BAB II

PROSES KERJA

2. 1 Flowchart Proses Operasional Lion Cargo

Proses penanganan barang sejak tiba hingga diberangkatkan dengan menggunakan trucking (RFS)

Bagian
Bagian
Porter Bagian Acceptance Bagian X-Ray Officer cashier
security
BDO

Mulai A

PTI
MSDS
Shipper
AWB
BTB
Memeriksa FRB
Kondisi
Kemasan dan TFM
Label CM
PTI SMU

MSDS
AWB
Bagus
YA
FRB X-
Ray
tidak BTB
Barang
diterima dan
Pembuatan
document
Aman
Shipper iya
tidak

PTI
Pastik
MSDS Konfirma
an
A si dgn
AWB Proses sesuai
database

lanjut DG
Data dan PTI
Specialis
Cetak dan
t
AWB

PTI tidak

MSDS
Penimbang
an Barang AWB shipper

BTB
FRB
Sesuai B Sesuai A
TFM

Buat CM
Buat
BTB FRB SMU PTI shipper

MSDS
AWB
PTI
BTB A
FRB
TFM
CM
SMU

Gambar 2.1 Flowchart proses produksi Lion Air Gateway Center

Sumber: Modul prosedur cargo work instruction Lion Air Gateway Center

II-1
Proses penanganan barang sejak tiba hingga diberangkatkan dengan menggunakan trucking
(RFS)

Bagian Bagian X-
Porter Bagian Cashier Bagian Security BDO Driver
Acceptance Ray Officer

1 PTI
MSDS PTI
PTI AWB MSDS
MSDS BTB AWB
FRB BTB
TFM FRB
AWB shipper TFM
CM
BTB CM
SMU
FRB SMU
Rp
TFM Invoice 1
CM
Terima
SMU Pembayar
an
Tempat
Security
Check
PTI dan Label
MSDS
AWB
PTI BTB
MSDS FRB
PTI
AWB TFM
MSDS
BTB CM
AWB
FRB SMU
BTB
TFM Invoice 1 FRB
CM Invoice 2 TFM
SMU CM
Invoice 1 SMU
Invoice 1

PTI
MSDS
AWB
BTB
FRB
TFM
CM
SMU

Gambar 2.1 Lanjutan Flowchart proses produksi Lion Air Gateway Center

Sumber: Modul prosedur cargo work instruction Lion Air Gateway Center

II-2
 Proses Penerimaan Cargo
Bagian Bagian X-Ray Bagian Bagian
Porter Driver
Acceptance Officer Cashier Security BDO

PTI
MSDS
AWB
BTB
FRB
TFM
CM
SMU
Invoice 1

Kirim
TFM
Lewat
Email

Konfirmasi
CGF

Online
JKT

PTI
MSDS
AWB
BTB PTI
FRB
MSDS
TFM
AWB
CM
BTB
SMU FRB
Invoice 1 TFM
CM
shipper

Barang
siap
dikirim

Selesai

Gambar 2.1 Lanjutan Flowchart proses produksi Lion Air Gateway Center

Sumber: Modul prosedur cargo work instruction Lion Air Gateway Center

II-3
Berikut penjelasan gambar 2.1, gambar 2.2 dan gambar 2.3 diatas :

a. Porter menerima barang dari shipper (pelanggan)

b. Kemudian porter memeriksa kemasan barang dari pelanggan, apabila bagus akan
dilanjutkan ke proses selanjutnya, namun bila tidak maka barang dikembalikan
kepada shipper untuk melakukan pengemasan ulang, atau porter menawarkan jasa
pengemasan yang nantinya akan dikenakan biaya tambahan.

c. Bila barang dalam kondisi bagus atau aman maka barang akan diterima dan porter
akan membuat dokumen Pemberitahuan Tentang Isi (PTI), Material Safety Data
Sheet (MSDS), dan Air Way Bill (AWB). Dokumen PTI berfungsi menyediakan
semua perincian data-data yang diperlukan untuk penerbitan Surat Muatan Udara
(SMU). SMU merupakan dokumen yang menjelaskan tentang informasi barang
yang akan dikirim melalui udara. MSDS merupakan dokumen pelengkap yang
menyatakan bahan kimia yang dikirim shipper aman. AWB adalah dokumen yang
dibuat atas perjanjian antara shipper atau cargo agent dengan airlines yang
merupakan bukti kontrak kerjasama untuk pengangkutan barang melalui udara
melalui rute yang dilewati airlines tersebut, jika barang dalam kondisi yang tidak
aman maka barang akan dikembalikan kepada pelanggan. Contoh dokumen AWB
dapat dilihat pada Lampiran 9.

