Panduan Pengguna Submodul Aliran Kerja

PANDUAN PENGGUNA
SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN

SUMBER MANUSIA
(HUMAN RESOURCE MANGEMENT
INFORMATION SYSTEM)
MODUL PENTADBIRAN SISTEM
SUBMODUL ALIRAN KERJA
JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0 : TARIKH PENGEMASKINIAN :
SUBMODUL ALIRAN KERJA 31/10/2015
1.0 PENGENALAN MODUL
Submodul Aliran Kerja membolehkan pengguna menyelenggara maklumat-

maklumat aliran kerja untuk modul-modul HRMIS. Melalui fungsi ini, pengguna boleh
menambah, mengemaskini dan menghapus senarai peraturan aliran kerja yang
ditetapkan bagi sesuatu modul.
2.0 CARA PENGGUNAAN

Berikut merupakan langkah-langkah untuk mencapai Modul Pentadbiran Sistem
(Menu Utama) dan Submodul Aliran Kerja.
Langkah-langkah :
Klik pada Aliran Kerja
Rajah 1.1: Paparan Skrin Laman Utama Sistem Pengurusan Maklumat

Sumber Manusia (HRMIS)
2
Rajah 1.2 : Paparan Menu Utama Submodul Aliran Kerja
2.1 PERANAN SEBAGAI PEMILIK

KOMPETENSI
1. MENGAKSES PETI PESANAN
Langkah - langkah
1. Klik pada Peti Pesanan
2. Klik pada Pilihan Modul, Dari Tarikh dan Hingga Tarikh jika perlu, dan klik
Teruskan. Atau pengguna boleh terus klik Teruskan.
Langkah 1:
Pilih Modul dan Tarikh
Rajah 2.1.1-1 : Paparan Skrin Peti Pesanan
3
2. HAPUS REKOD PETI PESANAN
Langkah-langkah :
1. Klik Bil yang hendak dihapus. Klik Hapus.
Langkah 2:
Klik Hapus
Rajah 2.1.2-1 : Paparan Skrin Hapus Rekod Peti Pesanan
2. Klik OK.
Rajah 2.1.2-2 : Paparan Mesej Gesaan
3. MEMBUAT AKUAN PENERIMA
Langkah-langkah :
1. Dari skrin ini, klik Bil bagi rekod yang hendak dibuat Akuan Penerima.
Langkah 1 :
Klik Akuan Penerima
Rajah 2.1.3-1: Paparan Skrin Akuan Penerima
4
2. Pengguna akan melihat Mesej Gesaan seperti di berikut
Rajah 2.1.3-2: Mesej Gesaan
3. Jika memilih OK, pengguna akan melihat Mesej Makluman seperti di

Rajah 2.1.3-3.
Rajah 2.1.3-3: Mesej Makluman
4. Paparan Mesej Aliran Kerja menyatakan Nama Sasaran bagi Akuan

Penerima.
Rajah 2.1.3-4: Mesej Aliran Kerja
4. PENUGASAN SEMULA
Langkah-langkah :
1. Dari Rajah 6, klik Bil bagi rekod yang hendak dibuat Akuan Penerima.
2. Klik butang Akuan Penerima
5
3. Pilih Agensi
4. Klik Teruskan
Rajah 2.1.4-1: Skrin Penugasan Semula
5. Pilih penerima sama ada Melalui Treeview atau Melalui Senarai
Rajah 2.1.4-2: Skrin Pilih Jawatan Sebenar Treeview
Rajah 2.1.4-3: Skrin Pilih Jawatan Sebenar Melalui Senarai
6
6. Rekod yang dipilih akan dipaparkan seperti di bawah.
7. Klik OK untuk hantar.
Rajah 2.1.4-4: Paparan Penerima
8. Klik OK
Rajah 2.1.4-5: Mesej Makluman
9. Pastikan maklumat Mesej Aliran Kerja dipaparkan dengan tepat.
Rajah 2.1.4-6: Mesej Aliran Kerja
7
2.2 PERANAN SEBAGAI PENTADBIR ALIRAN

