LAPORAN

PRAKTIK KERJA INDUSTRI

DI

UNIT PELAKSANA TEKNIS (UPT) SMP WILAYAH 3

Jalan Raya Rancaekek-Majalaya Km 4 Kecamatan Solokan Jeruk

diajukan sebagai salah satu syarat menempuh ujian nasional

disusun oleh :

Desi Nurani

Regi Julian

Rian Sugianto

Sena Raehan Melenia

SMK KARYA PEMBANGUNAN PASEH

ADMINISTRASI PERKANTORAN

Jln.Pejuang Tiisdingin No.14 Desa Drawati Kec.Paseh Kab.Bandung

2017

1
 LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI

Dari

SMK KARYA PEMBANGUNAN PASEH

Paseh, ……../……../2017

Mengetahui :

Ketua Program Diklat Pembimbing Sekolah

Kusmayati, S.Pd.I Kusmayati, S.Pd.I

NUPTK :…………….. NUPTK :……………

Kepala Sekolah WKS Bidang Hubungan Industri

Drs.Rido Slamet Rayadi Atep Rukmaya S.T

NUPTK :………………. NUPTK :………….

2
 LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI

Dari

UNIT PELAKSANA TEKNIS (UPT) SMP WILAYAH 3

Menyetujui,

Pembimbing Perusahaan

TATANG SUARSA, S.Pd

NIP. 19711127 199403 1 004

Mengetahui,

Kepala UPT SMP WILAYAH 3

M. SRI LAKSMI, S.Pd, M.Pd

NIP. 19631105 198503 2 005

3
 LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI

PENGUJI

Penguji I Penguji II

Tgl....../......../2017 Tgl....../......./2017

Mengetahui,

Kepala SMK KP PASEH WKS Bidang Hubungan Industri

Drs.Rido Slamet Rayadi Atep Rukmaya S.T

NUPTK :……………….. NUPTK :…………….

KATA PENGANTAR

4
 Alhamdulillah puji dan syukur kehadirat ALLAH SWT. Yang telah

memberikan rahmat dan karunia-Nya kepada penulis sehingga karya tulis hasil

Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) dapat terwujud.

Karya tulis hasil Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) ini sengaja dibuat

untuk memenuhi salah satu syarat mengakhiri Praktik Kerja Industri

(PRAKERIN) dalam rangka pendidikan sistem ganda SMK KP PASEH.

Terwujudnya karya tulis hasil Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) ini

penyusun menyadari masih belum dikatakan sempurna. Oleh karena itu, kepada

semua pihak penulis mengharapkan adanya kerjasama, saran dan kritik yang

mengarahkan pada penyempurnaan.

Dalam kesempatan ini penulis mengucapkan Terima Kasih yang sebesar-

besarnya kepada:

1. Allah SWT

2. Bapak Drs.Wawan Kuswanto M.Si selaku Pembina SMK KP PASEH

3. Bapak Drs.Rido Slamet Rayadi selaku kepala sekolah SMK KP PASEH

4. Bapak Atep Rukmaya S.T selaku penanggung jawab PRAKERIN

5. Ibu Kusmayati S.Pd.I selaku program keahlian sekaligus pembimbing di

sekolah.

6. Ibu M.Sri Laksmi S.Pd M.Mpd selaku Pimpinan UPT SMP WIL 3

7. Bapak Tatang Suarsa S.Pd selaku Kasubag UPT SMP Wilayah 3

8. Bapak Nono Karno selaku pembimbing instansi dilapangan

9. Seluruh staf Unit Pelaksana Teknis (UPT) yang telah banyak membantu

dalam pelaksanaan Praktik Kerja Industri (PR S.PdAKERIN)

5
10. Bapak/Ibu Guru SMK KP PASEH yang telah memberikan ilmunya

kepada kami

11. Orangtua kami yang telah memberi support kepada kami baik moral

maupun material

12. Teman-teman seperjuangan angkatan 2017-2018 terutama untuk

program keahlian Administrasi Perkantoran (AP) yang telah berbagi

pengetahuan selama PRAKERIN dan pembuatan laporan ini

Paseh,April 2017

Penyusun

DAFTAR ISI

halaman

6
LEMBAR PENGESAHAN DARI SEKOLAH ………………….... i

LEMBAR PENGESAHAN DARI INSTANSI…………………...... ii

7
 LEMBAR PENGUJIAN ……………………………………………. iii
KATA PENGANTAR ……………………………………………… iv
DAFTAR ISI ………………………………………………………. v

BAB I

PENDAHULUAN …………………………………………………. 1
1. Latar Belakang PRAKERIN………………………………………… 1

1
1. Tujuan PRAKERIN …………………………………………………. 1

2
1. Sejarah Singkat Perusahaan………………………………………….. 2

3
1. Lokasi PRAKERIN……………………………………………......... 3

4
1. Jadwal Pelaksanaan…………………………………………………... 3

5
1. Hambatan PRAKERIN………………………………………………. 3

6
1. Manfaat PRAKERIN………………………………………………… 4

7 Struktur Organisasi…………………………………………………..... 5

1.
8
BAB II

URAIAN……………………………………………………………. 6
2. Kantor Unit Pelaksana Teknis Wilayah 3…………………………… 6

