STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)

BIDANG
ADMINISTRASI UMUM, KEUANGAN, KEPEGAWAIAN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM

2017
 KATA PENGANTAR

Dengan memuji kebesaran dan kesempurnaan Allah SWT, Standar Operasional Prosedur
(SOP) bidang Administrasi Umum, Keuangan, Kepegawaian FEBI IAIN Lhokseumawe ini dapat
diselesaikan sesuai dengan waktu yang direncanakan. Standar Operasional Prosedur adalah
pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian
kinerja berdasarkan indikator- indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata
kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja. Tujuan SOP adalah menciptakan
komitmen mengenai apa yang dikerjakan oleh satuan unit kerja instansi termasuk lembaga
pendidikan untuk mewujudkan lembaga pendidikan yang berkualitas.
Oleh karena itu seharusnyalah setiap satuan unit kerja lembaga pendidikan termasuk
FEBI IAIN Lhokseumawe memiliki standar operasional prosedur sebagai acuan dalam bertindak,
agar akuntabilitas kinerja dapat dievaluasi dan terukur. Dan diharapkan dengan adanya Standar
Operasional Prosedur ini, FEBI IAIN Lhokseumawe dapat melaksanakan kegiatan serta proses
kerja secara baik dan memuaskan sesuai dengan tujuan pembuatan SOP sebenarnya yaitu dapat
menciptakan komitmen mengenai apa yang dikerjakan oleh FEBI IAIN Lhokseumawe untuk
mewujudkan lembaga pendidikan yang berkualitas.
Terima kasih kami ucapkan kepada tim penyusun SOP ini dan pihak-pihak yang ikut
membantu penyusunan SOP bidang Administrasi Umum, Keuangan, Kepegawaian FEBI IAIN
Lhokseumawe ini, semoga SOP ini dapat memenuhi sasarannya dan bermanfaat dalam
memperlancar penyelenggaraan pendidikan dalam lingkungan FEBI IAIN Lhokseumawe.

Lhokseumawe, 20 November 2017

Dekan FEBI IAIN Lhokseumawe

Dr. Iskandar, SHI, MSi

NIP. 19780302 200710 1 004

ii
 DAFTAR ISI

1. Prosedur pengelolaan surat masuk

2. Prosedur pengelolaan surat keluar
3. Prosedur inventarisasi sarana dan prasarana
4. Prosedur pengajuan pemeliharaan
5. Prosedur pengajuan peminjaman ruangan/tempat untuk kegiatan
6. Prosedur Agenda Pimpinan
7. Prosedur Pembayaran Honorarium Mengajar
8. Prosedur Pembayaran Honorarium Penguji dan Pembimbing
9. Prosedur Pembayaran Honorarium Dosen Tamu, Narasumber, Instruktur Kegiatan
10. Prosedur Pengajuan Dana Perjalanan Dinas
11. Prosedur Pengajuan Kebutuhan Konsumsi Rapat
12. Prosedur Pembayaran Biaya Kegiatan Kemahasiswaan
13. Prosedur Pengajuan Kenaikan Jabatan Fungsional Dosen
14. Prosedur Pembuatan Surat Keputusan/Surat Tugas
15. Prosedur Permohonan Cuti dan Izin Dengan Alasan Penting
16. Prosedur Tugas Belajar / Izin Belajar Dosen dan Tenaga Kependidikan
17. Prosedur Penyusunan SKP (Sasaran Kinerja Pegawai)
18. Prosedur Pengusulan Program dan Anggaran Tahunan
19. Prosedur Pengusulan Program dan Anggaran Tahunan Kegiatan Kemahasiswaan
20. Prosedur Monitoring dan Evaluasi Program Kerja

iii
 No. Dok : SOP AUK FEBI-1
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM STANDARD OPERATING Tgl Terbit : 20 November 2017
IAIN LHOKSEUMAWE PROCEDURE (SOP) Hal :1

PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK

PELAKSANA MUTU BAKU

ADMINSTRASI DEKAN/
No. KEGIATAN JASA EKSPEDISI KETERANGAN
UMUM KABAG WAKIL KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
/KASUBAG DEKAN
1 Penyampaian surat yang datang melalui jasa Surat, jasa ekspedisi 10 Menit Surat diterima
ekspedisi

2 Surat diterima dengan menanda tangani tanda Komputer, buku surat 15 Menit Tanda terima
penerimaan, dicatat di buku surat masuk, masuk dan lembar
selanjutnya dilengkapi lembar disposisi; disposisi
3 Menerima surat, mengisi lembar disposisi Lembar disposisi 20 Menit Disposisi
sesuai perihal surat;

4 Menelaah perintah pimpinan sesuai disposisi, Lembar disposisi 15 Menit Disposisi

selanjutnya didisposisikan kembali sesuai
dengan tupoksi kabag/kasubag

5 Memerintahkan kepada pelaksana Lembar disposisi 15 Menit Disposisi

administrasi sesuai perihal surat untuk
dilaksanakan/dibuatkan surat balasan;

6 Membuat surat, ditanda tangani, didistribusikan, Komputer, Printer, ATK 30 Menit Surat balasan
pengarsipan dan apabila surat bersipat
permohonan maka dilengkapi sesuai
permintaan;

