PDCA 8 Langkah

BPMMT
BADAN PEMBINA MANAGEMENT MUTU TERPADU
METODOLOGI
PEMECAHAN
MASALAH
PDCA DELTA
By Bambang Kahono
BPMMT
8 Langkah Penyelesaian
Masalah
Presentasi
kepada
atasan
Identifikasi Masalah &

Penetapan Target
Presentasi
kepada
atasan
2
3
Monitoring Pelaksanaan
Standarisasi dan
Rencana Berikut
Standarisasi
Meneliti Hasil dan

Dampak
Melaksanakan Perbaikan
Jika penyebab
tidak jelas
Analisis Akar Penyebab
Penyebab Dominan
Penyebab
jelas
Penyusunan Rencana
Presentasi
kepada
atasan
BPMMT
8 Langkah Perbaikan dan 7 Alat Statistik

8 Langkah Perbaikan
Plan
1. Menentukan Tema &

Sasaran
2. Mencari Faktor Penyebab
2. Penyebab Dominan
3. Rencana Perbaikan
Do
4. Melaksanakan Perbaikan
Check
5. Evaluasi Hasil Perbaikan
Action
6. Membuat Standard
7. Rencana Berikut
7 Alat Bantu Statistik

Brainstorming
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Check Sheet
Stratification
Graph & Control Chart
Ishikawa Diagram
Pareto Diagram
Scatter Diagram
Histogram
BPMMT
Pedoman kegiatan
Gugus Kendali
Mutu
(GKM)
Langkah 1 s/d 8
BPMMT
PEMBUATAN JADWAL KEGIATAN

JADWAL RENCANA KEGIATAN DAN REALISASI
KEGIATAN
BULAN
BULAN
BULAN
BULAN
1. Menentukan Tema & Target
2. Menganalisa Penyebab Masalah

3. Menentukan Penyebab Dominan
4. Merencana Perbaikan
D
C
A
5. Melaksanakan Perbaikan
6. Meneliti Hasil
7. Standarisasi
8. Rencana Berikut
Rencana :
Realisasi :
BPMMT
1. Menetukan Tema, dan Sasaran

Target
1.a. Lakukan Brainstorming atau instruksi atasan untuk

mengumpulkan masalah-masalah/ problem dilingkungan kerja kita.
GKM sarana untuk

meningkatkan Produktivitas
dan Motivasi berprestasi
1 .
2 .
3 .
4 .
5 .
6 .
7 .
8 .
9 .
10 .
11 .
12 .
dan seterusnya.
Misalnya
Kelompokkan,
di analisa, masalah
internal / eksternal,
cari yang bisa dicari datanya
1 .
2 .
3 .
4 .
5 .
Kumpulkan
data yang
mendukung
b. Buat Check-Sheet untuk pengumpulan data dan

Stratifikasikan secara sederhana.
c. Data harus : 1. Time series misalnya : berdasarkan Tahun,
Bulan, Mingguan, Harian/tanggal
2. Satuan ukuran harus sama misalnya :
unit, kuantity, jam, hari, Rp, persen dsb
BPMMT
2.a. Menentukan Prioritas Masalah.

1. Berdasarkan data time series, buat tabel masingmasing kelima masalah tersebut, lihat penyimpangan
atau ketidak sesuaian dengan Target / Standard.
1 .
2 .
3 .
4 .
5 .
2. Buat tabel gabungan tersebut no.1. untuk membuat

diagram Pareto.
Pareto Masalah
2.000
N = 2.000
100 %
95 %
1.750
Proses Pembuatan
DO lama
85 %
1.500
75 %
70 %
1.250
1.000
50 %
45 %
750
500
25 %
250
0%
200
100
Lain-lain
300
Target
CMO tidak
tercapai
500
PK
sering
terlambat
Over Due
< 30 hari di
atas target
900
Proses
pembuatan
PO lama
Proses
Memilih satu yang

Prioritas untuk
di perbaiki.
Sebagai Tema /
Proyek perbaikan GKM
b. Menetapkan Tema Perbaikan.
MEMPERCEPAT PROSES
PEMBAYARAN P.O. KE DEALER
Daftarkan Tema ini ke BP MMT
BPMMT
Alasan Pemilihan Tema.

