ORGANISASI PERKANTORAN

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Supervisi Pendidikan

DISUSUN OLEH :
KELOMPOK III

NAMA : MUHAMMAD FARHAN (19120011)

NAMA : DINA AMANDA (19120004)
NAMA: SAKILA LUBIS (19120023)

DOSEN PENGAMPU : NOVEBRI, M. Pd

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM NEGERI
MANDAILING NATAL
TA. 2020/2021
 KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan kemudahan
sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini sebagai tugas mata kuliah Supervisi Pendidikan
dengan tepat waktu yang berjudul “Organisasi perkantoran”.Tanpa pertolongan-Nya tentunya kami
tidak akan sanggup untuk menyelesaikannya dengan baik. Serta shalawat dan salam semoga terlimpah
curahkan kepada baginda tercinta kita yaitu Nabi Muhammad SAW yang kita nantikan syafa’atnya di
yaumil akhir nanti.
Kami tentunya menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna dan masih banyak
terdapat kesalahan serta kekurangan didalamnya. Karena kami mengerjakan bagaimana semampu kami
dan kemudian apabila terdapat banyak kesalahan dan kekurangan kami meminta maaf yang sebenar-
benarnya. Oleh sebab itu kami berharap adanya kritik dan saran yang baik demi memperbaiki makalah
yang telah kami buat dimasa yang akan datang.

Panyabungan, 22 Februari 2021

Penulis

Kelompok III
DAFTAR ISI
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Organisasi pada umumnya didirikan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya. Di dalam organisasi tentunya dapat dijumpai banyak sekali kegiatan atau bisa
disebut kegiatan administrasi perkantoran, kegiatan administrasi perkantoran harus mempunyai
pola kerja yang baik sehingga dapat menunjang tercapainya tujuan organisasi. Pola kerja yang
baik dilakukan dengan pencatatan tertulis mengenai langkah-langkah yang harus dilakukan dalam
mencapai tujuan yang telah ditetapkan, langkah – langkah yang harus dilakukan tersebut
merupakan suatu prosedur. Selanjutnya tata kerja, tata kerja tersebut merupakan cara
melaksanakan kerja yang seefisien mungkin atas sesuatu tugas yang diperoleh dengan mengingat
segi-segi tujuan, perlatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang, jarak, biaya dan sebagainya.
Oleh karena itu, dalam suatu lembaga membutuhkan sarana berupa perlengkapan dan
peralatan kantor yang dapat memfasilitasi pegawai dalam melaksanakan tugas dan pekerjaannya.
Sarana berupa perlengkapan dan peralatan kantor merupakan salah satu faktor pendukung bagi
keberhasilan suatu lembaga dalam mencapai tujuan. Perlengkapan dan peralatan kantor atau bisa
disebut dengan barang inventaris , menjadi bagian penting yang perlu disiapkan secara optimal
dan berkesinambungan sehingga dapat menjamin kelancaran aktivitas kerja pegawai. Mengingat
pentingnya barang inventaris kantor dalam upaya memperlancar aktivitas kerja pegawai, maka
dibutuhkan pengelolaan barang inventaris yang baik.

B. Rumusan Masalah
1. Apakah pengertian dari pengorganisasasian ?
2. Bagaimana yang dikatakan sentralisasi desentralisasi dan spesialisasi pekerjaan kantor ?
3. Bagaimana jabatan sekretaris kantor itu ?

