2.
3.
4.
5.
6.
F
K
t
k
e
S
h
r
L
m
U
l
a
o
i
s
g
n
u
NamaJabatan
KodeJabatan
Unit Organisasi
Eselon I
Eselon II
Eselon III a
Eselon III b
Eselon IV a
Eselon IV b
:
:
:
:
: Lurah
INFORMASI JABATAN
: Sekretariat Kelurahan
:-
: Sekretariat Kelurahan
Fungsional Umum
KedudukanDalamStrukturOrganisasi :
Ikhtisar Jabatan :
Membantu Lurah menyelenggarakan pelayanan teknis administratif ketatausahaan Kelurahanuntuk
mencapai tata kelola kesekretariatan yang baik.
Uraian Tugas:
1) Memimpin, mengatur dan mengendalikan kegiatan Sekretariat Kelurahan
Tahapan:
a. Menyusun program kerja Sekretariat Kelurahan;
b. Melakukan identifikasi permasalahan di lingkungan Sekretariat Kelurahan;
c. Membuat disposisi kepada Pelaksana terkait penyelesaian permasalahan yang ada di
lingkungan Sekretariat Kelurahan.
2) Mengkoordinasikan penyusunan dan perumusan Renstra dan rencana kegiatan Kelurahan
dengan para Kepala Seksi sesuai pedoman yang berlaku
Tahapan:
a. Menghimpun renstra dan rencana kegiatan dari masing-masing Seksi;
b. Membuat rekapitulasi renstra dan rencana kegiatan Kelurahan untuk ditandatangani Lurah
sebagai bahan laporan/usulan ke Camat.
3) Merumuskan bahan kebijakan teknis Kelurahan untuk ditetapkan Lurah
Tahapan:
a. Menghimpun dan menginventarisir peraturan terkait Kelurahan;
b. Menyusun kebijakan teknis sebagai bahan untuk ditandatangani Lurah.
4) Menyelenggarakan urusan ketatausahaan dan tata kearsipan yang meliputi pencatatan surat
masuk dan keluar serta pengarsipan surat masuk dan keuar
Tahapan:
a. Menghimpun dan menginventarisir peraturan terkait tata usaha dan kearsipan;
b. Membuat register surat masuk dan surat keluar;
c. Mempersiapkan lembar disposisi dari tiap surat masuk dan surat keluar;
d. Menghimpun, menginventarisir dan melakukan pencatatan terhadap surat masuk dan surat
keluar.
5) Menyiapkan dan membuat konsep naskah dinas sesuai kewenangan jabatan dan/atau atas
perintah Lurah serta memaraf naskah dinas yang akan ditandatangani Lurah
Tahapan:
a. Menghimpun dan menginventarisir peraturan terkait sekretariat Kelurahan/ terkait
Kelurahan;
b. Melakukan identifikasi dan melakukan analisa terhadap permasalahan dalam pelaksnaan
tugas di Sekretariat Kelurahan;
c. menyusun konsep naskah dinas terkait hasil analisa permasalahan di lingkungan Sekretariat
Kelurahan/ Kelurahan sebagai bahan ditandatangai Lurah.
8) mengkoordinasikan dan menghimpun usulan rencana pembangunan dan anggaran yang akan
dilaksanakan di Kelurahan;
Tahapan:
a. memverifikasi usulan rencana pembangunan dan anggaran;
b. melaporkan hasil verifikasi rencana pembangunan dan anggaran ke Lurah.
10) menyusun rencana kebutuhan anggaran tahunan Kelurahan sebagaimana ketentuan yang
berlaku;
Tahapan:
a. melakukan inventarisasi kebutuhan anggaran di lingkungan Kelurahan;
b. menetapkan skala prioritas kebutuhan anggaran di lingkungan Kelurahan berdasarkan usulan
dari masing-masing jabatan;
c. menyusun usulan kebutuhan anggaran di lingkungan Kelurahan.
11) menyiapkan berkas usulan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, pensiun, pengenaan
hukuman disiplin pegawai, cuti serta kesejahteraan pegawai sesuai ketentuan peraturan yang
berlaku;
Tahapan:
a. menghimpun dan memverifikasi kelengkapan berkas Aparatur di Lingkungan Kelurahan;
b. memonitor dan memberikan arahan kepada Pelaksana yang melakukan penginputan;
c. melaporkan perkembangan pelaksanaan masing-masing berkas kepada Lurah.
12) menyampaikan laporan tentang penggunaan belanja tidak langsung Kelurahan kepada Lurah dan
PPK SKPD Kecamatan sebagaimana ketentuan yang berlaku;
13) menyusun rencana kebutuhan belanja tidak langsung Kelurahan;
Tahapan:
a. menerima laporan tentang hasil penggunaan belanja tidak langsung Kelurahan yang telah
disusun oleh Bendahara Pembantu Kelurahan;
b. melakukan verifikasi terhadap laporan tersebut sebelum dilaporkan ke Lurah.
