MATERI 7

MEDIA SIMPAN ARSIP ELEKTRONIK

Arsip harus disimpan pada suatu media yang menjamin ketergunaannya, reliabilitasnya,
otentisitasnya serta preservasinya sepanjang ia masih diperlukan. Arsip juga memerlukan
persyaratan penyimpanan yang harus memperhatikan kualitas bahan fisik maupun kimiawinya.
Hal penting untuk menetapkan cara-cara yang efisien dan efektif untuk menyimpan arsip sebelum
arsip tersebut diciptakan, selanjutnya menilai ulang pengaturan penyimpanan tersebut sesuai
perubahan persyaratan yang dimiliki arsip yang bersangkutan. Pemilihan media simpan arsip
elektronik ini harus merupakan bagian dari keseluruhan program manajemen arsip suatu
organisasi.Dengan kemajuan teknologi yang cepat dan terus berlangsung maka kita harus
menyimpan arsip elektronik pada media simpan yang memungkinkan kita memenuhi kebutuhan
operasional jangka panjang dan memenuhi ketentuan hukum yang berlaku.
Secara hukum, arsip yang tercipta haruslah dapat dipercaya, lengkap, dapat diakses dan
diterima secara hukum di pengadilan, serta mampu bertahan sepanjang diperlukan. Oleh karena
pada akhirnya media simpan akan mengalami keusangan maka perlu dipertimbangkan media
simpan yang akan memungkinkan kita untuk memigrasikan dan atau mengkonversikan arsip
sepanjang dibutuhkan selama masa retensinya.Sebelum menetapkan media simpan bagaimana
yang memenuhi kebutuhan operasional dan ketentuan hukum, perlu dipahami beberapa konsep
berikut ini.
Arsip elektronik adalah data elektronik yang disimpan pada media elektronik. Data
elektronik pada dasarnya berupa angka 0 dan 1 atau on dan off. Sebagian contoh, foto hitam putih
yang terdapat pada surat kabar dicetak sebagai seri titik-titik (dots) berwarna hitam atau putih (0
atau 1, on atau off). Pada pengaturan yang kompleks dari titik-titik dalam jumlah yang sangat
banyak memungkinkan mata manusia melihatnya sebagai suatu gambar yang lengkap. Data
elektronik dalam suatu arsip elektronik menggunakan prinsip yang sama untuk megorganisir data
elektronik ke dalam arsip agar arsip tersebut dapat dibaca. Suatu bit (singkatan dari binary digit)
merupakan unit data terkecil dalam sebuah komputer. Suatu bit memiliki nilai binary tunggal, 0
atau 1.
Data elektronik yang disimpan pada media elektronik dapat dibedakan menjadi dua jenis
yaitu a. Magnetik, pada media magnetik, data elektronik dienkodekan, seperti jarum-jarum
bermagnet yang sangat kecil pada permukaan media tersebut (misalnya disket atau tape); dan b.
 Optik, pada media optik, data elektronik dienkodekan dengan cara membuat lubang-lubang
yang sangat kecil pada permukaan media tersebut. (misalnya disk). Akses ke informasi digital
pada media elektronik terbagi dua jenis :
a. Sequential
Akses sekuensial menuntut pengguna yang akan mengakses informasi tertentu dengan cara
mengakses informasi yang terdapat di awal media tersebut. Sebagai contoh, apabila kita ingin melihat
suatu bagian dari videotape, kita terlebih dahulu harus memajukan (fast-forward) melewati bagian-
bagian yang lebih awal dari video tape tersebut.
b. Random
Beberapa media elektronik memungkinkan pengguna untuk mengakses informasi yang
disimpan secara langsung di mana pun posisi fisiknya pada media tersebut. Sebagai contoh, apabila
kita memasukkan disk ke dalam disk drive komputer, kita dapat mengakses setiap file yang disimpan
pada disk tersebut tanpa harus melalui semua file yang ada lebih awal.

Media Magnetik
Media magnetik cocok untuk arsip-arsip komputer, audio, atau video terdiri dari tiga komponen
fisik, yakni :
a. Suatu bahan perekam (recording material) yang dapat berperan menjadi magnet pada saat
ditempatkan pada medan magnet dan menyimpan hasil magnetisasi tersebut saat dipindahkan dari
medan tersebut;
b. Suatu bahan dasar (substrate), seperti aluminium platter atau poliester film, yang akan melapisi
bahan perekam;
c. Suatu binder, yang berfungsi sebagai pembawa (carrier) dari bahan perekam dan melekatkannya
pada bahan dasar.
