PANDUAN UPLOAD TUGAS AKHIR

MAHASISWA KE REPOSITORY
UNW MATARAM
 DAFTAR ISI

A. Pengantar ................................................................................................................................. 1
B. Flowchart/Alur Penggunaan Sistem Repository ....................................................................... 2
C. Memulai Sistem ........................................................................................................................ 3
D. Membuat Akun Repository ....................................................................................................... 3
E. Login ke Repository UNW Mataram ......................................................................................... 5
F. Upload Data Karya Ilmiah ......................................................................................................... 5
1. Memulai Upload Tugas Akhir/Karya Ilmiah/Skripsi ............................................................. 5
2. Memilih Jenis/Type Tugas Akhir/Karya Ilmiah/Skripsi ....................................................... 6
3. Upload File Tugas Akhir/Karya Ilmiah/Skripsi .................................................................... 6
4. Input Data Detail Tugas Akhir/Karya Ilmiah/Skripsi ........................................................... 9
5. Pilih Subject Penelitian ....................................................................................................... 12
6. Tahap Akhir-Deposit Item .................................................................................................. 13
G. Melihat Data Deposit ................................................................................................................. 13
H. Melihat Hasil Review ................................................................................................................ 14
I. Logout Sistem ........................................................................................................................... 15
J. Kritik Dan Saran ........................................................................................................................ 16
K. Lampiran ................................................................................................................................... 16
1. Tata Cara Menyisipkan Watermark di Microsoft Word 2016 ............................................. 16
2. Daftar Kode Program Studi di Universitas Nahdlatul Wathan Mataram ............................ 19

UPT Perpustakaan
Universitas Nahdlatul Wathan Mataram
1
 A. PENGANTAR
EPrints adalah perangkat lunak opensource yang dikembangkan oleh School of Electronics and
Computer Science, University of Southampton, England United Kingdom. Repository ini bisa
berbentuk arsip misalnya makalah penelitian. Selain itu juga bisa digunakan untuk menyimpan
gambar, data penelitian dan suara dalam bentuk digital. EPrints adalah aplikasi perpustakaan digital
yang sederhana dan dapat dengan mudah dikelola. Selain itu, EPrints sudah terintegrasi dengan
metadata dan mampu melakukan penelusuran advanced search serta fitur lainnya.

B. FLOWCHART/ALUR PENGGUNAAN SISTEM REPOSITORY

Secara umum sistem ini akan digunakan oleh dua user. User yang pertama adalah Mahasiswa
selaku calon wisudawan, sementara user yang kedua adalah Operator UPT Perpustakaan selaku
Editornya. Sebelum mendaftar wisuda, calon wisudawan diwajibkan mengunggah file tugas
akhir/skripsi/tesis/disertasi yang dibuatnya ke Sistem Repository UNW Mataram. Adapun alur unggah
file dapat dilihat pada gambar berikut ini:

MAHASISWA UPT Perpustakaan

(Calon Wisudawan) (Editor)

Login ke Eprints
(http://repository.unwmataram.
ac.id)

Membuat Deposit File

Upload file, Detail dan Subject

Melakukan Deposit File Cek Deposit

Tidak Sesuai
Edit/Revisi Deposit File
Sesuai

Move to Repository
Syarat 1 Wisuda Terpenuhi (Status Live Archive)

Gambar 1. Workflow Unggah Tugas Akhir Mahasiswa ke Repository UNW Mataram

UPT Perpustakaan
Universitas Nahdlatul Wathan Mataram
2
 C. MEMULAI SISTEM
3. Pastikan perangkat yang akan digunakan sudah terhubung dengan internet.
4. Ketikkan alamat url http://repository.unwmataram.ac.id/ pada address bar browser Anda
5. Jika berhasil maka dashboard sistem Repository UNW Mataram akan tampil seperti gambar
berikut ini

Gambar 2. Laman Home Repository UNW Mataram

D. MEMBUAT AKUN
1. Untuk membuat akun repository klik tombol “Create Akun”.
2. Isi form registrasi sesuai dengan kolom yang ada.
o Name:
• Title: Bisa dikosongkan
• Given name/initial: Isi dengan nama depan anda
• Family name: Isikan dengan nama belakang anda (1 kata)
o Email Adress: ketikkan alamat email anda yang masih aktif.
o Username: Isi dengan NIM Anda.
o Password: Isi password sesuai dengan yang diinginkan.

