CHAPTER 2 Modul Mata Kuliah

Administrasi & Teknik Perdagangan Ekspor Impor

1

Modul Mata Kuliah

Administrasi & Teknik Perdagangan

CHAPTER 2

By : Tri Gangga AP, SE. MM. Page 1 of 10

 CHAPTER 2 Modul Mata Kuliah
Administrasi & Teknik Perdagangan Ekspor Impor
1

Chapter 2
NEGOSIASI DALAM BISNIS EKSPOR IMPOR

A. Korespondensi Bisnis Ekspor Impor

Menurut Amir M.S. dalam tulisannya berpendapat bahwa : “Perdagangan internasional ekspor
impor adalah kegiatan jual beli suatu komoditas dengan orang asing, bangsa asing, negara asing.
Pembicaraan bisnis antara dua bangsa yang berbeda mau tidak mau harus menggunakan
bahasa asing pula. Bahasa asing yang lazim dipakai adalah Bahasa Inggris”.

Berdasarkan pengalaman, 80% transaksi ekspor impor dilakukan melalui korespondensi atau
melalui surat menyurat dari eksportir kepada importir. Dengan demikian, korespondensi
memegang peranan yang amat penting. Tanpa korespondensi, baik melalui media surat biasa,
teleks, faksimili, atau e-mail, perdagangan intrnational rasanya mustahil dapat dilakukan.

Pihak eksportir dan importir pada dasarnya saling tidak mengenal satu sama lainnya. Mereka
secara geografis bermukin dalam wilayah yang berbeda dan berjauhan karena batas-batas
kenegaraan (geopolitik). Satu-satunya media yang memperkenalkan antar kedua pihak hanyalah
surat-menyurat yang mereka lakukan. Tanpa mampu berkorespondensi, kita tidak akan mampu
bertarung di pasar internasional dan pasar global. Apalagi dunia modern saat ini urusan
korespondensi dan komunikasi telah dimudahkan dengan adanya teknologi dan informasi.
Dengan internet kita bisa menggunakannya untuk mendukung dunia bisnis internasional.

1. Menyiapkan Pekerjaan Teknis

Persiapan teknis adalah tersedianya peralatan teknis untuk melakukan komunikasi dan
korespondensi dengan pemasok, mitra usaha maupun dengan calon pembeli. Pengalaman
menunjukan bahwa kegiatan ekspor impor 80% dilakukan melalui korespondensi dan 20 %
dilakukan dengan negosiasi tatap muka.

Dikutip dari artikel Jaba Sitepu, menjelaskan bahwa komunikasi merupakan cara untuk
menyampaikan sebuah pesan atau informasi antara dua pihak yang berjauhan dengan
menggunakan bantuan atau alat penghubung yang disertai dengan koneksivitas teknologi yang
saat ini dikenal dengan Internet. Fungsi Komunikasi Daring adalah untuk mempermudah orang-
orang melakukan komunikasi dengan siapa saja, dimana saja dan kapan saja.

By : Tri Gangga AP, SE. MM. Page 2 of 10

 CHAPTER 2 Modul Mata Kuliah
Administrasi & Teknik Perdagangan Ekspor Impor
1

2. Perangkat Komunikasi

Jenis-jenis Komunikasi Daring Berdasarkan Metode Penyampaiannya terbagi lagi kedalam

beberapa jenis seperti :

 Komunikasi daring sinkron: Google+, Hangouts, FaceTime, Skype, video call, chat,
SMS, facebook dan lain sebagainya.

 Komunikasi daring asinkron: e-mail, forum, rekaman simulasi visual, serta membaca dan
menulis dokumen daring melalui World Wide Web atau blog.

Agar komunikasi yang dilakukan menjadi sebuah Komunikasi yang Efektif serta dapat
berjalan dengan baik dan manfaatnya juga dirasakan dengan maksimal, maka beberapa
komponen yang harus disediakan sebelum melakukan komunikasi, yaitu :

 Perangkat keras (hardware) seperti komputer, headset, microphone, serta perangkat

pendukung koneksi Internet.