Magnet secara umum didefinisikan sebagai bahan metal yang menimbulkan suatu medan
magnet yang dapat menarik atau menolak bahan metal lainnya. Bahan perekam magnetik yang
digunakan pada computer memiliki ciri magnetisasi yang kuat dan mudah dideteksi, meskipun tanpa
medan magnet eksternal. Dengan iron crystal (kristal besi) sebagai contoh, atom-atom disatukan dalam
bidang-bidang yang sangat kecil yang disebut domain. Saat ironcrystal ini berada pada kondisi tidak
bermagnet, domainnya tersusun secara random. Untuk merekam informasi, medan magnet
eksternaldengan kekuatan yang memadai mengorientasi secara selektif domain-domain tersebut ke arah
kutub utara atau selatan dari magnet tersebut yakni ke arah daya tarik yang terkuat. Untuk
merepresentasikan satu (1) bit dalam data yang dikodekan secara digital, domain tersebut dapat
disatukan ke arah kutub utara dari magnet; sedang untuk nol (0) bit direpresentasikan dengan
menyatukan domain ke arah kutub selatan dari magnet. Dengan perangkat komputer, medan magnet
eksternal tersebut dibangkitkan dengan suatu elektromagnetik yang disebut read/write head. Saat
medan eksternal dilepas, beberapa hasil magnetisasi, yang disebut remanence, akan tetap berada dalam
bahan perekam.
Contoh bahan perekam lainnya adalah bentuk gamma dari ferric oxide, cobalt-modified iron
oxide, chromium dioxide, partikel besi murni dan barrium ferrite. Bahan perekam ini dapat dilapiskan
pada lapisan dasar berbentuk piringan (magnetic disk) atau pada pita poliester yang tipis (magnetic
tape). Magnetic disk pada umumnya dipakai pada komputer, sedang magnetic tape digunakan secara
luas untuk penyimpanan data, atau untuk perekam audio dan video.

A. Media Magnetik
1. Hard Disk
Merupakan fitur dari magnetic disk dengan lapisan dasar berbentuk piringan yang dilapisi
dengan bahan perekam yang dapat mengandung magnet. Permukaan rekaman disk dibagi ke dalam
lingkaran-lingkaran konsentrik atau disebut track. Selanjutnya, suatu electromagnetic read/write head
digunakan untuk merekam ataupun menayangkan ulang (playback), sesuai dengan perintah dari
komputer.
Lapisan dasar dari magnetic disk dapat bersifat rigit (hard disk) atau fleksibel (floppy disk).
Oleh karena piringannya tidak dapat dipindahkan maka media simpan pada komputer tersebut dicirikan
dengan fixed magneticdisk drive atau populer dengan istilah hard disk drive atau lebih sederhana lagi
hard drive, yakni sarana simpan dan media perekaman berada dalam satu unit yang tidak dapat
dipisahkan.
Meskipun kebanyakan hard drive untuk komputer desktop dan network server menggunakan
piringan berukuran 3.5-inci, terdapat juga disk drive dengan ukuran 2.5-inci dan 1.8-inci.
2. Removable Hard Disk
Fixed magnetic disk dapat menjadi penuh, alternatifnya ia harus digantikan dengan kapasitas
yang lebih besar. Namun demikian, dengan removable hard disk, masalah tersebut terpecahkan karena
hanya dengan satu drive, dapat memakai disk yang tidak terbatas. Hard drive dengan media yang dapat
dilepas-pasang (removable) memberikan kapasitas yang tidak terbatas, dan dapat juga berperan sebagai
off-line storage untuk arsip elektronik.
Keuntungan lainnya dari removable hard disk ini adalah ia dapat disimpan dalam kabinet yang
terkunci, dalam vault, atau lokasi penyimpanan yang aman lainnya untuk melindungi arsip elektronik
yang bersifat rahasia atau bernilai tinggi terhadap aksesi dari pihak yang tidak berhak. Removable hard
disk juga memberi kemudahan dalam pentransferan arsip elektronik dari satu sistem komputer lainnya
dengan drive yang kompatibel. Ia juga dapat berperan sebagai back up terhadap isi dari hard drive
konvensional. Dibanding dengan media magnetik, removable hard disk lebih cepat dalam melakukan
restorasi arsip elektronik dalam kasus di mana hard drive mengalami masalah.