C. Tujuan Penelitian
1. Untuk mengetahui apa pengertian dari pengorgaisasian.
2. Untuk mengetahui bagaimana yang dikatakan sentralisasi desentralisasi dan spesialisasi
pekerjaan kantor itu.
3. Untuk mengetahui bagaimana jabatan sekretaris kantor itu.
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengorganisasian
Sebelum kita mengetahui pengertian pengorganisasian, sebaiknya kita lihat dulu kata dari
“pengorganisasian” tersebut, yang memiliki kata dasar “organisasi”. Organisasi adalah suatu
sistem perserikatan formal, berstruktur, dan terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja
sama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja
(Hasibuan, 2004:120).
Menurut Robbins dan Judge (2008:5),Organisasi adalah sebuah unit sosial yang
dikoordinasikan secara sadar, terdiri atas dua orang atau lebih dan yang relatif terusmenerus guna
mencapai satu atau serangkaian tujuan bersama. Menurut Wibowo (2007:1),Organisasi adalah
suatu wadah yang dibentuk untuk mencapai tujuan bersama secara efektif. Berdasarkan definisi
tersebut dapat diketahui beberapa elemen dasar yang menjadi ciri organisasi yaitu:
1. Kumpulan orang.
2. Suatu wadah.
3. Terstruktur.
4. Tujuan bersama.
Berdasarkan ciri tersebut dapat dirumuskan definisi organisasi yaitu suatu wadah yang
terdiri dari kumpulan orang yang terikat dengan hubungan-hubungan formal dalam rangkaian
terstruktur untuk mencapai tujuan bersama secara efektif. Pengorganisasian adalah suatu proses
penentuan, pengelompokan danpengaturan bermacam-macam aktifitas yang diperlukan untuk
mencapaitujuan, menempatkan orang-orang pada setiap aktivitas ini, menyediakanalat-alat yang
diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatifdidelegasikan kepada setiap individu yang
akan memerlukan aktifitas tersebut” (Hasibuan, 2004:123).Berdasarkan pendapat diatas,
pengorganisasian adalah kelompok orang yang bekerja sama, dengan adanya penetapan dan
pengelompokan pekerjaan, sertaadanya pendelegasian wewenang.
Pengorganisasian adalah penentuan, pengelompokan dan penyusunanmacammacam
kegiatan yang diperlukan untuk mencapai kegiatan,penempatan orang-orang (pegawai) terhadap
kegiatan-kegiatan daripenyediaan fisik yang cocok bagi keperluan kerja dan penyuluhan
hubunganwewenang yang dilimpahkan terhadap setiap orang dalam hubungannyadengan
pelaksanaan kegiatan yang diharapkan (Salam, 2004:19).
Berdasarkan pendapat di atas, maka fungsi pengorganisasian ini meliputisemua kegiatan
manajemen yang diwujudkan dalam struktur tugas danwewenang.Pengorganisasian mengatur
kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakanoleh unit-unit organisasi seperti pendelegasian
wewenang untuk melaksanakanpekerjaan, hubungan informasi vertikal dan horizontal, dalam
suatu koordinasiyang efektif dan efesien. Ada dua aspek utama dalam proses pengorganisasian
suatu organisasi yaitu departementalisasi dan pembagian kerja. Departementalisasi merupakan
pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan
saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Hal ini akan tercermin pada struktur formal suatu
organisasi dan tampak atau ditunjukkan oleh suatu bagan organisasi. pembagian kerja adalah
pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk dan
melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas (Handoko, 2003:167). Proses
pengorganisasian dapat ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur berikut ini :
1. Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan
organisasi.
2. Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logik dapat
dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja sebaiknya tidak terlalu berat sehingga tidak
dapat diselesaikan.
3. Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasi pekerjaan para
anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadau dan harmonis.
Mekanisme pengkoordinasian ini akan membuat para anggota organisasi menjaga
perhatiannya pada tujuan organisasi dan mengurangi ketidak-efisienan dan konflik-konflik yang
merusak. Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses, akan membuat suatu organisasi
dapat mencapai tujuannya. Proses ini akan tercemin pada struktur organisasi, yang mencangkup
aspek-aspek penting organisasi dan proses pengorganisasian, yaitu; pembagian kerja,
departementalisasi, bagan organisasi formal, rantai perintah dan kesatuan perintah, tingkat-
tingkat hirarki manajemen, saluran komunikasi, penggunaan komite, rentang manajemen dan
kelompokkelompok informal yang tak dapat dihindarkan.
 Definisi Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan kesatuan kerangka organisasi
yang ditetapkan untuk proses manajerial, sistem, pola tingkah laku yang muncul dan terjadi dalam
praktek penyelenggaraan organisasi dan manajemen. Struktur organisasi merupakan alat untuk
membantu manajemen dalam mencapai tujuannya. Struktur organisasi dapat memiliki pengaruh
yang besar pada anggotanya. Pengaruh struktur organisasi terhadap kepuasan dan kinerja
karyawan mengarah pada suatu kesimpulan yang sangat jelas. Struktur organisasi menjelaskan
bagaimana tugas kerja akan dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan secara formal.
Pengertian struktur organisasi menurut Robbins dan Coulter (2008:284), Struktur organisasi
dapat diartikan sebagai kerangka kerja formal organisasi yang dengan kerangka kerja itu tugas-
tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan. Menurut Suranto(2005: 85),
Struktur organisasi menspesifikasikan pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi atau
aktivitas yang beraneka ragam yang dihubungkan sampai batas tertentu, juga menunjukkan
tingkat spesialisasi aktivitas kerja.
Struktur organisasi yaitu menggambarkan tipe organisasi, pendepartemenan organisasi,
kedudukan dan jenis wewenang pejabat, bidang dan hubungan pekerjaan, garis perintah dan
tanggungjawab, rentang kendali dan sistem pimpinan organisasi (Hasibuan, 2004:128). Dari
