Protokol berdasarkan ensiklopedia adalah tatacara/tatakrama dalam hubungan

antarnegara dengan memperhatikan kedudukan titel yang resmi, atau definisi lain tentang
protokoler yaitu kumpulan peraturan dalam upacara yang dituruti dalam semua pergaulan
internasional oleh (kepala negara, kepala pemerintah, dan diplomat) baik secara tertulis maupun
tidak tertulis. Fungsi protocol sendiri adalah pelayanan improvisasi, ketidaktaatan,
kemendadakan yang perlu diantisipasi. Hakikat protocol adalah situasi yang menyenangkan dan
harmonis dalam kegiatan acara, pendukung image building intituisi/perusahaan hal yang pertama
kali dilihat seorang tamu/peserta dalam sebuah kegiatan yaitu rangkaian acaranya apakah
menarik atau tidak. Protoklor sendiri diatur dalam UU No. 9/2010 tentang keprotokolan yaitu
keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan
atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai
bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan kedudukan dalam negara,
pemerintah, dan masyarakat. Protokol sendiri meliputi tata cara sebagaimana yang terdapat
dalam upacara resmi kenegaraan, penandatanganan perjanjian, dan konferensi internasional yang
disebut tata upacara, tata karma dalam menempatkan, menyebut, memperlakukan seseorang
sesuai dengan kedudukannya yang disebut tata kehormatan, dan mengatur pengaturan tempat
duduk dan urutan dalam upacara kenegaraan dalam jamuan makan, seminar, dan lain-lain
dimana jabatan seseorang tertinggi yang datang dalam suatu upacara (missal : Presiden) duduk di
tengah dan hadir di akhir acara dan pulang paling awal (Tata tempat dan waktu). Secara garis
besar tugas protocol dibagi menjadi lima yaitu tugas tata ruang, tata tempat, tata upacara, tata
busana, dan tata warkat.
Tugas protokoler sebagai tata ruang yaitu mengatur
1. Pengaturan ruangan (classroom, teater, conference)
2. Lambang negara, bendera, foto presiden dan wakil presiden
3. Meja, kursi, dan podium
4. Tata cahaya
5. Tata suara
6. Dekorasi
7. Perlengkapan
Tugas porokoler sebagai tata tempat yaitu
1. Urutan siapa yang berhak mendapatkan prioritas, karena jabatan/pangkat
menentukan dimana seseorang/tamu tersebut akan duduk dimana. Aturan
dasarnya seperti jabatan tertinggi duduk dipaling depan dan jika duduk sejajar
sebelah kanan harus lebih tingi dari yang kiri.
Tugas protokoler sebagai tata acara yaitu mengatur kegiatan, sesuai jenis
aktivitasnya
1. Jenis kegiatan
2. Bahasa pengantar
3. Materi aktivitas
4. Menyusun acara daenan urutan yang benar
 5. Menyiapkan personil dan panitia yang semuanya terlibat dalam kegiatan
6. Menhubungi pemberi sambutan (pejabat tertinggi memberi sambutan
terakhir)
Tugas protokoler sebagai tata busana yaitu mengatur dresscode yang akan
digunakan dalam acara tersebut agar tamu undangan terlihat lebih kompak dan
serasi, dan yang terakhir adalah tugas protokler sebagai warkat yaitu mengatur
administrasi surat menyurat dan undangan yang berkaitan tentang acara.
Dalam kunjungan menteri ke institusi atau perusahaan misalnya. Hal-hal yang perlu
diperhatikan oleh protoklol tentang perencanaan yaitu menetapkan jumlah tamu, menetapkan
tempat & kelengkapan perlengkapan, menetapkan dress code, membuat layout untuk publikasi,
membuat susunan acara & rundown. Kemudian hal yang perlu diperhatikan lagi adalah persiapan
tentang komunikasi dengan ajudan, komunikasi tertulis (surat menyurat) dengan pejabat yang akan
diundang, penyambut pejabat, dan penyediaan ruang transit untuk pejabat tersebut sebelum memasuki
acara. Hal yang tak kalah penting selain itu adalah koordinasi, selalu mengecek konfirmasi tamu agar
tidak ada kursi yang kosong, cek kelengkapan menu, cek ruang tamu, sembahyang, toilet, dan cek ada
tidaknya pantangan makanan. Hal terakhir yang perlu diperhatikan adalah segi pelaksanaan mengecek
siapa saja tamu yang akan datang, megngatur posisi tempat duduk, menerima tamu, selalu
berkoordinasi dengan MC agar acara berjalan lancar, dan mengatur waktu makan atau jamuan.