BAB 13.

APPROVAL, VERIFIKASI &

SERTIFIKASI
MEKANISME APPROVAL & SERTIFIKASI

Company ADM atau RSO

Aplikasi
Menunjuk CSO & SSO
Melaksanakan SSA Doc. Review SSA & SSP
Menyusun SSP Approval SSP

Menerapkan SSP Verifikasi Initial

Menerbitkan ISSC

Menyempurnakan SSP
Amandemen SSP Re-Approval SSP

Surveillance
Mempertahankan ISSC
Endorsement ISSC

CSO Training # 40 (9-11 Oktober 2023)

 PROCESS FOR ISSUING
INTERNATIONAL SHIP SECURITY CERT. (ISSC) PERMANENT

BKI FLAG STATE

COMPANY APPOINT RSO
APPLICATION TO BKI
Appoint CSO (Acc to Decree
& SSO Letter No.
ISPS A/11.1 ISPS A/12.1 KL.93/1/9-04)
SUBMITT SSA & SSP
ISPS A/4.3
Conduct Ship
Security Assesment DOCUMENT REVIEW
(SSA) (SSA & SSP)
ISPS A/8 CORRECTIVE
N
COMPLY ?
On Scene ACTION
Security Survey Y
ISPS A/8.4 APPROVAL
Prepare Ship ISPS A/9.2
Security Plan
(SSP) VERIFICATION Witness
ISPS A/19.1.1.1
ISPS A/9.4
CORRECTIVE Y ANY
ACTION NC
Implementation N

ISSUE SHORT TERM CERT

ISSUE ISSC
VERIFICATION REPORT
PERMANENT
 APLIKASI / PERMOHONAN

• Menggunakan :
– Form ‘Application for SSP Approval, Verification & Certification
Shipboard Security System’ (F.280-2004)
– Untuk pemohonan approval SSP dilengkapi dengan
‘Questionnaire for SSP Approval’ (F.281-2004)
– Untuk permohonan verifikasi & sertifikasi dilengkapi dengan
‘Questionnaire for Shipboard Security Verification (F.282-2004)
• Aplikasi harus jelas siapa pemohon, yang membayar dan
tanda-tangan pemohon
• Permohonan dapat diajukan melalui kantor cabang atau
kantor pusat.

CSO Training # 40 (9-11 Oktober 2023)

 SSP APPROVAL
• SSP Approval adalah proses persetujuan kesesuaian dokumen SSP
dengan persyaratan ISPS Code (Part A & B) dan SOLAS XI-2
• ‘Company’ harus menyampaikan :
– Surat Permohonan (F.280-2004 & F.281-2004)
– Laporan SSA + Dokumen SSP + General Arrangement (semua 2 set)
– Sertifikat kompetensi CSO
– Sertifikat DOC & SMC (endorsement terakhir)
• Team Auditor melakukan document review SSA dan SSP dengan
menggunakan ‘SSP Document Review Report (F.284-2004)’
• Referensi approval sesuai ISPS Code Part A dan B
• Apabila ditemukan deficiency(s), maka dokumen SSA/SSP
dikembalikan kepada ‘Company’ dengan melampirkan ‘SSP
Document Review Report (F.284-2004) dengan penjelasan
kekurangan dari SSP.
• ‘Company’ harus mengirimkan kembali SSP yang sudah diperbaiki ke
Team Auditor ybs melalui Divisi Statutoria.
• SSP yang sudah memenuhi persyaratan ISPS Code, maka
dinyatakan ‘Approved’ dengan memberi status ‘in compliance’ pada
‘SSP Doc Review Report’ dan memberi stempel pada manual SSP

CSO Training # 40 (9-11 Oktober 2023)

 APPROVAL SSP

• Jika memenuhi persyaratan, kedua set SSP akan

distempel ‘Approved’ sesuai contoh berikut :

BIRO KLASIFIKASI INDONESIA

Under the authority of the Government of the Republic Indonesia
APPROVED
For compliance with the Regulation of the International Convention for the Safety of
Life at Sea 1974 (as amended) with respect to Chapter XI-2 and ISPS Code

Date………………………….……… Signature …………………………………..

Appr. No. …………………………… Name ………………………………………

Cover Sheet + Content (Daftar Isi) Setiap lembar SSP

CSO Training # 40 (9-11 Oktober 2023)

 VERIFIKASI

• Verifikasi dapat dilaksanakan hanya ketika kapal

dalam kondisi beroperasi dan diawaki sesuai
dengan Safe Manning Certificate.
• Verifikasi tidak dapat dilaksanakan, apabila :
– Kapal dalam kondisi docking, laid up atau
dalam status SL 3
– SSP belum diapproved (initial)
• Verifikasi dapat dilaksanakan saat kapal dalam
status SL 1 atau 2. Jika terjadi perubahan ke SL
3, maka Auditor memberitahukan Company /
Agent untuk menunda pelaksanaan verifikasi