beberapa definisi tersebut dapat diketahui bahwa struktur organisasi menggambarkan kerangka
dan susunan hubungan diantara fungsi, bagian atau posisi, juga menunjukkan hierarki organisasi
dan struktur sebagai wadah untuk menjalankan wewenang, tanggung jawab dan sistem pelaporan
terhadap atasan dan pada akhirnya memberikan stabilitas dan kontinuitas yang memungkinkan
organisasi tetap hidup walaupun orang datang dan pergi serta pengkoordinasian hubungan dengan
lingkungan. Struktur organisasi dapat menghindari atau mengurangi kesimpangsiuran dalam
pelaksanaan tugas.
Jenis-jenis Struktur Organisasi Menurut sifat hubungan kewenangan didalam strukutr
organisasi formal terdapat 3 (tiga) jenis utama organisasi maka jenis-jenis organisasi itu (Djoko
2006:130) dapat dibedakan sebagai berikut:
1Organisasi Lini Organisasi ini menerapkan aliran wewenang langsung dari top
manajemen kepada manajemen di bawahnya, pimpinan perusahan memiliki kewenangan
langsung dalam mengawasi bawahannya. Ciri-ciri organisasi lini adalah tanggung jawab dipikul
seluruhnya oleh pimpinan perusahaan, sistem organisasi ini digunakan untuk perusahaan skala
kecil dan menengah. Keunggulannya: 1 Delegasi kewenangan dan tanggung jawab untuk setiap
bidang jelas. 2 Sederhana dan mudah dipahami baik oleh manjer maupun bawahan.
kelemahannya: 1 Pekerjaan eksekutif puncak berat karena dibebani oleh pekerjaan administratif.
2 Tidak ada spesialisasi.
Organisasi Lini dan Staf Organisasi lini dan staf merupakan gabungan dari organisasi lini
dengan departemen staf guna memberikan saran dan masukan untuk departemen lini.
pengambilan keputusan yang mempenagruhi operasi utama dari organisasi merupakan wewenang
dari departemen lini sedangkan depatemen staf hanya pada tingkat memberikan dukungan teknis
khusus.Ciri-ciri organisasi lini dan staf adalah pimpinan dalam organisasi lini dapat berinteraksi
langsung dengan bagian produksi,
keuangan atau pemasaran sedangkan manajer staf memberikan informasi, saran atau
bantuan teknis untuk membantu manajer lini. Sistem organisasi ini digunakan untuk perusahaan
menengah dan besar. Keunggulannya: 1 Para spesialisasi memberikan saran kepada manajer
puncak. 2 Para karyawan melapor pada seorang supervisor. Kelemahannya: 1 Konflik antara
departemen lini dan staf tanpa ada hubungan yang jelas. 2 Rekomendasi para manajer staf terbatas
kepada manajer lini.
Organisasi Matriks Struktur organisasi ini mulai diperkenalkan oleh industri antariksa
amerika serikat. Organisasimatriks adalah suatu desain struktural menugaskan para spesialis dari
berbagai departemen fungsional untuk bekerja pada suatu proyek atau lebih yang dipimpin oleh
para manajer. Ciri-ciri organisasi matriks sitem organisasi ini menghubungkan para karyawan di
bagian yang berbeda, agar dapat bekerja sama menyelesaikan proyek tertentu. Sistem ini banyak
digunakan diperusahaanperusahaan besar atau perusahaan multinasioanal. Keunggulannya:
1 Memacu kreativitas dan inisiatif karyawan dalam menghadapi perubahanperubahan
lingkungan.
2 Pengambilan keputusan yang sehat mudah dapat diambil karena adanya staf ahli.
3 Memungkinkan inovasi tanpa mengganggu struktur organisasi reguler. Kelemahannya:
1 Masalah potensial mengenai akuntabilitas karena adanya lebih dari satu atasan.
2 Kesulitan potensial dalam membentuk tim yang yang solid karena karyawan direkrut
dari beragam departemen.
 3 Berpotensi menimbulkan konflik antara manajer proyek dan manajer departemen
lainnya
Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi
Ernie (2006: 159), ada 4 (empat) faktor yang mempengaruhi struktur organisasi antara
lain:
1. Strategi Organisasi Strategi organisasi dibuat sebagai upaya pencapaian tujuan
organisasi. Oleh karena itu, jika struktur organisasi dibentuk sebagai jalan untuk pencapaian
tujuan maka struktur organisasi pun selayaknya sejalan dengan strategi organisasi. Maka, jika
terjadi perubahan pada strategi organisasi akan berdampak pula pada perubahan struktur
organisasi
2. Skala Organisasi Organisasi dapat dibedakan skalanya menurut berbagai faktor
diantaranya adalah dari jumlah penjualan, pangsa pasar hingga jumlah tenaga kerja. Organisasi
yang berskala besar artinya organisasi tersebut barangkali memiliki berbagai cabang diberbagai
daerah dikarenakan pangsa pasarnya yang luas, dengan demikian memiliki tenaga kerja yang juga
tidak sedikit. Tapi walaupun tanpa cabang, organisasi dapat dikatakan berskala besar jika tenaga
kerja yang ada berjumlah ribuan seperti pabrik-pabrik garmen penghasil produk-produk
konveksi. Organisasi yang berskala besar karena ruang lingkup aktivitasnya yang luas maka
memerlukan pendelegasian wewenang dan pekerjaan sehingga dalam mendesain struktur
organisasinya pun perlu mempertimbangkan berbagai faktor yang terkait dengan aktifitas yang
luas tersebut. Sedangkan organisasi berskala kecil biasanya memiliki jumlah tenaga kerja yang
sedikit karena pangsa pasar yang mungkin masih sedikit, jumlah penjualan atau produksi yang
juga sedikit. Organisasi yang berskala kecil biasanya memiliki struktur organisasi yang lebih
sederhana dan tidak terlalu banyak terjadi pendelegasian wewenang dan pekerjaan.
3. Teknologi Faktor teknologi yang dimaksudkan disini adalah terkait dengan cara
bagaimana suatu pekerjaan dilakukan. Selain itu juga, faktor teknologi terkait dengan penggunaan
alat-alat bantu dalam sebuah organisasi.
4. Lingkungan Lingkungan yang dinamis menuntut organisasi juga untuk menyesuaikan
diri secara dinamis. Proses penyesuaian yang dilakukan oleh organisasi juga termasuk dalam
penentuan struktur organisasinya. Lingkungan yang dinamis akan mendorong organisasi untuk
selalu menyesuaikan struktur organisasi dengan tuntutan lingkungan yang senantiasa berubah.
Sebaliknya, lingkungan yang cenderung statis tidak akan terlalu banyak mengubah struktur
organisasi.

