan jelas. Hanya saja PT. Tossa Agro tidak memiliki beberapa bagian
yang cukup penting seperti bagian pembelian, penerimaan barang, akuntansi dan keuangan.
Dalam pelaksanaan yang berkaitan dengan 4 bagian tersebut masih dikerjakan oleh bagian
yang terdapat di perusahaan induk. Menurut kami hal ini kurang efektif dan efisien karena
harus bolak-balik dari PT. Tossa Agro dengan perusahaan induk. Hal ini sering menyebabkan
salah komunikasi misalnya dalam memilih supplier terkadang tidak sesuai dengan harapan
karena yang memilih dan memesankan ke supplier adalah perusahaan induk yang belum tentu
tahu mengenai detail bahan baku yang diperlukan sehingga tidak bisa memilih supplier dengan
tepat. Selain itu dan memperlambat proses dari siklus pengeluaran ini sendiri. Maka dari itu

5
kami bermaksud untuk membenahinya dengan cara menambahkan bagian pembelian,
penerimaan barang, akuntansi dan keuangan di PT. Tossa Agro.

B. Dokumen Flowchart Hasil Observasi Awal

D. Dokumen Flowchart Hasil Perbaikan

6
 SIKLUS PRODUKSI PT TOSSA AGRO
A.Observasi Awal
Tahap-tahap yang dilakukan oleh PT Tossa Agro dalam proses produksinya adalah sebagai
berikut :
1. Bagian administrasi marketing memberikan data Purchase Order (PO) rangkap 3
yang diperuntukkan bagi bagian produksi, untuk arsip, dan bagi konsumen dimana PO
tersebut berisi barang apa saja yang akan dibeli oleh konsumen dan berapa jumlahnya
kepada bagian produksi.
2. Bagian produksi akan meminta bagian PPIC mengeluarkan surat tembusan PO
rangkap 2 yang diperuntukkan bagi bagian pembelian dan bagian produksi berdasarkan
PO yang telah diterima oleh bagian produksi.
3. Bagian produksi mendatangkan bahan baku melalui surat tembusan PO tersebut
dengan menggunakan surat ijin produksi yang berupa Pesanan Pembelian antar
Bagian (P3B).
4. Bagian produksi memulai proses produksinya yaitu proses penghalusan - proses
pengeringan – proses penghalusan kembali hingga bahan baku tersebut telah menjadi
barang jadi yang siap untuk dipasarkan.
5. Bagian Produksi menyerahkan barang jadi yang telah siap dipasarkan tersebut ke
bagian logistic dengan menggunakan dokumen Bukti Setoran Antar Bagian (BSAB)
rangkap 4 yang ditujukan kepada bagian akuntansi, bagian logistik, bagian audit, dan
bagian produksi.
C. Pembahasan
Pada tahap-tahap produksi yang telah dipaparkan diatas, kami menyoroti bahwa surat
tembusan PO yang dibuat oleh Departemen PPIC hanya dibuat rangkap 2 yaitu untuk bagian
pembelian dan bagian produksi saja, dimana menurut kelompok kami lebih baik surat tembusan
PO tersebut dibuat menjadi rangkap 3 yaitu bagi bagian pembelian, bagian produksi, dan bagi
arsip Departemen PPIC sendiri sebagai bukti bahwa bagian produksi telah menerima bahan
baku dari bagian PPIC.
B. Dokumen Flowchart Hasil Observasi Awal

