LAPORAN ANALISIS DAN REKAYASA PROSES BISNIS

PROSES BISNIS PENGNJUNG / PEMINJAM BUKU

DISUSUN OLEH
NAMA :
NIM :

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS NEGERI GORONTALO
24 MEI TAHUN 2019
 BAB I
PENDAHLUAN
1.1 Latar Belakang
Perpustakaan merupakan gudangdata, koleksi informasi dan simpanan
pengetahuan. Perpustakaan tidak hanya berkaitan dengan gedung dan buku saja,
namun juga sistem penyimpanan, pemeliharaan, pengguna, pengelola dan
bagaimana cara mengelola dan menggunakannya. Perpustakaan dapat kita artikan
sebagai kesatuan unit kerja yang terdiri dari beberapa bagian yaitu bagian
pengembangan koleksi, pengolahan koleksi, bagian layanan pengguna dan bagian
pemeliharaan sarana dan prasarana. Selain itu, perpustakaan juga merupakan
tempat memberikan karya-karya yang telah dimiliki untuk berbagi ilmu kepada orang
lain. Dalam hal ini perpustakaan yang akan dibahas disini adalah UPT perpustakaan
UNG. Perpustakaan UNG sangat berguna khususnya bagi para mahasiswa. Di
dalam Perpustakaan UNG banyak informasi yang bisa di dapat. Bahan bacaan yang
berkaitan dengan mata kuliah mahasiswa, jurnal-jurnal ilmiah, buku-buku referensi
dan buku-buku pengetahuan umum telah tersedia. Selain itu, perpustakaan UNG
juga meenyediakan fasilitas internet wifi, ruangan yang nyaman untuk membaca dan
juga menyediakan fasilitas peminjaman buku.

Setelah mengetahui kegunaan perpustakaan UNG, tentunya perpustakaan

mempunyai peran yang sangat penting, khususnya bagi para mahasiswa. Tetappi
pada kenyataanya dengan kinerja perpustakaan yang sekarang, banyak mahasiswa
yang menggunakannnya dengan tidak disiplin. Keadaan ini sebaiknya harus segera
mendapatkan perhatian agar kinerja Perpustakaan bisa di tingkatkan. Berangkat dari
hal ini, saya memutuskan untuk melakukan survey pada Perpustakaan UNG untuk
dijadikan objek observasi tugas mata kuliah Analisis Proses Bisnis. Berbagai survey
diperlukan untuk mengetahui proses bisnis pada UPT Perpustakaan UNG,
mengumpulkan data primer dan sekunder, dan mengamati kondisi secara langsung
di lapangan. Setelah itu, proses bisnis akan dianalisis untuk mengetahui bagaimana
mutu pelayanan Perpustakaan kepada para pengguna, mengukur kinerjanya
berdasarkan data-data yang didapat, dan merencanakan perbaikan dengan
menggunakan berbagai alat peningkatan proses bisnis. Hasil dari analisis adalah
rencana peningkatan sebagai solusi yang tepat dari permasalahan-permasalahan
yang ada.

Saya mengambil judul “ Proses Bisnis Pengunjung / Peminjaman Buku “

dikarenakan fokus dari penelitian kami berbeda dengan analisis proses bisnis yang
dilakukan oleh kelompok lain dalam mata kuliah yang sama. Judul ini diangkat dari
hasil pertimbangan terhadap wawancara pada pihak pengelola perpustakan yang
dilakukan pada awal survey. Proses peminjaman buku sangat berguna khususnya
bagi mahasiswa yang tidak mempinyai banyak waktu luang untuk membaca buku di
perpustakaan dan juga berguna untuk menyelasaikan tugas tugas mata kuliah.
Selain membarikan manfaat yang sangat banyak bagi mahasiswa, proses ini juga
mempunyai masalah yang harus diselesaikan. Untuk itu, perlu adanya pendefinisian
 ulang proses bisnis dalam perpustakaan sehingga bisa menyelesaikan masalah
yang ada dan dapat meningkatkan kinerja dari perpustakaan.