UPT Perpustakaan
Universitas Nahdlatul Wathan Mataram
3
 Gambar 3 Tampilan laman registrasi repository UNW mataram

3. Setelah selesai mengisi semua field yang ada, kemudian klik tombol “Register”.
4. Jika proses registrasi berhasil maka akan tampil laman seperti berikut.

Gambar 4 Tampilan setelah proses registrasi

5. Login ke Sistem repository UNW Mataram dapat dilakukan setelah melakukan aktivasi
password yang telah dikirim ke email yang didaftarkan.
6. Periksalah inbox pada email yang telah didaftarkan pada proses registrasi kemudian klik link
“activate your password” untuk melakukan aktivasi akun repository anda.

Gambar 5 Tampilan inbox email aktivasi password repository unw mataram

UPT Perpustakaan
Universitas Nahdlatul Wathan Mataram
4
 Gambar 6 Tampilan setelah melakukan aktivasi password

E. LOGIN KE SISTEM
1. Untuk login ke sistem, klik menu “Login” pada menu kiri (gambar 7),
2. Ketikan username (NIM) dan password yang telah Anda daftarkan pada kolom yang tersedia.

Gambar 7 Tampilan laman login repository UNW Mataram

3. Tekan tombol “ ” untuk masuk ke sistem.

F. UPLOAD DATA TUGAS AKHIR/KARYA ILMIAH/SKRIPSI

Upload data karya ilmiah akan disebut dengan istilah Manage Deposit pada sistem repository.
Berikut adalah tahap demi tahap yang harus dilakukan pada saat manage deposit:
1. Memulai Upload Tugas Akhir/Karya Ilmiah/Skripsi
• Klik menu “Manage Deposite” yang ada pada bagian menu kiri
• Kemudian klik tombol “New Item” pada bagian dashboard

UPT Perpustakaan
Universitas Nahdlatul Wathan Mataram
5
 Gambar 8 Manage Deposit – Repository Mahasiswa

2. Memilih Jenis/Type Karya Ilmiah

• Klik tombol “Type” yang terdapat pada kelompok tombol kontrol pada bagian atas
dashboard
• Klik option “Thesis” untuk input data karya ilmiah seperti: Tugas Akhir, Skripsi, Tesis,
Disertasi, dan lain sebagainya.

Gambar 9 Pilih Type Karya Ilmiah

• Tekan tombol “Next” untuk melanjutkan upload

• Tekan tombol “Cancel” untuk membatalkan proses upload karya ilmiah.
• Tekan tombol “Save and Return” untuk menunda proses upload karya ilmiah.

3. Upload File Tugas Akhir/Karya Ilmiah/Skripsi

• Persiapan Unggah. Sebelum mengunggah file tugas akhir/karya ilmiah/skripsi, terlebih
dahulu lakukan hal-hal berikut ini:
 Siapkan file yang akan diunggah dalam bentuk PDF.
 File Tugas Akhir/Karya Ilmiah/Skripsi harus DIPISAH-PISAH dengan ketentuan
sebagai berikut:

UPT Perpustakaan
Universitas Nahdlatul Wathan Mataram
6
 No Bagian File Penamaan File Visible To Keterangan
1. COVER 1681101-COVER.pdf Anyone Cover berisikan halaman judul,
halaman persetujuan, halaman
pengesahan yang sudah
ditandatangai, lembar
pernyataan, kata pengantar,
daftar isi, daftar tabel, daftar
gambar, daftar lampiran
2. ABSTRAK 1681101-ABSTRAK.pdf Anyone Bahasa Indonesia dan Bahasa
Inggris dalam satu file
3. BAB 1 1681101-BAB1- Repository
PENDAHULUAN.pdf staff only
4. BAB 2 1681101-BAB2-KAJIAN Repository
TEORI.pdf staff only
5. BAB 3 1681101-BAB3- Repository
METODELOGI staff only
PENELITIAN.pdf
6. BAB 4 1681101-BAB4-HASIL Repository
DAN staff only
PEMBAHASAN.pdf
7. BAB 5 1681101-BAB5- Repository
PENUTUP.pdf staff only
8. DAFTAR 1681101-DAFTAR Anyone
PUSTAKA PUSTAKA.pdf
9. LAMPIRAN 1681101- Repository
LAMPIRAN.pdf staff only
Tabel 1. Ketentuan Unggah File Tugas Akhir/Karya Ilmiah/Skripsi ke Repository UNW Mataram

