Panduan Operasional Aplikasi Validasi Data Penduduk

PENDAHULUAN

A) Spesifikasi Komputer :
1) Processor DialCore 2 Ghz
2) Memory 1 Gb
3) Free space Hardisk 100 Mb
B) SpesifiKasi minimal Software :
1) Microsoft Access 2010 (aplikasi tidak berjalan sempurna pada selain Microsoft Access 2010)
2) Foxit Reader / Acrobat Reader
3) SaveAsPDF
C) Instalasi Aplikasi :
1) Masukkan CD Aplikasi, maka akan outo start dan muncul tampilan setup aplikasi
2) Klik SetupValidasi.Exe
3) Tunggu sampai proses instalasi selesai
D) Mengoperasikan Aplikasi:
1) Dobel Click Short Cut Aplikasi_5xx.ACCDr
i) Setelah masuk aplikasi akan muncul Security Notice, klik Open

ii) Kemudian muncul form login, masukan User dan Password, lalu klik tombol login

1
 Klik Yes

Klik Yes

Klik ok

iii) Setelah berhasil login maka akan masuk ke menu utama.

2
Pada menu utama terbagi menjadi 3 bagian pokok yaitu :
1. Masukan yang terdiri dari :

1) Kartu Keluarga : untuk melakukan entry Permohonan Kartu Keluarga (baru)

2) Biodata : untuk melakukan entry data penambahan Anggota keluarga.
3) Catatan Sipil Kelahiran : untuk melakukan entry data permohonan Akta kelahiran terhadap penduduk
yang baru di entryi karena kelahiran
4) Catatan Sipil Kematian : berfungsi untuk melakukan entry data permohonan akta kematian terhadap
penduduk yang baru dilakukan penghapusan karena kematian
5) Dafduk Kepindahan : berfungsi untuk melakukan entry data permohonan surat pindah terhadap
penduduk yang baru dilakukan penghapusan karena pindah

2. Keluaran yang terdiri dari :

3
 1) Daftar Keluarga/Cetak KK : untuk melakukan pencarian dan menampilkan daftar Keluarga,
selanjutnya untuk di cetak permohonan KK
2) Daftar/Cetak Biodata : untuk melakukan pencarian dan menampilkan daftar biodata,
Selanjutnya melkukan edit biodata dan cetak biodata.
3) Daftar / Cetak KTP : untuk melakukan pencarian dan menampilkan daftar penduduk
yang pernah melakukan permohonan KTP.
4) Format Surat2 Keterangan : untuk melakukan pencarian dan menampilkan daftar biodata,
Selanjutnya melkukan transaksi dan pencetakan surat-surat
keterangan.
5) Daftar / Cetak Kelahiran : untuk melakukan pencarian dan menampilkan daftar penduduk
yang pernah membuat permohonan akta kelahiran.
6) Daftar / Cetak Kematian : untuk melakukan pencarian dan menampilkan daftar penduduk
Yang pernah membuat permohonan akta kematian
7) Daftar / Cetak Surat Pindah : untuk melakukan pencarian dan menampilkan daftar penduduk
yang pernah melakukan permohonan perpindahan.

3. Admin yang terdiri dari :

1) Administrator : untuk melakukan proses penambahan user, Setup wilayah

2) Validasi : untuk masuk ke form validasi, dimana kita bisa melakukan proses validasi
yaitu perbaikan, penambahan, penghapusan dan proses lainnya.
3) Cek Data delete/KK : untuk menampilkan data yang telah dihapus oleh user per keluarga,
untuk kemungkinan bisa di aktifkan kembali
4) Cari data bermasalah : untuk mencari data yang bermasalah yang tidak bias dilakukan proses secara
normal
5) Laporan-laporan : Laporan perkembangan penduduk yang meliputi laporan jumlah lahir, jumlah mati,
jumlah pindah datang, jumlah penghapusan dan jumlah penambahan penduduk
dalam kurun waktu selama satu bulan.
6) Daftar Penduduk :
i. Daftar Keluarga Entry baru
ii. Penambahan biodata
iii. Perubahan Header pada Kartu Keluarga
iv. Perubahan Biodata
v. Biodata Mutasi
vi. Penduduk yang memiliki surat Nikah
vii. Penduduk yang memiliki e-ktp
viii. Memiliki Akta Kelahiran
ix. Penduduk yang belum memiliki e-KTP.

4
 7) Rekap
i. Jumlah Penduduk berdasarkan Jenis Kelamin per RT/RW
ii. Jumlah penduduk berdasarkan Agama
iii. Jumlah Penduduk berdasarkan Pendidikan
iv. Jumlah Penduduk berdasarkan Pekerjaan
v. Jumlah Penduduk berdasarkan Kelompok usia
vi. Jumlah Penduduk berdasarkan Status Kawin
vii. Jumlah Penduduk berdasarkan e-KTP
viii. Jumlah Penduduk berdasarkan kepemilikan Akta Lahir
ix. Jumlah Penduduk berdasarkan kepemilikan e-KTP

8) Daftar KK Miskin
i. Daftar Semua KK Miskin
ii. Daftar KK yang memiliki Jaminan Kesehatan
iii. Daftar Jiwa yang memiliki Jaminan Kesehatan
iv. KK yang memperoleh bantuan Rutilahu (Rumah Tidak Layak Huni)
v. KK yang memperoleh bantuan melalui Program Keluarga Harapan (PKH)
vi. KK miskin lainnya

