Hormat kami,
Menteri Bela Negara Ketua Pelaksana
Mengetahui/menyetujui,
Dosen Pendamping
2.6.2 Fasilitator
1. Penyampaian Materi(Sabtu/14 September 2019)
Pembicara : Anggota Palang Merah Indonesia Cabang Surabaya
UNIVERSITAS KATOLIK WIDYA MANDALA SURABAYA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA UNIVERSITAS
KEMENTERIAN BELA NEGARA
UNIT KEGIATAN MAHASISWA UNKESMA
Jl. Dinoyo 42-44 Telp. (031) 5678478 – Pswt 116, Fax. 5610818 Surabaya 60265
2. Penerapan Materi dan Rally Games (Minggu/16 September 2019)
Pembicara : Panitia UNKESMA
2.6.3 Undangan
1. Penyampaian Materi (Sabtu/12 September 2020)
a. Dosen Pendamping : Drs. P. Julius F. Nagel, S. Th., MM.
b. Menteri Bela Negara : Risma Widya Candra K
c. Pengurus Harian : Lutfi Ade Al Habsi
d. Ketua BPMU : Edwin Putra S.P.
e. Presiden BEMU : Richardus Christian
2. Penerapan Materi dan Rally Games (Minggu/13 September 2020)
a. Dosen Pendamping : Drs. P. Julius F. Nagel, S. Th., MM.
b. Menteri Bela Negara : Risma Widya Candra K
c. Pengurus Harian : Lutfi Ade Al Habsi
d. Ketua Umum BPMU : Edwin Putra S.P.
e. Presiden BEMU : Richardus Christian
2. Sekretaris
a. Bersama dengan ketua pelaksana dan bendahara menyusun proposal kegiatan dan
membuat laporan pertanggungjawaban.
b. Membuat dan mengarsipkan surat-surat yang diperlukan untuk mendukung
pelaksanaan kegiatan.
c. Membuat notulensi pada setiap rapat yang telah diselenggarakan.
d. Berkoordinasi dengan seluruh panitia terkait dengan agenda rapat dan surat-surat
perijinan yang dibutuhkan setiap sie.
e. Mempertanggungjawabkan kinerjanya kepada ketua pelaksana.
UNIVERSITAS KATOLIK WIDYA MANDALA SURABAYA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA UNIVERSITAS
KEMENTERIAN BELA NEGARA
UNIT KEGIATAN MAHASISWA UNKESMA
Jl. Dinoyo 42-44 Telp. (031) 5678478 – Pswt 116, Fax. 5610818 Surabaya 60265
3. Bendahara
a. Bersama dengan ketua pelaksana dan sekretaris menyusun rencana anggaran pada
proposal kegiatan dan membuat laporan pertanggungjawaban terkait dengan
realisasi anggaran kegiatan.
b. Bertanggung jawab atas seluruh transaksi yang berkaitan dengan acara serta
mengarsipkan seluruh bukti transaksi.
c. Berkoordinasi dengan seluruh panitia terkait dengan kebutuhan dana yang
dibutuhkan masing-masing sie.
d. Mengarsipkan pendaftaran peserta berupa kuitansi.
e. Mempertanggungjawabkan kinerjanya kepada ketua pelaksana.
4. Sie Kesekretariatan
a. Berkoordinasi dengan sie publikasi dan dokumentasi dalam pembuatan tanda
pengenal (keplek) dan sertifikat untuk peserta maupun panitia.
b. Bertanggung jawab mengontrol seluruh proses administrasi peserta mulai dari
proses pendaftaran awal hingga proses absensi/registrasi peserta pada pelaksanaan
kegiatan.
c. Membuat daftar hadir panitia, peserta kegiatan hingga penonton.
d. Membuat surat pengajuan poin bagi peserta ataupun penonton UKWMS.
e. Mempertanggungjawabkan kinerjanya kepada ketua pelaksana.
5. Sie Acara
a. Bertanggung jawab membuat rincian acara mulai dari membuat mekanisme kegiatan
(peraturan peserta), rundown, serta menentukan pembicara dan juri.
b. Membuat desain ruangan pada saat technical meeting, seminar singkat, hingga pada
saat presentasi dan Market Place mangket.
c. Berkoordinasi dengan sie dana terkait dengan stand sponsorship.
d. Berkoordinasi dengan seluruh panitia terkait dengan jobdesc saat hari H dan konsep
acara.
e. Berkoordinasi dengan sie perlengkapan mengenai perlengkapan yang dibutuhkan
hari H.