1
2. Pengertian Kantor UPT……………………………………………… 6

2
2. Fungsi Kantor UPT………………………………………………….. 6

3
a. Fungsi Kantor………………………………………………… 6

b. Fungsi Kepala UPT…………………………………………… 7

8
 c. Fungsi Kasubag ……………………………………………….
8
2. Kearsipan……………………………………………………………... 10

4 a. Peranan Arsip…………………………………………………. 12

b. Maksud Kearsipan…………………………………………….. 12

c. Tujuan Kearsipan……………………………………………… 13

d. Fungsi dan Nilai Guna Arsip…………………………………. 13

Memasukan Data……………………………………………………... 17

2. BAB III
5
AKTIVITAS DI KANTOR UPT………………………………...... 18

Memaketkan Buku………………………………………………….. 18

Menyusun Dokumen (Terlampir Gambar 3.1)………………….......... 18

3.
1 Memperbaiki Data SMP (Terlampir Gambar 3.2)………………..... 19

3. Menyusun/Memisahkan Dokumen Bos Pusat dan Kabupaten

2
(Terlampir Gambar 3.3)……………………………………………… 23
3.
3

3.
4
BAB IV

PENUTUP…………………………………………………………… 26

4. Kesimpulan…………………………………………………………… 26
1
Saran………………………………………………………………….. 26
4.
2 a. Saran untuk Instansi Perusahaan…..…………………………. 26

b. Saran untuk Sekolah………………………………………….. 26

4.2

9
 LAMPIRAN-LAMPIRAN…………………………………………....

DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Praktik Kerja Industri (PRAKERIN)

Praktik Kerja industri (PRAKERIN) ini dimaksudkan agar siswa tidak

canggung dalam menghadapi dunia usaha yang sesungguhnya. Secara umum

Praktik Kerja Industri dimaksudkan untuk meningkatkan pengetahuan dan

keterampilan siswa khususnya dalam bidang Administrasi dan bisa

10
 menyesuaikan diri dalam lingkungan kerja yang sesungguhnya jadi siswa

dapat merasakan didunia usaha yang sebenarnya. Setelah siswa melaksanakan

praktik kerja industri siswa diharapkan dapat membuat laporan hasil

( PRAKERIN ) di bidangnya khususnya bagian administrasi dan juga dapat

pengalaman lagsung didunia usaha melampirkan kegiatan kegiatan selama

prakerin berlangsung.

1.2 Tujuan Praktik Kerja Industri ( PRAKERIN )

a. Tujuan Praktik Kerja Industri ( PRAKERIN )

Tujuan daripada disusunnya laporan hasil kegiatan Praktik Kerja

Industri ( PRAKERIN ) ini adalah :

 Untuk bukti kepada guru/pihak sekolah bahwa siswa sudah

melaksanakan kegiatan dengan serius tidak berleha-leha.

 Sebagai sarana menambah wawasan/pengetahuan didunia

industri,khususnya dibidang Adminisrasi Perkantoran ( AP ).

 Sebagai bahan evaluasi terhadap hasil hasil yang dicapai dalam

kegiatan Praktik Kerja Industri ( PRAKERIN ).

 Sebagai bahan masukan dalam mengerjakan tugas hasil laporan

Praktik Kerja Industri ( PRAKERIN ).

 Sebagai salah satu syarat untuk menempuh ujian nasional.

 Menambah wawasan/pengalaman bagi siswa/siswi.

 Untuk melatih siswa/siswi supaya terbiasa dalam dunia kerja.

 Mempraktikan langsung materi yang disampaikan disekolah.

11
1.3 Sejarah Singkat Instansi Perusahaan

Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) Wilayah 3 berdiri pada tanggal

1 April 2008 s.d 31 Desember 2016.yang berlokasi di Jln.Raya Rancaekek-

Majalaya Km 4 Kecamatan Solokan Jeruk. Kepala UPTD pertama Dikepalai

oleh Bapak Dedi Supriadi Paweka, S.Pd M.M memangku jabatan sampai

dengan bulan September 2012.Sebagai penggantinya dilantik Ibu M. Sri

Laksmi,S.Pd., M.M sampai dengan sekarang .Pada tanggal 1 Januari 2017

UPTD berganti nama menjadi Unit Pelaksana Teknis (UPT). UPT SMP

pada Disdik dengan wilayah kerja berada pada 3 wilayah kerja ,dengan

jumlah 3 UPT yang berkedudukan pada :

a. Wilayah 1 Soreang

b. Wilayah 2 Baleendah dan

c. Wilayah 3 Majalaya , meliputi 11 wilayah kerja yaitu : Kecamatan

Cilengkrang , Kecamatan Cimenyan , Kecamatan Cileunyi , Kecamatan

Rancaekek , Kecamatan Cilcalengka , Kecamatan Nagreg , Kecamatan

Cikancung , Kecamatan Paseh , Kecamatan Ibun , Kecamatan Majalaya ,

dan Kecamatan Solokan Jeruk .

1.4 Lokasi Praktik Kerja Industri (PRAKERIN)

Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) yang bertempat di kantor Unit

Pelaksana Teknis (UPT) SMP Wilayah 3 Kecamatan Solokan Jeruk, Jalan

Raya Rancaekek-Majalaya Km 4 Kecamatan Solokan Jeruk.