9) Tahapan KS (Keluarga Sejahtera)

i. Pra KS
ii. KS I
iii. KS II
iv. KS III
v. KS III+
10) Peta : untuk menampilkan peta wilayah kabupaten/Kota

Panduan Operasional Aplikasi Validasi Data Penduduk

SETING WILAYAH

A. Administrator

Penting, sebelum proses selanjutnya kita harus melakukan Setup Data Wilayah, seting wilayah ini dapat dilakukan oleh user
dengan level supervisor atao administrator, dengan cara klik Tab Admin (1), lalu klik tombol Administrator (2), seperti
gambar di bawah ini

5
Maka tampilan akan muncul seperti gambar di bawah, Isi User dan Password lalu klik tombol Login,
maka akan masuk ke menu Administrator

Isi nama Camat beserta NIP nya kemudian klik tombol maju / mundur sampai menemukan nama dan kode desa/kelurahan
tempat bapak/ibu bertugas, Jika sudah di temukan maka isi nama Kepala Desa/ Lurah beserta NIP, isi nama Petugas
Registrasi dan alamat lengkap kantor, klik simpan dan keluar.

Membuat user

Setelah masuk ke kenu administrator, pilih tab Maintenance, klik tombol User / Pengguna, maka akan uncul form
Manajemen pengguna :

6
Klik tombol Tambah, lalu isi kolom-kolom yang tersedia sesuai dengan kebutuhan (isi nip dg angka sembarang/jika tidak
memiliki nip), silahkan pilih otoritas poin 3 sebagai operator, klik tombol simpan untuk menyimpan. jangan lupa catat login
dan password supaya anda tidak lupa.

Silahkan anda keluar dan masuk kembali dg menggunakan user dan password yg sudah anda buat tadi.

B. Rekap Jumlah Penduduk

Setelah setup wilayah dan sebelum melakukan proses selanjutnya lakukan pencetakan Rekap Jumlah Penduduk sebagai
dasar untuk melakukan perbaikan data

Jika anda tidak akan mencetak ke hardcopy anda bisa melakukan dokumentasi ke softcopy berupa file PDF yang dapat di
buka oleh aplikasi Foxit Reader atau Acrobat Reader, yaitu dengan meng klik tombol PDF, maka file akan tersimpan di
folder c:\validasi\PDF

Rekap Jumlah Penduduk sebagai langkah awal untuk memonitor kevalidan database terutama dari segi struktur
susunan RT/RW, jika terdapat kejanggalan mengenai jumlah RT, RW dan jumlah Penduduk maupun jml KK
dalam tiap RT /RW maka jelas perlu dilakukan validasi data.

7
 C. Validasi
Seperti data di atas ternyata ada RT 0 dengan jumlah KK 34 dan jumlah penduduk 70 orang, hal ini tentunya
dipertanyakan kebenarannya. Jika ternyata terdapat kekeliruan maka dapat dilakukan perubahan data dengan
cara :
Di menu utama tab Admin klik tombol Validasi seperti gambar. di bawah ini :

Sehingga tampilan akan nampak pada gbr dibawah ini :

Gambar di atas menunjukan bahwa keluarga A. ODANG berada di RT 0, jika datanya ingin diperbaiki maka klik tombol
Edit KK seperti gambar di atas, maka tampilan akan muncul seperti gambar di bawah ini

8
 Lalu lakukan proses perbaikan data, jika sudah selesai tekan tombol simpan

Panduan Operasional Aplikasi Validasi Data Penduduk

Proses proses yang dilakukan di menu utama

A. Masukan

Masukan merupakan sebuah proses input data bagi penduduk yang baru baik merupakan kelahiran, pendadang atau
belum terdata sebelumnya.

1.1 Entry Permohonan Kartu Keluarga (baru).

Pada menu utama klik tab Masukan kemudian klik Kartu Keluarga maka akan muncul form entry :

9
 Header - Pilih JENIS KK (1. KK baru-pendatang 2. KK baru-pisaha kk 3. Sudah punya kk SIAK-susulan 4. KK baru-
tidak terdata) setelah di piplih salah satu maka isi kolom demi kolom sesuai format isian, kemudian tekan tombol tab
pada keyboard untuk pidah ke kolom berikutnya samapi dengan selesai mengisi kode pos, kemudian akan muncul
konfirmasi/perintah untuk melanjutkan mengisi biodata satu persatu.

Detail - Silahkan lakukan pengisian biodata selengkapnya, ketik untuk kolom isian dan klik untuk kolom pilihan, jangan
lupa untuk meng-klik pilihan pada kolom Kepemilikan e-KTP yang akan mengubah tombol Simpan menjadi aktif. Klik
simpan maka data akan tersimpan kedalam database. Klik tombol tambah untuk memasukan anggota keluarga
berikutnya.

