MAKALAH KORESPONDENSI

Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia

Dosen Pengampu :
Dr.Endang Waryanti, M.Pd

Kelompok 5
Nama Anggota :
1. Evika Indria Rani (2014040013)
2. Lisa Nailul Muna (2014040016)
3. Rony Sabdo Langit (2014040045)

PENDIDIKAN BAHASA DAN SASTRA INDONESIA

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS NUSANTARA PGRI KEDIRI
2020/2021
 KATA PENGANTAR
Pertama-tama penulis mengucapkan puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa
atas kasih karunia dan Berkat-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini
meskipun banyak kesulitan dalam membuat makalah ini, namun berkat penyertaannya
penulis dapat menyelesaikan makalah ini dengan tepat waktu.
Sejalannya kurikulum dan materi kuliah Bahasa Indonesia Keilmuan maka mahasiswa
ditugaskan untuk membuat makalah tentang Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia.
Makalah ini dibuat untuk memenuhi tugas belajar tersebut karena makalah ini dapat
memberikan manfaat para pembacanya.
Makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, untuk itu penulis mengharapkan adanya
kritik dan saran yang membangun dari para pembaca. Penulis berharap akan ada yang
mengembangkan makalah ini dimasa yang akan datang.

Kediri, 19 Mei 2021

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................................................ i

DAFTAR ISI ..............................................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ............................................................................................................ 1
1.2 Rumusan Masalah ....................................................................................................... 5
1.3 Tujuan.......................................................................................................................... 5
BAB II LANDASAN TEORI .................................................................................................... 6
2.1 Pengertian Korespondensi ........................................................................................... 6
2.2 Pengertian Surat .......................................................................................................... 6
2.3 Fungsi Surat................................................................................................................. 7
2.4 Bentuk Surat ................................................................................................................ 8
1. Full Block Style atau Bentuk Lurus Penuh .................................................................. 8
2. Block Style atau Bentuk Lurus .................................................................................... 9
3. Semi Block Style atau Bentuk Setengah Lurus .......................................................... 10
4. Indent Style atau Bentuk Lekuk ................................................................................. 11
5. Official Style atau Bentuk Resmi ............................................................................... 12
2.5 Bagian Surat .............................................................................................................. 13
2.6 Jenis-Jenis Surat ........................................................................................................ 14
2.7 Macam-Macam Surat Bisnis ..................................................................................... 18
1. Surat Perkenalan........................................................................................................ 18
2. Surat Penawaran ........................................................................................................ 18
3. Surat Permintaan Penawaran ..................................................................................... 18
4. Surat Pesanan ............................................................................................................ 18
5. Surat Konfirmasi Pesanan ......................................................................................... 18
6. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang ................................................................. 18
7. Surat Penolakan Pesanan........................................................................................... 18
8. Surat Penagihan ......................................................................................................... 19
9. Surat Pengiriman Pembayaran .................................................................................. 19
10. Surat Pengangguhan Pembayaran ......................................................................... 19
11. Surat Jawaban Pengangguhan Pembayaran ........................................................... 19
12. Surat Pengaduan/Komplain ................................................................................... 19
13. Surat Jawaban Pengaduan ..................................................................................... 19

ii
 2.8 Macam-Macam Surat Dinas ...................................................................................... 19
1. Surat Pemberitahuan ................................................................................................. 19
3. Surat Kuasa ............................................................................................................... 20
4. Surat Undangan ......................................................................................................... 20
5. Surat Memo ............................................................................................................... 20
6. Surat Keterangan ....................................................................................................... 20
7. Surat Pegantar ........................................................................................................... 20
8. Surat Edaran .............................................................................................................. 20
9. Surat Intruksi ............................................................................................................. 20
10. Surat Tugas ............................................................................................................ 20
11. Surat Perintah ........................................................................................................ 20
2.9 Surat Lain-Lain ......................................................................................................... 21
1. Surat Perjanjian ......................................................................................................... 21
2. Surat Tempahan......................................................................................................... 21
3. Surat Janji Temu........................................................................................................ 21
BAB III PEMBAHASAN ........................................................................................................ 22
3.1 Surat Resmi ............................................................................................................... 22
1. Surat Perkenalan........................................................................................................ 22
# CONTOH # ........................................................................................................................... 23
2. Surat Permintaan Penawaran..................................................................................... 24
3. Surat Penawaran ........................................................................................................ 26
4. Surat Dinas ................................................................................................................ 29
5. Surat Perintah ............................................................................................................ 32
6. Surat Pernyataan........................................................................................................ 34
7. Surat Intruksi ............................................................................................................. 36
8. Surat Permohonan ..................................................................................................... 38
9. Surat Kuasa ............................................................................................................... 39
10. Berita Acara ........................................................................................................... 40
BAB IV PENUTUP ................................................................................................................. 43
4.1 Kesimpulan................................................................................................................ 43
4.2 Saran .......................................................................................................................... 43

iii
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat
dan berkomunikasi dengan surat. Sedangkan pengertian surat adalah alat komunikasi
tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain dengan tujuan
menyampaikan informasi. Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi
informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan,
surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi (Sutrisno dan Renaldi, 2006).
Surat dinas ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan, tugas dari
kantor, atau kegiatan dinas. Surat ini berasal dari instansi atau lembaga baik swasta
maupun negeri. Contoh: surat tugas, surat perintah, memorandum, dan surat keputusan.
Surat dinas yang berifat perseorangan ialah surat lamaran pekerjaan, surat permohonan
izin, dan surat permohonan cuti. Dalam perkembangannya, tampak bahwa penerbit surat
dinas tidak hanya instansi pemerintah. Sabariyanto (1998) mengemukakan bahwa dalam
urusan kedinasan biasa ditemukan surat izin untuk tidak masuk kerja. Surat semacam itu
tidak semata-mata mengutarakan masalah pribadi, tetapi lebih cenderung berisi masalah
kedinasan sebab pembuat surat adalah seorang PNS, masalah yang dikemukakan dalam
surat itu berkaitan dengan pekerjaannya, dan pengajuan izin semacam itu didasari
undang-undang. 2 Oleh karena itu, surat izin semacam tersebut pantas disebut sebagai
surat dinas.
Pengurusan surat sering juga disebut dengan istilah Mail Handling, yang merupakan
kegiatan mengirimkan informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain. Dengan kata
lain, kegiatan pengurusan surat bukan hanya menerima surat masuk dan mengirimkan
surat keluar saja. Tetapi, kegiatan pengurusan surat juga meliputi mengarahkan dan
menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam lingkungan suatu organisasi atau lembaga.
Surat-surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi
pemerintah. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan,
pengelolaan surat masuk dipusatkan di bagian tata usaha atau sekretariat pimpinan. Oleh
karena itu, jika seorang PNS, dari bagian manapun, menerima surat masuk dari instansi
luar maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyerahkan surat masuk itu
pada bagian tata usaha atau sekretariat.

1
 2

Setelah surat-surat itu diterima oleh Bagian Penerimaan Surat, selanjutnya surat itu
diadakan pengolahan sebagai berikut :
1. Penyortiran surat, langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan
surat adalah memilah-milahkan surat.
2. Pembukaan sampul Setelah surat-surat itu dipilah-pilahkan seperti di atas,
selanjutnya dilakukan pembukaan sampul. Semua surat-surat yang bersampul dibuka
dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi.
3. Mengeluarkan surat dari sampul langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat
dari masing-masing sampulnya yang telah dibuka. Mengeluarkan surat dari dalam
sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau
robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut kesampulnya.
4. Pembacaan surat Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian
dibaca dan diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak,
apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada pejabat/unit
yang menangani masalahnya, apakah suratsurat tersebut ada lampirannya atau tidak,
apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada
kaitannya dengan surat tersebut.
5. Pencatatan surat Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat
dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masingmasing surat.
Korespondensi sama dengan dengan surat menyurat. Korespondensi adalah suatu
kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak yang
dilakukan dengan saling berkiriman surat. Korespondensi dalam suatu kantor, organisasi
atau instansi dibagi menjadi dua, yaitu:
1. Korespondensi Ekstern Hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh kantor atau
bagianbagiannya dengan pihak luar.
2. Korespondensi Intern Hubungan surat menyurat yang dlakukan oleh orang-orang
dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor 4 cabang.
Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang
menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi telah mendorong lahirnya Citizen
journalism atau Jurnalisme Warga.
Sebagai sebuah fenomena baru jurnalisme warga ini telah menyebar di seluruh
dunia. Berdasarkan para akademisi, bentuk baru dari jurnalisme ini telah dipercaya dapat
memberikan kontribusi yang besar terhadap masyarakat, baik bagi masyarakat Negara
 3