CSO Training # 40 (9-11 Oktober 2023)

 VERIFIKASI INTERNAL

• Perusahaan wajib melaksanakan internal audit minimal

1x/12 bulan
• Audit dilaksanakan oleh auditor internal yg memiliki
kemampuan dan pengetahuan sbg auditor dan auditor
internal dari pihak luar tidak diakui (Pasal 28)
• CSO membuat rencana internal audit dan mengendalikan
pelaksanaannya hingga pelaporannya.
• Lingkup audit Part A ISPS Code, SOLAS Chapter XI-2,
SSP
• Review efektifitas pelaksanaan CA audit terakhir (internal
& eksternal)

CSO Training # 40 (9-11 Oktober 2023)

 VERIFIKASI INTERNAL

• Prosedur Internal Audit harus ditetapkan.

• CSO membuat rencana internal audit dan
mengendalikan pelaksanaannya hingga
pelaporannya.
• Kendali ketidak-sesuaian hasil dari internal audit
dan tindakan perbaikannya dikendalikan oleh
CSO dan SSO mengendalikan ketidak-sesuaian
pada kapal masing-masing
• Internal Auditor harus independen dari obyek
yang diperiksa

CSO Training # 40 (9-11 Oktober 2023)

 VERIFIKASI EKTERNAL
• Setiap kapal yang terkena code ini wajib dilakukan
verifikasi :
– Verifikasi Initial
– Verifikasi Renewal
– Verifikasi Intermediate
– Verifikasi Tambahan (ditetapkan Pemerintah)
• Verifikasi dilakukan oleh Pemerintah atau Badan
Klasifikasi Nasional yang ditunjuk (Maksudnya: PT. BKI).
• Pemilik kapal wajib menghadirkan Nakhoda, awak kapal,
CSO dan SSO saat verifikasi (Pasal 31 ayat 6 dan 7)

12 BULAN 6 BULAN
0 1 2 3 4 5
CSO Training # 40 (9-11 Oktober 2023)
 VERIFIKASI EKSTERNAL
• Audit awal mengverifikasi pemenuhan thd
 Bukti review/revisi SSA & SSP yang disetujui
ada di kapal
 sistem keamanan berjalan efektif
 Semua peralatan keamanan berfungsi
 Telah melaksanakan internal audit
 Rekomendasi yang ada telah dilaksanakan
 Dua jenis aktivitas untuk training dan drill

CSO Training # 40 (9-11 Oktober 2023)

 VERIFIKASI EKSTERNAL

• Audit antara dan pembaruan, mengverifikasi

Ruang lingkup pemenuhan audit awal
Melaksanakan exercise
Telah dilaksanakan audit sebelumnya dan
temuan telah ditindaklanjuti

CSO Training # 40 (9-11 Oktober 2023)

 VERIFIKASI EKSTERNAL
• Setiap temuan Major NC:
 Lakukan tindakan menurunkan major jadi
minor NC
 Terpenuhi sebelum kapal berlayar
 Tindakan perbaikan/pencegahan disepakati
perusahaan & auditor sesuai jadwal
 Audit tambahan untuk efektifitas pelaksanaan
tindakan tsb
• Sertifikat dapat diendorse setelah kesepakatan
tercapai

CSO Training # 40 (9-11 Oktober 2023)

 Penilaian Ulang (Pasal 36)

• Terjadi perubahan konstruksi kapal

• Terjadinya gangguan keamanan yang luar
biasa karena tidak dilaksanakannya prosedur
SSP sehingga mengakibatkan terganggunya
operasional kapal
• Hasil penilaian ulang akan diterbitkan short
term certificate

CSO Training # 40 (9-11 Oktober 2023)

 LAPORAN AUDIT
• Menyusun Perbaikan (Correction), Root Cause
Analysis dan Corective Action Plan
• Perrbaikan: Tanggapan atas hasil temuan NC yang
dapat langsung dikerjakan
• RCA dan CAP : Mencari akar masalah untuk
menyusun rencana tindakan perbaikan
• Rencana tindakan perbaikan akan menjadi materi
menutup NC
• Efektivitas pelaksanaan tindakan perbaikan akan
diperiksa pada audit berikutnya
• Lihat contoh
CSO Training # 40 (9-11 Oktober 2023)
 SERTIFIKASI
• ISSC : International Ship Security Certificate
• ISSC diterbitkan oleh Pemerintah atau RSO yang ditunjuk
Sertifikat Masa Diterbitkan Persyaratan
Berlaku Oleh
ISSC 5 tahun Pemerintah • SSP telah diapproved
Permanen • Telah dilakukan Initial/Renewal Verification.
• Tidak ada Security Non Conformity (SNC) yang
terbuka
ISSC Short 5 bulan BKI • SSP telah diapproved
Term • Telah dilakukan Initial/Renewal Verification.
• Tidak ada Security Non Conformity (SNC) yang
terbuka
• Dapat diperpanjang, apabila ISSC Permanen
belum terbit
ISSC 6 bulan BKI • SSP telah diapproved
Interim • Telah dilakukan Interim Verification
• Tidak dapat diperpanjang.

