Tugas Summary Pelatihan Hastana / Alfa Layla Ahadina (Ella)

Pelatihan Team Event Anggota Hastana Jatim telah sukses terselenggara pada 1 Mei
2019 kemarin. Acara pelatihan sekaligus gathering ini diikuti oleh lebih dari 150 peserta yang
terdiri atas sekitar 15 wedding organizer di area Jawa Timur. Para peserta ini dikumpulkan di
area ballroom The Crown Ballroom & Resto. Konsep acara yang diusung adalah model seminar
yang dibagi dalam 3 sesi. Setiap sesi diisi oleh dua orang pemateri.

Materi yang pertama adalah tentang dekorasi indoor oleh Mbak Tyo dari Kinarakinari
WO. Berikut ini kesimpulan dari materi beliau tentang langkah-langkah dekorasi indoor (di
dalam rumah pengantin) oleh beliau:

1. Survey ke rumah pengantin

2. Cari tahu detail acara apa saja yang akan disetup dari perjanjian dengan vendor
pendukung. Termasuk detail hingga izin keramaian, parkir, listrik, dll.
3. Susun set up rumah.
4. Buatlah detail item checklist, dan perjanjian dari vendor yang sudah dipesan. Siapkan
genset, pawang.
5. Petugas WO harus terbiasa menggunakan alat pengukur dan google satellite untuk
tahu detail ukuran rumah klien.
6. Urus perijinan se lengkap mungkin.
7. Layouting tentang catering, arah pelaminan, dan dekorasi kecil lainnya.

Materi berkutnya adalah tentang dekorasi gedung oleh pemimpin dari The Queen
Wedding Organizer. Berikut ini adalah kesimpulan materi dari beliau:

1. Dampingi client untuk pesan gedung, sewa, dan bayar.

2. Periksa ketentuan masing-masing gedung, sebagai kru wedding organizer wajib
mengetahui hal tersebut; terutama do and don’t dari masing-masing pengelola gedung.
3. Survey lokasi gedung, pelajari detail letak toilet, denah gedung, parkiran, dsb.
4. Review layout catering.
5. Memahami regulasi loading in & loading out dari gedung tersebut.
6. Wajib menyusun checklist persiapan acara pernikahan, agar segala sesuatu yang
berhubungan dengan gedung berjalan lancar.
 Selanjutnya adalah materi mengenai Surakarta Wedding oleh pemilik Mazarzo
Wedding Organizer dan juga LM Organizer, yaitu Mas Arso dan Mbak Lindia Minarti. Berikut
ini adalah kesimpulan materi yang disampaikan oleh keduanya:
1. Jika pengantin merupakan seorang adik dengan kakak yang belum menikah,
maka harus melakukan upacara Langkahan, untuk “meminta ijin” mendahului sang
kakak.
2. Step by step berita acara harus dibuat untuk menjelaskan berlangsungnya acara
kepada client.
3. Koordinasi dengan pihak dokumentasi tentang angle yang nantinya bisa dipilih
untuk mengambil momen dari kedua mempelai.
4. Kru harus mengawal kebutuhan perias dan MC.
5. Pari ulen ditancap di kanan & kiri oleh bapak (jika adat jawa Solo)
6. Jika dalam adat Jawa Jogja, yang membuka pisang adalah bapak, dan yang
menancap pari ulen adalah ibu.
7. Sungkem dalam adat Surakarta adalah ke bapak terlebih dahulu.
8. Ketika potong rikma, alat pemotongan (gunting) harus dipersiapkan. Gunting
harus yang bagus dan bersih agar sedap dipandang.
9. Kereweng harus benar-benar disiapkan, khawatir perias lupa membawa

10.Harus benar-benar mempelajari layouting venue.

11. Ketika midodareni, jangan lupa mempersiapkan rantangam, gendhing-gendhing

(nyanyian). Karena midodareni dilakukan di rumah, maka parkiran juga harus
dipersiapkan.

12. Mic untuk CPP, bapak CPW, dan juga harus tersedia di kamar pengantin wanita
(ketika midodareni).

13. Kru hendaknya menanyakan simbolis apa yang ingin ditampilkan sebagai pertanda
lamaran di depan keluarga CPW (ketika midodareni).

14. Ketika akad nikah, CPP datang dengan diapit pak de.

15. Disusul dengan pasrah pria.

16. Disusul dengan penerimaan wanita.

17. Penerimaan kalung melati dari kenyo ayu ke ibu.

18. Ketika akad, kutbah nikah harus dipersiapkan, dan microphon saat ijab kabul
diusahakan dengan mic kabel. Setelah ijab kabul, pengantin akan menerima buku nikah
dan kartu nikah.

19. Setelah akad, dilakukan prosesi pasang cincin.

20. Balangan gantal.

21. Junjungan drajat.

22. Puteran

23. Selendang sindur

24. Pangkon timbang

25. Tanem jero

26. Kacar kucur

27. Dhahar walimah

28. Unjukan

29. Rucuh degan untuk orang tua dari manten puteri.

30. Bubak kawah

31. Tumplak punjen

Beikutnya adalah materi yang disampaikan oleh Mas Gama dari Maharagung
Wedding Organizer dan juga perwakilan dari Seven Production. Yang pertama adalah
materi mengenai resepsi di gedung dan juga tentang alat-alat pendukung berjalannya
pernikahan di gedung. Poin-poin dari kesimpulannya adalah:
1. Setiap WO harus berkonsultasi demi mewujudkan dream wedding dari pasangan
calon pengantin. Untuk mendukung dream wedding tersebut juga dibutuhkan
kreatifitas yang tinggi untuk berimprovisasi.
2. Antar kru harus saling bekerjasama untuk menjalaskan tugas-tugasnya. Termasuk
mengatur timing agar resepsi berjalan tertib dan lancar.
3. Ada cara agar acara pernikahan tidak membosankan yaitu dengan membuat kirab
yang menarik.
4. Ada dua macam kirab, yakni kirab tradisional dan kirab modern. Tradisional biasanya
telah dipakemkan dengan ketentuan tertentu, kru bisa menyiapkan tambahan seperti
sosok gatot kaca di baris terdepan. Jika kirab modern bisa sangat bebas, kru bisa
melibatkan banyak elemen seperti bridesmaid, memainkan lighting, bahkan sedikit
drama teatrikal.
5. Kru harus mengerti layout gedung.
6. Agar sedap dipandang client, sebaiknya kru tidak kumpul bergerombol.
7. Kru harus selalu menampilkan penampilan yang fresh ketika bekerja.
8. Usahakan tidak berkata “tidak” kepada client, jawablah dengan jawaban diplomatis
nan bijak.
9. Kru jangan lupa menyiapkan makanan untuk kedua mempelai setelah resepsi
berakhir.
10. Banyak acara hiburan agar resepsi berlangsung meriah seperti lempar bunga,
flashmob, kembang api, tari, dll.
11. Jika men-stop tamu harus secara sopan..
12. Kru harus mempelajari lighting dan hal-hal basic dari kelistrikan gedung (materi dari
Seven Production).
13. Kru harus mempelajari perkembangan terbaru dari dunia teknologi mulai dari layar,
alat listrik, keperluan band pengisi acara, microphone, dan lainnya.