berkembang ataupun Negara maju. Sebagai contoh, di Pakistan, kemunculan jurnalisme

warga ini telah merangsang pertumbuhan 124 radio swasta, padahal sebelumnya di
negara tersebut hanya terdapat satu radio yang dimiliki oleh Negara (Riaz & Pasha,
2011). Citizen journalism, selanjutnya disebut CJ, akhir-akhir ini menjadi perbincangan
para pakar media internasional karena di beberapa negara ternyata memiliki kemampuan
menjadi media alternatif bagi warga, bahkan pada beberapa kasus menyaingi eksistensi
jurnalisme profesional dalam hal ini televisi, surat kabar dan radio. Perkembangan CJ
sendiri juga sampai di Indonesia, dimana saat ini jika tidak bisa dibilang populer nama
CJ versi online mulai bernunculan. Misalnya saja blog wikiku.com, kabarindonesia.com,
indonesiasatu.net dan mediabersama.com. Sementara saat tsunami di Aceh, CJ dengan
blogger dan gambar video amatir yang diupload di youtube, berhasil memberikan data
multimedia yang 5 ternyata membantu menggalang dana besar dari seluruh penjuru
Indonesia bahkan dunia bagi para korban di Aceh. Di Indonesia sendiri, seiring dengan
meningkatnya penggunaan internet di Indonesia dan tentu saja pengaruh dari trend media
di era digital, CJ mulai dikenal. Peneliti juga melihat, masih banyak masyarakat
Indonesia yang belum paham tentang media baru yang di sebagian negara sudah menjadi
channe demokrasi yang efektif bahkan melebihi fungsi yang dimiliki mainstream media.
Pengenalan CJ di Indonesia justru berawal bukan dari website khusus CJ, namun justru
buntut dari perkembangan online journalism gagasan mainstream media yang di era TI
ini beramai-ramai membuat versi online.
Selain di media cetak dan situs internet, istilah CJ di Indonesia juga mucul dalam
program berita televisi I-witness yang ditayangkan Metro TV, dimana didalamnya berisi
berita video amateur yang diambil warga dan diolah kembali oleh tim pemberitaan Metro
TV. Program sejenis ini, kabarnya juga akan segera dibuat oleh televisi berita terbaru di
Indonesia yaitu TV One.
Perkembangan citizen online journalism menggembirakan karena memungkinkan
masyarakat indonesia memiliki akses untuk menjadi subyek dalam pemberitaan.
Masyarakat juga mendapat kesempatan menyuarakan aspirasinya karena memiliki space
di online media. Hal ini penting mengingat media massa – meski berada di dalam
lingkup negara yang memiliki kebebasan pers tetap memiliki keterbatasan misalnya
kecondongan pada berbagai kepentingan terutama kapital dan politis. Dengan demikian
maka penting untuk 6 menyambut CJ yang diharapkan akan memberikan warna
tersendiri yang lebih independen dan jujur di dunia media di Indonesia.
 4

Citizen Journalism sebagai warga memiliki hak untuk menjadi pencari, pemproses
dan penganalisa berita untuk kemudian dilaporkan kepada masyarakat luas melalui
media (Bowman Shayne dan Willis Chris, 2003). Netizens (sebutan untuk citizen
journalist) sebagai sekelompok warga yang aktif memberikan kontribusi berita seiring
dengan perkembangan internet ( Wood and Smith, 2005). Pengiriman berita dari jurnalis
ke kantor RRI Bandar Lampung yang berlangsung selama ini membutuhkan proses yang
konvensional, sehingga sering mengalami keterlambatan pemuatan berita. Proses
pengiriman berita dimulai dari reporter mengirimkan berita kepada koordinator liputan
melalui email. Reporter juga harus melaporkan berita yang sudah dikirim ke koordinator
liputan melalui pesan singkat (short message service) atau telepon. Koordinator liputan
selanjutnya berkoordinasi dengan bagian khusus yang bertugas menerima dan
mengunduh seluruh berita kiriman reporter. Berita-berita yang telah diunduh akan
diserahkan kembali kepada koordinator liputan, untuk disortir sesuai rubrikasi dan
wilayahnya (RRI Bandar Lampung, 2016). Penggunaan email saat ini masih kurang
efektif, dikarenakan masih harus menggunduh kiriman berita dari server email.
Pengunduhan kiriman berita pada pelaksanaanya memerlukan petugas khusus. Proses
tersebut juga sangat tidak efektif dalam hal waktu, dikarenakan akan menambah panjang
proses pengiriman berita. Mengunduh kiriman berita menggunakan email tidak
membutuhkan 7 keahlian khusus dalam pelaksanaannya, sehingga sistem pengiriman
berita yang berjalan saat ini sangat perlu ditingkatkan (Radio Republik Indonesia Bandar
Lampung, 2016).
Oleh karena itu, penulis ingin memberikan konstribusi dengan membuat aplikasi
korespondensi liputan berita pada jurnalisme warga, dimana jurnalis akan mengirim
berita melalui media ponsel, berita yang dikirim akan terkoneksi dengan server tempat
aplikasi diupload, staff Radio Republik Indonesia Bandar Lampung akan menerima dan
approve berita terlebih dahulu, jika berita tersebut layak, maka berita akan disiarkan atau
di publish. Berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan diatas, maka penulis tertarik
untuk melakukan analisis, kemudian mengembangkan sistem informasi yang dilanjutkan
dengan pembuatan aplikasinya. Sehingga penulis memilih judul : “Pengembangan
Korespondensi Liputan Berita Pada Jurnalisme Warga Berbasis Mobile Application”
 5

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud dengan korespondensi?
2. Apa pengertian dari surat?
3. Apa fungsi dari surat?
4. Bagaimana bentuk dari surat?
5. Apa saja jenis-jenis surat?
1.3 Tujuan
1. Menjelaskan dimaksud dengan korespondensi
2. Menjelaskan pengertian dari surat
3. Menjelaskan fungsi dari surat
4. Menjelaskan bentuk dari surat
5. Menjelaskan jenis-jenis surat
 BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Korespondensi
Korespondensi adalah proses komunikasi yang dikirim melalui surat dari pihak satu
kepada pihak lainnya dengan nama jabatan pada suatu bentuk perusahaan atau organisasi
maupun bisa juga berupa nama perseorangan atau individu sehingga istilah lainnya dari
korespondens yaitu saling berkirim surat untuk menanyakan maupun menawarkan suatu
hal.
Adapun definisi korespondensi menurut para ahli, antara lain sebagai berikut: KBBI,
makna korespondensi adalah prosedur adanya kegiatan berupa hubungan sosial melalui
surat menyurat yang terjadi dalam sebuah insitusi/perusahaan.
Finoza (2009), Definisi korespondensi adalah bentuk kegiatan berkirim surat yang
dilakukan perseorangan, organisasi sosial, dan insitusi perusahaan, Djuharie (2001),
Korespondensi adalah serangkaian kegiatan dalam bentuk surat menyurat yang
dijalankan sebagai sarana tertulis.
2.2 Pengertian Surat
Surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi,
pernyataan, atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan
bentuk tertentu. Dengan demikian surat membawa informasi, pertnyataan, atau pesan
yang diharapkan informasi itu akan tersampaikan kepada pihak yang dituju oleh penulis
surat.
Apabila ditinjau dari sifatnya, surat adalah jenis karangan paparan, sebab pengirim
surat mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkannya dan
dirasakannya melalui surat. Berbeda halnya jika ditinjau dari wujud penuturannya, surat
merupakan percakapan tertulis, dari seseorang kepada seseorang lainnya, dari seseorang
kepada lembaga, dari lembaga kepada seseorang, atau dari lembaga ke lembaga lainnya.
Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi
tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan itu dapat berupa
pemberitahuan, peryataan, perintah, permintaan, atau laporan. Hubungan yang terjadi
antara pihak-pihak itu disebut surat-menyurat atau korespondensi. Dengan kata lain,
surat-menyurat itu merupakan salah satu kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam
komunikasi tertulis.