12
1.5 Jadwal Pelaksanaan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN)

Waktu pelaksanaan PRAKERIN dimulai dari tanggal 1 Februari s.d

31 Maret 2017. Dengan jadwal kerja dari hari Senin-Jumat. Sedangkan

untuk hari Sabtu dan Minggu di liburkan. Jadwal pelaksanaannya mulai dari

pukul 08.00-14.00 Wib. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dari table berikut:

Hari Jam Masuk Jam Istirahat Jam Keluar

Senin 08.00 12.00-13.00 14.00
Selasa 08.00 12.00-13.00 14.00
Rabu 08.00 12.00-13.00 14.00
Kamis 08.00 12.00-13.00 14.00
Jum'at 08.00 12.00-13.00 14.00
Sabtu Libur Libur Libur
Minggu Libur Libur Libur
table 1.1 : Jadwal kegiatan

1.6 Hambatan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN)

 Sulitnya beradaptasi pada hari pertama karena belum terbiasa

 Sulitnya mengerjakan tugas dari instansi karena belum terbiasa

 Kurangnya komunikasi antara pembimbing sekolah dengan peserta

PRAKERIN

 Kurangnya pengetahuan sehingga peserta PRAKERIN mengalami

kesulitan dalam melaksanakan tugas yang diberikan

 Keterbatasan waktu PRAKERIN sehingga tidak leluasa saat

melakukan pekerjaan

1.7 Manfaat Praktik Kerja Industri (PRAKERIN)

13
  Peserta PRAKERIN dapat mengetahui dan merasakan langsung

manfaat bekerja

 Peserta PRAKERIN dapat mengembangkan potensi dan menerapkan

materi-materi yang diberikan disekolah ke dunia industri

 Pesrta PRAKERIN dapat mengetahui Administrasi dan bisa

mengerjakan administrasi kantor

 Dapat mengenal lebih jauh bagaimana kondisi dunia kerja yang

sebenarnya

 Peserta PRAKERIN akan lebih siap untuk memasuki dunia kerja

BAB II

URAIAN

2.1 Unit Pelaksana Teknis (UPT)

2.2 Pengertian Unit Pelaksana Teknis (UPT)

Pengertian Unit Pelaksana Teknis (UPT) adalah unsur pelaksana teknis

yang melaksanakan kegiatan teknis operasional atau kegiatan teknis penunjang

tertentu.

14
 Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Kuantan Singingi Nomor 4

Tahun 2008,  tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Kabupaten

Kuantan Singingi, yang dijabarkan melalui Peraturan Bupati Nomor 17 Tahun

2009 Tentang Penjabaran Tugas dan Fungsi Dinas Pendidikan, maka kedudukan,

tugas dan fungsi Dinas Pendidikan ditetapkan sebagai berikut :

Dinas Pendidikan merupakan unsur pelaksana pemerintahan daerah,

dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.

2.3 Fungsi Kantor Unit Pelaksana Teknis (UPT) SMP

a. Fungsi Kantor Unit Pelaksana Teknis (UPT) SMP adalah :

 Melayani administrasi pendidikan jenjang SMP

 Melayani masalah Kepegawaian , meliputi :

a. Kenaikan Pangkat Pegawai

b. Mengurus Perceraian

c. Mengurus Kenaikan gaji berkala

 Mengelola administrasi keuangan

 Mengevaluasi dan pelaporan pelaksanaan program serta

kelembagaan dan ketatalaksanaan.

 Melaksanakan pengelolaan urusan surat menyurat, kearsipan,

kepustakaan, kehumasan, dan protokol.

 Pelayanan administrasi pendidikan jenjang SMP, secara lisan,

tertulis, berkala atau sesuai kebutuhan kepada pimpinan.

15
b. Tugas pokok dan fungsi kepala UPT wilayah 3

Berdasarkan Peraturan Bupati nomor 5 tahun 2008 mengenai rincian

tugas fungsi tata kerja dinas daerah khususnya Kepala UPT SMP Pasal 36

(1.)UPT Smp dipimpin oleh seorang Kepala UPT

(2.)Kepala UPT SMP mempunyai tugas pokok memimpin, merencanakan,

melaksanakan, mengevaluasi, dan melaporkan pengelolaan sebagai fungsi

Dinas dibidang pelayana pendidikan SMP

(3.)Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (2)

Pasal ini kepada UPT SMP menyelenggarakan fungsi :

a. Penetapan rencana operasional kegiatan pelayanan pendidikan SMP .

b. Pelaksanaan kegiatan operasional pelayanan pendidikan SMP wilayah

kerjanya

c. Pelaksanaan fasilitas dan dukungan administrasi pelaksanaan tugas

tenaga fungsional pelayanan pendidikan SMP

d. Pelaksanaan pemberian bahan rumusan kebijakan pengelolaan

administrasi kepegawaian pelayanan pendidikan SMP

e. Pengkoordinasian pemberian dan penyampaian bantuan pelayanan

pendidikan SMP

f. Penetapan rumusan kebijakan usulan pembangunan dan pemeliharaan

sarana dan prasarana pelayanan pendidikan SMP

g. Pemantauan dan pengendalian pelaksanaan pembangunan sarana dan

prasarana pelayanan pendidikan SMP

16
h. Pelaksanaan fasilitasi pengelolaan ketatausahaan pada SMP

i. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas

j. Pelaksanaan tugas kedinasan lain sesuai dengan bidang tugas dan

fungsinya

k. Pelaksanaan koordinasi pelayanan pendidikan SMP dengan sub unit

kerja lain di lingkungan Dinas.