 Komponen perangkat lunak (software) seperti program atau aplikasi yang dapat
digunakan dalam komunikasi daring seperti Google+, Hangouts, FaceTime, Skype, video
call, chat , SMS, facebook, e-mail, forum, rekaman simulasi visual, aplikasi World Wide
Web atau blog, dan lain sebagainya.

 Komponen perangkat nalar (brainware) dimana perangkat ini adalah manusia yang
melakukan komunikasi daring tersebut.

3. Komponen Pendukung Komunikasi

Dari ketiga kelompok diatas, komponen pendukung dari sebuah komunikasi daring terbagi lagi
kedalam beberapa bagian ataupun item yang juga harus anda ketahui. Bagian–bagian
komponen pendukung komunikasi daring tersebut, antara lain :

a). Modem atau Perangkat penghubung jaringan internet, modem atau perangkat
penghubung jaringan internet ini, akan bekerja dengan menghubungkan jaringan internet
kedalam sebuah komputer, smartphone ataupun gawai dengan mengkonversi sinyal digital
menjadi bentuk sinyal analog dan ditransmisikan melalui jalur telepon.

By : Tri Gangga AP, SE. MM. Page 3 of 10

 CHAPTER 2 Modul Mata Kuliah
Administrasi & Teknik Perdagangan Ekspor Impor
1

b). Kabel Hub, kabel ini memiliki fungsi sebagai penghubung modem dengan komputer dengan
menggunakan jenis kabel twisted pair yang diujungnya tersambung konektor.

c). Repeater, berfungsi sebagai alat untuk memperkuat sinyal sebuah jaringan internet dengan
menggunakan metode topologi bus.

d). Brigde, komponen yang satu ini berfungsi sebagai jembatan untuk menyampaikan sebuah
“paket” dan meningkatkan performa jaringan dengan cara mengeleminasi jalur-jalur yang tidak
digunakan sehingga dapat mengurangi peluang terjadinya Collision.

e). Router, komponen ini bekerja dengan melakukan routing dari satu LAN ke LAN yang lain,
serta menentukan rute terbaik untuk pengiriman data dalam jaringan yang digunakan.

f). Transmitter / Receiver

Transmitter dan receiver akan bekerja secara simultan pada sebuah perangakat jaringan, dimana
fungsi utamanya adalah untuk mentransmisikan atau menerima jaringan.

g). Wireless Access Point (WAP)

Wireless Access Point adalah sebuah perangkat yang bekerja untuk memberi izin kepada
perangkat nirkabel (wireless) agar terhubung ke jaringan komputer.

h). Local Area Network (LAN) – card, adalah sebuah program data komputer yang akan
mentransmisikan jaringan yang tersedia melalui media transmisi dan diterima kembali di
komputer penerima dengan bantuan sebuah LAN-card atau disebut Network Interface Card (NIC)
atau Ethernet-card.

i). Wireless LAN (WLAN) – Adaptor Perangkat ini yang memungkinkan alat atau media
komunikasi tersebut untuk memanfaatkan akses jaringan yang juga disebut Hot Spot.

j). Sistem Operasi, merupakan satu atau beberapa perangkat lunak yang membuat sebuah
media atau perangkat komunikasi daring dapat bekerja sesuai dengan fungsinya.

k). Program Aplikasi, Program aplikasi adalah alat yang akan digunakan sebagai wadah untuk
menjalankan komunikasi daring.

l). Aplikasi Jaringan, Aplikasi jaringan adalah perangkat lunak yang juga merupakan bagian
terpenting untuk mendukung terjadinya komunikasi daring.

By : Tri Gangga AP, SE. MM. Page 4 of 10

 CHAPTER 2 Modul Mata Kuliah
Administrasi & Teknik Perdagangan Ekspor Impor
1

m). Bahasa Pemrograman, adalah sebuah perangkat lunak yang memberikan akses kepada
pengguna program tersebut untuk membuat program atau aplikasinya sendiri.Program tersebut.

n). Pengguna jaringan, komunikasi daring tidak akan berjalan tanpa adanya pengguna atau
orang yang menggunakan aplikasi atau program tersebut

o). Penyedia jaringan, memiliki fungsi untuk menyediakan jaringan kepada orang lain, dan
jaringan yang disediakan tersebut dapat digunakan setiap saat dan oleh siapa saja.

p). Lawan bicara, Sebelum memulai sebuah komunikasi jaringan, persiapkan dulu siapa yang
akan menjadi lawan bicara anda.

q). Pengetahuan, pengetahuan berguna bagi seseorang yang ingin berkomunikasi, karena dari
pengetahuanlah orang tersebut dapat menjalankan program atau aplikasi komunikasi daring
tersebut.