7 Proses distribusi. Jasa ekspedisi 15 Menit Tanda terima

 No. Dok :SOP AUK FEBI-2
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM STANDARD OPERATING Tgl Terbit : 20 November 2017
IAIN LHOKSEUMAWE PROCEDURE (SOP) Hal :2

PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT KELUAR

PELAKSANA MUTU BAKU

DEKAN/
NO KEGIATAN JASA EKSPEDISI KETERANGAN
ADMINISTRASI KABAG/ WAKIL KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
UMUM KASUBAG DEKAN
1 Draft surat sesuai dengan perihalnya; Komputer, printer dan 30 Menit Draf surat
ATK

2 Koreksi draft surat; Draf surat 15 Menit Surat final

Tidak

3 Draft surat dikonsulkan untuk mendapat ya Surat final 10 Menit Surat diparaf
persetujuan; Tidak

4 Penandatangan surat; ya Surat yang sudah 10 Menit Surat yang ditanda

diparaf tangani

5 Pencatatan, penomeran, cap dan pengarsipan; Komputer, buku 15 Menit Disposisi surat
ekspedisi dan buku
arsip

6 Distribusi surat. Surat 30 Menit Tanda terima

 No. Dok : SOP AUK FEBI-3
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM STANDARD OPERATING Tgl Terbit : 20 November 2017
IAIN LHOKSEUMAWE PROCEDURE (SOP) Hal :3

PROSEDUR INVENTARISASI SARANA DAN PRASARANA

PELAKSANA MUTU BAKU

NO KEGIATAN ADMINISTRASI WAKIL KETERANGAN
KASUBAG KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
UMUM DEKAN II
1 Instruksi pelaksanaan pendataan barang inventaris yang Lembar disposisi 10 Menit Disposisi
dimiliki secara periodik;

2 Barang inventaris yang sudah didata selanjutnya Komputer, printer dan ATK - Hari Laporan hasil pendataan
didokumentasikan dalam daftar dokumen barang
inventaris dan selanjutya menyusun Kartu Inventaris
Barang dan Ruangan (KIB dan KIR) sebagai alat kontrol
barang inventaris;
3 Memverifikasi hasil pendataan untuk bahan pelaporan; Laporan hasil pendataan 20 Menit Dokumen siap untuk
Tidak ditanda tangani
ya

4 Verifikasi ulang laporan hasil pendataan dan menyetujui; Tidak Dokumen siap untuk 20 Jam Dokumen yang ditanda
ditanda tangani tangani

6 Melakukan distribusi KIB/KIR ke setiap ruangan; Dokumen KIB/KIR 2 Jam Dokumen terpasang di
ruangan

7 Menerima buku dokumen inventaris sarana dan Draf laporan buku 30 Menit Hasil verifikasi
prasarana dilaporkan untuk disahkan; dokumen

8 Menyetujui buku dokumen inventarisasi sarana dan Dokumen hasil verifikasi 15 Menit Dokumen diparaf
prasarana;

9 Bukti laporan dokumen inventaris sarana dan prasarana Dokumen yang sudah 20 Menit Dokumen ditanda tangani
yang sudah disahkan diparaf
 No. Dok : SOP AUK FEBI-4
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM STANDARD OPERATING Tgl Terbit : 20 November 2017
IAIN LHOKSEUMAWE PROCEDURE (SOP) Hal :4

PROSEDUR PENGAJUAN PEMELIHARAAN

PELAKSANA MUTU BAKU
NO KEGIATAN SUMBER WAKIL KETERANGAN
PEMOHON KABAG iNSTITUT KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
DAYA DEKAN
/KASUBAG
1 Pemohon mengajukan Surat ajuan 5 Menit Informasi
perbaikan/pemeliharaan secara lisan perbaikan/pemelihar kerusakan
atau tertulis aan /lisan
2 Pemeriksaan lokasi, pembuatan surat Surat ajuan 30 Menit Informasi dan Pelaksana
perbaikan/pemelihar Laporan kerusakan, mendokument
Tidak ya aan /lisan perkiraan asikan
perbaikan dan kerusakan yang
surat permohonan ada
permeliharaan
3 Membaca, menelaah laporan Informasi dan 5 Menit Informasi dan Disesuaikan
kerusakan dan estimasi Laporan kerusakan, Laporan dengan
perbaikan/pemeliharaan dan perkiraan perbaikan kerusakan, kehadiran
memberi paraf dan surat perkiraan pimpinan
permohonan perbaikan dan fakultas
permeliharaan surat permohonan
permeliharaan
telah di paraf

4 Membaca dan menelaah surat Surat permohonan 1 Jam Surat permohonan Disesuaikan
permohonan pemeliharaan permeliharaan telah permeliharaan dengan
di paraf telah di kehadiran
tandatangani pimpinan
fakultas
6 Mengambil kembali surat Surat permohonan 10 Menit Surat permohonan
permohonan pemeliharaan paraf permeliharaan telah permeliharaan
Kabag/Kasubag dan ditandatangani di tandatangani telah di
Wadek tandatangani

7 Distribusi surat melalui e-office Surat permohonan 5 Menit Surat permohonan

permeliharaan telah permeliharaan
di tandatangani telah di
tandatangani
 No. Dok : SOP AUK FEBI-5
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM STANDARD OPERATING Tgl Terbit : 20 November 2017
IAIN LHOKSEUMAWE PROCEDURE (SOP) Hal :5

