RISALAH KELOMPOK BUDAYA KERJA (KBK)

Nama KBK : Mantap Jiwa

Instansi : Kecamatan Sidomaju Kabupaten Purwajaya
LOGO Improvement : Pelayanan Administrasi
INSTANSI bidang
Tema ke : 1 (satu)
Tanggal dibentuk : 1 Januari 2020
KBK
Susunan Organisasi KBK
Jabatan Nama Usia Pendidikan Bidang Tugas Masa Kerja
Fasilitator Gagah Prakoso, S.E. 46 S2 Magistra Mnj. Camat 4 Tahun
M.M
Ketua Pambudi Luhur, S.H. 37 S1 Hukum Sekretaris Kecamatan 3 Tahun
Sekretaris Dewi Wulandari, S.Ak 36 S1 Akuntansi Sub Bagian Umum dan Keuangan 5 Tahun
Anggota Cantik Pratiwi, S.E. 34 S1 Ekonomi Sub Bagian Perencanaan 3 Tahun
Anggota Sopan Hadi, S.Kom 26 S1 Komputer Seksi Kesejahteraan Rakyat 3 Tahun
Anggota Rahayu Bekti, S.Sos 31 S1 Sosial Seksi Pemberdayaan Masyarakat 4 Tahun
Aspek Mutu yang Diperbaiki (Pilih dan Bubuhkan Tanda Lingkaran) :
Q C D S M E (Environment
(Quality/Kualitas) (Cost/Biaya) (Delivery/Pengiriman) (Safety/Keselamatan) (Morale/Moral) /Lingkungan)
Jadwal Kegiatan (Januari 2020 s/d Juni 2020) :
PDCA Langkah Kegiatan Jan Feb Mar Apr Mei Jun Pertemuan
Menentukan Tema Bahasan : **
A. Identifikasi Permasalahan
1 B.Menentukan Judul
C. Dampak Negatif Terhadap QCDSM
D. Persetujuan Manajemen
Mencari Penyebab Permasalahan : **
2
Plan E. Analisa Akar Penyebab Masalah 8/8
Menentukan Akar Penyebab Dominan : **
3 F. Analisa Tindak Lanjut Akar Penyebab Dominan
Merencanakan Perbaikan : **
G. Merencanakan Perbaikan dengan Metode 5W + 2H
4 H. Perhitungan Intermediate Target
I. Persetujuan Manajemen
Melaksanakan Perbaikan : **** ****
J. Detail Tahapan Aktivitas Perbaikan dan Pemantauan
Do 5 Hasil Perbaikan
8/8
K.Tampilan/Prototype
Check 6 Meneliti Hasil Perbaikan **** 4/4
Standarisasi : **
L. Standarisasi Masukan
7 M. Standarisasi Proses
Action N. Standarisasi Hasil
4/4
Menentukan Rencana Berikutnya : **
8 O. Persetujuan Manajemen
 PENDAHULUAN

KBK Mantap Jiwa menentukan permasalahan yang akan dibahas yaitu tentang pelayanan pernikahan. Di Kecamatan
Sidomaju pelayanan pernikahan belum berjalan secara optimal. Hal ini dapat dilihat dari pelaksanaan pelayanan pernikahan
yang belum sesuai dengan SOP khususnya dalam waktu penyelesaian dokumen pernikahan yang cenderung lama padahal
sebagaimana diketahui bersama bahwa layanan sektor publik saat ini dituntut untuk cepat, tepat, dan akurat yangmana
kepuasan masyarakat adalah hal yang paling utama.

Dengan melihat kejadian tersebut di atas menjadi tantangan tersendiri bagi jajaran Kantor Kecamatan Sidomaju untuk
dapat mewujudkan Pelayanan Prima dengan motto “ Anda Puas Kami Puas “.
PLAN – Mengungkap Kondisi Semula dan Ide yang Diusulkan
Langkah 1 : Menentukan Tema
A.Identifikasi Permasalahan
Adapun sumber masalah dari pelaksanaan pernikahan yang belum sesuai dengan SOP dimaksud adalah sebagai berikut :
Nama Personil Tim KBK %Kum
No Masalah Total %
GP PL DW CP SH RB
Belum adanya sistem pelayanan 26 31 22 28 24 26 157 56% 56%
1
pernikahan yang berbasis
teknologi
Kualitas SDM petugas pelayanan 9 7 10 8 10 8 52 19% 75%
2
pernikahan yang masih rendah
Kurangnya pengetahuan 8 9 11 7 10 3 48 17% 92%
3
masyarakat terkait prosedur
pelayanan
Terbatasnya sarana prasarana 4 3 4 5 3 2 21 8% 100%
4
pelayanan pernikahan

JUMLAH 278 100

B.Menentukan Judul
Berdasarkan Diagram Pareto di atas, masalah terbesar adalah belum adanya sistem pelayanan pernikahan yang berbasis
teknologi sehingga KBK sepakat untuk menentukan TEMA : Perbaikan Sistem Pelayanan Pernikahan

Dari 4 (empat) permasalahan di atas, ada 1 ( satu ) permasalahan yang nilai frekuensinya paling banyak yaitu belum adanya
sistem pelayanan pernikahan yang berbasis teknologi dan dapat diuraikan sebagai berikut :

Nama Personil Tim KBK %Kum

No Masalah Total %
GP PL DW CP SH RB
Belum ada aplikasi sistem 21 26 17 23 19 22 138 88% 88%
1
informasi administrasi
pelayanan pernikahan