7
D. Dokumen Flowchart Hasil Perbaikan

SIKLUS PENGGAJIAN PT TOSSA AGRO

A. Observasi Awal
Di PT. Tossa Agro ada 3 jenis karyawan, yaitu karyawan tetap, bulanan dan harian.
Karyawan tetap berjumlah 5 orang yang biasa disebut dengan mandor, karyawan bulanan tidak
diketahui pasti jumlahnya, dan jumlah untuk karyawan harian yaitu 12 orang.
Karyawan harian adalah karyawan semi permanen, bekerja saat ada pekerjaan di
bidangnya, jika tidak ada maka akan diliburkan oleh perusahaan. Pekerjaan pada karyawan
harian pasang surut namun sejauh ini orang yang bekerja sama dan diseleksi menurut keahlian
dan kebutuhan perusahaan akan SDM dengan kriteria tertentu. Karyawan harian masuk akan
dibayar dan tidak masuk maka tidak dibayar, untuk pembayarannya dilakukan setiap minggu,
setelah karyawan harian masuk bekerja 6 hari lalu dibayar. Gaji karyawan harian variatif,
didasarkan pada keahliannya, walau orang baru pun, jika keahlian tinggi, gaji dapat tinggi pula.
Contoh untuk karyawan harian, saat ini kegiatan produksi tinggi maka perusahaan
mempekerjakan ke-12 karyawan hariannya, tapi ketika nanti kegiatan produksi turun, akan
digilir pekerja hariannya, misal 6 orang diliburkan lebih dulu, lalu jika ada pekerjaan kembali
akan dihubungi oleh perusahaan, dan seterusnya.
Kondisi lain, bulan Desember habis waktu kontrak kerja sehingga 12 karyawan harian
diliburkan sementara, lalu mulai Desember akan sepi hingga Februari, lalu setelah masa itu
karyawan harian dihubungi untuk kembali bekerja, tapi kenyataannya tidak bisa semua pekerja
kembali masuk. Saat libur sementara, jika jangka waktu tunggu pendek maka perusahaan
memberi uang tunggu.
Alur untuk karyawan harian, contoh, masuk hari Senin sampai Sabtu lalu absensi
direkap Senin berikutnya, lalu Selasa mengajukan ke personalia pusat dan ke keuangan. Gaji
akan dibayarkan di hari Sabtu berikutnya karena perusahaan membutuhkan waktu untuk
merekap absensi dan total gajinya. Sistem pembayaran gaji karyawan harian yaitu dengan
menyerahkan uang tunai dari kantor pusat setiap hari Sabtu kepada karyawan hariannya.
Karyawan bulanan dalam penggajian ada komponen yang mempengaruhi gaji :

8
1) Gaji pokok dan tunjangan tetap, masuk/ tidak tetap dapat gaji ini asal ijin sah.
2) Tunjangan prestasi (variabel) dievaluasi tiap 3 bulan dan jika prestasi dianggap kurang
maka tidak mendapat tunjangan prestasi (inisiatif, tanggung jawab).
3) Insentif hadir (persentase), ada ketentuan pemotongan tiap berapa hari tak masuk.
4) Uang transport, masuk akan dapat, jika tidak maka tidak dapat (mempengaruhi penilaian
prestasi → dari absensi, kinerja, tanggung jawab).
Hambatan dalam siklus ini, contoh, jika hadir maka absen dengan fingerprint, mungkin
tergesa-gesa sehingga alat tidak mendeteksi dengan baik sehingga dampak di jumlah gaji.
Dalam kasus ini maka perusahaan memberikan kesempatan untuk komplain gaji dan itu ada
prosedurnya tersendiri. Kondisi lain ada masalah yang dapat terjadi yaitu jika ada karyawan
yang masuk bekerja namun selama jam kerja itu justru pergi meninggalkan tanggung jawabnya
maka penanganan biasanya menggunakan berita acara yang ada saksinya misal mandornya
menjadi saksi, atau kalau perlu kepala bagiannya memberikan keterangan mengenai hal
tersebut. Sedangkan kalau masalah kecurangan dari pihak pengurus gaji, menurut keterangan
wawancara, belum pernah menemui hingga saat ini, karena yang memegang rekapan gaji
dengan yang memegang uang adalah orang yang berbeda sehingga meminimalkan kecurangan
selain itu juga data pendukung lengkap.
Berikut penjelasan untuk flowchart di belakang. Untuk melakukan penggajian kepada
karyawan maka diserahkan ke pusat sehingga semuanya tersentralisasi dan terkontrol dengan
baik. Absen fisik (tanda tangan) dari personalia unit diserahkan ke personalia pusat untuk
direkonsiliasi dengan aplikasi gaji lalu hasilnya dikirim kembali ke personalia unit untuk
disetujui, lalu dikembalikan. Berdasarkan itu dibuat 3 hal (slip gaji, form tanda terima,
komplain gaji). Slip dan komplain gaji dikirim ke keuangan pusat untuk diberikan ke karyawan,
jika tidak ada komplain maka langsung keuangan kirim file aplikasi gaji ke bank untuk
kemudian di transfer ke rekening karyawan. Jika ada komplain maka karyawan mengambil
form di keuangan pusat dengan melampirkan slip gaji lalu tunggu feedback. Jika selesai maka
keuangan dapat mengirim file revisi ke bank. Uang ditransfer setiap komplain sudah selesai
yaitu akhir bulan. Siklus karyawan tetap tiap tanggal 20.

