Aplikasi Validasi

Data Penduduk
Fasilitas/Modul

Value FLAG :
[ N = Data normal/ data awal ]
[ E = Data hasil edit ]
[ O = Data ok ]
[ P = Data Pisah KK ]
[ TD = Data Kedatangan ]
[ TL = Data Kelahiran ]
[ TS = Data Susulan ]
[ TT = Data Tidak Terdata Sebelumnya ]
[ X = Data telah di hapus se keluarga ]
[ XD = Data telah di hapus karena Dobel ]
[ XM = Data Meninggal ]
[ XP = Data Pindah ke luar Desa/Kel ]
[ XT = Data Tidak Dikenal ]

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Edit Data KK,

Edit Biodata.
Pengurangan/Penghapusan data.
Entry/Penambahan Anggota Keluarga
Entry/Penambahan KK Baru
Pisah KK
Replace Nomor KK
Replace NIK

PROPOSAL APLIKASI
VALIDASI DATA PENDUDUK
DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL
1. LATAR BELAKANG
Dalam rangka membangun dan meningkatkan tertib Administrasi Kependudukan (PP 37 tahun
2007 pasal 13, UU No.23 thn 2006), Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipal Kabupaten/Kota
akan melaksanakan sebuah terobosan baru dengan sebuatan Validasi Data Penduduk.
Validasi Data Penduduk merupakan sebuah kegiatan pemutakhiran/coklit (pencocokan dan
penelitian) data kependudukan yang dilaksanakan lansung melibatkan pihak Desa/Kel, RW dan RT
sebagai ujung tombak pelayan Administrasi Kependudukan. Untuk mempermudah keterlibatan
pihak Desa/Kelurahan tersebut maka Dinas Kepndudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten/Kota
akan meluncurkan sebuah aplikasi yang disebut Aplikasi Validasi Data Penduduk.
Aplikasi Validasi Data Penduduk adalah sebuah Tools dimana didalamnya tersedia berbagai
fasilitas yang bisa membantu kegiatan pelayanan administrasi kependudukan di tingkat
Desa/Kelurahan, aplikasi
ini dilengkapi proses-proses penunjang pelayanan administrasi
kependudukan untuk tingkat Desa/Kelurahan berupa format-format Surat Keterangan yang sering
di minta oleh pendududk setempat, kemudian proses-proses penunjang pelayanan administrasi
kependudukan untuk tingkat Kecamatan berupa laporan perkambangan pendududk mengenai Lahir
Mati Pindah dan Datang (LAMPID) bukan sekedar jumlah, namun diserati dengan data by name by
address mengenai LAMPID tersebut, selain itu proses-proses penunjang pelayanan administrasi
kependudukan untuk Kabupaten/Kota berupa output formulir-formulir pelayanan administrasi
kependudukan, sehingga dengan adanya aplikasi ini petugas Registrasi Kependudukan di tingkat
Desa/Kelurahan dapat meningkatkan pelayanan Administrasi Kependudukan dengan cepat dan
akurat.
Aplikasi Validasi Data Penduduk adalah berisi Database Penduduk per-desa/kelurahan yang
diambil dari Database KEPENDUDUKAN yang diberikan kepada masing-masing Desa/Kelurahan
dalam rangka peningkatan pelayanan administrasi kependuduka yang cepat dan akurat.

2. RUMUSAN MASALAH
A. Ke akuratan Database kependudukan
B. Peningkatan Pelayanan Administrasi Kependudukan di tingkat Desa/Kelurahan

3. BATASAN MASALAH
A. Database kependudukan yang selama ini dijadikan Sumber data oleh berbagai pihak yang salah
satunya adalah dijadikan dasar untuk Daftar Penduduk Potensial Pemilih Pemilu (DP4) oleh
KPU ternyata dianggap tidak akurat. Ketidak akuratan tersebut dikarenakan terdapatnya data
bermasalah, yaitu data yang sudah tidak terpakai lagi masih ada dalam Database
Kependudukan, Salah satu contoh: laporan kependudukan dari tingkat Desa/Kelurahan
mengenai kematian atau pindah hanya berupa jumlah, tidak dilengkapi siapa saja kah yang
mati atau pindah tersebut, jumlah penduduk di desa/kelurahan sudah berkurang sementara di

kabupaten tidak berkurang dikarenakan tidak ada data by name by adres untuk dilakukan
pendeletan, sehingga jumlah penduduk yang dimiliki pihak Desa/Kelurahan tidak sama dengan
Database yang di kelola oleh Kabupaten (Dinas Kependuukan dan Pencatatan Sipil), nah hal
inilah salahsatu yang mengakibatkan terjadinya penggelembungan data kependudukan.
B. Peningkatan Pelayanan Administrasi Kependudukan di tingkat Desa/Kelurahan perlu
dilaksanakan guna terwujudnya pelayanan yang cepat dan akurat, salah satu upaya tersebut
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten/Kota akan memberikan sebuah aplikasi
atau program yaitu Aplikasi Validasi Data Penduduk yang akan di operasikan oleh Petugas
Register Kependudukan di tingkat Desa/Kelurahan, dan sudah berisi database kependudukan.

