PROSEDUR (SOP)
BIDANG
ADMINISTRASI UMUM, KEUANGAN, KEPEGAWAIAN
MA NIPA RAKHA
AMUNTAI
2022
KATA PENGANTAR
Dengan memuji kebesaran dan kesempurnaan Allah SWT, Standar Operasional Prosedur
(SOP) bidang Administrasi Umum, Keuangan, Kepegawaian FEBI IAIN Amuntai ini dapat
diselesaikan sesuai dengan waktu yang direncanakan. Standar Operasional Prosedur adalah
pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian
kinerja berdasarkan indikator- indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata
kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja. Tujuan SOP adalah menciptakan
komitmen mengenai apa yang dikerjakan oleh satuan unit kerja instansi termasuk lembaga
pendidikan untuk mewujudkan lembaga pendidikan yang berkualitas.
Oleh karena itu seharusnyalah setiap satuan unit kerja lembaga pendidikan termasuk
FEBI IAIN Amuntai memiliki standar operasional prosedur sebagai acuan dalam bertindak, agar
akuntabilitas kinerja dapat dievaluasi dan terukur. Dan diharapkan dengan adanya Standar
Operasional Prosedur ini, FEBI IAIN Amuntai dapat melaksanakan kegiatan serta proses kerja
secara baik dan memuaskan sesuai dengan tujuan pembuatan SOP sebenarnya yaitu dapat
menciptakan komitmen mengenai apa yang dikerjakan oleh FEBI IAIN Amuntai untuk
mewujudkan lembaga pendidikan yang berkualitas.
Terima kasih kami ucapkan kepada tim penyusun SOP ini dan pihak-pihak yang ikut
membantu penyusunan SOP bidang Administrasi Umum, Keuangan, Kepegawaian FEBI IAIN
Amuntai ini, semoga SOP ini dapat memenuhi sasarannya dan bermanfaat dalam memperlancar
penyelenggaraan pendidikan dalam lingkungan FEBI IAIN Amuntai.
ii
DAFTAR ISI
iii
No. Dok : SOP AUK FEBI-1
MA NIPA RAKHA AMUNTAI Tgl Terbit : 20 Juni 2022
STANDARD OPERATING
PROCEDURE (SOP) Hal 1
2 Surat diterima dengan menanda tangani tanda Komputer, buku surat 15 Menit Tanda terima
penerimaan, dicatat di buku surat masuk, masuk dan lembar
selanjutnya dilengkapi lembar disposisi; disposisi
3 Menerima surat, mengisi lembar disposisi Lembar disposisi 20 Menit Disposisi
sesuai perihal surat;
6 Membuat surat, ditanda tangani, didistribusikan, Komputer, Printer, ATK 30 Menit Surat balasan
pengarsipan dan apabila surat bersipat
permohonan maka dilengkapi sesuai
permintaan;
3 Draft surat dikonsulkan untuk mendapat ya Surat final 10 Menit Surat diparaf
persetujuan; Tidak
5 Pencatatan, penomeran, cap dan pengarsipan; Komputer, buku 15 Menit Disposisi surat
ekspedisi dan buku
arsip
2 Barang inventaris yang sudah didata selanjutnya Komputer, printer dan ATK - Hari Laporan hasil pendataan
didokumentasikan dalam daftar dokumen barang
inventaris dan selanjutya menyusun Kartu Inventaris
Barang dan Ruangan (KIB dan KIR) sebagai alat kontrol
barang inventaris;
3 Memverifikasi hasil pendataan untuk bahan pelaporan; Laporan hasil pendataan 20 Menit Dokumen siap untuk
Tidak ditanda tangani
ya
4 Verifikasi ulang laporan hasil pendataan dan menyetujui; Tidak Dokumen siap untuk 20 Jam Dokumen yang ditanda
ditanda tangani tangani
6 Melakukan distribusi KIB/KIR ke setiap ruangan; Dokumen KIB/KIR 2 Jam Dokumen terpasang di
ruangan
7 Menerima buku dokumen inventaris sarana dan Draf laporan buku 30 Menit Hasil verifikasi
prasarana dilaporkan untuk disahkan; dokumen
8 Menyetujui buku dokumen inventarisasi sarana dan Dokumen hasil verifikasi 15 Menit Dokumen diparaf
prasarana;
9 Bukti laporan dokumen inventaris sarana dan prasarana Dokumen yang sudah 20 Menit Dokumen ditanda tangani
yang sudah disahkan diparaf
No. Dok : SOP AUK FEBI-4
MA NIPA RAKHA AMUNTAI STANDARD Tgl Terbit : 20 Juni 2022
OPERATING Hal 4
PROCEDURE (SOP)
PROSEDUR PENGAJUAN PEMELIHARAAN
PELAKSANA MUTU BAKU
NO KEGIATAN SUMBER WAKIL KETERANGAN
PEMOHON KABAG iNSTITUT KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
DAYA DEKAN
/KASUBAG
1 Pemohon mengajukan Surat ajuan 5 Menit Informasi
perbaikan/pemeliharaan secara perbaikan/pemelihar kerusakan
lisan atau tertulis aan /lisan
2 Pemeriksaan lokasi, pembuatan surat Surat ajuan 30 Menit Informasi dan Pelaksana
perbaikan/pemelihar Laporan mendokument
Tidak ya aan /lisan kerusakan, asikan
perkiraan kerusakan yang
perbaikan dan ada
surat permohonan
permeliharaan
3 Membaca, menelaah laporan Informasi dan 5 Menit Informasi dan Disesuaikan
kerusakan dan estimasi Laporan kerusakan, Laporan dengan