1.2 Entry Biodata/penambahan anggota keluarga

untuk KK yang sudah ada dalam database, Pada menu utama klik tab Masukan kemudian klik Biodata maka akan
muncul form entry :

Masukan NOMOR KK yang akan ditambhakan anggotanya keludian klik tombol Periksa, jika data keluarga ditemukan
maka ankan langsung muncul Nama kepala kelurga dan alamat, tapi jika tidak ditemukan mungkun anda salah
memasukan nomor kk. Pilih JENIS PENAMBAHAN (1. Kedatangan, 2. Kalahiran 3. Susulan 4.Tidak terdata),
silahkan isi data dengan lengkap, ketik untuk kolom isian dan klik untuk kolom pilihan, sampai dengan KEPEMILIKAN
e-KTP, klik tombol simpan.

1.3 Proses Permohonan Akta kelahiran,

Pada menu utama klik tab Masukan kemudian klik Catatan Sipil Kelahiran maka akan muncul form pencarian biodata
WNI :

10
 Fasilitas ini bisa dilakukan bagi data yang baru di entry karena peorses penambahan anggota – kelahiran, Masukan
nama yang akan dicari datanya lalu klik tombol Cari maka akan muncul form hasil pencarian :

Klik tombol kelahiran maka akan masuk ke form permohonan akta kelahiran

Lengkapi data kelahiran, jangan lupa mengisi nomor surat nikah dan tangga pernikahan, klik tombol simpan
kemudian klik tombol formulir akta kelahiran maka akan tampil formulir akta kelahiran sebagai berikut :

11
 Disamping formulir, u tuk melengkapi
prsyaratan permohonan aka kelahiran dilampiri
pula oleh surat kelahiran bidan/surat kelahiran
dari Desa/kelurahan. Jika pemohon
mewakilkan kepada orang lain harus melampiri
juga surat kuasa.

1.4 Proses Permohonan Akta Kematian,

Pada menu utama klik tab Masukan kemudian klik Catatan Sipil Kematian maka akan muncul form pencarian biodata
WNI :

Fasilitas ini bisa dilakukan bagi data yang baru di lakukan peorses penghapusan – karena meniggal, Masukan nama
yang akan dicari datanya lalu klik tombol Cari maka akan muncul form hasil pencarian :

12
 Klik tombol Kematian maka akan muncul form Entry data kematian

Lengkapi data data kematian, kemudian klik simpan dan untuk mencetak keterangan kematian klik cetak
Keterangan

atau untuk mencetak surat kematian klik Cetak Surat

13
1.5 Proses Permohonan Surat pindah,
Pada menu utama klik tab Masukan kemudian klik Dafduk Kepindahan maka akan muncul form pencarian biodata
WNI :

Fasilitas ini bisa dilakukan bagi data yang baru di lakukan peorses penghapusan – karena pindah, Masukan nama
yang akan dicari datanya lalu klik tombol Cari maka akan muncul form hasil pencarian :

14
 Klik tombol Surat Pindah maka akan muncul form Entry data kepindahan

Lengkapi data kepindahan, alamat tujuan dan kolom yang lainnya, klik simpan maka akan tersimpan dengan
nomor id kepindahan, untuk mencetak klik Cetak Surat Pindah.

15
16
 Panduan Operasional Aplikasi Validasi Data Penduduk

Proses proses yang dilakukan di menu utama

2. Keluaran

Keluaran merupakan proses output baik berupa formulir, laporan maupun daftar.

2.1 Daftar keluarga/Cetak KK,

Melakukan pencarian dan pencetakan KK, Pada menu utama klik tab Keluaran kemudian klik Daftar keluarga/Cetak KK
maka akan muncul form pencarian biodata WNI :

Silahkan lakukan pencarian bisa berdasarkan Nama kepala keluarga, nomor kk atau alamat, klik tombol CARI
maka akan tampil form hasil pencarian :

17
 Dalam fasilitas ini bisa melakukan proses pencetakan formulir kk (F1-01), penghapusan KK, edit header KK dan
masuk form Validasi. Klik tombol Cetak F1-01 maka akan muncul tampilan Formulir Biodataa Penduduk
(formulir kk f1-01) seperti berikut :

18
2.2 Daftar/Cetak Biodata,
melakukan pencarian dan pencetakan KK, Pada menu utama klik tab Keluaran kemudian klik
Daftar/Cetak Biodata maka akan muncul form pencarian biodata WNI :

Silahkan lakukan pencarian bisa berdasarkan Nama lengkap, nomor kk dll, klik tombol CARI maka akan tampil
form hasil pencarian :

Dalam fasilitas ini bisa melakukan proses pencetakan Biodata WNI, penghapusan biodata , Edit biodata dan
masuk form Validasi. Klik tombol Biodata maka akan muncul tampilan Biodata Penduduk seperti berikut :

19
2.3 Daftar/Cetak Formulir KTP,
melakukan pencarian dan pencetakan KK, Pada menu utama klik tab Keluaran kemudian klik
Daftar/Cetak f-KTP maka akan muncul form pencarian biodata WNI :

Silahkan lakukan pencarian bisa berdasarkan Nama lengkap, nomor kk dll, klik tombol CARI maka akan tampil
form hasil pencarian :

20
 Dalam fasilitas ini bisa melakukan proses pencetakan Formulir KTP, Edit biodata dan masuk form Validasi.
Klik tombol F – KTP maka akan muncul tampilan formulir KTP seperti berikut :

21
2.4 Surat Keterangan,
melakukan pencarian dan pencetakan KK, Pada menu utama klik tab Keluaran kemudian klik
Format Surat2 Keterangan maka akan muncul form pencarian biodata WNI :