Pada kebanyakan komputer, removable hard disk lebih berperan sebagai tambahan atau
pelengkap, bukan sebagai pengganti dari hard drive konvensional. Oleh karena removable hard disk
harus diambil dari tempat penyimpanannya kemudian dipasang pada drive saat diperlukan maka ia
tidak cocok untuk arsip elektronik yang harus online dan dapat diakses secara langsung dan terus-
menerus.
3. Floppy Disk
Floppy disk juga dikenal dengan istilah disket, merupakan bahan poliester berbentuk lingkaran
yang dilapisi dengan bahan yang dapat dimagnetisasi. Pada pembuat disket menggunakan gamma ferric
oxide, cobalt-modifiediron oxide, dan barium ferrite sebagai senyawa untuk perekaman. Pertama kali
diperkenalkan pada awal 1970-an, ia dimaksudkan sebagai alternatif sarana hard drive yang murah
untuk komputer mini. Ia selanjutnya diadopsi sebagai sarana simpan dengan direct-access untuk
pengolah kata pada komputer mikro generasi pertama. Disket ada yang berukuran 8-inci, 5.25-inci, dan
3.5-inci.
4. Nine-Track Computer Disk
Kepingan (strip) poliester film panjang yang dilapisi dengan bahan perekaman yang dapat
dimagnetisasi. Lapisan yang dapat dimagnetisasi mengandung bahan tertentu, seperti gamma ferric
oxide, telah digunakan sejak teknologi ini dilahirkan. Pada produk magnetic tape yang lebih baru
menggunakan chronium dioxide, metal particle, atau formulasi media lainnya.
5. Half-Inch Data Cartridge
Half-Inch Data Cartridge didasarkan pada format magnetic tape yang dikembangkan oleh IBM
yang selanjutnya diadopsi oleh para pembuat peralatan dan media komputer lainnya Half-Inch Data
Cartridge utamanya dimaksudkan untuk memecahkan masalah pada instalasi main frame dan mini-
komputer karena ia menawarkan drive dan media yang lebih kompak, mudah, berkapasitas lebih besar
dari pada nine-track magnetic tape.
Half-inch data cartridge drive yang pertama, IBM 3480 Magnetic Tape Cartridge Subsystem,
diperkenalkan pada tahun 1984. Bahan perekamnya berupa chromium dioxide dikemas dalam suatu
plastic cartridge yang berukuran 4 inci x 5 inci x 1 inci. Setengah inci lebar dari tape dibagi menjadi
dua set parallel masing-masing Sembilan track. Satu set track merekam dari awal hingga akhir
cartridge, dengan menggunakan seperempat inci lebar tape. Tape tersebut selanjutnya diputar ulang,
dan track lainnya merekam lagi mulai dari awal hingga akhir. Format perekaman ini disebut serpentine
recording.
Format data cartridge 3480, 3490 dan 3490E secara kolektif dikategorikan sebagai format
34XX. Pada tahun 1995 diperkenalkan format data cartridge 3590 yang merupakan hasil kerja sama
IBM dengan 3M company. Ukuran 3590 sama dengan 34XX,namun mengandung mental particle tape
yang dirancang secara khusus untuk perekaman dengan densitas tinggi dengan format perekaman 128-
track. Pada tahun 1999 diperkenalkan format data cartridge 3590E dengan format perekaman 256-
track yang dapat menyimpan data 40 hingga 60 gigabytes tergantung panjangnya tanpa kompresi atau
hingga 180 gigabytes dengan kompresi. Teknologi half-inch data cartridge memiliki backward-
compatibility terhadap produk-produk yang telah diproduksi lebih dahulu.