PROSEDUR PENGAJUAN PEMINJAMAN RUANG/TEMPAT UNTUK KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

NO KEGIATAN KASUBAG ADMINISTRASI KETERANGAN
PEMOHON UMUM WAKIL DEKAN KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT

1 Mengajukan peminjaman Surat Ajuan Peminjaman 1 Hari Disposisi

ruangan/tempat secara ruang/tempat
tertulis

2 Kasubag menerima usulan Surat Ajuan Peminjaman 1 Hari Disposisi

dan memeriksa ajuan tidak ya ruang/tempat
kegiatan

3 Ditolak / Perbaikan Usulan Surat Ajuan Peminjaman 1 Hari Disposisi

ruangan/tempat ruang/tempat

4 Bagian Administrasi Surat Ajuan Peminjaman 1 Hari Disposisi

tidak ya
Umum mengecek ruang/tempat
jadwal
ruangan/tempat

5 Konfirmasi Ketersediaan Surat Ajuan Peminjaman 2 Hari Disposisi

ruangan / tempat ruang/tempat

6 Penjadwalan Surat Ajuan Peminjaman 1 Hari Disposisi

ruang/tempat

7 Pelaksanaan Kegiatan Surat Ajuan Peminjaman 1 Hari Disposisi

ruang/tempat
 1. No. Dok :SOP AUK FEBI-6
2. FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM STANDARD OPERATING Tgl Terbit : 20 November 2017
IAIN LHOKSEUMAWE PROCEDURE (SOP) Hal :6

PROSEDUR AGENDA PIMPINAN

PELAKSANA MUTU BAKU

DEKAN/
NO KEGIATAN KETERANGAN
TAMU UMUM KABAG WAKIL KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
DEKAN
1 Tamu ingin membuat janji dengan pimpinan Lisan / surat 5 Menit Lisan / surat Secara lisan maupun
surat

2 Mencatat janji yang akan di buat dan Lisan / surat 10 Menit Jadwal kosong
memeriksa memeriksa jadwal yang kosong. Tidak
ya
3 Menginformasikan adanya permohonan Jadwal Kosong 10 Menit Kesediaan
pembuatan janji dengan pimpinan Tidak membuat janji

4 Mencatat di agenda pimpinan/white board Kesediaan membuat 10 Menit Agenda pimpinan

janji

5 Penginformasian jadwal janji. Agenda pimpinan 5 Menit Lisan / surat

 3. No. Dok :SOP AUK FEBI-7
4. FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM STANDARD OPERATING Tgl Terbit : 20 November 2017
IAIN LHOKSEUMAWE PROCEDURE (SOP) Hal :7

PROSEDUR PEMBAYARAN HONORARIUM MENGAJAR KJM & DLB

PELAKSANA MUTU BAKU

NO KEGIATAN ADM. KETERANGAN
PRODI WAKIL DEKAN KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
KEUANGAN/KASU
BAG
1 Menyusun dan menyerahkan rekapitulasi 1. Rekapitulasi 1 Hari Rekapitulasi
kehadiran dosen mengajar setiap Kehadiran Kehadiran Dosen
matakuliah yang di selenggarakan pada 2. SK Pengangkatan
semester berjalan Dosen Mengajar per
semester

2 Pembuatan Daftar Honorarium, SK 1. Rekapitulasi 1 Jam 1. Daftar

Komitmen Kehadiran Honorarium
2. SK Pengangkatan 2. SK Komitmen
Dosen Mengajar per 3. SK
semester Pengangkatan
Dosen
Mengajar per
semester

3 Persetujuan pengajuan Honorarium 1. Daftar Honorarium 15 Menit Disposisi

2. SK Komitmen
3. SK Pengangkatan
Dosen Mengajar per
semester

4 Memproses Pengajuan Pencairan Dana 1. Daftar Honorarium 1 Hari Bukti Pencairan

Kegiatan dan menyerahkan berkas 2. SK Komitmen Dana Kegiatan
ajuan ke Bagian Keuangan Institut 3. SK Pengangkatan
Dosen Mengajar per
semester
 1. No. Dok : SOK AUK FEBI-8
2. FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM STANDARD OPERATING Tgl Terbit : 20 November 2017
3. IAIN LHOKSEUMAWE PROCEDURE (SOP) Hal :8
4.
PROSEDUR PEMBAYARAN HONORARIUM PENGUJI DAN PEMIMBING

PELAKSANA MUTU BAKU

NO KEGIATAN ADM.KEUAN KETERANGAN
PRODI GAN/KASUB WAKIL DEKAN KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
AG
1 Prodi Menyusun Laporan Pelaksanaan 1. Rekapitulasi 1 Hari Rekapitulasi penguji
Ujian OJT/Proposal/Tugas Akhir/Skripsi Kehadiran dan pembimbing
yang Diselenggarakan Setiap Semester 2. SK Pengangkatan
Dosen Pembimbing
dan Penguji per
semester

2 Pembuatan Daftar Honorarium, SK 1. Rekapitulasi 1 Jam 1. Daftar

Komitmen Kehadiran Honorarium
2. SK Pengangkatan 2. SK Komitmen
Dosen Pembimbing 3. SK
dan Penguji per Pengangkatan
semester Dosen
Pembimbing
dan Penguji
per semester

