TINJAUAN MANAJEMEN

PENYAMPAIAN HASIL AUDIT

INTERNAL TJB RAYA TAHUN
2022

KOORDINATOR TIM TJB RAYA

Jepara, 21 Juli 2022
SKEMA BISNIS PLN UIK TJB : LEASING (SEWA BELI)
Loan Agreement Finance Lease Agreement

Lender CJP PLN Pusat

Kontrak Manajemen

PLN TJB Jetty Management

Operation &
Maintenance Agreement
Agreement
Keterangan Coal Shipping Coal Supply
Agreement Agreement
CJP : Central Java Power (Asset Owner)
PLN TJB : PLN UIK Tanjung Jati B ditugaskan PLN Pusat
(Asset Manager) Unit Unit Unit Unit

Supplier
1&2 3&4 1&2 3&4
TJBPS : TJB Power Services (Asset Operator Unit 1-2)

Coal
KPJB : Komipo PJB (Asset Operator Unit 3-4) BAg

TJBPS

KPJB
KPJB

AGP
BAG : Pelayaran Bahtera Adhiguna
(Aset Operator Transportir Batubara)
AGP : Adhiguna Putera
(Aset Operator Jetty Manajement Unit 1-2)

www.pln.co.id 01
|
1. Mekanisme Audit
 MEKANISME PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL TJB RAYA
Pelaksana
Top
No. Uraian Kegiatan SRM/GM Auditee Auditee Auditee Auditee Auditee
Auditor Tim ISO Manajemen/
PLN PLN KPJB TJBPS BAg AP
Entitas
1

1 Membentuk draft Tim TJB Raya SKB Tgl 03 Januari 2022

2 Approval dan Distribusi SKB Tim TJB Raya Komitmen 04 Februari 2022
Membuat rencana kegiatan Audit Internal TJB
3
Raya minimal 1 tahun sekali Pelatihan Auditor tgl 06-07 Juni 2022

Melaksanakan Kegiatan Audit Internal terdiri

dari :
1. Review Audit Internal dari masing-masing
entitas perusahaan AI TJB Raya Tgl 23-25 Maret 2022
4 2. Internal Audit oleh Tim Auditor TJB Raya -
Cross antar perusahaan didalam cakupan TJB
Raya mengisi form chek list maturity level
3. Bila diperlukan survey lapangan akan
dibuatkan jadwal tambahan

Pelaksanaan survey lapangan akan dibuatkan

jadwal tambahan, jika score dibawa 3, maka
5
akan dilakukan untuk pelaksanaan onsite
audit oleh Auditor TJB Raya

Update hasil temuan audit internal TJB Raya

6
ke Aplikasi Kartini 99

Merespon hasil; audit dan rekomendasi

7
tindakan perbaikan dan pencegahan
R1
R1 C3
C1

Evaluasi rekomendasi tindakan perbaikan dan

pencegahan dengan memberikan keputusan
8
T : hasil rekomendasi tindaklanjut tidak sesuai
Y Progres TL AI TJB Raya Tgl 08-10 Juni 2022
Y : hasil rekomendasi tindaklanjut sesuai
T

2
mengacu ke prosedur 1.1.4.D1 Diagram Alir
9
Tindakan Perbaikan dan Pencegahan)
1
www.pln.co.id |4
 MEKANISME PELAKSANAAN MANAJEMEN REVIEW TJB RAYA
Pelaksana
No. Uraian Kegiatan
Staf TIM TJB Raya SRM/GM Admin PAS 99 MR Para Entitas

1
Membuat undangan, materi dan agenda
1
Tinjauan Manajemen TJB Raya. (mengacu ke Outputan proses Audit
Prosedur 1.1.3.D2 Diagram Alir Audit Internal
TJB Raya) Internal TJB Raya

Memeriksa undangan, materi dan agenda

2
Tinjauan Manajemen TJB Raya

C3
C1 R1
R1
Pengesahan undangan & agenda Tinjauan
3 T
Manajemen TJB Raya
Y

Mendistribusikan undangan, materi dan

Rencana Undangan bersamaan
4
agenda Tinjauan Manajemen TJB Raya kegiatan Management
Gathering 10 Juli 2022

