MODUL PELATIHAN

TATA CARA MENGELOLA RAPAT

SECARA DALAM JARINGAN (DARING)
MENGGUNAKAN ZOOM MEETING

INSTITUT BISNIS DAN TEKNOLOGI INDONESIA

(INSTIKI)
2022
 MODUL PELATIHAN
TATA CARA MENGELOLA RAPAT
SECARA DALAM JARINGAN (DARING)
MENGGUNAKAN ZOOM MEETING
(ONLINE MEETING)

“DESA ADAT GOES DIGITAL”

Tim Penyusun:

Koordinator : Aniek Suryanti Kusuma, S,Kom., M.Kom

Anggota : 1. Dr. I Kadek Budi Sandika, S.T., M.Pd.
2. Rizkita Ayu Mutiarani, S.Sn., M.Sn.
3. Dr. I Ketut Sutarwiyasa, S.Sn., M.Si.

ii
Kata Pengantar

Puji syukur kehadapan Ida Sang Hyang Widhi Wasa/Tuhan Yang Maha Esa sehingga modul
ini akhirnya dapat diselesaikan. Modul ini merupakan salah satu dari tiga modul pelatihan
yang dipersiapkan oleh Institut Bisnis dan Teknologi Indonesia (INSTIKI) untuk
berkontribusi bagi masyarakat, khususnya pada upaya mendukung program “Desa Adat
Goes Digital” melalui kerja sama dengan Dinas Pemajuan Masyarakat Adat Provinsi Bali.

Modul ini dipersiapkan terutama untuk membekali para prajuru/pengurus Desa Adat di Bali
dalam mengelola rapat secara daring (online meeting), karena saat ini pelaksanaan rapat
secara dalam jaringan sudah menjadi kebiasaan baru.

Modul ini terdiri dari Sembilan belas bagian, mulai dari cara mengunduh aplikasi Zoom
sampai dengan cara mengikuti dan mengelola rapat secara online menggunakan aplikasi
Zoom.

Penyusun mengucapkan terimakasih kepada berbagai pihak yang telah membantu sehingga
dapat diselesaikannya tulisan ini. Modul ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu segala
masukan baik berupa saran maupun kritik yang membangun sangat diharapkan.

Akhirnya, semoga tulisan ini dapat bermanfaat bagi siapa saja yang ingin belajar dan
memanfaatkan aplikasi Zoom untuk tujuan rapat secara daring (online meeting).

Denpasar, Juni 2022

iii
Daftar Isi

Modul 1 Mengunduh dan Instal Aplikasi Zoom........................................................................ 1

Modul 2 Membuat Akun dan Mandaftarkan Diri ke Zoom ...................................................... 3
Modul 3 Menjadwalkan Pertemuan dengan Schedule Meeting dan Membagikan Undangan .. 6
Modul 4 Memulai dan Mengakhiri Meeting sebagai Host ........................................................ 9
Modul 5 Memahami Menu-Menu pada Room Video Conference .......................................... 11
Modul 6 Pengaturan Audio ..................................................................................................... 12
Modul 7 Pengaturan Video ..................................................................................................... 13
Modul 8 Melakukan Pengaturan Keamanan Meeting Room ................................................... 14
Modul 9 Participant ................................................................................................................ 15
Modul 10 Berbagi Tampilan Layar (Share Screen) ................................................................ 16
Modul 11 Mengeluarkan participant dari Meeting Room....................................................... 18
Modul 12 Mute/Unmute Microphone Participant .................................................................. 19
Modul 13 Enable/Disable Tampilan Video Participant ......................................................... 21
Modul 14 Menjadikan Participant Lain sebagai Host ............................................................ 22
Modul 15 Berdiskusi dengan Chat .......................................................................................... 23
Modul 16 Menyimpan Hasil Diskusi (Chat) ........................................................................... 24
Modul 17 Mengirim File ke Participant Meeting ................................................................... 25
Modul 18 Mengakhiri Meeting ............................................................................................... 26
Modul 19 Bergabung Menjadi Participant Meeting ............................................................... 27

iv
Modul 1
Mengunduh dan Instal Aplikasi Zoom
Zoom merupakan perangkat video conference berbasis web yang tersedia untuk desktop
maupun mobile yang memungkinkan para partisipannya untuk terlibat meeting secara online
(daring). Zoom tersedia untuk berbagai platform Windows, Mac, Linux, Ios, Android, dan lain-
lain. Menggunakan zoom, anda dapat melakukan rapat online dengan banyak peserta, bisa
mencapai 100 peserta bahkan lebih dalam satu waktu.