c. Kasubag UPT SMP, menyelenggarakan fungsi;

 Pelaksanaan pengelolaan administrasi kepegawaian, keuangan,

evaluasi dan pelaporan pelaksanaan program serta kelembagaan

dan ketatalaksanaan;

 Penyusunan dan pengelolaan perencanaan, surat menyurat,

kearsipan, kepustakaan, kehumasaan, protokol, barang milik

daerah / aset kerumahtanggaan UPT;

 Pelaksaan koordinasi, integrasi dan sinkronisasi sesuai dengan

tugas pokok dan fungsi

 Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan serta capaian

kinerja sesuai dengan tugas pokok dan fungsi

 Membantu keepala UPT dalam menyusun dan melaksanakan

kebijakan UPT di lingkup kerjanya

 Melaksanakan pengelolaan administrasi kepegawaian keuangan ,

evaluasi dan pelaporan pelaksanaan program serta kelembagaan

dan ketatalaksanaan.

17
 Melaksanakan pembinaan admistrasi pembukaan vertifikasi ,

akuntansi ,penyusunan laporan keuangan,pertangungjawaban

pelaksanaan anggaran serta pelayanan sistem informasi dan

majemen keuangan.

 Melaksanakan pengelolaan urusan surat menyurat, kearsipan,

kepustakaan, kehumasan dan protocol

 Melaksanakan penyiapan bahan kenaikan pangkat, Daftar Urut

Kepangkatan (DUK), sumpah/janji pegawai, gaji berkala,

tambahan penghasilan dan peningkatan kesejahteraan pegawai

 Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas staf

 Memberi penunjuk kepada staf untuk kelancaran pelaksanaan tugas

 Mengevaluasai pelaksanaan tugas staf melalui sasaran kerja

pegawai (SKP) untuk mengetahui prestasi kerjanya dan sebagai

bahan pembinaan serta upaya tindak lanjut

 Menyusun dan/atau memeriksa konsep surat dinas berdasarkan

peraturan perundang-undangan yang berlaku

 Melaporkan pelaksanaan tugas secara lisan, tertulis, berkala atau

sesuai kebutuhan kepada pimpinan

 Kasubag TU UPT SMP sebagaimana dimaksud pada ayat (1),

membawahkan :

JFU Pengolah Administrasi Umum :

a. JFU Pengadministrasi Keuangan

b. JFU Pengolah Data Kepegawaian

18
 c. JFU Peningkatan Mutu

d. JFU Pengolah Data Sarana Prasarana

e. JFU Pengolah Pengelola Kantor

2.3 Kearsipan

Pengertian Arsip - Istilah arsip dalam bahasa Belanda disebut  “Archief”.

Kata ini juga berasal dari bahasa Yunani yaitu “Arche” yang berarti permulaan.

Kemudian dari kata  “Arche”  ini berkembang menjadi kata  “Archia” yang berarti

catatan. Selanjutnya dari kata  “Archia”  berubah lagi menjadi kata  “Ar-chieon”

yang berarti Gedung Pemerintahan. Sedangkan dalam bahasa Latin disebut

“Archium”. Pada akhirnya dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai

sekarang ini.

’’Menurut Sutarto (1997; 200) Arsip adalah suatu warkat yang disimpan
secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan
dapat secara cepat ditemukan kembali.’’ 

Sedangkan Lembaga Administrasi Negara memberikan rumusan secara

lengkap bahwa “Arsip” adalah segala kertas, buku naskah, gambaran peta, bagan

atau dokumen lainnya. Dimana diartikan sebagai segala macam bentuk dan sifat

aslinya atau salinan serta dengan segala cara penciptaannya oleh suatu badan

sebagai bukti dari pada tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijaksanaan, keputusan-

keputusan, prosedur-prosedur, kegiatan lainnya dari pada pemerintahan karena

informasi yang penting terkandung didalamnya.

19
 Pengertian Arsip di Indonesia, diatur dalam Undang-Undang No.7 tahun

1971 tentang “Ketentuan Pokok Kearsipan” pada Bab I pasal 1 berbunyi sebagai

berikut : 

1) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dan Badan-

badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan

Pemerintah. 

2) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta

dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kebangsaan. 

Dari definisi diatas jelas bahwa Arsip yaitu pusat ingatan bagi seluruh

kegiatan pekerjaan dimana surat/warkat yang diproses berdasarkan

pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun, disimpan dan dipelihara

sedemikian rupa selama masih diperlukan. 

A. .Peranan Arsip 

Arsip mempunyai peranan sebagai sumber informasi dan sumber

dokumentasi. Sebagai sumber informasi, arsip dapat membantu mengingatkan

petugas yang lupa mengenai suatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip

dapat dipergunakan oleh pemimpin organisasi untuk membuat  ataupun

mengambil keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Oleh

sebab itu dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai berikut : 

 Alat utama ingatan organisasi. 