Menerima undangan, materi dan agenda

5
Tinjauan Manajemen TJB Raya

1
Rencana RTM TJB Raya
6 Rapat Tinjauan Manajemen TJB Raya
Tgl 21 Juli 2022

ke Prosedur 1.1.4.D1 Diagram Alir Tindakan

7
Perbaikan dan Pencegahan
2

www.pln.co.id |5
2. Summary AI & ML TJB RAYA
SUMMARY TEMUAN AUDIT INTERNAL PLN UIK TJB
Uraian Tindakan Koreksi dan Pemenuhan
No Uraian Ketidaksesuaian PIC Status
Pencegahan Standar
Pelaksanaan penerapan meeting
Sudah dilakukan monitoring implementasi namun perlu di evaluasi klausul 10.2
1 engineering review secara konsisten dan MSB ENJ Close
kembali secara continous improvement 10.3
terjadwal
Terjadinya breakdown time yang lama, high EFOR maka perlu
Dokumen Update ECA yang telah
2 dilakukan review ECA minimal 1 tahun sekali untuk mencegah/ klausul 8.1 MSB ENJ Open
ditindaklanjuti
memitigasi sehingga pemilihan maintenance strategi dapat efektif
Dokumen Instruksi kerja penaganaan
Penanganan darurat khususnya pencemaran lingkungan belum dapat ISO 14001
3 pencemaran lingkungan di prosedur PJ OPLK Close
dijelaskan secara sistematis Klausul 8.2
tanggap darurat
Perlu disampaikan progres rapat tinjauan manajemen tahun lalu
Draft jadwal RTM rencana tahun lalu
4 sebagai bahan untuk materi rapat tinjauan manajemen tahun Klausul 9.3 MR Close
dan kedepan
berikutnya
Untuk hasil evaluasi kinerja vendor disampaikan pada tinjauan
5 Daftar list kinerja vendor Klausul 9.3 MR Open
manajemen tahun berikutnya
Perlu dilakukan pengendalian terhadap barang-barang yang statusnya
6 Data histori barang masuk dan keluar Klausul 8.1 MSB LOG&INV Open
masih kayak rekondisi
Prosedur 4.2.3.PR penjelasan telah ada namun bukti belum Penetapan Kontrak Manajemen UIK TJB
7 Klausul 6.2 MSB RENUS Close
disampaikan setiap awal tahun tahun 2022 pada bulan April 2022
Perlu dilakukan pengujian dan inspeksi dari peralatan core CT/VT
8 Laporan pengujian peralatan core CT/VT Klausul 7.1 MSB HAR&OUT Open
sudah dilakukan terakhir di tahun 2019 (per 5 tahun)
Perusahaan perlu melakukan komitmen untuk melanjutkan
bukti pelaksanaan rapat persiapan , SK
penerapan sistem CSMS dan juga simulasi ISPS Code, SMK3 dan SMP
9 tim gabungan implementasi sistem ISPS Klausul 5.1 MR Close
secara terpadu Agar menyampaikan pelaksanaan implementasi ISPS
Code, SMK3, SMP
Code, SMK3, dan SMP secara terintegrasi (3)
www.pln.co.id |7
SUMMARY TEMUAN AUDIT INTERNAL TJB PS
Uraian Tindakan
Pemenuhan
No Uraian Ketidaksesuaian Koreksi dan PIC Status
Standar
Pencegahan
perusahaan telah melakukan pengendalian terhadap peralatan yang dimiliki untuk menunjang proses
1 klausul 10.2
bisnis namun usulan pengajuan/pengadaan spareparts memerlukan waktu yang panjang
perusahaan telah mempunyai prosedur kalibrasi dan peralatan yang dimiliki telah dilakukan kalibrasi
2 klausul 8.1
(Form dan Aplikasi Maximo) namun diperlukan SOP terkait directing apabila tidak terpenuhinya kalori
perusahaan melakukan evaluasi kinerja karyawan (MOR) namun ditemukan sertifikat kompetensi
3 Klausul 7.2
karyawan yang expired
Dalam pelaksanaan monitoring dan pengendalian KPI yang sudah ditetapkan perlu dibuat action plant
4 Klausul 9.1
dengan membuat target bulanan
5 Perlu disampaikan JSA setiap pekerjaan akan dilaksanakan Klausul 8.1
6 Penyampaian data yg bersertifikat yg masa berlaku habis dan belum mempunyai sertifikat update Klausul 7.2
Perlu ada komitmen dalam proses procedure terutama yang berkaitan lintas manajemen serta perlu
7 Klausul 6.2
dibuatkan SLA
8 Prosedur blanding batubara belum ada untuk penanggulangan batubara kalori rendah Klausul 8.1
9 Ada kontrak man power tidaksesuai kebutuhan kontrak lebih 16 personil Klausul 7.1
Struktur organisasi dan posisi jabatan terterah dengan jelas sesuai kontrak OMA namun perlu
10 Klausul 7.1
ditambahkan di masing-masing sub-divisi prosenil/ staf dalam mendukung pemilik proses tersebut
Perencanaan sasaran sudah ditetapkan diawal tahun secara konsisten dan dilaporkan secara bulanan
11 melalui MOR, namun terkait evaluasi terhadap pencapaian target secara kumulatif terhadap Klausul 9.1
pencapaian bulanan perlu diproses dan komfirmasi kembali ke masing- masing departemen terkait
Sudah terdapat prosedur penyelesaian gangguan kerusakan peralatan untuk pencegaan pencemaran
ISO 14001
12 lingkungan, namun belum terlihat koordinasi dan informasi dengan pihak terkait terutama
