SISTEM ANALISA ADMINISTRASI MELAKUKAN

PROSEDUR ADMINISTRASI Dosen Pengampu : Drs.

Tauada Silalahi M.Pd

Kelompok 2
Dame Triulina Hutasoit (7192444011)
Suryana Hutabarat (7193144016)
Nurul Hikmah Nasution (7193144014)

Pendidikan Administrasi Perkantoran

Fakultas Ekonomi
UNIMED
 Rumusan Masalah

1. Bagaimana prosedur administrasi yang baik dan

benar?
2. Apa yang menjadi masalah ataupun kendala
dalam melakukan prosedur administrasi?
3. Siapa saja yg memiliki kepentingan dalam
prosedur administrasi?
Kajian Teori

A. Pengertian Administrasi
Menurut KBBI Menurt Kamus Besar Bahasa Indonesia
(KBBI), administrasi merupakan usaha dan kegiatan yang
meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara
penyelenggaraan pembinaan organisasi, usaha dan kegiatan
yang berkaitan dengan penyelenggaraan kebijakan untuk
mencapai tujuan, kegiatan yang berkaitan dengan
penyelenggaraan pemerintahan, kegiatan kantor dan tata usaha.
B. Tujuan Administrasi
1. Administrasi bertujuan untuk memonitoring kegiatan atau data
yang dimiliki oleh perusahaan atau organisasi.
2. Agar pengelola usaha bisa mengevaluasi suatu kegiatan-
kegiatan dalam pengorganisasian perusahaan.
3. Menyusun suatu program pengembangan usaha dan suatu
kegiatan pengorganisasian.
4. Administrasi bertujuan untuk mengamankan data atau catatan
atau mengamankan suatu kegiatan usaha dan organisasi
perusahaan
C. Prosedur Dalam Melakukan Administrasi
Proses administrasi mempunyai tiga bagian yang sangat besar, yaitu tata
kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja. Agar dapat membedakan
masing-masing pengertian, maka berikut ini adalah arti tata kerja,
prosedur kerja, dan sistem kerja.
1. Tata kerja.
2. Prosedur kerja
3. Sistem kerja
1. Bagaimana prosedur administrasi yang baik dan benar?

Cara kerja administrasi berkaitan erat dengan tugas-tugas staff

administrasi dalam sebuah perusahaan.
Secara umum cara kerja administrasi adalah sebagai berikut:

1. Melakukan koordinasi dengan sekretaris atau staff administrasi dari

divisi lain saat ada meeting gabungan maupun kegiatan lainnya.
2. Mengumpulkan serta menyusun dokumen.
3. Mempersiapkan akomodasi dan tiket untuk kegiatan kunjungan kerja
luar kantor.
4. Memastikan persediaan ala-alat tulis kantor.
3.Membuat dan mempersiapkan agenda pengaturan
untuk rapat atau acara kantor lainnya.
4.Mengatur, membuka serta mendistribusi
korespondensi yang masuk ke perusahaan baik dalam
bentuk surat atau email.
5.Mempersiapkan tagihan, catatan, laporan, surat dan
dokumen lainnya memakai aplikasi pengolah data,
database, lembar kerja atau presentasi
kegiatan administrasi adalah bagian yang sangat
penting bagi sebuah perusahaan. Sebab tanpa adanya
administrasi, maka pengelolaan maupun pengaturan
segala kegiatan di perusahaan mungkin tidak bisa
berjalan baik dan lancar. Selain itu, dengan penerapan
administrasi yang baik, maka sebuah perusahaan akan
tetap berdiri dan terus mengalami perkembangan.
2. Apa yang menjadi masalah ataupun kendala dalam
melakukan prosedur administrasi?
Kendala yang biasanya terjadi dalam menjalankan prosedur
administrasi jasa pengiriman barang di PT TIKI Tangerang yaitu
yang

Pertama Konsumen sangat tidak terbuka atas isi dari kiriman,

biasanya konsumen ada yang tidak memberikan informasi yang
jelas atas kiriman tersebut dikarenakan pengirim menitipkan
kirimannya terhadap orang suruhan atau bawahan dengan
demikian isi dari kirimannya terkadang berbeda dengan isi yang
sebenarnya sehingga jika ada sesuatu yang terjadi terhadap
barang tersebut konsumen tidak dapat melakukan pergantian atas
kerusakan yang terjadi;
Kemudian, Adanya hari libur nasional sehingga terjadi
keterlambatan pengiriman, karena dengan adanya
tanggal merah, pengiriman akan diprioritaskan untuk
holiday service dengan biaya yang berbeda dari
biasanya dan untuk pengiriman service regular akan ada
penundaan hingga empat hari kerja;
Selanjutnya, Kehilangan resi, jika ini terjadi, akan sulit bagi konsumen
untuk melacak status pengiriman karena mereka tidak memiliki bukti
nomor pengiriman pada tanda terima, jika ada kehilangan atau kerusakan,
konsumen tidak akan dapat membuat klaim terhadap perusahaan; dan yang
terakhir ialah Bencana alam yang biasa terjadi di Kota Tangerang adalah
banjir, dengan adanya banjir maka petugas yang melakukan pengiriman
tidak dapat berkatifitas seperti biasa, dengan begitu akan banyak sekali
penumpukan barang yang terjadi di perusahaan karna kondisi jalan yang
tidak mendukung.
3. Siapa saja yg memiliki kepentingan dalam prosedur administrasi?

Contoh jabatan Kepala Administrasi (Kasi) Unit Kebun/ Unit

Mill (Office Assistant)

Dari contoh jabatan sampai kepada jobdesk, tugas umum, tugas

pokok dan wewenang kita bisa sama-sama menyimpulkan
bahwa pihak yang berkepentingan dalam prosedur administrasi
adalah mereka yang ikut andil dan memiliki kepentingan
didalam prosedur administrasi tersebut, baik pihak internal
maupun eksternal.
KESIMPULAN
Administrasi mengandung pengertian sempit, yaitu
ketatausahaan yang diartikan sebagai kegiatan
penyusunan keterangan-keterangan secara
sistematis dan pencatatan secara tertulis semua
kegiatan yang diperlukan dengan maksud untuk
memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan-
keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam
hubungannya satu sama lainnya. Didalam
melakukan administrasi pastinya memiliki manfaat
dan tujuan tertentu, tujuan administrasi sangat
penting untuk perkembangan sebuah organisasi
atau perusahaan. Tujuan administrasi inilah yang
akan membantu perusahaan dalam melakukan
Hambatan dan kendala-kendala dalam pelaksanaan
administrasi perkantoran berupa fungsi-fungsi
kantor yang berkaitan dengan layanan komunikasi
dan informasi yaitu yang berupa fungsi to receive
information dan to give information. Perlu kita
ketahui bahwa staff administrasi adalah salah satu
unit yang memberikan dukungan bagi kegiatan
operasional sebuah perusahaan. Adapun tugas
utama staff administrasi yaitu berkaitan dengan
korespondensi, penyimpanan serta penataan
dokumen, data entry dan membantu unitunit yang
membutuhkan data sebagai laporan kepada pihak
manajemen. Pihak yang berkepentingan dalam
prosedur administrasi adalah mereka yang ikut
andil dan memiliki kepentingan didalam prosedur
administrasi tersebut, baik pihak internal maupun