 Bahan atau alat pembukt ian. 

20
  Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan. 

Kearsipan adalah informasi yang diperoleh baik dari arsip maupun dari
rekod merupakan sebuah sistem informasi yang meliputi input , proses , dan
output yang berbeda.

B. Maksud Kearsipan 

Maksud Kearsipan adalah agar tercipta suatu pengertian atau pemahaman

tata cara yang seragam dalam penyelenggaraan arsip di lingkungan perusahaan. 

C. Tujuan Kearsipan 

 Sebagai bahan pertanggung jawaban perusahaan tentang pelaksanan

dan pengelolaan perusahaan perlu untuk mempersiapkan bahan

pertanggung jawaban tersebut bagi perusahaan. 

 Agar unit-unit kerja tidak dibebani dengan penyimpanan arsip yang

tidak perlu lagi. 

D. Fungsi dan Nilai Guna Arsip 

Setelah kita mengetahui bahwa pengertian arsip ini adalah kumpulan

warkat yang disimpan secara sistematis sedangkan peranan arsip itu sendiri adalah
sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Maka untuk lebih jelasnya
peranan arsip ini erat hubungannya dengan fungsi dan nilai guna arsip (Maulana,
1991 ;10). 

1. Fungsi Arsip 

Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang-undang No. 7 tahun 1971 dibedakan

menjadi 2 (dua) yaitu : 

a) Arsip Dinamis 

21
Arsip Dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan,

pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau

dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan adinistrasi Negara.

Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip yang masih digunakan secara langsung

dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi

dan kegunaannya dibedakan menjadi : 

 Arsip Aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi

kelangsungan kerja. Jadi, arsip ini masih ada di tempat-tempat unit

pengelola dalam masa transisi antara aktif dan in-aktif. 

 Arsip Semi Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya

sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan

arsip in-aktif. 

 Arsip in-aktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang

sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. 

b) Arsip Statis 

Arsip Statis yang tidak dipergunakan  secara langsung untuk perencanaan,

penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk

penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. Singkatnya dapat dikatakan

bahwa arsip statis adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung

dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. 

Arsip merupakan sesuatu yang bertumbuh terus dan selalu berubah

seirama dengan tata kehidupan masyarakat maupun tata pemerintahan. 

22
 Dua jenis sifat dan arti tersebut menegaskan adanya 2 (dua) jenis sifat dan

arti arsip secara fungsionalnya yakni : 

 Arsip Dinamis, sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan

artinya menurut fungsinya. 

 Arsip Statis, sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai abadi khusus

sebagai bahan pertanggung jawaban nasional/pemerintahan. 

2. Nilai Guna Arsip 

Nilai guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaanya bagi

kepentingan penggunaan arsip. 

 Nilai guna primer

Nilai guna Primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi

penciptaan arsip itu sendiri, meliputi:

- Nilai guna Administrasi 

Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur

yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku pada

suatu organisasi pencipta arsip-arsip yang mempunyai nilai kegunaan administrasi

antara lain meliputi : 

o Arsip yang berkenaan dengan asal-usul suatu organisasi yang

mencakup pula pelaksanaan. 

o Arsip-arsip yang berkenaan dengan organisasi, struktur, instruksi,

struktur personalia, daftar pegawai, dan pedoman kerja lainnya. 

o Arsip yang berkaitan dengan fungsi dan pencapaiannya termasuk

arsip-arsip tentang keputusan suatu kebijaksanaan, perubahan

23
 kebijaksanaan, pelaksanaan kebijaksanaan, program kerja dan

lainnya. 

- Nilai guna Keuangan 

Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala

sesuatu transaksi dan pertanggung jawaban keuangan. 

- Nilai guna Hukum 

Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut

memberikan informasi-informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan

pembuktian dibidang hukum atau arsip yang mengandung hak-hak dan kewajiban

baik jangka pendek maupun jangka panjang bagi pegawai instansi pemerintahan

maupun swasta yang menyangkut kontrak, sewa-menyewa dan masih banyak

lainnya. 

- Nilai guna Ilmiah dan Teknologi

Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari

penelitian terapan.

 Nilai guna Sekunder

Nilai guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan

bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan

pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggung jawaban,

meliputi : 

- Nilai guna kebuktian 

Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat

digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi diciptakan,

24
 dikembangkan, diatasi, fungsi dan tugasnya serta hasil atau akibat dari

tugas kegiatannya. 

- Nilai guna Informational 

Arsip yang bernilai guna informational ialah arsip yang

mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian dan sejarah.

2.4 Memasukan Data

Data adalah fakta mentah atau rincian peristiwa yang belum diolah yang

terkadang tidak dapat diterima oleh akal fikiran dari penerima data tersebut, maka

dari itu data harus diolah terlebih dahulu menjadi informasi untuk dapat diterima

oleh penerima. Data bisa berwujud suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka,

matematika, bahasa atau simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai

bahan untuk melihat lingkungan, objek, kejadian, atau konsep.