6. Digital Linear Tape
Digital linear tape (DLT) diperkenalkan di awal tahun 1990-an oleh Digital Equipment
Corporation sebagai alternative dari format 34XX. Pada tahun 1994, Digital Equipment menjual
teknologi digital linear tap kepada Quantum Corporation, dan sejak itu DLT menjadi format back-up
data yang dominan untuk komputer menengah maupun network server. DLT cartridge berukuran 4 inci
x 4 inci x 1 inci dan berisi tape berukuran setengah inci. Bahan perekam tapenya berasal dari bahan
metal particle dengan densitas yang tinggi. Kapasitas simpan dari DLT semakin meningkat sejak
diperkenalkannya pertama kali, saat ini telah ada SDLT (super digital linear tape) yang berkapasitas
110 gigabytes untuk format yang tidak dikompresi. DLT drives yang memiliki kapasitas lebih tinggi
memiliki backward-compatibility dengan format-format DLT tertentu yang memiliki kapasitas lebih
rendah baik untuk membaca maupun untuk merekam.

7. Linear Tape-Open Technology

Teknologi linear tape-open (LTO) merupakan hasil pengembangan bersama antara IBM,
Hewlett-Packard, dan Seagate Technology. Diperkenalkan di akhir 1990-an, ia dimaksudkan untuk
back-up data dalam jumlah besar pada komputer besar ataupun network server. Spesifikasi LTO
dikembangkan dengan dua format magnetic tape cartridge yang berbeda, yakni Ultrium dan Accelis.
Desain LTO dengan format Ultrium berupa tape berukuran setengah inci dengan reel tunggal.
Generasi pertama dari Ultrium cartridge dapat menyimpan data hingga 100 gigabyte tanpa kompresi
atau dua kali lipat dengan kompresi. Diperkirakan, Ultrium cartridge pada akhirnya akan mampu
menyimpan data hingga 800 gigabyte tanpa kompresi atau 1,6 terrabyte dengan kompresi.
LTO dengan format Accelis dirancang untuk instalasi otomasi tape yang menuntut akses ke
rekaman informasi dengan cepat. Desain berupa tape berukuran delapan millimeter dengan reel dobel.
Generasi pertama dari media Accelis dapat menyimpan data hingga 25 gigabyte tanpa kompresi.
Diperkirakan produk ini akan mampu memiliki kapasitas cartridge hingga 200 gigabyte.

8. Quarter-Inch Cartridge
Quarter-inch magnetic tape cartridge diperkenalkan di awal tahun 1970-an sebagai alternative
yang lebih murah dibanding nine-track magnetic tape reel untuk komputer mini. Saat ini ia digunakan
sebagai backup hard disk, data archiving, dan aktivitas-aktivitas penyimpanan informasi lainnya untuk
konfigurasi komputer kecil dan menengah, termasuk komputer desktop dan network server. Meskipun
pada awal diperkenalkannya, format perekamannya bersifat porprietari, pada produk yang lebih baru
ia telah distandarkan. Quarter-Inch Cartridge Drive StandardIncorporated memperkenalkan teknologi
dan mengembangkan spesifikasi untuk format quarter-inch cartridge. Spesifikasi ini dikenal sebagai
QIC Development Standar atau QIC format; sedangkan drive dan media quarter-inch cartridge yang
sesuai dengan standar tersebut disebut QIC product.
Terdapat dua jenis konfigurasi quarter-inch magnetic tape cartridge, yakni berikut ini.
a. Quarter-inch data cartridge yang berukuran 4 inci x 6 inci x 0.625 inci, yang diperuntukkan
bagi magnetic tape drive 5 berukuran 25 inci.
b. Quarter-inci data cartridge yang berukuran 2 inci x 3 inci x 0.5 inci, yang diperuntukkan bagi
magnetic tape drive berukuran 3.5 inci.
9. Eight-Millimeter Data Cartridge
Beberapa produk media simpan elektronik didasarkan pada teknologi helical scan yang
diadaptasi dari format perekam-an video dan audio. Quarter-inch magnetic cartridge drive dan half-
inch magnetic cartridge drive yang telah dibahas di atas menerapkan metode longitudinal recording.
Magnetic head yang dipasang mantap padanya yang merekam data pada track paralel yang berjalan
sepanjang keseluruhan tape.
Sebaliknya, pada teknologi helical scan recording, merekam informasi dalam track yang sempit
yang ditempatkan pada sudut lancip berhadapan dengan tepi tape. Keuntungan utamanya dalam
pengelolaan arsip elektronik adalah teknologi helical scan menawarkan densitas yang lebih tinggi
daripada perekaman tape secara longitudinal.