Silahkan lakukan pencarian bisa berdasarkan Nama lengkap, nomor kk dll, klik tombol CARI maka akan tampil
form hasil pencarian :

Dalam fasilitas ini bisa melakukan proses pencetakan surat-surat Keterangan, Edit biodata dan masuk form
Validasi. Klik tombol Keterangan maka akan muncul tampilan form Surat-surat keterangan :

22
 Silahkan pilih salah satu surat keterangan yang dibutuhkan, isi kolom kolom yang dipelukan dal lakukan
pencetakan dengan klik tombol yang ada dalam Menu cetakan, contoh cetak Pernyataan Menetap maka akan muncul
tapilan seperti berikut :

Atau surat keterangan tidak mampu, tinggal pilih jenis

surat keterangan, kemudian lengkapi datana sesuai
dengan form isian. Lali klik tombol Cetak

2.5 Daftar/Cetak Kelahiran,

melakukan pencarian dan pencetakan data penduduk yang sudah pernah melakukan permohonan akta kelahiran
(proses 1.3 pada poin masukan), Pada menu utama klik tab Keluaran kemudian klik Daftar/Cetak Kelahiran maka akan
muncul form pencarian biodata WNI :

23
 Klik tombil Cari maka akan masuk ke form Daftar cetak formulir akta kelahiran

Untuk mencetak formulir klik tombol Kelahiran maka akan muncul formulir Akta Kelahiran :

24
2.6 Daftar/Cetak Kematian ,
melakukan pencarian dan pencetakan data penduduk yang sudah pernah melakukan permohonan akta kematian
(proses 1.4 pada poin masukan), Pada menu utama klik tab Keluaran kemudian klik Daftar/Cetak Kematian maka akan
muncul form pencarian biodata WNI :

25
 Silahkan lakukan pencarian bisa berdasarkan Nama lengkap, nomor kk dll, klik tombol CARI maka akan tampil
form hasil pencarian :

Dalam fasilitas ini bisa melakukan proses Edit data kematian, klik tombol Edit maka akam masuk ke form edit.
Pencetakan Keterangan Kematian dua bagian untuk satu lembar, klik tombol Dua maka akan tampil cetakan
Keterangan kematian. Pencetakan surat Kematian tiga bagian dlm satu lembar klik tombol Tiga maka akan tampil
cetakan Surat kematian (seperti langkah pada point 1.4 diatas)

2.7 Daftar/Cetak Surat Pindah ,

melakukan pencarian dan pencetakan data penduduk yang sudah pernah melakukan permohonan Pindah (proses 1.5
pada poin masukan), Pada menu utama klik tab Keluaran kemudian klik
Daftar/Cetak S.Pindah maka akan muncul form pencarian biodata WNI :

Silahkan lakukan pencarian bisa berdasarkan Nama lengkap, nomor kk dll, klik tombol CARI maka akan tampil
form hasil pencarian :

26
 Dalam fasilitas ini bisa melakukan ptorse Pencetakan Surat Pindah, klik tombol Ctk Sur Pin maka akan tampil
cetakan Surat Keterangan Pindah

27
 Panduan Operasional Aplikasi Validasi Data Penduduk

Proses proses yang dilakukan di menu utama

3. Admin

Menu admin merupakan menu yang disediakan untuk fasilitas admin di luar pelayanan sehari-hari namun sangat
dibutuhkan dalam men-seting aplikasi ini.

3.1 Administrator

Administrator merupakan fasilitas untuk men-seting aplikasi diantaranya membuat usel dan login supaya kita dapat
membuka dan mengoperasionalkan aplikasi ini sebagai operator untuk melakukan transaksi pelayanan administrasi
kependudukan sehari-hari terhadap masyarakat.

Pada menu utama klik tab Admin kemudian klik Administrator maka akan muncul form Administrator sebagai berikut :

Masukan User dan Password, jika berhasil maka akan masuk ke form Setup Wilayah

28
Isi nama Camat beserta NIP nya kemudian klik tombol maju / mundur sampai menemukan nama dan kode desa/kelurahan
tempat bapak/ibu bertugas, Jika sudah di temukan maka isi nama Kepala Desa/ Lurah beserta NIP, isi nama Petugas
Registrasi dan alamat lengkap kantor, klik simpan dan keluar.

Maintenance. Pada tab ini ada bebreapa tombol :

1. User/Pengguna

2. Tabel data keluarga

3. Tabel biodata WNI

4. Tabel Laporan Penduduk

3.1.1 User / pengguna

Fasilitas ini berfungi untuk menambah atau menghapus pengguna untuk dapat login/masuk kedalam aplikasi ini,
pada menu Administrator klik Tab Maintenance, kelmudian klik tombol User / Pengguna, maka akan muncul form
Manajemen Pengguna, Silahkan tambah atau hapus user sesuai dengan kebutuhan.

