PELATIHAN ADMINISTRASI

&
MANAGEMEN ORGANISASI

PCNU KAB. BLITAR

TAHUN 2022

1
 ADMINISTRASI
SURAT MENYURAT NAHDLATUL ULAMA
PCNU KAB BLITAR

A. Seberapa penting Administrasi buat nahdlatul ulama?

Latar Belakang Membuat Administrasi :
• Dokumen yang berserakan
• Laporan kegiatan yang tidak terjilid
• Dokumen yang sering hilang
• Nomor surat tidak urut
• Tidak ada dokumen pendukung kegiatan

B. Tujuan dibuat AdminIstrasi:

ž Agar mempermudah dalam hal pencarian data Kegiatan sesuai dengan nomor urut kegiatan/
surat dalam rangka tertib administrasi disegala kegiatan.
ž Sebagai Bukti Identitas Organisasi.

C. ASPEK ADMINISTRASI
1. Surat Biasa :
Surat –surat yang dikirim dan diterima tanpa kekhususan tertentu.
a. Surat Rutin, b. Surat Pengantar, c. Surat Keterangan
2. Surat Khusus (Penting) :
Surat –surat dikeluarkan oleh organisasi karena keperluan khusus.
A. Surat Keputusan, B. Surat Pengesahan, C. Surat Pengangkatan, D. Surat Rekomendasi
E. Surat Perjanjian
F. Surat Instruksi
G. Surat Mandat

D. FORMAT SURAT
Kop surat :
ž Kertas yang digunakan ukuran A4, berwarna putih, diutamakan jenis HVS 70 gram.
ž KOP Surat : huruf cetak warna hijau
ž Lambang NU dibagian atas sebelah kiri.
ž Tulisan Pengurus Nahdlatul Ulama sesuai tingkatan (PC, PR) dan sejajar dengan lambang NU.
ž Aalamat lengkap, kode pos, nomor telepon dan/atau faksimile, serta website dan email (jika
ada)
ž Garis tebal panjang yang melintang berwarna hijau ada di bawah alamat kantor/sekretariat.
ž Tulisan Lembaga diawali dengan tulisan tingkat kepengurusan NU.

2
D. PENOMORAN SURAT

Nomor : 359/PC/A-II/L-23/X/2020
ž Kolom 1 : Nomor surat dimulai dari pergantian pengurus.
ž Kolom 2 : Singkatan dari tingkatan organisasi yang mengirim
ž (PW, PC, MWC, PR)
ž Kolom 3 : Kode klasifikasi surat
ž (Syuriyah : Syur, Tanfidziyah : Tanf, Surat rutin : A.1, Surat khusus : A.II)
ž Kolom 4 : Kode indeks tingkatan organisasi
ž (lihat revisi POA PWNU Jawa Timur Bab V tentang Nomor Indeks Pasal 15)
ž Kolom 5 : Bulan memakai angka romawi
ž Kolom 6 : Tahun ditulis angka romawi

E. TANDA TANGAN
ž Surat rutin Syuriyah ditandatangani oleh Rais atau Wakil Rais dengan Katib atau Wakil Katib.
ž Surat rutin Tanfidziyah ditandatangani oleh Ketua atau Wakil Ketua dengan Sekretaris atau
Wakil Sekretaris.
ž Surat Penting, ditandatangani oleh salah satu seorang unsur Syuriyah (Rais, Katib atau Wakil
Katib) dengan dua unsur Tanfidziyah (Ketua atau Wakil Ketua, Sekretaris atau Wakil
Sekretaris).
ž Surat Sangat Penting ditandatangani oleh 4 (empat) unsur : Rais atau Wakil Rais, Katib atau
Wakil Katib, Ketua atau wakil Ketua, Sekretaris atau Wakil Sekretaris).
ž Setiap surat yang dikeluarkan oleh Lembaga kepada instansi luar yang berkaitan dengan
keuangan atau mengikat dalam suatu perjanjian dengan pihak lain harus disertai dengan
tanda tangan Pengurus Nahdlatul Ulama sesuai dengan tingkatannya.

F. STEMPEL

G. Perlengkapan ruangan :

ž Papan Pengumuman
ž Papan Data
ž Papan Agenda Kegiatan
ž Struktur Organisasi
ž Foto Presiden, Wapres dan Garuda
ž Bendera Merah Putih
3
 ž Bendera NU