4. TUJUAN
Aplikasi Validasi Data Penduduk bertujuan meningkatkan keakuratan Database Kependudukan
baik di tingkat Desa/Kelurahan maupun tingkat Kabupaten (Dinas Kependuukan dan Pencatatan
Sipil). Selain itu juga untuk meningkatkan kualitas pelayanan Administrasi Kepndudukan terhadap
seluruh masyarakat Kabupaten/Kota yang secara terperinci dapat dijelaskan sebagai berikut :
1.

Pelayanan menjadi mudah

Dengan aplikasi ini maka pelayan terhadap masyarakat akan lebih mudah karena sudah berisi
database penduduk tiap Desa/Kelurahan dan disediakan pula berbagai output dengan format
surat keterangan, format formlir permohonan administrasi kependudukan, format rekapan
jumlah kependudukan dan format laporan perkembangan kependudukan, sehingga pekerjaan
pelayanan kependuukan pun akan menjadi mudah.

2.

Akurasi data kependudukan

Akurasi data kependudukan yang dilakukan petugar registrar di tingkat Desa/Keluarhan akan
lebih baik karena datadase di mutakhirkan setiap hari melalui pelayana administrasi
kependudukan, selain itu juga dilakukan Validasi/Pemutakhiran/Coklit secara serempak di
tingkat Desa/Keluarhan.

3.

Adminstrasi data lebih informatif

Dengan menggunakan aplikasi Validasi ini diharapkan administrasi kependudukan dapat
dilakukan dengan lebih baik dan informatif untuk pihak-pihak yang berkepantingan karena
adanya output berupa laporan-laporan dan rekapan-rekapan mengenai informasi
kependudukan.

4.

Laporan perkembangan penduduk yang mudah

Aplikasi validasi ini menyediakan format Laporan perkembangan penduduk yang di ambil dari
transaksi harian mengenai Lahir, Mati, Pindah dan datang yang di akumulasikan dalam tiap
bulannya, sehingga petugas registrar desa tidak perlu menghitung kembali jumlah penduduk
untuk dilaporkan pada bulan tersebut.

5.

Meningkatkan kinerja instansi

Penggunaan aplikasi Validasi ini juga diharapkan bisa meningkatkan kinerja instansi karena
proses pengolahan data kependudukan yang dapat dilakukan dengan cepat tentunya akan
mendukung kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh instansi menurut prinsip anggaran basis
kinerja (performance budgeting system).

Value FLAG berikut merupakan kode/tanda mengenai data penduduk dalam aplikasi Validasi
data Penduduk :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

N = Data normal/ data awal sebelum dilakukan validasi

E = Data yang telah di validasi atau data hasil edit
O = Data ok, yakin benar dan tidak dilakukan lagi validasi
P = Data akan melakukan proses Pisah KK
TD = Data hasil penambahan karena Kedatangan
TL = Data hasil penambahan karena Kelahiran
TS = Data hasil penambahan karena Susulan (Belum masuk Database Validasi tapi sudah masuk Database di
Dinas kependudukan dan pencatatan Sipil dan sudah memiliki KK)
TT = Data hasil penambahan karena Tidak Terdata Sebelumnya
X = Data telah di hapus se keluarga bersama Header KK nya
XD = Data telah di hapus karena Dobel
XM = Data telah di hapus karena Meninggal
XP = Data telah di hapus karena Pindah ke luar Desa/Kel
XT = Data telah di hapus karena Tidak Dikenal