29
3.1.2 Tabel Data Keluarga
Fasilitas ini berfungsi untuk melihat isi dari table Data Keluarga, ini dilakukan jika kita menemukan masalah yang
tidak bisa di selesaikan dengan aplikasi
3.1.3 Tabel Biodata WNI
Fasilitas ini berfungsi untuk melihat isi dari table Biodata WNI, ini dilakukan jika kita menemukan masalah yang
tidak bisa di selesaikan dengan aplikasi
3.1.4 Tabel Laporan Penduduk
Fasilitas ini berfungsi untuk melihat isi dari table lapduk, ini dilakukan jika kita menemukan masalah yang tidak
bisa di selesaikan dengan aplikasi

3.2 Validasi

Pada tab Admin Klik tombol Validasi, maka akan masuk ke form VALIDASI DATA KELUARGA,

30
 ada 3 Tab yang tampil yaitu :

1. ANGGOTA KELUARGA, terdiri dari 2 kolom:

a. Biodata aktif yaitu biodata yang datanya dapat di akses, diperbaiki dan di cetak
b. Biodata Tidak aktif, yaitu data yang timnbul karena proses penghapusan karena : pindah, meninggal,
tidak dikenal, dobel
2. ENTRY BIODATA, terdiri dari 2 kolom:
a. Entry Biodata yaitu form untuk melakukan entry/pemasukan data baru karena : kelahiran, kedatangan
atau belum terdata sebelumnya.
3. DATA KK MISKIN.
Yaitu tab untuk melakukan pendataan mengenai data kk miskin dan data kelaurga yang mendapat
bantuan-bantuan dari pemerintah

Dalam form validasi juga terdapat beberapa tombol, diantaranta

3.2.1 Edit KK
Edit KK  Perbaikan pada Header KK, (Nama Kepala Keluarga, Alamat, RT, RW juga KODE POS );
Pada form Validasi Data Keluarga Klik Tombol Edit KK,

Silahkan lakukan perbaikan data sesuai dengan data yang sebenarnya, setelah selesai maka klik tombol Simpan.
Pada form VALIDASI setelah dilaukan perubahan dan di simpan maka STATUS KK yang sebelumnya muncul
tulisan BELUM DIMUTAKHIRKAN akan beribah menjadi SUDAH DI UBAH.

3.2.2 Replace NO_KK

Replace NO_KK  Merubah no KK yg hasil create apl validasi yg bersifat temporary/sementara
menjadi No KK hasil create Apl SIAK ( ketika KK sudah jadi), klik tombol Replace_No_KK,
kemudian masukan Nomor KK yang baru, klik Replace.

31
3.2.3 Pencarian KK
Pencarian KK  proses pencarian kepala keluarga, klik tombol Pencarian KK pada form VALIDASI, isi nama
yang akan dicari, klik Find Next. Jika data sudah ditemukan maka klik tanda X, lakukan proses selanjutnya
terhadap kk tersebut.

3.2.4 Delete KK
Delete KK  proses penghapusan data per keluarga, klik tombol delete Kk maka akan muncul form konfirmasi,
pilih jenis penghapusan yang dilakukan :

3.2.5 Cetak Formulir KK (F.1-15 dan F.1-01)

Cetak Formulir F1-01  mencetak formulir permohonan Biodata WNI (KK) bisa langsung bentuk hardcopy ke
kertas, bisa juga softcopy yaitu create file dg format PDF.
Pada form Validasi Data Keluarga ada kotak Menu Cetakan, pada pilihan tab Formulir klik tombol KK F-1.15,
maka muncul preview cetakan formulir kk

32
 Pada form Validasi Data Keluarga ada kotak Menu Cetakan, pada pilihan tab Formulir klik tombol KK F-1.01,
maka muncul preview cetakan formulir kk

3.2.6 Cetak formulir F1-21

Cetak formulir F1-21  mencetak formulir Permohonan KTP WNI
Pada form Validasi Data Keluarga ada kotak Menu Cetakan, pada pilihan tab Formulir klik tombol KTP-1 Lembar,
maka muncul preview cetakan formulir KTP

33
3.2.7 Cetak Dokumen Data Keluarga
Cetak Dokumen Data Keluarga  mencatak dokumen per keluarga untuk dijadikan arsip di tingkat Desa/Kel, RW
maupun RT. Cetakan ini bisa juga di cetak per RT dan dijadikan sebagai berkas untuk melakukan validasi/coklit ke
masyarakat oleh petugas Registrasi maupun oleh Ketua RT atau RW setempat. Lakukan perbaikan secukupnya.
Pada form Validasi Data Keluarga ada kotak Menu Cetakan, pada pilihan tab Data Keluarga klik tombol Dokumen
Data Keluarga per RT untuk mencetak per RT, klik tombol Dokumen Data Keluarga per KK untuk mencetak per
KK yang sedang tampil, maka muncul preview cetakan dokumen data keluarga validasi.

3.2.8 Edit (perbaikan Biodata) ;

Pada form Validasi Data Keluarga setelah dilakukan pencarian biodata yang akan di edit, Klik tobol Edit,

34
setelah muncul form EDIT BIODATA lakukanlah Validasi/Perbaikan data terhadap data yang terdapat kesalahan
atau kekurangan, jangan lupa melakukan validasi terhadap data AKSEPTOR KB dan MEMILIKI e-KTP, klik
Simpan.
Setelah dilakukan edit biodata maka akan terjadi perubahan pada kolom FLAG yang berwarna kuningn, untuk
SITI AULIA NURJANAH kolom flag semula N (belum ada perbaikan) menjadi E (hasil edit).

