PETUNJUK TEKNIS

Sistem pengarsipan Digital

Cukup 1 Aplikasi semua masalah pengarsipan teratasi
Sistem informasi ini adalah sistem informasi yang dibuat untuk melakukan
manajemen arsip. Baik itu manajemen arsip pada perusahaan, manajemen arsip
kampus, dan manajemen arsip pada instansi lainnya.
Dengan adanya sistem informasi arsip digital berbasis web ini bisa mempermudah
admin untuk menata data-data file arsip. dan mempermudah pegawai sebagai user
untuk mendapatkan data arsip yang sudah diupload oleh admin.
Sistem arsip digital ini dibuat menggunnakan PHP, dan menggunakan MySQLi
sebagai databasenya.
Sistem informasi ini memiliki beberapa fitur unggulan, diantaranya adalah :
 Login
 Pesan alert jika login gagal
 Logout
 Pesan Alert jika berhasil logout
 Multi login user
 Multi level user (admin,petugas & user)
 Perhitungan jumlah arsip, user, petugas pada halaman dashboard
 Terdapat grafik jumlah download perhari pada dashboard admin dan petugas
 Riwayat download arsip tercatat secara otomatis, dan tampil pada admin dan
petugas
 Pop up notifikasi untuk konfirmasi hapus pada saat tombol hapus arsip diklik
 Upload foto profil
 Update profil admin,petugas & user
 Ganti password admin,petugas & user
 Live preview file pdf dan file gambar
 Pagination dan search menggunakan DataTables
 Template admin responsive
 dan lain-lain, fitur selengkapnya bisa teman-teman lihat pada link demo
Hak Akses Sistem Informasi Arsip Digital Dengan PHP dan MySQLi
Sistem informasi ini memiliki 3 hak akses pengguna, diantaranya adalah admin,
petugas dan user.
Masing-masing hak akses tersebut memiliki batas akses masing-masing. berikut
adalah beberapa fitur yang bisa diakses oleh masing-masing pengguna atau hak
akses.
Hak Akses Admin (administrator)
 login
 logout
 ganti password
 ganti foto profil
 ganti profil (nama, username)
 halaman dashboard
 ringkasan jumlah arsip, petugas, user pada halaman dashboard admin
 grafik jumlah download arsip per tanggal pada halaman dashboard
 CRUD kategori arsip
o Melihat data kategori
o Menginput kategori baru
o Edit kategori
o Hapus kategori
 CRUD data petugas
o Melihat data petugas
o Menginput petugas
o Edit petugas
o Hapus petugas
 CRUD data user
o Melihat data user
o Menginput user
o Edit petugas
o Hapus petugas
 Mengontrol arsip
o Melihat data arsip
o Preview arsip
o Hapus arsip
o Download arsip
 Riwayat user yang mendownload arsip
  dan lain-lain
Hak Akses Petugas
 Login
 Logout
 Ganti password
 Ganti foto profil
 Ganti profil (nama, username)
 Halaman dashboard
 Ringkasan jumlah arsip, petugas, user pada halaman dashboard
 Grafik jumlah download arsip per tanggal pada halaman dashboard
 Melihat data kategori
 Melihat data petugas
 Melihat data user
 CRUD Arsip
o Melihat data arsip yang diupload oleh petugas tersebut
o Preview arsip
o Edit arsip
o Hapus Arsip
o Download arsip
 Riwayat user yang mendownload arsip si petugas tersebut
 dan lain-lain
Hak Akses User
 Login
 Logout
 Ganti password
 Ganti foto profil
 Ganti profil (nama, username)
 Halaman dashboard
 Ringkasan jumlah arsip pada halaman dashboard
 Melihat arsip
 Menampilkan arsip berdasarkan kategori
 Preview Arsip
 Download arsip
 Detail Arsip
 Dan lain-lain
 Administrator
Administrator bertanggung jawab atas kategori arsip, data petugas dan data user.

Untuk masuk ke dalam system sebagai administrator, pertama login terlebih dahulu
sebagai administrator dengan memasukkan username serta password administrator.

Tampilan Login

Setelah masuk, akan muncul tampilan dashboard admin.