3 Persetujuan pengajuan Honorarium 1. Daftar Honorarium 15 Menit Disposisi

2. SK Komitmen
3. SK Pengangkatan
Dosen Pembimbing
dan Penguji per
semester

4 Memproses Pengajuan Pencairan Dana 1. Daftar Honorarium 1 Hari Bukti Pencairan

Kegiatan dan menyerahkan berkas ajuan 2. SK Komitmen Dana Kegiatan
ke Bagian Keuangan Institut 3. SK Pengangkatan
Dosen Pembimbing
dan Penguji per
semester
 1. No. Dok : SOK AUK FEBI-9
2. FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM STANDARD OPERATING Tgl Terbit : 20 November 2017
3. IAIN LHOKSEUMAWE PROCEDURE (SOP) Hal :9
4.
PROSEDUR PEMBAYARAN HONORARIUM DOSEN TAMU, NARASUMBER, INSTRUKTUR KEGIATAN
PELAKSANA MUTU BAKU
NO KEGIATAN ADM. UMUM ADM.KEUANGAN KETERANGAN
UNIT KERJA DEKAN /KASUBAG
WAKIL DEKAN KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT

1 Unit Kerja mengajukan 1. Surat 1 Hari Surat Permohonan

permohonan Permohonan
pelaksanaan kegiatan pembuatan Surat
dan pembuatan Surat Undangan/ Surat
Undangan/Surat Tugas Tugas
2. CV Narasumber/
Instruktur
2 Persetujuan kegiatan 1. Surat 15 Menit Disposisi
Permohonan
pembuatan Surat
Undangan/ Surat
Tugas
2. CV Narasumber/
Instruktur
3 Pembuatan Surat 1. Surat 30 Menit Surat Undangan/ Surat
Undangan/Surat Tugas Permohonan Tugas
pembuatan Surat
Undangan/Surat
Tugas
2. CV Narasumber/
Instruktur
4 Penambahan data 1. Surat Undangan 1 Hari 1. Surat
dukung dan 2. CV. Narasumber/ Undangan/ Surat
penyerahan dokumen Instruktur Tugas
ajuan ke Bagian 2. CV. Narasumber/
Keuangan Instruktur
3. Rundown
Acara
4. No Rekening
5. NPWP (Jika Ada)

5 Pembuatan Daftar 1. Surat Undangan / 30 Menit 1. Daftar

Honorarium dan SK Surat Tugas Honorarium
Komitmen 2. CV. Narasumber / 2. SK Komitmen
Instrukur 3. CV. Narasumber /
3. Rundown Acara Instrukur
4. No. Rekening 4. Rundown
5. NPWP (Jika ada) Acara
6 Persetujuan 1. Daftar 15 Menit Disposisi
Pengajuan Honorarium
Honorarium 2. SK Komitmen
3. CV. Narasumber
/ Instrukur
4. Rundown Acara

7 Memproses 1. Daftar 1 Hari Bukti Pencairan Dana

Pengajuan Pencairan Honorarium Kegiatan
Dana Kegiatan dan 2. SK Komitmen
menyerahkan berkas 3. CV. Narasumber
ajuan ke Bagian / Instrukur
Keuangan Institut 4. Rundown Acara
 1. No. Dok : SOP AUK FEBI-10
2. FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM STANDARD OPERATING Tgl Terbit : 20 November 2017
3. IAIN LHOKSEUMAWE PROCEDURE (SOP) Hal : 11
4.
PROSEDUR PENGAJUAN DANA PERJALANAN DINAS

PELAKSANA MUTU BAKU

NO KEGIATAN WAKIL KETERANGAN
UNIT KERJA INSTITUT KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
DEKAN ADM.KEU/
KASUBAG
1 Unit Kerja mengusulkan perjalanan 1. Berkas Usulan 1 Hari Persetujuan
dinas kepada Wakil Dekan sesuai
persetujuan Bagian Perencanaan

2 Wakil Dekan menerima usulan dan 2. Berkas Usulan 1 Hari Disposisi

memeriksa kelengakapan berkas tidak ya

3 Perbaikan Usulan dan kelengkapan 3. Berkas Usulan 1 Hari Disposisi

berkas

4 Bagian Administrasi Keuangan 4. Berkas Usulan 1 Hari Disposisi

menerima disposisi berkas dan 5. Daftar Nominatif
memeriksa kelengkapan berkas,
serta membuat daftar
nominative.
5 Mengajukan Berkas Ajuan ke 6. Berkas Usulan 1 Hari
Institut 7. Surat ajuan
perjalanan dinas
 1. No. Dok : SOP AUK FEBI-11
2. FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM STANDARD OPERATING Tgl Terbit : 20 November 2017
IAIN LHOKSEUMAWE PROCEDURE (SOP) Hal : 12
3.
PROSEDUR PENGAJUAN KEBUTUHAN KONSUMSI RAPAT

PELAKSANA MUTU BAKU

NO KEGIATAN WAKIL ADM KETERANGAN
UNIT KERJA KEUANGAN/ INSTITUT KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
DEKAN
KASUBAG
1 Unit Kerja Mengajukan Ajuan 1. Surat Undangan Rapat 1 Hari Persetujuan
Pelaksanaan Rapat 2. Lampiran Undangan
3. Listing Kebutuhan Rpat