Keterangannya FLAG sebagai berikut :

N = Data normal/ data asli, belum dilakukan validasi
E = Data yang telah di validasi\ di edit
O = Data yakin benar dan tidak dilakukan lagi validasi
P = Data akan melakukan proses Pisah KK
TD = Data hasil penambahan karena Kedatangan
TL = Data hasil penambahan karena Kelahiran
TS = Data hasil penambahan karena Susulan (Belum masuk Database Validasi tapi sudah masuk Database di
Dinas kependudukan dan pencatatan Sipil dan sudah memiliki KK)
TT = Data hasil penambahan karena Tidak Terdata Sebelumnya
X = Data telah di hapus se keluarga bersama Header KK nya
XD = Data telah di hapus karena Dobel
XM = Data telah di hapus karena Meninggal
XP = Data telah di hapus karena Pindah ke luar Desa/Kel
XT = Data telah di hapus karena Tidak Dikenal
cari data yg akan di validasi, lkik Edit, lakukan perbaikan data sesuai dengan dokumen resmi yang dimiliki orang
tersebut, pastikan data sama dengan Akta Kelahiran, STTB, Surat Nikah, SK PNS jika PNS/TNI/POLRI

35
3.2.9 Proses Pisah KK

A. Pisah KK Sebagai Kepala Keluarga ;

Pada Tab ANGGOTA KELUARGA kolom BIODATA AKTIF Cari data yang akan Pisah KK, pada kolom FLAG
Pilih P -> Pisah KK, akan langsung muncul form BIODATA PISAH KK. pilih Jenis Pisah = 2 : Membentuk KK
baru,

kemudian langsung muncul form Data Keluarga Pisah KK,

36
 setelah muncul form DATA KELUARGA PISAH KK pilih jenis kk (1. Kk baru 2. Sudah memiliki KK), lakukan
perubahan seperlunya pada alamat, jangan lupa catat No KK untuk menambahkan anggota lain, klik Simpan,
klik Keluar, maka data tersebut sudah terpisah dengan membentuk kk baru dan No KK baru.

B. Pisah KK Sebagai Anggota Keluarga ;

Pada Tab ANGGOTA KELUARGA Cari data yang akan Pisah KK, pada kolom FLAG Pilih P -> Pisah KK,
muncul form biodata pisah kk, pilih jenis pisah = 1 : Numpang KK yang sudah ada, masukan NOMOR_KK
yang akan di tumpangi, jangan lupa ubah kolom Hubungan Keluarga nejnadi anggoata ( istri, anak, dll,), klik
simpan, maka data sudah terpisah dari KK induk menjadi anggota KK yang baru.

Hasil Proses Pisah kk dapat kita cetak sebagai permohonan Kartu Kelurga maupun KTP. Pada Menu Cetakan
klik tab Data Keluarga, klik Dokumen Data Keluarga per KK, dan untuk mencetak Formulir klik tab Formulir, Klik
Permohonan KK atau Permohonan KTP.

37
3.2.10 Penghapusan/Pengurangan Data ;
A. Menghapus data KK dengan seluruh Anggota Kealuraga ;
Pilih kk yang akan di hapus, klik tombol Delete KK, akan muncul warning jenis penghapusan, pilih jenis lalu
klik simpan, dan akan muncul konfirmasi keyakinan penghapusan, Klik Yes,

tulisan pada status kk menjadi SUDAH DI HAPUS, dan seluruh naggota keluarga pada tab ANGGOTA
KELUARGA pindah ke kotak BIODATA_TIDAK_AKTIF dengan FLAG = X.

B. Menghapus sebagian anggota Keluarga ;

Pilih biodata yg akan dihapus, ubah FLAG menjadi :
XD = Data telah di hapus karena Dobel
XM = Data telah di hapus karena Meninggal (ada proses kelanjutan )
XP = Data telah di hapus karena Pindah ke luar Desa/Kel (ada proses kelanjutan )
XT = Data telah di hapus karena Tidak Dikenal
Klik Rifresh, maka data akan pindah ke kotak BIODATA_TIDAK_AKTIF di bagian bawah.

Dari proses penghapusan, untuk pilihan Meninggal dan Pindah dapat kita teruskan ke proses selanjutnya :

38
C. Menghapus karena Meninggal ;
Pilih pada data yang Meninggal, pada tab ANGGOTA KELUARGA kotak BIODATA_TIDAK_AKTIF, klik
PROSES maka akan muncul form ENTRY DATA KEMATIAN,

masukan data kematian dengan lengkap, klik simpan, selanjutnya bisa Cetak Formulir Kematian atau
Cetak Keterangan Kematian, deghan mengetahui Kepala Desa/Lurah setempat, selain cetakan berupa
hardcopy anda juga bisa membuat softcopy berupa file PDF yang akan tersimpan ke folder
C:/Validasi_2013/pdf.

Atau mencetak surat kematian

39
D. Menghapus karena Pindah ;
Pilih data yang akan dipindahkan, pada tab ANGGOTA KELUARGA kotak BIODATA_AKTIF ubah FLAG
menjadi XP, klik refresh, maka data akan pindah ke kotak BIODATA_TIDAK_AKTIF, klik PROSES maka
akan muncul form :

Pilih kriteria pindahnya, maka akan muncul ENTRY DATA KEPINDAHAN, kemudian isi sesuai permohonan,
seperti gambar dibawah ini :

40
masukan data kepindahan dengan lengkap, klik Simpan akan muncul konfirmasi data kepindahan, klik OK
maka nomor kepindahan akan terisi, Selanjutnya bisa mencatak Sirat Pindah dengan klik
Cetak Surat Pindah. selain cetakan berupa hardcopy anda juga bisa membuat softcopy berupa file PDF yang
akan tersimpan ke folder C:/Validasi_2013/pdf.