Berikut cara mengunduh dan melakukan instalasi Zoom:

1. Jalankan browser dan ketik alamat https://zoom.us/support/download pada kotak
alamat browser.
2. Akan tampil kotak dialog untuk mengunduh file instalasi Zoom. Klik pada tombol Save
File.

3. Bila proses download telah selesai, carilah file tersebut. Klik dua kali pada file
ZoomInstaller.
4. Proses instalasi akan berlangsung beberapa saat. Tunggulah sampai selesai.

1
5. Proses instalasi selesai ditandai dengan tampilnya Zoom Cloud Meetings.

2
Modul 2
Membuat Akun dan Mandaftarkan Diri ke Zoom
Berikut ini cara mendaftarkan diri ke Zoom.
1. Pada jendela Zoom Cloud Meetings, klik tombol Sign In.

2. Akan terlihat tampilan berikutnya. Anda bisa memilih mendaftarkan dengan beberapa
pilihan akun yaitu SSO, Apple, Google atau Facebook. Dalam hal ini Anda harus
memiliki email Google. Klik tombol Sign In with Google.

3. Komputer akan otomatis akan menjalankan browser dan membuka halaman akun
Google. Ketik pada kotak email username akun Google Anda.

3
4. Kemudian klik tombol Berikutnya.

5. Masukkan kata sandi akun Google Anda.

6. Kemudian klik tombol Berikutnya.

7. Akan tampil jendela yang meminta Anda untuk memasukkan tanggal lahir. Pada kotak
ini pilih bulan lahir Anda.
8. Pada kotak ini pilih tanggal lahir Anda.
9. Pada kotak ini pilih tahun lahir Anda.
10. Kemudian klik tombol Continue.

4
 8 9

10

11. Selanjutnya akan tampil kotak Welcome to Zoom.

12. Klik tombol Create Account.

11

12

13. Akan tampil jendela Login with Google. Dengan demikian Anda telah membuat akun
dan mendaftarkan diri di Zoom.

13

5
Modul 3
Menjadwalkan Pertemuan dengan Schedule Meeting
dan Membagikan Undangan

Bila Anda sebagai Host, Anda dapat menjadwalkan kapan akan melakukan meeting video
conference, berikut tahapannya:
1. Buka aplikasi zoom. Klik Schedule untuk menjadwalkan meeting yang akan dilakukan.

2. Akan tampil jendela Schedule Meeting. Pada kotak Topic, isikan dengan nama meeting
yang akan diadakan.
3. Pada kotak Start, diisi dengan tanggal dan jam meeting.
4. Pada kotak Duration, diisi dengan berapa lama meeting diadakan.
5. Pada bagian Time Zone, diisi sesuai dengan posisi Anda.

4 5

6. Pada bagian Meeting ID pilih opsi Personal Meeting ID.

7. Pada Security bagian Passcode, diisi dengan passcode yang akan digunakan untuk
masuk ke dalam meeting.
8. Pada bagian Waiting Room jika tercentang maka akan ada ruang tunggu (waiting room)
sebelum bergabung ke dalam meeting.
6
 7
6

9. Pada bagian Video, untuk mengaktifkan video sebagai host maupun sebagai participant
(peserta) ketika baru bergabung dalam meeting.
10. Pada bagian Calender, untuk mensinkronisasi jadwal meeting pada Outlook, Google
Calender, ataupun Other Calender.

10

11. Pada bagian Advanced Options, bila Allow participants to join anytime tercentang
maka participant dapat bergabung ke dalam meeting sebelum host masuk.
12. Bila Mute participants upon entry tercentang maka participant yang bergabung secara
otomatis akan dalam posisi mute (diam).
13. Bila Automatically record meeting on the local computer tercentang, maka meeting
akan direkam secara otomatis ke komputer lokal.
14. Pada opsi Approve or block entry for users form specific countries/regions, adalah
pilihan negara mana saja yang diperbolehkan dan tidak diperbolehkan masuk ke dalam
meeting.
15. Klik tombol Save untuk menyimpan semua pengaturan.