BAB III

AKTIVITAS DI KANTOR

UNIT PELAKSANA TEKNIS (UPT) WILAYAH 3

25
 3.1 Memaketkan Buku

Langkah-langkah untuk Memaketkan Buku adalah sebagai berikut:

 Pertama , pilihlah judul buku yang akan diikat.

 Setelah judul buku terkumpul ikatkan semua buku dari 4 judul yang

berbeda menjadi satu ikatan

 Ikat buku tersebut menggunakan tali rapia agar tidak berantakan

 Setelah beres mengikat sampai membuat 26 ikatan buku , rapihkan paket

buku tersebut kedalam dus kosong

 Paket buku cerita untuk sekolah Negeri dan Swasta siap dikirim.

3.2 Menyusun Dokumen (Terlampir Gambar 3.1)

Langkah-langkah untuk Menyusun Dokumen adalah sebagai berikut:

 Pertama , bersihkan dokumen-dokumen dari debu

 Setelah itu urutkan dokumen tersebut dengan cara mengurutkan

no.urut dari yang paling kecil

 Setelah dokumen tersebut tersusun , ikat menggunakan tali rapia agar

terlihat apid an tidak memakan tempat yang besar untuk

menyimpannya.

3.3 Memperbaiki Data Siswa SMP (Terlampir Gambar 3.2)

Data adalah fakta mentah atau rincian peristiwa yang belum diolah yang

terkadang tidak dapat diterima oleh akal fikiran dari penerima data tersebut, maka

dari itu data harus diolah terlebih dahulu menjadi informasi untuk dapat diterima

26
oleh penerima. Data bisa berwujud suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka,

matematika, bahasa atau simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai

bahan untuk melihat lingkungan, objek, kejadian, atau konsep.

DAFTAR NAMA 120 SEKOLAH SMP DARI 11 KECAMATAN

UPT SMP WILAYAH 3

NO.
JM
UR KECAMATAN NAMA SEKOLAH
L
T
1 1 CICALENGKA SMP NEGERI 1 CICALENGKA
2 2 CICALENGKA SMP NEGERI 2 CICALENGKA
3 3 CICALENGKA SMP FK BINA MUDA
SMP KARYA PEMBANGUNAN
4 4 CICALENGKA CICALENGKA
5 5 CICALENGKA SMP MA'ARIF CICALENGKA
6 6 CICALENGKA SMP PGRI CICALENGKA
7 7 CICALENGKA SMP YADIKA CICALENGKA
8 8 CICALENGKA SMP AL MUTTAQIN
9 9 CICALENGKA SMP NEGERI TERBUKA CICALENGKA
10 1 CIKANCUNG SMP NEGERI 1 CIKANCUNG
11 2 CIKANCUNG SMP NEGERI 2 CIKANCUNG
SMP BINA HARAPAN BANGSA
12 3 CIKANCUNG CIKANCUNG
13 4 CIKANCUNG SMP HEGARMANAH
14 5 CIKANCUNG SMP PGRI 330 CIKANCUNG
15 6 CIKANCUNG SMP MANDALASARI CIKANCUNG
16 7 CIKANCUNG SMP NEGERI 3 CIKANCUNG
17 8 CIKANCUNG SMP NEGERI TERBUKA 1 CIKANCUNG
CILENGKRAN
18 1 G SMP NEGERI 1 CILENGKRANG
CILENGKRAN
19 2 G SMP ISLAM NURUZZAMAN
CILENGKRAN
20 3 G SMP KARANGARUM
CILENGKRAN
21 4 G SMP NEGERI 2 CILENGKRANG
22 1 CILEUNYI SMP NEGERI 1 CILEUNYI
23 2 CILEUNYI SMP NEGERI 2 CILEUNYI
SMP NEGERI SATU ATAP CIKONENG
24 3 CILEUNYI CILEUNYI

27
25 4 CILEUNYI SMP AL-AMANAH
26 5 CILEUNYI SMP BANDUNG TIMUR
27 6 CILEUNYI SMP BHAKTI NUSANTARA CILEUNYI
28 7 CILEUNYI SMP IBNU RUSYID
29 8 CILEUNYI SMP IBNU ABBAS
30 9 CILEUNYI SMP KARYA BUDI CILEUNYI
31 10 CILEUNYI SMP LAB. UPI CILEUNYI
32 11 CILEUNYI SMP MEKAR GALIH
33 12 CILEUNYI SMP MEKARARUM
34 13 CILEUNYI SMP PGRI 408 CILEUNYI
35 14 CILEUNYI SMP NEGERI 3 CILEUNYI
36 15 CILEUNYI SMP SEKAR PERTIWI CILEUNYI
37 16 CILEUNYI SMP MUSLIMIN PANYAWUNGAN
38 1 CIMENYAN SMP NEGERI 1 CIMENYAN
SMP NEGERI SATU ATAP CIBANTENG
39 2 CIMENYAN CIMENYAN
40 3 CIMENYAN SMP BABUSSALAM
41 4 CIMENYAN SMP BUSTANUL ULUM
42 5 CIMENYAN SMP AL KAUTSAR CIMENYAN
43 6 CIMENYAN SMP AL MUKARRAMAH
44 7 CIMENYAN SMP IBNU SINA CIMENYAN
45 8 CIMENYAN SMP PGRI DAGO PAKAR
46 9 CIMENYAN SMP PGRI MEKAR MANIK
47 10 CIMENYAN SMP NEGERI 2 CIMENYAN
48 11 CIMENYAN SMP PLUS BINA BANGSA SCHOOL
49 12 CIMENYAN SMP NEGERI TERBUKA 1 CIMENYAN
50 13 CIMENYAN SMP NUR KAUTSAR
51 14 CIMENYAN SMP CENDEKIA LEADERSHIP SCHOOL
52 1 IBUN SMP NEGERI 1 IBUN
53 2 IBUN SMP NEGERI 2 IBUN
54 3 IBUN SMP KARYA PEMBANGUNAN IBUN
55 4 IBUN SMP PGRI IBUN
56 5 IBUN SMP TERPADU BANDUNG IBUN
57 6 IBUN SMP NEGERI 3 IBUN
58 7 IBUN SMP KARYA PEMBANGUNAN CIEURI
59 8 IBUN SMP NEGERI TERBUKA 1 IBUN
60 9 IBUN SMP ALIMIN AL MAHDI
61 10 IBUN SMP SANTIKA PASEH
62 1 MAJALAYA SMP NEGERI 1 MAJALAYA
63 2 MAJALAYA SMP 10 NOPEMBER MAJALAYA
64 3 MAJALAYA SMP AL GHOZALI
SMP KARYA PEMBANGUNAN 1
65 4 MAJALAYA MAJALAYA