CSO Training # 40 (9-11 Oktober 2023)

 Sertifikasi
• ISSC diterbitkan setelah dilaksanakan Verifikasi Initial
atau Verifikasi Renewal
• Verifikasi Renewal dilaksanakan 6 bulan sebelum
habisnya sertifikat ISSC.

5 thn 5 thn
3 bln 3 bln 3 bln
Th #5
Th #5

• Verifikasi Renewal setelah habisnya masa berlaku

sertifikat yang lama

3 bln 5 thn
Th #5

CSO Training # 40 (9-11 Oktober 2023)

 Sertifikasi

• Dalam hal ISSC baru belum dapat diterbitkan

maka ISSC lama masih berlaku 3 bulan
• ISSC yang hilang dapat mengajukan
penggantian ke RSO/Ditjenhubla dengan
nomor dan masa berlaku yang sama

CSO Training # 40 (9-11 Oktober 2023)

 Sertifikat Interim
• Setelah 1 Juli 2004, Sertifikat Interim dapat diterbitkan untuk :
– Kapal yg belum memiliki sertifikat,
– Kapal transfer ganti bendera
– Kapal yang ganti perusahaan, yang sebelumnya belum mengoperasikan
kapal tersebut.
• Sertifikat Interim hanya dapat diterbitkan oleh Pemerintah atau
RSO, setelah dipenuhinya persyaratan verifikasi meliputi :
– SSA dilengkapi
– SSP dilengkapi & telah disetujui serta siap /sedang diimplementasikan
– Kapal dilengkapi Ship Security Alert System
– CSO telah menjamin SSP sesuai Code, disetujui Pemerintah dan
diterapkan, termasuk rencana drill, pelatihan & internal audit
– Merencanakan persiapan Verifikasi Initial
– Nakhoda & personil kapal tahu tugas & tanggung jawabnya dalam hal
keamanan kapal
– SSO sesuai dengan persyaratan Code
• Sertifikat Interim berlaku untuk 6 bulan.

CSO Training # 40 (9-11 Oktober 2023)

 Penggantian Bendera (Pasal 39)

• Kapal yang ganti bendera asing ke Indonesia

yang dilakukan di luar negeri diberikan ISSC
untuk satu kali pelayaran ke pelabuhan
Indonesia
• Setelah di pelabuhan di Indonesia, seluruh
ketentuan ISPS Code wajib dipenuhi

CSO Training # 40 (9-11 Oktober 2023)

 Menindaklanjuti Audit Security

• Hasil audit digunakan untuk meningkatkan

sistem keamanan melalui proses :
- Mencari akar masalah temuan audit
- Menyelesaikan temuan yang ada
- Melakukan upaya tindakan koreksi dan
pencegahan

CSO Training # 40 (9-11 Oktober 2023)

 Menindaklanjuti Audit Security

• Perbedaan Correction, Corrective Action dan

Preventive Action
• Correction : tindakan menghilangkan temuan
(NC)
• Corrective Action : tindakan menghilangkan
sebab dari munculnya NC sehingga NC yang
sama tidak timbul kembali
• Preventive Action : tindakan untuk mencegah
munculnya NC yang belum terjadi

CSO Training # 40 (9-11 Oktober 2023)

 Corrective Action

• Memastikan CA terhadap akar masalah

• Banyak auditee yang melakukan hanya
correction bukan CA
• Correction hanya memperbaiki kekurangan
sistem di permukaan bukan mendasar
• Akar masalah diperoleh dengan analisa akar
masalah (5 Why dan Fishbone diagram)
• CA Plan disusun sebagai langkah menutup NC

CSO Training # 40 (9-11 Oktober 2023)

Root Cause Analysis

CSO Training # 40 (9-11 Oktober 2023)

 Tugas CSO belum sepenuhnya dilakukan sesuai Pasal 16 PM 134/2016
Objective evidence:
SSO tidak tahu siapa dan cara menghubungi CSO

• Mengapa SSO belum tahu siapa dan cara menghubungi DPA ?

Why? • Belum ada familirisasi mengenai CSO

• Mengapa belum ada familirisasi mengenai CSO ?

Why? • Karena jadwal familirisasi dan contact list belum diupdate

• Mengapa belum diupdate ?

Why? • CSO yang lama baru saja resign dan diganti dengan yang baru

• Mengapa proses tsb memakan waktu lama ?

Why? • Karena saat tsb belum ditemukan personil berkualifikasi CSO

• Mengapa belum ditemukan personil berkualifikasi CSO ?

Why? • Perusahaan hanya memiliki satu CSO
CAP : Menunjuk satu orang CSO dan deputy CSO,
mengirimkan keduanya training CSO, merevisi prosedur terkait dalam SSP
CSO Training # 40 (9-11 Oktober 2023)