BERITA ACARA

RAPAT ONLINE PROGRES PERSIAPAN IOMB 2021

Hari, tanggal, : Selasa, 07 Juli 2021

Pukul : 09.00 – 10.00 WIB
Tempat : Hangout meets (https://meet.google.com/nww-tnub-pgm)
Pimpinan Rapat : Ngatini, S.Si., M.Si.
Notulis : Aulia Hanni, S.T.
Nurur Rohmah, S.Kom.

Rapat online dihadiri oleh :

1. Asdi Prasetyo, S.Si.
2. Aulia Hanni, S.T.
3. Intan Giantana, S.Pt.
4. Hafiz Fitradiansyah, S.M.
5. Mahbub, S.ST., MTA
6. Nurur Rohmah, S.Kom.
7. Zanna Fuadatul Izza, S.T.
8. Damara Alif Pradipta, S.Pd., M.Sn.
9. Muhammad Nasrulloh, S.T., M.T.
10. Muhammad Ferdi Andika Fu'adi
11. Dalillah Inas Salsabila
12. Arifatul Hanan Khairunnisa
13. Alun Syafa'at Naridho
14. Rachmadian Yusuf Purnama
15. Dhiva Alliyah Baladinda
16. Sri Yanti Oktavia
17. Muhamad Hilal Hakiki
18. Mukhammad Saifudin Maulana
19. Krisna Putra Ramadahan

Notulensi:
1. Target progress kedepan yang paling utama adalah konsep acara, pengajuan KAK oleh
sekretaris, SK Kepanitiaan dan Kegiatan (io champs dan vision). Progress SK Kepanitiaan
IO-CHAMPS sudah ada tambahan nama-nama panitia IC.
2. Masing-masing divisi menyesuaikan tugas sesuai rancangan penugasan oleh ketua panitia.
Sudah ada grup koordinasi untuk setiap sie.
3. Sekitar Bulan Agustus-September dimulainya kegiatan. Teknis kegiatan IO-CHAMPS
dalam sehari akan ada 4 kegiatan yaitu seminar dan materi.
4. Tema dan Timeline Acara, RAB akan dicantumkan di dalam KAK. Pada perancangan
anggaran RAB, sie yang sudah setor yakni; sie acara, kesekretariatan, sie konsumsi Sie
yang belum menyetorkan rancangan anggaran biaya adalah Sie Perlengkapan, Sie Medis,
dan Sie Publikasi dan Dokumentasi. Maksimal tanggal 10 masing-masing divisi sudah
menyusun anggaran dan menyetorkan ke bendahara.
5. Rancangan anggaran untuk Sie Medis: dalan keadaan hybrid disiapkan untuk kebutuhan
panitia yang datang ke kampus, berfokus pada kegiatan di kampus seperti pengadaaan
handsanitizer, sarung tangan, desinfektasn, masker, dll.
6. Mengenai tool kit, tahun lalu mahasiswa diberi new normal kit dan stiker; stiker dapat
dibuatkan oleh marketing namun didesain oleh panitia sie PDD. Desain yang dibutuhkan
yaitu desain stiker, kaos, notebook, dan buku pedoman IOMB.
7. Konsep Agenda Acara:
 Hari 0: tes minat bakat

Universitas Internasional Semen Indonesia

  Hari 1: dirangkap dengan grand opening, meliputi materi pengenalan kampus
 Hari 2-5: Terdapat seminar 2-3 materi, ada 4 kegiatan untuk setiap harinya
 Seluruh seminar dilaksanakan secara langsung (materi+tanya jawab) 90 menit,
sebagian materi dilaksanakan secara langsung (materi+tanya jawab) 90 menit,
sebagian materi dilaksanakan secara hybrid (materi di youtube+tanya jawab
langsung) 45 menit.
8. Untuk acara hari ke 2 sampai hari selanjutnya kegiatan dilakukan secara langsung (dalam
hal ini 1 materi). Apabila terdapat 2 materi maka akan diupload melalui youtube. Materi
yang disiarkan di youtube akan diupload H-1 sebelum acara, agar memudahkan panitia
secara teknis dalam penugasan untuk mahasiswa baru.
9. Grand Opening akan dilaksanakan 15 September 2021:
 Sesi Pembukaan :
1. Penampilan full video teaser 2021
2. Penampilan video after movie IO CHAMPS 2019 dan 2020
3. Penampilan video jingle IO Champs
4. Penampilan video profil UISI
5. Memperkenalkan Rektor beserta jajarannya
6. Menyanyikan lagu Indonesia Raya
7. Menyanyikan mars UISI
8. Sambutan-sambutan
9. Sambutan ketua pelaksana IO Champs 2021
10. Simbolisasi Pembukaan IO Champs 2021
10. Tanggal pelaksanaan acara diantaranya yaitu: 15 September (grand opening) pelaksanaan
hari ke-1, 16 September pelaksanaan hari ke-2, 17 September pelaksanaan hari ke-3, 18
September pelaksanaan hari ke-4, 20 September pelaksanaan hari ke-5, 21 September
pelaksanaan hari ke-6, dan 22 September pelaksanaan hari ke-7.
11. Rencana awal untuk penutupan acara yaitu pelaksanaan di hari ke 7 yaitu tanggal 22
September, namun mengacu pada pengalaman tahun kemarin bahwa penutupan acara
dilaksanakan bersamaan dengan kegiatan IO-CHAMPS hari terakhir kurang begitu
memorable dan matang. Maka akan diadakan Istighosah pada hari kamis tanggal 23, lalu
closing ceremony pada tanggal 24 September.
12. Masukan dari Bu Tini: rundown acara dibuatkan dalam bentuk tabel sebagaimana format
tabel rundown acara IO-CHAMPS di tahun sebelumnya untuk dicantumkan di dalam KAK.
Maksimal tanggal 8 rundown/timeline acara harus sudah jadi dan ketua panitia akan
mendiskusikan dengan atasan untuk difixkan. Adapun poin tambahan untuk rundown IO-
CHAMPS yaitu “virtual campus tour” dan video-video tentang pengenalan kampus dan
pimpinan/dosen/tendik di UISI. Untuk nama pemateri dapat menyusul, maka saat ini
pemateri dapat dituliskan secara umum saja. Misalnya Pemateri Seminar Anti Hoaks
adalah Dinas Kominfo Kabupaten Gresik.
13. Buku pedoman IOMB tahun kemarin dikirim secara online, namun untuk tahun ini buku
pedoman IOMB akan dicetak dan dibagikan kepada mahasiswa secara hardcopy.
14. IC dan MK sudah ada pembagian kelompok, dan bertugas untuk memantau kedisplinan
Mahasiswa. Tim MK harus bisa memberikan bimbingan yang baik untuk Mahasiswa Baru.

Universitas Internasional Semen Indonesia

15. Evaluasi tahun kemarin, MK (Mentor Kelompok) kurang cekatan dalam mendampingi
mahasiswa baru: solusinya terkait hal tersebut perlu diakadan briefing lebih lanjut untuk
MK.
16. Di dalam Sekolah Pengkaderan diharapkan tim MK diberi materi untuk mampu melakukan
pendampingan yang baik kepada Mahasiswa Baru sehingga dapat merangsang motivasi
untuk berprestasi kepada Mahasiswa Baru.

Universitas Internasional Semen Indonesia