Oleh karena itu ketika ingin melakukan komunikasi daring, maka persiapkanlah semuanya
sebaik mungkin agar hambatan atau kendala yang mungkin saja terjadi dapat dihindari dan
diminimalisir.

B. Mengidentifikasi Sales Contract

a. Pengertian Sales contract
Sales Contract atau Perjanjian Perdagangan adalah dokumen/surat persetujuan antara penjual
dan pembeli yang merupakan follow-up dari purchase order yang diminta importir. Isinya
mengenai syarat-syarat detail pembayaran barang yang akan dijual, seperti : harga, mutu, jumlah,
cara pengangkutan, pembayaran asuransi, dan sebagainya.

b. Isi Kandungan Sales Contract

Sales Contract merupakan perjanjian penting dan merupakan induk dari segala dokumen dalam
perdagangan internasional atau transaksi ekspor impor. Dalam Sales contract tertuang perjanjian
antara dua pihak yaitu penjual/eksportir dengan pembeli/importir mengenai hal-hal apa saja yang
dipersyaratkan seperti : nama barang, jumlah, kemasan, cara pembayaran, cara penyerahan
barang, pelabuhan muat dan bongkar, waktu pengiriman, dsb. Sales contract terjadi dengan
adanya promosi dari penjual, kemudian adanya permintaan dari pembeli, penawaran,

By : Tri Gangga AP, SE. MM. Page 5 of 10

 CHAPTER 2 Modul Mata Kuliah
Administrasi & Teknik Perdagangan Ekspor Impor
1

pemesanan barang kemudian bila telah terjadi jual beli maka dituliskannya semua hal yang
disepakati (terms of condition).

c. Bagan dari proses terjadinya sales contract

Apakah sales contract wajib dibuat oleh eksportir dan importir? Sales contract wajib dibuat oleh
keduanya karena fungsi dari sales contract itu sendiri adalah untuk memecahkan segala
perbedaan yang mungkin terjadi selama proses perdagangan luar negeri, agar transaksi tersebut
tidak keluar dari jalur yang seharusnya yang nantinya akan menjadi landasan hukum utama bagi
transaksi kedua belah pihak.

Kenapa sales contract wajib ditanda tangani oleh eksportir dan importir? karena sales contract
secara hukum merupakan landasan utama atas terjadinya suatu transaksi yang mengikat bagi
kedua belah pihak dan akan menjadi pedoman pokok dalam pelaksanaan transaksi selanjutnya.

d. Mekanisme Letter of Credit Dalam Proses Perdagangan Internasional :

Bila dalam L/C telah dicantumkan nomor sales contract, apakah bank telah terikat dengan sales
contract tersebut? Sales contract adalah awal dari transaksi ekspor impor dengan L/C, namun
bank tidaklah terikat atau berhubungan dengan sales contract dimana dalam transaksi L/C
berlaku prinsip pemisahan kontrak atau disebut juga prinsip independensi. (L/C) menurut sifatnya
merupakan transaksi yang terpisah dari kontrak penjualan atau kontrak lainnya. Bila L/C sudah
merupakan jaminan bagi eksportir dan importir. Mengapa sales contract masih diperlukan?

Karena sales kontrak merupakan dokumen penting yang mendasari transaksi jual beli antara
pihak eksportir dan importir, maka berdasarkan perjanjian inilah saling pengertian dituangkan,
dan ditegaskan untuk menghilangkan salah penafsiran.

C. Mengaplikasikan Sales Contract

Sales contract atau suatu kontrak dagang akan menunjuk kepada kontrak distribusi dalam
hubungan dengan penunjukan suatu distributor/agen/supplier/seller. Agar tidak terjadi dispute.