6
 7

2.3 Fungsi Surat

Surat merupakan salah satu sarana komunikasi berbahasa tulisan. Dari berbagai jenis
surat yang biasa digunakan dapat dikelompokan kedalam beberapa fungsi surat sebagai
salah satu sarana dalam kegiatan berbahasa tulis, sebagai berikut:
1. Sebagai Alat Komunikasi
Dalam hal ini surat dapat berfungsi untuk menyampaikan informasi. Informasi
yang dimaksud dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penawaran,
laporan usulan, dan sejenisnya.
2. Sebagai Wakil Penulis
Pada fungsi ini surat dapat mewakili keinginan penulis, sehingga penulis tidak
perlu bersusah payah untuk bertemu dengan penerima surat, yang mungkin jarak
tinggalnya cukup jauh. Harapan dan keinginan penulis cukup diungkapkan dan
diwakili oleh surat tersebut
3. Sebagai Alat Bukti Historis
Surat merupakan wujud kegiatan berbahasa tertulis, sehingga dapat dibedakan
sebagai bukti historis. Contohnya ialah surat-surat pada arsip lama yang dapat
digunakan sebagai bahan penelitian atau pengkajian guna mengetahui kegiatan atau
keadaan suatu intansi atau sesuatu hal pada masa yang lampau.
4. Sebagai Pedoman Pelaksanaan Kerja
Sebagai wujud tertulis, surat dapat berupa ketentuan atau pedoman bagi
pelaksanaan sesuatu. Surat-surat yang dimaksud pada fungsi ini, misalnya surat
keputusan, intruksi, surat edaran, dan sebagainya
5. Sebagai Alat Pengingat
Surat dapat disimpan dan diamankan, sehingga dapat dijadikan sebagai
pengingat apabila terdapat kehilapan terhadap pesan surat. Contoh-contoh surat
dalam fungsi ini ialah surat-surat yang diarsipkan dan sewaktu-waktu dapat dibuka
lagi untuk mempermudah penyelesaikan suatu masalah atau pekerjaan
6. Sebagai Alat Bukti Tertulis
Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis dari sesuatu urusan, sehingga jika
terjadi kekeliruan atau kesalahpahaman surat merupakan bukti tertulis. Contohnya,
surat perjanjian, surat sewa menyewa, surat jual beli, surat wasiat, dan sebagainya
 8

7. Sebagai Alat Untuk Memperpendek Jarak Dan Penghemat Tenaga

Surat dapat dijadikan medai hantar informasi yang tidak terhambat oleh jarak;
dengan surat hambatan jarak tidak menjadi alasan pemborosan energi dan waktu.

2.4 Bentuk Surat

1. Full Block Style atau Bentuk Lurus Penuh
Bentuk ini merupakan yang paling sering dipakai. Dalam prakteknya
penyusunan surat ini dimulai dari bagian kiri, ini juga berlaku untuk semua isi yang
ada dalam surat, mulai dari tanggal, isi, penutup, lampiran dan tanda tangan. Agar
lebih jelas, bisa lihat contoh gambar di bawah. Sedangkan untuk pengaturan bentuk
surat full block style adalah: margin kanan 80 (elite) kiri 20 atau bisa juga margin
kanan 75 (pica) dan kiri 15.
1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Alamat
5. Hal / Kepentingan
6. Salam Pembuka
7. Isi Surat
8. Salam Penutup
9. Nama Lembaga yang pembuat surat
10. Nama tanda tangan
11. Jabatan tanda tangan
12. Lampiran
13. Tembusan
14. Inisial pembuat surat dan pencatat
Contoh Full Block Style atau Bentuk Lurus Penuh
 9

2. Block Style atau Bentuk Lurus

Bentuk ini hampir sama persis dengan bentuk lurus penuh atau full block
style. Namun untuk bagian posisi tanggal, salam penutup, letak tanda tangan ini
diposisikan pada sebelah kanan surat. Surat ini biasanya dipakai untuk urusan
birokrasi.
1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Alamat Tujuan
5. Hal / Kepentingan / Perihal
6. Salam Pembuka
7. Isi Surat
8. Salam Penutup
9. Nama Lembaga yang mengeluarkan surat
10. Nama Tanda tangan
11. Jabatan Tanda tangan
12. Lampiran
13. Tembusan
14. Inisial pembuat surat dan pencatat
Contoh Block Style atau Bentuk Lurus
 10

3. Semi Block Style atau Bentuk Setengah Lurus

Bentuk surat ini sangat persis dengan surat bentuk lurus atau block style, namun
bedanya terletak pada posisi isi surat, di mana saat isi surat memasuki paragraf baru
maka kalimat awal akan ada indentasi atau penjorokan ke dalam (satu tab ke kanan).
Agar lebih jelas simak gambar di bawah pada bagian isi.

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Alamat Tujuan
5. Hal / Kepentingan / Perihal
6. Salam Pembuka
7. Isi Surat
8. Salam Penutup
9. Nama Lembaga
10. Nama Tanda Tangan
11. Jabatan
12. Lampiran
13. Tembusan
14. Inisial Penulis
Contoh Semi Block Style atau Bentuk Setengah Lurus
 11

4. Indent Style atau Bentuk Lekuk

Bentuk surat ini hampir sama dengan bentuk setengah lurus. Penyusunan
pada indent style ini memposisikan alamat tujuan diawali dari sebelah kiri, susunan
kedua masuk lima spasi dari awal baris, pada baris berikutnya masuk lima spasi dari
baris kedua dan seterusnya.
Sementara isi surat pada awal paragraf atau kalimat pertama akan ada indentasi
atau penjorokan ke kanan seperti bentuk surat setengah lurus. Agar lebih paham dan
jelas bisa dilihat pada contoh gambar.
1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Alamat Tujuan
5. Hal / Kepentingan/ Perihal
6. Salam Pembuka
7. Isi Surat
8. Salam Penutup
9. Nama Lembaga
10. Nama Tanda tangan
11. Jabatan
12. Lampiran
13. Tembusan
14. Inisial Penulis
Contoh Indent Style atau Bentuk Lekuk
 12

5. Official Style atau Bentuk Resmi

Bentuk Official ini sendiri memiliki dua kategori yakni baru dan lama, gagasan
tersebut merupakan hasil dari Pusat Bahasa Depdikbud. Pada kategori lama alamat
dan perihal terdapat di dalam dan sejajar, sedangkan tempat, masuk lima spasi dan
memakai underline. Sedangkan pada konten utama masuk lima spasi dan lokasi
tanda tangan berada di posisi kanan.
Pada kategori baru posisi alamat penyampain dan konten utama surat terdapat di
bawah dan sejajar dengan awalan nomor, lampiran dan perihal. Pengetikan salam
akhir, jabatan dan penandatanganan serta nomor induk diawali di tengah kertas.
1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Lampiran
5. Hal / Kepentingan / Perihal
6. Alamat tujuan
7. Salam pembuka
8. Isi surat
9. Salam penutup
10. Jabatan Tanda tangan
11. Nama penanda tangan
12. NIP/NIK/RRP
13. Tembusan
14. Inisial penulis
Contoh Official Style atau Bentuk Resmi
 13