d. Selanjutnya porter memberikan barang beserta dokumen terkait kepada acceptance

untuk melakukan penimbangan berat aktual barang serta mengukur dimensi barang
yang disesuai dengan AWB.

e. Jika dimensi barang terlalu besar dan tidak sesuai dengan ketentuan AWB maka
pembayaran tidak disesuaikan dengan berat aktual, melainkan dengan berat yang
ditentukan AWB berdasarkan dimensi barang.

f. Jika proses penimbangan sudah sesuai dengan PTI, maka acceptance melakukan
penerbitan dokumen BTB, dukumen BTB berfungsi untuk memberikan informasi
tentang berat barang yang akan dikirim sudah melewati proses penimbangan berat
aktual dan sesuai dengan ketentuan AWB. Namun jika berat barang tidak sesuai
dengan PTI maka pihak acceptance akan mengeluarkan dokumen Form Revisi
Berat (FRB). FRB merupakan dokumen yang berfungsi untuk melakukan revisi
kesalahan penulisan berat barang dalam PTI. Dimana berat barang yang ditulis

II-4
 dalam PTI tidak sesuai dengan berat aktual barang, setelah dilakukan penimbangan
kembali.

g. Setelah proses diatas selesai dilakukan, selanjutnya acceptance memasukan data-

data dari dokumen-dokumen tersebut kedalam database dan membuat Truck Flight
Manifest (TFM), Cargo Manifest (CM), dan Surat Muatan Udara SMU. TFM berisi
informasi mengenai barang-barang yang akan diangkut oleh truk. CM merupakan
dokumen yang nanti akan diserahkan kepada pihak yang melaksanakan
pengangkutan melalui pesawat udara. Contoh dokumen CM dapat dilihat pada
Lampiran 10.

h. Kemudian barang melewati proses X-ray yang mana acceptance memberikan

dokumen PTI dan AWB.

i. Jika barang dinyatakan aman dan sesuai dengan PTI maka memasuki proses
selanjutnya namun jika tidak maka barang akan dipisahkan dan akan dilakukan
pemeriksaan ulang dengan cara membongkar barang.

j. Pihak X-ray akan meminta keputusan kepada Dangerous Good (DG) Specialist
untuk keianjutan tindakan pada barang yang dinyatakan tidak aman. Jika
Dangerous Good (DG) Specialist menyatakan barang tidak dapat dikirim, maka
barang akan dikembalikan kepada konsumen. Namun jika barang dinyatakan aman
dan dapat dikirim, maka penanganan barang akan dilanjutkan ke proses pengiriman
selanjutnya.

k. Barang yang telah dinyatakan aman selanjutnya dapat dikirim, namun bagian X-ray
hams kembali memastikan bahwa barang-barang tersebut telah sesuai dengan PTI
dan AWB.

l. Jika sudah melalui proses X-ray, maka pelanggan melakukan pembayaran kepada
kasir. Disamping itu porter membawa dokumen-dokumen terkait kepada kasir agar
kasir dapat melakukan input report data mengenai transaksi pelanggan. Setelah
pembayaran dari pelanggan telah diterima dan data selesai di input, selanjutnya
kasir akan mengeluarkan invoice rangkap dua. Invoice satu akan diberikan untuk
pelanggan, dan invoice dua akan dijadikan sebagai arsip perusahaan. Selain itu kasir
akan menyerahkan dokumen-dokumen pendukung (selain Invoice 2) kepada porter.
Contoh dokumen Invoice dapat dilihat pada lampiran 11.

II-5
m. Porter kemudian memberikan barang beserta dokumen kepada security dilakukan
pengecekan kembali terhadap barang sebelum dikirim. Hal ini dilakukan untuk
memastikan bahwa barang yang akan dikirim telah sesuai dengan dokumen. Setalah
proses pengecekan selesai dilakukan, selanjutnya security akan memberikan label
transit.

n. Barang dan dokumen-dokumen tersebut kemudian diserahkan kembali kepada

porter dari security. Porter kemudian mengirimkan TFM melalui email kepada
operator yang berada di Cengkareng untuk memberikan informasi mengenai barang
yang akan dikirimkan dari Bandung agar dapat memastikan Load Space pada
pesawat. Pihak operator yang berada di Cengkareng akan memberikan konfirmasi
secara online mengenai Load Space pada pesawat.

o. Setelah itu barang dinyatakan telah siap untuk dikirim, namun sebelum barang
dikirim porter terlebih dahulu menyerahkan dokumen SMU dan invoice satu
kepada shipper.

p. Barang dan dokumen kemudian diserahkan kepada driver untuk selanjutnya barang
diberangkatkan menuju Cengkareng.