Penerapan format helical scan yang paling umum digunakan adalah pada eight-millimeter data
cartridge dan digital audio tape (DAT). Eight-millimeter data cartridge didasarkan pada teknologi eight-
millimeter video cassette, namun mengandung metal particle atau evaporated metal tape yang secara
khusus dirancang untuk perekaman data dengan densitas tinggi. Ukuran cartridge-nya adalah 3.7 inci
x 2.5 inci x 0.6 inci. Eight-millimeter data cartridge drive digunakan secara luas untuk backup dan data
archiving pada komputer menengah dan network server.
Pada tahun 1996 Exabyte memperkenalkan eight-millimeter data cartridge dengan nama
Mammoth, sedangkan Sony memperkenalkan advanced intelligent tape (AIT). Mammoth generasi
kedua (Mammoth-2) memiliki kapasitas 60 gigabyte tanpa kompresi. Sedangkan AIT generasi ketiga
(AIT-3) dari Sony memiliki kapasitas 100 gigabyte per data cartridge. Diperkirakan AIT dapat
dikembangkan hingga kapasitas 800 gigabyte per data cartridge. Seperti pada Mammoth, AIT
menggunakan media perekaman evaporated metal. Baik produk Exabyte maupun Sony memiliki
kemampuan backward compatibility terhadap versi-versi awalnya, namun di antara keduanya tidak
dapat saling bertukar.
10. Digital Audio Tape
Seperti ditunjukkan oleh namanya, produk digital audio tape (DAT) untuk media simpan
elektronik didasarkan pada teknologi yang awalnya dikembangkan untuk perekaman audio. DAT
diperkenalkan pertama kali pada tahun 1988. Format digital data storage (DDS) yang merupakan hasil
kerja sama Sony dan Hewlett-Packard merupakan basis bagi pengembangan produk ini.
DDS-1 berkapasitas 1.3 gigabyte per 60 meter tape. Pada tahun 1993 dikembangkan DDS-2
dengan kapasitas 4 gigabyte, tahun 1994 dikembangkan DDS-3 dengan kapasitas 12 gigabyte, dan
tahun 1997 dikembangkan DDS-4 dengan kapasitas 24 gigabyte. DAT drive memilki backward-
compatibility terhadap format DDS versi sebelumnya. Jadi, DDS-4 dapat membaca DAT cartridge
yang direkam pada format media yang lebih rendah, misalnya DDS-3, DDS-2 atau DDS-1.
11. Audio Tape
Saat ini sistem-sistem perekaman suara, mesin penjawab telepon, atau produk-produk rekaman
suara lainnya menggunakan magnetic tape cassette C-type, microcassette atau minicassette.
Microcassette dan minicassette dirancang untuk merekam pidato daripada musik, sedangkan kaset C-
type dapat digunakan untuk perekaman musik atau diktasi.
Kaset C-type berukuran standar 3.9 inci x 2.5 inci x 0.5 inci mengandung magnetic tape yang
berukuran lebar 4 milimeter. Kaset C-type umumnya menunjukkan lamanya waktu rekaman dengan
kode, misalnya kaset C-90 memiliki waktu rekam 90 menit untuk kedua sisinya (45 menit untuk setiap
sisi). Contoh lainnya adalah C-30, C-60, C-120.
Apabila diperlukan performans audio yang sangat baik maka sistem DAT dapat digunakan
karena dapat menghasilkan kualitas yang sama dengan compact disc. Digital audio tape mengandung
metal particle tape. Lama perekamannnya tergantung panjang dari tape. Studio-studio musik yang
profesional menggunakan sistem DAT sejak akhir tahun 1980-an.
Open-reel magnetic tape untuk rekaman audio dahulu pada umumnya digunakan pada studio
musik, meskipun juga dapat digunakan untuk diktasi, wawancara atau rekaman suara lainnya. Lebar
open-reel magnetic tape bervariasi antara satu seperempat hingga dua inci. Panjangnya juga bervariasi
sesuai ukuran reel, di mana ada yang memiliki diameter berukuran 10 inci. Kebanyakan open-reel
audio tape dilapisi dengan gamma feric oxide.