BAB II

KERANGKA TEORI

A. Pengertian Administrasi
1. Menurut KBBI

Menurt Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), administrasi merupakan usaha dan kegiatan
yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan
organisasi, usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kebijakan untuk
mencapai tujuan, kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan, kegiatan
kantor dan tata usaha.

2. Menurut Para Ahli

a. William Leffingwell dan Edwin Robinson 

Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksaan pekerjaan
perkantoran secara efisien, kapan, dan di mana pekerjaan harus dilakukan. 

b. George Terry 

Pengertian administrasi adalah kegiatan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian

pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai
tujuan yang telah ditetapkan. 

c. Sondang P Siagian

Adminsitrasi merupakan keseluruhan poroses kerja sama antara dua orang atau lebih yang
didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah serta ditentukan
sebelumnya. 

d. Arthur Grager

Admisnitrasi menjadi fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan penlayanan

warkat suatu organisasi. 

e. Ulbert 
Secara sempit, administrasi didefinisikan sebagai pencatatan dan penyusunan data serta
informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan maksud menyediakan
keterangan dan memudahkan untuk memperoleh informasi. 

f. WH Evans 

Administrasi adalah fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap
operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan
organisasi. 

Jadi, dapat disimpulkan bahwa Administrasi adalah seluruh kegiatan, mulai dari pengaturan
hingga pengurusan segala halnya, yang dilakukan untuk mencapai tujuan bersama.
Administrasi tidak bisa dilakukan oleh satu orang saja, karena membutuhkan kerja sama
antar dua orang atau lebih.

B. Tujuan Administrasi

Tujuan administrasi sangat penting untuk perkembangan sebuah organisasi atau perusahaan.
Tujuan administrasi inilah yang akan membantu perusahaan dalam melakukan perencanaan
dan evaluasi dari kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan. Adapun tujuan administrasi,
diantaranya:

a. Administrasi bertujuan untuk memonitoring kegiatan atau data yang dimiliki oleh
perusahaan atau organisasi.
b. Agar pengelola usaha bisa mengevaluasi suatu kegiatan-kegiatan dalam pengorganisasian
perusahaan.
c. Menyusun suatu program pengembangan usaha dan suatu kegiatan pengorganisasian.
d. Administrasi bertujuan untuk mengamankan data atau catatan atau mengamankan suatu
kegiatan usaha dan organisasi perusahaan

C. Manfaat Melakukan Administrasi

Administrasi memiliki manfaat bagi organisasi, perusahaan, bahkan negara yang

menjalankannya dengan baik. Ada pendapat yang mengatakan administrasi adalah ujung
 tombak kemajuan sebuah organisasi. Dengan administasi yang baik bisa diketahui pula
tatakelola organisasi berjalan lancar atau tidak. Adapun manfaat lain dari administrasi adalah:

a. Mengetahui seberapa besar laba usaha. Dengan melakukan administrasi, anda dapat lebih
memastikan seberapa besar keuntungan yang anda peroleh tidak dengan cara mengira-
ngira, setiap catatan penjualan dan pembelian adalah bukti dan data yang jelas.
b. Menghindari dari resiko kerugian.
Dengan melakukan administrasi, setidaknya anda tidak akan lupa dan salah dalam
menetapkan suatu harga penjualan. Hal ini untuk menghindari resiko bila anda tidak
menyimpan catatan pembelian dan nota-nota pembelian.
c. Data bagi pengembangan bisnis.
Bila bisnis anda telah menerapkan administrasi dengan baik, maka anda dapat dengan
mudah membandingkan besarnya penjualan setiap bulan atau setiap tahun, dan anda
dapat dengan mudah mengukur seberapa besar persentase pertumbuhan bisnis anda.
Mungkin anda akan mulai mencoba melakukan penambahan modal agar bisnis anda
semakin berkembang.

D. Prosedur Dalam Melakukan Administrasi

Proses administrasi mempunyai tiga bagian yang sangat besar, yaitu tata kerja, prosedur
kerja, dan sistem kerja. Agar dapat membedakan masing-masing pengertian, maka berikut ini
adalah arti tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja.

1. Tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas sesuatu tugas
dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, tenaga kerja, waktu, ruang, dan biaya yang
tersedia.
2. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga
menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam
rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas.
3. Sistem kerja adalah suatu rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk
suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan.
E. Hambatan dan Kendala Dalam Melakukan Administrasi

Hambatan dan kendala-kendala dalam pelaksanaan administrasi perkantoran berupa fungsi-

fungsi kantor yang berkaitan dengan layanan komunikasi dan informasi yaitu yang berupa
fungsi to receive information dan to give information.
Tantangan  / kendala-kendala dalam pelaksanaan fungsi to receive information dan to give
information yaitu :
a. Dengan komunikasi yang kurang baik maka informasi yang disampaikan tidak akan
valid. Maksud dari kurang baik disini adalah seperti terjadinya miss communication yang
bisa disebabkan dari gangguan-gangguan media penyampai ketika proses komunikasi
berlangsung atau bisa disebabkan juga karena kesalah pahaman dalam memahami simbol
/ tulisan / gestur / perkataan ketika proses to receive information sehingga pada proses to
give information tersebut informasi yang disampaikannya tidak sesuai dengan tujuan dan
makna inti sebelumnya.
b. Sebagian informasi yang diterima oleh masyarakat lebih berdasarkan kepada opini, tidak
berdasarkan fakta. Memang pada umumnya masyarakat luas lebih banyak mendapatkan
informasi dari hanya sekedar kabar burung yang belum berdasarkan kepada fakta dari
data yang kuat/sebenarnya.
c. Teknologi yang canggih sekarang ini memiliki dampak positif dan negatif. Salah satu
contoh dampak positifnya, informasi dan komunikasi akan lebih cepat dan efisien dalam
penyampaian dan penerimaannya, sedangkan negatifnya membuat interaksi sosial secara
langsung antar pegawai menjadi jarang terjadi.
d. Seringkali ketika fakta dan data yang berkualitas sudah terkumpul, pihak internal
perusahaan tidak mampu mengelola data dan fakta yang ada sehingga informasi yang
akan di publikasikan tidak sampai kepada inti informasi awal tersebut.
e. Adanya hubungan emosional yang kurang baik seperti konflik antara satu pegawai yang
memberi informasi dan pegawai yang menerima informasi. Perilaku ini tentu
menunjukan suatu sikap tidak profesional. Tak jarang hal tersebut terjadi dan bisa
menjadi faktor yang mengakibatkan informasi kurang  jelas diterima sehingga tidak
optimal dalam penyampaian kembali nya.