2 Wakil Dekan menerima usulan dan 1. Surat Undangan Rapat 1 Hari Disposisi
memeriksa ajuan kegiatan tidak ya 2. Lampiran Undangan
3. Listing Kebutuhan Rpat

3 Perbaikan Usulan dan kelengkapan 1. Surat Undangan Rapat 1 Hari Disposisi

berkas 2. Lampiran Undangan
3. Listing Kebutuhan Rpat

4 Admnistrasi Keuangan menerima 1. Surat Undangan Rapat 2 Hari Disposisi

disposisi berkas dan memeriksa 2. Lampiran Undangan
kelengkapan berkas, seta membuat ajuan 3. Listing Kebutuhan Rpat
Procurement/ Internal Requisition

5 Mengajukan Berkas Ajuan ke 1. Surat Undangan 1 Hari Disposisi

Institut 2. Berkas Usulan
3. Procurement/ Internal
Requisition
 1. No. Dok : SOP AUK FEBI-12
2. FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM STANDARD OPERATING Tgl Terbit : 20 November 2017
IAIN LHOKSEUMAWE PROCEDURE (SOP) Hal : 13
3.
PROSEDUR PEMBAYARAN BIAYA KEGIATAN KEMAHASISWAAN

PELAKSANA MUTU BAKU

NO KEGIATAN WAKIL WAKIL ADM.KEU KETERANGAN
ORMAWA DEKAN III DEKAN II /KASUBAG KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
1 Menyerahkan Proposal dan 1. Proposal 1 hari Proposal
Permohonan Dana kegiatan 2. RAB
Kemahasiswaan 3. Surat Permohonan

2 Audensi dengan Mahasiswa, Membaca, 1. Proposal 15 Menit Disposisi

Menelaah, Membuat arahan kerja 2. RAB
dan membuat rekomendasi. Jika ya 3. Surat Permohonan
tidak ya
membuat arahan proposal kegiatan 4. Surat
didanai ke WADEK III, jika ditolak Rekomendasi
proposal akan dikembalikan ke
mahasiswa
3 Memperbaiki Proposal 1. Proposal 1 Hari Disposisi
2. RAB
3. Surat
Permohonan
4 Membaca, Menalaah dan arahan teknis 1. Proposal 1 Hari Proposal
kepada mahasiswa terkait ajuan dan 2. RAB
pelaporan dan merekap ajuan kegiatan 3. Rekap RAB
dan memproses Pencairan dana Kegiatan keseluruhan
kepada bagian keuangan
5 Memproses Pengajuan Pencairan Dana 1. Proposal 1 Hari Bukti
KegiatAN Ke INSTITUT. 2. Rekap RAB Pencairan
Keseluruhan yang Dana
Kegiatan
telah disetujui
Bag. Perencanaan
6 Mahasiswa menerima barang/dana 1. Proposal Rekap 1 Hari Support
kegiatan 2. Rekap RAB Kegiatan
Keseluruhan yang
telah disetujui
Bag. Perencanaan
3. Bukti Pencairan
7 Mahasiswa membuat Laporan 1. LPJ keuangan 1 Hari LPJ LPJ diserahkan ke
Pertanggungjawaban Keuangan ke 2. LPJ Kegiatan bag. Keuangan 1
Kemahaisiswaan minggu setelah
bagian keuangan dan laporan Kegiatan
pelaksanaan
Serta Preastasi Ke Bagian
kegiatan
Kemahasiswaan
 1. No. Dok : SOP AUK FEBI-13
2. FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM STANDARD OPERATING Tgl Terbit : 20 November 2017
IAIN LHOKSEUMAWE PROCEDURE (SOP) Hal : 14
3.
PROSEDUR PENGAJUAN KENAIKAN JABATAN FUNGSIONAL DOSEN

PELAKSANA MUTU BAKU

NO KEGIATAN ADMINISTRASI WAKIL KETERANGAN
DOSEN WADEK I KABAG INSTITUT KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
UMUM/ DEKAN II
KASUBAG
1 Mengajukan usulan kenaikan Bekas kenaikan 10 Menit Bekas kenaikan
jabatan fungsional pangkat pangkat

3 Menyusun kelengkapan Bekas kenaikan 1 Jam Bekas kenaikan

dokumen Dosen yang pangkat pangkat
mengusulkan kenaikan jabatan
fungsional
4 Menghitung angka kredit Bekas kenaikan 2 Jam Bekas kenaikan
Tidak pangkat pangkat dan Angka
Kredit

5 Persetujuan atau penilaian dari Bekas kenaikan 1 Jam Berkas kenaikan

WADEK I Tida pangkat dan Angka pangkat, Angka
k Kredit Kredit dan
persetujuan
ya
WADEK I