11

12

13 14 15

16. Klik pada Meetings untuk melihat jadwal yang telah dibuat.
17. Klik pada Copy Invitation.

7
 16

17

18. Sekarang Anda dapat mem-paste undangan pertemuan (meeting invitation) tersebut dan
menyebarkannya.

18

19

19. Apabila ingin membagikan undangan tersebut melalui media tulis (surat), biasanya
cukup mencantumkan kode Meeting ID dan Passcode pada surat.

8
Modul 4
Memulai dan Mengakhiri Meeting sebagai Host

Berikut ini akan dijelaskan cara memulai dan mengakhiri meeting sebagai host.
1. Jalankan aplikasi Zoom yang telah terinstal.
2. Klik pada Meeting untuk melihat schedule meeting yang telah dibuat.
3. Klik Start pada schelude meeting yang akan dimulai.

1 2

4. Akan muncul kotak dialog Join Audio, klik Join with Computer Audio untuk memulai
meeting.
5. Untuk mengakhiri meeting, klik End pada pojok kanan bawah dilanjutkan dengan klik
End Meeting for All, dengan demikian meeting berakhir dan semua participants keluar
secara otomatis dari room meeting.

9
5

10
Modul 5
Memahami Menu-Menu
pada Room Video Conference

Setelah Anda melakukan Sign-In dan masuk bergabung ke dalam meeting, Anda perlu
memahami menu-menu yang ada pada room di video conference.

1. Klik tombol untuk menonaktifkan (mute) mikrofon Anda.

2. Klik tombol untuk menonaktifkan video Anda

3. Klik tombol untuk melakukan pengaturan keamanan meeting Anda.

4. Klik tombol untuk melakukan manajemen peserta dalam meeting.

5. Klik tombol untuk menampilkan panel chat.

6. Klik tombol untuk berbagi tampilan layar (share screen) monitor komputer
Anda sehingga peserta lain dapat melihat layar monitor komputer Anda.

7. Klik tombol untuk melakukan perekaman video conference.

8. Klik tombol untuk memberikan reaksi, seperti mengangkat tangan jika ada
yang ingin ditanyakan pada saat meeting.

9. Klik tombol untuk memunculkan teks yang dibuat secara otomatis,

memberikan subtitle pembicara dalam meeting.

10. Klik tombol untuk membuka aplikasi tanpa perlu keluar dari meeting.

11. Klik tombol untuk membuat papan tulis digital untuk membuat catatan.

11
Modul 6
Pengaturan Audio

Terdapat beberapa pengaturan di dalam audio zoom.

1. Klik tanda panah pada tombol Mute untuk memunculkan sub menu Audio.
2. Pada bagian Select a Microphone centang microphone yang saat ini sedang digunakan.
3. Pada bagian Select a Speaker centang speaker yang saat ini sedang digunakan.
4. Test Speaker & Microphone berfungsi untuk melakukan test pada speaker dan
microphone.
5. Leave Computer Audio berfungsi untuk menonaktifkan audio pada zoom.
6. Audio Setting untuk menampilkan jendela pengaturan audio yang lebih lengkap.

4 5

12
Modul 7
Pengaturan Video

Terdapat beberapa pengaturan di dalam video zoom.

1. Klik tanda panah pada tombol Start Video untuk memunculkan sub menu video.
2. Pada bagian Select a Camera centang kamera yang saat ini sedang digunakan.
3. Blur My Background berfungsi untuk membuat tampilan latar belakang menjadi
kabur/samar.
4. Choose Virtual Background berfungsi untuk memilih tampilan latar belakang sesuai
keinginan pengguna.
5. Choose Video Filter berfungsi untuk memilih filter akan diterapkan pada video
pengguna.
6. Video Setting untuk menampilkan jendela pengaturan video yang lebih lengkap.