28
 SMP KARYA PEMBANGUNAN 2
66 5 MAJALAYA MAJALAYA
67 6 MAJALAYA SMP MUHAMMADIYAH 1
68 7 MAJALAYA SMP PASUNDAN MAJALAYA
69 8 MAJALAYA SMP PGRI 427 MAJALAYA
70 9 MAJALAYA SMP YPN MAJALAYA
71 10 MAJALAYA SMP DARUL HIKAM MAJALAYA
72 11 MAJALAYA SMP NUSANTARA
73 12 MAJALAYA SMP MAJALAYA PUTRA
74 13 MAJALAYA SMP ASSALAM MAJALAYA
75 1 NAGREG SMP NEGERI 1 NAGREG
76 2 NAGREG SMP MATHLAUL ANWAR NAGREG
77 3 NAGREG SMP PGRI GANJAR SABAR
78 4 NAGREG SMP TRI BAKTI
79 5 NAGREG SMP YP 17 NAGREG
80 6 NAGREG SMP NEGERI TERBUKA 1 NAGREG
81 1 PASEH SMP NEGERI 1 PASEH
82 2 PASEH SMP NEGERI 2 PASEH
83 3 PASEH SMP AL MU'MIN PASEH
84 4 PASEH SMP HAYATAN THOYIBAH PASEH
85 5 PASEH SMP KARYA PEMBANGUNAN PASEH
86 6 PASEH SMP KP 2 PASEH
87 7 PASEH SMP MEKARPAWITAN
88 8 PASEH SMP PGRI PASEH
89 9 PASEH SMP SUKAMANAH
90 10 PASEH SMP YADIKA 2 PASEH
91 11 PASEH SMP NEGERI 3 PASEH
92 12 PASEH SMP DHARMA AGUNG
93 1 RANCAEKEK SMP NEGERI 1 RANCAEKEK
94 2 RANCAEKEK SMP NEGERI 2 RANCAEKEK
95 3 RANCAEKEK SMP NEGERI 3 RANCAEKEK
96 4 RANCAEKEK SMP ADHIKARYA RANCAEKEK
97 5 RANCAEKEK SMP AISYIYAH RANCAEKEK
SMP BINA PUTRA INDONESIA
98 6 RANCAEKEK RANCAEKEK
99 7 RANCAEKEK SMP LUGINA
100 8 RANCAEKEK SMP MUTHAHHARI
101 9 RANCAEKEK SMP PASUNDAN RANCAEKEK
102 10 RANCAEKEK SMP PGRI 55 RANCAEKEK
103 11 RANCAEKEK SMP PGRI HAURPUGUR
104 12 RANCAEKEK SMP QORDOVA
105 13 RANCAEKEK SMP TAMAN SISWA
106 14 RANCAEKEK SMP YMB LINGGAR

29
 107 15 RANCAEKEK SMP YPS II RANCAEKEK
108 16 RANCAEKEK SMP NEGERI 4 RANCAEKEK
109 17 RANCAEKEK SMP NEGERI TERBUKA 1 RANCAEKEK
110 18 RANCAEKEK SMP NEGERI TERBUKA 2 RANCAEKEK
111 19 RANCAEKEK SMP INSAN UNGGUL
SOLOKAN
112 1 JERUK SMP NEGERI 1 SOLOKAN JERUK
SOLOKAN
113 2 JERUK SMP BHAKTI PUTRA
SOLOKAN
114 3 JERUK SMP DARUSSALAM
SOLOKAN
115 4 JERUK SMP GPI SOLOKANJERUK
SOLOKAN
116 5 JERUK SMP PGRI 450 SOLOKANJERUK
SOLOKAN
117 6 JERUK SMP NEGERI 2 SOLOKANJERUK
SOLOKAN SMP NEGERI TERBUKA 1 SOLOKAN
118 7 JERUK JERUK
SOLOKAN
119 8 JERUK SMP DIENUL ISLAM
SOLOKAN
120 9 JERUK SMP YPPSD MAJALAYA
Tabel 3.1 Daftar nama 120 sekolah smp dari 11 kecamatan

