Nomor :

Revisi ke : 01
Berlaku Tgl. :

Standar Operasional Prosedur ( SOP )

PENGENDALIAN REKAMAN

Ditetapkan
Kepala UPTD Puskesmas Bulukerto

SARNO,S.Kep.Ns
NIP. : 19630318 198511 1 001

PEMERINTAH KABUPATEN WONOGIRI

DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS BULUKERTO
JL.Raya Bulukerto-Purwantoro No.32 Kode Pos 57697
e-mail : upt.puskesmasbulukerto@gmail.com
 PENGENDALIAN REKAMAN Ditetapkanoleh :
Kepala UPTD Puskesmas
Bulukerto
Nomor Kode :
UPTD Terbitan :
PUSKESMAS SOP Nomor Revisi :
BULUKERTO Tgl Mulai Berlaku : SARNO,S.Kep,Ns
Halaman : NIP. 19630318 198511 1 001

A. Pengertian Pengendalian Rekaman adalah hasil dari pelaksanaan pengendalian dokumen,

misalnya daftar induk dokumen, penerimaan salinan dokumen, bukti penarikan
dokumen, dll
B. Tujuan Sebagai acuan petugas untuk memastikan semua rekaman sebagai hasil dari
pengendalian dokumen yang terkait dengan Sistem Akreditasi Puskesmas dapat
dikelola dan dikendalikan secara efektif

C. Kebijakan Manual Mutu Puskesmas Bulukerto

D. Referensi MIN Consulting, Maskal's Weblog

E. Alat dan 1. ATK

Bahan
2. Komputer / laptop

F. Langkah- 1. Petugas mengidentifikasi rekaman

langkah
2. Petugas menyimpan rekaman
3. Petugas melindungi rekaman, dengan cara menyimpan di
lemari dan memback up dalam bentuk file yang disimpan di
komputer / laptop
4. Petugas melakukan pengambilan rekaman, rekaman mudah
diambil
5. Petugas menentukan masa simpan rekaman
6. Petugas memusnahkan rekaman yang sudah melewati masa
simpan lebih dari 5 tahun

Diagram Alir

G. Hal-hal Mekanisme dalam mengendalikan rekaman

yang perlu
diperhatikan
 H. Unit terkait 1. Program Admen / Tata Usaha
2. Program UKP
3. Program UKM Esensial dan Perkesmas
4. Program UKM Pengembangan
5. Tim Mutu Puskesmas
6. Tim Akreditasi Puskesmas
7. Tim Audit Internal
I. Dokumen 1. Formulir Bukti Penerimaan dokumen
terkait 2. Formulir Daftar Induk Dokumen
3. Formulir Daftar Induk Formulir
4. Formulir Usulan Revisi
5. Formulir Bukti Penarikan Dokumen
6. Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen
7. Formulir Daftar induk dokumen eksternal

J. Rekam Historis

No Halaman Yang Perubahan Diberlakukan

Dirubah Tanggal

K. Daftar Tilik

No KegiatanPenting Yang Tertulis Dalam Dilaksanakan

Prosedur / Langkah – Langkah Ya Tidak
1. Apakah petugas menetapkan jenis dokumen ?
2. Apakah petugas membuat dokumen / rekaman kegiatan ?
3 Apakah petugas memberikan identitas pada dokumen
/rekaman ?
4 Apakah petugas menyerahkan dokumen kepada Tim
Akreditasi ?
5 Apakah Tim Akreditasi mengoreksi dokumen / rekaman ?
6 Apakah Tim Akreditasi menemukan ada hal yang
dikoreksi dan mengembalikan pada Tim Akreditasi ?
7 Apakah petugas memperbaiki dan mengembalikan
dokumen ke Tim Akreditasi ?
8 Jika tidak, apakah Tim Akreditasi menyerahkan dokumen
kepada Kepala Puskesmas untuk disahkan?
9 Apakah Kepala Puskesmas mengesahkan dokumen dan
rekaman ?
10 Apakah Kepala Puskesmas menyerahkan kembali pada
Tim Akreditasi ?
11 Apakah sekretaris akreditasi memberi penomoran pada
dokumen ?
12 Apakah Tim Akreditasi menerbitkan, memperbanyak dan
mendistribusikan dokumen yang telah disahkan ?
13 Jika ada revisi, apakah petugas mengusulkan revisi
kepada Kepala Puskesmas dengan mengisi formulir
usulan revisi ?
14 Apakah petugas mencatat revisi dalam rekam historis ?
15 Apakah Tim Akreditasi menerbitkan ulang dokumen dan
rekaman ?
16 Apakah petugas dan Tim Akreditasi menyimpan dokumen
dan rekaman ?
17 Apakah Tim Akreditasi menarik dokumen dan rekaman
yang sudah tidak berlaku ?
18 Apakah Tim Akreditasi melakukan peninjauan ulang
dokumen tiap 3 tahun?

Jumlah seluruh jawaban

Tingkat kepatuhan

JumlahYa
CR = ------------------------ x 100 %
JumlahYa + Tidak

CR dikatakan BAIK jika hasilnya > 80 %