Tujuan kantor

Tujuan kantor adalah memberikan suatu sistem pelayaanaan berupa komunikasi dan perekaman /
penyimpanan. Tujuan manajemen perkantoran menurut GRTery (1974) dalam bukunya yang
berjudul Office Managemen and control , yaitu Memberikan semua keterangan yang lengkap dan di
perlukan siapa saja , kapan dan di mana saja hal itu di perlukan untuk pelaksanaan perusahaan
secara efesien memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah rendahnya .
membantu perusahaan memelihara persaingan memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
dan membuat catatan dengan biaya yang minimal.

Menurut Mills (1984) tujuan kantor di defenisikan sebagai pemberiaan pelayanan komunikasi dan
perekaman dari defenisi tersebut , Mills memperluas menjadi fungsi kantor ( pekerjaan yang di
lakukan ) yakni sebagai berikut.

a. Menerima informasi ( to recive information) menerima informasi dalam bentuk surat ,

pngilan telepon , pesan fakur , dan laporan berbagai kegiatan bisnis

b. Merekam dan menyampaikan data serta informasi (to record information) tujuan
membentuk rekaman adalah menyampaikan informasi sesegera mungkin apabila
manajemen menerima informasi tersebut. Beberapa (record)di minta untuk
menyimpan menurut hukum ( seperti anggaran dasar dan anggaran rumah tangga
sesuatu perseroan terbatas )atau di simpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen
dalam perencanaan dan pengendalian perusahan seperti rincian negosiasi
,korespondesi, pesanan , faktur dan ringkasan rincian seperti laporan keuangan laporan
persediaan , dan analisis penjualan

c. Mengatur informasi ( to arrenge information) . informasi yang di akumulasi oleh kantor

jarang dalam bentuk yang sama layaknya ketika di berikan, seperti mengumpulkan
informasi dan sumber – sumber yang berbeda dan membuat perhitungan / pembukuan
. kantor bertanggung jawab memberikan informasi dalam bentuk terbaik dan melayani
manajemen seperti , penyiapan faktur / kuintasi penetapan harga , laporan statistik ,
laporan keuangan, dan laporan pada umum nya.

d. Memberikan informasi ( to give information ). Bila manajemen meminta sejumlah

informasi yang di perlukan , kantor memberikan informasi tersebut dari rekaman yang
tersedia sebagai informasi yang di berikan secara rutin , sebagian bersifat khusus ,
informasi – informasi tersebut di berikan baik secara tulisan maupun lisan . contoh
informasi tersebut adalah pesanan. , anggaran , faktur , kuintasi laporan perkembangan
keuangan dan instruksi yang di berikan atas perintah manajemen.

e. Melindungi aset ( to sefaguard assets) di samping empat tugas di atas , masih terdapat
fungsi kantor yang lain yaitu mengamati secara cermat sebagai kegiatan dalam
perusahan seperti di perlihatkan di dalam rekaman dan mengantisipasi segala hal yang
tidak menguntungkan yang mungkin terjadi misal nya melaporkan adanya kekurangan
persediaan , melaporkan adanya sejumlah utang yang mungkin tidak terbayar saat akan
jatuh tempo , rekaman vital seperti kontrak besar harus di lindungi secara tepat. Uang
tunai harus di simpan di lemari besi maupun di dalam bank. Kantor harus berhati – hati
terhadap makna rekaman dan memperhatikan dengan secara hal- hal yang
memerlukan tindakan manajemen.