Klausul 8.2
kemasyarakat sekitar yang terdampak didalam proses tersebut
www.pln.co.id |8
SUMMARY TEMUAN AUDIT INTERNAL KPJB
Uraian Tindakan Koreksi dan Pemenuhan
No Uraian Ketidaksesuaian PIC Status
Pencegahan Standar
Telah dijalankannya sistem untuk mengatasi isu internal dan eksternal namun Telah dilaksanakannya Manager
1 klausul 4.1 MR Close
belum semua ditindak lanjuti Weekly Meeting
Dokumen Result of Manager Close
2 Belum ada analisis komprehensif dan tinjauan manajemen Klausul 9.3 MR
Weekly Meeting
Buku manual perlu diupdate time to time bila organisasi berubah dan target Dokumen Manual QHSE
3 Klausul 7.5 MR Close
KPI berubah terupdate
Dokumen hasil Workshop
Perlu dilakukan self monitoring secara komprehensif untuk capaian kinerja
Realibility , Asset Management,
4 sehingga apabila ditemukan hasil tidak sesuai target dapat dilakukan Klausul 9.1 Engineering Close
Equipment Critically Analysis
perbaikan sesegera mungkin
(ECA)
Diatur dalam dokumen IEAP
5 Perlu dilakukan tindak lanjut improvement dari survey kepuasan pelanggan Customer Satisfaction dan hasil Klausul 9.1.2 Engineering Close
survey kepuasan pelanggan
Untuk dipertimbangkan menerapkan ISO 37001 mengingat TJBPS, PLN, BAg Di raise up di kegiatan tinjauan
6 Klausul 5.1 MR Open
dan AP sudah mengimplementasikan manajemen
Diatur dalam dokumen Daftar
Pengelolaan SDM sudah sesuai dengan regulasi namun perlu pembuktian di Tenaga Kerja dan Sertifikasi HR Close
7 Klausul 7.1
level 4 Kompetensi di sesuai bidang
masing-masing
Belum ada rencana tahunan manajemen dalam meningkatkan kompetensi Diatur dalam dokumen Training HR Close
8 Klausul 7.2
pegawai (diklat) Need Analysis (TNA) Matrix
Diatur dalam IEAP KPJB-0951-17
9 Belum ada perencanaan meningkatkan jenjang karir pegawai Training and Competency Klausul 7.2 HR Close
Assesment
Diatur dalam dokumen
www.pln.co.id |9
10 Belum ada mekanisme bila menghadapi pegawai yang resign Standardize for Resignation Klausul 7.1 HR Close
SUMMARY TEMUAN AUDIT INTERNAL AGP
Uraian Tindakan
Pemenuhan
No Uraian Ketidaksesuaian Koreksi dan PIC Status
Standar
Pencegahan
Kebijakan dan komitmen K3 / ISO 45001 sudah ada namun belum mencakup
1 klausul 5.2
penerapan ISO 9001 (mutu) & ISO 14001 (Lingkungan)
Proses bisnis tergambar dengan jelas disisi core bisnis jetty manajemen, namun belum
2 klausul 4.4
mencakup sisi bongkar muat, Tug Assist, Transhipment dan EMKL
Dokumen manual, prosedur, instruksi kerja telah tersusun dengan baik, namun
3 Klausul 7.5
penyusunan prosedur standart penomoran dan perbaikan dokumen belum diatur
Prosedur perencanaan dan pengendalian pengoperasian telah ditetapkan namun
4 Klausul 8.1
terkait waktu penyelesaian setiap proses tidak terdapat (mutu)
AI bersamaan dengan kegiatan ISO TJB Raya namun audit internal perusahaan sendiri
5 Klausul 9.2
belum dilaksanaan dan perlu disusun SK TIM internal perusahaan
Tinjauan manajemen secara komprehensip belum terlihat namun kegiatan K3, untuk
6 Klausul 9.3
itu perlu dibuatkan form standar salah satunya terkait notulen rapat dan daftar hadir
Pelaksanaan survey pelanggan sudah dilaksanakan tahun 2021 namun belum secara
7 Klausul 9.1
komprehensif seluruh bisnis yang dilakukan perusahaan
Agar prosedur SOP dapat terintegrasi dengan prosedur IAP sebagai dokumen Instruksi
8 Klausul 7.5
Kerja (IK) atau Work Instruction (WI), sesuai dengan OM Agreement AP - PLN
9 Perlu dibuatkan archiving prosedur yang seragam Klausul 7.5
Perlu dilakukan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) dengan input - output sesuai
10 Klausul 9.3
dengan persyaratan standard ISO IMS
11 Perlu ditambahkan kolom peraturan perundangan yang dijadikan dasar pelatihan Klausul 7.2
Laporan kinerja telah disampaikan baik harian, bulanan, triwulan dan tahunan namun
12 Klausul 9.1
perlu ditambahkan rekapan pencapaian kinerja secara kumulatif sampai bulan tersebut
www.pln.co.id | 10
SUMMARY TEMUAN AUDIT INTERNAL BAg
Uraian Tindakan Koreksi dan Pemenuhan
No Uraian Ketidaksesuaian PIC Status
Pencegahan Standar
Belum didapati penjelasan terkait sosialisasi perubahan peraturan
1 klausul 7.3
hukum terhadap karyawan perusahaan
Perlu adanya audit internal terkait proses yang ada saat ini kepada
2 klausul 9.2
Manajemen puncak sebagai dasar melakukan perbaikan
3 Penyampaian pelaksanaan tinjauan manajemen Klausul 9.3