KERJA
2.2.1 SELENGGARA ALIRAN KERJA

Fungsi ini membolehkan pengguna menyelenggara maklumat aliran kerja.
Ikuti langkah-langkah berikut untuk mendapatkan Menu Selenggara Aliran

Kerja.
Langkah-langkah:
1. Dari Menu Utama Aliran Kerja, klik Selenggara Aliran Kerja
2. Pengguna akan melihat Menu Selenggara Peraturan seperti di Rajah

2.2.1-1.
Menu
Selenggara
Aliran
Kerja
Rajah 2.2.1-1: Menu Selenggara Aliran Kerja
3. Dari menu ini, pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut:
● Selenggara Peraturan
● Tambah Peraturan Melalui Penghantar-Penerima
● Kemaskini Peraturan Oleh Penerima-Penghantar
● Papar Profil Penghantar
● Papar Profil Penerima
● Menjejaki Aliran Kerja
● Kemaskini Transaksi Aliran Kerja
2.2.1.1 Selenggara Peraturan

Operasi ini membolehkan pengguna menambah dan menghapus maklumat
Senarai Peraturan.
Ikuti langkah-langkah berikut untuk mendapatkan skrin Senarai Peraturan.
8
1. Dari Menu Selenggara Aliran Kerja, klik Selenggara Peraturan
2. Pengguna akan melihat skrin Selenggara Aliran Kerja seperti di Rajah

2.2.1.1-1.
Rajah 2.2.1.1-1: Skrin Selenggara Aliran Kerja
3. Pilih Modul Penghantar dari senarai drop-down.
Contoh: Pengurusan Cuti
9
4. Pengguna akan melihat skrin Senarai Aliran Kerja seperti di Rajah

2.2.1.1-2.
Langkah 5
Klik Tajuk yang

dikehendaki
Gunakan
bar tatal
untuk
melihat
sambungan
Rajah 2.2.1.1-2: Skrin Senarai Aliran Kerja skrin
5. Klik Tajuk yang dikehendaki.
Contoh: Penghantaran Permohonan Cuti Untuk Sokongan
6. Pengguna akan melihat skrin Senarai Peraturan – Penghantar seperti

di Rajah 2.2.1.1-3.
Gunakan
bar tatal
untuk
melihat
sambungan
skrin
Rajah 2.2.1.1-3 : Skrin Senarai Peraturan – Penghantar
7. Dari skrin ini, pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut:

● Tambah Maklumat Peraturan
● Selenggara Salinan Kepada
● Selenggara Set Pengecualian
● Hapus Rekod Peraturan
● Papar Carta Organisasi Jawatan Sebenar
10
2.2.1.2 Tambah Maklumat Peraturan
Operasi ini membolehkan pengguna menambah maklumat peraturan ke dalam

senarai.
Langkah-langkah:
1. Dari skrin Senarai Kumpulan Peraturan – Penghantar, klik Tambah
2. Pengguna akan melihat skrin Maklumat Peraturan – Penghantar seperti

di Rajah 2.2.1.2-1.
Rajah 2.2.1.2-1: Skrin Maklumat Kumpulan Penghantar
3. Isikan maklumat mandatori berikut:
● Peraturan 1: Pilih dari senarai drop-down

● Nilai Peraturan 1: Akan diisi oleh sistem berdasarkan pilihan
yang dibuat untuk Peraturan 1
4. Isikan maklumat tidak mandatori berikut, jika perlu:

11
5. Lihat Rajah 2.2.1.2-2 yang menunjukkan contoh skrin yang telah

dilengkapkan.
Rajah 2.2.1.2-2 : Skrin Maklumat Peraturan (Penghantar) Yang Telah Diisi
6. Klik Penerima.
7. Pengguna akan melihat skrin Maklumat Peraturan (Penerima) seperti

di Rajah 2.2.1.2-3.
Rajah 2.2.1.2-3 : Skrin Maklumat Peraturan (Penerima)
8. Isikan maklumat Diterima Oleh (Pilih dari senarai drop-down).
● Jika memilih SUPERIOR OF