2.5 Bagian Surat

Surat yang kita lihat atau buat pada umumnya memiliki bagian-bagian tertentu yang
selalu ada dalam surat. Bagian-bagian ini memiliki fungsi dan peranannya masing-
masing. Apa saja bagian dari surat tersebut? Berikut penjelasannya.
(1) Kepala Surat
Kepala surat atau biasa disebut dengan kop surat adalah salah satu bagian surat
yang menunjukkan instansi atau perusahaan yang mengirimkan surat. Fungsi dari
kop surat adalah sebagai alat pengenal, sebagai pemberi informasi, sebagai tanda
iklan.
(2) Tanggal pembuatan surat
Tanggal surat menunjukkan kapan surat itu dibuat. Tanggal surat biasanya
ditulis di bagian kanan atau kiri atas surat tergantung bentuk surat. Ada beberapa
surat yang menyertakan tempat/kota penulisan surat sebelum menulis tanggal. Tetapi
untuk surat yang sudah memiliki kop surat, penulisan kota pembuatan surat tidak
perlu karena sudah tertera dalam kop surat.
(3) Nomor surat
Nomor surat biasanya terdapat pada surat yang diterbitkan perusahaan atau
instansi pemerintahan yang berguna sebagai nomor pencatatan petugas administrasi,
sebagai petunjuk yang memudahkan dalam pencarian surat kembali, dan sebagai
petunjuk jumlah surat yang keluar dalam waktu tertentu.
(4) Hal
Hal atau perihal adalah salah satu bagian surat yang berisi mengenai inti surat,
pokok permasalahan surat, dan dapat digunakan sebagai referensi bagi petugas
administrasi.
(5) Lampiran
Bagian ini menunjukkan bahwa surat tersebut disertai dengan dokumen lain.
Bagian lampiran ini juga menunjukkan berapa banyak lampiran dokumen yang ada
bersama dengan surat tersebut.
(6) Alamat Dalam
Alamat dalam ini berisi tentang siapa dan dimana surat ini ditujukan. Penulisan
di dalam surat ini salah satunya bertujuan untuk menghindarinya salah kirim surat
atau kemungkinan adanya kesalahan penulisan alamat pada sampul surat.
 14

(7) Salam Pembuka

Salam pembuka umumnya berupa satu kalimat pendek sebagai penghormatan
kepada pihak penerima surat.
(8) Pembuka Surat
Pembuka surat adalah paragraph pendahuluan sebagai pengantar ke topik
permasalahan. Kalimat di paragraph ini umumnya berupa basa-basi atau
pengulangan isi surat sebelumnya apabila surat balasan.
(9) Isi Surat
Isi surat adalah inti dari keseluruhan surat. Isi surat bisa lebih dari saru
paragraph tergantung kepentingan penulis surat. Meskipun begitu, penulisan isi surat
harus jelas dan tidak bertele-tele.
(10) Penutup Surat
Penutup surat umumnya hanya satu paragraf yang berisi harapan dan ucapan
terima kasih kepada penerima surat.
(11) Salam Penutup
Salam penutup ini sebagai penghormatan kepada penerima surat.
(12) Tanda Tangan
Tanda tangan di dalam surat menunjukkan keaslian surat, berarti surat tersebut
benar-benar telah ditulis oleh sumber sesuai yang tertera dalam surat tersebut dan
dapat dipertanggungjawabkan.
(13) Nama Dan Jabatan Penanda Tangan
Di bagian bawah tanda tangan biasanya disertai nama dan jabatan
penandatangan surat tersebut agar benar-benar jelas siapa yang telah menulis surat.

2.6 Jenis-Jenis Surat

Dalam penggunaan persuratan, surat memiliki beberapa jenis yang dapat
dikategorikan menurut beberapa kategori seperti:
1. Berdasarkan sifat surat
a) Surat pribadi
Dari namanya saja sudah tampak jelas bahwa surat pribadi adalah surat
yang dibuat oleh individu dan ruang lingkup yang berkaitan pada persuratan
adalah lingkup pribadi dari pengirim tersebut atau surat tersebut bersifat
kekeluargaan yang mencakup ruang kecil.
 15

b) Surat Resmi Pribadi

Surat resmi pribadi adalah bentuk surat yang dibuat oleh individu atau
perseorangan tetapi melibatkan hubungan kerjasama dengan sebuah perusahaan.
Contohnya adalah surat lamaran pekerjaan, surat pengunduran diri.
c) Surat Dinas
Merupakan bentuk surat yang dibuat oleh suatu lembaga, organisasi, atau
instansi secara resmi dan memiliki kop surat dalam pemformatannya. Memiliki
dua jenis yang berbeda yaitu surat dinas pemerintahan dan swasta.
d) Surat Niaga
Surat niaga adalah bentuk surat perdagangan atau surat jual beli yang dibuat
oleh perusahaan perdagangan, penjual atau instansi yang melibatkan proses jual
beli.

2. Berdasarkan Wujud
a) Surat Biasa
Surat yang ditulis di kertas oleh pengirim dan diberikan kepada penerima
dan dapat dimasukan dalam sebuah amplop atau sampul.
b) Memo Dan Nota
Memo dan nota adalah surat berdasarkan wujud yang dibuat di dalam
internal perusahaan yang berguna sebagai petunjuk atau perintah antara pejabat.
c) Surat Tanda Bukti
Sebagai suatu surat yang menunjukan tanda bukti sebuah transaksi.
Contohnya tanda terima, faktur, kwitansi.
d) Surat Terbuka
Surat terbuka merupakan surat yang dalam pengirimannya diperuntukkan
pribadi atau kelompok dan dimuat di media masa.
e) Surat Tertutup
Surat tertutup menjadi kebalikan surat terbuka yang dalam peredarannya
tidak dimuat di media masa, dan hanya diketahui oleh pengirim dan penerima.
 16

3. Menurut asal
a) Surat Masuk
Surat masuk adalah sebuah surat yang diterima oleh perorangan, kelompok,
perusahaan atau instansi dari pihak luar.
b) Surat Keluar
Surat keluar adalah sebuah surat yang dikirim oleh perorangan, kelompok,
perusahaan atau instansi kepada pihak luar sebagai penerima surat

4. Menurut Kegiatan
a) Surat Eksternal
Surat yang berhubungan dan melibatkan pihak lain atau pihak luar dari
perusahaan.
b) Surat Internal
Surat yang hanya melibatkan pihak dalam dan ruang lingkup dalam dari
perusahaan itu sendiri.

5. Menurut Penyebaran (Sasaran)

a) Surat Biasa
surat biasa dalam pendistribusiannya dilakukan hanya oleh pihak tertentu
yang terlibat dan hanya ditujukan kepada penerima dan pengirim.
b) Surat Edaran
seperti namanya, surat edaran adalah bentuk surat yang diedarkan atau
didistribusikan kepada khalayak ramai atau masyarakat tentunya dengan tujuan
tertentu.

6. Menurut Keamanan Isi

a) Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang orang lain dapat mengetahui isinya dan tidak
berakibat buruk bagi perusahaan tersebut.
b) Surat Rahasia
Surat rahasia dalam penulisannya terdapat kode RHS atau R dimana orang
yang tidak bersangkutan dilarang membaca dikarenakan akan menimbulkan
akibat buruk.
 17

c) Surat Sangat Rahasia

Pada surat ini memiliki kode SRHS SR yang hanya yang berkepentingan
saja yang dapat membuka dan membacanya.

7. Menurut Proses Penyelesaian

a) Surat Biasa
Pada surat biasa proses penyelesaiannya dilakukan urut sesuai dengan
proses penerimaan dan waktu penyelesainnya tidak mendesak.
b) Surat Segera
Surat segera adalah surat yang harus diselesaikan dengan waktu yang
segera dan cepat.
c) Surat Sangat Segera
Surat sangat segera adalah surat yang harus dilakukan dengan cepat karena
segera diperlukan dan waktunya sangat mendesak.

