KERANGKA ACUAN KERJA AUDIT INTERNAL

UNIT PENDAFTARAN DAN REKAM MEDIS

UPT PUSKESMAS KAMPUNG JABI
TAHUN 2019

I. PENDAHULUAN
Tempat pendaftaran pasien merupakan tempat penerimaan pendaftaran
pasien yang berkunjung ke puskesmas. Pelayanan pendaftaran bersifat
administratif, bukan pelayanan medis, namun kesinambungan informasi medis
dan kerahasiaannya harus dijaga.
Tempat pendaftaran pasien juga merupakan bagian dari unit Rekam
Medis di puskesmas yang kegiatannya mengatur penerimaan dan pendaftaran
pasien. Fungsi dari pendaftaran adalah tempat pencatatan identitas pasien ke
formulir rekam medis rawat jalan serta tempat penulisan data dasar pasien.
Pendaftaran juga merupakan tempat penyediaan informasi untuk pasien. Oleh
karena itu pendaftaran adalah pintu pertama untuk memenuhi kebutuhan
pelanggan.
Rekam medis merupakan salah satu sumber data yang sangat vital dalam
penyelenggaraan sistem informasi manajemen di Puskesmas dan sangat penting
dalam proses pelaksanaan fungsi – fungsi manajemen.

II. LATAR BELAKANG

Kebutuhan masyarakat sebagai pelanggan puskesmas perlu diperhatikan,
diupayakan dan dipenuhi sesuai misi dan sumber daya yang tersedia di
puskesmas. Pasien membutuhkan informasi yang jelas di pendaftaran, oleh
karena itu informasi pendaftaran harus tersedia dengan jelas. Proses pendaftaran
harus mencerminkan penerapan upaya keselamatan pasien, terutama dalam
identifikasi identitas sosial pasien.
Berbagai keluhan tentang pelayanan di pendaftaran puskesmas yang
sering dijumpai antara lain pelanggan tidak tahu tentang tata cara pendaftaran,
syarat pendaftaran, alur pelayanan, dan informasi lainnya yang mereka
butuhkan.
Tim Kepuasan Pelanggan telah melakukan survey di bulan Desember
2018 pada 95 orang pelanggan tentang pelayanan di pendaftaran dan hasil
survey yang didapatkan pelanggan merasa baik pelayanan di pendaftaran tetapi
masih bisa ditingkatkan lagi kinerjanya.
 Pada unit penyimpanan rekam medis, masalah yang sering terjadi antara
lain rekam medis hilang dan tidak ditemukan saat pelanggan lama berkunjung,
rekam medis terlambat dikembalikan dari masing - masing ruangan.
Oleh karena itu, tim audit internal merasa perlu untuk melakukan audit
internal pada unit pendaftaran dan rekam medis untuk mendapatkan data
obyektif yang dapat digunakan untuk analisa upaya peningkatan mutu yang dapat
dilakukan pada unit pendaftaran dan rekam medis.

III. TUJUAN
Tujuan Umum:
Memberikan pelayanan pendaftaran dengan efektif dan efisien dengan
memperhatikan kebutuhan pelanggan di pendaftaran dan menunjang
tercapainyatertib administrasi dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan UPT.
Puskesmas Kampung Jabi.
Tujuan Khusus:
1. Menilai kepatuhan petugas terhadap SOP Pendaftaran Pasien.
2. Menilai ketersediaan bagan alur pendaftaran.
3. Menilai pemahaman pasien terhadap alur pendaftaran.
4. Menilai ketersediaan media informasi tentang pendaftaran di tempat
pendaftaran.
5. Menilai kepatuhan petugas terhadap SOP Penyimpanan Rekam Medis.
6. Melakukan penilaian isi rekam medis.
7. Menilai kepatuhan petugas terhadap SOP penilaian kelengkapan dan
ketepatan isi rekam medis.

IV. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN

a. Lingkup audit:
Pelayanan UKP (Unit Pendaftaran dan Rekam Medis)

b. Kegiatan Audit dan Rincian kegiatan:

1. Pemberitahuan kepada unit Pendaftaran dan Rekam Medis.
2. Pelaksanaan kegiatan audit Unit Pendaftaran dan Rekam Medis
sesuai jadwal.
3. Analisis hasil audit Unit Pendaftaran dan Rekam Medis.
4. Tindak lanjut hasil audit Unit Pendaftaran dan Rekam Medis.
5. Monitoring pelaksanaan tindak lanjut Unit Pendaftaran dan Rekam
Medis.
 6. Menyusun laporan audit internal Unit Pendaftaran dan Rekam Medis.
7. Penyampaian laporan hasil audit dan tindak lanjutnya.

