Proposal

Dealer Management System (DMS)

CV. ICON TEKNO

Office : Perum Durenan Indah Kav.12A RT 6 RW 6, Kel. Mangunharjo, Kec. Tembalang,
Kota Semarang
Contact : 0821 3600 8047
Email : icontekno@gmail.com
 DAFTAR ISI
DAFTAR ISI 2
BAB I PENDAHULUAN 3
1.1. Latar Belakang 3
1.2. Maksud dan Tujuan 4
1.3. Ruang Lingkup Pekerjaan 4
a. Pembuatan (Development) 4
b. Pelatihan 4
BAB II IMPLEMENTASI SISTEM 5
2.1. Perancangan 5
a. General 5
b. Service 5
c. Sparepart 5
2.2. Implementasi 7
a. Menu General 7
b. Menu Service 8
c. Menu Sparepart 10
2.3. Pelatihan dan Sosialisasi 10
2.4. Pemeliharaan 11
2.5. Rencana Anggaran Biaya 13
BAB III PENUTUP 13

2
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang

Perkembangan teknologi pada saat ini, sudah sangat cepat dan maju, salah satunya
adalah teknologi di bidang informasi dan telekomunikasi. Kebutuhan manusia terhadap
informasi memacu cepatnya perkembangan teknologi di bidang informasi dan telekomunikasi.
Kemajuan teknologi yang semakin meningkat didukung dengan sarana dan prasarana yang
memadai, membuktikan bahwa kini informasi telah menjadi kebutuhan pokok dalam
kehidupan manusia.
Kehadiran Internet dengan sistem onlinenya juga dapat digunakan untuk mempercepat
proses transaksi dan manajemen service dan sparepart, dimana bagi para admin dapat
menginputkan transaksi service dan sparepart, begitu juga dengan pihak perusahaan, dapat
langsung melihat daftar transaksi service dan sparepart, tanpa harus melihat berkas secara
fisik, hanya dengan satu klik saja data yang diinginkan akan sudah tersedia secara Real-Time.
Dari uraian diatas, maka CV. Icon Tekno mempunyai inisiatif untuk menawarkan konsep
Sistem Menejemen Dealer (Dealer Management System) yang lebih efektif dan efisien dalam
pengelolaan Service & Sparepart secara online dan realtime di internal dealer dan perusahaan.

3
1.2. Maksud dan Tujuan
A. Maksud

Membangun Dealer Management System (DMS) berbasis web application untuk

pengelolaan transaksi Service & Sparepart.
B. Tujuan

1. Menyediakan Dealer Management System berbasis web application untuk mengelola

secara online dan realtime di internal dealer dan perusahaan.

2. Memaksimalkan penggunaan Dealer Management System dalam membuat,

mengelola, mengolah, dan melaporkan data setiap transaksi Service & Sparepart agar
efektif dan efisiensi.

3. Kemudahan pengelolaan dan pemanfaatan data transaksi Service & Sparepart.

1.3. Ruang Lingkup Pekerjaan

a. Pembuatan (Development)

Proses pembuatan Dealer Management System meliputi beberapa kategori, yaitu:

1) Service

Transaksi Service mencakup beberapa komponen dan informasi, yaitu: admin,

pelanggan (perorangan, instansi/perusahaan), kendaraan, keluhan, jasa, mekanik, dan
biaya.

2) Sparepart

Transaksi Sparepart mencakup beberapa komponen dan informasi, yaitu: Pengadaan,

penerimaan, penjualan, transfer antar dealer, admin, supplier, pelanggan (perorangan,
toko/perusahaan), sparepart, dan harga.

b. Pelatihan

Proses pelatihan dilakukan melalui beberapa tahap, yaitu:

1. Mengumpulkan admin sebagai pengelola transaksi service dan sparepart.

2. Melakukan pelatihan secara langsung dengan perangkat yang dibutuhkan.

4
BAB II IMPLEMENTASI SISTEM
2.1. Perancangan
Dealer Management System terbagi menjadi 3 (tiga) menu utama, yaitu: General,
Service, dan Sparepart.
a. General
Menu General terbagi menjadi 2 :
1) Master
Terdiri dari sub-menu :
● Cabang
● Karyawan
● Pelanggan
● Supplier
2) User Access
Terdiri dari sub-menu :
● Pengguna
b. Service
Menu Service terbagi menjadi 3 (tiga), yaitu : Master, Transaksi, Report.
1) Master
● Jenis Kendaraan
● Tipe Kendaraan
● Kendaraan
● Pengerjaan & Jasa
2) Transaksi
● Service
3) Report
c. Sparepart
Menu Sparepart terbagi menjadi 5 (lima), yaitu :
1) Master
● Item
● Price
2) Pembelian

5
 ● Purchase Order
● Return (Pembelian)
3) Penerimaan
4) Sales
● Sales Order
● Data Invoice
● Return (Penjualan)
5) Report
Keseluruhan rancangan Dealer Management System sebagai berikut ini:

6
2.2. Implementasi
Tahapan selanjutnya adalah implementasi Dealer Management System dari rancangan
yang sebelumnya telah dibuat, berikut detailnya berdasarkan menu utama:

a. Menu General
1) Cabang

2) Karyawan

7
 3) User Access > Pengguna

4) Supplier

b. Menu Service
1) Pengerjaan & Jasa

8
2) Kendaraan

3) Input Service

9
 c. Menu Sparepart
1) Master Item

2) Pembelian

2.3. Pelatihan dan Sosialisasi

Proses pelatihan akan dilakukan oleh pengembang melalui beberapa tahap. Bentuk
pelatihan dapat dilakukan melalui :

1. Mengumpulkan para user (pengguna) yang telah dipilih.

Mengumpulkan para pengguna yang telah dipilih sebagai forum sosialisasi tentang
tata cara dan penggunaan Dealer Management System. Proses yang digunakan adalah
dengan memberikan penjelasan manfaat dan kegunaan Dealer Management System.
2. Melakukan pelatihan secara langsung dengan perangkat yang dibutuhkan.