B. Prinsip Organisasi

Prinsip pengorganisasian merupakan salah satu dari lima fungsi manajemen yang sangat
berperan dalam pencapaian operasi perusahaan secara efektif dan efisien (Sukoco, 2007). Fungsi
ini akan menetukan apakah suatu organisasi bisa mengoptimalkan efisiensi penggunaan sumber
dayanya, baik SDM maupun sumber daya yang lain. Fungsi ini di definisikan oleh Robbins
(2003) sebagai aktivitas yang menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang akan
dilaporkan hasilnya, dan di mana keputusan mengenai hal tersebut akan dibuat. Semua aktivitas
tersebut termasuk salah satu tanggung jawab manajer administrasi dalam mendesain struktur
organisasi sebuah perusahaan.
Menurut (Robbins, 2003) , (Cortada, 2001) dan (Gitlow, 2001) ada enam prinsip penting
yang harus diperhatikan dalam mendesain struktur organisasi :
1. Sentralisasi dan Desentralisasi
Unsur ini berkaitan dengan peran siapa yang akan mengambil keputusan dalam
organisasi. Jika pengambilan keputusan dilakukan oleh pimpinan atau kantor pusat, dapat
dikatakan bahwa organisasi yang bersangkutan menggunakan sentralisai dan jika sebaliknya
disebut dengan desentralisasi. Robbins (2003) mendefinisikan sentralisasi sebagai derajat dimana
penbuatan keputusan dipusatkan pada beberapa jabayan di perusahaan. Menurut Gomez-Mejia,
Balkin dan Candy (2004), deesentralisasi merupakan pengalihan tanggung jawab dan wawanang
dalam mengambil keputusan dari kantor pusat kepada orang yang berlokasi terdekat dengan
situasi yang membutuhkan perhatian. Dengan menggunakan desentralisasi, tidakan dapat
dilakukan lebih cepat dalam menyelesaikan masalah, lebih banyak orang yang terlibat di
dalamnya, dan menjadikan karyawan lebih menjadi bagian dari sebuah organisasi. Dewasa ini
tren penggunaan desentralisasi menjadi luas karena beberapa manfaat di atas. Hal inilah yang
mendasari penerbitan Undang-undang otonomi daerah nomor 25 tahun 1999, karena
pemerintahan Republik Indonesia menyadari bahwa pemerintahan daerah lebih dekat dengan
 permasalahan daerahnya masing-masing yang tentunya memahami dan mngetahui lebih baik
kondisi daerahnya dibandingkan pemerintah pusat.
2. Spesialisasi Pekerjaan
Hal ini didefinisikan sebagai derajat di mana tugas dalam organsasi dibagi menjadi
beberapa pekerjaan. Spesialisasi menjadi tereknal setelah pada awal abad 20 Henry Ford
berhhasil mengimplementasikan spesialisai pada assembly line Ford model T dan menjadi best
seller pada masanya. Melalui pembagian tugas yang spesifik dan berulang-ulang efisiensi dapat
dicapai, sehingga ford dapat menawarkan harga mobil jauh lebih murah dibandingkan produsen
mobil lain. Sejak saat itu, spesialisasi pekerjaan menjadi standar bagi dunia industri di seluruh
dnia, terutam apekerjaan yang hanya memerlukan skill rendah
Pengulangan tugas yang serupa dalam jangka waktu lama akan meningkatkan tingkat
produktivitas dan efisiensi sebuah pekerjaan. Namun, di sisi lain hal ini juga akan meningkatkan
rasa bosan, stress, kualitas pekerjaan yang rendah, meningkatnya tingkat mangkir dari kerja dan
tingginya turn over. Jika disimpulkan, kegiatan tersebut akan mereduksi semua manfaat yang
dijanjikan oleh penerapan spesialisasi pekerjaan. Pemberian variasi pekerjaan dan tugas, yang
memberikan kesempatan untuk menyelesaikan tugas dari awal hingga akhir atau
menempatkannya dalam sebuah tim yang bisa bertukar pengalaman dan skill, terbukti dari
meningkatnya produktivitas seiring dengan meningkatnya kepuasan kerja karyawan. Oleh karena
itu, seorang manajer administrasi harus dapat menentukan pekerjaan mana yang perlu
dispesialisasi dalam rentang waktu yang ditetapkan, sehingga dampak negative dari spesialisai
pekerjaan dapat dihindari.
3. Departementalisasi
4. Rantai Komando
5. Rentang Pengawasan
6. Formalisasi

1. Asas Sentralisasi
Dari keenam prinsip tersebut, terlihat bahawa sentralisasi dan desentralisasi merupakan suatu
prinsip penting dalam pengorganisasian perkantoran. Prinsip ini digunakan dalam menentukan siapa
pemegang kekuasaan dalam suatu organisasi.
Asas yang pertama adalah sentralisasi. Menurut Moekijat (1975) sentralisasi berarti titik berat
pada pengawasan dari pusat seperti yang dinyatakan oleh instruksi-instruksi secara terinci dari kantor
pusat mengenai pekerjaan apakah yang harus dilakukan, bagaimana, dan bilamana pekerjaan tersebut
harus dilakukan, kemudian menuntut adanya laporan-laporan yang sering dan teratur tentang pekerjaan
tersebut. Pendapat tersebut sejalan dengan yang diutarakan oleh Chaniago (2013) bahwa sentralisasi
artinya wewenang atau kekuasaan sebahagian besar tetap dipegang oleh seorang pemimpin dan hanya
sebahagian kecil yang disebarkan ke seluruh struktur organisasi dan orang lain. Dari kedua pendapat
diatas dapat diartikan bahwa sentralisasi sebagai asas pemusatan berarti semua kegiatan administrasi
atau perkantoran di pusatkan di suatu tempat dan di pimpin oleh seorang office manager. Contohnya
untuk manajemen kearsipan dalam sebuah pengarsipan di sebuah organisai/kantor di pusatkan pada satu
departemen yaitu departemen kearsipan pusat, sehingga setiap pegawai ataupun setiap bagian dalam
kantor harus meminjam/mentimpan arsip pada kearsipan pusat kantor tersebut.