C. PEMBAHASAN
Menurut kami dari dari flowchart awal yang perlu diperbaiki hanya masalah aplikasi
gaji yang nyatanya ada di tangan personalia pusat, sebaiknya dialihkan ke personalia unit
supaya lebih efisien. Pembetulan dapat dilihat dalam diagram flowchart.

9
 Aplikasi Gaji 4 9
Mulai 1 6

Absen Fisik Absen Fisik Slip Gaji Form Komplain Aplikasi Gaji Slip Gaji

A
Rekonsiliasi
A Beri ke karyawan
Transfer gaji
Kirim ke Personalia Komplain? Tidak
Pusat

Aplikasi Gaji
6 Selesai 9
Ya
1

2 Setelah Rekonsiliasi Ambil form ke

2 8
keuangan

Aplikasi Gaji Aplikasi Gaji

Form Komplain
3

Ditandatangan 9
Aplikasi Gaji 7

D. Document Flowchart Desain Baru B. Document Flowchart Awal

Aplikasi Gaji
Buat Buat form Buat form
slip gaji tanda komplain
terima

Slip Gaji Form tanda Form Komplain

terima
5

4 T 4
5
Form Tanda
Terima

7
T
a
Form Komplain

Revisi Aplikasi
Gaji

Aplikasi Gaji

8
10

Bagian Bagian Bagian Bank Karyawan

Personalia Unit Personalia Pusat Keuangan Pusat
 SIKLUS BUKU BESAR PT TOSSA AGRO
A. Observasi Awal
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya perusahaan ini(PT. Tossa Agro) merupakan
perusahaan anak dari perusahaan induk (PT. Tossa Shakti). Dan khusus untuk siklus buku
besar ini, hampir semua aktivitas –aktivitas yang di lakukan pada siklus ini dilakukan oleh
Perusahaan pusat.
Aktivitas yang dilakukan oleh PT. Tossa Agro sendiri pada siklus ini adalah
memposting semua transaksi yang terjadi ke pusat lewat program. Dari data-data transaksi
seperti bpb,bsab, dan laporan penerimaan barang, semuanya di di entry oleh bagian logistik
ke bagian akuntansi pusat. Setiap transaksi ini dilapokan ke pusat per hari dan selambat-
lambat nya adalah 1 hari delay.Misalnya semua transaksi hari senin selambat-lambatnya akan
di posting ke pusat pada selasa pagi
Untuk informasi tentang bagaimana proses siklus buku besar setelah di proses ke
akuntansi pusat masih kurang. Yang diketahui setiap periode akuntansi, tutup buku akan
dilakukan pada tangga 10 bulan berikutnya. Jadi tutup buku periode april akan dilakukan
pada 10 mei dan PT Tossa Agro akan di berikan Laporan laba rugi tiap periodenya.

C. Pembahasan
Menurut kelompok kami Siklus Buku besar dari PT Tossa Agro sudah cukup baik
namun, akan lebih baik lagi jika PT Tossa Agro mempunyai Bagian Akuntansi sendiri
sehingga proses akan lebih cepat dan mengurangi kemungkinan kesalahan pencatatan
maupun kesalahan update buku besar

B. Dokumen Flowchart Hasil Observasi Awal

11
 D. Dokumen Flowchart Hasil Pembahasan

DAFTAR PUSTAKA

Marshall B.Romney.2015.Accounting Information System.England.Pearson

12
13
14
15