16) menyiapkan bahan usulan pendidikan formal, diklat struktural dan diklat teknis/fungsional
aparat Kelurahan;
Tahapan:
a. menginventarisir kebutuhan pelatihan baik formal, struktural, teknis maupun fungsional di
lingkungan Kelurahan;
b. menyusun dan menyampaikan laporan kebutuhan pelatihan tersebut kepada Lurah sebagai
bahan usulan ke Kecamatan.
17) menyiapkan bahan rapat Lurah dan keperluan ruang rapat yang dilaksanakan oleh Kelurahan;
18) menyiapkan daftar hadir dan membuat notulen rapat;
Tahapan:
memberikan arahan kepada Pelaksana terkait penyelenggaraan rapat tingkat Kelurahan yang
meliputi pembuatan surat undangan, daftar hadir, notulen rapat, BA rapat, konsumsi rapat serta
ruang rapat
19) mewakili Lurah dalam pelaksanaan tugas sehari-hari apabila Lurah sedang tugas luar atau
berhalangan;
20) memberikan pelayanan umum kepada masyarakat di bidang administrasi sesuai kewenangan
lingkup tugasnya;
Tahapan:
a. memberikan arahan dan melakukan monitoring penyusunan agenda/buku harian Lurah
terhadap Pelaksana terkait aktivitas Lurah;
b. melakukan koordinasi terhadap masing-masing Seksi terkait dengan pelaksanaan perwakilan
tugas di lingkungan Kelurahan.
21) mengevaluasi dan mengawasi pelaksanaan tugas rutin Sekretariat Kelurahan agar sesuai dengan
program kerja;
Tahapan:
a. menyusun Program Kerja Sekretariat Kelurahan;
b. menginformasikan dan mengkoordinasikan Program Kerja tersebut ke tiap Jabatan dan
Aparatur di lingkungan Kelurahan;
c. memberikan arahan dan melakukan monitoring kepada Pelaksana terkait
pelaksanaan/pencapaian target yang tertuang dalam Program Kerja;
d. menyusun laporan hasil pelaksanaan Program Kerja serta menyusun Rencana Tindak
Pengendalian terkait Program Kerja yang belum tercapai.
7. Bahan Kerja:
No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
1. Surat Masuk, Surat Keluar Dasar pengambilan Keputusan
Lembar Disposisi Lurah
Tupoksi Sekretaris Kelurahan
2. Usulan dan Realisasi Kegiatan Tahun Lalu (Renstra, Mengetahui permasalahan yang
RPJMD, Renja/RKA) terjadi di lingkungan Kelurahan
Visi Misi Kota dan Kecamatan
Hasil Musrenbang
8. Perangkat/Alat Kerja:
No Alat Kerja Digunakan Untuk Tugas
6 Komputer Pengkonsepan Surat
& Printer Pemberian Disposisi untuk Pelaksana
7 Kertas HVS Kop Pengetikan oleh Pelaksana
& Kelurahan (berwarna) Pencetakan Surat
21 Kertas HVS Polos Verifikasi/Paraf dari Pejabat terkait
& Pensil Mekanik Penandatanganan Surat
22 Penghapus Penomoran Surat
Bolpen Hitam Keabsahan Surat (Stempel)
Bolpen Hijau Pengiriman Surat
Bolpen Biru
Lembar Disposisi
Tinta Printer
Hecter/Jetrekan
Isi Hecter/Jetreka
Stempel
Bak Stempel
Tinta Stempel
Pembolong Kertas
Odner
Buku/Agenda Surat
Keluar
Buku Eskpedisi Keluar
Amplop Coklat Kop
Kelurahan
Post it Note
Penghapus & Tipe-X
Penggaris
Cutter
Lem
Map
17 Meja Rapat
& Panggung
18 Podium
Laptop
Proyektor
Kabel Rol
Sound system (Speaker,
Mic, Stand Mic, Stand
Speaker, Baterai)
Kursi Mimbar
Kursi cheetose
Taplak Meja
Meja Penerima Tamu
Kamera
Garuda
Foto Presiden &Wakil
Presiden
Foto Wali Kota &Wakil
Wali Kota
Bendera Merah Putih
dan Tiang bendera
Jam Dinding
Snack
Makanan, Minuman
Piring
Gelas
19 Motor Dinas
& Buku Agenda
20 Laptop
21 Papan Struktur
& Organisasi Kelurahan
22 Papan Pengumuman
Kotak
Pengaduan/Saran
9. Hasil Kerja:
No Hasil Kerja1) Satuan Hasil 2)
1. Nota Dinas usulan RKBU Kelurahan dokumen
1) HasilKerja: TulisHasilKerjasesuaidenganuraiantugas
2) TulisSatuanHasilkerjaseperti: dokumen, kegiatan,dll.
11. Wewenang:
a. Menjaga keutuhan aturan yang digunakan
b. Memonitoring dan mengevaluasi
c. Menjaga keutuhan hasil analisis
d. Menjaga keutuhan hasil koordinasi
1) SatuanHasillihatnomor 9 kolom 2
2) Tuliswaktupenyelesaianuntuksetiaphasilkerjadalamsatuanwaktumenit