● Jika memilih ACTUAL POSITION
● Jika memilih GROUP
Contoh: Actual Position
12
9. Pengguna akan melihat skrin Maklumat Peraturan (Penerima)
10. Isikan maklumat-maklumat berikut:
● Jawatan Sebenar Agensi Unit Organisasi: Pilih dari senarai

drop-down
● Nama Jawatan Sebenar: Gunakan fungsi Cari
● Nama CO: Akan diisi oleh sistem
11. Lihat Rajah 2.2.1.2-4 yang menunjukkan contoh skrin yang telah
dilengkapkan.
Rajah 2.2.1.2-4: Skrin Maklumat Peraturan (Penerima) Yang Telah Diisi
12. Klik Hantar.
13. Pengguna akan melihat Mesej Gesaan seperti di Rajah 2.2.1.2-5
Langkah 12
Klik OK
Rajah 2.2.1.2-5: Mesej Gesaan
14. Klik OK untuk menambah rekod atau, klik Cancel untuk membatalkan
operasi.
13
15. Jika memilih Yes, pengguna akan melihat Mesej Makluman seperti di
Rajah 2.2.1.2-6
Rajah 2.2.1.2-6: Mesej Makluman
16. Klik OK.
17. Pengguna akan kembali ke skrin Senarai Peraturan yang menunjukkan

operasi Tambah telah selesai dilakukan 2.2.1.2-7
Gunakan
bar tatal
untuk
melihat
sambungan
Peraturan yang skrin
baru ditambah
Rajah 2.2.1.2-7: Skrin Senarai Peraturan Setelah Operasi Tambah
18. Klik Batal untuk keluar dari skrin.
2.2.1.3 Selenggara Salinan Kepada
Operasi ini membolehkan pengguna menyelenggara maklumat salinan kepada

(SK) untuk sesuatu peraturan.
Ikuti langkah-langkah berikut untuk mendapatkan Senarai Maklumat SK.
Langkah-langkah:
1. Dari skrin Senarai Peraturan, klik di petak bagi Bilangan yang

dikehendaki (lihat Rajah 2.2.1.3-1).
14
Klik
Penyelenggaraan SK
Rajah 2.2.1.3-1: Skrin Senarai Peraturan
2. Klik Penyelenggaraan SK.
3. Pengguna akan melihat skrin Senarai Maklumat SK seperti di Rajah

2.2.1.3-2.
Rajah 2.2.1.3-2: Skrin Senarai Maklumat SK
● Tambah Maklumat Salinan Kepada

● Hapus Maklumat Salinan Kepada
5. Lihat seksyen-seksyen berkenaan untuk keterangan selanjutnya.
15
2.2.1.3.1 Tambah Maklumat Salinan Kepada
Operasi ini membolehkan pengguna menambah maklumat salinan kepada

untuk sesuatu peraturan.
Langkah-langkah:
1. Dari skrin Senarai Maklumat SK, klik Tambah
2. Pengguna akan melihat skrin Pemilihan Jawatan Sebenar Untuk

Salinan Kepada seperti di Rajah 2.2.1.3.1-1.
Rajah 2.2.1.3.1-1: Skrin Pemilihan Jawatan Sebenar Untuk Salinan Kepada
● Agensi: Pilih dari senarai drop-down
Contoh: Jabatan Perkhidmatan Awam
4. Klik Teruskan untuk mendapatkan Jawatan Sebenar.
16
5. Lihat Rajah 2.2.1.3.1-2 yang menunjukkan contoh maklumat yang telah

diisi.
Rajah 2.2.1.3.1-2 : Skrin Pemilihan Jawatan Sebenar Untuk Salinan Kepada Yang Telah
Diisi
6. Klik Hantar.
7. Klik OK.
8. Pengguna akan kembali ke skrin Senarai Maklumat SK yang