 Ubah/Rename nama file yang akan diunggah dengan format [NIM]-[BAGIAN], contoh
dapat dilihat pada tabel diatas
 Tambahkan WATERMARK berupa Logo Universitas Nahdlatul Wathan Mataram
pada setiap lembar file yang akan diunggah, tata cara menambahkan watermark
dapat dilihat pada bagian lampiran buku manual ini.
 Pastikan memilih isian Visible To sesuai jenis file yang diupload seperti pada tabel
diatas
 Keterangan Visible To :
o Anyone : File yang diunggah bisa dilihat dan diunduh oleh semua orang (publik)
o Repository users only : File yang diunggah hanya bisa dilihat oleh pemilik file
(user)
o Repository staff only : File yang diunggah bisa dilihat oleh user dan staff/admin
sistem

• Memulai Unggah File

Klik tombol “Upload” yang terdapat pada tombol pada bagian atas dashboard

UPT Perpustakaan
Universitas Nahdlatul Wathan Mataram
7
 Gambar 10 Tampilan Upload File dan Metadata File
• Klik tombol “Pilih File / Choose File”, kemudian pilih file yang akan diunggah. (tahap 1)
Diunggah berurutan satu per satu mulai dari file COVER sampai dengan file LAMPIRAN.
• Tambahkan deskripsi pada masing-masing file yang telah diunggah dengan menekan
tombol “Hide option (+)” (tahap 2)
• Ketikkan nama/deskripsi filenya pada kolom DESCRIPTION. (tahap 3)
 Ketik dengan menggunakan Huruf Kapital
 Ketikkan COVER untuk file cover
 Ketikkan ABSTRAK untuk file abstrak
 Ketikkan BAB 1 - PENDAHULUAN untuk file Bab 1 Pendahuluan, dan begitu juga
seterusnya
• Pilih ketentuan Visible To pada masing-masing file yang telah diunggah. (tahap 4) Visible
To pada masing-masing file berbeda. Ketetntuan Visible To dapat dilihat pada tabel 1
• Pilih Bahasa Indonesia pada kolom LANGUAGE untuk Program Studi Selain S1
Bahasa Inggris, S1 Sastra Inggris dan S1 Sastra Arab (tahap 5)
• Tekan tombol “Update Metadata” untuk menyimpan deskripsi dari masing-masing file.
(tahap 6)
• Jika semua file sudah terunggah tekan tombol “Next” untuk melanjutkan ke tahap
berikutnya.

Gambar 11 Tampilan setelah semua file selesai diunggah

UPT Perpustakaan
Universitas Nahdlatul Wathan Mataram
8
 4. Input Data Detail Tugas Akhir/Karya Tulis/Skripsi
 Klik tombol “Details” yang terdapat pada kelompok tombol kontrol pada bagian atas
dashboard
 Ketikkan judul tugas akhir/karya tulis/skripsi pada tab Title.

Gambar 12. Input Judul Tugas akhir/karya tulis/skripsi

 Ketikkan abstrak (Bahasa Indonesia) untuk Prodi Selain S1 Bahasa Inggris, S1 Sastra
Inggris dan S1 Sastra Arab pada tab Abstract.

Gambar 13. Input Abstrak

 Pilih tipe karya ilmiah pada tab Thesis Type.

Gambar 14. Pilih Thesis Type

Keterangan Gambar 14:

 Diploma : untuk Tugas Akhir (D3)
 Undergraduate : untuk Skripsi (S1)
 Other : untuk karya tulis jenis lainnya

UPT Perpustakaan
Universitas Nahdlatul Wathan Mataram
9
  Pilih option Other pada tab Thesis Name

Gambar 15. Pilih Thesis Name

 Ketikkan nama penulis skripsi pada tab Creators.

Gambar 16. Input data Creators

Catatan:
 Nama belakang diketik pada kolom Family Name (hanya terdiri dari satu kata),
nama depan diketik pada kolom Given Name
 NIM diketik dengan format nim12345678. (contoh: nim12345678)

 Ketikkan nama pembimbing tugas akhir/karya ilmiah/skripsi pada tab Contributors.

Gambar 17.Input Name Penulis

Catatan:
 Nama pembimbing ditulis tanpa gelar
 Nama belakang diketik pada kolom Family Name (hanya terdiri dari satu kata),nama
depan diketik pada kolom Given Name
 NIDN diketik dengan format nidn12345678. (contoh: nidn12345678)
 Pilih Program Studi pada tab Divisions.

Gambar 18. Pilih Nama Program Studi

UPT Perpustakaan
Universitas Nahdlatul Wathan Mataram
10
 Catatan:
 Hati-hati dalam memilih program studi.
 Pastikan memilih program studi yang tepat untuk kelancaran proses review
dokumen
 Kesalahan memilih program studi dapat berakibat tidak bisa direview oleh editor.