8. Menurut Tujuan
a) Pemberitahuan
Surat pemberitahuan memiliki tujuan memberitahukan informasi terkait
yang disampaikan oleh pengirim kepada penerima atau pihak umum.
b) Perintah
Surat perintah bertujuan memberikan perintah kepada penerima.
c) Permintaan
Adalah surat yang menunjukan sebuah permintaan mengenai permintaan
suatu barang atau jasa yang dibuat untuk penerima. Sehingga permintaan yang
diinginkan dapat tercapai dan terwujud.
Banyaknya jenis-jenis surat menjadikan surat tetap menjadi pilihan untuk melakukan
sebuah komunikasi dan sarana kerjasama yang dilakukan perusahaan. Dengan begitu
surat dapat dibuat sesuai dengan jenis dan kategorinya, dan tentunya tidak sembarangan
dalam pembuatannya. Tetap sesuai dengan jenis dan kategori dari persuratan itu sendiri,
agar penerima dari surat dapat mengetahui jenis surat yang diterima.
 18

2.7 Macam-Macam Surat Bisnis

1. Surat Perkenalan
Surat perkenalan adalah surat yang dibuat oleh perusahaan yang bertujuan
memperkenalkan usahanya baik barang maupun jasa kepada perusahaan atau pihak
lain yang dituju.Surat perkenalan biasanya berisi tentang produk yang ditawarkan,
keunggulan produk, perurahaan yang telah menggunakan produk tersebut, harga
produk, bahkan promo.
2. Surat Penawaran
Surat penawaran adalah surat yang dibuat oleh penjual yang bertujuan untuk
menawarkan produknya baik barang maupun jasa. Surat penawaran biasanya dibuat
atas inisiatif perusahaan atau untuk membalas surat permintaan penawaran. Silahkan
lihat contoh di contoh surat penawaran.
3. Surat Permintaan Penawaran
Surat yang dibuat oleh calon pembeli kepada perussahaan penjual yang berisi
tentang permintaan untuk menawarkan produk yang dimiliki perusahaan tersebut.
surat ini biasanya berisikan permintaan secara merinci mengenai katalog produk,
harga, promo, dan lain sebagainya. Silahkan lihat contohnya di contoh surat
permintaan penawaran.
4. Surat Pesanan
Surat pesanan adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli kepada perusahaan
penjual yang berisi tentang produk atau layanan yang akan dibeli oleh calon
pembeli. Simak contoh surat di contoh surat pesanan.
5. Surat Konfirmasi Pesanan
Surat konfirmasi pesanan adalah surat yang dibaut oleh penjual yang ditujukan
kepada calon pembeli untuk memastikan barang/jasa apa saja yang dipesan, harga
total pemesanan, cara pembayaran, dan detail pengiriman.
6. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
Surat pemberitahuan pengiriman barang dibuat oleh penjual setelah penjual
dan pembeli setuju dengan aturan pemesanan yang dilakukan. Surat ini
memberitahukan kepada pembeli bahwa barang siap untuk dikirim dan
pemberitahuan mengenai kondisi barang dan asuransi juka ada.
7. Surat Penolakan Pesanan
Surat penolakan pesanan dibuat oleh penjual apabila penjual tidak dapat
menyetujui permintaan dari pembeli karena alasan tertentu.
 19

8. Surat Penagihan
Surat penagihan dibuat jika proses jual-beli barang/jasa bersifat utang. Surat
ini diuat oleh penjual untuk memberitahukan kepada pembeli saat pembayaran atau
waktu pembayaran jatuh tempo. Simak lebih lanjut di contoh surat penagihan.
9. Surat Pengiriman Pembayaran
Surat pengiriman pembayaran dibuat oleh pembeli seelah menerima barang
yang dipesan. Surat disertai dengan jumlah uang yang dibayarkan, metode
pembayaran, dan bukti pembayaran.
10. Surat Pengangguhan Pembayaran
Surat penangguhan pembayaran dibuat oleh pembeli atas surat tagihan yang
dikirim penjual. Surat ini biasanya dibuat karena pembeli tidak bisa membayar
dalam waktu tertentu atau penjelasan lain yang mengakibatkan kegiatan pembayaran
belum terlaksana.
11. Surat Jawaban Pengangguhan Pembayaran
Surat jawaban penangguhan pembayaran dibuat oleh penjual atas surat
penangguhanpembayaran dari pembeli. Surat ini dapat berisi penolakan
penangguhan, atau persyaratan pembayaran yang baru.
12. Surat Pengaduan/Komplain
Surat pengaduan dibuat oleh pembeli karena produk yang didapat mengalami
cacat atau tidak sesuai dengan pesanan.
13. Surat Jawaban Pengaduan
Surat jawaban pengaduan dibuat oleh penjual sebagai balasan atas surat
pengaduan dari pembeli. Surat ini berisi tentang permintaan maaf dan pemecahan
masalah tersebut.

2.8 Macam-Macam Surat Dinas

1. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah jenis surat dinas yang isinya mengenai
pemberitahuan yang ditujukan pada semua anggota lingkungan kerja agar mereka
mengetahui suatu hal atau informasi tertentu terkait apa yang perlu diketahui.
 20

3. Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat dinas yang berisi tentang pelimpahan kekuasaan dari
pejabat kepada pejabat lain yang dapat dipercaya untuk bertindak mewakili orang
yang memberikan kuasa tersebut karena orang yang memberikan kuasa tidak dapat
melakukan sendiri.
4. Surat Undangan
Surat undangan adalah surat dinas yang berisi tentang pemberitahuan yang
bersifat mengharap kehadiran seseorang atau kelompok agar berpartisipasi dalam
suatu acara tertentu di tempat dan waktu tertentu.
5. Surat Memo
Surat Memo atau Nota Dinas adalah jenis surat dinas khusus yang digunakan
secara intern dalam suatu lembaga atau instansi yang dilaksanakan oleh pejabat
kantor dengan isi yang cenderung singkat.
6. Surat Keterangan
Surat Keterangan adalah surat dinas yang digunakan untuk menerangkan
tentang aktivitas seseorang atau suatu hal tertentu.
7. Surat Pegantar
Surat Pengantar adalah jenis surat dinas yang digunakan untuk mengantarkan
sesuatu dengan tujuan agar orang yag menerima mengetahui tujuan sesuatu yang
diterimanya.
8. Surat Edaran
Surat Edaran adalah jenis surat yang isinya ditujukan sebagai bentuk
pemberitahuan tentang suatu yang ditujukan pada beberapa orang atau banyak pihak.
9. Surat Intruksi
Surat instruksi adalah surat yang berisi perintah dan petunjuk yang dibuat
berdasarkan pada peraturan dan kebijakan pimpinan.
10. Surat Tugas
Surat tugas adalah jenis surat dinas yang datang dari pihak yang memiliki
posisi lebih tinggi kepada seseorang atau kelompok bawahannya untuk
melaksanakan tugas tertentu.
11. Surat Perintah
Surat perintah adalah jenis surat dinas yang dikeluarkan suatu instansi yang
berada pada posisi yang lebih tinggi ke instansi yang lebih rendah agar instansi
tersebut dapat melakukan dan tidak melakukan sesuatu sebagaiman yang telah
dijelaskan dalam surat tersebut.
 21

2.9 Surat Lain-Lain

1. Surat Perjanjian
Surat ini berisi kesepakatan dan kepastian antara kedua pihak dan berguna
juga sebagai penegak disaat timbul masalah antara kedua pihak yang mengadakan
perjanjian.
2. Surat Tempahan
Surat Tempahan adalah surat niaga yang termasuk dalam surat pesanan, tetapi
surat tempahan ini hanya untuk pemesanan jasa bukan untuk pemesanan barang.
3. Surat Janji Temu
Surat permohonan janji temu adalah surat yang di buat oleh suatu
instansi/perusahaan yang tujuannya untuk mengadakan pertemuan dengan pihak
tertentu untuk membahas urusan bisnis ataupun kedinasan. Untuk itu dibuatlah janji
temu untuk membuat kesepakatan antara dua pihak yang bersangkutan.
 BAB III
PEMBAHASAN

3.1 Surat Resmi

1. Surat Perkenalan
Surat perkenalan adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi
informasi tentang perusahaan penjual agar diketahui oleh calon pembeli. Dengan
cara berkirim surat, penjual mengharapkan agar calon pembeli memberi sambutan
yang baik sehingga perkenalan itu akan berkelanjutan dengan proses berikutnya
menuju transaksi. Dengan demikian surat perkenalan telah ada unsur penawaran
yang sifatnya terselubung (implisit).
Informasi yang tercantum dalam surat penawaran adalah:
1) Nama perusahaan dan bidang usaha atau kegiatannya;
2) Gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan peralatan yang dipakai;
3) Pekerjaan/proyek yang pernah ditangani
4) Harapan atau prospek yang dikehendaki oleh penjual.
Agar surat perkenalan dapat efektif pada sasaran yang dituju, maka ada
beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan surat perkenalan:
1) Pemahaman tentang calon konsumen (nama pejabat yang dituju, alamat, dan
sebagainya)
2) Kemungkinan dibutuhkannya barang atau jasa yang ditawarkan
3) Keterangan produk (barang atau jasa) yang ditawarkan
4) Keunggulan produk (barang atau jasa) yang ditawarkan disbanding dengan
produk yang telah ada
5) Cara menghubungi bila calon pembeli berminat
6) Penawaran-penawaran khusus lebih diutamakan

22
 # CONTOH #

PT SINAR HASTUTI
Jl.Cahaya Indah No. 08 Telp. (021) 280895
JAKARTA
Nomor : 001/300.1/SH/IV/2014 10 Maret 2014

Kepada
PT Bintang Hastuti
Jl. Garuda Indonesia No.09
Telp.(021)290995
Makassar

Hal : Perkenalan

Denga Hormat,
Dengan ini kami memperkenalkan perusahaan kami yang bergerarak dibidang Peralatan
kantor dan sekolah berbagai merek ternama. Kami telah banyak mendapatkan kepercayaan
dari berbagai perusahaan di Jakarta dan di Luar Jakarta baik perusahaan negeri maupun
swasta.