perbaikan/pemeliharaan dan perkiraan perbaikan kerusakan, kehadiran
memberi paraf dan surat perkiraan pimpinan
permohonan perbaikan dan fakultas
permeliharaan surat permohonan
permeliharaan
telah di paraf
4 Membaca dan menelaah surat Surat permohonan 1 Jam Surat permohonan Disesuaikan
permohonan pemeliharaan permeliharaan telah permeliharaan dengan
di paraf telah di kehadiran
tandatangani pimpinan
fakultas
6 Mengambil kembali surat Surat permohonan 10 Menit Surat permohonan
permohonan pemeliharaan paraf permeliharaan telah permeliharaan
Kabag/Kasubag dan ditandatangani di tandatangani telah di
Wadek tandatangani
2 Mencatat janji yang akan di buat dan Lisan / surat 10 Menit Jadwal kosong
memeriksa memeriksa jadwal yang kosong. Tidak
ya
3 Menginformasikan adanya permohonan Jadwal Kosong 10 Menit Kesediaan
pembuatan janji dengan pimpinan Tidak membuat janji
2 Wakil Dekan menerima usulan dan 1. Surat Undangan Rapat 1 Hari Disposisi
memeriksa ajuan kegiatan tidak ya 2. Lampiran Undangan
3. Listing Kebutuhan Rpat
6 Membuat surat usulan kenaikan Bekas kenaikan 15 Menit Surat usulan, Bekas
jabatan dosen pangkat, Angka kenaikan pangkat,
Kredit dan Angka Kredit dan
persetujuan persetujuan
departemen departemen
7 Memeriksa Usulan Kenaikan Surat usulan, Bekas 5 Menit Surat usulan, Bekas
Jabatan untuk diparaf kenaikan pangkat, kenaikan pangkat,
Angka Kredit dan Angka Kredit dan
persetujuan persetujuan
departemen departemen yang
sudah di paraf
8 Memeriksa Usulan Kenaikan Surat usulan, Bekas 5 Menit Surat usulan, Berkas
jabatan untuk ditandatangani kenaikan pangkat, kenaikan pangkat,
Angka Kredit dan Angka Kredit dan
persetujuan persetujuan wadek I
departemen yang yang sudah di paraf
sudah di paraf dan ditandatangani
PELAKSANA MUTU BAKU
NO KEGIATAN ADM.UMUM/ WAKIL KETERANGAN
DOSEN KAPRODI KABAG INSTITUT KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
KASUBAG DEKAN II
/WADEK I
9 Mengambil kembali surat usulan Surat usulan, Bekas 10 Menit Surat usulan, Berkas
dan Berkas kenaikan pangkat kenaikan pangkat, kenaikan pangkat,
yang sudah di tandatangani dan Angka Kredit dan Angka Kredit dan
dicatat dalam buku agenda persetujuan persetujuan WADEK
Kenaikan jabatan Dosen departemen yang I yang sudah di paraf
sudah di paraf yang yang sudah di
sudah di tandatangani
tandatangani
10 Mengirimkan usulan Kenaikan Berkas Usulan 1 Jam Buku ekspedisi
jabatan Dosen ke Bagian Kenaikan Jabatan
Kepegawaian Institut
6 Mengambil kembali Surat Keputusan / Surat Surat Keputusan/Surat 5 Menit Surat Keputusan/Surat
Tugas yang sudah di tandatangani dan dicatat Tugas yang sudah di Tugas yang sudah di
dalam buku agenda Tandatangani Tandatangani
8 Arsip Surat Keputusan/ Surat Tugas Surat Keputusan/Surat 1 Jam Arsip Surat Keputusan /
Tugas yang sudah di Surat Tugas
Tandatangani
No. Dok : SOP AUK FEBI-15
MA NIPA RAKHA AMUNTAI STANDARD OPERATING Tgl Terbit : 20 Juni 2022
AMUNTAI PROCEDURE (SOP) Hal 17
Tidak
2 Persetujuan permohonan cuti/izin dengan alasan Surat Permohonan 30 Menit Disposisi
penting
ya
3 Pembuatan surat cuti/izin dengan alasan penting Disposisi 15 Menit Surat cuti/izin dengan
alasan penting
4 Menandatangan surat cuti/izin dengan alasan Surat cuti/izin dengan 10 Menit Surat cuti/izin dengan
penting alasan penting alasan penting yang
telah di tandatangani
5 Memeriksa surat usulan untuk diparaf Surat cuti/izin dengan 10 Menit Surat cuti/izin dengan
alasan penting yang alasan penting yang
telah di tandatangani telah di paraf
6 Memeriksa surat usulan untuk ditandatangani Surat cuti/izin dengan 10 Menit Surat cuti/izin dengan
alasan penting yang alasan penting yang
telah di paraf telah di tandatangani
7 Staf Kepegawaian mengarsipkan surat cuti Surat cuti/izin dengan 10 Menit Arsip Surat
alasan penting yang
telah di tandatangani
No. Dok : SOP AUK FEBI-16
MA NIPA RAKHA AMUNTAI STANDARD OPERATING Tgl Terbit : 20 Juni 2022
AMUNTAI PROCEDURE (SOP) Hal 18
4 Analisis dan Evaluasi dengan rencana KAK, Laporan 5 Hari KAK, Laporan Analisis dan
kerja awal tahun Kegiatan dan Data Kegiatan dan Data Evaluasi dilakukan
Dukung Dukung bersama-sama
dengan unit kerja
dan fakultas
5 Pembuatan Laporan Monev KAK, Laporan 3 Hari Laporan Monev
Kegiatan dan Data
Dukung
tidak
7 Perbaikan Laporan Monev 1 Hari Laporan Monev
ya
8 Pelaporan Monev Laporan Monev 1 Hari Laporan Monev