menunjukkan operasi Tambah telah selesai dilakukan
Rekod yang
telah ditambah
Rajah 2.2.1.3.1-3 : Skrin Rekod Yang Telah Ditambah
9. Klik Batal untuk keluar dari skrin
17
2.2.1.4 Selenggara Set Pengecualian
Operasi ini membolehkan pengguna menetapkan pengecualian bagi sesuatu

peraturan. Sebagai contoh di dalam Agensi A, semua Proses P akan dihantar
oleh Penghantar H1 kepada Penerima T1, kecuali jika proses ini dihantar oleh
Penghantar H2, maka ia akan diterima oleh Penerima T2. Maknanya operasi
ini membolehkan pengecualian (exception) bagi Penghantar H2 disetkan
sebagai suatu peraturan bagi proses ini.
Ikuti langkah-langkah berikut untuk mendapatkan skrin Pengecualian

Jawatan Sebenar.
Langkah-langkah:
1. Dari skrin Senarai Peraturan, klik di petak bagi Bilangan yang

dikehendaki (lihat Rajah 2.2.1.4-1).
Langkah 1
Klik di petak bagi

Bilangan yang Gunakan
dikehendaki Langkah 2 bar tatal
untuk
Klik Set melihat
Pengecualian sambungan
skrin
2. Klik Set Pengecualian.
18
3. Pengguna akan melihat skrin Pengecualian Jawatan Sebenar
Rajah 2.2.1.4-2: Skrin Pengecualian Jawatan Sebenar
● Tambah Set Pengecualian

● Kemaskini Set Pengecualian
● Hapus Set Pengecualian
19
2.2.1.4.1 Tambah Set Pengecualian
Operasi ini membolehkan pengguna menambah set pengecualian yang

dikehendaki.
Langkah-langkah:
1. Dari skrin Pengecualian Jawatan Sebenar, klik Tambah
2. Pengguna akan melihat skrin Maklumat Pengecualian Penghantar

(Penghantar) seperti di Rajah 2.2.1.4.1-1.
Rajah 2.2.1.4.1-1: Skrin Maklumat Pengecualian Penghantar (Penghantar)
3. Klik Teruskan untuk mengisi maklumat di dalam skrin ini
4. Lihat Rajah 2.2.1.4.1-2 yang menunjukkan contoh maklumat yang telah

diisi.
Rajah 2.2.1.4.1-2 : Skrin Maklumat Pengecualian Penghantar (Penghantar)

Yang Telah Diisi
5. Klik Penerima.
20
6. Pengguna akan melihat skrin Maklumat Pengecualian Penghantar

(Penerima)
Rajah 2.2.1.4.1-3: Skrin Maklumat Pengecualian Penghantar (Penerima)
7. Pilih Agensi Unit Organisasi dari senarai drop-down.
8. Klik Teruskan untuk mengisi maklumat-maklumat lain di dalam skrin ini
9. Lihat Rajah 2.2.1.4.1-4 yang menunjukkan contoh skrin yang telah

dilengkapkan.
Rajah 2.2.1.4.1-4 : Skrin Maklumat Pengecualian Penghantar (Penerima)

Yang Telah Diisi
10. Klik Hantar.
11. Klik OK untuk menambah rekod atau, klik Cancel untuk membatalkan
operasi.
12. Klik OK.
21
13. Pengguna akan kembali ke skrin Pengecualian Jawatan Sebenar yang

menunjukkan operasi Tambah telah selesai dilakukan.
Rekod yang
baru ditambah
Rajah 2.2.1.4.1-5 : Skrin Pengecualian Jawatan Sebenar Setelah Operasi Tambah
22
2.2.1.5 Hapus Rekod Peraturan
Operasi ini membolehkan pengguna menghapus rekod peraturan yang tidak

lagi berkenaan.
Langkah-langkah:
1. Dari skrin Senarai Peraturan, klik di petak bagi Bilangan yang hendak
dihapus .
Langkah 1 Langkah 2
Klik di petak Klik Hapus

bagi Bilangan
yang hendak
dihapus
2. Klik Hapus.
3. Pengguna akan melihat Mesej Gesaan seperti di Rajah 2.2.1.5-2
Rajah 2.2.1.5-2: Mesej Gesaan
4. Klik OK untuk menghapus rekod atau, klik Cancel untuk membatalkan

operasi.
5. Jika memilih OK, pengguna akan melihat Mesej Makluman
Rajah 2.2.1.5-3: Mesej Makluman

