INFORMASI JABATAN

(Perwali Kota Tarakan Nomor 22 Tahun 2009 tentang Tugas Pokok dan Fungsi serta
Tata Kerja Organisasi Kecamatan)
Pasal 6
Sekretaris Kecamatan mempunyai tugas membantu Camat dibidang pembinaan
administrasi dan memberikan pelayanan administratif kepada seluruh Satuan
Organisasi Kecamatan.
Pasal 7
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada Pasal 6 Sekretariat
Kecamatan mempunyai fungsi :
1.

Koordinasi penyusunan rencana kegiatan yang dilakukan oleh Perangkat

Kecamatan;
2.

Pengelolaan Administrasi Keuangan;

3.
Pengelolaan surat menyurat, kearsipan, rumah tangga, perlengkapan,
kepegawaian dan menyusun laporan serta memberikan pelayanan administrasi
kepada seluruh Perangkat Kecamatan.

1.

Nama Jabatan

: SEKRETARIS KECAMATAN

2.

Kode Jabatan

3.

Unit Organisasi

4.

Eselon III a

: KECAMATAN TARAKAN TIMUR

Eselon III b

:SEKRETARIATKECAMATAN

Eselon I V b

:-

Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :

C
S
A
E
M
K
A
R
T
E
T
A
R
I
S

Dasar : Perda Kota Tarakan Nomor 10 Tahun 2008 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Kecamatan dan Kelurahan Kota Tarakan

5.

Ikhtisar Jabatan :
Memimpin dan mengkoordinasikan penyusunan rencana kegiatan yang
dilakukan oleh perangkat kecamatan, pengelolaanadministrasi keuangan,
surat menyurat, kearsipan, rumah tangga, perlengkapan, kepegawaian dan
menyusun laporan serta memberikan pelayanan administrasi kepada
seluruh perangkat kecamatan sesuai dengan tugas pokok dan fungsidalam
rangka kelancaranpenyelenggaraan pemerintahan kecamatan

6.

Uraian Tugas:
a. Merencanakan operasional perumusan program kerja di lingkungan
sekretariat kecamatansesuai dengan program utama yang telah ditetapkan
dan kebijakan pimpinan agar target kerja tercapai sesuai rencana.
Tahapan :
1) Menjabarkan program kerja utama sekretariat kecamatan
2) Menelaah program sekretariat kecamatan tahun lalu
3) Menghimpun saran dan pendapat dari bawahan melalui rapat koordinasi
4) Mempertimbangkan saran dan pendapat dari bawahan
5) Merumuskan program tahunan
6) Mengkonsultasikan rumusan rencana program tahunan dengan pimpinan
7) Menetapkan program kerjasekretariat kecamatan
b. Mengkoodinasikan penyusunan rencana kegiatan/program kerja yang
dilakukan oleh perangkat kecamatanberdasarkan rencana strategis
(Renstra) dan rencana kerja (Renja) kecamatan sebagai pedoman
pelaksanaan tugas.
Tahapan :
1) Menelaah rencana strategis (Renstra) dan rencana kerja (Renja)
SKPD kecamatan
2) Mengadakan rapat koordinasi dengan para Kasubag dan Kepala seksi
3) Menentukan program dan kegiatan strategis untuk tahun berikutnya
4) Menentukan program dan kegiatan yang membutuhkan koordinasi
dengan SKPD dan atau instansi terkait
5) Mengkonsultasikan rumusan rencana program tahunan dengan pimpinan
6) Menyanpaikan rancangan rencana kegiatan kecamatan dalam Renja
SKPD Kecamatan.
c. Membagi tugas dan memberi petujukpengelolaan administrasi keuangan,
surat
menyurat,
kearsipan,
rumah
tangga,
perlengkapan
dan
kepegawaiansesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing sub
bagian agar pelaksanaan tugas dapat berjalan secara efektif dan efisiendan
tidak terjadi kesalahan
Tahapan :
1) Mengiventarisir beban kerja periode tahun berjalan dan memaparkan
kegiatan yang akan dilaksanakan
2) Menjabarkan rencana operasional menjadi kegiatan yang harus
dilaksanakan para Kepala Sub Bagian