6 Membuat surat usulan kenaikan Bekas kenaikan 15 Menit Surat usulan, Bekas
jabatan dosen pangkat, Angka kenaikan pangkat,
Kredit dan Angka Kredit dan
persetujuan persetujuan
departemen departemen
7 Memeriksa Usulan Kenaikan Surat usulan, Bekas 5 Menit Surat usulan, Bekas
Jabatan untuk diparaf kenaikan pangkat, kenaikan pangkat,
Angka Kredit dan Angka Kredit dan
persetujuan persetujuan
departemen departemen yang
sudah di paraf
8 Memeriksa Usulan Kenaikan Surat usulan, Bekas 5 Menit Surat usulan, Berkas
jabatan untuk ditandatangani kenaikan pangkat, kenaikan pangkat,
Angka Kredit dan Angka Kredit dan
persetujuan persetujuan wadek I
departemen yang yang sudah di paraf
sudah di paraf dan ditandatangani
 PELAKSANA MUTU BAKU
NO KEGIATAN ADM.UMUM/ WAKIL KETERANGAN
DOSEN KAPRODI KABAG INSTITUT KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
KASUBAG DEKAN II
/WADEK I
9 Mengambil kembali surat usulan Surat usulan, Bekas 10 Menit Surat usulan, Berkas
dan Berkas kenaikan pangkat kenaikan pangkat, kenaikan pangkat,
yang sudah di tandatangani dan Angka Kredit dan Angka Kredit dan
dicatat dalam buku agenda persetujuan persetujuan WADEK
Kenaikan jabatan Dosen departemen yang I yang sudah di paraf
sudah di paraf yang yang sudah di
sudah di tandatangani
tandatangani
10 Mengirimkan usulan Kenaikan Berkas Usulan 1 Jam Buku ekspedisi
jabatan Dosen ke Bagian Kenaikan Jabatan
Kepegawaian Institut

11 Memeriksa usulan Kenaikan Berkas Usulan 1 Hari Berkas Usulan

jabatan Dosen Kenaikan Jabatan Kenaikan Jabatan
Tidak
12 Jika bagian Kepegawaian Berkas Usulan 1 Hari SK Kenaikan
Institut menyetujui usulan ya Kenaikan Jabatan Jabatan
Kenaikan Jabatan, maka
diproses pembuatan SK oleh
Bagian Kepegawaian/DIKTI
(Lektor Kepala & Profesor)
13 Mencatat SK Kenaikan jabatan SK Kenaikan 5 Menit SK Kenaikan
Dosen yang bersangkutan pada Jabatan Jabatan
buku agenda, Fotocopy dan
legalisir
14 SK Kenaikan jabatan Dosen SK Kenaikan 5 Menit SK Kenaikan
Dikirim ke bagian Keuangan Jabatan Jabatan
untuk diproses
15 SK diberikan kepada Dosen SK Kenaikan 5 Menit SK Kenaikan
yang bersangkutan dan Jabatan Jabatan
Fotocopy diarsipkan di
Kepegawaian
 1. No. Dok : SOP AUK FEBI-14
2. FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM STANDARD OPERATING Tgl Terbit : 20 November 2017
IAIN LHOKSEUMAWE PROCEDURE (SOP) Hal : 16
3.
PROSEDUR PEMBUATAN SURAT KEPUTUSAN/SURAT TUGAS

PELAKSANA MUTU BAKU

NO KEGIATAN ADM. UMUM WAKIL KETERANGAN
KABAG DEKAN KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
DEKAN
1 Menerima disposisi surat pengajuan dari Disposisi Surat 5 Menit Bekas kenaikan pangkat
pimpinan (Dekan/Wakil Dekan)

2 Membuat/mengetik Surat Keputusan/Surat Disposisi Surat 30 Jam Surat Keputusan/Surat

Tugas Tugas

3 Proses Penomoran Surat Keputusan/Surat Surat Keputusan/Surat 5 Menit Surat Keputusan/Surat

Tugas Tugas Tugas

4 Memeriksa Surat Keputusan/Surat Tugas Surat Keputusan/Surat 15 Menit Surat Keputusan/Surat

untuk diparaf Tugas Tugas yang sudah di paraf

5 Memeriksa Surat Keputusan/Surat Tugas Surat Keputusan/Surat 10 Menit Surat Keputusan/Surat

untuk ditandatangani Tugas yang sudah di paraf Tugas yang sudah di
Tandatangani

6 Mengambil kembali Surat Keputusan / Surat Surat Keputusan/Surat 5 Menit Surat Keputusan/Surat
Tugas yang sudah di tandatangani dan dicatat Tugas yang sudah di Tugas yang sudah di
dalam buku agenda Tandatangani Tandatangani

7 Surat Keputusan / Surat Tugas Surat Keputusan/Surat 5 Menit Surat Keputusan/Surat

didistribusikan kepada pihak yang ditunjuk Tugas yang sudah di Tugas yang sudah di
Tandatangani Tandatangani

8 Arsip Surat Keputusan/ Surat Tugas Surat Keputusan/Surat 1 Jam Arsip Surat Keputusan /
Tugas yang sudah di Surat Tugas
Tandatangani
 1. No. Dok : SOP AUK FEBI-15
2. FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM STANDARD OPERATING Tgl Terbit : 20 November 2017
IAIN LHOKSEUMAWE PROCEDURE (SOP) Hal : 17
3.
PROSEDUR PERMOHONAN CUTI DAN IZIN DENGAN ALASAN PENTING

PELAKSANA MUTU BAKU

NO KEGIATAN TENAGA ADM. UMUM WAKIL KETERANGAN
KABAG KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
KEPENDIDIKAN DEKAN
1 Mengajukan permohonan cuti/izin dengan alasan Surat permohonan 5 Menit Surat permohonan
penting