1.2 Tujuan Analisis Dan Rekayasa

1. Mengetahui klasifikasi proses bisnis pengungjung / peminjaman buku di UPT

Perpustakaan UNG.
2. Mengetahui ukuran kinerja dari proses bisnis pengungjung / peminjaman buku di
UPT Perpustakaan UNG.
3. Mengetahui hasil kinerja ari proses bisnis pengungjung / peminjaman buku di UPT
Perpustakaan UNG.
4. Mengetahui akar permasalahan dari proses bisnis pengungjung / peminjaman buku
di UPT Perpustakaan UNG.
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Gambaran Umum Organisasi

a. Struktur Organisasi

REKTOR

PEMBANTU
REKTOR 1

KEPALA UPT

KASUBAG TU

PERENCANAAN BENDAHARA

STAF
ADMINISTRASI

STAF STAF
ADMINISTRASI ADMINISTRASI

STAF STAF
ADMINISTRASI ADMINISTRASI

STAF STAF
ADMINISTRASI ADMINISTRASI

STAF STAF
ADMINISTRASI ADMINISTRASI

STAF
ADMINISTRASI

FAKULTAS SASTRA FAKULTAS MIPA FAKULTAS ILMU FAKULTAS TEKNIK FAKULTAS UKUM FAKULTAS FIKK
DAN BUDAYA SOSIAL

FAKULTAS ILMU FAKULTAS EKONOMI FAKULTAS FAKULTAS FAKULTAS PASCA

PENDIDIKAN DAN BISNIS PERTANIAN PERIKANAN SARJANA

Gambar 1
Sumber gambar : UPT perpustakaan UNG
b. Deskripsi
Perpustakaan UNG adalah sebuah Unit Pelaksana Teknis (UPT) kampus 1
UNG yang menangani koleksi buku, referensi khusus, jurnal ilmiah, kumpulan
skripsi, tesis, desertasi, karya tulis dari berbagai sumber. Secara singkat, profil
Perpustakaan UNG adalah sbb.

Nama : UPT Perpustakaan Universitas Negeri Gorontalo

Alamat : Kampus 1 Universitas Negeri Gorontalo
Web : www.perpustakaan.ung.ac.id

Perpustakaan ITS mempunyai visi strategis yaitu untuk menjadi perpustakaan

yang Inovatif dan Unggul dalam Informasi dan Edukasi dan visi pada 2035 yaitu
Perpustakaan terdepan dalam Informasi dan Edukasi berbsis Kebudayaan di
Kawasan Asia Tenggara. Sedangkan Misi Perpustaaan UNG mengacu pada
empat piar UNG yaitu : Quality Assurance, soft skills dan Enterpreneurship,
Partnership dan Innovation, dan Evironment Green Campus.

1. Menyelenggarakan pelayanan yang berkualitas sebagai sarana dan edukasi

bagi civitas academika UNG dalam melakukan Tri Dharma perguruan tinggi dan
bagi masyarakat.
2. Menyiapkan SDM yang berbudaya, beretos kerja dan soft skill.
3. Mengembangkan Partnership dengan pihak Internal dan eksternal Universitas.
4. Menciptakan suasana ligkungan perpustakaan yang representatif.

c. Relationship Mapping

PENGGUNA ENTRI DATA

PENGUNJUNG

PENELUSURAN KOLEKSI
MELALUI OPAC

SIRKUASI

= Masuk
= Mencari buku yang di inginkan
= Meminjam atau mengembalikan buku
= Keluar

Gambar 2 relationship mapping

 Berdasarka gambar 2 peneliti dapat menyimpulkan bahwa fungsi dari Relationship
mapping yaitu chart yang menggambarkan seluruh hubungan antara bagian bisnis. Sehingga
kita dapat mengetahui dengan mudah hubungan antara bagian bisnis satu dengan yang
lainnya dan apa saja yang di lakukan antara bagian bisnis satu dengan bagian bisnis lainnya.

2.2 Klasifikasi Proses Bisnis

Proses bisnis adalah sebuah rantai aktivitas berulang yang berhubungan secara logis yang
menggunakan sumber daya perusahaan untuk mengolah sebuah objek (fisik atau mental) dengan
tujuan untuk mencapai produk atau hasil yang terukur dan telah ditentukan untuk pelanggan internal
atau eksternal. Jadi, yang dimaksud proses bisnis bukan hanya pelayanan pada pengguna, namun
meliputi aktivitas mengelola perpustakaan, dan objek mental berupa kebutuhan pengguna dengan
tujuan untuk mencapai pelayanan tertentu yang memuaskan pengguna.
Seuai dengan definisi tersebut, saya mengidentifikasi proses bisnis pada UPT Perpustakaan
UNG pada bagian Pengunjung / Peminjaman sebagai berikut.
a) Proses bisnis utama
1. Entri data pengunjung
2. Penelusuran Melalui OPAC
3. Sirkulasi

