OPERATOR / HOTLINE SERVICE

DATE : REPORS TO : Front Office Supervisor

REVISION : APPROVED BY :

Revision :

General Mission
Tugas Umum

1. Is responsible for the operation of the switchboard, hotline services, taking in

room dining orders, answering and transferring phone calls as per hotel
standard and procedures.

Hotel Job Description

Bertanggung jawab dalam pengoperasian consule telepon, hotline service,
penerimaan pesanan dari kamar, penerimaan dan pemindahan telpon sesuai
dengan standar dan prosedur yang berlaku di hotel.

Main Responsibilities
Tanggung Jawab Utama

2. To be available at all times to deliver service beyond expectation.

Siap setiap saat untuk memberikan pelayanan yang terbaik.

3. Maintains the positive appearance, proper grooming and keeps uniform tidy.
Menata penampilan yang terbaik dan selalu menjaga kerapihan seragam.

4. Keeps the guest privacy, especially of female guests.

Menghormati hak pribadi tamu, terutama tamu tamu wanita.

5. Has knowledge of entire switchboard function and emergency procedures.

Mempunyai pengetahuan yang luas tentang semua system yang ada di ruang
operator dan prosedur keadaan darurat.

6. Has a good knowledge of evacuation, emergency and bomb threat procedures.

Memiliki pengetahuan yang baik tentang evakuasi, keadaan darurat dan prosedur
ancaman bom.

7. Provides phone rates and maintains periodically as well as taking control of

revenue/usage.
Menyediakan/ membuat daftar tariff telpon dan memperbaharuinya setiap ada
perubahan juga mengawasi pendapatan/penggunaan telpon.

8. Provides internal telephone directory for easier operation.

Menyediakan daftar nomor telpon untuk keperluan internal dan memudahkan
operasional.

1
PT.
 OPERATOR / HOTLINE SERVICE

DATE : REPORS TO : Front Office Supervisor

REVISION : APPROVED BY :

Revision :

9. Takes messages, notes and coordinate delivery immediately with the bell
attendant. Ensures all messages are taken properly as per procedure.
Menerima pesan untuk tamu atau management serta langsung mengantarkannya
berkoordinasi dengan bell attendant.

10. Has good knowledge of housekeeping room amenities, towels, laundry, room
service menu and other products. Posts the order for in-room dining

Hotel Job Description

immediately into the system for kitchen follow up, double checks to the guest
whether the order has been delivered or not yet.
Memiliki pengetahuan yang luas tentang perlengkapan kamar, handuk, binatu,
menu room service dan produk hotel lainnya. Memasukkan pesanan tamu ke
dalam system untuk ditindaklanjuti oleh bagian dapur, dan cek ulang dengan
tamu apakah pesanannya telah diantar atau belum.

11. Places guest wake-up calls accurately and timely.

Membangunkan tamu sesuai dengan permintaannya tepat waktu.

12. Ensures on hold music and lobby music is functioning and operating.
Memastikan agar musik tunggu dan music untuk lobby berjalan.

13. Ensures the operator room is clean and neat at all times.
Memastikan ruangan operator bersih dan rapi setiap saat.

14. Ensures all systems and equipment available are ready for use at all times.
Memastikan semua system dan peralatan berfungsi dengan baik serta siap untuk
digunakan setiap waktu.

15. Ensures all TV channels are set-up properly.

Memastikan semua channel TV diset-up dengan baik.

16. Ensures all outgoing calls for authorized staff are using outgoing call sheet as per
SOP.
Memastikan semua telpon keluar darii orang yang berwenang menggunakan
lembar permintaan telpon seperti diatur dalam SOP.

17. Reminds the guests regarding durian policy, pets and animals.
Mengingatkan tamu mengenai peraturan tentang durian dan hewan peliharaan.

18. Attends front office briefing, monthly meeting and training.

Hadir dalam setiap pertemuan harian, bulanan dan pelatihan.

2
PT.
 OPERATOR / HOTLINE SERVICE

DATE : REPORS TO : Front Office Supervisor

REVISION : APPROVED BY :

Revision :

19. Performs any other duties requested by superior.

Melaksanakan semua pekerjaan yang ditunjuk oleh atasan.

Human Responsibilities
Tanggung jawab kemanusiaan

Hotel Job Description

1. Joins the periodical F.O meetings and expresses his own opinion and suggestions.
Hadir dalam pertemuan bulanan dan mengutarakan pendapat serta sarannya.

2. Joins the training programmes.

Hadir pada setiap pelatihan.

Relations
Hubungan

1. Reports to Front Office Supervisor.

Bertanggung jawab kepada Front Office Supervisor.

2. Maintains contacts with the other personnel providing services to guest.

Membina hubungan dengan rekan kerja yang lain dalam pelayanan terhadap
tamu.

3. If any other department requires assistance of the front office reception, the
front desk team shall always fully co-operate and remain courteous.
Jika bagian lain membutuhkan bantuan dari front office, staff front office harus
selalu dapat bekerja sama.

Replacement & Temporary Mission

Pengganti & Misi Sementara

1. Operator may be substituted by Guest Service Attendant.

Operator dapat digantikan oleh petugas pelayanan tamu.

3
PT.
 OPERATOR / HOTLINE SERVICE

DATE : REPORS TO : Front Office Supervisor

REVISION : APPROVED BY :

Revision :

2. Takes care of answering telephone, taking in room dining order or hotline

service.
Menerina telpon, menerima pesanan makanan dari kamar atau layanan saluran
khusus.

Hotel Job Description

4
PT.