Pada gambar di atas, terdapat tab di sebelah kiri layar yang mempunyai fungsi masing
masing yaitu:

1. Data Kategori berfungsi untuk melihat, menambah, mengubah serta

menghapus kategori-kategori arsip yang ada pada system.
2. Data Petugas berfungsi untuk melihat, menambah, mengubah serta
menghapus petugas arsip yang bertugas pada system seperti petugas surat
masuk, petugas surat keluar, dsb.
3. Data User berfungsi untuk melihat, menambah, mengubah serta menghapus
pengguna system arsip yang dapat mengakses system. Fitur ini fitur tambahan
bila system ini telah aktif dalam jaringan internet.
4. Data Arsip berfungsi untuk melihat dan menghapus arsip yang ada pada
system.
5. Riwayat Unduh berfungsi untuk melihat riwayat unduhan arsip yang diakses
oleh pengguna system.
6. Ganti password berfungsi untuk mengubah password dari admin.
7. Log out berfungsi untuk menjalan proses keluar dari system.

Data Kategori

Tampilan menu Data Kategori

 Untuk menambah kategori klik tombol biru sebelah kanan yang bertuliskan
“Tambah Kategori”
  Untuk mengubah kategori yang sudah ada klik tombol sebelah kiri pada bagan
opsi di kategori yang datanya ingin diubah
 Untuk menghapus kategori yang sudah ada klik tombol sebelah kanan pada
bagan opsi di kategori yang datanya ingin dihapus

Tambah Kategori

Tampilan Tambah Kategori

1. Isikan nama kategori arsip di kolom nama kategori

2. Isikan keterangan kategori arsip yang akan ditambahkan di kolom Keterangan
kategori
3. Jika semua data telah terisi, klik tombol simpan yang berwarna biru di bagian
bawah.
4. Setelah menekan tombol simpan, halaman akan dialihkan kembali ke
halaman menu Data Kategori
Ubah Kategori

Tampilan Ubah Kategori

1. Isikan nama kategori arsip di kolom nama kategori yang ingin diubah
2. Isikan keterangan kategori arsip yang ingin diubah di kolom Keterangan
kategori
3. Jika semua data telah terisi, klik tombol simpan yang berwarna biru di bagian
bawah.
4. Setelah menekan tombol simpan, halaman akan dialihkan kembali ke
halaman menu Data Kategori

Hapus Kategori

Tampilan Hapus Kategori

1. Tekan tombol sebelah kanan dengan symbol tong sampah.

2. Data otomatis akan terhapus
Data Petugas

Tampilan Data Petugas

 Untuk menambah petugas arsip klik tombol biru sebelah kanan yang
bertuliskan “Tambah Petugas”
 Untuk mengubah data petugas yang sudah ada klik tombol sebelah kiri pada
bagan opsi di petugas yang datanya ingin diubah
 Untuk menghapus data petugas yang sudah ada klik tombol sebelah kanan
pada bagan opsi di petugas yang datanya ingin dihapus

Tambah Petugas

Tampilan Tambah Petugas

Tata Cara melakukan penambahan petugas:
1. Isikan nama petugas arsip di kotak nama
2. Isikan username petugas arsip yang akan ditambahkan di kotak username
3. Isikan kata sandi petugas arsip yang akan ditambahkan untuk mengakses
sistem di kotak password
4. Bila ingin menambahkan foto petugas arsip, tekan tombol choose file lalu pilih
foto petugas arsip yang akan ditambahkan. File tidak lebih dari 1 MB.
5. Jika semua data telah terisi, tekan tombol simpan yang berwarna biru di
bagian bawah.
6. Setelah menekan tombol simpan, halaman akan dialihkan kembali ke
halaman menu Data Petugas

Ubah Petugas

Tampilan Ubah data petugas

Tata Cara melakukan pengubahan data petugas:
1. Bila ingin mengubah nama petugas, Isikan nama petugas arsip yang ingin
diubah di kotak nama
2. Bila ingin mengubah username petugas, Isikan username petugas arsip yang
yang ingin diubah di kotak username
3. Bila ingin mengubah kata sandi petugas, Isikan kata sandi petugas yang yang
ingin diubah untuk mengakses sistem di kotak password
 4. Bila ingin mengubah foto petugas arsipyang telah diunggah, tekan tombol
choose file lalu pilih foto petugas arsip yang ingin diubah. File tidak lebih dari
1 MB.
5. Jika semua data telah terisi, tekan tombol simpan yang berwarna biru di
bagian bawah.
6. Setelah menekan tombol simpan, halaman akan dialihkan kembali ke
halaman menu Data Petugas

Hapus Petugas

Tampilan Hapus Petugas

Tata Cara menghapus data petugas:
1. Tekan tombol sebelah kanan dengan symbol tong sampah.
2. Data otomatis akan terhapus