Gambar 1. Pelayanan Kearsipan POLBAN yang Terpusat

Pada Unit Kearsipan
 Dari gambar diatas terlihat bahwa dalam sistem sentralisasi semua kegitan setiap jurusan
yang berhubungan mengenai kearsipan akan dikelola oleh kearsipan pusat yang berada di Polban.
Asas sentralisasi memiliki kelibihan, berikut kelebihan asa sentralisasi yang dikemukakan oleh
Moekijat (1975) adalah :
a) Pengawasan administrasi yang lebih baik
b) Beban-beban maksimum dapat dikendalikan dengan lebih mudah
c) Pengawasan dapat sesuai dengan standar.
d) Penggunaan mesin-mesin yang lebih baik
e) Penggunaan para ahli dan saran yang paling baik
f) Fleksibilitas yang lebih besar dalam penggunaan tenaga kerja
Selain menurut Moekizat ada pendapat lain mengenai kelebihan asas sentralisasi, menurut
Rismansah (2008) menganut asas sentralisasi, efisien lebih mudah dicapai karena semua pekerjaan
kantor dan fungsi-fungsi operasioanal dikoordinasikan oleh seorang manajer kantor, walaupun
beberapa bagian dikerjakan di dalam kantor departemen yang tidak berada di bawah pengawasan
manajer kantor. Manajer kantor bertugas untuk mengorganisasi, memperkengkapi, mengagkat staf,
dan melakukan pengangan pada manajemen kantor dengan memberikan pelayanan yang diminta
oleh departemen fungsional lainnya.
Selain keuntungan, asas sentralisasi pun memiliki kerugian. Berikut keruguian menggunakan asas
sentralisasi menurut Moekijat (1975) adalah :
a) Pengawasan yang telalu ketat dapat mengakibatkan frustasi pegawai
b) Menambah pekerjaan tata usaha dan surat menyurat (birokrasi)
c) Penangguhan dalam pelaksaan pekerjaan
d) Adalah tidak baik pengawasan dari jauh, misalnya adalah tidak praktis dibuat oleh pemimpin
yang jauh dari pekerjaan
e) Penumpukan pekerjaan pada sautu bagian
f) Kurang praktis karena semua pekerjaan administrasi tergantung pada satu bagian saja.
g) Jika letak setiap divisi berjauhan, sentralisasi sangat sulit untuk dilaksanakan.
Ada beberapa pelayanan kantor yang dapat disentrlisasikan (Moekizat, 1975), yaitu :
a) Penerimaan dan pengiriman surat
b) Telepon/komunikasi lainnya
c) Penerimaan tamu
d) Penggandaan surat-surat
e) Penyimpanan surat-surat
f) Pengetikan
g) Pekerjaan menghitung
h) Perlengkapan kantor dan alat tulis menulis
i) Pengawasan formulir
j) Pembersihan kantor dankantin
k) Katihan dan pengerjaan pegawai tata-usaha
l) Daftar hadir
Dari penjelasan diatas dpaat terlihat, bahwa pekerjaan yang disentralisasikan merupakan
pekerjaan yang umum/sepele, dimana setiap divisi atau departemen memiliki stadart yang sama
dalam melakukan pekerjaan tersebu
Azas Sentralisasi
Penyimpanan warkat yang di pusatkan pada satu unit kerja khusus yang lazim disebut
sentral arsip.
Keuntungan penyimpanan azas sentralisasi adalah :
• Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.
• Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan.
• Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan.
• Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.
Kelemahan penyimpanan azas sentralisasi adalah :
• Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil.
• Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam.
• Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang
diperlukan.

2. Asas Desntralisasi
 Selain asas sentralisai dikenal juga asas desentralisasi yang artinya tersebar. Desentralisai adalaj
ketika pemusatan wewenang terjadi pada level pimpinan bawah Chaniago (2013). Dalam asas
desentralisasi ini telah terjadi pelimpahan wewenang dari top management ke middle management, terus
mengalir ke lower management. Jika diartikan secara umu, desentralisasi atau asas pemencaran artinya
semua kegiatan administrasi atau perkantoran diserahkan ke manajer fungsional. Jadi kegiatan
perkantoran dilaksanakan pada masing-masing bagian dan dipimpin oleh masing-masing manajer
fungsional. Oleh karena itu, sebagian besar tugas , wewenang dan tanggung jawab fungsi perkantoran
diserahkan kepada manajer fungsional dalam setiap divisi yang tidak hanya berkecimpung dengan
masalah surat-menyurat, pencatatan warkat/arsip, dan sebagainya, tetapi juga dalam masalah pengarsipan
serta personel sekretari yang bersangkutan.