Sedikitnya ada 13 hal yang perlu diperhatikan :

1) Adanya penunjukan oleh supplier kepada pihak importir/buyer/distributor;

2) Dalam penunjukan tertuang perjanjian pendistribusian suatu komoditas tertentu, dengan
kondisi tertentu pula;

By : Tri Gangga AP, SE. MM. Page 6 of 10

 CHAPTER 2 Modul Mata Kuliah
Administrasi & Teknik Perdagangan Ekspor Impor
1

3) Penegasan yang jelas tentang jenis komoditas apa yang ingin didistribusikan;
4) Ke batas wilayah mana komoditas tersebut boleh didistribusikan;
5) Adanya kewajiban target penjualan, supply yang mencukupi dan standar mutunya;
6) Supplier dan distributor sama-sama menjaga hal-hal yang eksklusif tentang harga penjualan,
promosi, strategi pemasaran dll;
7) Diperjelas tentang adanya force-majeur – tentang kemungkinan kejadian diluar jangkauan
manusia;
8) Penjelasan mengenai trade-mark - merk dagang yang berhubungan dengan copyright – hak
cipta/paten/milik intelektual;
9) Adanya syarat pembayaran, pengiriman barang, metode pembayaran (L/C atau Non-LC),
Asuransi dll;
10) fAdanya kepastian hukum dalam kontrak tersebut, jika terjadi masalah hukum yang dilematik
maupun sengketa hukum, maka hukum negara mana yang akan berlaku, negara eksportir
atau negara importir;
11) Adanya masa kontrak yang berlaku efektif dan jelas;
12) Adanya ketentuan mengenal klaim jika terjadi wanprestasi, yang menyangkut : kriteria dan
syarat-syarat klaim, besarnya nilai klaim, jangka waktu klaim, dan bukti klaim;
13) Hal lain diluar point tersebut diatas agar dicantumkan dalam kontrak.

Pentingnya pemahaman tentang Sales Contract dalam transaksi Ekspor Impor

a. Export Sales Contract,

Adalah kesepakatan perikatan antara eksportir dengan importir yang harus memenuhi 3 (tiga)
landasan utama suatu perjanjian, yaitu :

1. Azas Konsensus, kesepakatan dalam melakukan jual beli, barang dilakukan atas dasar
sukarela sesuai dengan syaratsyarat yang telah disepakati bersama ;

2. Azas Obligator, dan masing-masing pihak mengikat diri akan melaksanakan semua kewajiban
dalam kontrak yang sudah disepakati ;

3. Azas Pinalty, pihak yang ingkar janji akan dikenakan sanksi dengan membayar ganti rugi
kepada pihak yang dirugikan.

By : Tri Gangga AP, SE. MM. Page 7 of 10

 CHAPTER 2 Modul Mata Kuliah
Administrasi & Teknik Perdagangan Ekspor Impor
1

b. Istilah, Fungsi dan Pengertian semakna dengan Sales Contract

Beberapa istilah, yang mempunyai fungsi dan pengertian yang sama dengan Sales Contract :

1) Order Sheet, disiapkan oleh buyer/importir. Jika order sheet ini berisikan rincian yang sama,
disepakati oleh kedua pihak dan ditanda tangani oleh kedua pihak, maka order sheet ini bisa
jadi berubah fungsi sebagai Sales Contract;

2) Purchase Order (PO), atau Pesanan Pembelian Barang - dibuat oleh buyer untuk
melakukan pesanan suatu barang kepada seller. Jika disepakati perlakuannya seperti Order
Sheet, maka PO juga bisa menjadi dasar Sales Contract;

3) Indent Letter, atau Surat Pesanan – dokumen ini disiapkan oleh buyer, dengan menuangkan
rincian yang sudah disepakati sebelumnya yang mencakup harga satuan maupun dokumen
yang diperlukan;

4) Proforma Invoice, dibuat oleh seller/eksportir, yaitu invoice/faktur yang masih bersifat
sementara, namum prakteknya faktur dagang ini sudah bisa dianggap sebagai dokumen
yang dijadikan dasar untuk pembukaan L/C. Proforma invoice ini dibuat oleh seller/eksportir.

5) Sales Confirmation, konfirmasi penjualan yang dibuat oleh eksportir kepada importir
sebelum barang dikirim atau sebelum L/C dibuka.