- Lihat dan sesuaikan dengan Kebijakan Menejemen / Policy Cabang
- Pengaruhnya terhadap QCDSM/P ( Quality, Cost, Delivery, Safety,
Moral / Produktivity )
3. Data Pendukung Tema.

- Bila dianggap perlu tampilkan flow of proses sebelum perbaikan.
- Buat Grafik pendukung sesuai kebutuhan dan informatif.
Hal tersebut diperlukan untuk mempermudah sasaran yang ingin
dicapai setelah melakukan perbaikan serta membantu di dalam
menetapkan Target.
Misalnya
Data untuk pembuatan Grafik diambil dari

matrik / tabel hasil pengumpulan data yang
sudah di prioritas (No: 1.a.) berdasarkan
hasil Diagram Pareto masalah.
1 .
2 .
3 .
4 .
5 .
Gambarkan Grafik yang sesuai kebutuhan

dan Informatif
3
BPMMT
Dengan membuat dan melihat grafik, akan memperjelas gambaran

penyimpangan yang terjadi secara berurutan dari data yang di peroleh berdasarkan time series serta.
Contoh grafik Pendukung atas Tema yang dipilih.
Jml P.O.
1. Grafik Terlambat Proses P.O.
2. Grafik Persentase Terlambat
180
160
70
60
140
50
120
40
45 P.O.
100
80
60
93
40
35 %
30
20
10
20
APR
MEI
JUN
Rata-2
Persen
59
20
16
35
Terlambat
95
19
20
45
APR
MEI
JUN
Rata-2
Tepat Wkt
65
74
105
81
Terlambat
95
19
20
45
BPMMT
Menetapkan Target.
Dalam melakukan perbaikan agar sasaran perbaikan terarah harus ditetapkan
rencana Target yang diharapkan dengan memperhatikan SMART, dan sebaik
nya ada perhitungan yang cukup jelas dalam penetapannya..
: Sasaran harus dinyatakan secara khusus, terfokus dan tidak bias
M easurable
: Ukuran keberhasilan harus dirumuskan dengan jelas
A ttainable
: Ukuran keberhasilan harus dapat membuat orang merasa tertantang,

meningkatkan motivasi dan semangat juang
R ealistic
: Ukuran keberhasilan harus masuk di akal tetapi masih dapat

menjawab tantangan di atas
T imeliness
: Waktu pencapaian harus sudah ditentukan dari awal sebagai acuan

keberhasilan
Grafik Target
70
TARGET
60
40
30
Sebelum melanjutkan ke
Langkah 2, presentasikan
Ke atasan dan minta
persetujuannya.
30
35 %
50
Kondisi Awal
Rata2 = 35%
20
Kondisi Yang
Diharapkan
20
10
10
0
Percent
40
TARGET
8%
Gambarkan dengan grafik

garis kapan target tersebut
diperkirakan dapat di capai
dan berapa besar pencapaian yang diharapkan.
S pecific
JAN
FEB
MRT
APR
MEI
JUN
JUL
59
20
16
16
10
35
BPMMT
2. MENGANALISA
PENYEBAB
1.a. Lakukan Brainstorming untuk mengumpulkan penyebabpenyebab terjadinya masalah / akibat.

- Sebagai dasar mencari penyebab, kepala tulang ikan disesuaikan menjadi
kalimat Akibat (masalah), : Pembayaran P.O. terlambat rata 35%
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
dan seterusnya.
M
M
M
M
E
Man
Method
Machine
Material
Environment
- Kelompokkan menurut Faktor-faktor 4M-1E.