3) Mengklasifikasi kegiatan berdasarkan tugas pokok dan tanggungjawab

Kepala Sub Bagian
4) Menghimpun saran dan masukan para Kepala Sub Bagian
5) Menelah saran dan masukan untuk menjadi acuan tugas
6) Menentukan standar waktu penyelesaian pelaksanaan tugas
7) Membagi tugas dan memberikan petunjuk secara berkala kepada
bawahan/kepala sub bagian
d. Mengatur pemberian pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat
kecamatansesuai denganstandar operasional yang telah ditentukan untuk
kelancaran pelaksanaan tugas, wewenang dan fungsi kecamatan.
Tahapan :
1) Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan sumber daya manusia di
lingkungan sekretariat kecamatan
2) Mengadakan rapat koordinasi dengan para Kasubag dan Kepala seksi
3) Menentukan kegiatan-kegiatan yang memerlukan pelayanan administrasi
sekretariat kecamatan
4) Menentukan tata cara dan prosedur pelayanan administrasi
5) Menetapkan pembagian tugas pelayanan administrasi kepada seluruh
perangkat kecamatan
6) Memberikan pelayanan administrasi sesuai dengan prosedur yang telah
disepakati
e. Mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan sekretariat
kecamatan dengancara membandingkan antara rencana kerja dan kegiatan
yang telah dilaksanakan sebagai bahan laporan kegiatan dan rencana yang
akan datang
Tahapan :
1) Menentukan jadwal evaluasi berkala
2) Menentukan target kerja sesuai dengan rencana kegiatan
3) Mempelajari laporan pelaksanaan kegiatan bawahan
4) Mendiskusikan kemajuan pelaksanaan kegiatan dengan bawahan
5) Menganalisis permasalahan yang muncul untuk mencari solusi
6) Melaporkan hasil evaluasi pelaksanaan tugas kepada atasan.
f. Membuat laporan pelaksanaan tugas di lingkungan sekretariat kecamatan
sesuai dengan kegiatan yang telah dilaksanakan secara berkala sebagai
laporan pertanggungjawaban dan akuntabilitas sekretariat kecamatan
Tahapan :
1) Mengumpulkan laporan pelaksanaan tugas dari bawahan
2) Mempelajari laporan kemajuan pelaksanaan tugas
3) Mencatat permasalahan yang ada terkait pelaksanaan tugas
4) Menyusun konsep laporan
5) Mengkonsultasikan konsep laporan
6) Finalisasi laporan pelaksanaan tugas.
g. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan pimpinan baik lisan
maupun tertulis
Tahapan :

1) Mengkaji perintah tugas dinas

2) Melaksanakan perintah tugas dinas
3) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas dinas.
7.

Bahan Kerja:
No

Bahan Kerja

Penggunaan Dalam Tugas

1.

3.

Program
Kerja
Sekretariat
kecamatan
Kegiatan/program kerja kecamatan
tahun
Tugas/beban kerja bawahan

4.

Kompetensi SDM

5.
6.
7.

Laporan hasil evaluasi

Laporan pelaksanaan tugas
Instruksi Pimpinan

Perumusan
program
kerja
Sekretariat Kecamatan
Penyusunan
Kegiatan/program
kerja Kecamatan
Pembagian tugas dan pemberian
petunjuk
Pengaturan pemberian
pelayanan
Pengevaluasian tugas
Pelaporan kegiatan
Pelaksanaan tugas lain

2.

8.

Perangkat/Alat Kerja:
No
1.
2.
3.

4.
5.
6.
7.

Perangkat Kerja

Digunakan Untuk Tugas

Dokumen
Program Menyusun rencana operasional
UtamaSekretariat kecamatan
Dokumen
Rencana
Strategis Mengkoordinasikan penyusunan
(RENSTRA)
Kecamatandan rencana kegiatan/program kerja
Rencana Kerja (Renja) kecamatan
Perda tentang SOTK Kecamatan, Membagi tugas dan memberi
Perwali tentang Tupoksi dan Tata petunjuk
Kerja Kecamatan dan Perwali
tentang Pelimpahan kewenangan
Pemerintahan
kepada
Camat/
Kecamatan
Standar Operasional Prosedur
Mengatur pemberian pelayanan
Standar Operasional Prosedur
Mengevaluasipelaksanaan tugas
bawahan
Pedoman Penyusunan Laporan
Membuat laporan pelaksanaan
tugas
Perda tentang SOTK Kecamatan, Melaksanakan tugas kedinasan
Perwali tentang Tupoksi dan Tata lain
Kerja Kecamatan dan Perwali
tentang Pelimpahan kewenangan

Pemerintahan
Kecamatan

9.

kepada

Camat/

Hasil Kerja:
Hasil Kerja1)

No

Satuan Hasil 2)

1.