Gambar 2. Pelayanan Kearsipan POLBAN yang Tesebar

Pada Unit Kearsipan Setiap Jurusan

Dari gambar diatas dapat terlihat bahwa dalam sistem desentralisasi, kegiatan kerasipan setiap jurusan
dilakukan di jurusan masing-maisng, atau dilakukan secara tersebar.
Asas desentralisasi memiliki kelebihan atau keuntungan. Berikut keuntungan sistem desentralisai yang
dikemukakan oleh Chaniago (2013), yaitu:
• Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani berdasasrkan kebutuhan unit maisng-masing.
• Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang bersangkutan.
• Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang bersangkutan
• Pekerjaan dilaksanakan oleh maisng-masing bagian/unit
• Pengawasan pekerjaan dilaksanakan secara efektif
Selain kelebihan, sama seperti asas sentralisasi, asas ini pun memiliki kelemahan. Kelemahan
desentralisasi menurut Chaniago (2013) adalah :
• Pengawasan administrasi kurang optimal
• Penggunaan peralatan kurang optimal
• Tidak adanya keseragaman kerja
• Pekerjaan terlalu bebas
• Pemborosan biaya dalam pelaksanaan pekerjaan
• Tidak ada harmonisasi dalam organisasi
• Adanya potensi duplikasi arsip

Azas Desentralisasi
Sistem yang dipergunakan masing - masing unit kerja tergantung kepada ketentuan kantor yang
bersangkutan. Di sini semua kegiatan kearsipan, mulai dari pencatatan, penyimpanan, peminjaman,
pengawasan, pemindahan dan pemusnahan dilaksanakan masing - masing oleh unit kerja.
Keuntungan desentralisasi arsip :
• Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja masing-masing.
• Keperluan akan arsip mudah terpenuhi karena berada pada unit kerja sendiri.
• Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena jenis arsipnya sudah dikenal dengan baik.
Kelemahan desentralisasi arsip :
• Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasikan arsip yang
tersimpan.
• Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip pada setiap unit
• kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan
• sukar dihindari.
• Penataran dan pelatihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas pada umumnya
bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.
• Memerlukan tidak menghemat tempat atau ruangan karena penyimpanannya pada setiap unit
kerja.

3. Spesialisi Pekerjaan Kantor

Derajat spesialisasi dalam rancangan kerja mempengaruhi kepuasan kerja pegawai.
Para ahli perilaku organisasi menyatakan bahwa umumnya pekerjaan dengan spesialisasi
kerja yang tinggi menyebabkan kepuasan kerja pegawai rendah, sebaliknya pekerjaan yang
rendah spesialisasi akan menyebabkan kepuasan kerja tinggi. Arguman di atas tidak selalu
ada dalam situasi organisasional dan tidak selalu benar, karena kepuasan kerja merupakan hal
yang bersifat individual, masing-masing pegawai merasakan kepuasan kerja yang berbeda-
beda walaupun itu untuk tugastugas yang sama. hal ini berkaitan dengan kebutuhan untuk
berkembang serta orientasi kerja pegawai yang umumnya berbeda.
Spesialisasi pekerjaan adalah pembagian kerja berdasarrkan oleh keahlian atau
ketrampilan khusus. Agar semua tugas pekerjaan yang ada dapat dilaksanakan dengan baik maka
perlu sekali adanya spesialisasi pekerjaan, spesialisasi pekerjaan bukan berarti merupakan tujuan
mengkotak-kotakan pegawai atau karyawan.
Kepuasan kerja (Job Satisfaction) adalah suatu keadaan emosional guru dimana terjadi atau tidak
terjadi titik temu antara batas jasa guru dengan tingkat nilai balas jasa baik finansial maupun nonfinansial.
Kepuasan kerja adalah tingkat di mana seseorang merasa positif atau negatif tentang berbagai segi dari
pekerjaan, tempat kerja, dan hubungan dengan teman kerja (Donely, 1985). Enam jenis sasaran yang
harus dicapai sebelum kepuasan kerja dapat diperoleh adalah :
1. Uang,
2. Wibawa,
3. Kedudukan,
4. Keamanan,
5. Pengakuan,
6. Rasa memiliki,
7. Kreativitas (Frase, 1993).
Tiffin (1974) mengatakan bahwa kepuasan kerja berhubungan erat dengan sikap guru terhadap
pekerjaannya sendiri, karena makin tinggi tingkat kepuasan kerja seseorang akan tercermin dari sikap
kerja ke arah yang positif. Hal ini tidak berarti apa yang dilakukan oleh guru yang ada pada saat ini
arahnya negatif. Sebaliknya ketidak puasan kerja akan menimbulkan sikap kerja yang negatif. Bahwa
positif dan negatifnya sikap kerja seseorang mengikuti tingkat kepuasan kerja yang dirasakan.
Untuk mengukur kepuasan kerja seseorang biasanya dilihat dari besaran gaji atau upah yang
diberikan, tetapi ini sebenarnya bukan satu-satunya faktor ada faktor lain seperti suasana kerja, hubungan
atasan dan guru ataupun rekan sekerja, pengembangan karier, pekerjaan yang sesuai dengan minat dan
kemampuannya, fasilitas yang ada dan diberikan. Muhammad (1996) menyebutkan ada dua hal yang
mungkin menyebabkan orang tidak puas dengan pekerjaannya. Hal pertama, apabila orang tersebut tidak
mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaannya. Yang kedua, apabila hubungan
sesama teman sekerja kurang baik.
Atau dengan kata lain ketidakpuasan kerja ini berhubungan dengan dengan masalah komunikasi.
Sedang Hasibuan menyebutkan bahwa kepuasan kerja guru dipengaruhi faktor-faktor:
(1) balas jasa yang adil dan layak;
(2) penempatan yang tepat sesuai dengan keahlian;
(3) berat-ringannya pekerjaan;
 (4) suasana dan lingkungan pekerjaan;
(5) peralatan yang menunjang pelaksanaan pekerjaan;
(6) sikap pimpinan dalam kepemimpinannya; dan
(7) sifat pekerjaan monoton atau tidak.
Selanjutnya Hasibuan menjelaskan bahwa tolok ukur tingkat kepuasan yang mutlak tidak ada
karena setiap individu guru berbeda standar kepuasannya. Indikator kepuasan kerja hanya diukur dengan
kedisiplinan, moral kerja, dan turnover besar maka secara relatif kepuasan kerja guru baik. Sebaliknya
jika kedisiplinan. Moral kerja, dan turnoverkecil maka kepuasan kerja guru di sekolah bertambah.
Kepuasan kerja adalah bagian dari kepuasan hidup. Sifat lingkungan seseorang di luar pekerjaan
mempengaruhi perasaan di dalam pekerjaan. Demikian juga halnya karena pekerjaan merupakan bagian
penting kehidupan, kepuasan kerja mempengaruhi kepuasan hidup seseorang.
Jadi dapat disimpulkan bahwa kepuasan kerja merupakan kunci pendorong moral, kedisiplinan
dan prestasi kerja guru dalam mendukung terwujudnya tujuan pendidikan. Dengan demikian dapatlah
ditarik kesimpulan bahwa kepuasan kerja guru adalah perasaan guru tentang menyenangkan atau tidak
mengenai pekerjaan berdasarkan atas harapan guru dengan imbalan yang diberikan oleh
sekolah/organisasi.