Tidak
2 Persetujuan permohonan cuti/izin dengan alasan Surat Permohonan 30 Menit Disposisi
penting

ya

3 Pembuatan surat cuti/izin dengan alasan penting Disposisi 15 Menit Surat cuti/izin dengan
alasan penting

4 Menandatangan surat cuti/izin dengan alasan Surat cuti/izin dengan 10 Menit Surat cuti/izin dengan
penting alasan penting alasan penting yang
telah di tandatangani

5 Memeriksa surat usulan untuk diparaf Surat cuti/izin dengan 10
alasan penting yang
telah di tandatangani
6 Memeriksa surat usulan untuk ditandatangani Surat cuti/izin dengan 10
alasan penting yang
telah di paraf
Menit Surat cuti/izin dengan
alasan penting yang
telah di paraf
Menit Surat cuti/izin dengan
alasan penting yang
telah di tandatangani

7 Staf Kepegawaian mengarsipkan surat cuti Surat cuti/izin dengan 10 Menit Arsip Surat
alasan penting yang
telah di tandatangani
 1. No. Dok : SOP AUK FEBI-16
2. FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM STANDARD OPERATING Tgl Terbit : 20 November 2017
IAIN LHOKSEUMAWE PROCEDURE (SOP) Hal : 18
3.
PROSEDUR PERMOHONAN TUGAS BELAJAR/IZIN BELAJAR DOSEN DAN TENAGA KEPENDIDIKAN

PELAKSANA MUTU BAKU

DOSEN / TENAGA
NO KEGIATAN ADM.UMUM WAKIL KEMENAG PUSAT KETERANGAN
KEPENDIDIKAN KABAG/ iNSTITUT KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
DEKAN
KASUBAG
1 Mengajukan permohonan Surat keterangan 5 Menit Surat keterangan Surat Pengantar
tugas belajar/izin belajar diterima belajar diterima belajar dari Departemen
(Dosen)
2 Membuat Surat Keterangan, Surat keterangan 15 Menit Surat Keterangan,
Surat Rekomendasi dan Surat diterima belajar Surat Rekomendasi
Pernyataan dan Surat
Pernyataan
3 Memeriksa Surat Surat Keterangan, 10 Menit Surat Keterangan,
Keterangan, Surat Surat Rekomendasi Surat Rekomendasi
Rekomendasi dan Surat dan Surat dan Surat
Pernyataan untuk diparaf Pernyataan Pernyataan telah
diparaf
4 Memeriksa Surat Surat Keterangan, 10 Menit Surat Keterangan,
Keterangan, Surat Surat Rekomendasi Surat Rekomendasi
Rekomendasi dan Surat dan Surat dan Surat
Pernyataan untuk Pernyataan telah Pernyataan telah
ditandatangani diparaf ditandatangani
5 Ajuan yang sudah Surat Keterangan, 10 Menit Surat Keterangan,
ditandatangani dicatat oleh Surat Rekomendasi Surat Rekomendasi
Staff Bidang Kepegawaian dan Surat dan Surat
dalam buku agenda Surat Pernyataan telah Pernyataan telah
Tugas Belajar dan ditandatangani ditandatangani
mengusulkan ke
Institut
6 Membuatkan Surat Ajuan tugas/izin 1 Hari Ajuan tugas/izin
Perjanjian tugas Belajar belajar belajar
dan mengusulkan ke
Kemenag
7 Jika Kemenag Menyetujui Ajuan tugas/izin 1 Hari SK Tugas/Ijin
Usulan Tugas Belajar, belajar Belajar
Tidak
maka diproses pembuatan
SK Tugas Belajar
ya
8 Mengirimkan SK Tugas SK Tugas/Ijin 1 Hari SK Tugas/Ijin
Belajar Kepegawaian Belajar Belajar
Institut
 PELAKSANA MUTU BAKU
DOSEN / TENAGA
NO KEGIATAN BAGIAN WAKIL KEMENAG PUSAT KETERANGAN
KEPENDIDIKAN KABAG UNIVERSITAS KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
KEPEGAWAIAN DEKAN

9 SK Tugas Belajar dikirimkan SK Tugas/Ijin 1 Hari SK Tugas/Ijin

ke Fakultas Belajar Belajar

10 SK Tugas Belajar di fotokopi SK Tugas/Ijin 10 Menit SK Tugas/Ijin

dan dikirimkan ke bagian Belajar Belajar
keuangan untuk
diproses
11 SK Tugas Belajar diarsipkan SK Tugas/Ijin 10 Menit SK Tugas/Ijin
Belajar Belajar
 1. No. Dok : SOP AUK FEBI-17
2. FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM STANDARD OPERATING Tgl Terbit : 20 November 2017
IAIN LHOKSEUMAWE PROCEDURE (SOP) Hal : 20
3.
PROSEDUR PENYUSUNAN SASARAN KINERJA PEGAWAI (SKP)

PELAKSANA MUTU BAKU

NO KEGIATAN DOSEN/ TENAGA KASUBAG WAKIL KETERANGAN
KABAG KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
KEPENDIDIKAN DEKAN
1 Mencetak SKP dan ditandatangani SKP 1 Hari Print SKP