6. Klik OK.
7. Pengguna akan kembali ke skrin Senarai Peraturan seperti di Rajah

2.2.1.5-4. Rekod yang dihapus telah dikeluarkan dari senarai.
23
Rajah 2.2.1.5-4: Senarai Peraturan Setelah Operasi Hapus
24
2.2.1.6 Papar Carta Organisasi Jawatan Sebenar
Operasi ini membolehkan pengguna melihat paparan carta organisasi bagi

sesuatu Jawatan Sebenar di dalam aliran kerja modul ini.
Langkah-langkah:
1. Dari skrin Senarai Peraturan - Penghantar sebagai contoh, klik
Rajah 2.2.1.6-1: Skrin Senarai Peraturan – Penghantar
2. Pengguna akan melihat skrin Carta Organisasi Jawatan Sebenar

seperti di Rajah 2.2.1.6-2. Skrin ini menunjukkan unit organisasi induk bagi
Jawatan Sebenar yang dipaparkan. Paparan juga menunjukkan nama
Pemilik Kompetensi yang menyandang Jawatan Sebenar ini, jika ada.
Nama Jawatan Nama Pemilik

Sebenar Kompetensi
Rajah 2.2.1.6-2: Skrin Carta Organisasi Jawatan Sebenar
25
26
2.2.1.7 Cari Kumpulan Unit Organisasi
Fungsi ini membolehkan pengguna mencari Kumpulan Unit Organisasi yang

dikehendaki.
Langkah-langkah berikut menerangkan cara-cara mencari Kumpulan Unit

Organisasi (melalui Paparan Hierarki) menggunakan Skrin Maklumat
Peraturan – Penghantar (Penerima) sebagai contoh.
Langkah-langkah:
1. Dari skrin Maklumat Peraturan – Penghantar (Penerima), isikan

maklumat Diterima Oleh. Pilih dari senarai drop-down (lihat Rajah
2.2.1.7-1).
Contoh: GROUP
Rajah 2.2.1.7-1: Skrin Maklumat Peraturan – Penghantar (Penerima)
2. Pengguna akan melihat skrin Maklumat Peraturan – Penghantar

(Penerima)
● Kumpulan Agensi Unit Organisasi: Pilih dari senarai drop-

down
● Tajuk: Gunakan fungsi Cari (Teruskan ke Langkah 4)
● Unit Organisasi: Akan diisi oleh secara default sistem
berdasarkan Cari Kumpulan Unit Organisasi yang telah dipilih
4. Klik Cari.
27
5. Pengguna akan melihat paparan hierarki bagi Kumpulan yang dipilih

seperti di Rajah 2.2.1.7-2.
Rajah 2.2.1.7-2: Skrin Pilih Kumpulan
6. Klik pada Kumpulan yang dipilih.
7. Pengguna akan kembali ke skrin Makumat Peraturan – Penghantar

(Penerima) yang telah diisi .
Rajah 2.2.1.7-3: Skrin Maklumat Peraturan – Penghantar (Penerima) Yang Telah Diisi
8. Kembali ke operasi asal untuk langkah-langkah seterusnya.
28

Panduan Pengguna Submodul Aliran Kerja

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Panduan Pengguna Submodul Aliran Kerja