Berikut penjelasan dari klasifikasi proses bisnis diatas :

a) Proses Bisnis Utama
Proses bisnis utama(primary process) pada Pengunjung / Peminjaman meliputi proses-
proses inti yang menghasilkan nilai dalam perusahaan berupa pelayanan pada pengunjung.
Proses bisnis ini dimulai dari Entri Data Pengunjung, Penelusuran Melalui OPAC dan
Sirkulasi. Proses bisnis utamanya adalah sebagai berikut :

1. Entri Data Pengunjung

Entri data pengunjung merupakan proses awal dari mahasiswa untuk masuk ke
perpustakaan. Dalam entri data pengunjung, mahasiswa di minta untuk mengisi
buku pengunjung yang terdiri dari nama, nim, prodi, jurusan, fakultas, dan tanggal
berkunjung.

2. Penelusuran melalui OPAC

Penelusuran melalui OPAC merupakan proses ke dua dari mahasiswa sebelum
masuk ke perpustakaan. Pada proses ini mahasiswa mengajukan judul buku,
nama pengarang, atau nama penerbit ke petugas kemudian akan di cari melalui
OPAC. Setelah di temukan, mahasiswa bersangkutan akan di beri tahu letak dari
buku yang ingin di baca.
 3. Sirkulasi
Pada proses sirkulasi ini, mahasiswa yang telah membaca buku bisa memilih
untuk meminjam atau mengembalikan buku. Apabila memilih untuk meminjam
maka mahasiswa di minta untuk menunjukkan kartu anggota perpustakaan, dan
menunjukkan buku yang ingin di pinjam. Kemudian buku yang ingin di pinjam
tersebut di catat tanggal peminjaman dan tanggal pengembalian selambat
lambatnya 5 hari setelah peminjaman, kemudian buku di beri cap
perpustakaan.dan cap tanggal pengembalian. Apabila mahasiswa bersangkutan
tidak memiliki karu anggota perpustakaan, buku bisa di berikan ke petugas di
bagian sirkulasi.

2.3 Dokumentasi Proses Bisnis

 Flowchart

Pengisian data
pengunjung perpustakaan

Pencarian buku yang di

inginkan pengunjung
perpustakaan

Peminjaman atau
pengembalian buku

Buku di terima oleh

mahasiswa

Gambar 3 flowchart
  Cross Fungsional Flowchart
Entri Data pengunjung Penelusuran melalui OPAC Sirkulasi

Pengisian data
pengunjung perpustakaan

Pencarian buku yang di

inginkan pengunjung
perpustakaan

Peminjaman atau
pengembalian buku

Buku di terima oleh

mahasiswa

Gambar 4 CFF

Untuk mendokumentasikan proses, penelitimenggunakan tool Flowchart dan Cross-

Functional Flowchart. Flowchart berguna untuk menggambarkan aktivitas apa yang
dilakukan dalam sebuah proses, sedangkan Cross-Functional Flowchart adalah flowchart
yang memberikaninformasisiapa yang melakukanaktivitasdan di bagian apa dia berada.
Kedua tool ini digunakan untuk menjelaskan berbagai jenis proses bisnis yang terjadi dalam
perusahaan sekaligus menjelaskan aktivitas tiap bagian dalam proses tersebut.
2.4 Pengukuran Kinerja
Pengukuran kinerja adalah sebuah metode untuk mengukur pelaksanaan
sebuah program atau proyek. Pengukuran ini dilakukan secara terus menerus dengan
memantau laporan dari progress (pekembangan) dan accomplishment(pencapaian).
Pendekatan yang dilakukan adalah ukuran kinerja operasional. Ukuran kinerja
operasional dilakukan kontinyu untuk memantau aspek-aspek kinerja yang relevan
untuk proses bisnis. Pengukuran ini bersama-sama membentuk panel instrumen yang
dapat digunakan untuk memonitor kerja. Panel instrumen akan menggambarkan trend
negatif, perkembangan dari waktu ke waktu dan memungkinkan follow up berupa
usaha peningkatan tertentu. Berikut pengukuran kinerja dari Proses Pengunjung /
Peminjaman UPT perpustakaan UNG :