- Pikirkan kemungkinan yang dapat di
selesaikan di bagian sendiri tanpa
melibatkan orang atau Bagian lain.
- Masukkan hasil pengelompokan tersebut
ke
dalam diagram Sebab Akibat
- Manusia
- Metode
- Alat
- Bahan
- Lingkungan
Faktor 4M 1E tidak mutlak

harus dipergunakan semua.
Pilih sesuai kebutuhan
BPMMT
b. Gambar diagram Sebab Akibat, tuliskan hasil pengelompokkan

kedalam diagram sesuai Faktor-faktor yang telah ditetapkan.
MANUSIA
METODE
Misalnya
Pembayaran
Pembayaran
P.O.
P.O. Terlambat
Terlambat
rata-rata
rata-rata 35
35 %
%
LINGKUNGAN
BAHAN
ALAT
SEBAB
AKIBAT
Yang dilingkari tersebut diperkirakan merupakan

penyebab yang paling berpengaruh terjadinya akibat
BPMMT
3. MENENTUKAN PENYEBAB DOMINAN

1. Penyebab yang yang paling berpengaruh tersebut, harus dibuktikan
dilapangan dan dicek kebenarannya.
2. Penyebab tersebut dapat saja tidak terbukti setelah dicek lapangan
dan dapat diabaikan.
3. Kemungkinan dapat saja muncul penyebab lain yang tadinya tidak
diperkirakan, muncul sebagai penyebab yang dominan
4. Sedapat mungkin penyebab-penyebab tersebut harus dibuktikan
dengan data, untuk memudahkan penggambaran diagram Pareto
Dominan.
5. Dapat dilengkapi dengan diagram Pencar (Scatter)
Misalnya
Pareto Dominan
200
N = 200
100 %
95 %
175
Menentukan urutan
yang harus di
Perbaiki.
85 %
75 %
150
70 %
125
100
50 %
45 %
75
No. urutan Perbaikan

ditulis pada diagram
Sebab Akibat
50
25 %
25
0
0%
1. Tidak mengikuti SOP persyaratan

pengajuan P.O.
2. Petugas kurang melengkapi dokumen
pengajuan P.O.
3. Dokumen yang diserahkan tidak
lengkap.
4. Pengajuan P.O. tidak diserahkan
langsung kebagian Adm & Keu.
5. Komputer dipakai bergantian dan
printer kerapkali macet.
BPMMT
4. MERENCANAKAN
PERBAIKAN
Dari urutan Penyebab Dominan dibuat rencana perbaikan dengan

menggunakan metode 5W-2H.
1. What
Apa solusinya ? Menjelaskan ide perbaikan yang akan dilakukan.
2. Why
Mengapa demikian ? Menjelaskan mengapa tujuan
3. How
Bagaimana caranya ? Menjelaskan secara jelas detail
4. When
Kapan ? Menjelaskan kapan mulai dilaksanakan perbaikan
5. Where
Dimana ? Menjelasakan dimana perbaikan tersebut dilakukan
6. Who
Siapa ? Menjelaskan siapa penanggung jawab pelaksanaan
perlunya dilakukan perbaikan .
bagaimana cara melakukan perbaikannya.
Tersebut ( rentang waktu yang digunakan )
perbaikan tersebut (P.I.C.).
7. How Much Berapa rencana ( benefit / effort )
Menjelaskan bila ada rencana

Pengeluaran biaya / keberhasilan untuk melaksanakan perbaikan.
BPMMT
Format Penulisan Rencana Perbaikan
NO
AKAR PENYEBAB
DOMINAN
Pokok Bahasan
WHY
Mengapa Perlunya
Dilakukan Perbaikan
WHAT
Ide Solusi
HOW
WHEN
WHERE
WHO
Cara Penerapan
Waktu
Pelaksanaan
Lokasi
P.I.C
HOW
MUCH
Biaya/t
target
10
BPMMT
5. MELAKSANAKAN
PERBAIKAN
Lakukan atau kerjakan perbaikan dengan benar sesuai dengan rencana yang
telah ditetapkan pada Langkah ke 4, pelaksanaannya dilakukan oleh anggota
kelompok QCC sendiri.
Penulisan laporan pelaksanaan perbaikan berpedoman pada 4W-2H.
1. How
Bagaimana caranya ? Menjelaskan secara jelas bagaimana
2. What
3. When
Apa hasilnya ? Menjelaskan bagaimana hasil perbaikannya.
solusi itu dilaksanakan.
Kapan ? Menjelaskan kapan mulai dilaksanakan perbaikan

dan kapan berakhirnya
4. Where
5. Who
Dimana ? Menjelasakan dimana perbaikan tersebut dilakukan