Sehubungan dengan hal itu kami bermaksud untuk melakukan kerjasama dengan perusahaan
yang Bapak/Ibu pimpin. Apabila pihak dari perusahaan Bapak/Ibu pimpin menerima
kerjasama ini, kami dari pihak perusahaan sangat mengharapkan kerjasamanya.
Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Hastuti
Manajer Penjualan

23
 24

2. Surat Permintaan Penawaran

Surat permintaan penawaran adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang
isinya meminta penawaran. Maksudnya, calon pembeli meminta melalui surat agar
penjual pengajukan penawaran secara resmi kepadanya. Di dalam surat permintaan
penawaran barang biasanya calon pembeli menanyakan :
a) Nama dan jenis barang
b) Ciri-ciri khusus (spesifikasi) barang, yaitu tipe, ukuran, kualitas, kapasitas, dan
lain-lain;
c) Harga satuan;
d) Potongan harga;
e) Cara pembayaran;
f) Cara penyerahan barang;
g) Kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli, seperti service gratis, garansi, dan
hal lain yang merupakan layanan purna jual.
Selain menanyakan hal-hal di atas, di dalam surat permintaan penawaran calon
pembeli meminta daftar harga dan katalog (bila barang bervariasi) dan keterangan
teknis tentang barang berupa leaflet atau brosur. Untuk surat permintaan jasa, calon
pembeli dapat menanyakan:
a) Bentuk layanan jasa yang dapat disajikan oleh penjual;
b) Peralatan yang dipakai oleh penjual sebagai penunjang (kalau ada);
c) Harga;
d) Potongan harga dan
e) Cara pembayaran.
 #CONTOH#
PT BINTANG HASTUTI
Jl. Garuda Indonesia No. 09 Telp. (021) 290995
MAKASSAR
Nomor :010/300.2/BN/IV/2014 15 Maret 2014

Kepada
PT Sinar Hastuti
Jl. Cahaya Indah No.08
Jakarta

Hal : Permintaan Penawaran

Dengan Hormat,
Menanggapi pertanyaan dalam surat anda dengan perihal penawaran peralatan kantor dan
sekolah, maka kami ingin melakukan kerjasama dengan perusahaan yang Saudara Pimpin.
Untuk maksud hal tersebut, kami meminta beberapa keterangan sebangai berikut :
1. Daftar harga barang
2. Kualitas barang
3. Syarat Pembayaran
4. Pelayanan yang diberikan termasuk diskon ;
5. Cara Purnajual
Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Fajrin,SE.
Manager marketing

25
 26

3. Surat Penawaran
Surat penawaran adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi
penawaran barang atau jasa. Penawaran barang atau jasa dari penjual kepada calon
pembeli dapat terjadi karena adanya permintaan penawaran atau dapat juga tanpa
adanya permintaan penawaran dari calon pembeli. Surat ini dapat dibagi atas: 1)
penawaran atas inisiatif penjual dan 2) penawaran sebagai balasan surat permintaan
penawaran.
Hakikat dari surat penawaran adalah memberi informasi tentang barang atau jasa
dan menggugah minat calon pembeli agar tertarik pada apa yang ditawarkan. Oleh
sebab itu, surat penawaran haruslah memenuhi syarat sebagai berikut:
a) Bahasa surat harus menarik
b) Isi surat tidak boleh bertentangan dengan kondisi barang atau jasa yang ditawarkan
(pihak yang menawarkan tidak boleh membual).
c) Isi surat harus memotivasi pembaca agar ingin tahu lebih lanjut tentang sesuatu
yang ditawarkan.
d) Isi surat harus berisi keterangan yang lengkap dan sebaiknya dilampiri gambar-
gambar, atau keterangan-keterangan tentang barang/jasa yang ditawarkan.
Adapun isi surat penawaran yaitu:
a) Jenis produk yang ditawarkan
b) Kelebihan produk yang ditawarkan dengan produk sejenis
c) Harga dan cara penyerahan
d) Potongan harga (bila ada)
e) Masa waktu penawaran (jika ada)

Dalam penulisan surat penawaran harus pula menguasai sifat-sifat penawaran

yang terdiri atas:
a) Penawaran bebas, adalah jenis penawaran dengan syarat jual beli yang tidak terikat
oleh jangka waktu tertentu, artinya jika sewaktu-waktu ada perubahan, baik harga,
mutu maupun jenis produk penjual tidak perlu memberitahukan terlebih dahulu.
b) Penawaran berjangka, adalah jenis penawaran dengan syarat jual beli dan harga
barang yang hanya berlaku dalam jangka waktu tertentu
 27

c) Penawaran terikat, adalah jenis penawaran dengan syarat jual beli dan harga terikat,
artinya bila sewaktu-waktu ada perubahan, penjual harus memberitahukan terlebih
dahulu
 #CONTOH#
PT SINAR HASTUTI
Jl.Cahaya Indah No. 08 Telp. (021) 280895
JAKARTA
Nomor : 003/300.4/SH/IV/2014 31 Maret 2014

Kepada
PT Bintang Hastuti
Jl. Garuda Indonesia No.09
Telp.(021)290995
Makassar

Hal : Penawaran Barang

Dengan Hormat,
Dengan ini kami selaku distribusi tunggal di Indonesia untuk berbagai produk perlengkapan
kantor dan sekolah dengan berbagai merek sebagai berikut :
1. Perbekalan Kantor : Kertas, Tinta, Lem, Karet Penghapus, Pita, Mesin Tik Paper.
2. Peralatan Kantor : Bak Surat, Kalender Meja, Mistar, Pena, Tangkai Pena, Gunting
3. Mesin-Mesin Kantor : Mesin Penghitung, Mesin Tulis, Mesin Pengganda, Mesin Label
4. Perabot Kantor : Meja Kantor, Kursi Kantor dan Lemari.
5. Computer : Acer, Toshiba dan Asus
Sehubungan dengan itu kami mengajukan penawaran kepada Saudara untuk menggunakan
produk kami. Sebangian produk kami tersebut dikenal diberbagai perusahaan termasuk Jakarta
karena kualitasnya yang dapat dipercaya.
Atas perhatian, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Hastuti

28
 29

4. Surat Dinas
a) Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah salah satu jenis surat formal yang berguna
untuk memberitahukan suatu informasi yang penting.Surat pemberitahuan dapat
dibuat oleh perorangan atau instansi yang ditujukan kepada perorangan atau
instansi lain pula.Pada umumnya surat pemberitahuan dibuat untuk menyampaikan
suatu informasi mengenai suatu hal atau kegiatan yang akan dilangsungkan di masa
yang akan dating.Oleh karena itu, isi serta penulisan informasi yang ingin
disampaikan tersebut harus jelas serta mudah dipahami oleh pembacanya. Surat
pemberitahuan terdiri dari beberapa bagian yaitu, Kop surat,Bagian
pembuka,Bagian isi,Bagian penutup