C. Jabatan Sekretaris Kantor

Pengertian Sekretaris Kata sekretaris bersal dari kata secret yang artinya rahasia. Jadi tugastugas
sekretaris tidak lepas dari kerahasiaan perusahaan. Ini disebabkan kebijakan awal yang akan
dikeluarkan oleh pimpinan atau perusahaan sedikit banyak akan diketahui oleh sekretaris. Karena
tugas sekretaris adalah membantu pimpinan dalam meringankan tugas-tugasnya. Sekretaris
memegang peranan penting dalam membantu pimpinan menjalankan tugasnya dan menyimpan
rahasia pimpinan dan perusahaan karena sedikitnya banyak rahasia tersebut diketahui oleh
sekretaris untuk bisa selalu menjaga rahasia itu dari siapapun yang berkepentingan terhadapnya.
Berikut ini pengertian sekretaris yang penulis ambil dari berbagai sumber :
a. Pengertian sekretaris menurut Betty Hutchinson dan Carol Milano dikutip oleh Ursula Ernawati
(2004:1) adalah seorang profesional. Sebagai Profesional, Anda diharapkan menampilkan aneka
macam tangungjawab tugas kesekretaisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan
berkepribadian.
b. Sekretaris adalah orang yang membantu seseorang, yaitu pimpinan dalam melaksanakan tugas
perkantoran (Hartiti Hendarto & Tulus Haryono 2004:4).
c. Bahwa sekretaris adalah orang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan
tulis menulis, atau kegiatan catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan
(Saiman, 2002:24)
d. Menurut The Liang Gie, (2002:25) yang dikutip Saiman adalah seorang petugas yang
pekerjaanya menyelenggarakan urusan suratmenyurat termasuk menyiapkan bagi penjabat
penting atau suatu organisasi.
e. Menurut Wursanto, (2002:25) yang dikutip Saiman sekretaris adalah seorang pegawai yang
bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala
atau pimpinannya. Dari keterangan di atas dapat disimpulkan, bahwa sekretaris adalah orang yang
bertugas membantu dan melayani serta meringankan tugastugas pimpinan serta sekaligus sebagai
orang yang dapat dipercaya oleh pimpinan untuk memegang rahasia
Syarat-syarat Menjadi Sekretaris Profesional Untuk dapat menjadi seorang sekretaris
yang profesional mempunyai syarat-syarat yang harus dijalankan oleh setiap sekretaris. Apabila
seorang sekretaris tidak mempunyai syarat-syarat untuk menjadi sekretaris maka tugas dan fungsi
kesekretarisannya tidak dapat berjalan dengan baik. Adapun syarat-syarat yang harus dijalani
oleh seorang sekretaris untuk dapat menjadi seorang sekretaris yang profesional. Menurut Ursula
Ernawati (2004:21) adalah sebagai berikut: a. Menguasai seluk beluk kantor b. Memiliki ilmu
pengetahuan khusus/spesialisasi yang sesuai/relevan dengan aktivitas kantornya. c. Menguasai
pengetahuan umum dengan banyak memebaca, belajar maupun menyimak siaran media massa.
d. Menguasai bahasa dengan baik dan benar sesuai kebutuhan perusahaan . e. Berpengetahuan
dan mampu melaksanakan tugas-tugas yang membutuhkan keterampilan seperti
berkorespondensi, mengetik dengan cepat dan akurat, mengoperasikan mesin-mesin kantor,
pelayanan tamu dll. f. Memiliki kepribadian yang sesuai dengan profesinya sebagai sekretaris.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan seorang sekretari berperan sebagai pembantu pimpinan,
agar dapat melaksankan tugas-tugas dengan baik harus memiliki syarat-syarat tertentu untuk
melaksanakan tugasnya. Menurut Hartiti Hendarto M.G dan Tulusharyono F.X (2003:16)
syaratsyarat tersebut adalah :
1. Persyarat Primer Untuk menjadi seorang sekretaris tidaklah mudah, karena harus
mempunyai keterampilan, kecakapan, inisiatif, berani bertanggungjawab, dan dapat dipercaya.
Oleh karena itu, selain memiliki pengalaman yang memadai dibutuhkan pula keterampilan dan
persyaratan yang menunjang untuk menyelesaikan tugasnya sebagai seorang sekretaris yang
dapat diandalkan oleh perusahaan. Persyaratan primer merupakan persyaratan dasar yang harus
dimiliki untuk memulai karier sekretaris, menurut Hartiti Hendarto dan Tulusharyono (2003:3)
antara lain:
a. Minat Sama halnya dengan profesi lain, untuk menekuni bidang ini minat seseorang
dapat dilihat dari keinginannya yang besar untuk mengetahui lebih banyak terhadap jenis
pekerjaan yang akan ditekuni.
b. Sifat dan Kepribadian Sifat dasar yang dibutuhkan oleh sekretaris, yaitu :
1) Salah satu keunikan dari profesi sekretaris adalah juga membutuhkan sifat dari berbagai
profesi, sifat dasar yang dibutukan yaitu:
a) Akurat, yaitu ketelitian dan sikap hati-hati dalam melakukan tugas.
b) Cermat, yaitu mampu mengerjakan tiap-tiap bagian dari suatu pekerjaan dari awal
sampai akhir dengan sempurna tanpa diberi petunjuk oleh orang lain.
c) Banyak akal, kreatif, dan mampu mencoba atau mencari cara untuk memecahkan
berbagai masalah.
d) Penuh pertimbangan dan mampu membuat perhitungan sebelum bertindak atau
melakukan sesuatu hal.
e) Inisiatif, yaitu mampu menemukan atau mengerjakan sesuatu tanpa harus diberi tahu
oleh orang lain.
2) Sifat yang dibutuhkan dalam melaksanakan Human Relations, antara lain:
a) Considerative, yaitu sifat rela memikirkan dan bersedia mendahulukan kepentingan
orang lain, baik hati, dan rela menolong
b) Tacful, yaitu hati-hati dalam memilih kata, berkomentar dan tindakan agar tidak
menyingung perasaan oarang lain, atau membuat orang lain malu.
c) Discrete, yaitu berhati-hati dan bijakasana, tidak mudah membicarakan masalah
seseorang perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berhak atau tidak berkepentingan.
d) Objektive, adalah sikap adil dalam memberikan penilaian, rasional, tidak memutuskan
sesuatu atau berpendapat berdasarkan perasaan saja.
c. Keterampilan Dalam menunjang pekerjaannya sehari-hari, sekretaris membutuhkan
modal keterampilan dasar yang cukup. Menurut Hartiti Hendarto dan Tulusharyono (2003:18),
keterampilan dasar yaitu:
1) Bahasa
2) Mengetik
3) Stenografi Indonesia dan Inggris
4) Korespondensi
5) Kearsipan
6) Tugas Kesekretarisan d. Pengetahuan Orang yang berpengetahuan luas terlihat dari
caranya membicarakan hal-hal yang terjadi disekitarnya. Dari pengetahuan inilah sekretaris
dinilai kecerdasan dan minatnya untuk lebih maju.
2. Persyaratan Sekunder Selain persyaratan primer, dalam menunjang kariernya sekretaris
yang handal juga membutuhkan persyaratan sekunder, persyaratan sekunder merupakan
persyaratan yang tidak kalah pentingnya, karena merupakan dasar untuk memiliki dasar untuk.
memiliki karier yang sukses dalam dunia kesekretarisan, menurut Hartiti Hendarto dan
Tulusharyono (2003:20), persyaratan sekunder tersebut yaitu :
1. Kepandaian untuk mengatur waktu seefektif dan seefisien mungkin.
2. Penuh dedikasi dalam melaksanakan tugasnya.
3. Kemampuan untuk menjaga kerahasian perusahaan/pemimpin dengan baik.
4. Kemampuan dan kesanggupan menyajikan tugas secara rapi dan profesional.
 BAB III
PENUTUPAN
A. Kesimpulan