Siapa Pelaksana ? Menjelaskan siapa yang melaksanakan
perbaikan tersebut.
6. How Much Berapa biayanya ?
Menjelaskan bila ada pengeluaran biaya

riil dalam pelaksanaan perbaikan.
Selama melaksanakan Perbaikan, gunakan kembali Check-sheet untuk

pengumpulan data-data hasil dari pelaksanaan perbaikan.
11
BPMMT
Format penulisan laporan pelaksanaan perbaikan sesuai kenyataan

yang sebenarnya dilapangan.
NO
AKAR PENYEBAB
DOMINAN
HOW
WHAT
WHEN
WHERE
WHO
Pokok Bahasan
Cara Penerapan
Apa/bagaimana
hasilnya
Waktu
Pelaksanaan
HOW
MUCH
Lokasi
Pelaksana
Biaya
12
BPMMT
6. MENELITI HASIL
Berdasarkan pengumpulan data hasil pelaksanaan perbaikan, kemudian
dibandingkan dengan data-data sebelum perbaikan dari data Langkah 1,
untuk melihat secara langsung apakah ada dampak atau pengaruhnya
dengan tindakan perbaikan tersebut.
Gambarkan grafik perbandingan untuk melihat dampaknya :
1. Bila dianggap perlu tampilkan perbandingan Flow of proses sebelum dan
setelah perbaikan
2. Bandingkan pencapaian Target yang ditetapkan pada langkah 1 dengan
hasil pelaksanaan perbaikan yang telah dicapai.
3. Bandingkan Grafik sebelum perbaikan dengan setelah perbaikan, secara
jelas akan terlihat tren perubahan yang cenderung membaik.
4. Bandingkan Diagram Pareto sebelum perbaikan dengan setelah
perbaikan, secara langsung akan terlihat pergeseran prioritas masalah dan
penurunan jumlah data persoalan, gambarkan dengan skala yang sama.
13
BPMMT
1. Gambarkan Flow of Proses sebelum dan setelah perubahan.

Bila dianggap perlu dan jika ada perubahan / perbaikan proses atau SOP,
Gambarkan flow of proses sebelum dan setelah perbaikan agar secara jelas
dapat terlihat perbandingannya yang mempengaruhi hasil kinerja kita.
2. Grafik pencapaian Target :
Gambarkan grafik Target yang diharapkan dibandingkan dengan Target
yang dicapai, untuk menunjukan dampak dari perbaikan yang dilakukan.
Proses QCC
Setelah QCC
40
TARGET
60
40
30
20
20
10
10
0
JAN
FEB
MRT
APR
MEI
JUN
JUL
Percent
59
20
16
16
10
Percent
59
20
16
20
21
86 %
30
35 %
50
77 %
Sebelum QCC
8%
70
35
14
BPMMT
3. Gambarkan Garfik sebelum dan setelah perbaikan.

Grafik ini menunjukan/menggambarkan secara time series data sebelum
perbaikan hingga data setelah perbaikan yang menunjukan hasil perbaikan
yang dilakukan, jadi datanya harus dimonitoring terus sampai pelaksanaan
langkah 5 selesai.
2. Grafik Persentase Keterlambatan
Juml. PO.
1. Grafik Terlambat Proses PO.

200
Sebelum QCC
Proses QCC
Setelah QCC
% 80%
Sebelum QCC
Proses QCC
Setelah QCC
70%
60%
50%
40%
30%
20%
150
100
50
10%
0
JAN
FEB
MRT APR
Tlambat
95
19
20
Tepat
65
74
109
MEI
JUN
JUL
22
17
X
4
89
65
124
64
94
0%
Percent
PO. Terlambat
JAN
FEB
MRT
APR
MEI
59%
20%
16%
20%
95
19
20
22
21%
JUN
3%
JUL
6%
5%
17
15
BPMMT
4. Gambarkan Diagram Pareto sebelum dan setelah perbaikan.