6) Memorandum of Understanding, nota kesepahaman yang disepakati oleh kedua belah

pihak setelah melalui proses negosiasi yang panjang dan rumit. Biasanya MOU lebih
cenderung pada transaksi dagang Government to Government (G to G). Misalnya pembelian
Alutsista (alat utama system senjata) TNI.

Dari sudut hukum KUHP, suatu kontrak/perjanjian dagang dikatakan sah/legal, jika memenuhi :

1. Syarat subjektif :

 Adanya unsur kesepakatan antara para pihak yang membuat perjanjian

 Adanya unsur kedewasaan antara para pihak yang membuat perjanjian

By : Tri Gangga AP, SE. MM. Page 8 of 10

 CHAPTER 2 Modul Mata Kuliah
Administrasi & Teknik Perdagangan Ekspor Impor
1

2. Syarat objektif.

 Terpenuhinya ‘hal tertentu’ yang diperjanjikan

 Pokok masalahnya tidak bertentangan dengan perundangan, ketertiban umum dan
kesusilaan yang berlaku

c. Pembuatan Sales Contract & Dokumen Yang Diperlukan

Seperti dibahas sebelumnya bahwa sales contract adalah dokumen/surat persetujuan antara
penjual dan pembeli yang merupakan follow-up dari purchase order yang diminta importer. Isinya
mengenai syarat-syarat pembayaran barang yang akan dijual, seperti harga, mutu, jumlah, cara
pengangkutan, pembayaran asuransi dan sebagainya, dan Kontrak ini merupakan dasar bagi
pembeli untuk mengisi aplikasi pembukaan Letter of Credit di Bank.

Peoses kegiatan membuat sales contract dan dokumen-dokumen yang diperlukan adalah :

a. Promosi

Kegiatan promosi komoditas yang akan diekspor melalui media promosi seperti iklan di media
elektronik, majalah, Koran, pameran dagang atau melalui badan/lembaga yang berhubungan
dengan kegiatan promosi ekspor seperti Ditjen PEN, Kamar Dagang dan Industri, Atase
perdagangan dan lain sebagainya.

b. Inquiry

Pengiriman surat permintaan suatu komoditas tertentu oleh Importir kepada eksportir (letter of
inquiry). Biasanya berisi deskripsi barang, mutu, harga dan waktu pengiriman.

c. Offer Sheet

Permintaan Importir akan ditanggapi melalui offer sheet yang dikirimkan eksportir. Offer sheet ini
berisikan keterangan sesuai permintaan Importir mengenai deskripsi barang, mutu, harga dan
waktu pengiriman.

d. Order Sheet

Setelah mendapatkan penawaran dari eksportir dan mempelajarinya, jika setuju maka Importir
akan mengirimkan surat pesanan dalam bentuk order sheet (purchase order) kepada eksportir

By : Tri Gangga AP, SE. MM. Page 9 of 10

 CHAPTER 2 Modul Mata Kuliah
Administrasi & Teknik Perdagangan Ekspor Impor
1

e. Sale’s Contract

Sesuai dengan data dari order sheet maka selanjutnya eksportir akan menyiapkan surat kontrak
jual beli (sale’s contract) yang ditambah dengan keterangan force majeur clause dan inspection
clause. Sales contract ini ditandatangani oleh eksportir dan dikirimkan sebanyak dua rangkap
kepada Importir

f. Sale’s Confirmation

Sales contract akan dipelajari oleh Importir, apabila Importir setuju, maka sales contract tersebut
akan ditandatangi oleh Importir untuk kemudian dikembalikan kepada eksportir sebagai sales
confirmation. Sedangkan satu copy lain dari sales contract ini akan disimpan oleh Importir

LATIHAN SOAL

Soal : Buatlah contoh Sales Contract / Kontrak perdagangan ekspor impor

Studi Kasus : Sering dikatakan bahwa pelaku kegiatan Ekspor Impor yang dilakukan oleh
importir di dalam negeri dan eksportir di luar negeri, 80% dilakukan melalui korespondensi dan
20% dilakukan dengan negosiasi tatap muka, Bagaimana menurut anda? Mengapa kegiatan
korespondensi lebih banyak dilakukan dan begitu penting bagi mereka ?

-terima kasih-

By : Tri Gangga AP, SE. MM. Page 10 of 10