5. MANFAAT
Adapun manfaat dari Aplikasi Validasi Data Penduduk ini untuk membantu meringankan
pekerajaan petugas Registrasi Kependudukan di tingkat Desa/Kelurahan dengan adanya
fasilitas/modul :
1. Edit Data KK, yaitu untuk memperbaiki data header keluarga meliputi Nama Kepala Keluarga,
Alamat, RT dan RW, memvalidasi tentang data KK miskin.
2. Edit Biodata yaitu untuk meperbaiki BIODATA yang SALAH, TIDAK LENGKAP atau yang STATUS
PENDIDIKAN-nya semula SD sekarang sudah SMP, memasukan data keikutsertaan program KB,
medata kepemilikan e-KTP.
3. Pengurangan/Penghapusan data yaitu mengapus data bagi penduduk yang mengalami mutasi,
diantaranya TIDAK ADA/TIDAK DIKENAL, DOBEL DATA, MENINGGAL, PINDAH atau PISAH KK.
4. Entry/Penambahan Anggota Keluarga yaitu penambahan bagi penduduk yang BARU LAHIR,
DATANG atau BELUM DERDAFTAR sebelumnya.
5. Entry/Penambahan KK Baru yaitu Pemasukan data bagi keluarga pendatang maupun belum
memiliki KK
6. Pisah KK yaitu proses membetuk KK baru dari data yang sudah ada tarus melakukan entry data.
7. Replace Nomor KK adalah Merubah no KK yg hasil create apl validasi yg bersifat temporary
menjadi No KK hasil create Apl SIAK ( ketika KK sudah jadi).
8. Replace NIK adalah Merubah NIK hasil create apl validasi yg bersifat temporary menjadi NIK
hasil create Apl SIAK (ketika KK sudah jadi).
Seting Master Wilayah
Seting Master Wilayah dilakukan satu kali pada saat pertama kali kita masuk ke aplikasi, seting
ini mengenai Nama Provinsi, Nama Kabupaten, Nama Kecamatan, Nama Desa/Kelurahan, Alamat
Desa/kelurahan, Nama Pejabat Kecamatan, Nama Pejabat Desa/Kelurahan dan Nama Petugas
register desa.

FITURE aplikasi Validasi Data Penduduk berupa Report/Output diantaranya :

1) Dokumen Data per Keluarga dengan format menyerupai format Kartu Keluarga, bisa di cetak
per keluarga maupun per RT.

2) Rekapitulasi berupa :
a) Rekap jumlah Keluarga dan Penduduk berdasar Jenis Kelmin per RT, RW
b) Rekap jumlah Jiwa berdasarkan Agama per RT, RW
c) Rekap jumlah Jiwa berdasarkan Pendidikan per RT, RW
d) Rekap jumlah Jiwa berdasarkan Kelompok Pekerjaan per RT, RW
e) Rekap jumlah Jiwa berdasarkan Kelompok Usia per RT, RW
f) Rekap jumlah Jiwa berdasarkan Status Perkawinan per RT, RW
g) Rekap jumlah Jiwa berdasarkan Kepemilikan e-KTP per RT, RW
h) Rekap jumlah Jiwa berdasarkan Kepemilikan Akta Kelahiran per RT, RW
i) Rekap jumlah Wajib KTP yang belum memiliki e-KTP per RT, RW
3) Daftar Penduduk berupa :
a) Daftar KK yang baru dimasukan
b) Daftar Anggota Keluarga yang baru dimasukan
c) Daftar Perubahan header KK
d) Daftar Perubahan detail Biodata
e) Daftar Penduduk yang mengalami Mutasi/Penghapusan
(Kematian, Pindah, Dobel, Tidak Dikenal)
f) Daftar Penduduk yang memiliki Buku/Sirat Nikah
g) Daftar Penduduk yang sudah memiliki e-KTP
h) Daftar Penduduk yang memikili Akta Kelahiran
i) Daftar Penduduk Wajib KTP yang belum memiliki e-KTP
4) Laporan Kependudukan yang dilakukan secara terus-menerus setiap bulan :
a) Laporan Kelahiran
b) Laporan Kematian
c) Laporan Pindah
d) Laporan Datang
e) Laporan Penambahan lain
(belum terdata sebelumnya dan susulan/data belum masuk ke database validasi)
f) Laporan Pengurangan Lain
(di hapus karena Dobel data dan dihapus karena data tsb Tidak Dikenal)
g) Laporan Penduduk Bulanan (LAMPID)
5) Formulir-formulir
a) Formulir Permohonan Kartu Keluarga
b) Formulir Permohonan Kartu Tanda Penduduk
c) Formulir Permohonan Akta Kelahiran
d) Formulir Keterangan Kematian
e) Formulir Permohonan Surat Pindah
6) Surat-surat Keterangan
a) Biodata Penduduk WNI
b) Surat Keterangan Domisili
c) Surat Pengantar SKCK
d) Surat Keterangan Belum Menikah
e) Surat Keterangan Ijin Usaha
f) Surat Keterangan Ijin Rame-rame
g) Surat Keterangan Perbedaan Nama
h) Surat Keterangan Waris
i) Surat Keterangan Ijin Orang Tua

j)
k)
l)
m)
n)
o)
p)
q)
r)

Surat Jalan Kendaraan

Surat Keterangan Tidak Mampu
Surat Keterangan Kebakaran
Surat Keterangan Kehilangan
Surat Keterangan Bangunan
Surat Keterangan Penghasilan
Surat Keterangan Sedang Proses (KK/KTP/AKTA Kelahiran)
Surat Keterangan Sedang Berada Diluar Kota
Surat Keterangan Janda/Duda

7) Report lain :
a) Daftar KK Miskin (bantuan apa saja yg diterima)
b) Daftar KK bedasarkan Tahapan Keluarga Sejahtera
c) Daftar Biodata yang mengikuti Program KB
Semua Report/output tersebut bisa disimpan kedalam format PDF untuk dijadikan arsip
berbentuk softcopy.