Rencana kerja Sekretariat kecamatan

Dokumen

2.

Rencana
Kegiatan/program
Kecamatan
Pembagian Tugas dan Petunjuk

Dokumen

3.
4.
5.

Pelaksanaan tugas, wewenang

fungsi kecamatan
Laporan hasil Evaluasi

6.

Laporan Kinerja

7.

Laporan hasil
kedinasan lain

kerja
dan

Dokumen
Kegiatan
Dokumen
Laporan
Laporan

pelaksanaan

tugas

Laporan

10. Tanggung Jawab:

1. Kelancaran pelaksanaan program kerja dan kegiatan pada lingkup Sekretariat
Kecamatan secara efektif dan efisien
2. Kelancaran koordinasi kegiatan internal SKPD Kecamatan
3. Keteraturan pengendalian kegiatan-kegiatan internal SKPD Kecamatan
4. Kedisiplin kerja seluruh aparatur kecamatan
5. Ketepatan, kebenaran dan keamanan hasil kerja
6. Ketepatan, kebenaran dan kelayakan penggunaan bahan kerja
7. Ketepatan dan kebenaran penggunaan perangkat kerja.
11. Wewenang:
1. Memberikan instruksi kerja kepada para Kepala Sub Bagian dan bawahan
2. Menjatuhkan sanksi kepada bawahan di lingkungan Sekretariat Kecamatan
yang melangar disiplin dan peraturan kerja sesuai dengan ketentuan yang
berlaku
3. Meminta pertanggungjawaban dan laporan pelaksanaan tugas dari
bawahan
4. Menolak melaksanakan tugas lain-lain yang merupakan perbuatan
melawan hukum/bertentangan dengan peraturan perundang-undangan
yang dapat menyebabkan kerugian keuangan daerah.
12. Korelasi Jabatan:

No

Jabatan

Unit Kerja/Instansi

Dalam Hal

1.

Camat

Kecamatan

2.

Sekretaris Dinas
DPPKA

Dinas Pendapatan, Koordinasi dan Konsultasi

Pengelolaan
Keuangan dan Aset
Daerah (DPPKA)

3.

Sekretaris
Bappeda

Badan
Perencanaan
Pembangunan
Daerah (BAPPEDA)

4.

Para Kepala
Seksi

5.

Para Kepala Sub

Bagian

Konsultasi, Arahan/Instruksi
dan Laporan

Koordinasi dan Konsultasi

Koordinasi
Kecamatan
Kecamatan

Instruksi kerja dan menerima

laporan

13. Kondisi Lingkungan Kerja:

N
o

14.

Aspek

Faktor

1.

Tempat kerja

Di dalam ruangan

2.

Suhu

Dingin dengan perubahan

3.

Udara

Sejuk

4.

Keadaan Ruangan

Cukup

5.

Letak

Datar

6.

Penerangan

Terang

7.

Suara

Tenang

8.

Keadaan tempat kerja

Bersih

9.

Getaran

Resiko Bahaya:

N
o

Fisik / Mental

Penyebab

1.

2.

15. Syarat Jabatan:

a.
b.

Pangkat/Gol. Ruang:Penata / III d

Pendidikan
:SI/D4 Pemerintahan/Sospol
c. Kursus/Diklat
1) Penjenjangan
: Kepemimpinan Tingkat III / PIM III
2) Teknis

: 1. Administrasi Pemerintahan
2. Administrasi Kesekretariatan
d.Pengalaman kerja

Pernah

bertugas

di

Kelurahan atau Kecamatan paling singkat 2 (dua)

tahun, dengan menduduki jabatan struktural eselon
IV a.
e.Pengetahuan kerja
Pemerintahan,

Peraturan

Kepegawaian,

Organisasi/Kelembagaan,
Pengelolaan Barang,

tentang
Keuangan,

Ketatalaksanaan,

Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah dan Tata Naskah Dinas.

f. Keterampilan kerja

: Berkomunikasi, berkoordinasi dan bernegosiasi

g. Bakat Kerja
:
1) G. Intelegensia
Kemampuan belajar secara umum.
2) V. Bakat Verbal/Verbal Aptitude
Kemampuan
untuk
memahami

arti

kata

kata

dan

penggunaannyaSecara tepat dan efektif.