II-6
2.2 Flow Chart Proses Kerja Acceptence

Proses Penerbitan SMU (Surat Muatan Udara) Agen

Control Room System

Start

Input
Tidak
Login

YA Sesuai

System Lion
Ya
Cargo

Searching data
Tidak
customer

Input data
Sesuai
customer

Ya

Penerbitan kode Proses simpan

SMU data

Selesai

Gambar 2.2 Flowchart proses kerja Acceptance

Sumber: Modul Lion Air Gateway Center

Keterangan :
1. Acceptance melakukan proses login.
2. Apabila proses login tidak sesuai maka kembali ke proses awal login dan apabila
sesuai maka lanjut ke proses slanjutnya.
3. Setelah berhasil login, lalu masuk ke dalam program lion cargo System.
4. Proses pencarian atau searching data
5. Proses penginputan data Customer. Apabila data yang akan di input sesuai maka
lanjut ke proses selanjutnya dan apabila data tidak sesuai maka dilakukan pengecekan.
6. Setelah itu dilakukan proses penyimpanan data pada program lion cargo System.
7. Setelah itu menerbitkan kode SMU untuk Agen

II-7
 Proses Penerbitan SMU (Surat Muatan Udara) Own sales

Control Room System

Start

Input
Tidak
Login

YA Sesuai

System Lion
Ya
Cargo

Searching
Tidak
data customer

Input data
Sesuai
customer

Ya

Penerbitan Proses simpan

kode SMU data

Selesai

Gambar 2.2 Flowchart proses kerja Acceptance

Sumber: Modul Lion Air Gateway Center

Keterangan :
1. Acceptance melakukan proses login.
2. Apabila proses login tidak sesuai maka kembali ke proses awal login dan apabila
sesuai maka lanjut ke proses slanjutnya.
3. Setelah berhasil login, lalu masuk ke dalam program lion cargo System.
4. Proses pencarian atau searching data
5. Proses penginputan data Customer. Apabila data yang akan di input sesuai maka
lanjut ke proses selanjutnya dan apabila data tidak sesuai maka dilakukan pengecekan.
6. Setelah itu dilakukan proses penyimpanan data pada program lion cargo System.
7. Setelah itu menerbitkan kode SMU untuk Own sales (perorangan)

II-8
 Proses Penerbitan BTB (Bukti Timbang Barang)

Control Room System

Start

Input
Tidak
Login

YA Sesuai

System Lion
Ya
Cargo

Searching data
Tidak
customer

Input data
Sesuai
customer

Ya

Proses simpan
Penerbitan BTB
data

Selesai

Gambar 2.2 Flowchart proses kerja Acceptance

Sumber: Modul Lion Air Gateway Center

Keterangan :
1. Acceptance melakukan proses login.
2. Apabila proses login tidak sesuai maka kembali ke proses awal login dan apabila
sesuai maka lanjut ke proses slanjutnya.
3. Setelah berhasil login, lalu masuk ke dalam program lion cargo System.
4. Proses pencarian atau searching data
5. Proses penginputan data Customer. Apabila data yang akan di input sesuai maka
lanjut ke proses selanjutnya dan apabila data tidak sesuai maka dilakukan pengecekan.
6. Setelah itu dilakukan proses penyimpanan data pada program lion cargo System.
7. Setelah itu menerbitkan BTB (Berat timbang barang)

II-9
2.3 Ruang Lingkup Magang

Lion Cargo Gateway Center merupakan salah satu pelopor bisnis layanan kargo
di Indonesia yang senantiasa berusaha untuk meningkatkan mutu dan kualitas Iayanan
kepada pelanggan. Dalam menjalankan bisnisnya Lion Cargo Gateway Center
didukung oleh beberapa bagian dalam perusahaan yang memiliki tugas dan tanggung
jawab masing - masing. Salah satu bagian utama yang terdapat dalam perusahaan
adalah acceptance, yang merupakan bagian dimana penulis melaksanakan kegiatan
Prakter Kerja Lapangan (internship).