Data User

Tampilan Data User

 Untuk menambah pengguna sistem arsip digital klik tombol biru sebelah kanan
yang bertuliskan “Tambah user”
  Untuk mengubah data pengguna sistem arsip yang sudah ada klik tombol
sebelah kiri pada bagan opsi di user yang datanya ingin diubah
 Untuk menghapus data pengguna sistem arsip yang sudah ada klik tombol
sebelah kanan pada bagan opsi di user yang datanya ingin dihapus

Tambah User

Tampilan Tambah User

Tata Cara melakukan penambahan user (Pengguna sistem):
1. Isikan nama user di kotak nama
2. Isikan username yang akan ditambahkan di kotak username
3. Isikan kata sandi untuk user yang akan ditambahkan untuk mengakses sistem
di kotak password
4. Bila ingin menambahkan foto user, tekan tombol choose file lalu pilih foto user
yang akan ditambahkan. File tidak lebih dari 1 MB. (opsional)
5. Jika semua data telah terisi, tekan tombol simpan yang berwarna biru di
bagian bawah.
6. Setelah menekan tombol simpan, halaman akan dialihkan kembali ke
halaman menu Data Petugas
Ubah User

Tampilan Ubah User

Tata Cara mengubah data user (Pengguna sistem):
1. Bila ingin mengubah nama user, Isikan nama user di kotak nama
2. Bila ingin mengubah username, Isikan username di kotak username
3. Bila ingin mengubah kata sandi, Isikan kata sandi di kotak password
4. Bila ingin mengubah foto user, tekan tombol choose file lalu pilih foto user
yang akan diubah. File tidak lebih dari 1 MB. (opsional)
5. Jika semua data telah terisi, tekan tombol simpan yang berwarna biru di
bagian bawah.
6. Setelah menekan tombol simpan, halaman akan dialihkan kembali ke
halaman menu Data Petugas

Hapus User

Tampilan Hapus User

Tata Cara menghapus data user:
1. Tekan tombol sebelah kanan dengan symbol tong sampah.
 2. Data otomatis akan terhapus

Data Arsip

Tampilan Data Arsip

Pada Data Arsip, terdapat tabel yang menunjukkan informasi di setiap arsip yang telah
diunggah pada system yang meliputi waktu unggah, kode arsip, nama arsip, kategori
arsip, petugas arsip yang bertugas mengunggah, keterangan arsip dan juga opsi yang
berfungsi untuk mengunduh, melihat serta menghapus arsip.

Unduh Arsip

Tampilan tombol unduh (download) arsip

Tata cara mengunduh arsip:
1. Tekan tombol unduh
2. Halaman akan dialihkan ke arsip yang ingin didownload.

Lihat Arsip

Tampilan tombol lihat (preview) arsip

Tata cara melihat arsip:
1. Tekan tombol lihat
2. Halaman akan dialihkan ke arsip yang ingin dilihat

Tampilan Lihat (Preview) Arsip

Hapus Arsip

Tampilan tombol hapus arsip

Tata Cara menghapus arsip:
1. Tekan tombol sebelah kanan dengan symbol tong sampah.
2. Data otomatis akan terhapus
Riwayat Unduh Arsip

Tampilan Riwayat Unduhan Arsip

Riwayat Unduhan Arsip menampilkan riwayat setiap user yang melakukan unduhan
arsip lengka dengan waktu mereka mengakses, nama user serta arsip yang diunduh.
Pada halaman ini juga diberikan fitur pencarian untuk mencari riwayat unduhan user
tertentu.

Petugas
Petugas bertanggung jawab atas arsip yang diunggah ke dalam sistem.

Untuk masuk ke dalam system sebagai petugas, pertama login terlebih dahulu
sebagai petugas dengan memasukkan username serta password petugas.

Tampilan login
Setelah masuk, akan muncul tampilan dashboard admin.

Tampilan halaman utama (dashboard) petugas

Pada gambar di atas, terdapat tab di sebelah kiri layar yang mempunyai fungsi masing
masing yaitu:

1. Dashboard berfungsi untuk Kembali ke halaman utama

2. Arsip berfungsi untuk melihat, menambah, mengubah serta menghapus arsip
pada system.
3. Data Kategori berfungsi untuk melihat kategori-kategori arsip yang ada pada
system.
4. Data User berfungsi untuk melihat pengguna system arsip yang dapat
mengakses system. Fitur ini fitur tambahan bila system ini telah aktif dalam
jaringan internet.
5. Riwayat Unduh berfungsi untuk melihat riwayat unduhan arsip yang diakses
oleh pengguna system.
6. Ganti password berfungsi untuk mengubah password petugas.
7. Log out berfungsi untuk menjalan proses keluar dari system.
Data Arsip