Organisasi pada umumnya didirikan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya. Di dalam organisasi tentunya dapat dijumpai banyak sekali kegiatan atau bisa
disebut kegiatan administrasi perkantoran, kegiatan administrasi perkantoran harus mempunyai
pola kerja yang baik sehingga dapat menunjang tercapainya tujuan organisasi. Menurut Robbins
dan Judge (2008:5),Organisasi adalah sebuah unit sosial yang dikoordinasikan secara sadar,
terdiri atas dua orang atau lebih dan yang relatif terusmenerus guna mencapai satu atau
serangkaian tujuan bersama. Menurut Wibowo (2007:1),Organisasi adalah suatu wadah yang
dibentuk untuk mencapai tujuan bersama secara efektif. Berdasarkan definisi tersebut dapat
diketahui beberapa elemen dasar yang menjadi ciri organisasi yaitu:
1. Kumpulan orang.
2. Suatu wadah.
3. Terstruktur.
4. Tujuan bersama.

B. Saran
Penulis sangat menyadari akan kekurangan dalam penulisan dan penyusunan
makalah ini, maka dari itu penulis mengharapkan kritik dan saran dari para pembaca agar
kiranya makalah ini menjadi jauh lebih baik.
 DAFTAR PUSTAKA

Chaniago, H. (2013). Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung: CV. Akbar Limas Perkasa.
Cortada, J. (2001). The Quality Yearbook 2001. New York : McGraw-Hill.
Gitlow, H. (2001). Quality Management System. Boca Raton, FL: CRC Press.
Gomez-Mezia, L. B. (2004). Managing Human Resource. New Jersey: Prentice Hall.
Moekijat. (1975). Aministrasi Perkantoran. Bandung: CV. Mndar Maju.
Rismansah, D. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.
Robbins, S. (2003). Organizational Behavior (10 ed.). New Jersey: Prentice Hall.
Sukoco, B. M. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya: Erlangga.