4 5

13
Modul 8
Melakukan Pengaturan Keamanan Meeting Room

Setelah Anda Sign-In sebagai host, Anda dapat melakukan pengaturan keamanan pada meeting
room yang sedang Anda kelola.
1. Klik tombol Security di panel bawah.
2. Kemudian centang menu Lock Meeting, dengan demikian room akan terkunci sehingga
tidak ada participant lain termasuk participant terlambat yang bisa bergabung.
3. Centang menu Enable Waiting Room untuk mengaktifkan ruang tunggu, dengan
demikian bila ada participant yang ingin bergabung, host akan mendapatkan notifikasi
bahwa ada peserta yang menunggu di Waiting Room.
4. Centang menu Hide Profile Picture untuk menyembunyikan foto profil.
5. Centang menu Share Screen untuk mengijikan participant berbagi tampilan layar.
6. Centang menu Chat untuk mengaktifkan fitur diskusi.
7. Centang menu Rename Themselves untuk mengijikan participant mengganti nama di
room.
8. Centang menu Unmute Themselves untuk mengijinkan participant mengaktifkan
microphone.
9. Centang menu Start Video untuk mengaktifkan video bagi participant pada saat
memasuki room.
10. Centang menu Whiteboards untuk mengijinkan peserta menggunakan papan tulis.
11. Suspend Participant Activities untuk menonaktifkan kegiatan participant secara
keseluruhan.

3 4

5
6

8
7

9
10

11

14
Modul 9
Participant

Terdapat pengaturan di dalam participant zoom.

1. Klik tanda panah pada tombol Participants untuk memunculkan menu invite yang
berfungsi untuk mendapatkan sekaligus membagikan link meeting kepada participant.

15
Modul 10
Berbagi Tampilan Layar (Share Screen)

Narasumber atau participant ada kalanya perlu berbagi tampilan layar ke participant lain
dalam meeting. Berikut tahapan:
1. Klik tanda panah pada tombol Share Screen untuk memunculkan sub menu.
2. One participant can share at a time berfungsi berbagi tampilan layar hanya untuk satu
participant.
3. Multiple participant can share simultaneously berfungsi berbagi tampilan layar untuk
lebih dari satu participant secara bergantian.
4. Advanced Sharing Options berfungsi untuk pengaturan yang lebih lengkap.
5. Klik tombol Share Screen untuk memunculkan pilihan layar yang akan dibagikan.

2
3

5 1

6. Pilih layar yang akan dibagikan, kemudian centang share sound pada bagian kiri
bawah untuk mengeluarkan suara dari komputer, lalu klik tombol Share.

16
7. Akan tampil jendela Share Screen dengan menampilkan layar yang telah dibagikan.
8. Mute berfungsi untuk mengaktifkan / menonaktifkan microphone.
9. Start Video untuk mengaktifkan / menonaktifkan video.
10. Security berfungsi untuk melakukan pengaturan keamanan.
11. Participant berfungsi untuk melakukan manajemen peserta.
12. Chat berfungsi untuk menampilkan panel diskusi.
13. New Share berfungsi untuk melakukan share screen yang lain.
14. Pause berfungsi untuk menghentikan (pause) tampilan share screen. Klik sekali lagi
untuk melanjutkan (resume)
15. Annotate berfungsi untuk melakukan annotasi, yaitu melakukan gambar pada layar,
baik memberi tanda, meghapus, dll.
16. Apps berfungsi untuk membuka aplikasi tanpa perlu keluar dari meeting.
17. Klik tombol Stop Share untuk berhenti share screen.

8 9 10 11 12 14 15 16
13

17

17
Modul 11
Mengeluarkan participant dari Meeting Room

Anda sebagai host, mempunyai kewenangan untuk mengeluarkan peserta dari meeting room.
Berikut tahapannya:
1. Pada deretan menu di bawah, klik tombol Participant.
2. Kemudian pada panel daftar participant sebelah kanan, sorot pada participant yang
akan dikeluarkan.
3. Klik tombol More, lalu klik menu Remove.

18
Modul 12
Mute/Unmute Microphone Participant

Sebagai host mempunyai kewenangan untuk menonaktifkan microphone participant. Berikut

tahapannya:
1. Tampilkan daftar participant meeting dengan mengklik menu Participant di bagian
bawah.
2. Sorot pada participant yang akan dinonaktifkan microphone (mute). Klik tombol Mute.
Dengan demikian participant tersebut akan dalam posisi mute.