H. KELENGKAPAN Administrasi :
ž BUKU AGENDA
ž BUKU NOTULEN
ž BUKU EKSPEDISI
ž BUKU TAMU
ž BUKU DAFTAR INVENTARIS
ž BUKU KAS
ž BUKU KEGIATAN HARIAN
ž BUKU INDUK ANGGOTA

ontoh Contoh

CONTOH SURAT

4
 MATERI MANAGEMEN KEUANGAN ORGANISASI
PENGURUS RANTING NAHDLATUL ULAMA KABUPATEN BLITAR
TAHUN 2022
A. PENGERTIAN MANAGEMEN KEUANGAN
Managemen keuangan organisasi adalah kegiatan perencanaan , pengelolaan,
penyimpanan serta pengendalian dana dan asset yang dimiliki oleh suatu organisasi.
Pengelolaan keuangan harus di rencanakan dengan matang agar tidak timbul
masalah dikemudian hari. Sebuah Organisasi nonprofit sangat penting melakukan
perencanaan keuangan yang baik. Selain solidaritas, untuk mengembangkan
organisasi diperlukan kemampuan mengelola keuangan organisasi yang baik dan
efektif. Bagaimanapun juga manajemen keuangan akan mempengaruhi maju atau
mundurnya suatu organisasi. Dengan manajemen yang baik, semua rencana akan
dapat dijalankan dengan lancar.
B. TUJUAN ADANYA MANAGEMEN KEUANGAN
Managemen keuangan harus memiliki tujuan yang jelas, ada beberapa tujuan
managemen keuangan organisasi;
1. Menjaga arus kas
2. Memaksimalkan keuangan organisasi
3. Meningkatkan efisiensi
4. Mengurangi risiko operasional
5. Memastikan kelangsungan organisasi

C. LANGKAH –LANGKAH DALAM MANAGEMEN KEUANGAN

1. Buat anggaran untuk setiap programkegiatan
Sebelumnya sebuah organisasi sudah sudah menyusun kegiatan yang akan
dilakukan dan merencanakan sumber pendanaan. Cara mengelola keuangan
dalam organisasi selanjutnya adalah dengan menentukan anggaran untuk tiap-
tiap kegiatan. Pastikan anda membuat perhitungan yang tepat seberapa besar
budget untuk melaksanakan tiap kegiatan.
2. Buat catatan keuangan sederhana
Dalam mewujudkan pencatatan yang sesuai sistem, rapi, terperinci dan berkala,
digunakan beberapa jenis dari buku kas. Buku kas umum biasanya terdiri dari
buku kas masuk dan juga keluar.
3. Administrasi dan dokumentasi pelaksanaan
Terdapat dua pengertian dokumentasi atau documentation. Pertama, yaitu
menyuguhkan informasi atau bukti resmi yang berguna untuk catatan. Kedua,
sebagai upaya mencatat dan mengkategorikan suatu informasi dalam bentuk
tulisan, foto, video, dll.
4. Kelola cash flow
Dari jumlah donatur yang sudah ada, sebaiknya kita temukan donatur mana yang
berkontribusi lebih banyak. Mencoba menemukan karateristik donatur yang akan
dijadikan focus untuk dana pemasukan organisasi selanjutnya.
D. PERENCANAAN KEUANGAN
5
 Dalam menyusun kegiatan dan anggaran memang harus dilakukan diawal periode
kepengurusan, hal ini akan membantu jalannya organisasi lebih baik. Penyusunan
rencana anggaran belanja organisasi dapat menggunakan format sebagaimana dalam
lampiran 2.

E. LAPORAN
Dalam setiap kegiatan yang telah dilaksanakan, maka perlu disusun laporan
keuangan yang bisa menunjukkan hasil perolehan dana, sumber dana dan
realisasi.bentuk laporan keuangan dapat dilihat pada lampiran 3

Lampiran 1.
BUKU KAS UMUM
PENGURUS RANTING NAHDLATUL ULAMA’
JATINOM KANIGORO
Bulan :-------------------
Tahun :-------------------

No Tanggal Uraian pemasukan pengeluara Saldo

n
1. 11/2/2022 Sisa saldo Rp. Rp. Rp.
bulan----------
2. Terima uang
dari
3.

4.

5.

6.

Blitar, …………………….2022

Mengetahui,
Ketua PR NU Desa………….. Bendahara,

(-----------------------------------) (----------------------------------)

6
Lampiran 2

RENCANA ANGGARAN DAN BELANJA

PENGURUS RANTING NAHDLATUL ULAMA’
JATINOM KANIGORO
TAHUN 2022

NO NAMA KEGIATAN URAIAN BIAYA KETERANGAN

KEBUTUHAN
1. Pelantikan secretariat;
pengurus ranting
NU
Cetak undangan Rp. 100000 swadaya

Beli tinta Print

konsumsi

Undangan vip Rp. 250000 Swadaya dari

ibu muslimat
Undangan Rp. 2000.000 Swadaya dari
umum warga NU

Perlengkapan
Sewa kursi

Sewa Terop

JUMLAH Rp. -----------

Blitar, …………………….2022

Mengetahui,
Ketua PR NU Desa………….. Bendahara,

(-----------------------------------) (----------------------------------)

7
Lampiran 3

LAPORAN KEUANGAN
KEGIATAN--------------------------------------
PENGURUS RANTING NAHDLATUL ULAMA
JATINOM –KANIGORO
TAHUN 2022
No Uraian kebutuhan Debet Kredit Saldo

1. Pemasukan

terima dana dari-----

2. Pengeluaran

Konsumsi

Secretariat

3. Saldo Akhir Rp. ----------

Blitar, …………………….2022

Mengetahui,
Ketua PR NU Desa………….. Bendahara,

(-----------------------------------) (----------------------------------)