Tabel pengukuran kinerja

Proses System Ukuran kinerja Jenis

Pengukuran pengukuran
Entri data Pengunjung kualitas Pelayanan ramah Soft
waktu Pelayanan 1 menit Hard
Penelusuran Kualitas Pelayanan 1 menit Soft
Melalui OPAC Memberikan informasi
Mengenai buku yang dicari
Sirkulasi Kualitas Ada petugas saat soft
Melakukan peminjaman
Buku
Waktu Maksimal peminjaman hard
Buku 5 hari
Kualitas Maksimal buku yang Hard
Di pinjam 2 buah
Gambar 5 tabel pengukuran

2.5 Evaluasi Kinerja

Dalam pengevaluasian kinerja perusahaan dan prosesnya, diperlukan metode Self
Assessment. Tujuan dari self assessment adalah untuk memberikan gambaran umum
dan utuh tentang kinerja, dalam hal ini yaitu kinerja dari Proses Bisnis Pengunjung /
Peminjaman. Agar self assessment berguna maka hasil pengukuran atau evaluasi
kinerja harus diinterpretasikan dalam performance matrix.

Performance Matrix
Performance matrix adalah tool yang digunakan untuk menganalisis tidak hanya
sebaik apa proses bisnis dilakukan tetapi juga seberapa penting proses tersebut. Ini
dilakukan untuk menghindari perusahaan menghabiskan sumber daya meningkatkan
proses yang kinerjanya jelek , padahal proses tersebut tidak begitu penting untuk
perusahaan. Tool ini digunakan untuk mengidentifikasi proses mana yang akan perlu
ditingkatkan terlebih dahulu daripada proses yang lain.
 Untuk membuat Performance Matrix peneliti menggunakan data yang telah
diperoleh, dari data tersebut peneliti menangkap bahwa masih ada proses yang sangat
perlu ditingkatkan.

III IV
-Entri Data
Pengunjung
-Penelusuran
melalui opac

II
-sirkulasi

Gambar 6 Performace Matriks

Peneliti membagi proses bisnis Pengunjung / peminjaman buku ke dalam 4 kuadran. Dalam
kuadran I, peneliti belum mendapati sebuah proses yang tidak penting dan tidak memiliki kinerja
yang bagus. Kuadran II adalah daerah yang perlu peningkatan kinerja karena karena diketahui bahwa
proses yang berada di dalamnya sangatlah penting, diantaranya adalah proses Sirkulasi. Seperti
kuadran I, pada kuadran III peneliti juga belum menemukan sebuah proses yang tidak terlalu penting
namun kinerjanya bagus. Kuadran IV adalah adalah daerah yang memiliki kinerja yang bagus serta
memiliki kepentingan yang tinggi sehingga perlu dipertahankan, yaitu proses Entri Data Pengunjung
dan Penelusuran Melalui OPAC.
Salah satu contoh bukti rendahnya performa pada kuadran II adalah proses sirkulasi.
Peminjaman buku di kepada mahasiswa di berikan jangka waktu 5 hari. Namun, ada beberapa
mahasiswa yang tidak mengembalikan buku dalam jangka waktu tersebut.

2.6 Perencanaan Peningkatan

a. Memahami Permasalahan

Berdasarkan hasil pengamatan secara langsung, peneliti mengidentifikasi masalah dalam

proses bisnis pada Pengunjung / Peminjaman Buku :
 Mahasiswa tidak mengembalikan buku dalam jangka waktu yang telah di tentukan.
 Setelah mengetaui masalah yang terjadi didalam proses bisnis, peneliti akan menggunakan
alat check sheet untuk memahami secara detail permasalahan tersebut.
Check Sheet
Check sheet adalah tabel atau form yang digunakan untuk mencatat data saat sedang
dikumpulkan. Disini peneliti menggunakannya untuk mencatat penyebab mahasiswa tidak
mengembalikan buku dengan jangka waktu yang telah di tentukan berdasarkan hasil wawancara
beberapa Mahasiswa. Check sheet ini memberikan informasi penting mengenai kemungkinan
penyebab utama kesalahan. Data hasil check sheet dapat digunakan sebagai dasar untuk menentukan
dimana perbaikan harus dilakukan. Berikut check sheet yang didapatkan dari hasil wawancara
beberapa pelanggan.