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PANDUAN PENGGUNA

SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN

MODUL PENTADBIRAN SISTEM

SUBMODUL ALIRAN KERJA

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

1.0 PENGENALAN MODUL

Submodul Aliran Kerja membolehkan pengguna menyelenggara maklumat-

2.0 CARA PENGGUNAAN

Klik pada Aliran Kerja

Rajah 1.1: Paparan Skrin Laman Utama Sistem Pengurusan Maklumat

Rajah 1.2 : Paparan Menu Utama Submodul Aliran Kerja

2.1 PERANAN SEBAGAI PEMILIK

1. MENGAKSES PETI PESANAN

1. Klik pada Peti Pesanan

Pilih Modul dan Tarikh

Rajah 2.1.1-1 : Paparan Skrin Peti Pesanan

2. HAPUS REKOD PETI PESANAN

Rajah 2.1.2-1 : Paparan Skrin Hapus Rekod Peti Pesanan

Rajah 2.1.2-2 : Paparan Mesej Gesaan

3. MEMBUAT AKUAN PENERIMA

Klik Akuan Penerima

Rajah 2.1.3-1: Paparan Skrin Akuan Penerima

2. Pengguna akan melihat Mesej Gesaan seperti di berikut

Rajah 2.1.3-2: Mesej Gesaan

3. Jika memilih OK, pengguna akan melihat Mesej Makluman seperti di

Rajah 2.1.3-3: Mesej Makluman

4. Paparan Mesej Aliran Kerja menyatakan Nama Sasaran bagi Akuan

Rajah 2.1.3-4: Mesej Aliran Kerja

2. Klik butang Akuan Penerima

Rajah 2.1.4-1: Skrin Penugasan Semula

5. Pilih penerima sama ada Melalui Treeview atau Melalui Senarai

Rajah 2.1.4-2: Skrin Pilih Jawatan Sebenar Treeview

Rajah 2.1.4-3: Skrin Pilih Jawatan Sebenar Melalui Senarai

6. Rekod yang dipilih akan dipaparkan seperti di bawah.

7. Klik OK untuk hantar.

Rajah 2.1.4-4: Paparan Penerima

Rajah 2.1.4-5: Mesej Makluman

9. Pastikan maklumat Mesej Aliran Kerja dipaparkan dengan tepat.

Rajah 2.1.4-6: Mesej Aliran Kerja

2.2 PERANAN SEBAGAI PENTADBIR ALIRAN

2.2.1 SELENGGARA ALIRAN KERJA

Ikuti langkah-langkah berikut untuk mendapatkan Menu Selenggara Aliran

1. Dari Menu Utama Aliran Kerja, klik Selenggara Aliran Kerja

2. Pengguna akan melihat Menu Selenggara Peraturan seperti di Rajah

3. Dari menu ini, pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut:

2.2.1.1 Selenggara Peraturan

Ikuti langkah-langkah berikut untuk mendapatkan skrin Senarai Peraturan.

1. Dari Menu Selenggara Aliran Kerja, klik Selenggara Peraturan

2. Pengguna akan melihat skrin Selenggara Aliran Kerja seperti di Rajah

Rajah 2.2.1.1-1: Skrin Selenggara Aliran Kerja

3. Pilih Modul Penghantar dari senarai drop-down.

Contoh: Pengurusan Cuti

4. Pengguna akan melihat skrin Senarai Aliran Kerja seperti di Rajah

Klik Tajuk yang

5. Klik Tajuk yang dikehendaki.

Contoh: Penghantaran Permohonan Cuti Untuk Sokongan

6. Pengguna akan melihat skrin Senarai Peraturan – Penghantar seperti

Rajah 2.2.1.1-3 : Skrin Senarai Peraturan – Penghantar

7. Dari skrin ini, pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut:

2.2.1.2 Tambah Maklumat Peraturan

Operasi ini membolehkan pengguna menambah maklumat peraturan ke dalam

1. Dari skrin Senarai Kumpulan Peraturan – Penghantar, klik Tambah

2. Pengguna akan melihat skrin Maklumat Peraturan – Penghantar seperti