 Pada tab Publication Details, perhatikan gambar berikut.

1
2

3
2
4
2 5
2

Gambar 19.

 Pilih option Unpublished pada kolom STATUS (tahap 1)

 Ketikkan Tahun dan bulan Yudisium pada kolom DATE, sementara tanggalnya bisa
dikosongkan/diabaikan atau sesuai tanggal Yudisum Anda. Contoh: Tahun 2020
bulan Agustus. (tahap 2)
 Pilih option Completion pada kolom DATE TYPE. (tahap 3)
 Ketikkan Universitas Nahdlatul Wathan Mataram pada kolom INSTITUTION.
(tahap 4)
 Ketikkan Kode Program Studi pada kolom DEPARTMENT dengan format
seperti contoh (Ex. KODEPRODI83203#Pendidikan Ekonomi). (tahap 5)

 Ketikkan email aktif penulis pada tab Contact Email Address.

Gambar 20 Input Email Penulis

 Ketikkan daftar pustaka skripsi pada tab References.

Gambar 21 Input Daftar Pustaka

UPT Perpustakaan
Universitas Nahdlatul Wathan Mataram
11
  Ketikkan kata kuci abstrak (Bahasa Indonesia) pada tab Uncontrolled Keywords.

Gambar 22 Input Kata Kunci

 Jika pengisian detail data skripsi telah selesai dilakukan, tekan tombol “Next” untuk
melanjutkan ke tahap berikutnya.

 Kolom lain yang tidak disebutkan dalam buku manual ini dapat diabaikan atau
dikosongkan saja.

5. Pilih Subject Penelitian

 Klik tombol “Subject” yang terdapat pada kelompok tombol kontrol pada bagian atas
dashboard
 Pilihlah subject penelitian sesuai dengan penelitian yang Anda tulis
 Subject penelitian bisa dipilih lebih dari dari satu jenis
 Klik tombol “ ” untuk memilih subject (tahap 1)
 Klik tombol “ ” jika hendak menghapus subject yang telah dipilih (tahap 2)

1
2

Gambar 23 Memilih Subject Penelitian

 Jika subject telah dipilih, tekan tombol “Next” untuk melanjutkan pekerjaan ke tahap
selanjutnya.

UPT Perpustakaan
Universitas Nahdlatul Wathan Mataram
12
 6. Tahap Akhir Deposit Item
 Proses unggah Tugas Akhir/Karya Tulis/Skripsi pada sistem Repository UNW Mataram
sudah berada pada tahap akhir
 Tekan tombol “Deposit Item Now” jika menurut Anda proses unggah skripsi padasistem
Repository UNW Mataram sudah benar. Dengan menekan tombol ini, secara otomatisdata
anda akan dikirim ke Editor dan Anda tidak akan bisa mengubah data apapun.
 Tekan tombol “Save For Later” jika Anda hendak me-Review kembali data yang telah
diunggah pada tahap-tahap sebelumnya.

Gambar 24 Fasilitas Deposit Item

Catatan: untuk menghindari kekeliruan terhadap data yang diinputkan, maka admin
merekomendasikan agar setiap mahasiswa me-review kembali data yang telah diinputkan
pada sistem sebelum menekan tombol “Deposit Item Now”.

G. MELIHAT DATA DEPOSIT

1. Klik menu Manage Deposits yang terdapat pada menu kiri.
2. Jika berhasil maka akan tampil halaman seperti berikut ini

Gambar 25 Review Data Repository

3. Tabel yang ditandai dengan tanda kotak merah merupakan data repository yang telah Anda
Inputkan

UPT Perpustakaan
Universitas Nahdlatul Wathan Mataram
13
 4. Perhatikan kolom ITEM STATUS :
• Status User Workarea, menandakan jika data repository yang anda inputkan masih bisa
diubah/diperbaiki dan belum diajukan ke Editor.
• Status Under Review, akan otomatis berubah jika Anda sudah mengajukan data
repository kepada Editor. Pada tahap ini, Anda tidak bisa lagi mengubah data repository
yang telah diajukan.
• Status Live Archive, akan otomatis berubah jika data repository Anda telah disetujui oleh
Editor, serta data repository Anda dapat diakses oleh publik. Pada tahap ini, Anda tidak
bisa lagi mengubah data repository yang telah diajukan.
5. Tekan tombol “ ” untuk menampilkan preview data repository Anda
6. Tekan tombol “ ” jika hendak menghapus data repository Anda
7. Tekan tombol “ ” jika hendak mengubah/memperbaiki data repository Anda secara tahap
demi tahap
8. Tekan tombol “ ” jika hendak mengajukan data repository Anda kepada Editor