Langkah-langkah untuk Memasukan/Mengubah Data Siswa adalah

sebagai berikut:

 Pertama, bersihkan papan data yang akan diperbaiki menggunakan kanebo

yang sudah dibasahi terlebih dahulu

 Setelah bersih masukan daftar nama sekolah , nama kepala sekolah ,

jumlah seluruh siswa dari kelas vii-ix ,dengan cara memisahkan jumlah

perempuan dan laki-laki

 Setelah selesai , papan data siap dipajang kembali.

30
3.4 Menyusun atau memisahkan dokumen BOS PUSAT DAN KABUPATEN

(Terlampir Gambar 3.3)

Langkah–langkah untuk Menyusun/memisahkan BOS PUSAT DAN

KABUPATEN adalah sebagai berikut :

 Pertama kita bersihkan dokumen dari debu-debu yang menempel.

 Pisahkan dokumen dengan memisahkan APBN untuk pusat dan APBD

untuk kabupaten.

 Selanjutnya setelah memisahkan APBN dan APBD ikat dengan tali rapia

agar arsip terlihat rapih.

 Setelah selesai, arsip tersebut siap diantar ke DINAS PENDIDIKAN

KABUPATEN BANDUNG.

Laporan Kegiatan Praktik Kerja Industri di Unit Pelaksana Teknis

Tempat
Kegiatan Praktik
No Tanggal Divisi/
( Uraian Singkat)
Produksi
Mengikat buku untuk
UPT SMP
Rabu,01-02-2017 dibagikan kesekolah smp
WILAYAH 3
1. Negeri dan Swasta
Kamis,02-02-2017 Menyusun dokumen UPT SMP

31
2. menurut nomor urut dari WILAYAH 3

yang terkecil
Memasukan data-data smp

seperti nama sekolah,nama

Jumat,03-02-2017
3. kepala sekolah,jumlah UPT SMP
s/d Senin 06-02-
siswa dari kelas VII,VIII WILAYAH 3
2017
sampai kelas IX ke papan

data
Memisahkan dokumen
UPT SMP
4. Selasa,07-02-2017 kabupaten dan pusat untuk
WILAYAH 3
persiapan rapat
5. Belajar membuat double UPT SMP
Rabu,08-02-2017
amplop WILAYAH 3
6. Memperbaiki pemisahan UPT SMP
Kamis,09-02-2017
arsip WILAYAH 3
Jumat,10-02- 2017 Menyusun/memisahkan
UPT SMP
7. s/d Senin,13-02- kembali arsip bos
WILAYAH 3
2017 kabupaten dan pusat
Selasa,14-02-2017 Mendata SKP (Sasaran

8. s/d Kamis,16-02- Kerja Pegawai) SMPN 1 UPT SMP

2017 Paseh WILAYAH 3

Membuat 100 amplop
Jumat,17-02-2017
untuk pembagian (TPP) UPT SMP
s/d Selasa 28-02-
9. untuk bulan WILAYAH 3
2017
Desember,Januari,Februari
Rabu,01-03-2017 Membuat kembali amplop UPT SMP

s/d Senin,20-03- dari kertas hvs yang tidak WILAYAH 3

32
 10. terpakai agar tidak dibuang
2017
begitu saja
Selasa,21-03-2017 Membereskan SKUM-
UPT SMP
11. s/d Selasa,28-03- PTK dari sekolah
WILAYAH 3
2017

BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan kegiatan tata usaha

yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dalam kerjasama untuk mencapai tujuan

tertentu.

Kantor Unit Pelaksana Teknis (UPT) adalah kantor yang menangani atau

mengelola keuangan, kenaikan pangkat, perceraian PNS, serta pengelolaan

administrasi sekolah tingkat SMP.

4.2 Saran

a. Saran untuk instansi/perusahaan

 Sebaiknya pihak instansi memperluas atau memperbanyak tempat

untuk menyimpan arsip dari tahun ketahun.

33
  Meningkatkan kedisiplinan kinerja para pegawai.

 Harus lebih dekat dengan peserta prakerin.

b. Saran untuk sekolah

 Seharusnya pembimbing sekolah lebih memperhatikan peserta

prakerin sehingga peserta prakerin tidak merasa kesulitan saat

menyusun laporan.

 Menambah fasilitas-fasilitas agar mempermudah saat menyusun

laporan.

 Menambah guru-guru yang ahli dibidangnya agar membantu

memperlancar peserta prakerin saat melakukan prakerin dan

menyusun laporan.

34
LAMPIRAN-LAMPIRAN

KANTOR UPT SMP WILAYAH 3

35
RUANGAN KEPALA UPT WILAYAH 3

36
37
 Menyusun Dokumen (Gambar 3.1)

38
Memperbaiki Data Siswa SMP (Gambar 3.2)

39
Menyusun atau memisahkan dokumen BOS PUSAT DAN KABUPATEN
(Gambar 3.3)

40
41
42