Penyebab Jumlah Total munculnya penyebab

Buku rusak II 2
Buku hilang II 2
Lupa jangka waktu IIIII III 8
pengembalian
Mengetahui jangka waktu IIIII II 7
pengembalian tapi enggan
mengembalikan
buku using / lapuk tidak boleh IIIII 5
di pinjam
Jumlah Responden 15 24

Dilihat dari survey tersebut, dihasilkan berbagai kemungkinan penyebab mengapa

mahasiswa tidak mengembalikan buku tepat waktu. Penyebab dan banyaknya responden
dapat dilihat pada tabel check sheet diatas. Dari hasil tersebut peneliti menangkap bahwa
penyebab utama buku tidak di kembalikan sesuai waktu yang telah di tetapkan adalah
mahasiswa lupa jangka waktu pengembalian. Oleh karena itu, perlu adanya perbaikan
untuk pemberian informas pengembalian buku tersebut

- Cause and Effect Chart (Fishbone)

Peneliti menggunakan Cause and Effect Chart tipe Fishbone Chart karena tool ini
lebih mudah dipakai dan sesuai dengan permasalahan.

Pertama, peneliti menggolongkan beberapa penyebab tidak menyerahkan SBK saat

akan menerima pinjaman dalam 3 kategori utama, yaitu karyawan, kuantitas, dan waktu.
Kemudian dari ketiga kategori tersebut, peneliti melakukan brainstroming untuk mencari
penyebab yang sesuai dengan kategori tersebut. Berikut adalah hasilnya :

1. Karyawan : Jam kerja tidak fleksibel

2. Kuantitas : jumlah pinjaman buku
3. Waktu : lama peminjaman buku
Dari tiga kategori itu, ditemukan satu kategori yang paling berpengaruh sehingga
menyebabkan buku tidak di kembalikan sesuai waktu yang telah di tetapakan.
 Waktu
Kategori utama :
 Karyawan
 Kuantitas
 Waktu LAMA PEMINJAMAN BUKU

Kurang pemberian informasi persayaratan kepada Nas

Jam kerja tidak fleksibel

Jumlah pinjaman buku

Karyawan Karyawan

- Root Cause Analysis (Why-Why Chart)

Untuk menemukan akar permasalahan dari kurang tepatnya metode pemberian informasi
persyaratan, peneliti menggunakan akar permasalahan (root cause analysis). Berikut adalah
ilustrasinya :

Buku tersebut masih di perlukan

Mengerjakan tugas dengan jangka waktu yang pendek

Mengembalikan buku tepat waktu

bukan keharusan

Dari ilustrasi tersebut, terlihat bahwa akar permasalahan dari waktu yaitu lama
penjaman buku karena mahasiswa menganggap mengembalikan buku tepat waktu bukan
keharsan. Sehingga buku yang di pinjam tidak di kembalikan tepat waktu. Oleh karena itu,
Karyawan harus memberikan sanksi yang lebih tegas kepada mahasiswa yang seperti ini
agar lebih disiplin dalam mengembalikan buku yang telah di pinjam.
Akar permasalahan ini akan diselesaikan terlebih dahulu dari permasalahan lainnya
sehingga buku bisa di kembalikan tepat waktu dan membelajarkan mahasiswa untuk lebih
disiplin waktu
 .

BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Perpustakaan UNG adalah sebuah Unit Pelaksana Teknis (UPT) kampus 1 UNG
yang menangani koleksi buku, referensi khusus, jurnal ilmiah, kumpulan skripsi, tesis,
desertasi, karya tulis dari berbagai sumber.

Berdasarkan hasil analisis peneliti pada Proses Bisnis Pengunjung / Peminjaman

Buku terdapat masalah dalam kurang efektifnya sanksi, hal ini disebabkan karena
mahasiswa mengganggap pengembalian buku tepat waktu bukan suatu keharusan.
Oleh sebab itu, peneliti menyimpulkan bahwa untuk mengatasi permasalahan perlu
adanya pemberian sanksi yang lebih tegas kepada mahasiswa tersebut. Agar
mahasiswa lebih disiplin dalam hal ini waktu pengembalian buku .

3.2 Saran
Peneliti merekomendasikan untuk meningkatkan kinerj untuk proses bisnis
pengunjung / peminjaman buku adalah dengan melakukan berbagai usaha sebagai
berikut :

1. Memberikan sanksi yang lebh tegas selain denda, ditambahkan lagi dengan
pelarangan peminjaman buku untuk mahasiswa bersangkutan
2. Untuk solusi IT di tambahkan salah satu tool pada siat yaitu tentang peminjaman
buku, untuk memberkan informasi pengembalian buku dan peringatan keras kepada
mahasiswa tersebut.