H. MELIHAT HASIL REVIEW

Ada dua cara yang bisa dilakukan untuk melihat pesan hasil review jika karya akhir yang
diunggah ditolak, diantaranya adalah:

1. Melalui Email Pesan atau notifikasi perbaikan terhadap data repository yang Anda ajukan
akan dikirimkan ke email yang terdaftar pada repository UNW Mataram. Contoh pesannya
dapat dilihat pada gambar berikut ini:

Gambar 26 Inbox perbaikan File Deposit via email

2. Melalui Sistem Repository

• Klik tombol “Manage Deposits” yang terdapat pada menu kiri (perhatikan gambar 8)
• Tekan tombol “ ” untuk menampilkan preview data repository Anda (perhatikan gambar
25)
• Klik tab “Messages” pada dashboard yang telah ditampilkan
• Notifikasi perbaikan dapat dilihat pada pesan yang telah ditandai dengan kotak merah

UPT Perpustakaan
Universitas Nahdlatul Wathan Mataram
14
 Gambar 27 Notifikasi Perbaikan Via Sistem Repository

Catatan: Jika data repository yang Anda ajukan DITOLAK, maka segeralah lakukan perbaikan
sesuai komentar editor dengan melakukan edit dan kemudian diajukan ulang

Berikut ini adalah tampilan dashboard manage deposit jika sudah disetujui oleh editor.

Gambar 28 Tampilan Deposit Disetujui

I. LOGOUT SISTEM REPOSITORY

Tekan tombol “Logout” yang terdapat pada menu atas kanan.

Gambar 29 Logout dari Sistem Repository

UPT Perpustakaan
Universitas Nahdlatul Wathan Mataram
15
 J. KRITIK DAN SARAN
Kami sangat mengharapkan adanya kritik dan saran dari para pengguna sistem ataupun para
pembaca panduan ini. Guna untuk meningkatkan kualitas layanan kami kepada para pengguna.
Jika ada kritik dan saran yang hendak disampaikan harap menghubungi bagian UPT
Perpustakaan UNW Mataram.

K. LAMPIRAN
1. Cara menambahkan watermark Microsoft Office Word 2016
 Klik Tab Ribbon : “Design”
 Kemudian pilih tombol “Watermark” pada kelompok Page Background
 Kemudian Pilih “Costum Watermark”, sehingga akan tampil window baru seperti pada
gambar berikut ini:

Gambar 30 Insert Watermark

Gambar 30 Ketentuan Insert Watermark

Keterangan gambar:
 Pilih option “Picture watermark” (1)
 Unggah File Logo UNW Mataram (Berwarna) yang akan dijadikan sebagai watermark (2)
 Ketikkan Scale 250% (3)
 Centang pada option “Washout” (4)
 Tekan “OK” untuk mengaktifkan watermark (5)

UPT Perpustakaan
Universitas Nahdlatul Wathan Mataram
16
 Beriktu contoh Tampilan setelah ditambahkan watermark

Gambar 31 Contoh Watermark pada Microsoft Word

UPT Perpustakaan
Universitas Nahdlatul Wathan Mataram
17
 2. Daftar Kode Program Studi di Lingkungan Universitas Nahdaltul Wathan Mataram

No. Kode Nama Program Studi Jenjang

1 74230 Ahwal Al Syakhshiyah S1

2 86208 Pendidikan Agama Islam S1

3 88201 Pendidikan Bahasa Dan Sastra Indonesia S1

4 88203 Pendidikan Bahasa Inggris S1

5 87203 Pendidikan Ekonomi S1

6 15401 Kebidanan D3

7 54211 Agroteknologi S1

8 46201 Biologi S1

9 63211 Ilmu Administrasi Niaga S1

10 76231 Ilmu Al-Quran dan Tafsir S1

11 74201 Ilmu Hukum S1

12 44201 Matematika S1

13 84202 Pendidikan Matematika S1

14 54231 Peternakan S1

15 79201 Sastra Indonesia S1

16 41231 Teknologi Hasil Pertanian S1

17 48401 Farmasi D3

18 63201 Ilmu Administrasi Negara S1

19 84205 Pendidikan Biologi S1

20 79203 Sastra Arab S1

21 79202 Sastra Inggris S1

22 14401 Keperawatan D3

UPT Perpustakaan
Universitas Nahdlatul Wathan Mataram
18