Tampilan Data Arsip

Pada Data Arsip, terdapat tombol upload arsip yang berfungsi untuk mengunggah
arsip yang ingin disimpan ke dalam system serta tabel yang menunjukkan informasi
di setiap arsip yang telah diunggah pada system yang meliputi waktu unggah, kode
arsip, nama arsip, kategori arsip, petugas arsip yang bertugas mengunggah,
keterangan arsip dan juga opsi yang berfungsi untuk mengunduh, melihat, mengubah
serta menghapus arsip.

Upload Arsip

Tampilan tombol upload arsip

Tata Cara melakukan upload Arsip:

1. Tekan tombol upload arsip
2. Kemudian halam akan dialihkan ke halaman upload arsip
 Tampilan Upload Arsip
3. Isikan kode arsip di kotak kode arsip
4. Isikan nama arsip di kotak nama arsip
5. Pilih Kategori Arsip
6. Isikan keterangan pelengkap mengenai arsip di kotak keterangan
7. Tekan tombol choose file untuk memilih file arsip yang ingin diunggah lalu
pilih arsipnya.
8. Jika semua data telah terisi, tekan tombol simpan yang berwarna biru di
bagian bawah.
9. Setelah menekan tombol simpan, halaman akan dialihkan kembali ke
halaman menu Data Arsip

Ubah Arsip

Tampilan tombol ubah arsip

Tata Cara mengubah data arsip yang ada:
1. Tekan tombol ubah arsip pada arsip yang ingin diubah
2. Kemudian halaman akan dialihkan ke halaman edit (ubah) arsip
 Tampilan Edit Arsip
3. Bila ingin mengubah kode arsip, Isikan kode arsip baru di kotak kode arsip
4. Bila ingin mengubah nama arsip, Isikan nama arsip baru di kotak nama arsip
5. Bila ingin mengubah kategori arsip, Pilih Kategori Arsip baru
6. Bila ingin mengubah katerangan arsip, Isikan keterangan baru mengenai
arsip di kotak keterangan
7. Bila ingin mengubah arsip yang diunggah, Tekan tombol choose file untuk
memilih file arsip baru yang ingin diunggah lalu pilih arsipnya. Jika tindak ingin
mengubah, harap kosongkan.
8. Jika semua data telah terisi, tekan tombol simpan yang berwarna biru di
bagian bawah.
9. Setelah menekan tombol simpan, halaman akan dialihkan kembali ke
halaman menu Data Arsip

Unduh Arsip

Tampilan tombol unduh (download) arsip

Tata cara mengunduh arsip:
3. Tekan tombol unduh
4. Halaman akan dialihkan ke arsip yang ingin didownload.

Lihat Arsip

Tampilan tombol lihat (preview) arsip

Tata cara melihat arsip:
3. Tekan tombol lihat
4. Halaman akan dialihkan ke arsip yang ingin dilihat

Tampilan Lihat (Preview) Arsip

Hapus Arsip

Tampilan tombol hapus arsip

Tata Cara menghapus arsip:
3. Tekan tombol sebelah kanan dengan symbol tong sampah.
4. Data otomatis akan terhapus
Data Kategori

Tampilan Data Kategori

Pada Data Kategori, terdapat tabel yang menunjukkan informasi di setiap kategori
yang telah diunggah pada system yang meliputi nama ketegori serta keterangan
kategori tersebut dan juga fitur pencarian yang berfungsi untuk mencari kategori
tertentu.

Data User

Tampilan Data User

Pada Data User, terdapat tabel yang menunjukkan informasi di setiap user atau
pengguna system selain admin dan petugas meliputi nama serta username dari user
tersebut dan juga fitur pencarian yang berfungsi untuk mencari user tertentu.
Riwayat Unduh Arsip

Tampilan Riwayat Unduhan Arsip

Riwayat Unduhan Arsip menampilkan riwayat setiap user yang melakukan unduhan
arsip lengka dengan waktu mereka mengakses, nama user serta arsip yang diunduh.
Pada halaman ini juga diberikan fitur pencarian untuk mencari riwayat unduhan user
tertentu.
 User
User adalah pengguna system yang hanya bisa mengakses arsip.

Untuk masuk ke dalam system sebagai petugas, pertama login terlebih dahulu
sebagai petugas dengan memasukkan username serta password petugas.