41
Kemudian lampirkan biodatanya dengan cara mgklik nama pada form biodata_tidak aktif

E. Menghapus karena Dobel Data

Pilih data yang akan di hapus karena dobel, pada tab ANGGOTA KELUARGA kotak BIODATA_AKTIF
ubah FLAG menjadi XD,

maka akan muncul konfirmasi penghapusan, klik yes. Kemudian klik refresh maka data akan pindah ke
kotak BIODATA_TIDAK_AKTIF

42
 F. Menghapus karena Tidak Dikenal
Pilih data yang akan di hapus karena dobel, pada tab ANGGOTA KELUARGA kotak BIODATA_AKTIF
ubah FLAG menjadi XT,

maka akan muncul konfirmasi penghapusan, klik yes. Kemudian klik refresh maka data akan pindah ke
kotak BIODATA_TIDAK_AKTIF

3.2.11 Entry/Penambahan anggota keluarga melalui form VALIDASI ;

Cari Keluarga yang akan di tambahkan anggota baru, klik tab ENTRY BIODATA, KEMUDIAN klik tombol Entry,

akan muncul form ENTRY BIODATA WNI (penambahan), pilih Jenis Penambahan dengan meng klik tanda panah
kebawah pada kolom isian Jenis Penambahan : (1. Kedatangan, 2. Kalahiran 3. Susulan 4.Tidak terdata) ;

43
 A. Kedatangan, ada NIK yaitu penambahan anggota keluarga karena ada penduduk yang masuk/datang dari
luar desa/kel dengan catatan sudah memiliki NIK, dengan membawa surat pindah dari daerah asal.
B. Kelahiran yaitu penambahan anggota keluarga karena ada penduduk yang baru dilahirkan dalam sebuah
keluarga.
C. Susulan, ada NIK yaitu penambahan anggota keluarga karena belum masuk dalam database desa/kel
sementara keluarga yang besangkutan sudah memiliki KK terbaru (anggota sudah memiliki NIK)
D. Tak terdata yaitu penambahan anggota keluarga karena tidak terdata kedalam database kependudukan
namun merupakan penduduk asli daerah tersebut (tidak tercoklit pada tahun 2010)

3.2.12 Validasi DATA KK MISKIN ;

Fasititas ini adalah fitur tambahan yang kami siapkan, anda tinggal melengkapinya, Dari Menu Utama klik tombol
Validasi, akan masuk ke form Validasi Data Keluarga.

Terdapat 3 Tab pada form ini yaitu : 1=ANGGOTA KELUARGA, 2=ENTRY BIODATA dan PISAH KK, 3=DATA KK
MISKIN.
Data yang ada tinggal ditambahkan informasinya mengenai data kk miskin pada kotak FORM ISIAN DATA MISKIN,
lakukan validasi pada setiap KK mengenai TAHAPAN KELUARGA SEJAHTERA, kltik tanda panah ke bawah maka
akan muncul bebrapa pilihan : (1. Pra KS 2. KS I 3.KS II 4.KSIII 5.KSIII+), dan JENIS BANTUAN YANG DITERIMA,
(JAMKES, RUMAH TIDAH LAYAK HUNI, PKH, dan LAINNYA), setelah selesai klik tombol Simpan, klik tanda panah ke
kanan untuk berpindah pada kk berikutnya.

3.3 Cek data delete / kk

Cek data delete per Keluarga merupakan fasilitan untuk mengetahui atau mancari data yang telah di hapus per
kaluraga, tidak menutup kemungkinan data yang dihapus adalah data yang tidak seharusnya dilakukan penghapusan,
maka di menu ini data sekeluarga bisa dilakukan pengaktifan kembali data tersebut, silahkan lakukan pencarian data

yang dimaksud dengan meng-klik tombol Necx Record seperti gambar

44
 jika sudah ditemukan lalu klik tombol Aktifkan Data, maka akan muncul konfirmasi pengaktifan, klik Yes maka data
akan aktif kembali dan bisa dilakukan proses pelayanan seperti biasa.

3.4 Cari data bermasalah

Cari data bermasalah adalah fasilitas untuk melakukan pencarian data yang dianggap bermasalah, artinya data tidak bisa
dilakukan proses secara biasa, silahkan masukan data yang akan dicari berdasarkan No KK, Nama KK (untuk
Data_keluarga), dan No KK, NIK, Nama Lengkap (untuk Biodata_WNI)

45
Setelah ditemukan data yang kita cari maka lakukan perbaikan data seperlunya sesuai dengan permasalahannya.

3.5 Cetak Laporan

Setelah proses Validasi selesai kita bisa melakukan Pencetakan, (Rekap, Daftar, dan Laporan).