3). N. Numerik/Numerical Aptitude
Kemampuan untuk melakukan operasi arithmatik secara tepat dan
akurat
4) Q. Ketelitian/Clerical Perception

Kemampuan menyerap perincian yang berkaitan dalam bahan

Verbal atau dalam tabel.
h. Temperamen Kerja:
1) D. (DCP/Direction, Control, Planning)
Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab untuk
kegiatan memimpin,mengendalikan atau merencanakan
2) F. (FIF/Feeling, Idea, Fact)
Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan

yang

mengandung penafsiran perasaan, gagasan atau fakta dari sudut

pandangan pribadi
3) I.(Influ/Influencing)
Kemampuan menyesuaikan diri untuk pekerjaan - pekerjaan
mempengaruhi

orang

lain

dalam

pendapat,

sikap

atau

pertimbangan mengenai gagasan

4) R. (REPCON/Repettive, Continously)
Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang
berulang, atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang
sama, sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan
yang tertentu
5) S. (PUS/Performing Under Stress)
Kemampuan menyesuaikan diri untuk bekerja dengan ketegangan
jiwa jika berhadapan dengan keadaan darurat, kritis, tidak biasa
atau bahaya, atau bekerja dengan kecepatan kerja dan perhatian
terus menerus merupakan keseluruhan atau sebagian aspek
pekerjaan

6) T. (STS) : Set of Limits, Tolerance and Other Standards)

Kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki
pencapaian dengan tepat menurut perangkat batas, toleransi atau
standar-standar tertentu
7) V. (VARCH/Variety, Changing)
Kemampuan menyesuaikan diri untuk melaksanakan berbagai
tugas, sering berganti dari tugas yang satu ke tugas yang lainnya
yang

berbeda

ketenangan diri.

sifatnya,

tanpa

kehilangan

efisiensi

atau

10

i.

Minat Kerja

1) K.Konvensional
2) R.(Realistik)
3) E (Kewirausahaan/Entrepreneurial)
Aktifitas yang melibatkan kegiatan pengelolaan/manajerial untuk
pencapaian tujuan organisasi
j.

Upaya Fisik

1) Duduk (75 %)
2) Berdiri (5 %)
3) Berjalan (20 %)
k. Kondisi Fisik
1) Jenis Kelamin
2) Umur
3) Tinggi badan
4) Berat badan
5) Postur badan
6) Penampilan
l.

:
: Pria/ Wanita sehat jasmani dan rohani
: : : : : Rapi

Fungsi Pekerjaan
:
1) D.1(Mengkoordinasikan data)
Menentukan waktu, tempat

atau

urutan

operasi

yang

akan

dilaksanakan atau tindakan yang harus diambil berdasarkan hasil

analisa data, melaksanakan ketentuan atau melaporkan kejadian
dengan

cara

menghubung-hubungkan

mencari

kaitan

serta

membandingkan data setelah data tersebut dianalisa.

2) O.3 (Menyelia)
Menentukan atau menafsirkan prosedur kerja, membagi tugas,
menciptakan dan memelihara hubungan yang harmonis diantara
bawahan dan meningkatkan efisiensi.
3) B.1 (Mengolah benda secara Presisi/akurat)
Menggunakan anggota badan atau perkakas untuk mengerjakan,
memindahkan, mengarahkan atau menempatkan obyek secara tepat
sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dengan toleransi yang
kecil.
16. Prestasi Kerja yang diharapkan :

11

N
o

Satuan Hasil1

Jumlah Hasil
(Dalam 1 Tahun)

Waktu
Penyelesaian 2)
3000
10 hari/
dokumen
6000
20 hari/
dokumen
3000
10 hari/
dokumen
90

1.

Dokumen

2.

Dokumen

3.

Dokumen

6
(urusan)

Kegiatan

96

4.

Dokumen

5.

Laporan

12

6.

Laporan
- Bulanan
- Tahunan

12
1

Laporan

96

7.

3000
10 hari
300
600(2 hari)
6000
(20 hari)
60
73.200

17.

Butir Informasi Lain :

.................................................................................................................................
.................................................................................................................................

Tarakan, 22 Mei 2012

Mengetahui Atasan Langsung

Yang membuat

(...............................................)
NIP.

BASRIADI, SSTP
NIP. 19790909 199810 1 001