KETUA PANITIA

Fungsi dan Tugas kerja ketua adalah sebagai berikut :

a. Tugas utama seorang ketua sebagai pemimpin organisasi adalah Merencanakan /perencanaan
(merencanakan hal/ kegiatan yang akan dilakukan), Mengorganisir (mengatur dan membagi tugas dan
tanggungjawab/ pendelegasian kepada bawahan), Mengontrol, (mengecek atau meminta laporan
kemajuan kegiatan), serta mengkordinasi, Membagi tugas dan kerja sama antar seksi – seksi dalam
kegiatan diluar maupun saat saat rapat.

b. Melakukan negosiasi dengan PEMDA sebagai pelindung, terutama mengenai Kesejahteraan

mahasiswa

c. Bertanggungjawab terhadap segala sesuatu/ kegiatan yang telah diprogramkan oleh setiap seksi

d. Memimpin dan menyetujui segala keputusan rapat.

e. Memberikan teguran kepada seksi – seksi dan anggota bila tidak menjalankan tugas

f. Memberikan laporan kegiatan dari kordinator – kordinator seksi

g. Membagi tugas dan fungsi kerja, serta meminta masukan dari wakil ketua

h. Memberikan mandate kepada wakil bila ada halangan

i. Memberikan surat perintah kerja/ mandate kepada anggota untuk menjalankan tugas

2. WAKIL KETUA PANITIA

Fungsi dan Tugas kerja wakil ketua adalah sebagai berikut :

a. Membantu ketua dan bertanggungjawab kepada ketua apabila dalam pengambilan keputusan ketua
tidak ada. Wakil ketua dapat menggantikan ketua dalam pengambil suatu keputusan

b. Memimpin rapat – rapat atas kesepakatan ketua, serta meminta masukan kepada ketua sebelum
mengambil keputusan

c. Wakil ketua tidak mempunyai kewenangan sebelum ada keputusan ketua, namun dalam segala
sesuatu yang bersifat darurat wakil ketua berhak untuk mengambil kebijakan yang selayaknya.

d. Memberi saran, kritik, serta nasehat kepada kepanitiaan tertentu, secara lisan demi kesuksesan
kepanitiaan tersebut
e. Menggantikan ketua apabila ketua keluar daerah, berdasarkan surat mandat kerja yang diberikan oleh
ketua kepada wakil ketua.

3. SEKRETARIS

Suatu organisasi hidup atau mati secara administrasi ada di tangan sekretaris. Fungsi dan Tugas kerja
sekretaris adalah sebagai berikut :

a. Membuat surat undangan rapat

b. Membuat surat permohonan bantuan dana (proposal)

c. Mencatat hasil – hasil keputusan rapat BPH dan Anggota, termasuk semua usulan, kritik dan saran

d. Membuat surat keputusan yang dikeluarkan ketua/ wakil ketua, surat keputusan delegasi dan surat
keputusan koordinator seksi – seksi

e. Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan Kegiatan kepanitiaan dan laporan keuangan, atas
pelaksanaan kegiatan

f. arsip surat masuk atau keluar

g. Mengetahui dan mencatat nomor surat masuk dan keluar

h. Menyimpan peralatan sekretaris (stempel, bantal, dll) di ruang sekretariatan

i. Menata dan menyimpan file – file / data pada kotak atau lemari BPH atau computer dll.

4. WAKIL SEKERTARIS

Fungsi dan Tugas kerja Wakil Sekrtaris Bendahara adalah sebagai berikut :

a. Membantu Sekertaris dalam menyusun dan menata tugas-tugas sekertaris.

b. Bekerja sama dengan Biro kesekretariatan.

c. Menjaga dan Merawat Fasilitas Perhimpunan.

5. BENDAHARA

Fungsi dan Tugas kerja Bendahara adalah sebagai berikut :

a. Menyimpan dan mengeluarkan uang kepanitiaan

b. Membukukan segala pengeluaran dan menerima dan mencatat tanggal uang masuk beserta sumber
dan jumlah dana

c. Mengeluarkan uang serta mencatat jumlah (banyaknya uang), tanggal, penerima, serta kegunaan
uang tersebut

d. Menyediakan nota (kwitansi) uang masuk dan dan meminta nota pembelian atas kegunaan dana

e. Membuat laporan keuangan, dan membukukan keuangan iuran pokok, wajib maupun sumbangan
sukarela anggota

f. Meminta persetujuan ketua sebelum mengeluarkan uang, dan dapat berkoordinasi dengan anggota

6. WAKIL BENDAHARA

Fungsi dan Tugas kerja Wakil Bendahara adalah sebagai berikut :

a. Menjalin Hubungan dengan Bendahara Umum dalam melaksanakan tugas Kepanitiaan

b. Mendata aktifa Tetap sebagai kekayaan-kekayaan kepanitiaan.

c. Bersama ketua Panitia mencari jalan keluar dalam hal ini mencari dana kepanitiaan.

d. Bekerja sama dengan Biro Usaha Dana dalam hal ini penggalangan Usaha Dana.

Ketua SATGAS MUBES

1. Mengingatkan-(Via SMS) Koordinator untuk hadir tepat waktu.

2. Mengkonfirmasi dan memastikan Sie. Perlengkapan terkait ruang, alat, dll.

3. Mengingatkan/memastikan Sei. Kestari terkait, draft yang digandakan, presensi, notulensi, dll.

4. Mengkonfirmasi Sie. Konsumsi terkait snack, makan, minum, dan bantuan teknis.

5. Tegas kepada Panitia dan Peserta MUBES terhadap Tatib MUBES.

6. Tegas kepada Panitia dan Peserta MUBES terhadap Amanah MUBES.

7. Paling preogatif dalam pengkondisian Acara MUBES.

8. Mengingatkan dan menegur Panitia dan Peserta yang melanggar aturan MUBES

2 Sekretaris SATGAS MUBES

1. Merancang dan membuat Proposal MUBES.

2. Menyediakan Presensi MUBES selama 2 hari.

3. Menyimpan/mengarsipakan Presensi yang telah diisi.

4. Membuat dan memasukan ke KMH surat Izin Mengadakan Kegiatan, Peminjaman Tempat,
Peminjaman Alat, Penggandaan Draft MUBES, Undangan.