File Aplikasi validasi tersebut untuk segera di kirimkan ke Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten/Kota
untuk dilakukan penggabungan data dan dijadikan sebagai Database pelayanan, aplikasi harus tetap digunakan oleh
Desa/Kelurahan sebagai pelayanan sehari hari dan pelaporan Kependudukan bulanan ke tingkat Kecamatan dengan
mencetak Laporan Perkembangan Pendududk (dengan dilampirI 1. Laporan Kelahiran Bulanan, 2. Laporan Kematian
Bulanan, 3.Laporan Kepindahan Bulanan, 4. Laporan Kedatangan Bulanan, 5. Laporan Penambahan Lain dan 6.
laporan Penghapusan lain). Pihak Kecamatan meneruskan laporan bulanan beserta lampiran tersebut kepada Dinas
Kependuddukan dan Pencatatan Sipil. Laporan Perkembangan Penduduk dapat di cetak dari Menu Utama pada Tab
Laporan.

Laporan Perkembangan Pendududk : Laporan penduduk bulanan menghenai jumlah Kalahiran, Kematian, Kepindahan dan
Kedatangan pada suatu desa setiap bulannya, pada aplikasi ini laporan pendududk ditambah dengan jumlah data
Penambahan lain ( Entry data karena belum Terdata sebelumnya dan Entry data karena ybs sudah memiliki KK SIAK

46
namun belum tercoper kedalam database validasi ini) dan jumlah data Pengurangan lain ( Penghapusan date karena dobel
dan Penghapusan date karena tidak dikenal). Laporan perkembangan penduduk yang dilaporkan pada bulan ini adalah
diambil dari hasil transaksi LAMPID pada bulan sebelumnya.

Lampiran 1 Daftar Kelahiran

Lampiran 2 Daftar Kematian

47
Lampiran 3 Daftar Perpindahan

Lampiran 4 Daftar Kedatangan

Lampiran 5 Daftar Penambahan lain

Lampiran 6 Daftar Pengurangan lain

48
Masih banyak format surat keterangan yang laiinny, tinggal isi data sesuai form yang disediakan maka surat keterangan
alan langsung bisa ditampilkan dan di cetak untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

3.6 Cetak Daftar

Cetak Daftar merupakan cetakan dari hasil proses yang telah kita lakukan selama menjalankan aplikasi ini, daftar
ini bisa berupa cetakan Daftar :
1) Keluarga entry baru : daftar KK yang baru di masukan, dan bukan KK yang hasil dari Dinas
Kependudukan.
2) Penambahan biodata : daftar Biodata yang baru di masukan, dan bukan Biodata yang hasil dari Dinas
Kependudukan.
3) Perubahan header KK : daftar KK yang dilakukan perubahan baik Alamat maupun Nama Kepala Keluarga.
4) Perubahan Biodata : daftar Biodata yang dilakukan perubahan berdasarkan dokumen lain yang dimiliki.
5) Biodata Mutasi : daftar biodata yang telah dilakukan penghapusan
6) Memiliki Surat Nikah : daftar biodata yang memiliki surat nikah
7) Memiliki e-KTP : daftar biodata yang sudah memiliki e-KTP
8) Memiliki akta Lahir : daftar biodata yang sudah memiliki akta kelahiran
9) Pddk blm punya eKTP : daftar biodata yang belum memiliki e-KTP

3.7 Cetak Rekap

49
 Cetak Rekap merupakan cetakan dari hasil proses yang telah kita lakukan selama menjalankan aplikasi ini, rekap
ini bisa berupa cetakan rekap :
1) Jumlah Penduduk : menampilkan rekapan jumlah penduduk dalam satu desa/Kelurahan
2) Jml berdasar Agama : menampilkan rekapan jumlah penduduk berdasarkan kelompok Agama
3) Jml berdasar Pendidikan : menampilkan rekapan jumlah penduduk berdasarkan Pendidikan
4) Jml berdasar Pekerjaan : menampilkan rekapan jumlah penduduk berdasarkan Pekerjaan
5) Jml berdasar Kel Usia : menampilkan rekapan jumlah penduduk berdasarkan Kelompok Usia
6) Jml berdasar st Kawin : menampilkan rekapan jumlah penduduk berdasarkan setatus perkawinan
7) Jml berdasar e-KTP : menampilkan rekapan jumlah penduduk berdasarkan kepemilikan e-KTP
8) Jml berdasar Akta Lahir : menampilkan rekapan jumlah penduduk berdasarkan kepemilikan Akta Kelahiran
9) Pddk blm punya e-KTP : menampilkan rekapan jumlah penduduk yang belum memiliki e-KTP

3.8 Cetak Daftar KK miskin

3.9 Cetak Data Tahapan Keluiarga Sejahtera

50
3.10 Menampilkan Peta

Penutup
Aplikasi validasi versi 5.2-key ini merupakan aplikasi pengembangan dari versi 264 yang sudah diberikan sebelumnya (yang merupakan aplikasi resmi yg di keluarkan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab Sumedang).
Namun pada versi 5.2-key ini anda memiliki kesempatan menggunakan dg batas waktu tertentu, sebelum aplikasi terkunci.
Jika aplikasi terkunci anda dapat melakukan pelayanan dengan menggunakan aplikasi 264.
Utk dapat membuka kunci dan menjalankan aplikasi versi 5-2 dengan full anda harus memasukan kode key/lisensi, key/lisensy bisa anda dapatkan dg melakukanb koordinasi.

51