4 Penyampaian daftar list peraturan perundang-undangan yang berlaku Klausul 6.1

'komitmen manajemen di Bag ada tetapi penerapan dilapangan tidak
5 Klausul 5.1
konsisten dan sudah dilakukan
'Review prosedur Invoice ke PLN dengan menambahkan waktu
6 Klausul 7.5
(mutu)
7 Penyampaian bukti sertifikat manajemen keselamatan Klausul 7.1
Port laluan belum memenuhi standard BME maka dilakukan
8 compliance entry report dengan melaporkan pengisian kepada Klausul 5.2
syahbandar, sesuai prosedur No. ......./BAG/20..
Belum terdapat rekapan dokumen list peraturan perundang-
9 Klausul 6.1
undangan
Dengan perubahan struktur organisasi terbaru belum ditemukan
10 Klausul 5.3
fungsi MR
Laporan Evaluasi Hasil Kinerja (LEHK). Tetapi tidak spesifik dengan PLN
11 Klausul 9.1
UIK TJB.
Penyampaian bukti manajemen dalam rangka memastikan menjamin
12 Klausul 9.1
pasokan batubara di TJB berjalan dengan lancar
www.pln.co.id | 11
MATURITY LEVEL ISO 9004:2018 SELURUH ENTITAS TJB RAYA