5. Memiliki; Rundown Acara, Susunan Panitia, Data Pengurus, Data Alumni, Data Simpatisan, RAB,
Daftar Perlengkapan, Daftar Menu (data tersebut dapat diminta kepada masing-masing Koordinator)

6. Mengarsipkan hardcopy surat-menyurat dan data-data terkait MUBES.

7. Membuat LPJ MUBES dan mengarsipkannya.

3 Bendahara SATGAS MUBES

1. Merancang Anggaran Belanja MUBES.

2. Membagi dan mengalokasikan Keuangan MUBES ke Per/Sie.

3. Meminta Nota/Faktur dari setiap Sie.

4. Membuat Rincian Dana Masuk-Keluar beserta buktinya.

5. Menghubungi Bendahara Umum UKM As Salam terkait keuangan MUBES.

6. Memberikan RAB dan Rincian Dana Masuk-Keluar kepada Sekretaris SATGAS MUBES dan Sekretaris
SATGAS MUBES.

4. Sie. Acara MUBES

1. Merancang dan memusyawarahkan Rundown Acara kepada anggota-Ketua SATGAS-All Panitia.

2. Membuka dan menyediakan Draft MUBES; ADART, GBHKO, Kepemimpinan, Tatib MUBES, Amanah
MUBES, Mars UKM As Salam, Susunan Panitia, SK MUBES, Draft Sosialisasi MUBES.

3. Mencetak dan memiliki Susunan Panitia MUBES.

4. Tegas kepada Panitia dan Peserta MUBES terhadap Rundown Acara.

5. Memberikan/mengarsipkan draft dan data MUBES kepada Sekretaris SATGAS MUBES (No. 1,2,3)

6. Mengkonfirmasikan kepada Sekretaris SATGAS MUBES terkait izin kegiatan dan pinjam tempat ke
KMH.

7. Menentukan kostum Panitia dan Peserta MUBES.

8. Presidium Sementara MUBES

9. Petugas Master of Ceremony

10. Petugas Tilawah Qur’an

11. Petugas Doa

12. Derijen Mars UKM As Salam

13. Editor (Typer Softcopy) Draft MUBES yang disidangkan.

14. Pemateri MUBES

15. Mengkonfirmasi Perlengkapan MUBES kepada Sie. Perlengkapan.

16. Koordinator mengingatkan dan menegaskan anggotanya untuk On-Time.

17. Coordinator harus In-Time.

18. Mengingatkan/menegur Panitia dan Peserta yang melanggar aturan MUBES yang disepak

5 Sie. Perlengkapan MUBES

1.Me-list perlengkapan MUBES; Palu Sidang, Wireless, Mic, LCD, Sound Speaker, Bendera As Salam,
Bendera Darmajaya, Kamera, Taplak Meja, Bunga Rias, Rampel Meja dll.

2.Meminta daftar perlengkapan kepada Sie. Acara, Sie Pubdekdok, Sie. Konsumsi, dan Sekretaris SATGAS
MUBES.

3.Mengkonfirmasikan kepada Sekretaris SATGAS MUBES terkait alat mesti dipinjam di KMH.

4.Penanggungjawab Alat MUBES yang dipinjam dan yang digunakan.

5.Penanggung jawab yang mengambil dan mengembalikan alat yang dipinjam ke KMH.

6.Penanggungjawab setting-bongkar tempat MUBES

6 Sie. Pubdekdok MUBES

1.PJ Banner, Pamflet, Liflet terkait MUBES (design+cetak)

2.PJ Publish Info/Undangan MUBES Via-SMS, Via-FB, Via-FB ke Panitia, Pengurus, Alumni, Simpatisan As
Salam.

3.PJ Kamera dan Dokumentasi Kegiatan MUBES.

4.PJ Setting-Bongkar tempat MUBES bakerjasama dengan PJ Setting-Bongkar Sie. Perlengkapan.

5.Memiliki data; Panitia, Pengurus, Alumni, dan Simpatisan As Salam (minta Sekretaris SATGAS MUBES).

6.Mendata ; Panitia Aktif, Pengurus Aktif, Undangan yang konfirmasi hadir.

7 Sie. Konsumsi MUBES

1. Membuat Menu Makan MUBES untuk 2 hari.

2. Meminta/memiliki data aktif Panitia, data aktif Pengurus, data pasti Alumni/undangan konfirmasi
hadir (minta ke Sie. Pubdekdok).

3. PJ tempat Catering makan dan snack.

4. Mengkonfirmasikan peralatan yang dibutuhkan kepada Sie. Perlengkapan.

5. PJ Pesan Snack Pagi dan Makan Siang

6. PJ Beli Air Minum (Air Meneral Gelas + Galon)

7. PJ Ambil Makan Siang

8 All Panitia SATGAS MUBES

1. Tsiqoh kepada Ketua SATGAS MUBES

2. Taat pada aturan yang dibuat dan disepakati.

3. Tegas kepada Peserta MUBES (Pengurus dan Undangan).

4. Mengingatkan/menegur Peserta MUBES yang melanggar.

5. Bersikap aktif dan inisiatif saat sidang MUBES.