10
 Pelatihan secara langsung ini dilakukan menurut jadwal yang telah ditentukan,
sehingga sosialisasi dapat berjalan secara optimal dan semua elemen dapat mengetahui
dan memahaminya sehingga dapat memanfaatkan Dealer Management System ini
dengan baik.

2.4. Pemeliharaan
Pemeliharaan aplikasi menjadi aspek krusial dalam memastikan kinerja optimal,
keamanan, dan peningkatan fungsionalitas. Aplikasi kami, SDMS, telah menjadi bagian integral
dari kegiatan yang ada di dealer, dan untuk menjaga kualitasnya, diperlukan pemeliharaan
berkala dengan tujuan.

a. Kinerja Optimal: Memastikan aplikasi berjalan dengan kecepatan dan efisiensi maksimal.
b. Keamanan: Melakukan pembaruan keamanan berkala untuk melindungi data pengguna.
c. Peningkatan Fungsionalitas: Menambahkan fitur baru dan meningkatkan fungsionalitas
yang sudah ada.
d. Kepatuhan: Menjamin bahwa aplikasi tetap mematuhi regulasi dan standar keamanan
terkini.
Pemeliharaan system SDMS yang akan dilakukan antara lain meliputi :

1. Pembaruan Rutin

Melakukan pembaruan rutin untuk menjaga kompatibilitas dengan sistem operasi

terbaru, perangkat keras, dan perangkat lunak pendukung.

2. Pemeliharaan Keamanan

Melakukan pemeriksaan keamanan secara berkala, mengidentifikasi potensi kerentanan,

dan menerapkan langkah-langkah perlindungan yang diperlukan.

3. Peningkatan Fungsionalitas

Meninjau umpan balik pengguna dan menerapkan perbaikan fungsionalitas serta

menambahkan fitur baru yang relevan.

4. Uji Kualitas

Melakukan uji kualitas menyeluruh setelah setiap pembaruan untuk memastikan bahwa
tidak ada bug atau masalah yang dapat mempengaruhi pengalaman pengguna.
11
 Dengan melakukan pemeliharaan berkala, kami bertujuan untuk memastikan bahwa
SDMS tetap menjadi pilihan utama pengguna dengan dukungan performa yang lebih baik dan
keamanan yang akan melindungi data pengguna dari potensi ancaman. Kami yakin bahwa
investasi ini akan membawa manfaat jangka panjang bagi pengguna dan bisnis kami.

12
2.5. Rencana Anggaran Biaya

Level Menu Submenu Harga

General master cabang 2.000.000
karyawan 2.000.000
pelanggan 2.000.000
supplier 2.000.000
user access pengguna 3.000.000
Sparepart Master Item 3.000.000
Price 3.000.000
Pembelian Purchase Order 7.500.000
Return (Pembelian) 4.000.000
Penerimaan Penerimaan Unit 2.500.000
Sales Sales Order 7.500.000
Data Invoice 3.000.000
Return (Penjualan) 4.000.000
Report 4.500.000
Service Master Jenis Kendaraan 2.000.000
Tipe Kendaraan 2.000.000
Kendaraan 2.000.000
Pengerjaan & Jasa 2.000.000
Transaksi Service 7.500.000
Report 4.500.000
Total 70.000.000

Term & Condition :

- Harga di atas merupakan harga jual putus
- Harga di atas hanya meliputi harga aplikasi / sistem informasi saja
- Harga di atas tidak termasuk infrastruktur (server, domain, dan ssl)
- Tahapan pembayaran dapat di lakukan menggunakan 3 termin, yaitu :
Termin pertama sebesar 30% (sebagai DP)
Termin kedua sebesar 40% (ketika sudah paparan tengah)
termin ketiga sebesar 30% (ketika aplikasi sudah jadi)

13
BAB III PENUTUP
Proposal ini kami ajukan untuk dipelajari dan dijadikan bahan pertimbangan, bahwa dengan
adanya Dealer Management System, diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam
pengelolaan menejemen Service dan data Sparepart, serta kemudahan dalam pembuatan dan
pengecekan laporan.
Melalui Implementasi Dealer Management System, seluruh informasi dan data transaksi dapat
diakses dengan mudah, data laporan (report) dapat disesuaikan dengan kebutuhan, serta penggunaan
yang mudah dan gampang.
Demikianlah proposal ini dibuat, besar harapan kami untuk diterima dan bekerjasama dalam
project Dealer Management System.

Terima kasih.

Semarang, 11 Desember 2023

M. Zakki Abdillah, M.Kom

(Direktur)

14