Contohnya :
 30

b) Surat Edaran
Surat ini berisikan penjelasan mengenai suatu hal, misalnya seperti
kebijakan baru dari pimpinan instansi, berisikan suatu peraturan dan lain-lain.
Biasanya surat ini ditujukan untuk kalangan umum, akan tetapi didalam ruang
lingkup tertentu.
Contoh surat edaran yang sering ditemui misalnya surat dari kepala sekolah
untuk para guru, kepala sekolah kepada siswa, dari rektor untuk para dosen, surat
direktur untuk para pegawai dan lain-lain. Surat edaran termasuk kedalam surat
resmi karena memakai bahasa resmi, singkat, jelas, padat dan mencerminkan ciri
dari organisasi yang membuatnya.
Fungsi Surat Edaran Salah satu fungsinya yaitu untuk menyampaikan
informasi atau pengumuman kepada orang banyak yang sifatnya tidak rahasia.
Macam Atau Jenis-Jenis Surat Edaran terdapat 2 “dua” macam yaitu surat
edaran yang terbatas dan surat edaran yang tidak terbatas, berikut di bawah ini
penjelasannya:
➢ Surat edaran terbatas yaitu surat yang biasanya ditujukan dari satu organisasi
atau instansi kepada para anggotanya saja, misalnya seperti surat edaran dari
koperasi kepada para anggotanya, surat dari ketua osis untuk anggota osis, dan
lain-lain.
➢ Surat edaran tidak terbatas yaitu surat yang ditujukan kepada masyarakat luas.
 #CONTOH#
DINAS INDUSTRI DAN PERDAGANGAN
PEMERINTAH DAERAH KOTA YOGYAKARTA
PROVINSI D.I YOGYAKARTA
Jln. Ahmad Yani No. 35 Kota Yogyakarya
Telp. 0651 – 987867 Fax. 987867
SURAT EDARAN
Yogyakarta, 15 Maret 2017

Nomor : 34/PTKS/SE/6/17
Sifat : Penting
Perihal : Rapat Besar Dinas

Yth.
Bapak/Ibu Staf Karyawan
Dinas Industri dan Perdagangan
Pemerintah Daerah Kota Yogyakarta
di Tempat

Sehubungan dengan akan diadakannya Rapat Besar Kedinasan dalam rangka melaksanakan
Peraturan Daerah No. 22 Tahun 2017 mengenai penetapan pengambilan cuti dan izin tidak
masuk kerja dan Peraturan Daerah No. 65 Tahun 2016 mengenai kewajiban kepemilikan NPWP,
maka dimohon kepada Bapak/Ibu untuk hadir pada Rapat Besar tersebut pada :

Hari / Tanggal : Selasa, 20 Maret 2017

Tempat : Aula Gedung Serbaguna
Waktu : 09.00 – selesai

Mengingat pentingnya rapat tersebut maka dimohon Bapak/Ibu hadir tepat waktu. Atas perhatian
dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Kepala Dinas Industri dan Perdagangan

(Moh Supardi S.E)

NIP.442835383
Tembusan :
1. Kepala Badan Kepegawaian Daerah
2. Biro Administrasi dan Umum
31
 32

5. Surat Perintah
Surat perintah adalah surat yang dibuat untuk memberikan perintah secara tertulis
kepada pihak tertentu.Jenis surat ini tergolong surat resmi dan biasa dipakai oleh
instansi maupun lembaga pemerintah dan swasta. Surat tersebut dikeluarkan oleh pihak
yang memiliki kedudukan yang lebih tinggi untuk melakukan sesuatu yang tercantum
dalam isi surat.Misalnya, seorang pimpinan instansi yang memberikan perintah kepada
staf bidang administrasi. Surat perintah memiliki karakteristik yang membedakannya
dengan jenis surat resmi lain, yaitu:
➢ Menggunakan bahasa yang baku dan susunan kalimat yang sopan, jelas serta tegas.
➢ Menjabarkan mengenai detail kewajiban yang harus dilakukan oleh pihak
penerima. Biasanya penjelasan ini termuat di lampiran surat.
➢ Memuat nilai dan tingkat kepentingan perintah yang diberikan.
➢ Memuat sanksi apabila pihak yang bersangkutan melakukan pelanggaran.

32
 #CONTOH#
PT. AGUNG MAKMUR GROUP
Jl. Kyai Langgeng Km. 4 Semarang
Telp. (024) 678678, Fax. (024) 679679, Email: info@agunggroup.com
Website: www.agungmakmurgroup.com 17 Oktober 2019

SURAT PERINTAH KERJA

Nomor: 89/SPK/X/2019

Dalam rangka memenuhi keperluan perusahaan di Kantor Cabang Surabaya, maka Direktur PT.
Agung Makmur Group, Edi Cahya Subarja, memberikan perintah kepada:
Nama : Sigit Nugroho
Jabatan : Staff Keuangan
Alamat : Jalan Abdul Malik Nomor 45, Semarang
Departemen : Keuangan
Untuk melaksanakan pekerjaan di bagian keuangan dengan ketentuan sebagai berikut:
Masa tugas di Kantor Cabang Surabaya selama 6 (enam) bulan dan setelah selesai, maka
diwajibkan untuk kembali bertugas di Kantor Pusat Semarang.
Apabila karyawan yang bersangkutan telah menyelesaikan pekerjaan sebelum masa tugas, maka
tetap harus kembali ke Kantor Pusat Semarang.Apabila karyawan yang bersangkutan belum
menyelesaikan pekerjaan dalam jangka waktu yang ditetapkan, maka akan memperoleh
perpanjangan maksimal 1 (satu) bulan.Apabila karyawan yang bersangkutan belum kunjung
menyelesaikan pekerjaan padahal sudah diberi perpanjangan waktu, maka akan mendapatkan
sanksi.Pekerjaan yang selesai tanpa masalah sebelum tenggat waktu akan diberikan bonus di luar
total gaji karyawan yang bersangkutan.
Demikian surat perintah ini diberikan untuk dapat dilaksanakan sesuai aturan yang ditentukan.

Direktur PT. Agung Makmur Group

Edi Cahya Subarja

33
 34

6. Surat Pernyataan
Surat Pernyataan merupakan sebuah surat dibuat untuk dapat menyatakan diri atau
sesuatu. Surat ini dibuat sendiri oleh yang bersangkutan untuk dapat menyatakan
sesuatu yang dibutuhkan.Untuk mendapatkan suatu legalitas atau pengakuan hukum
maka surat ini harus ditandatangani di atas materai cukup sehingga pernyataan yang
dibuat dianggap bisa dipertanggungjawabkan.
Surat pernyataan ini dapat berlaku bagi individu maupun kelompok atau
organisasi. Surat pernyataan digunakan untuk mengikat seseorang dalam suatu
kesanggupan tertentu, menerangkan sesuatu atau juga mengakui sesuatu.Pernyataan
yang tertulis ini dapat ditandatangani dan lebih memiliki kekuatan hukum dibandingkan
dengan pernyataan secara lisan. Pembubuhan materai sebagai salah satu bagian dari
pernyataan akan lebih memperkuat isi dan keterangan yang termuat dalam surat
tersebut. Fungsi Surat Pernyataan,
➢ Sebagai deklarasi pernyataan seseorang untuk dapat melakukan atau tidak
melakukan suatu tindakan sesuai isi yang tertuang dalam surat pernyataan tersebut.
➢ Sebagai pengingat bagi pihak-pihak yang berkepentingan untuk dapat
melaksanakan atau mengingatkan mengenai isi surat pernyataan.
➢ Sebagai dokumen pendukung atau pelengkap saat akan melakukan sebuah
persyaratan administratif.
➢ Sebagai dokumen pendukung saat terjadi suatu pelanggaran atau adanya suatu
tindakan yang tidak sesuai antara isi pernyataan dengan yang sedang terjadi.
 #CONTOH#

SURAT PERNYATAAN KESANGGUPAN

No. 007/SPK/II/2015

Saya yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama : Muh Riyan Saputra
Jenis Kelamin : Laki-laki
Tempat / Tanggal lahir : Tasikmalaya, 14 Juli 1992
No. KTP : 0000 xxxx 7813 xxxx
Alamat : Jl. Jend Sudirman no.57 Tasikmalaya Jawa Barat
Dengan ini menyatakan sanggup untuk bekerja diposisi staff marketing PT. Azkiya Store
dan sanggup untuk melepaskan jabatan sebelumnya, yakni sebagai staff produksi.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan kesungguhan serta kemauan sendiri
tanpa ada paksaam dari pihak manapun.