3 Mengumpulkan dan mempersiapkan penilaian SKP 10 Menit Dokumen SKP

4 Pelaksanaan Penilaian/Penandatanganan Dokumen SKP 1 Jam Penilaian SKP

5 Pengarsipan Dokumen SKP 10 Menit Dokumen SKP

 1. No. Dok : SOP AUK FEBI-18
2. FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM STANDARD OPERATING Tgl Terbit : 20 November 2017
IAIN LHOKSEUMAWE PROCEDURE (SOP) Hal : 21
3.
PROSEDUR PENGUSULAN PROGRAM DAN ANGGARAN TAHUNAN

PELAKSANA MUTU BAKU

NO KEGIATAN KASUBAG/ KABAG WAKIL KETERANGAN

UNIT KERJA DEKAN KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
ADM.UMUM DEKAN

1 Sesuai dengan waktu yang telah 1. KAK 1 Hari 1. KAK

ditentukan Fakultas, Unit Kerja di 2. RAB 2. RAB
FEBI menyampaikan usulan 3. Data Dukung 3. Data Dukung
Rancangan Rencana Kerja Tahun
berikutnya kepada Bagian
Perencanaan

2 Kompilasi dan Cek Kelengkapan Data 1. KAK 5 Hari 1. KAK

tidak ya 2. RAB 2. RAB
3. Data Dukung 3. Data Dukung

3 Perbaikan dan Penambahan KAK, 1. KAK 2 Hari 4. KAK

RAB, Data Dukung 2. RAB 5. RAB
3. Data Dukung 6. Data Dukung

4 Validasi Data 1. KAK 2 Hari Disposisi

2. RAB
3. Data Dukung

5 Validasi Konten KAK, RAB, Data 1. KAK 3 Hari Disposisi

Dukung 2. RAB
3. Data Dukung

6 Perbaikan KAK, RAB, Data Dukung 1. KAK 1 Hari 1. KAK

tidak tidak 2. RAB 2. RAB
3. Data Dukung 3. Data Dukung

7 Perbaikan KAK, RAB, Data Dukung 1. KAK 1 Hari 1. KAK

2. RAB 2. RAB
3. Data Dukung 3. Data Dukung

8 Persetujuan DEKAN, dan ajuan ke 1. KAK 1 Hari 1. KAK

Institut 2. RAB 2. RAB
3. Data Dukung 3. Data Dukung
 No. Dok : SOP AUK FEBI-19
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM STANDARD OPERATING Tgl Terbit : 20 November 2017
IAIN LHOKSEUMAWE PROCEDURE (SOP) Hal : 22

PROSEDUR PENGUSULAN PROGRAM DAN ANGGARAN TAHUNAN KEGIATAN KEMAHASISWAAN

PELAKSANA MUTU BAKU

NO KEGIATAN KETERANGAN
ORMAWA KASUBAG WADEK III KABAG FAKULTAS KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT

1 Sesuai dengan waktu yang telah 1. Proposal 2 Minggu 1. Proposal

ditentukan WADEK III, Ormawa 2. RAB 2. RAB
mengajukan ancangan Rencana Kerja 3. Data Dukung 3. Data Dukung
Tahun berikutnya

2 Validasi kegiatan dan belanja ya 1. Proposal 5 Hari 1. Proposal

tidak
2. RAB 2. RAB
3. Data Dukung 3. Data Dukung

3 Verifikasi kegiatan dan belanja 1. Proposal 5 Hari 1. Proposal

ya 2. RAB 2. RAB
tidak
3. Data Dukung 3. Data Dukung

4 Migrasi data ke perencanaan dan 1. Proposal 2 Hari Disposisi

keuangan tidak ya 2. RAB
3. Data Dukung

5 Kegiatan kemahasiswaan yang 1. Proposal 1 Hari Disposisi

disetujui 2. RAB
3. Data Dukung
 1. No. Dok : SOP AUK FEBI-20
2. FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM STANDARD OPERATING Tgl Terbit : 20 November 2017
IAIN LHOKSEUMAWE PROCEDURE (SOP) Hal : 23
3.
PROSEDUR MONITORING DAN EVALUASI PROGRAM KERJA

PELAKSANA MUTU BAKU

NO KEGIATAN WAKIL KETERANGAN
UNIT KERJA KASUBAG KABAG DEKAN KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
DEKAN
1 Permintaan laporan monev (per Surat 1 Hari Surat
bulan/per triwulan/per tahun)

2 Pengisian laporan monev oleh unit Surat 10 Hari KAK, Laporan

kerja, berkoordinasi dengan Wakil Kegiatan dan Data
Dekan, Manajer dan Bagian Dukung
Perencanaan
3 Mengkompilasi laporan monev dari KAK, Laporan 3 Hari KAK, Laporan
unit kerja Kegiatan dan Data Kegiatan dan Data
Dukung Dukung

4 Analisis dan Evaluasi dengan rencana KAK, Laporan 5 Hari KAK, Laporan Analisis dan
kerja awal tahun Kegiatan dan Data Kegiatan dan Data Evaluasi dilakukan
Dukung Dukung bersama-sama
dengan unit kerja
dan fakultas
5 Pembuatan Laporan Monev KAK, Laporan 3 Hari Laporan Monev
Kegiatan dan Data
Dukung

6 Persetujuan Laporan Monev 1 Hari Laporan Monev

tidak
7 Perbaikan Laporan Monev 1 Hari Laporan Monev

ya
8 Pelaporan Monev Laporan Monev 1 Hari Laporan Monev