13.
APPROVAL, VERIFIKASI &
SERTIFIKASI
MEKANISME APPROVAL & SERTIFIKASI
Menyempurnakan SSP
Amandemen SSP Re-Approval SSP
Surveillance
Mempertahankan ISSC
Endorsement ISSC
ISPS Code for CSO Training
PROCESS FOR ISSUING INTERNATIONAL SHIP SECURITY CERT. (ISSC) PERMANENT
ISSUE ISSC
VERIFICATION REPORT
PERMANENT
ISPS Code for CSO Training
APLIKASI / PERMOHONAN
• Menggunakan :
– Form ‘Application for SSP Approval, Verification & Certification
Shipboard Security System’ (F.280-2004)
– Untuk pemohonan approval SSP dilengkapi dengan
‘Questionnaire for SSP Approval’ (F.281-2004)
– Untuk permohonan verifikasi & sertifikasi dilengkapi dengan
‘Questionnaire for Shipboard Security Verification (F.282-2004)
• Aplikasi harus jelas siapa pemohon, yang membayar dan
tanda-tangan pemohon
• Permohonan dapat diajukan melalui kantor cabang atau
kantor pusat.
ISPS Code for CSO Training
SSP APPROVAL
• SSP Approval adalah proses persetujuan kesesuaian dokumen SSP
dengan persyaratan ISPS Code (Part A & B) dan SOLAS XI-2
• ‘Company’ harus menyampaikan :
– Surat Permohonan (F.280-2004 & F.281-2004)
– Laporan SSA + Dokumen SSP + General Arrangement (semua 2 set)
– Sertifikat kompetensi CSO
– Sertifikat DOC & SMC (endorsement terakhir)
• Team Auditor melakukan document review SSA dan SSP dengan
menggunakan ‘SSP Document Review Report (F.284-2004)’
• Referensi approval sesuai ISPS Code Part A dan B
• Apabila ditemukan deficiency(s), maka dokumen SSA/SSP
dikembalikan kepada ‘Company’ dengan melampirkan ‘SSP
Document Review Report (F.284-2004) dengan penjelasan
kekurangan dari SSP.
• ‘Company’ harus mengirimkan kembali SSP yang sudah diperbaiki ke
Team Auditor ybs melalui Divisi Statutoria.
• SSP yang sudah memenuhi persyaratan ISPS Code, maka
dinyatakan ‘Approved’ dengan memberi status ‘in compliance’ pada
‘SSP Doc Review Report’ dan memberi stempel pada manual SSP
ISPS Code for CSO Training
APPROVAL SSP
ISPS Code for CSO Training
VERIFIKASI
ISPS Code for CSO Training
VERIFIKASI INTERNAL
ISPS Code for CSO Training
VERIFIKASI INTERNAL
ISPS Code for CSO Training
VERIFIKASI EKTERNAL
12 BULAN 6 BULAN
0 1 2 3 4 5
ISPS Code for CSO Training
VERIFIKASI EKSTERNAL
• Audit awal mengverifikasi pemenuhan thd
Bukti review/revisi SSA & SSP yang disetujui
ada di kapal
sistem keamanan berjalan efektif
Semua peralatan keamanan berfungsi
Telah melaksanakan internal audit
Rekomendasi yang ada telah dilaksanakan
Dua jenis aktivitas untuk training dan drill
ISPS Code for CSO Training
VERIFIKASI EKSTERNAL
ISPS Code for CSO Training
VERIFIKASI EKSTERNAL
• Setiap temuan Major NC:
Lakukan tindakan menurunkan major jadi
minor NC
Terpenuhi sebelum kapal berlayar
Tindakan perbaikan/pencegahan disepakati
perusahaan & auditor sesuai jadwal
Audit tambahan untuk efektifitas pelaksanaan
tindakan tsb
• Sertifikat dapat diendorse setelah kesepakatan
tercapai
ISPS Code for CSO Training
Penilaian Ulang (Pasal 36)
ISPS Code for CSO Training
LAPORAN AUDIT
• Menyusun Perbaikan (Correction), Root Cause
Analysis dan Corective Action Plan
• Perrbaikan: Tanggapan atas hasil temuan NC yang
dapat langsung dikerjakan
• RCA dan CAP : Mencari akar masalah untuk
menyusun rencana tindakan perbaikan
• Rencana tindakan perbaikan akan menjadi materi
menutup NC
• Efektivitas pelaksanaan tindakan perbaikan akan
diperiksa pada audit berikutnya
• Lihat contoh
ISPS Code for CSO Training
SERTIFIKASI
• ISSC : International Ship Security Certificate
• ISSC diterbitkan oleh Pemerintah atau RSO yang ditunjuk
Sertifikat Masa Diterbitkan Persyaratan
Berlaku Oleh
ISSC 5 tahun Pemerintah • SSP telah diapproved
Permanen • Telah dilakukan Initial/Renewal Verification.
• Tidak ada Security Non Conformity (SNC) yang
terbuka
ISSC Short 5 bulan BKI • SSP telah diapproved
Term • Telah dilakukan Initial/Renewal Verification.
• Tidak ada Security Non Conformity (SNC) yang
terbuka
• Dapat diperpanjang, apabila ISSC Permanen
belum terbit
ISSC 6 bulan BKI • SSP telah diapproved
Interim • Telah dilakukan Interim Verification
• Tidak dapat diperpanjang.
ISPS Code for CSO Training
Sertifikasi
• ISSC diterbitkan setelah dilaksanakan Verifikasi Initial
atau Verifikasi Renewal
• Verifikasi Renewal dilaksanakan 6 bulan sebelum
habisnya sertifikat ISSC.
5 thn 5 thn
3 bln 3 bln 3 bln
Th #5
Th #5
3 bln 5 thn
Th #5
ISPS Code for CSO Training
Sertifikasi
ISPS Code for CSO Training
Sertifikat Interim
• Setelah 1 Juli 2004, Sertifikat Interim dapat diterbitkan untuk :
– Kapal yg belum memiliki sertifikat,
– Kapal transfer ganti bendera
– Kapal yang ganti perusahaan, yang sebelumnya belum mengoperasikan
kapal tersebut.
• Sertifikat Interim hanya dapat diterbitkan oleh Pemerintah atau
RSO, setelah dipenuhinya persyaratan verifikasi meliputi :
– SSA dilengkapi
– SSP dilengkapi & telah disetujui serta siap /sedang diimplementasikan
– Kapal dilengkapi Ship Security Alert System
– CSO telah menjamin SSP sesuai Code, disetujui Pemerintah dan
diterapkan, termasuk rencana drill, pelatihan & internal audit
– Merencanakan persiapan Verifikasi Initial
– Nakhoda & personil kapal tahu tugas & tanggung jawabnya dalam hal
keamanan kapal
– SSO sesuai dengan persyaratan Code
• Sertifikat Interim berlaku untuk 6 bulan.
ISPS Code for CSO Training
Penggantian Bendera (Pasal 39)
ISPS Code for CSO Training
Menindaklanjuti Audit Security
ISPS Code for CSO Training
Menindaklanjuti Audit Security
ISPS Code for CSO Training
Corrective Action
ISPS Code for CSO Training
Root Cause Analysis
ISPS Code for CSO Training
Tugas CSO belum sepenuhnya dilakukan sesuai Pasal 16 PM 134/2016
Objective evidence:
SSO tidak tahu siapa dan cara menghubungi CSO