Bandung, 20 Oktober 2017

Pembuat pernyataan
Materai

(Muh Riyan Saputra)

35
 36

7. Surat Intruksi
Surat instruksi ini merupakan surat yang isinya berupa perintah dan petunjuk –
petunjuk yang bersumber pada peraturan dan kebijaksanaan pimpinan agar dilakukan
oleh pihak terkait.Demikian instruksi ini dibuat untuk dapat dilaksanakan dengan sebaik
– baiknya. Perbedaan surat perintah dan intruksi adalah surat perintah berisi tugas yang
harus dikerjakan. Surat instruksi berisi petunjuk cara mengerjakan sesuatu.
 #CONTOH#

PEMERINTAH KABUPATEN SUKOHARJO

DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA
Jalan Jendral A Yani No.11
Sukoharjo, Jawa Tengah

Nomor : 21/ IOM/ FKIP/ 2015 20 Juli 2015

Lampiran : 1 lembar
Hal : Instruksi menanam pohon Di lingkungan sekolah

Yth. Kepala SMA N I Sukoharjo

Di Sukoharjo, Jawa Tengah

Menindaklajuti surat Dirjen Dikdasmen No : 11/C/LK/2015 tertanggal 10 Juli 2015

tentang pelaksanaan hari menanam pohon Indonesia, maka dengan ini kami
menginstruksikan kepada seluruh kepala SMA / SMK Negeri dan Swasta sebagai berikut
di lingkungan pemerintah Kabupaten Sukoharjo untuk :
1. Melaksanakan penanaman pohon di lingkungan sekolah pada hari jumat, 24 Agustus
2015
2. Melaksankan kegiatan bersih - bersih sekolah
Demikian instruksi ini dibuat untuk dapat dilaksanakan dengan sebaik – baiknya.
Atas bantuan dan kerja sama diucapkan terima kasih.

Kepala Dinas

Arya Wigaya

37
 38

8. Surat Permohonan
Seperti yang sempat disinggung sebelumnya, surat permohonan adalah dokumen
formal yang biasa digunakan untuk mengajukan suatu kepentingan tertentu. Secara
umum, yang dimaksud dengan surat permohonan adalah surat yang ditulis secara
individu, organisasi, maupun badan usaha guna memohon satu hal tertentu kepada suatu
pihak atau instansi lain.
Dalam membuat surat permohonan tentu ada tujuan tertentu yang ingin diraih atau
disampaikan secara formal dan resmi. Oleh karena itu, gaya tulisan dalam pembuatan
surat permohonan harus formal serta mengikuti format umum yang biasa digunakan
oleh kebanyakan individu atau instansi.
Jenis dari surat permohonan juga cukup beragam, sesuai dengan maksud dan
tujuannya. Beberapa jenis yang paling umum dibuat adalah surat permohonan untuk
rekomendasi, izin, magang, bantuan, dan dana.
Contohnya :
 39

9. Surat Kuasa
surat kuasa adalah suatu surat yang berisi penyerahan wewenang dari suatu pihak
ke pihak lainnya yang diberikan kepercayaan karena pihak pemberi kuasa sedang tidak
bisa melakukannya sendiri. Fungsi dan Manfaat Surat Kuasa. Sesuai dengan pengertian
surat kuasa yang telah dijelaskan sebelumnya, fungsi dan manfaat surat kuasa ini adalah
sebagai bukti pernyataan dari pemberi kuasa bahwa pihak penerima kuasa memiliki hak
dan kewajiban untuk melakukan hal yang dijelaskan pada isi surat kuasa.
Dengan kata lain, pihak penerima kuasa merupakan wakil dari pemberi kuasa
untuk melakukan hal-hal yang dijelaskan dalam surat kuasa tersebut.

Contohnya :
 40

10. Berita Acara

➢ Menurut Romli (2014), berita adalah laporan tercepat dari suatu peristiwa atau
kejadian yang faktual, penting, dan menarik bagi sebagian besar pembaca serta
menyangkut kepentingan mereka.
➢ Menurut Doug Newson dan James A. Wollert (1985), berita adalah apa saja yang
ingin dan perlu diketahui orang atau lebih luas lagi oleh masyarakat.
➢ Menurut Barus (2010), berita adalah segala laporan mengenai peristiwa, kejadian,
gagasan, fakta yang menarik perhatian dan penting untuk disampaikan atau dimuat
dalam media massa agar diketahui atau menjadi kesadaran umum.
Setelah mengetahui makna berita, berikut pengertian acara menurut beberapa
sumber.
 41

#CONTOH#
BERITA ACARA
RAPAT BESAR AKSI HIDROPONIK
TAHUN ANGGARAN 2021/2022

Berkaitan dengan program kerja organisasi Aksi Hidroponik 2022 di SMAN 1, Jalan Veteran,
Kel. Barurambat Timur, Kec. Pademawu, Kab. Pamekasan, Jawa Timur, maka pada:

Hari dan Tanggal : Senin, 1 Januari 2022

Pukul : 08.00-11.00 WIB.
Tempat : Aula SMAN 1 Pamekasan

Telah diselenggarakan rapat besar Aksi Hidroponik dalam masa kerja 2022 yang dihadiri oleh
ketua, sekretaris, bendahara, koordinator dan staff sie acara, koordinator dan staf sie
perlengkapan, koordinator dan staf sie PDD, koordinator dan staf sie hubungan dan perijinan,
serta koordinator dan staf dana usaha, sebagaimana yang tercantum dalam daftar hadir yang
terlampir.
Pembahasan materi dalam rapat besar ini, serta unsur pimpinan rapat dan narasumber yaitu:
Materi atau Topik
Rapat Besar kegiatan Aksi Hidroponik 2022
Unsur Pimpinan Rapat dan Narasumber
Ketua Rapat: …..
Sekretaris/Notulen: …
Narasumber: …. (Bendahara)
…. (Koor Sie Acara)
…. (Koor Sie Perlengkapan)
…. (Koor Sie PDD)
…. (Koor Sie Hubungan dan Perijinan)
…. (Koor Sie Perlengkapan)
…. (Koor Sie Dana Usaha)
 42

Keputusan kemudian dibuat setelah dilakukan pembahasan dan diskusi terhadap materi dan topik
di atas. Hal yang yang menjadi keputusan bersama, yaitu:
Hasil Rapat Besar:
• Pelatihan penanaman hidroponik dimulai Rabu, 20 Januari 2020.
• Rencana pengajuan sponsor ke Dinas Pertanian.
• Penentuan waktu dan rundown kegiatan.
• Jumlah peserta acara Aksi Hidroponik 60-70 orang.
• Pemaparan teknis kegiatan Aksi Hidroponik.
• Perubahan narasumber pelatih atau pengajar hidroponik.
 BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Pada bagian ini merupakan kesimpulan dari apa yang telah kita bahas diatas. Jadi
surat juga masih penting untuk kita gunakan. sebab dari semua arti, fungsi dan lain
sebagainya jelas surat masih dapat kita gunakan dijamin sekarang walaupun bisa dibilang,
dijaman sekarang sudah bukan lagi jamannya surat menyurat, kita bisa mempergunakan alat
komunikasi yang ada agar tidak terlalu memakan waktu banyak walaupun surat sudah
bukan lagi barang yang penting dijaman sekarang, apa salahnya kita bisa membudayakan
alat komunikasi yang ada pada jaman dahulu, agar tidak punah pada masa sekarang.

4.2 Saran
Makalah kami ini masih jauh dari kata sempurna untuk itu kami mengharapkan kritik
dan saran dari para pembaca sekalian demi tercapainya kesempurnaan dari makalah kami
ini kedepannya.

43
 DAFTAR PUSTAKA

15 Contoh Surat Perkenalan Produk dan Jasa Perusahaan - Suratresmi.id. (n.d.). Retrieved June
8, 2021, from https://www.suratresmi.id/contoh-surat-perkenalan/
16 Contoh Surat Ucapan Terima Kasih Resmi dan Pribadi - Contoh Surat. (n.d.). Retrieved June
8, 2021, from https://www.suratresmi.net/contoh-surat-ucapan-terima-kasih/
17 Contoh Surat Kuasa yang Jelas (Pengertian dan Jenisnya). (n.d.). Retrieved June 8, 2021,
from https://rahasiabelajar.com/contoh-surat-kuasa/
19 Contoh Surat Dinas Resmi yang Benar untuk Sekolah, Perusahaan, Pemerintah dll. (n.d.).
Retrieved June 8, 2021, from https://saintif.com/contoh-surat-dinas/

44