3. Untuk meminta participant mengaktifkan kembali microphonenya, sorot pada nama

peserta di daftar participants. Klik tombol Ask to Unmute.
4. Sebagai host, Anda dapat pula menonaktifkan microphone seluruh participant. Klik
pada tombol Mute All.
5. Akan tampil kotak dialog Mute all current and new participants, centang Allow
Participants to Unmute Themselves. Lalu klik tombol Yes.

19
 3

20
Modul 13
Enable/Disable Tampilan Video Participant

Sebagai host, mempunyai kewenangan untuk melakukan enable/disable tampilan video

participant. Berikut tahapannya:
1. Tampilkan daftar participant meeting dengan mengklik menu Participant di bagian
bawah.
2. Pada panel daftar participants sebelah kanan, sorot pada participant yang akan
dinonaktifkan tampilan videonya. Klik tombol More, lalu pilih menu Stop Video.

21
Modul 14
Menjadikan Participant Lain sebagai Host

Sebagai Host, mempunyai kewenangan untuk menjadikan participant lain sebagai host dan
Anda menjadi participant biasa. Berikut tahapannya:
1. Tampilkan daftar participant meeting dengan mengklik menu Participant di bagian
bawah.
2. Pada panel daftar participant sebelah kanan, sorot pada participant yang akan dijadikan
sebagai host. Klik tombol More, lalu pilih menu Make Host.

22
Modul 15
Berdiskusi dengan Chat

Untuk berdiskusi dengan fitur chat, berikut tahapannya:

1. Klik pada menu Chat pada bagian bawah.
2. Pilih tujuan chat Anda di sini. Bila chat ditujukan ke semua peserta, pilih Everyone.
3. Ketik pesan yang ingin disampaikan.
4. Setelah menekan tombol Enter, pesan Anda akan tampil di panel chat.

2
1
3

23
Modul 16
Menyimpan Hasil Diskusi (Chat)

Untuk menyimpan hasil diskusi, berikut tahapannya:

1. Pada panel chat, klik tombol “…” (titik tiga) di samping menu Reaction.
2. Akan tampil menu di bawahnya, lalu klik Save Chat.
3. Akan tampil notifikasi bahwa chat telah disimpan.
4. Klik Show in Folder untuk melihat file di folder.

3 4

24
Modul 17
Mengirim File ke Participant Meeting

Untuk mengirim file ke participant meeting, berikut tahapannya:

1. Pada jendela chat. Klik ikon File.
2. Pilih file yang akan Anda kirim. Pilih Your Computer bila file ada di komputer Anda,
atau Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive, Box, atau Microsoft SharePoint.
3. Bila file telah berhasil dikirim, akan tampil di sini.

25
Modul 18
Mengakhiri Meeting

Untuk mengakhiri meeting, berikut tahapannya:

1. Pada deretan menu di bawah, klik menu End.
2. Akan muncul sub menu, End Meeting for All berfungsi untuk mengakhiri meeting dan
semua peserta keluar secara otomatis dari room meeting.
3. Leave Meeting berfungsi untuk keluar dari room meeting.

26
Modul 19
Bergabung Menjadi Participant Meeting
Sebagai participant (peserta), Anda dapat bergabung dalam meeting Zoom. Berikut
tahapannya:
1. Jalankan aplikasi Zoom yang telah terinstal.
2. Klik menu Join a Meeting.
3. Pada jendela yang tampil, masukkan Meeting ID yang Anda terima dari invitation
meeting.
4. Masukkan Nama yang akan Anda gunakan di dalam meeting.
5. Klik tombol Join.
6. Ketikkan passcode meeting yang telah Anda terima dari invitation meeting.
7. Klik tombol Join Meeting.
8. Akan tampil jendela Join Audio, klik Join with Computer Audio. Kemudian Anda
sudah bergabung dalam meeting.

6
2
4
7

27
Daftar Pustaka
Chandraleka, H. (2020). Video Conference Menggunakan Zoom.

28