6. Sie Perlengkapan
UNIVERSITAS KATOLIK WIDYA MANDALA SURABAYA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA UNIVERSITAS
KEMENTERIAN BELA NEGARA
UNIT KEGIATAN MAHASISWA UNKESMA
Jl. Dinoyo 42-44 Telp. (031) 5678478 – Pswt 116, Fax. 5610818 Surabaya 60265
a. Bertanggung jawab menyediakan dan mengembalikan segala perlengkapan yang
digunakan.
b. Berkoordinasi dengan seluruh panitia terkait dengan kebutuhan
peralatan/perlengkapan selama pelaksanaan kegiatan.
c. Berkoordinasi dengan bendahara terkait dengan kebutuhan dana yang dibutuhkan
untuk menyediakan peralatan/perlengkapan.
d. Berkoordinasi dengan sekretaris terkait dengan perijinan (surat) untuk meminjam
peralatan/perlengkapan yang dibutuhkan.
e. Bertanggung jawab meminjam ruangan/tempat yang digunakan untuk persiapan
(rapat), pelaksanaan hingga evaluasi kegiatan.
f. Mempertanggungjawabkan kinerjanya kepada ketua pelaksana.
7. Sie Konsumsi
a. Bertanggung jawab menyediakan konsumsi yang diperlukan selama pelaksanaan
kegiatan (untuk pembicara/juri, undangan, peserta, dan panitia).
b. Berkoordinasi dengan bendahara mengenai kebutuhan dana yang diperlukan.
c. Berkoordinasi dengan sie pendamping terkait dengan lokasi masing-masing tim
peserta untuk mengantarkan konsumsi yang telah disediakan.
d. Berkoordinasi dengan sie pendamping terkait dengan alergi makanan peserta
kegiatan.
e. Mempertanggungjawabkan kinerjanya kepada ketua pelaksana.
8. Sie Publikasi dan Dokumentasi
a. Berkoordinasi dengan sie acara dan ketua pelaksana dalam pembuatan desain
poster, spanduk, dan backdrop untuk mempublikasikan acara.
b. Mendesain dan mencetak poster, spanduk, dan backdrop yang telah disetujui oleh
ketua pelaksana untuk mempublikasikan acara.
c. Mendokumentasikan proses persiapan, pelaksanaan hingga evaluasi kegiatan.
d. Berkoordinasi dengan seluruh panitia untuk mempublikasikan acara (contoh : via
media sosial).
e. Membuat video penutup kegiatan.
f. Berkoordinasi dengan sie perlengkapan terkait dengan perlengkapan yang
dibutuhkan.
g. Berkoordinasi dengan sie kesekretariatan untuk pembuatan sertifikat peserta,
panitia, dan pembicara (pubdok yang mendesain dan mencetak sertifikat sesuai
daftar hadir/daftar peserta yang ada di sie kesekretariatan).
h. Berkoordinasi dengan sie dana dalam pembuatan desain proposal sponsorship.
UNIVERSITAS KATOLIK WIDYA MANDALA SURABAYA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA UNIVERSITAS
KEMENTERIAN BELA NEGARA
UNIT KEGIATAN MAHASISWA UNKESMA
Jl. Dinoyo 42-44 Telp. (031) 5678478 – Pswt 116, Fax. 5610818 Surabaya 60265
i. Mempertanggungjawabkan kinerjanya kepada ketua pelaksana.
9. Sie Dana
a. Berkoordinasi dengan sekretaris, bendahara, dan ketua pelaksana dalam
pembuatan proposal sponsorship.
b. Berkoordinasi dengan sie publikasi dan dokumentasi dalam pembuatan desain
proposal sponsorshipdan peletakkan logo sponsor dalam poster, spanduk, dan
backdrop.
c. Berkoordinasi dengan seluruh panitia terkait dengan pengantaran proposal
sponsorship (membuat list perusahaan dan membagi tugas siapa yang mengantar).
d. Melakukan follow up dan lobbying terhadap pihak sponsor yang telah
mendapatkan proposal.
e. Mendata nama-nama perusahaan yang terlah bersedia menjadi sponsor dan
menjalin komunikasi terkait dengan kebutuhan-kebutuhan perusahaan untuk
pemasangan stand, dll.
f. Melakukan evaluasi dengan pihak sponsor terkait dengan keterlibatan selama
acara.
g. Mempertanggungjawabkan kinerjanya kepada ketua pelaksana.