Pembuatan diagram Pareto setelah perbaikan, data-data dari semua permasalahan pada langkah 1 harus dimonitoring sampai dengan pelaksanaan
perbaikan langkah 5 selesai, jadi tidak lagi menggunakan data-data yang
lama, sehingga perbandingan diagram Pareto akan terlihat.
PERBANDINGAN DIAGRAM PARETO
2.000
N = 2.000
Pareto
Masalah
Pareto
Masalah
100 %
95 %
1.750
85 %
1.500
dampak
dari
perbaikan
75 %
70 %
1.250
1.000
50 %
1.000
N = 1.000
100 %
45 %
750
85 %
750
95 %
75 %
70 %
500
25 %
50 %
500
45 %
Pareto sebelum perbaikan
0%
150
100
50
Lain-lain
250
Target
CMO tidak
tercapai
450
Proses
pembuatan
PO lama
PK
sering
terlambat
Over Due
< 30 hari di
atas target
100
Lain-lain
0%
200
Target
CMO tidak
tercapai
300
PK
sering
terlambat
Over Due
< 30 hari di
atas target
500
Proses
900
Proses
pembuatan
PO lama
25 %
250
Proses
250
Pareto setelah perbaikan
16
BPMMT
7. STANDARISASI
Apabila dari evaluasi hasil pada langkah 6, ternyata Target yang ditetapkan
tercapai serta dari Grafik dan perbandingan Diagram Pareto terlihat adanya
perbedaan yang signifikan, berarti perbaikan yang dilakukan telah berhasil.
Maka pelaksanaan perbaikan pada langkah 5 yang telah dilakukan, harus
dijadikan standarisasi atau dibakukan.
Standarisasi diperlukan untuk mencegah timbulnya
kembali masalah yang sama dan untuk meningkatkan
standar
: narasi dan flowchart
1.
Standarkerja
prosesyang
dalamada
bentuk
2. Standar hasil yang harus dicapai untuk masing-masing proses
3. Standar peralatan yang harus dipakai
4. Standar safety tools yang harus dipakai
Standarisasi yang telah ditetapkan sebagai standard kerja baru harus :
1. Disetujui dan ditandatangani oleh yang berwenang / pimpinan Cabang.
2. Disosialisasikan kepada semua anggota GKM yang terlibat dan secara
konsisten dilaksanakan sepenuhnya.
3. Dibuat tertulis dengan huruf yang besar pada kertas karton seukuran A4
dan ditempel sementara dilokasi kerja sebagai pedoman kerja baru.
4. Hasil perbaikan di Monitoring terus selama 8 12 bulan.
Jelaskan manfaat perbaikan ditinjau dari
QCDSMP :
17
BPMMT
8. RENCANA BERIKUT
Lihat Langkah ke 6, ambil data dan diagram Pareto setelah perbaikan
untuk menentukan proyek / tema perbaikan berikutnya.
N = 1.000
Pareto
Masalah
100 %
1.000
95 %
Tema / Proyek
perbaikan GKM berikut
85 %
75 %
750
70 %
500
50 %
45 %
25 %
100
0%
50
Lain-lain
150
Target
CMO tidak
tercapai
250
PK
sering
terlambat
Over Due
< 30 hari di
atas target
450
Proses
Proses
pembuatan
PO lama
250
MEMPERCEPAT PROSES
PENYELESAIAN PERMOHONAN
KREDIT KENASABAH
- Jelaskan alasan penetapan tema.
- Pengaruh pada QCDSM/P
- Buat jadwal rencana dan aktual
kegiatan
18
BPMMT
JADWAL KEGIATAN BERIKUT

JADWAL RENCANA KEGIATAN DAN REALISASI
KEGIATAN
BULAN
BULAN
BULAN
BULAN
1. . Menentukan Tema & Target
2. Menganalisa Penyebab Masalah