6. TINJAUAN SISTEM APLIKASI VALIDASI

A. Aplikasi Berbasis Desktop
Aplikasi Validasi Data Penduduk dibanguna dengan teknologi berbasis desktop dengan
database kependudukan sudah terintegrasi didalamnya yang diambil dari database
kependudukan Kabupaten/Kota hasil pelayanan dari aplikasi SIAK. Alasan menggunakan
teknologi desktop adalah sebagai berikut :
1. Installasi software mudah karena hanya menggunakan aplikasi bawaaan dari Microsoft
offices 2007, yaitu Microsoft Access 2007. Sehingga memudahkan untuk bekerja di
computer kantor atau di copy ke computer rumah/laptop, cukup dengan mengkopy satu
folder yaitu C:/VALIDASI.
2. Mengoperasikannya mudah karena tidak harus menjalankan aplikasi pendukung yang
lain.
3. Tidak memerlukan sfesifikasi hardware/computer yang tinggi, cukup dengan sfek Dual
Core dengan memory 1 gb dan kapasitas rang kecil kurang dari 100 mb. Dan bisa
dijalankan di Operating Sistem Windows XP maupun Windows 7.
B. Microsoft Access 2007
Aplikasi Microsoft Acces merupakan bawaan Microsoft Offices 2007 adalah sebuah aplikasi
yang mudah didapatkan dan banyak digunakan dalam pekrjaan perkantoran saat ini.
Microsoft Access 2007 ini merupakan aplikasi yang dapat membuka Aplikasi Validasi Data
Penduduk dengan nama file : Aplikasi_validasi.accdr.
C. Database
Penggunaaan RDBMS (Relasinship Database Manajemen Sistem) Aplikasi Microsoft Acces
bawaan Microsoft Offices 2007 ini cukup menungkinkan karena penyajian database
didalamnya tidak terlalu banyak karena hanya memuat data penduduk 1 (satu)
Desa/Kelurahan, Datanase disajikan terfisah dafi file Aplikasi_validasi.accdr dengan
menggunakan masih Microsoft access 2007 dengan nama file : database.accdb.

D. SaveAsPdf
Aplikasi SaveAsPdf dibutuhkan pada saat Aplikasi validasi mencetak/membuat sebuah
dokumen kedalam format PDF (create file pdf) untuk dijadikan sebagai arsip di tingkat
Desa/Kelurahan dalam bentuk soft copy, file pdf sebagai report tadi disimpan dalam folder
c:/validasi/pdf.
E. Foxit reader
Aplikasi Foxit reader digunakan untuk membuka/membaca file format PDF yang sudah
creat oleh aplikasi Validasi Data Penduduk tersebut di dalam folder c:/validasi/pdf.
F. Keamanan Aplikai dan Database
Aplikasi dibangun dengan terminology keamanan sebagai berikut :
a. Authentication : adalah proses identifikasi pengguna pada form login pada saat awal
menjalankan aplikasi, identifikasi pengguna mengenai nama pengguna dan kata
sandi sehingga bisa masuk kedalam aplikasi dan menggunakan aplikasi. Proses
identifikasi ini menggunakan langkah validasi bahwa pengguna sistem merupakan
pengguna yang berhak mengoperasionalkan aplikasi Validasi Data Penduduk.
b. Database Password : adalah sebuah kunci dimana jika file database.accdb
dijalankan/dibuka secara manual bukan melalui aplikasi, sehingga database menjadi
aman karena dibuka melalui prosedur-prosedur dan modul-modul yang di running
melalui aplikasi Validasi Data Penduduk.

7. ALUR PROSES

8. PENUTUP
Dengan Aplikasi Validasi Data Penduduk ini diharapkan terwujudnya keuntungan timbal
balik antara pihak Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten/Kota dengan pihak
Desa/Kelurahan, Pihak Dinas merasa terbantu dengan validnya database kependudukan, pihak
desa merasa terbantu dalam hal pelayanan karena memiliki database dan tersedianya fasilitasfasilitas seperti diatas tadi.
Dengan adanya keuntungan yang timbale balik ini maka diharapkan kerjasama yang baik
demi terwujudnya pelayanan yang cepat dan data yang akurat.