10. Sie Kesehatan dan Humas
a. Berkoordinasi dengan seluruh panitia terkait dengan kebutuhan obat-obatan yang
diperlukan selama proses persiapan hingga pelaksanaan kegiatan.
b. Berkoordinasi dengan sie pendamping terkait dengan kebutuhan obat-obatan yang
diperlukan peserta selama pelaksanaan kegiatan.
c. Berkoordinasi dengan sie pendamping terkait dengan hubungan dengan pihak
eksternal.
d. Mempertanggungjawabkan kinerjanya kepada ketua pelaksana.
PENGELUARAN
UNIVERSITAS KATOLIK WIDYA MANDALA SURABAYA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA UNIVERSITAS
KEMENTERIAN BELA NEGARA
UNIT KEGIATAN MAHASISWA UNKESMA
Jl. Dinoyo 42-44 Telp. (031) 5678478 – Pswt 116, Fax. 5610818 Surabaya 60265
A. SIE KESEKRETARIATAN
No
. Keterangan Kuantitas Satuan Harga Per Unit Subtotal
Fotokopi proposal (12
48 lembar Rp 250 Rp 12.000
1. lembar x 4 rangkap)
Fotokopi LPJ (20 lembar x
80 lembar Rp 250 Rp 20.000
2. 4 rangkap)
Fotokopi form penilaian
30 lembar Rp 250 Rp 7.500
3. (1 lembar x 30 rangkap)
Fotokopi materi PMI (15
4. 450 lembar Rp 250 Rp 112.500
lembar x 30 rangkap)
Total Pengeluaran Sie Kesekretariatan Rp 152.000
B. SIE ACARA
No
. Keterangan Kuantitas Satuan Harga Per Unit Subtotal
Honorarium petugas PMI 1 orang Rp 360.000 Rp 360.000
1.
Pph 5% Rp 18.947 Rp 18.947
Total Pengeluaran Sie Acara Rp 378.947
C.SIE KONSUMSI
No. Keterangan Kuantitas Satuan Harga Per Unit Subtotal
Sabtu/14 September 2019
1. Snack peserta 30 kotak Rp 6.000 Rp 180.000
2. Snack panitia PMI 1 kotak Rp 6.000 Rp 6.000
3. Snack undangan 6 kotak Rp 6.000 Rp 36.000
4. Snack panitia UNKESMA 22 kotak Rp 6.000 Rp 132.000
5. Makanan panitia PMI 1 kotak Rp 13.000 Rp 13.000
6. Air gelas 240ml 2 dos Rp 19.000 Rp 38.000
Minggu/15 September 2019
7. Snack peserta 30 kotak Rp 6.000 Rp 180.000
8. Snack undangan 6 kotak Rp 6.000 Rp 36.000
9. Snack panitia UNKESMA 22 kotak Rp 6.000 Rp 132.000
10. Makanan undangan 6 kotak Rp 13.000 Rp 78.000
11. Makanan peserta 30 kotak Rp 13.000 Rp 390.000
Makanan panitia
22 kotak Rp 13.000 Rp 286.000
12. UNKESMA
13. Air galon peserta 1 galon Rp 17.000 Rp 17.000
14. Air galon panitia 1 galon Rp 17.000 Rp 17.000
Total Pengeluaran Sie Konsumsi Rp 1.541.000
F. SIE TRANSPORTASI
No
. Keterangan Kuantitas Satuan Harga Per Unit Subtotal
Carter bemo dinoyo-
1. 5 unit Rp 175.000 Rp 875.000
kalijudan (PP)
Total Pengeluaran Sie Transportasi Rp 875.000
TOTAL PENGELUARAN Rp 3.013.947
Hormat kami,
Menteri Bela Negara Ketua Pelaksana
Dosen Pendamping
III. PENUTUP
Demikian Pra-Proposal Permohonan Pencairan Dana Kegiatan “Final WUPSSNGIK” ini
kami ajukan. Atas perhatian Bapak, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Menteri Bela Negara Ketua Pelaksana
UNIVERSITAS KATOLIK WIDYA MANDALA SURABAYA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA UNIVERSITAS
KEMENTERIAN BELA NEGARA
UNIT KEGIATAN MAHASISWA UNKESMA
Jl. Dinoyo 42-44 Telp. (031) 5678478 – Pswt 116, Fax. 5610818 Surabaya 60265
Mengetahui/menyetujui,
Dosen Pendamping