V. CARA MELAKUKAN KEGIATAN

a. Kriteria Audit yang digunakan:

Lingku Keteranga
Pelayanan p Objek Audit Kriteria n
UKP
Unit Petugas Kepatuhan petugas SOP
Pendaftaran Pendaftaran terhadap SOP Pendaftaran
dan Rekam Pendaftaran Pasien Pasien
Medis
Standar
akreditasi
7.1.1 EP 1 dan
3
Penanggun Tersedianya bagan Standar
g jawab alur pendaftaran akreditasi 7.1.1
Pendaftaran EP 2
Pasien Pemahaman alur Standar
pendaftaran akreditasi 7.1.1
EP 4
Penanggun Tersedianya media Standar
g jawab informasi tentang akreditasi 7.1.2
pendaftaran pendaftaran di tempat EP 1
pendaftaran
Petugas Kepatuhan petugas SOP
Rekam terhadap Penyimpanan
Medis penyimpanan rekam Rekam medis
medis Standar
akreditasi 8.4.3
EP 3
Petugas Penilaian kepatuhan Standar
Rekam petugas dengan SOP akreditasi 8.4.4
Medis penilaian EP 1 dan 2
kelengkapan dan
ketepatan isi rekam
 medis

b. Metode Audit
Metode dalam pelaksanaan audit internal di unit Pendaftaran dan
Rekam Medis adalah: Wawancara, Observasi, Daftar Tilik dan Telusur
Dokumen

c. Instrumen Audit
Instrumen yang di gunakan dalam melakukan Audit Internal di Unit
Pendaftaran dan Rekam Medis meliputi:
- Panduan Observasi
- Panduan Wawancara
- Check list

VI. SASARAN ATAU OBJEK AUDIT

1. Petugas pendaftaran
2. Penanggung jawab pendaftaran
3. Pasien
4. Ketersediaan media informasi pendaftaran
5. Petugas Rekam Medis
6. Isi rekam medis

VII. JADWAL DAN ALOKASI WAKTU

a. Audit Pertama
1. Observasi, Wawancara, Periksa Dokumen : Tgl 16 & 18 April 2019
2. Analisa dan Penyusunan Hasil Audit : Tgl 16 & 18 April 2019
b. Audit Kedua
1. Observasi, Wawancara, Periksa Dokumen : Tgl 16 – 17 Juli 2019
2. Analisa dan Penyusunan Audit : Tgl 16 – 17 Juli 2019
c. Audit Ketiga
1. Observasi, Wawancara, Periksa Dokumen : Tgl 15 – 16 Okt 2019
2. Analisa dan Penyusunan Audit : Tgl 15 – 16 Okt 2019
d. Audit Keempat
1. Observasi, Wawancara, Periksa Dokumen : Tgl 10 – 11 Jan 2020
2. Analisa dan Penyusunan Audit : Tgl 10 – 11 Jan 2020
VIII. MONITORING, EVALUASI PELAKSAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN
Evaluasi pelaksanaan kegiatan audit internal di Unit Pendaftaran dan
Rekam Medis untuk menilai apakah pelaksanaan audit sesuai jadwal yang sudah
di susun setiap tiga bulan sekali. Jika terjadi ketidaksesuaian dalam pelaksanaan
kegiatan audit dilaporkan kepada ketua tim audit untuk dibahas bersama dalam
tim audit internal.

IX. PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN

Auditor internal harus mencatat/mendokumentasikan keseluruhan proses
kegiatan audit internal, dan melaporkan hasil temuan audit, hasil analisis, dan
rencana tindak lanjut yang disepakati bersama dengan auditee. Keseluruhan
kegiatan audit internal harus dievaluasi sebagai dasar untuk melakukan
perbaikan audit.

Mengetahui, Batam, 4 April 2019

Kepala UPT Puskesmas Kampung Jabi Ketua Audit Internal

Dr Ade Safitri Andayani Amran Dr. Elly

NIP. 19751007 200801 2 011 NIP. 19801230 201002 2 002