Belum ada standarisasi metode 4 2 4 3 4 2 19 12% 100%

2
pengisian formulir pelayanan
pernikahan

JUMLAH 157 100

Berdasarkan Diagram Pareto di atas, masalah terbesar adalah belum ada aplikasi sistem informasi administrasi pelayanan
pernikahan sehingga KBK sepakat menentukan JUDUL : Peningkatan Kualitas Pelayanan Pernikahan melalui Sistem
Informasi Administrasi Pelayanan Pernikahan (SIAP NIKAH) di Kecamatan Sidomaju Kabupaten Purwajaya dan
menetapkan Initial Goal sebesar 86%.
C.Dampak Negatif Terhadap QCDSME
Dampak Negatif QCDSM yang timbul akibat permasalahan di atas adalah :

Aspek Dampak Negatif Kualitatif Dampak Negatif

Kuantitatif
Q Data layanan pernikahan kurang teradministrasi > 1.000.000,-
C Biaya pernikahan relatif mahal > 500.000,-
D Terbatasnya informasi layanan pernikahan >500.000,-
S Manual pemborosan kertas dan ATK >1.000.000,-
M Karyawan malas dan kurang peduli terhadap >2.000.000,-
pekerjaan
E Rendahnya edukasi pengetahuan masyarakat terkait >500.000,-
pernikahan

D. Persetujuan Manajemen :
Keputusan : Diterima / Ditolak / Ditunda
Komentar :

Tanggal : ........................................................

................................... ................................... ................................

Pimpinan Fasilitator Ketua KBK

Langkah 2 : Mencari Penyebab Masalah

E. Analisa Akar Penyebab Masalah
Langkah 3 : Menentukan Akar Penyebab Dominan
F. Analisa Tindak Lanjut Akar Penyebab Dominan
No Akar Penyebab Masalah Tindak Lanjut dan Alasan

1 Tidak adanya sarana teknologi informasi berupa soft

ware dalam pelayanan pernikahan

2 Biaya pengadaan sarana teknologi informasi berupa

DITINDAKLANJUTI karena masih dalam
soft ware dan hard ware pelayanan pernikahan yang
kewenangan Instansi
tinggi
3 Terbatasnya pengetahuan dan ketrampilan petugas
dalam penguasaan teknologi informasi
4 Belum adanya Kebijakan pimpinan terkait pengadaan
sistem yang berbasis teknologi informasi

Langkah 4 : Merencanakan Perbaikan

G. Merencanakan Perbaikan dengan Metode 5W + 2H

Minggu Sopan
ke 3 Hadi
Februari
2020

Minggu Rahayu
ke 3 Bekti
Februari
2020

Belum Kantor Minggu Cantik

adanya Kecamat ke 4 Pratiwi
Kebijakan an Februari
pimpinan 2020
terkait
pengadaan
sistem yang
berbasis
teknologi
informasi
H. Perhitungan Intermediate Target

Dari rencana perbaikan dan target KBK sepakat menetapkan Intermediate Target:

Penetapan intermediate goal sebagai berikut :

1. Tidak adanya sarana teknologi informasi berupa software dalam pelayanan pernikahan 33%;
2. Terbatasnya pengetahuan dan ketrampilan petugas dalam penguasaan teknologi informasi 60%;
3. Belum adanya Kebijakan pimpinan terkait pengadaan sistem yang berbasis teknologi informasi 7%.

Sehingga 33% + 60% + 7% = 33,3%

3
 DO – Pelaksanaan Perbaikan

Langkah 5 : Melaksanakan Perbaikan

J. Detail Tahapan Aktivitas Perbaikan dan Pemantauan Hasil Perbaikan

Minggu Sopan
ke 1 & 2 Hadi
Maret
2020

Minggu Rahayu
ke 3 & 4 Bekti
Maret
2020

Kantor April Cantik

Kecamat 2020 Pratiwi
an
K.Tampilan/Prototype
 CHECK – Evaluasi Hasil Perbaikan

Langkah 6 : Meneliti Hasil Perbaikan

Pencapaian Sasaran Perbaikan :

Penghematan penggunaan ATK 2.750.000

2.750.000
 ACTION – Rencana Tindak Lanjut

Langkah 7 : Standarisasi
Langkah 8 : Menentukan Rencana Berikutnya
Setelah hasil perbaikan dari masalah pertama yaitu tentang belum ada aplikasi sistem informasi administrasi pelayanan
pernikahan berupa SIAP NIKAH (Sistem Informasi Administrasi Pelayanan Pernikahan) telah berjalan sesuai dengan standar
prosedur baru maka KBK menentukan tema berikutnya berdasarkan stratifikasi masalah setelah perbaikan yaitu :
 Jadwal Kegiatan (Juli 2020 s/d Des 2020) :
PDCA Langkah Kegiatan Jul Ags Sep Okt Nop Des Pertemuan
Menentukan Tema Bahasan : **
A. Identifikasi Permasalahan
1 B.Menentukan Judul
C. Dampak Negatif Terhadap QCDSM
D. Persetujuan Manajemen
Mencari Penyebab Permasalahan :
2 E. Analisa Akar Penyebab Masalah
Plan 2/2
Menentukan Akar Penyebab Dominan :
3 F. Analisa Tindak Lanjut Akar Penyebab Dominan
Merencanakan Perbaikan :
G. Merencanakan Perbaikan dengan Metode 5W + 2H
4 H. Perhitungan Intermediate Target
I. Persetujuan Manajemen
Melaksanakan Perbaikan :
J. Detail Tahapan Aktivitas Perbaikan dan Pemantauan
Do 5 Hasil Perbaikan
K.Tampilan/Prototype
Check 6 Meneliti Hasil Perbaikan
Standarisasi :
L. Standarisasi Masukan
7 M. Standarisasi Proses
Action N. Standarisasi Hasil
Menentukan Rencana Berikutnya :
8 O. Persetujuan Manajemen