SOP PENERIMAAN

D. Istilah dan Definisi

Penerimaan bahan makanan/barang di penyelenggaraan makanan sebagai garda terdepan

dalam memastikan bahan makanan/barang yang datang tersebut sesuai dengan beberapa
ketentuan yang telah dibuat dan disepakati dari awal, baik oleh pihak vendor/pemasok maupun oleh
pihak penyelenggaraan makanan itu sendiri. Ketentuan yang dimaksud adalah meliputi spesifikasi
kualitas dan kuantitas bahan makanan yang dicantumkan dalam form pemesanan, serta kesesuaian
isi surat perjanjian/kontrak jual beli. Proses penerimaan ini membutuhkan petugas penerimaan yang
telah dilatih khusus untuk menjalankan tugasnya (Payne-Palacio and Theis, 2016).

E. Urutan Prosedur

Proses penerimaan bahan makanan/barang yang dapat dilakukan oleh petugas penerimaan adalah:

- Menerima informasi barang masuk.

- Memastikan bahan makanan/barang yang datang dari vendor/pemasok sesuai dengan form
pemesanan yang dibuat oleh penyelenggaraan makanan.
- Memastikan bahan makanan/barang yang datang dari vendor/pemasok sesuai dengan
invoice yang dibuat oleh vendor/pemasok itu sendiri.
- Menerima bahan makanan/barang yang datang tersebut hanya jika semuanya sesuai dengan
spesifikasi baik dari segi kualitas dan kuantitas yang telah disepakati di awal.
- Mengisi formulir penerimaan dengan lengkap. (Gambar 1)
- Mengirimkan bahan makanan/barang yang telah dicek tersebut ke ruang penyimpanan
dengan mengisi formulir serah terima. (Gambar 2)

Kita terlebih dulu mendapatkan informasi barang yang masuk. Informasi bisa didapatkan
sebelumnya melalui email, telepon, sms dan media lainnya dengan jangka waktu tertentu sebelum
barang masuk. Selain itu informasi juga bisa didapatkan ketika barang yang akan masuk sudah tiba di
gudang kita. Aturan mengenai batasan waktu penerimaan informasi sangat tergantung dari aturan
yang dibuat oleh masing-masing pengelola gudang. Ada yang mensyaratkan bahwa informasi
mengenai barang yang masuk harus diterima minimal satu hari sebelumnya atau ada yang tidak
memberikan batasan waktu tertentu. Hal ini akan berkaitan dengan proses pengaturan gudang.
Misalnya untuk gudang yang meminta batasan waktu pemberian informasi satu hari sebelumnya
diperlukan untuk melakukan persiapan sumber daya manusia yang diperlukan ataupun persiapan
lokasi barang yang akan masuk tersebut. Kemudian dilanjutkan dengan proses penerimaan barang
masuk. Terjadi pada hari H, di mana barang sudah tiba di gudang. Yang perlu dilakukan adalah
menyiapkan check list barang yang masuk. Jika sebelumnya sudah diinformasikan daftar barang apa
saja yang masuk misal dengan detail nama barang, kode barang, jumlah, ukuran volume, berat maka
daftar barang ini bisa dijadikan sebagai dokumen check list barang. Pastikan bahwa ada petugas
gudang yang bertanggung jawab untuk melakukan pengecekan barang berdasarkan dokumen
tersebut. Jika tidak ada informasi detail barang yang akan masuk, maka barang yang masuk dicatat
satu persatu sesuai detail yang diperlukan, misal seperti nama barang, kode barang, jumlah, volume
dan berat. Detail informasi barang yang perlu dilakukan pengecekan tergantung dari peraturan
pengelolaannya. Semisal hanya perlu mencatatkan kode barang dan jumlahnya saja, maka di
petugas penerima barang masuk di gudang cukup melakukan pengecekan berdasarkan kode barang
 dan jumlahnya saja. Yang perlu dipastikan selain detail informasi barang yang masuk adalah kondisi
barang pada saat datang ke gudang kita. Jika diperlukan, sebaiknya barang yang akan masuk
tersebut difoto, baik pada saat barang masih ada di atas kendaraan pengangkut maupun pada saat
diturunkan. Pastikan semua proses tercatat di dalam dokumen check list barang. Kemudian proses
terakhir ialah proses penerimaan barang yang masuk ke dalam gudang yaitu proses pembuatan
dokumen serah terima barang. Dokumen ini ditanda tangani oleh pembawa barang yang dilengkapi
dengan nama, nomer telepon yang bisa dihubungi, bisa juga ditambah dengan email dan dilengkapi
dengan copy identitas dari pembawa barang. Dari pihak gudang juga memberikan tanda tangan di
dokumen tersebut yang juga dilengkapi dengan nama, nomer telepon dan jabatan. Dokumen ini
dibuat rangkap, bisa dibuat dua rangkap, tergantung dari kebutuhan dokumentasi. Misal jika dibuat
rangkap dua, rangkap pertama diberikan kepada pembawa barang untuk diteruskan kepada
pengirim barang, rangkap kedua sebagai dokumen administrasi di gudang. Dokumen ini dilengkapi
lampiran dokumen checklist barang.

Formulir Penerimaan
Tanggal:……
Jumlah Satuan Deskripsi Nama Diperiksa Harga/satuan Harga Distribusi Distribusi ke
Bahan Vendor oleh Total ke Dapur Ruang
Penyimpanan

Gambar 1. Contoh Formulir Penerimaan yang Digunakan dalam Proses Penerimaan

Formulir Serah Terima

Tanggal:……
Nama Deskripsi Jumlah Jumlah Harga Harga Total TTD Petugas TTD Petugas
Bahan Bahan yang yang Satuan Penerimaan Penyimpanan
Dipesan Diterima

Gambar 2. Contoh Formulir Serah Terima dalam Proses Penerimaan

F. Bagan Alir

Penerimaan dan
Membuat
MemastikanDokumen
Pengecekan Barang Dokumen
DokumenChecklist
Serah
Serah
MasukSelesai
Terima
Siap Diterima
Masuk Barang Terima
Barang
Barang
 Mulai

Menerima Informasi
Barang Masuk

F. Referensi