3. Menentukan Penyebab Dominan
4. Merencanakan Perbaikan
D
C
A
5. Melaksanaan Perbaikan
6. Evaluasi Hasil
7. Standarisasi
8. Rencana Berikut
Rencana :
Realisasi :
MULAI LAGI DENGAN PENERAPAN PDCA LANGKAH 1 SAMPAI LANGKAH 8

19

PDCA 8 Langkah

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

PDCA 8 Langkah

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BPMMT

BADAN PEMBINA MANAGEMENT MUTU TERPADU

BADAN PEMBINA MANAGEMENT MUTU TERPADU

Identifikasi Masalah &

Meneliti Hasil dan

8 Langkah Perbaikan dan 7 Alat Statistik

1. Menentukan Tema &

5. Evaluasi Hasil Perbaikan

7 Alat Bantu Statistik

PEMBUATAN JADWAL KEGIATAN

1. Menentukan Tema & Target

2. Menganalisa Penyebab Masalah

1. Menetukan Tema, dan Sasaran

1.a. Lakukan Brainstorming atau instruksi atasan untuk

GKM sarana untuk

b. Buat Check-Sheet untuk pengumpulan data dan

2.a. Menentukan Prioritas Masalah.

2. Buat tabel gabungan tersebut no.1. untuk membuat

Memilih satu yang

b. Menetapkan Tema Perbaikan.

Daftarkan Tema ini ke BP MMT

Alasan Pemilihan Tema.

3. Data Pendukung Tema.

Data untuk pembuatan Grafik diambil dari

Gambarkan Grafik yang sesuai kebutuhan

Dengan membuat dan melihat grafik, akan memperjelas gambaran

Contoh grafik Pendukung atas Tema yang dipilih.

1. Grafik Terlambat Proses P.O.

2. Grafik Persentase Terlambat

: Ukuran keberhasilan harus dirumuskan dengan jelas

: Ukuran keberhasilan harus dapat membuat orang merasa tertantang,

: Ukuran keberhasilan harus masuk di akal tetapi masih dapat

: Waktu pencapaian harus sudah ditentukan dari awal sebagai acuan

Gambarkan dengan grafik

1.a. Lakukan Brainstorming untuk mengumpulkan penyebabpenyebab terjadinya masalah / akibat.

- Kelompokkan menurut Faktor-faktor 4M-1E.

Faktor 4M 1E tidak mutlak

b. Gambar diagram Sebab Akibat, tuliskan hasil pengelompokkan

Yang dilingkari tersebut diperkirakan merupakan

3. MENENTUKAN PENYEBAB DOMINAN

No. urutan Perbaikan

1. Tidak mengikuti SOP persyaratan

Dari urutan Penyebab Dominan dibuat rencana perbaikan dengan

Apa solusinya ? Menjelaskan ide perbaikan yang akan dilakukan.

Mengapa demikian ? Menjelaskan mengapa tujuan

Bagaimana caranya ? Menjelaskan secara jelas detail

Kapan ? Menjelaskan kapan mulai dilaksanakan perbaikan

Dimana ? Menjelasakan dimana perbaikan tersebut dilakukan

Siapa ? Menjelaskan siapa penanggung jawab pelaksanaan

perlunya dilakukan perbaikan .

bagaimana cara melakukan perbaikannya.

Tersebut ( rentang waktu yang digunakan )

perbaikan tersebut (P.I.C.).

7. How Much Berapa rencana ( benefit / effort )

Menjelaskan bila ada rencana

Format Penulisan Rencana Perbaikan

Bagaimana caranya ? Menjelaskan secara jelas bagaimana

Apa hasilnya ? Menjelaskan bagaimana hasil perbaikannya.

solusi itu dilaksanakan.

Kapan ? Menjelaskan kapan mulai dilaksanakan perbaikan

Dimana ? Menjelasakan dimana perbaikan tersebut dilakukan

6. How Much Berapa biayanya ?

Menjelaskan bila ada pengeluaran biaya

Selama melaksanakan Perbaikan, gunakan kembali Check-sheet untuk