acceptance adalah sebuah bagian dalam perusahaan Lion Cargo Gateway Center
yang memiliki tugas untuk mengecek barang baik fisik maupun dokumenya ,membuat
kode SMU (Surat Muatan Udara) dan menerbitkan BTB (Bukti Timbang Barang)

Lion Cargo Gateway Center beroperasi selama 24 jam setiap hari Senin hingga
Sabtu, sedangkan pada hari Minggu Lion Cargo Gateway Center hanya beroperasi
dimalam hari. Hal ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan pengangkutan kargo
pelanggan, dimana sebagian besar kargo datang pada malam hari, atas dasar itu pula
penulis diberikan jadwal internship 2:1, yaitu dua minggu shift malam dan satu minggu
shift pagi secara berurutan.

II-10
2.4 Deskripsi Magang
Adapun waktu dan aktivitas yang dilakukan penulis selama pelaksanaan magang
di Lion Cargo Gateway Center adalah sebagai berikut:

a. Waktu Pelaksanaan Internship

1. Jangka Waktu Pelaksanaan Internship

Penulis melaksanakan internship di Lion Cargo Gateway Center selama 3

(tiga) bulan sesuai dengan waktu yang ditentukan oleh Jurusan Logistik Bisnis
D4 Politeknik Pos Indonesia.

Kegiatan internship berlangsung dari

Tanggal 01 september 2014 hingga 01 desember 2014.

2. Pengaturan Jam Kerja Pelaksanaan Internship

Prosedur jam kerja pelaksanaan Internship di Lion Cargo Gateway Center

adalah satu minggu terdiri dari 5 hari kerja, dengan total jam kerja selama 8
Jam. Pengaturan jam kerja di Lion Cargo Gateway Center adalah sebagai
berikut:

Tabel 2.1 Jam Kerja Pelaksanaan Internship

Hari Kerja Shift Malam Shift Pagi

Senin - Jumat 09.00 WIB - 03.00 W1B 09.00 WIB-17.00 WIB

II-11
 Tabel 2.2 Kegiatan Selama Internship Lion Cargo gateway Center
No Tanggal Deskripsi Keterangan
1 01 September 2014 Perkenalan Proses ini merupakan perkenalan oleh pihak
perusahaan mengenai keadaan perusahaan ,
yaitu jumlah karyawan yang bekerja di
perusahaan tersebut dan mengenalkan cara
kerja di perusahaan dan bagaimana tata cara
bekerja.
2 02-30 September 2014 Porter
Proses ini merupakan salah satu bagian dari
perusahaan, yaitu bertugas menerima barang
dari shipper lalu membawa barang tersebut
untuk ditimbang,lalu barang tersebut dicatat
sebagai dokumen seperti Pemberitahuan
Tentang Isi (PTI), setelah itu dokumen tersebut
di antar ke bagian acceptance untuk
menerbitkan Surat Muatan Udara (SMU) dan
Bukti Timbang Barang (BTB), setelah itu
barang di bawah ke bagian X-Ray untuk
diperiksa isi dari barang tersebut jika tidak
sesuai barang tersebut dikembalikan kepada
shipper, jika sesuai barang tersebut ditaruh
sementara di Outbound Staging Area untuk
menunggu jam pemberangkatan trucking , pada
jam pemberangkatan barang dipindahkan ke
trucking untuk dikirim ke cengkareng, dari
cengkareng barang tersebut di terbangkan
dengan pesawat untuk sampai ke customer.
3 01-31 Oktober 2014 Porter Bulan kedua menjadi porter,yaitu melakukan
proses menimbang barang dan memasang label
barang,menggunakan hand clip memindahkan
barang yang berada diatas valet ke trucking
untuk segera di kirim ke tempat tujuan.
No Tanggal Deskripsi Keterangan
4 01-30 November Acceptance Proses ini merupakan bagian khusus untuk

II-12
 melakukan input data customer dan mengecek
dokumen barang , menerbitkan kode SMU
(Surat Muatan Udara) , menerbitkan BTB
(Bukti Timbang Barang) , dan mengecek alur
barang yang dikirim ke customer.

Tabel 2.2 Lanjutan Kegiatan Selama Internship Lion Cargo gateway Center

II-13