www.pln.co.id | 12
TERIMA KASIH
Persyaratan Manajemen Review
No Agenda
1 Tindaklanjut dari Tinjauan
Manajemen yang lalu
2 Konteks organisasi (Isu internal
dan eksternal yang berdampak
kepada kemajuan bisnis
perusahaan)
3 Analisa kebutuhan dan harapan
pihak terkait
4 Hasil audit internal
5 Hasil pemenuhan dengan
peraturan perundangan dan
persyaratan lain
6 Resiko dan Peluang termasuk
efektivitas pengendalian.
Data Pendukung No Agenda Data Pendukung
✓ Notulen meeting TJB Raya Periode sebelumnya 7 Keterlibatan Pekerja dan pihak Tiap Entitas menjelaskan :
eksternal
✓ Keterlibatan pekerja
✓ Masukan / Keluhan Pekerja
Tiap Entitas menjelaskan : ✓ Tindaklanjut dan Tindakan yang dilakukan (termasuk
efektvitasnya)
✓ Isu Context yang kritikal (penting) ✓ Rekomendasi peningkatannya
✓ Tindaklanjut dan Tindakan yang dilakukan (termasuk 8 Umpan balik pelanggan Tiap Entitas menjelaskan :
efektvitasnya) → Status (Open / Close)
✓ Rekomendasi peningkatannya ✓ Kinerja hasil pengukuran kepuasan pelanggan
Tiap Entitas menjelaskan : ✓ Kinerja Keluhan Pelanggan
✓ Tindaklanjut dan Tindakan yang dilakukan (termasuk
✓ Isu (kebutuhan dan harapan pihak terkait yang relevan) efektvitasnya)
✓ Tindaklanjut dan Tindakan yang dilakukan (termasuk ✓ Rekomendasi peningkatannya
efektvitasnya) 9 Kinerja Mutu, LIngkungan dan K3 Tiap Entitas menjelaskan :
✓ Rekomendasi peningkatannya (termasuk pencapaian Target)
✓ Kinerja Operasional (KPI) Mutu, LIngkungan dan K3
Tiap Entitas menjelaskan : ✓ Pemenuhan SLA OM Agreement
✓ Tindaklanjut dan Tindakan yang dilakukan (termasuk
✓ Hasil Internal Audit (temuan kritis)
efektvitasnya)
✓ Level Maturity
✓ Rekomendasi peningkatannya
✓ Tindaklanjut dan Tindakan yang dilakukan (termasuk
10 Perubahan-perubahan yang Tiap Entitas menjelaskan :
efektvitasnya)
perpengaruh terhadap system
✓ Rekomendasi peningkatannya
manajemen mutu, lingkungan dan K3 : ✓ Perubahan-perubahan yang terjadi selama periode (1
Tiap Entitas menjelaskan : tahun terkahir – setelah pelasakaan manajemen review
- Perubahan organisasi sebelumnya
✓ Hasil evaluasi kepatuhan peraturan dan persyaratan lainnya
- Perubahan Peraturan dan ✓ Tindaklanjut dan Tindakan yang dilakukan (termasuk
✓ % Kepatuhan
persyaratan lainnya efektvitasnya)
✓ Tindaklanjut dan Tindakan yang dilakukan (termasuk
- Dll ✓ Rekomendasi peningkatannya
efektvitasnya)
11 Rekomendasi peningkatan Tiap Entitas menjelaskan :
✓ Rekomendasi peningkatannya
Tiap Entitas menjelaskan : ✓ Rekomendasi peningkatan yang diusulkan
✓ Overview pelaksanaan Analisa Resiko dan peluang : Context
Organisasi, Aspek Lingkungan, bahaya K3
✓ Efektivitas pengendalian Resiko dan Peluang
✓ Rekomendasi peningkatannya
www.pln.co.id | 14